Introducción
La metodología de las 9 "s" está evocada a
entender, implantar y mantener un sistema de orden y limpieza en
la organización. Los resultados obtenidos al aplicarlas se
vinculan a una mejora continua de las condiciones de calidad,
seguridad y medio ambiente.
Con la implementación de las 9 "s" se pueden
obtener los siguientes resultados:
. Una mayor satisfacción de los clientes interno
o externos.
. Menos accidentes laborales.
. Menos pérdidas de tiempo para buscar
herramientas o papeles.
. Una mayor calidad del producto o servicio
ofrecido.
. Disminución de los desperdicios
generados.
Las herramientas utilizadas en las 9 "s" son las
siguientes:
. Diagrama de Causa – Efecto.
. Listas de verificación.
. Entrevistas.
. Instrucciones de trabajo.
. Gráficos (Histogramas de Barras).
. Fotografías del antes y
después.
Concepto
Las 9 "s" deben su nombre a la primera letra de la
palabra de origen japonés; el significado de cada una de
ellas será detalladamente analizado, así como el
procedimiento para llevarlas a cabo además de las ventajas
que conlleva realizarlas.
SEIRI –
ORGANIZACIÓN
Organizar consiste en separar lo necesario de lo
innecesario, guardando lo necesario y eliminando lo
innecesario.
Para Poner en práctica la 1ra S debemos
hacernos las siguientes preguntas:
1. ¿Qué debemos tirar?
2. ¿Qué debe ser guardado?
3. ¿Qué puede ser útil para otra
persona u otro departamento?
4. ¿Qué deberíamos
reparar?
Otra buena práctica sería, colocar en
un lugar determinado todo aquello que va ser
descartado.Y el último punto importante es el de la
clasificación de residuos. Generamos residuos de muy
diversa naturales: papel, plásticos, metales,
etc.Procedimiento: La forma de organizar está
basada en unas reglas fáciles de aplicar, de las
cuales se representa la forma de utilizar los bienes y
servicios.Las reglas son las siguientes:
Identifique la naturaleza de cada
elemento:Si el elemento está deteriorado y tiene
utilidad: Repárelo.Si está obsoleto y tiene algún
elemento que lo sustituya: Elimínelo.Si está obsoleto pero cumple su
función: Manténgalo en las mejores condiciones
para un perfecto funcionamiento.Si es un elemento peligroso: Identifíquelo
como tal para evitar posibles accidentes.Si está en buen estado: Analice su utilidad y
recolocación.Identifique el grado de utilidad de cada
elemento:Si lo usa en todo momento: Téngalo a mano en
la oficina.Si lo utiliza todos los días: cerca de la
maquina.Si lo utiliza una vez al mes: Colóquelo cerca
del puesto de trabajo.Si lo usa cada tres meses: Téngalo en el
almacén perfectamenteSi realmente no lo necesita:
Retírelo.
Ventajas:
Las ventajas de considerar los puntos anteriores
son:
1. Se obtiene un espacio adicional.
2. Se elimina el exceso de herramientas y los elementos
obsoletos.
3. Se facilita el uso de componentes a
tiempo.
4. Se evita el almacenamiento excesivo y los movimientos
de personal innecesarios.
5. Se elimina el exceso de tiempo en los
inventarios.
6. Se elimina el despilfarro.
1.2 SEITON – ORDEN
El orden se establece de acuerdo a los criterios
racionales, de tal forma que cualquier elemento esté
localizable en todo momento. Cada cosa debe tener un
único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de
su uso, y después de utilizarlo debe volver a
él.
El orden se lleva a cabo mediante la
identificación de un elemento, herramienta un objeto a
través de un código, número ó algo
característico de tal forma que sea fácil de
localizar.
Para tener claros los criterios de colocación
de cada cosa en su lugar adecuado, responderemos las
siguientes preguntas:
1. ¿Es posible reducir el stock de esta
cosa?
2. ¿Esto es necesario que esté a
mano?
