Manual de mantenimiento

1.
GENERALIDADES:

Un manual de mantenimiento describe las
normas, la organización y los procedimientos que se
utilizan en una empresa para efectuar la función de
mantenimiento. Dicho manual eleva el papel del mantenimiento a un
lugar muy importante de la organización, cuando los
procesos se encuentran ordenados y son llevados a cabo de una
manera satisfactoria.

Un manual de mantenimiento está
compuesto por los procesos básicos de la
administración : planeación, organización,
ejecución y control. Donde en cada una de las etapas se
describen los procedimientos y las operaciones necesarias para
administrar el proceso de mantenimiento de una forma
amplia.

Se hace uso de la Inspección como
una herramienta muy valiosa para el apoyo del mantenimiento, cada
proceso se debe desarrollar bajo el esquema entrada –
proceso – salida. Se identifica como entradas todos los
elementos con los que inicia o parte el proceso, es decir :
información, documentos, normas, etc. En el proceso se
detallan las secuencias llevadas a cabo para transformar las
entradas y obtener resultados llamados salidas, las cuales en
procesos continuos son al mismo tiempo entradas de otros
procesos.

Cada uno de estos posee una
representación lógica nombrada flujograma que
responde a la pregunta ¿Cómo?. Representa el
cómo lo vamos a hacer. Ésta es una
representación esquemática que sigue la
lógica de inicio y fin de cada proceso.

Continuando con una descripción de
cada elemento del flujograma junto al responsable de cada
operación o paso de dicho flujograma, como última
etapa los formularios o reportes que son parte del llamado
servicio de mantenimiento, los cuales serán parte de cada
actividad que será llevada a cabo desde la
notificación de la falla hasta la finalización del
trabajo.

Los trabajos de mantenimiento pueden ser
realizados mediante el servicio propio brindado por la unidad de
mantenimiento, conocidos como trabajos internos, y también
mediante la prestación de servicios de empresas externas,
llamados trabajos externos.

El manual de mantenimiento estará
dirigido a la Dirección Administrativa a través de
la unidad de mantenimiento cuya responsabilidad estará
para el jefe de la unidad, teniendo dicho manual como un apoyo
para la administración del mantenimiento.

Objetivos del Manual de
Mantenimiento

General :

Proporcionar a la unidad de mantenimiento
un sistema de procesos administrativos. Mediante etapas de
planeación, organización, ejecución, control
e inspección, que contribuyan como un apoyo en las
actividades de mantenimiento de las instalaciones y equipos de
empresa.

Específicos :

? Controlar las actividades de
mantenimiento realizadas a instalaciones y equipos.

? Facilitar las actividades del
mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo, ordenando cada
uno de los procesos dentro de la unidad de
mantenimiento.

? Controlar la satisfacción de los
usuarios de las instalaciones y equipos.

? Controlar el servicio prestado por
proveedores, mediante la normativa y procesos
ordenados.

? Establecer normas de seguridad
relacionadas con el trabajo de mantenimiento.

El Manual de Mantenimiento es un documento
indispensable para cualquier tipo y tamaño de industria.
Refleja la filosofía, política,
organización, procedimientos de trabajo y de control de
esta área de la empresa. Disponer de un manual es
importante por cuanto:

? Constituye el medio que facilita una
acción planificada y eficiente del
mantenimiento.

? Es la manifestación a clientes,
proveedores, autoridades competentes y al personal de la empresa
del estado en que se encuentra actualmente este
sistema.

? Permite la formación de personal
nuevo.

? Induce el desarrollo de un ambiente de
trabajo conducente a establecer una conducta responsable y
participativa del personal y al cumplimiento de los deberes
establecidos.

En el Manual de Mantenimiento se
indicará la Misión y Visión de la Empresa,
las políticas, y objetivos de mantenimiento, los
procedimientos de trabajo, de control y las acciones correctivas.
Es importante señalar que deben incluirse sólo los
procedimientos que se aplican y las instrucciones en un lenguaje
afirmativo.

Periódicamente, se procederá
a actualizar el Manual de Mantenimiento, eliminando las
instrucciones para deberes y obligaciones que estén
discontinuadose, incorporando las instrucciones para las nuevas
obligaciones. La función de elaboración y
actualización del manual queda bajo la responsabilidad del
responsable del sistema de mantenimiento de la empresa con el
apoyo y la aprobación de su Dirección.

