Análisis y diseño de sistemas de información

Introducción

En una organización o empresa, el análisis
y diseño de sistemas de información es el proceso
de estudiar su situación con la finalidad de observar como
trabaja y decir si es necesario realizar una mejora; el encargado
de realizar estas tareas es el analista de sistemas. Antes de
comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se conoce un
estudio de sistema s para detectar todos los detalles de la
situación actual en la empresa. La información
reunida con este estudio sirve como base para crear varias
estrategias de diseño. Los administradores deciden
qué estrategia seguir. Los gerentes, empleados y otros
usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el
empleo de computadoras están teniendo un papel muy
importante en el desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son sistemas que actúan
recíprocamente con su medio ambiente recibiendo entradas y
produciendo salidas. Los sistemas, que pueden estar formados por
otros sistemas más pequeños denominados
subsistemas, funcionan para alcanzar fines específicos.
Sin embargo, los propósitos o metas se alcanzan
sólo cuando se mantienen el control.

Un sistema de información es un conjunto de
elementos que interactúan entre sí con el fin de
apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo
computacional: el hardware necesario para que el sistema de
información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema
de Información, el cual está formado por las
personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro
actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.

Sistema de
información

Es un Conjunto de elementos organizados para llevar a
cabo algunos métodos, procedimientos o control mediante el
proceso de información.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN

SOFWARE: Son Programas de computadora, con
estructuras de datos y su documentación que hacen efectiva
la logística metodología o controles de
requerimientos del Programa

HARWARE: Son dispositivos electrónicos y
electromecánicos, que proporcionan capacidad de
cálculos y funciones rápidas, exactas y efectivas
(Computadoras, Censores, maquinarias, bombas, lectores, etc.),
que proporcionan una función externa dentro de los
Sistemas.

GENTE: Los individuos que son usuarios y
operadores del software y del hardware.

BASES DE DATOS: Una colección grande y
organizada de información a la que se accede mediante el
software y que es una parte integral del funcionamiento del
sistema.

DOCUMENTACION: Los manuales, los impresos y otra
información descriptiva que explica el uso y / o la
operación.

PROCEDIMIENTOS: Son los pasos que definen el uso
especifico de cada uno de los elementos o componentes del Sistema
y las reglas de su manejo y mantenimiento.

CONTROL: Los sistemas trabajan mejor cuando
operan dentro de los niveles de control tolerables de
rendimiento.

Clasificación de los sistemas de
información

ABIERTOS. Son los que intercambian
información, materiales y energía con su
ambiente.

CERRADOS. Son auto contenidos, no
interactúan con el medio ambiente.

PROBABILISTICO. No se conoce con certeza su
comportamiento.

DETERMINISTICO. Cualquier estado futuro que
adopten puede preciarse con antelación.

CARACTERÍSTICAS DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• Son el primer tipo de sistemas de información
  que se implanta en las organizaciones.

• Son intensivos en entradas y salidas de
  información; sus cálculos y procesos suelen ser
  simples y pocos sofisticados, requieren mucho manejo de datos
  para poder realizar sus operaciones y como resultado generan
  también grandes volúmenes de
  información.

• Tiene la propiedad de ser recolectores de
  información.

• Son adaptables de aplicación que se
  encuentran en el mercado.

Actividades
básicas de los sistemas de
información

Entrada de Información: Es el proceso
mediante el cual el Sistema de Información toma los datos
que requiere para procesar la información. Las entradas
pueden ser manuales o automáticas.

Las manuales: son aquellas que se proporcionan en forma
directa por el usuario.

Las automáticas: son datos o información
que provienen o son tomados de otros sistemas o
módulos.