3. ¿Todos llamaremos a esto con el mismo
nombre?
4. ¿Cuál es el mejor lugar para cada
cosa?
Procedimiento
1. Determine sitios de ubicación para cada
elemento.
2. Señale cada lugar para que todos los empleados
conozcan la finalidad del mismo.
3. Asigne una clave de identificación para cada
elemento.
4. Defina la forma de guardar cada elemento, teniendo en
cuenta que sea fácil de identificar donde está, de
poder usar, de volver a colocar en su sitio y fácil de
reponer.
Ventajas
1. Se reduce el tiempo de búsqueda,
utilización y devolución de materiales.
2. Se reduce el número de errores
humanos.
3. Se evitan interrupciones del proceso.
4. Se reducen los tiempos de cambio.
5. Se ocupa menos espacio.
6. Se reducen los productos en stock.
7. Se eliminan condiciones inseguras y en consecuencia
se reducen accidentes.
1.3 SEISO – LIMPIEZA
Mantener permanentemente condiciones adecuadas de aseo e
higiene, lo cual no sólo es responsabilidad de la
organización sino que depende de la actitud de los
empleados. La limpieza la debemos hacer todos.
Es importante que cada uno tenga asignada una
pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá
tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber
ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen
este compromiso la limpieza nunca será real.
Procedimiento
1. Limpie el lugar de trabajo y equipo después de
su uso.
2. Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos
que no competen al equipo de limpieza general: maquinas,
etc.
3. Limpie las herramientas después de su uso y
compruebe su funcionalidad.
4. Identifique cualquier desorden o situación
anormal, sus causas y establezca las acciones oportunas para su
eliminación.
5. Elabore un programa de limpieza con tareas
específicas para cada lugar de trabajo.
1.4 SEIKETSU – CONTROL
VISUAL
Es una forma empírica de distinguir una
situación normal de una anormal, con normas visuales para
todos y establece mecanismos de actuación para reconducir
el problema.
Procedimiento
1. Conocer los elementos a controlar.
2. Establecer la diferencia entre la normalidad y
anormalidad.
3. Crear mecanismos que permitan el Control
Visual.
4. En caso de anormalidad indicar las acciones
correctoras.
1.5 HITSUKE – DISCIPLINA Y
HÁBITO
Cada empleado debe mantener como hábito la puesta
en práctica de los procedimientos correctos. Sea cual sea
la situación se debe tener en cuenta que para cada caso
debe existir un procedimiento.
Procedimiento
1. Establezca procedimientos de
operación.
2. Prepare materiales didácticos.
3. Enseñe, fundamentalmente, con su
ejemplo.
4. Utilice la técnica: "aprender
haciendo".
5. Facilite las condiciones para poner en
práctica lo aprendido.
6. Utilice los errores como fuente de información
para educar.
Ventajas
1. Se concientiza a los trabajadores hacia la
organización, el orden y la limpieza.
2. Se crea el hábito a través de la
formación continua y la ejecución disciplinada de
las normas y procedimientos establecidos.
1.6 SHIKARI –
CONSTANCIA
Voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin
cambios de actitud, lo que constituye una combinación
excelente para lograr el cumplimiento de las metas
propuestas.
Procedimiento
1. Planifique y controle permanentemente sus
trabajos.
2. Haga de la limpieza, el orden y la puntualidad una
constante en su vida.
Ventajas
Se disminuye la cantidad de tiempo perdido, si la
voluntad para hacer las cosas se acompaña de
motivación de los beneficios de la meta.
1.7 SHITSUKOKU –
COMPROMISO
Es la adhesión firme a los propósitos que
se han hecho; es una adhesión que nace del convencimiento
que se traduce en el entusiasmo día a día por el
trabajo a realizar. Un compromiso que debe permear a todos los
niveles de la empresa y que debe utilizar el ejemplo como la
mejor formación.
Procedimiento
1. Se debe llevar a cabo con disciplina aplicada de los
dirigentes hacia sus subordinados.