Por último, dos
recomendaciones:

? Sólo con personal motivado y
entrenado se logran en mantenimiento los objetivos de calidad, de
eficiencia y eficacia fijados por cada empresa u
organización; en consecuencia, las actividades de
capacitación, entrenamiento y motivación deben
tener un tratamiento prioritario en los respectivos
manuales–

? No caer en el error de considerar a la
confección del Manual de Gestión de Mantenimiento
como un fin. Por el contrario, considerarlo sólo como un
medio para mejorar continuamente esta función en la
empresa y hacerla cada día más
competitiva.

2. TIPOS DE
MANUALES DE MANTENIMIENTO:

Aunque se pueden agrupar los manuales en
relación al tipo de instalaciones, equipos o herramientas,
la clasificación más lógica y utilizada
atiende directamente al tipo de mantenimiento que se realice
:

? Manual de mantenimiento predictivo
: Contempla las revisiones periódicas (usualmente
programadas) para detectar cualquier condición (presente o
futura) que pudiera impedir el uso apropiado y seguro del
dispositivo y poder corregirla, manteniendo de ésta manera
cualquier instalación, herramienta o equipo en optimas
condiciones de uso.

? Manual de mantenimiento preventivo
: Contempla los ajustes, modificaciones, cambios, limpieza y
reparaciones (generalmente sencillos) necesarios para mantener
cualquier instalación, herramienta o equipo en condiciones
seguras de uso, con el fin de evitar posibles daños al
operador o al equipo mismo.

? Manual de mantenimiento correctivo
: Contempla las reparaciones, cambios o modificaciones de
cualquier herramienta, maquinaria o equipo cuando se ha detectado
alguna falla o posible falla que pudiera poner en riesgo el
funcionamiento seguro de la instalación, herramienta o
equipo y de la persona que lo utiliza.

3. CONTENIDO DE
LOS MANUALES DE MANTENIMIENTO:

3.1 Introducción :

Contiene información general sobre
la empresa, su Misión y Visión, su origen y
evolución, tipo de productos que elabora o de servicios
que brinda, capacidades de producción discriminadas por
línea, planes de consolidación y/o
expansión, volumen y valor de las ventas anuales, destinos
(mercado local y/o exportación), participación en
el mercado demandante, etc. Dentro de la información a
reseñar, interesa también, hacer referencia entre
otras, a las siguientes:

? Personal ocupado, jornales devengados
anualmente, existencia o no de programas de capacitación,
políticas de incentivos, etc.

? Area del predio ocupado y de los
edificios o locales construidos,

? Suministro de energía
eléctrica,

? Suministro de agua,

? Energía
calórica,

? Refrigeración,

? Aire comprimido,

? Tratamiento y disposición de
residuos sólidos, líquidos y gaseosos.
También, debe hacerse referencia a sus planes para el
corto y mediano plazo, políticas y objetivos.

Resumiendo, este capítulo del manual
permite conocer la empresa y su posición con respecto a la
Excelencia Gerencial y Empresarial y, paralelamente, facilita que
su personal asuma el compromiso colectivo de desarrollar en ella
una actividad en equipo en la que se conjuguen responsabilidad,
capacidad y eficiencia para lograr productos o servicios de
calidad al menor costo y optimizar sus beneficios
económicos y su prestigio en el mercado
demandante.

3.2 Organización de la Empresa
:

Depende de múltiples factores. Los
más importantes son tamaño, número de
plantas y su ubicación física, productos y
procesos, desarrollo tecnológico, disponibilidad de
recursos, etc.

Si bien no existe un modelo único de
organización que sirva a todas las empresas, obliga a cada
una a desarrollar su propia organización, la cual debe
permitir el cumplimiento de los objetivos fijados por la alta
gerencia.

En empresas pequeñas, las distintas
funciones pueden incluso, recaer en una persona pero, en empresas
medianas y grandes es indispensable contar con un organigrama en
el que todas las gerencias se encuentran a un mismo nivel de
autoridad y jerarquía. En consecuencia, en caso de
desacuerdo entre dos o más gerentes, éstos pueden
dirigirse a su superior inmediato para resolver la disputa y
tomar la decisión más conveniente.