Las unidades típicas de entrada de datos a las
computadoras son las terminales, las cintas magnéticas,
las unidades de diskette, los códigos de barras, los
escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el
teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El
almacenamiento es una de las actividades o capacidades más
importantes que tiene una computadora, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardada en la sección o proceso anterior. Esta
información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica
de almacenamiento son los discos magnéticos o discos
duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos
(CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la
capacidad del Sistema de Información para efectuar
cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos
introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que
están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en
información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un
tomador de decisiones genere una proyección financiera a
partir de los datos que contiene un estado de resultados o un
balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la
capacidad de un Sistema de Información para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior.
Las unidades típicas de salida son las impresoras,
terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los
graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar
que la salida de un Sistema de Información puede
constituir la entrada a otro Sistema de Información o
módulo. En este caso, también existe una interfase
automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control
de Clientes tiene una interfase automática de salida con
el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas
contables de los movimientos procesales de los
clientes

Análisis de Sistemas de
Información

Es un conjunto de procedimientos o programas
relacionados de manera que juntos forman una sola
unida.

Esto se lleva a cabo teniendo en
cuenta ciertos principios:

• Debe presentarse y entenderse el dominio de la
  información de un problema.

• Defina las funciones que debe realizar el
  Software.

• Represente el comportamiento del software a
  consecuencias de acontecimientos externos.

• Divida en forma jerárquica los modelos que
  representan la información, funciones y
  comportamiento.

El proceso debe partir desde la información
esencial hasta el detalle de la Implementación. La
función del Análisis puede ser dar soporte a las
actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda
venderse para generar beneficios.

Un Análisis de Sistema se lleva a cabo
teniendo en cuenta los siguientes objetivos en
mente:

• Identifique las necesidades del Cliente.

• Evalúe que conceptos tiene el cliente del
  sistema para establecer su viabilidad.

• Realice un Análisis Técnico y
  económico.

• Asigne funciones al Hardware, Software, personal,
  base de datos, y otros elementos del Sistema.

• Establezca las restricciones de presupuestos y
  planificación temporal.

• Cree una definición del sistema que forme el
  fundamento de todo el trabajo de
  Ingeniería.

Para lograr estos objetivos se requiere tener un gran
conocimiento y dominio del Hardware y el Software, así
como de la Ingeniería humana (Manejo y
Administración de personal), y administración de
base de datos.

Objetivos del
análisis de sistema de
información

Identificación de
Necesidades

Es el primer paso del análisis del sistema, en
este proceso el Analista se reúne con el cliente y/o
usuario (un representante institucional, departamental o cliente
particular), e identifican las metas globales, se analizan las
perspectivas del cliente, sus necesidades y requerimientos, sobre
la planificación temporal y presupuestal, líneas de
mercadeo y otros puntos que puedan ayudar a la
identificación y desarrollo del proyecto.

Antes de su reunión con el analista, el cliente
prepara un documento conceptual del proyecto, aunque es
recomendable que este se elabore durante la comunicación
Cliente – analista, ya que de hacerlo el cliente solo de
todas maneras tendría que ser modificado, durante la
identificación de las necesidades.

Estudio de Viabilidad

Muchas veces cuando se emprende el desarrollo de un
proyecto de Sistemas los recursos y el tiempo no son realistas
para su materialización sin tener pérdidas
económicas y frustración profesional. La viabilidad
y el análisis de riesgos están relacionados de
muchas maneras, si el riesgo del proyecto es alto, la viabilidad
de producir software de calidad se reduce, sin embargo se deben
tomar en cuenta cuatro áreas principales de
interés:

Viabilidad económica

Una evaluación de los costos de desarrollo,
comparados con los ingresos netos o beneficios obtenidos del
producto o Sistema desarrollado.

Viabilidad Técnica

Un estudio de funciones, rendimiento y restricciones que
puedan afectar la realización de un sistema
aceptable.

Viabilidad Legal

Es determinar cualquier posibilidad de
infracción, violación o responsabilidad legal en
que se podría incurrir al desarrollar el
Sistema.

Alternativas.

Una evaluación de los enfoques alternativos del
desarrollo del producto o Sistema.

El estudio de la viabilidad puede documentarse como un
informe aparte para la alta gerencia.

Análisis
económico y técnico de los sistemas de
información

El análisis económico incluye lo que
llamamos, el análisis de costos – beneficios,
significa una valoración de la inversión
económica comparado con los beneficios que se
obtendrán en la comercialización y utilidad del
producto o sistema.