2. Las políticas empresariales deben imponerse
con seriedad para que el empleado se sienta con una gran
responsabilidad de llevar a cabo su trabajo.
Ventajas
El proyecto se llevará a cabo en el tiempo
estimado sin pérdidas.
1.8 SEISHOO – COORDINACIÓN
Una forma de trabajar en común, al mismo ritmo
que los demás y caminando hacia unos mismos objetivos.
Esta manera de trabajar sólo se logra con tiempo y
dedicación.
Procedimiento
1. Mantener buena comunicación de los avances
como las demoras en tiempo.
2. Realizar mayor énfasis en la etapa menos
desarrollada.
1.9 SEIDO –
ESTANDARIZACIÓN
Permite regular y normalizar aquellos cambios que se
consideren benéficos para la empresa y se realiza a
través de normas, reglamentos o procedimientos.
Éstos señalan cómo se deben hacer
las actividades que contribuyan a mantener un ambiente adecuado
de trabajo.
Procedimiento
1. Se llevará a cabo por medio de manuales,
procedimientos, libros de inventarios, reportes que
servirán como base para las emergencias, mantenimiento o
regeneración de una ampliación de la
industria.
Ventajas
1. Cualquier trabajador sea del área o no,
podrá realizar el trabajo sin problemas con el
manual.
2. Se podrá contrarrestar mucho mejor un percance
con la documentación.
Aplicación
de las 9 "S"
Para poder implementar la metodología de las 9
"s" es necesario cumplir con lo siguiente:
1. Resolución de un problema.
2. Proceso de implantación 9 "s".
Resolución de un problema
La ejecución de las 9 "s" debe ser aplicado
respectivamente a un problema, de igual forma se debe tener la
capacidad para identificarlo, esto se consigue con el siguiente
procedimiento:
a) Identificar problemas relacionados con las 9
"s".
b) Priorizar los problemas.
c) Determinar las causas que originan los
problemas.
d) Definir indicadores.
e) Listar las acciones de mejoras acordadas.
f) Asignar responsables de las acciones de
mejora.
g) Establecer plazos de ejecución de las
mejoras.
Implantación de las 9 "S" en la
empresa
La funcionalidad de dichas metodologías se lleva
a cabo con dedicación a través del compromiso serio
de la dirección con toda la empresa, siempre considerando
dos reglas básicas:
"Empezar por uno mismo"
"Educar con el ejemplo"
Acciones para la implantación
La elaboración de un plan de trabajo es
fundamental para establecer en donde se aplicarán las
metodologías ya mencionadas, por lo tanto el líder
del proyecto deberá asignar a su grupo de trabajo, las
tareas o actividades tomando en cuenta que a lo largo del
desarrollo del proyecto debe asumir un papel para:
Liderar el programa 9 "s"
Mantener un compromiso activo.
Promover la participación de todos los
implicados.Dar seguimiento al programa.
Es muy importante que se conserve el clima ya creado con
los nuevos hábitos aprendidos. Esto se logra mediante la
práctica de auditorías; en un principio puede
llevarse a cabo por el mismo departamento o área,
posteriormente se realizan evaluaciones cruzadas a efecto de
tener resultados más reales.
Conclusiones
La efectividad de las 9 "s", es de óptimo
rendimiento, la implementación de todas las reglas
seguidas con seriedad, dan como resultado alta eficacia y
eficiencia, con sólo tener la disposición de todos
los involucrados. Los beneficios de la implantación de las
9 "s" se podrán notar en los niveles de productividad y
calidad que se alcanzan dentro de la organización. Y su
mantenimiento residirá en la disciplina y constancia que
se tenga en la organización para la mejora continua de las
actividades.
La aplicación de las primeras
S:
-Reducción del 40% de sus costos de
Mantenimiento.-Reducción del 70% del número de
accidentes.-Crecimiento del 10% de la fiabilidad del
equipo.-Crecimiento del 15% del tiempo medio entre
fallas.
Autor:
Venancio Estrada Lopez