Si bien, en empresas pequeñas el
organigrama puede ser muy sencillo, deberá respetarse
siempre que el mantenimiento esté en pie de igualdad con
producción y con calidad, por cuanto esa estructura es la
que permitirá un desarrollo más eficiente de los
procesos con un mínimo de costos y rechazos. Esto es
consecuencia de que mantenimiento no es más la
función que repara el equipo roto lo más
rápido posible. Ahora, trata de mantener los equipos en
operación y que éstos produzcan con la calidad
especificada.

3.3 Organización del Departamento
de Mantenimiento

Es muy común que dentro de la
gestión de mantenimiento se incluyan, además de las
actividades tendientes a asegurar la disponibilidad máxima
planificada de los equipos al menor costo dentro de los
requisitos de seguridad, la atención de los servicios al
establecimiento. Como tales, se entienden los servicios
requeridos para disponer de la energía eléctrica,
calórica bajo sus distintas formas (vapor, agua caliente,
tibia), agua (en la industria alimenticia potable), aire
comprimido, refrigeración, vacío, etc. en las
cantidades y calidades solicitadas por la actividad de la empresa
y, también de la colecta, tratamiento y disposición
de los residuos sólidos, líquidos y gaseosos que se
generan en ella.

Incluso, en algunas plantas, mantenimiento
también es responsable de las tareas de limpieza, higiene
y sanitarización del establecimiento. En consecuencia, la
organización del mantenimiento deberá contemplar la
totalidad de actividades bajo su responsabilidad buscando su
desempeño eficiente, eficaz y al menor costo.

Paralelamente, debe tenerse presente que,
dentro de este concepto amplio de la función de
mantenimiento, coexisten elementos de gestión
(Supervisión y Control) y operativos (atención de
los servicios, ejecución de las intervenciones,
etc.).

A semejanza de lo ya expresado al analizar
la organización de la empresa, tampoco existe a nivel de
mantenimiento un organigrama "tipo" de aplicación general;
cada empresa deberá crear el organigrama más
conveniente y que mejor se adapte a sus características
propias.

Para diseñar una estructura
organizativa en mantenimiento se debe :

? Determinar la responsabilidad, autoridad
y el rol de cada persona involucrada en el Área de
Mantenimiento.

? Establecerlas relaciones verticales y
horizontales entre todas las personas.

? Asegurar que el objetivo de mantenimiento
ha sido interpretado y entendido por todos.

? Establecer sistemas efectivos de
coordinación y comunicación entre las
personas.

3.4 Políticas :

Las políticas deben incluirse en el
manual en forma concisa y clara. En líneas generales se
corresponden en mayor o menor grado con las mencionadas a
continuación:

? Garantizar el máximo nivel de
calidad en los productos con el costo de mantenimiento
mínimo.

? Asegurar el funcionamiento de los equipos
e instalaciones con el máximo rendimiento y el
mínimo consumo.

3.5 Objetivos :

Para ilustrar sobre el particular, se
transcriben a continuación los objetivos tomados del
Manual de Gestión de Mantenimiento de una
empresa:

? Maximizar la disponibilidad de
maquinarias y equipos para la producción de manera que
siempre estén aptos y en condición de
operación inmediata.

? Lograr con el mínimo costo posible
el mayor tiempo de servicio de las instalaciones y maquinarias
productivas.

? Preservar el valor de las instalaciones,
optimizando su uso y minimizando el deterioro y, en consecuencia,
su depreciación.

? Disminuir los paros imprevistos de
producción ocasionados por fallas inesperadas, tanto en
los equipos como en las instalaciones. Lograr la creación
de un sistema de mantenimiento preventivo capaz de alcanzar metas
en la forma más económica posible.

3.6 Metas :

Las metas constituyen los logros
cuantitativos a alcanzar en períodos de tiempo razonables.
Son imprescindibles para motivar al personal involucrado en su
alcance y para medir los resultados operativos del Área de
Mantenimiento. Se recomienda establecerlas para períodos
trimestrales y someterlas a revisión al concluirse cada
uno de ellos.

3.7 Responsabilidades y Perfiles de
Capacitación :

3.7.1 Gerente departamental

Responsable del cumplimiento de los
objetivos de este sistema de la empresa. Esto implica, entre
otras funciones:

? Definir las metas a alcanzar dentro de
los objetivos y políticas previamente acordadas con la
alta gerencia de la empresa y con su staff.