Muchas veces en el desarrollo de Sistemas de
Computación estos son intangibles y resulta un poco
dificultoso evaluarlo, esto varia de acuerdo a la
características del Sistema. El análisis de costos
– beneficios es una fase muy importante de ella depende la
posibilidad de desarrollo del Proyecto.

En el Análisis Técnico, el Analista
evalúa los principios técnicos del Sistema y al
mismo tiempo recoge información adicional sobre el
rendimiento, fiabilidad, características de mantenimiento
y productividad.

Los resultados obtenidos del análisis
técnico son la base para determinar sobre si continuar o
abandonar el proyecto, si hay riesgos de que no funcione, no
tenga el rendimiento deseado, o si las piezas no encajan
perfectamente unas con otras.

Modelado de la arquitectura del
Sistema

Cuando queremos dar a entender mejor lo que vamos a
construir en el caso de edificios, Herramientas, Aviones,
Maquinas, se crea un modelo idéntico, pero en menor escala
(mas pequeño).

Sin embargo cuando aquello que construiremos es un
Software, nuestro modelo debe tomar una forma diferente, deben
representar todas las funciones y subfunciones de un Sistema. Los
modelos se concentran en lo que debe hacer el sistema no en como
lo hace, estos modelos pueden incluir notación
gráfica, información y comportamiento del
Sistema.

Todos los Sistemas basados en computadoras pueden
modelarse como transformación de la información
empleando una arquitectura del tipo entrada y salida.

Especificaciones del Sistema

Es un Documento que sirve como fundamento para la
Ingeniería Hardware, software, Base de datos, e
ingeniería Humana. Describe la función y
rendimiento de un Sistema basado en computadoras y las
dificultades que estarán presentes durante su desarrollo.
Las Especificaciones de los requisitos del software se producen
en la terminación de la tarea del
análisis.

Diseño de
sistemas de información

El Diseño de Sistemas se define el proceso de
aplicar ciertas técnicas y principios con el
propósito de definir un dispositivo, un proceso o un
Sistema, con suficientes detalles como para permitir su
interpretación y realización
física

La etapa del Diseño del
Sistema de información encierra cuatro
etapas:

El diseño de los datos

Trasforma el modelo de dominio de la información,
creado durante el análisis, en las estructuras de datos
necesarios para implementar el Software.

El Diseño
Arquitectónico

Define la relación entre cada uno de los
elementos estructurales del programa.

El Diseño de la
Interfaz

Describe como se comunica el Software consigo mismo, con
los sistemas que operan junto con el y con los operadores y
usuarios que lo emplean.

El Diseño de
procedimientos

Transforma elementos estructurales de la arquitectura
del programa. La importancia del Diseño del Software se
puede definir en una sola palabra Calidad, dentro del
diseño es donde se fomenta la calidad del Proyecto. El
Diseño es la única manera de materializar con
precisión los requerimientos del cliente.

El Diseño del Software es un proceso y un
modelado a la vez. El proceso de Diseño es un conjunto de
pasos repetitivos que permiten al diseñador describir
todos los aspectos del Sistema a construir. A lo largo del
diseño se evalúa la calidad del desarrollo del
proyecto con un conjunto de revisiones
técnicas:

El diseño debe implementar todos los requisitos
explícitos contenidos en el modelo de análisis y
debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el
cliente.

Debe ser una guía que puedan leer y entender los
que construyan el código y los que prueban y mantienen el
Software.

El Diseño debe proporcionar una completa idea de
lo que es el Software, enfocando los dominios de datos, funcional
y comportamiento desde el punto de vista de la
Implementación.

Para evaluar la calidad de una
presentación del diseño, se deben establecer
criterios técnicos para un buen diseño como
son:

• Un diseño debe presentar una
  organización jerárquica que haga un uso
  inteligente del control entre los componentes del
  software.

• El diseño debe ser modular, es decir, se debe
  hacer una partición lógica del Software en
  elementos que realicen funciones y subfunciones
  especificas.

• Un diseño debe contener abstracciones de
  datos y procedimientos.

• Debe producir módulos que presenten
  características de funcionamiento
  independiente.

• Debe conducir a interfaces que reduzcan la
  complejidad de las conexiones entre los módulos y el
  entorno exterior.

• Debe producir un diseño usando un
  método que pudiera repetirse según la
  información obtenida durante el análisis de
  requisitos de Software.

Estos criterios no se consiguen por casualidad. El
proceso de Diseño del Software exige buena calidad a
través de la aplicación de principios fundamentales
de Diseño, Metodología sistemática y una
revisión exhaustiva.

Cuando se va a diseñar un Sistema de Computadoras
se debe tener presente que el proceso de un diseño
incluye, concebir y planear algo en la mente, así como
hacer un dibujo o modelo o croquis.

Diseño de la Salida

En este caso salida se refiere a los resultados e
informaciones generadas por el Sistema, Para la mayoría de
los usuarios la salida es la única razón para el
desarrollo de un Sistema y la base de evaluación de su
utilidad. Sin embargo cuando se realiza un sistema, como
analistas deben realizar lo siguiente:

• Determine que información presentar. Decidir
  si la información será presentada en forma
  visual, verbal o impresora y seleccionar el medio de
  salida.

• Disponga la presentación de la
  información en un formato aceptable.

• Decida como distribuir la salida entre los posibles
  destinatarios.

Diseño de Archivos

Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y
contenido del propio archivo, como si se fuera a emplear para
guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o
información de referencia.

Entre las decisiones que se toman
durante el diseño de archivos, se encuentran las
siguientes:

• Los datos que deben incluirse en el formato de
  registros contenidos en el archivo.

• La longitud de cada registro, con base en las
  características de los datos que contenga.

• La secuencia a disposición de los registros
  dentro del archivo (La estructura de almacenamiento que puede
  ser secuencial, indexada o relativa).

No todos los sistemas requieren del diseño de
todos los archivos, ya que la mayoría de ellos pueden
utilizar los del viejo Sistema y solo tenga que enlazarse el
nuevo Sistema al Archivo maestro donde se encuentran los
registros.

Diseño de Interacciones con la Base de
Datos

La mayoría de los sistemas de información
ya sean implantado en sistemas de cómputos grandes o
pequeños, utilizan una base de datos que pueden abarcar
varias aplicaciones, por esta razón estos sistemas
utilizan u administrador de base de datos, en este caso el
diseñador no construye la base de datos sino que consulta
a su administrador para ponerse de acuerdo en el uso de esta en
el sistema.

Herramientas para el Diseño
de Sistemas de Información

Apoyan el proceso de formular las características
que el sistema debe tener para satisfacer los requerimientos
detectados durante las actividades del
análisis:

Herramientas de especificación

Apoyan el proceso de formular las características
que debe tener una aplicación, tales como entradas,
Salidas, procesamiento y especificaciones de control. Muchas
incluyen herramientas para crear especificaciones de
datos.

Herramientas para presentación

Se utilizan para describir la posición de datos,
mensajes y encabezados sobre las pantallas de las terminales,
reportes y otros medios de entrada y salida.

Herramientas para el desarrollo de
Sistemas

Estas herramientas nos ayudan como analistas a trasladar
diseños en aplicaciones funcionales.

Herramientas para Ingeniería de
Software

Apoyan el Proceso de formular diseños de
Software, incluyendo procedimientos y controles, así como
la documentación correspondiente.

Generadores de códigos

Producen el código fuente y las aplicaciones a
partir de especificaciones funcionales bien
articuladas.

Herramientas para pruebas

Apoyan la fase de la evaluación de un Sistema o
de partes del mismo contra las especificaciones. Incluyen
facilidades para examinar la correcta operación del
Sistema así como el grado de perfección alcanzado
en comparación con las expectativas.

La revolución del procesamiento de datos de
manera computarizada, junto con las prácticas de
Diseño sofisticadas está cambiando de forma
dramática la manera en que se trasladan las
especificaciones de Diseño d Sistemas de
Información funcionales.