? Establecer los procedimientos para
encarar el mantenimiento y para la recopilación,
procesamiento, divulgación de datos y formulación
de los informes correspondientes;

? Analizar los datos e informes y formular
recomendacio nes y/o modificaciones a los programas y "modus
operandi" establecidos;

? Definir los programas de entrenamiento y
capacitación del personal;

? Establecer procedimientos para la
evaluación de la eficiencia del plan de
mantenimiento;

? Establecer presupuesto y costos de
mantenimiento;

? Establecer un registro y análisis
de fallas de los equipos e instalaciones y desarrollar y/o
ajustar procedimientos para su control o eliminación
efectivas;

? Actualizar el Manual de Gestión de
Mantenimiento;

? Definir y administrarlos recursos
físicos y humanos para cumplir satisfactoriamente con los
objetivos y metas fijadas;

? Representar a este sistema frente a la
Gerencia General y/o su staff gerencial, a los demás
departamentos de la empresa y a las autoridades nacionales con
competencia en las temáticas propias del ámbito de
actividad de mantenimiento en cada empresa en
particular.

El Gerente de Mantenimiento debe responder
a un perfil de capacitación preferentemente universitaria
con formación básica que cubra, por lo menos, la
mayoría de las técnicas de trabajo departamental.
Paralelamente, es recomendable que tenga conocimiento general de
la tecnología involucrada en los procesos productivos,
así como conceptos de limpieza, higiene y seguridad
industriales.

Por último, pero no por ello menos
importante que los requisitos anteriores, debe contar con
aptitudes para dirigir y motivar la ejecución de los
trabajos, es decir, debe ser "líder".

3.7.2 Supervisores o mandos
medios

Enlace natural entre la gerencia y los
trabajadores encargados de realizar las tareas de mantenimiento
propiamente dichas, operación de los servicios a la
producción, etc. Su capacitación debe ser
preferentemente técnica que cubra también, y como
mínimo, la mayoría de las técnicas del
trabajo requeridas en el Área de Mantenimiento.
También debe contar con un conocimiento general de la
tecnología de los procesos productivos y de los servicios
a atender, así como conocer los conceptos básicos
de limpieza, higiene y seguridad industriales. También en
este nivel se requiere que sean líderes, cuenten con
aptitudes para dirigir y motivar al personal a su cargo en la
correcta y eficiente ejecución de las tareas.

3.7.3 Personal operativo

? Taller: Se requiere de
capacitación técnica básica, preferentemente
bi o multivalente, que atienda los requerimientos propios de cada
industria en particular.

? Zonas : Para este segmento del
Área de Mantenimiento se requiere que, además de
capacitación técnica básica como
mecánicos montadores, dispongan de conocimiento de la
tecnología de los procesos productivos cuyos equipos e
instalaciones atienden, así como de un buen ejercicio de
las relaciones humanas y, paralelamente, un acatamiento exclusivo
al Área de Mantenimiento.

? Servicios: Deben contar con
formación técnica básica y con un buen
conocimiento de la tecnología de los procesos a
atender.

3.8 Administración y Control
:

Esta tarea comprende las siguientes
fases:

? Disponer de los datos técnicos
inherentes a cada uno de los equipos que componen el activo fijo
de la empresa y del historial de actualización de los
mismos para predecir el tiempo para su
reparación;

? Generar el plan de revisiones
periódicas de los equipos o de algunas de sus piezas o
componentes críticos y, para cada una de ellas, la orden
de revisión correspondiente. El plan debe incluir
herramientas de posible uso, normas para realizar el trabajo y
autorización para su ejecución;

? Controlar la ejecución de plan y
captar la información generada;

? Analizar técnicamente las
revisiones, estudiando el comportamiento de los componentes
críticos de los equipos para determinar la probabilidad de
las posibles roturas;

? Generar el plan de reparaciones
coordinándolo con los departamentos involucrados, es
decir, las órdenes de reparación. Éstas
indican información general similar a las órdenes
de revisión, así como qué personal las
ejecutará y los materiales y repuestos a
consumir.