Sistemas de apoyo
para la toma de decisiones

Entre los tipos de sistemas que apoyan el proceso de
toma de decisiones se idéntica los siguientes:

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones (DSS:
Decision Support Systems)

Apoyar la toma de decisiones mediante la
generación y evaluación sistemática de
diferentes alternativas o escenarios de
decisión.

Un DSS no soluciona problemas, ya que solo apoya al
proceso de toma de decisiones. La responsabilidad de tomar una
decisión, de adoptar y de realizarla es de los
administradores, no del DSS. Puede emplearse para obtener
información que revele los elementos clave de los
problemas y las relaciones entre ellos. También puede
usarse para identificar, crear y comunicar cursos de
acción disponibles y alternativas de
decisión.

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones de
Grupo (Group Decision Support Systems). Cubren el
objetivo de lograr la participación de un grupo de
personas durante la toma de decisiones en ambientes de anonimato
y consenso, apoyando decisiones simultaneas.

Sistemas Expertos de Soporte para la Toma de
Decisiones (DEss: Expert Decision Supprt Systems).
Permiten cargar bases de conocimiento que se integran por una
serie de reglas de sentido común para que diferentes
usuarios las consulten, apoyen la toma de decisiones, la
capacitación, etc.

Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS:
Executive Information Systems). Están
dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos
ejecutivos de una organización, presentado
información relevante y usando recursos visuales de
fácil interpretación, con el ejecutivo de
mantenerlos informados.

Las principales características de estos
sistemas son las siguientes:

• La Información que generan sirve de apoyo a
  los mandos intermedios y a la alta administración en
  el proceso de toma de decisiones.

• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos
  en entrada y salidas de información.

• Así, por ejemplo, un modelo de
  planeación financiera requiere poca información
  de entrada, genera poca información como resultado
  pero puede realizar muchos cálculos durante su
  proceso.

• No suelen ahorrar mano de obra.

• Suelen ser interactivos y amigable, con altos
  estándares de diseño grafico y visual, ya que
  están dirigidos al usuario final.

• Apoyan la toma de decisiones que por su misma
  naturaleza son estructuradas y no estructuradas.

• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente
  por el usuario final sin la participación operativa de
  los analistas y programadores del área de
  informática.

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones (DSS:
Decision Support Systems)

• Interactividad. Interactuar en forma amigable y con
  el cargado de tomar decisiones.

• Tipo de decisiones. Apoya el proceso de toma de
  decisiones estructuradas y no estructuradas.

• Frecuencia de uso. Tiene una utilización
  frecuente por parte de la administración.

• Variedad de usuario. Puede emplearse por usuarios de
  diferentes áreas funcionales.

• Flexibilidad. Permite acoplarse a una variedad
  determinada de estilos administrativos
  participativos.

• Desarrollo que el usuario desarrolle de manera
  directa modelos de decisión sin la
  participación operativa de profesionales en
  informática.

• Interacción ambiental. Permite la posibilidad
  de interactuar con información externa como parte de
  los modelos de decisión.

• Comunicación ínter organizacional.
  Facilita la comunicación de información
  relevante de los niveles altos a los niveles operativos y
  viceversa, a través de gráficas.

• Acceso a bases de datos. Tiene la capacidad de
  acceder información de las bases de datos
  corporativas.

• Simplicidad. Simple y fácil de aprender y
  utilizar por el usuario final.

DSS integran en su mayoría un conjunto de modelos
que apoyan las diferentes decisiones a las que se enfrenta el
tomador de decisiones.

Ventajas del uso de los DSS.

• Menores costos.

• Disponibilidad de una gran variedad de herramientas
  en el mercado que operan en el ambiente de
  microcomputadoras.

• Muy baja dependencia de personas que se encuentran
  fuera del control de tomador de decisiones.

Desventajas pueden ser:

• Falta de integridad y consolidación en la
  administración de la información.

• Problemas de seguridad de la
  información.

• Perdida del control administrativa por parte del
  área de informática.

Las diferentes opciones para la
implantación de los DSS

• Implantación aislada en
  microcomputadoras.

• Implantación en microcomputadoras
  interconectadas y que constituyen una red local.

• Microcomputadoras conectadas a mini computadoras o
  servidores.

MÓDULOS FUNCIONALES QUE INTEGRAN UN
DSS.

Una de las características que poseen los DSS es
la facilidad de que un usuario, sin tener conocimientos amplios
sobre sistemas computacionales, pueda desarrollar sus propios
modelos de decisión. Estos modelos son construidos con la
ayuda de las herramientas, que en términos generales se
clasifican en herramientas de hardware y de software.

MANEJO DE MODELOS

Permite al usuario utilizar modelos clásicos, que
se encuentran desarrollados y disponibles, formando la base de
modelos. Pueden incluir:

• Inventarios

• Control de proyectos

• Programación lineal

• Simulación

• Colas

• Análisis estadísticos

• Planeación financiera y generación de
  esencias

MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE
DATOS

Incluye funciones tales como:

• Acceso a las bases de datos corporativos

• Generación de información privada en
  bases de datos locales.

• Manipulación de la información a
  través de técnicas de manejo de
  información.

DESARROLLO DE APLICACIONES

La mayoría de los DSS permite a los
usuarios desarrollar sus propios modelos de
decisión.

En este sentido, el usuario diseña sus propios
formatos de entrada y salida, así como la estructura de
almacenamiento y las funciones de procesamiento, tal forma que el
sistema puede evolucionar de manera permanente, a través
de los cambios.

Prototipo, es diferente al proceso tradicional de
desarrollo de un sistema tradicional de desarrollo de un sistema
transaccional típico.

Aplicaciones desechables, es decir, modelos de
decisión que fueron desarrollados en tiempo muy corto,
para apoyar una decisión en particular.

INTERFACES GRÁFICAS, REPORTES Y
CONSULTAS

Facilidad para explorar la información a
través de graficas de alta calidad y reportes que se
diseñan y obtienen en intervalos cortos de tiempo, la
disponibilidad de lenguajes de muy alto nivel para facilitar la
consulta de información que contienen las bases de
datos.

BASE DE DATOS CORPORATIVA

Integra toda la información de la
compañía, la cual pueden consultar los diferentes
usuarios para construir y utilizar herramientas para la toma de
decisiones.

BASES DE DATOS LOCALES Y ARCHIVOS
PROPIETARIOS

Las bases de datos locales y los archivos propietarios
son generados y utilizados por los usuarios, para lo cual debe
tomarse información de la de datos corporativa. Pueden ser
manipulados por el usuario.

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones de
Grupo (GSS: Group Decision Support
Systems)

Los sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones de
Grupo (GDSS) para considerarse como tal deben reunir un conjunto
de características; las principales son las
siguientes:

• GDSS. Sistemas diseñados especialmente para
  apoyar las decisiones en grupo.

• La meta de GDSS. Es apoyar a los tomadores de
  decisiones en su trabajo.

• GDSS. Es fácil de aprender y de usar.
  Accesible para usuarios con diferentes niveles de
  conocimiento computacional y de soporte a la decisión.
  Tales como ventas, producción, recursos humanos,
  administración y finanzas.

• Un GDSS. Contiene mecanismo para evitar el
  desarrollo de conductas negativas en el grupo, como son los
  problemas de comunicación.

• Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo
  a participar de manera activa. Es importante que pueda
  existir anonimato de la participación.

Las principales ventajas de GDSS son:

• Motiva a los miembros del grupo a trabajar
  juntos

• Da la misma oportunidad de participación a
  todos los miembros del grupo.

• Se optimiza el uso de la información que
  aporta cada miembro del grupo.

• Proporciona un mecanismo para enfocar a grupo en
  problemas clave.

• Apoya el desarrollo de una memoria
  organizacional.

• Mejora la calidad de toma de decisiones.

• Incrementa la creatividad en la toma de
  decisiones.

Las principales desventajas de GDSS
son:

• Falta de costumbre al utilizar un sistema para
  soportar el proceso de toma de decisiones.

• Resistencia al cambiar por parte de los
  administradores.

• La responsabilidad al tomar una decisión
  puede diluirse.

APLICACIONES DE LOS DGSS

• Establecimiento de la misión de una
  empresa.