? Controlar la ejecución del plan de
reparaciones y captar la información correspondiente,
tanto técnica como de los costos de su
ejecución;

? Analizar el comportamiento de los
equipos;

? Disponer y procesar la información
requerida para controlar la gestión de mantenimiento. La
información surge de los documentos anteriores
(órdenes de revisión y de reparación) y
comprende tiempos de parada de los equipos, costo de las
reparaciones efectuadas, rendimiento de la mano de obra ocupada
(propia o contratada), trabajos realizados en talleres propios o
contratados, etc.

? Este conjunto de tareas, en su
mayoría de naturaleza administrativa, pueden realizarse
fácilmente mediante el empleo de sistemas computarizados.
Al presente, se requiere que el personal necesario para el
desarrollo de estas actividades cuente con nivel de
formación administrativo-contable y con conocimientos de
manejo computarizado de la información.

3.9 Funciones :

Están relacionadas con el uso eficaz
de los recursos de que dispone mantenimiento. A título de
ejemplo, se transcribe lo que se expresa sobre el particular en
el Manual de Mantenimiento de una empresa.

En el Departamento de Mantenimiento, sus
funciones se dividen en:

? Primarias: Son las que comprenden la
justificación del sistema de mantenimiento implementado en
la empresa. Están claramente definidas por los
objetivos.

? Secundarias: Consecuencia de las
características particulares de cada empresa y
estrechamente vinculadas con las actividades de mantenimiento.
Están definidas con precisión y consignadas por
escrito con el objeto de asegurar su total
cumplimiento.

Se distinguen, distintas áreas y
dentro de ellas pueden enumerarse acciones
prioritarias.

? Inventario actualizado de los materiales
de mantenimiento (piezas de repuestos, insumos
varios);

? Aportación de los medios
específicos para desarrollar los trabajos de mantenimiento
(útiles, herramientas, instrumentos de medida y de control
de operación y/o de regulación);

? Capacitación de recursos
humanos;

? Programación de las tareas a
desarrollar.

En el manual a elaborar deberá
detallarse los procedimientos vigentes, por escrito, para cada
uno de los puntos señalados. Estos procedimientos se
mantendrán actualizados. En cada caso se indicará
los responsables de su ejecución, la frecuencia y
procedimiento de inspecciones, de informes y de acciones
correctivas a tomar en caso de verificarse apartamiento respecto
a lo normado.

3.10 Estructura :

La estructura de este sistema debe
considerarse dinámica y, en consecuencia, en el manual
debe preverse su cambio organizativo en recursos humanos y en
máquinas– herramientas, en virtud de la posible incidencia
de distintos factores.

Debe tenerse presente que, al iniciarse la
consolidación de esta área, hay incertidumbre sobre
muchos factores, en particular los recursos humanos a aplicar.
Por lo tanto, se recomienda cautela al respecto.

A estos efectos, se sugiere proceder de la
siguiente manera:

? Definir las características de los
recursos disponibles;

? Analizar la distribución de planta
y estimar la posible cantidad de personal y sus perfiles de
capacitación para atender todos los equipos e
instalaciones de acuerdo a los requerimientos de
producción y de calidad;

? Acordar el nivel de respuesta aceptable
por producción frente a las intervenciones de
emergencia;

? Consecuentemente definirla estructura
mínima de recursos para atender éstas
(número, ubicación, turnos, etc.);

? Establecer las tareas de mantenimiento
preventivo que puedan ser realizadas por el equipo arriba
definido;

? Estimar una estructura complementaria
para atender el mantenimiento preventivo, pero no paradas ni
desarmes totales ("overhauls");

? Definir los requerimientos mínimos
para encarar estos trabajos;

? Esbozar una estructura básica de
partida confeccionando el correspondiente organigrama,
etc.

3.11 Administración y Control
:

Toda planta, sin importar su tamaño,
debe contar con un sistema de control de mantenimiento. En este
numeral, el Manual de Mantenimiento hará referencia a los
siguientes aspectos.

3.11.1 Fuentes de
información

– Datos relativos a los equipos e
instalaciones.

? Características constructivas de
los mismos,

? Problemas surgidos durante su
operación,

? Repuestos,

? Programación mantenimiento
preventivo,

? Mantenimiento de emergencia.

– Datos relativos a la gestión de
mantenimiento.

? Definir procedimientos normalizados para
trabajos repetitivos,

? Analizar las causas de desviación
de los presupuestos,

? Determinación de costos unitarios
del mantenimiento (por hora, por unidad de producto, por
departamento o sector, etc.).