• Formulación de estrategias que
  ayudarán a que la misión se cumpla.

• Evaluación de administradores. Para
  incrementar el sueldo de un administrador o para verificar
  que esté cumpliendo con su deber.

• Planeación de sistemas de información.
  Cuando se requiere introducir nueva tecnología de
  sistemas de información es necesario modificar el plan
  de sistemas

• Soporte en negociaciones.

• Apoyar los trabajos que visuales, como la
  selección de un empaque para un nuevo
  producto.

• Apoyar los trabajos que involucran diseño y
  revisiones de control de calidad.

• Apoyar una decisión en particular.

Sistemas Expertos de Soporte para la Toma de
Decisiones (EDSS: Expert Decision Support
Systems)

Los sistemas expertos constituyen el área de la
inteligencia artificial que quizá en este momento tiene
más relación con el apoyo al proceso de la toma de
decisiones en las organizaciones.

Beneficios de la utilización de un sistema
GDSS

• Reducción en la dependencia de personal clave
  se debe a tener los conocimientos del personal especializado
  son detenidos durante el proceso de aprendizaje y
  están listos para ser utilizados por diferentes
  personas.

• Facilitar el entrenamiento del personal.
  Capacitación y adiestramiento del personal sin
  experiencia.

• Mejora en la calidad y eficiencia en el proceso de
  la toma de decisiones. Las decisiones podrán tomarse
  de una forma más ágil con el apoyo de un
  sistema experto.

• Transferencia de la capacidad de decisiones. Un
  sistema experto puede facilitar la descentralización
  de datos en el proceso de la toma de decisiones en aquellos
  casos que se consideren convenientes.

COSTO QUE INVOLUCRA

• El Shell o paquete generador del sistema
  experto.

• El equipo computacional o hardware que se
  requiera.

• Consultorio especializado.

• Contratación o pago a los ingenieros
  especialistas.

• El tiempo de los expertos.

• Costos de implantación.

• Costos involucrados con el mantenimiento y
  seguimiento del sistema.

Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS:
Executive Information Systems)

CARACTERÍSTICAS DE UN EIS

• Están diseñados para cubrir las
  necesidades específicas y particulares de la alta
  administración de la empresa.

• Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a
  formación crítica del negocio.

• Pueden acceder información que se encuentra
  en línea, extrayéndose en forma directa de las
  bases de datos de la organización

• El sistema está soportado por elementos
  especializados de hardware, tales como monitores o videos de
  alta resolución y sensibles al tacto.

Las siguientes características adicionales
deben estar presentes para considerar a un
ESS:

• Contempla las facilidades de comunicación
  electrónica.

• Capacidad de análisis de datos, tales como
  hoja electrónica de cálculo.

• Herramientas para la organización personal
  del ejecutivo, tales como calendario.

FACTORES DEL ÉXITO DE UN EIS

Es necesario que cumpla con los siguientes
factores:

• Que se vea bien. Debe de estar orientado al uso
  gráfico de las pantallas.

• Que sea relevante. Debe dar a los ejecutivos acceso
  a los datos que son importantes para la organización y
  que se han identificado como críticos para el
  éxito de la empresa.

• Que sea rápido. Se necesitan tiempos de
  respuesta cortos, de lo contrario los ejecutivos dirán
  que están perdiendo su tiempo.

• Que la información esté disponible y
  actualizada. Un ELS debe proporcionar a los ejecutivos la
  información en el momento oportuno, es decir, cuando
  ellos la requieren.

Los cuatros factores anteriores aseguran que un EIS se
utilice en una empresa y que tenga el éxito
esperado.

EL PROCESO DE DESARROLLO DE UN EIS

El proceso de desarrollo de un EIS tiene
características que lo hacen único.

En la primera instancia, por que es el primer sistema
que se desarrolla en la empresa dirigida al ejecutivo, en segundo
lugar, las técnicas utilizadas para el análisis y
desarrollo de los tradicionales sistemas transaccionales no
necesariamente funcionan100% de manera similar durante el
desarrollo de un EIS.

A continuación se propone
una metodología para su desarrollo e
implantación.