– Datos relativos a las
averías.

? Clasificación y
consecuencias,

? Causas (seguras o probables),

? Efecto sobre los programas de
mantenimiento,

? Efectos en el tiempo.

– Datos relativos a las intervenciones de
mantenimiento.

? Procedimientos de solicitud y de
autorización de trabajos,

? Resultados técnicos y
económicos de los anteriores,

? Rendimiento.

3.11.2 Documentos

– Ficha de máquinas, motores e
instalaciones. Constituye la ficha de inventario: Es el documento
informativo básico y fundamental que resume las
características originales de cada equipo y los datos
operativos de él y de cada uno de sus componentes.
Cualquiera que sea el modelo que se elija (manejo manual o
computarizado de la administración de mantenimiento) se
deben incluir sin excepción los siguientes datos e
informaciones:

a) Instalación de la que forma
parte,

b) Ubicación exacta dentro de la
instalación, c) Tipo de máquina,

d) Datos específicos físicos
(modelo, tipo, dimensiones, peso) y tecnológicos
(parámetros operativos),

e) Proveedor y fecha de la compra con el
número de pedido correspondiente

Costo de la máquina puesta en planta
y luego de montada,

f) Planos de conjunto y de piezas con su
ubicación en el archivo,

g) Lista y codificación de las
piezas de repuesto, con indicaciones para encontrar su
posición en almacén, así como los planos
correspondientes,

h) Indicación del centro de costos a
que pertenece,

i) Aquellos otros datos que puedan ser de
interés de los usuarios de las fichas,

– Ficha de Historial de cada máquina
y/o equipo: Consiste en un informe detallado ordenado
cronológicamente de todas las intervenciones de
mantenimiento realizadas en cada equipo o en sus
componentes,

– Orden de Trabajo: Consiste en una
descripción del trabajo específico a realizar, de
los recursos necesarios (mano de obra y materiales), y de los
costos incurridos. Como complementos de la orden de trabajo
pueden mencionarse:

a) Planilla de Aplicación de mano de
obra,

b) Planilla de Salida de materiales de
almacén.

– Sistema de prioridad: Es la
definición de la urgencia en encarar los trabajos y de los
plazos estimados para su ejecución. Un modo de
establecerla es el siguiente:

a) Ejecución inmediata: 1

b) Ejecución al día siguiente
de indicado: 2 c) En la primera parada de producción:
3

d) En el tiempo que se indique:
4

3.11.3 Flujo de información:
diagrama esquemático

Dentro del manual debe describirse
sucintamente y en forma esquemática la circulación
de información con el objeto de elaborar el programa
diario de actividades de mantenimiento, calcular el costo de
éstas, analizar las fallas, etc., así como su
revisión y análisis.

La revisión diaria de la
aplicación de mano de obra y de materiales permite hacer
que el mantenimiento sea eficaz y corregir sobre la marcha las
desviaciones que se produzcan, tales como tardar más
tiempo que el debido en completar una tarea.

3.11.4 Revisión de la
información relevada

La revisión de la información
relevada es imprescindible para:

? Descubrir inmediatamente los trabajos que
han significado costos elevados para así controlarlos
mejor;

? Señalar los trabajos que
representan intervenciones repetidas para, previo
análisis, reducirlas significativamente;

? Justificarla adquisición de
herramientas para reducirlas horas de trabajo insumidos, o el
remplazo del equipo por otro.

3. 11.5 Cálculo de algunos
indicadores de la eficiencia del mantenimiento

Se recomienda incluir en los manuales los
siguientes cálculos:

? Estimación de disponibilidad: Se
aplica a una línea, un departamento o una planta
productiva. El método de cálculo se basa en
detectar la línea, departamento que mayores problemas de
mantenimiento tiene.

Permite poner en evidencia qué
porcentaje del tiempo nominal de producción de esa
área está afectado por paradas debidas a roturas
y/o reparaciones.

? Costo mantenimiento/unidad producida en
un período dado: Costo incluye mano de obra propia o
contratada, materiales, repuestos, modificaciones,
administración, gestión y capacitación del
Área de Mantenimiento.

3.11.6 Resultado del análisis de la
información procesada de mantenimiento

Proviene de las órdenes de trabajo,
salida de materiales de almacenes, registros de fallas y paradas
de equipos (ver parte de averías) y del historial de los
equipos y se resume con una frecuencia mensual
constituyéndose en un informe a la Gerencia de
Área. El análisis de la información
procesada permite detectar los siguientes aspectos:

? Costos de mantenimiento por
período discriminados en mano de obra directa e indirecta
y materiales clasificados por equipo, línea de
producción y globales para la planta;

? Tiempos de parada por mantenimiento,
volúmenes de producción y disponibilidad
discriminados por equipo, línea de producción,
etc.

? Con base es estos dos
aspectos:

o Se identificarán las unidades,
líneas con los mayores costos de mantenimiento y/o tiempos
de parada más prolongados;

o Se verificará la evolución
de estos indicadores;

o Se seleccionan las tres (3) unidades y/o
líneas con mayores costos de mantenimiento y/o menor
disponibilidad a efectos de priorizar las acciones tendientes a
optimizar rápidamente su comportamiento;

o Se compararán los costos de
mantenimiento de unidades, líneas y plantas similares
ubicadas en distintos lugares y/o pertenecientes a otras
empresas;

o Se compararán los costos del
mantenimiento programado contra los costos del no programado y de
la disponibilidad alcanzada para los equipos en
cuestión;

o Se compararán los costos de mano
de obra y materiales por equipo y/o línea
productiva.

3.12 Procedimientos :

Esta parte del manual contendrá los
diagramas de flujo operacionales que se utilizan en la empresa
para desarrollar las intervenciones no planificadas (emergencias)
y planificadas, en particular Mantenimiento
Preventivo.

3.13 Capacitación y Entrenamiento
:

Toda Gerencia de Mantenimiento debe
considerar estas actividades como prioritarias para lograr
así el desarrollo y desempeño profesional de su
planilla, independientemente de su posición y nivel
educativo. En consecuencia, en el Manual deberá incluirse
una particular mención a estas actividades.

A estos efectos, deberán definirse
sus objetivos, metodología a emplear para su desarrollo e
incentivos a aplicar para estimular al personal en su
capacitación y entrenamiento continuos. Como ejemplo, se
incluye, seguidamente lo que expresa sobre este punto un Manual
de Gestión de Mantenimiento.

Los programas permanentes de
capacitación y entrenamiento tienen, entre otras, las
metas siguientes:

? Facilitar una ejecución más
eficiente de sus tareas específicas;

? Introducir nuevas tecnologías y/o
equipos;

? Insistir en los conceptos básicos
de seguridad e higiene industriales;

? Adiestrarlos en el control preventivo de
siniestros y en su combate en caso éstos se
desarrollen;

? Conocer los fundamentos de los procesos
de elaboración utilizados en la empresa con particular
énfasis en vincular la incidencia de la operación
de los equipos e instalaciones en la calidad y cantidad de los
productos resultantes de aquélla, así como de los
desechos y/o rechazos debidos a su mal o regular
funcionamiento.

? Mejorar la capacidad profesional y de
gestión del personal y de sus supervisores.

? Inducir la introducción de un
manejo computarizado de la información del
Departamento.

Estos programas se desarrollarán
periódicamente bajo el control del área responsable
de los Recursos Humanos y la participación de
mantenimiento. La capacitación será en grupo o
individual tanto en la empresa como en los institutos
técnicos privados o públicos que mejor ameriten
para los fines propuestos".

3.14 Círculos de Calidad
:

Su consideración debe ser incluida
en los manuales como una herramienta importante para motivar a su
personal, manteniendo abiertos los canales de comunicación
entre todos los niveles de mando, asegurando la
participación de todos en el proceso de toma de decisiones
relacionadas con la mejora de la disponibilidad de los equipos e
instalaciones de la planta.

La coordinación de los
círculos estará a cargo de un facilitador,
fijándose en acuerdo con la gerencia de recursos humanos
su frecuencia, participantes y duración. En los manuales
se hará referencia, también, a las políticas
que aplicará al respecto la gerencia.

Como ejemplo, se mencionan las siguientes
políticas:

? Evaluar rápida y objetivamente
todas las recomendaciones de los Círculos,

? Aplicar tan pronto como sea posible
aquellas recomendaciones que sean aceptadas,

? Premiar y reconocer el mérito de
los autores de éstas y explicar los motivos para el
rechazo de las que no sean aprobadas.