Identificación de las alternativas para el
desarrollo del sistema

Existen diferentes alternativas para el desarrollo de un
EIS.

A continuación se mencionan algunas de las
alternativas que existen para su desarrollo:

• Desarrollar sistema de manera interna y partiendo de
  cero.

• Hacer modificaciones a los sistemas actuales con el
  fin de cubrir los requisitos del ejecutivo.

• Desarrollar el sistema partiendo de cero con la
  ayuda de desarrolladores externos con experiencia previa en
  EIS.

• Cada una de estas alternativas tiene ventajas y
  desventajas en reglones tales como costo tiempo y control
  durante el desarrollo de la aplicación.

Creación de la propuesta

En este paso debe escribirse o elaborarse una
presentación de la propuesta del EIS. La creación
de la propuesta ayudará a tener un apoyo más
sólido para el desarrollo del EIS.

Las principales razones que existen para
presentar de manera formal una propuesta de un EIS
son:

• Claro entendimiento con el ejecutivo. Esto se
  refiere a que el desarrollo del EIS se haga tomando como base
  lo que piensa el desarrollador y lo que espera el
  ejecutivo.

• Reducir la resistencia al cambio.

• Manejar las expectativas. En la creación y
  presentación de una propuesta deben ponerse en una
  balanza las expectativas. De la misma manera en que se hable
  de los beneficios que pueden lograrse con un EIS, deben
  informarse los riesgos que implica y de los recursos que
  requiere.

• Lograr el compromiso de los recursos.

Con todo esto, el ejecutivo tendrá una
visión más clara de lo que es un EIS, de las
expectativas con respecto a su uso y de los recursos que requiere
su desarrollo.

Determinación de las necesidades del
ejecutivo

Este paso consiste en determinar las necesidades del
ejecutivo. Turban surgiere un conjunto de estrategias para lograr
lo anterior:

• Cuestionar al ejecutivo acerca de cuáles son
  las preguntas que le gustaría formular al regresar de
  un periodo vacacional de tres semanas.

• Realizar entrevistas con los directores o gerentes
  de las diferentes áreas funcionales de la
  empresa.

• Listar los principales objetivos de la empresa a
  corto y mediano plazos y definir la información
  necesaria para darle seguimiento.

• Preguntar a los ejecutivos cuáles son los
  datos que no les gustaría que llegaran a manos de la
  competencia.

Conclusiones

En Conclusión un proyecto de desarrollo de un
Sistema de Información comprende varios componentes o
pasos llevados a cabo durante la etapa del análisis, el
cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de
Sistema que utiliza uno más de los componentes: Software,
hardware, personas, base de datos, documentación y
procedimientos.

En una organización o Empresa, el análisis
y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar su
Situación con la finalidad de observar como trabaja y
decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de
llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas.

Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier
proyecto, se conduce un estudio de Sistemas para detectar todos
los detalles de la situación actual de la empresa. La
información reunida con este estudio sirve como base para
crear varias estrategias de Diseño. Los administradores
deciden que estrategias seguir.

Los Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se
familiarizan cada vez mas con el uso de computadoras están
teniendo un papel muy importante en el desarrollo de
sistemas.

Todas las organizaciones son Sistemas que actúan
de manera reciproca con su medio ambiente recibiendo entradas y
produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar formados por
otros Sistemas de denominan subsistemas y funcionan para alcanzar
los fines de su Implantación.

Bibliografía

INTERNET. SISTEMAS DE INFORMACION (Documento en
línea). Disponible en www.google.com

INTERNET. DISEÑO DE INFORMACION (Documento en
línea). Disponible en www.google.com

INTERNET. SISTEMAS DE INFORMACION (Documento en
línea). Disponible en www.monografia.com

Autor:

Deyan, Dayana

Manrique, Liliana

Maita, Yunmelis

Ordenes, Morís

Reyes, Nairelis

Rosales, Ana

Tome, Surelys

Valera, Francia

Villegas, Yelitza

Enviado por:

Profesor:

MSc. Ing. Iván Turmero

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Ciudad Guayana, Abril 2007