3.15 Certificación de Proveedores
de Insumos y de Talleres Externos :

El Área de Calidad de la empresa
proporcionará las especificaciones al respecto de los
proveedores de insumos, de modo que esta Área asuma la
responsabilidad de la aceptación/rechazo de los insumos y
de evaluación de los mismos, en trabajo coordinado con el
Área de Mantenimiento.

En lo que corresponde a los talleres, su
evaluación se basa en parámetros de calidad,
uniformidad, precio y servicio. Respecto a la
certificación, se tomarán como base los
requerimientos de la Norma ISO-9002.

Tener presente que el peso relativo de
cumplimiento de los requerimientos de calidad, precio y servicio
pueden variar según las condiciones del país,
localización de la empresa, infraestructura disponible,
etc.

La certificación incluirá
visitas a los talleres, verificación de los requisitos
establecidos en la Norma ISO 9002 y respecto a los
requerimientos, exigencias y necesidades que se planteen por
parte de la empresa.

Esta evaluación permitirá
clasificar los talleres en dos categorías: aprobados y no
aprobados. Serán aprobados los talleres que poseen un
sistema adecuado de conformidad con la Norma ISO 9002, entregas
justo a tiempo, cero rechazo (o un mínimo porcentaje a ser
definido por la empresa), precio razonable y servicio
técnico al cliente.

3.16 Auditorías :

Se indicarán las normas generales y
específicas que implementará la empresa para la
realización de las auditorías que
garantizarán el cumplimiento de lo establecido en el
Manual de Mantenimiento.

4. VENTAJAS DE
LOS MANUALES DE MANTENIMIENTO:

? Maximizan la disponibilidad de
maquinarias y equipos para la producción de manera que
siempre estén aptos y en condición de
operación inmediata.

? Logran, con el mínimo costo
posible, el mayor tiempo de servicio de las instalaciones y
maquinarias productivas.

? Preservan el valor de las instalaciones,
optimizando su uso y minimizando el deterioro y, en consecuencia,
su depreciación.

? Disminuyen los paros imprevistos de
producción ocasionados por fallas inesperadas, tanto en
los equipos como en las instalaciones.

? Son un compendio de la totalidad de
funciones y procedimientos que en materia de mantenimiento se
desarrollan en una organización, elementos éstos
que por otro lado sería difícil reunir.

? La gestión mantenimiento y la toma
de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios
personales del funcionario actuante en cada momento sino que son
regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite
a través del tiempo.

? Clarifican la acción a seguir o la
responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que
pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe
actuar o a que nivel alcanza la decisión o
ejecución.

? Mantienen la homogeneidad en cuanto a la
ejecución de la gestión de mantenimiento y evitan
la formulación de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.

? Sirven para ayudar a que la
organización se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema adecuado de
mantenimiento.

? Son un elemento cuyo contenido se ha ido
enriqueciendo con el transcurso del tiempo.

? Facilitan el control por parte de los
supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento
que define con precisión cuáles son los actos
delegados.

? Son elementos informativos para entrenar
o capacitar al personal que se inicia en funciones de
mantenimiento a las que hasta ese momento no había
accedido

? Economizan tiempo, al brindar soluciones
a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas,
evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

? Ubican la participación de cada
componente de la organización en el lugar que le
corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos
empresariales.

? Constituyen un elemento que posibilita la
evaluación objetiva de la actuación de cada
empleado a través del cotejo entre su asignación de
responsabilidades según el manual, y la forma en que las
mismas se desarrollan.

? Permiten la determinación de los
estándares más efectivos, ya que estos se basan en
procedimientos homogéneos y metódicos.

5. DESVENTAJAS DE
LOS MANUALES DE MANTENIMIENTO:

? Existe un costo en su redacción y
confección que, indudablemente, debe
afrontarse.

Exigen una permanente actualización,
dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su
total inutilidad.

? No incorporan los elementos propios de la
organización informal, la que evidentemente existe pero no
es reconocida en los manuales.

? Resulta difícil definir el nivel
óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que
sean útiles y suficientemente flexibles.

? Su utilidad se ve limitada o es nula
cuando la organización se compone de un número
reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es
muy fluida y el volumen de tareas reducido.

Autor:

José Luis Albornoz
Salazar