- Introducción
- ¿Qué
es la comunicación organizacional? - La teoría de
las organizaciones - Métodos de
comunicación en una
organización - Modelos de la
Comunicación Organizacional - Conclusión
- Lincografía
Introducción
La comunicación organizacional, las relaciones
interpersonales, el liderazgo y la cultura organizacional se han
convertido en procesos fundamentales para las empresas, hasta el
punto que una estratégica administración y
planificación de estas dinámicas, ejercen una
gran
influencia en la optimización de las labores y un
mejor aprovechamiento del talento humano y de los
materiales.
I. CAPÍTULO
1
¿Qué es
la comunicación organizacional?
La comunicación
organizacional consiste en el proceso de emisión y
recepción de mensajes dentro de una compleja
organización. Dicho proceso puede ser interno, es decir,
basado en relaciones dentro de la organización, o externo
(por ejemplo, entre organizaciones). Si la organización se
trata de una empresa, la comunicación distingue tres
sistemas:
Operacionales, se refiere a
tareas u operaciones.Reglamentarios, órdenes e
instrucciones.Mantenimiento, relaciones
públicas, captación y publicidad.
Si ampliamos la concepción de
comunicación, comunicación organizacional
también puede ser entendida como el proceso de
producción, circulación y consumo de significados
entre una organización y sus públicos.
La comunicación organizacional
según Fernández (1999) puede dividirse en:
Comunicación Interna: cuando los programas están
dirigidos al personal de la organización (directivos,
gerencia media, empleados y obreros). Se define como el conjunto
de actividades efectuadas por cualquier organización para
la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y
entre sus miembros, a través del uso de diferentes medios
de comunicación que los mantenga informados, integrados y
motivados para contribuir con su trabajo al logro de los
objetivos organizacionales.Comunicación Externa: cuando se
dirigen a los diferentes públicos externos de la
organización (accionistas, proveedores, clientes,
distribuidores, autoridades gubernamentales, medios de
comunicación, etc.). Se define como el conjunto de
mensajes emitidos por cualquier organización hacia sus
diferentes públicos externos, encaminados a mantener o
mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen
favorable o a promover sus productos y servicios.
1. Percepciones de la
comunicación organizacional
Redding y Sanborn definieron la comunicación
organizacional como el envío y recibo de
información dentro de una organización compleja. Su
percepción del campo incluye la comunicación
interna, las relaciones humanas, las relaciones entre
administración y los trabajadores, las comunicaciones
ascendente, descendente y horizontal, las habilidades de
comunicación y la evaluación de los programas de
comunicación.
Witkin y Stephens definen un sistema de
comunicación organizacional como "aquellas interacciones e
interdependencias entre subsistemas, a través del acto de
la comunicación, que sirven a los objetivos de la
organización".
2. Paradigma y
definición de la comunicación
organizacional
Es evidente que la comunicación
organizacional puede significar muchas cosas diferentes. A pesar
de estos puntos de vista tan variados, hay algunas ideas comunes
que pueden identificarse:
? La comunicación organizacional
ocurre dentro de un sistema abierto complejo, que está
influenciado y a la vez tiene influencia sobre el ambiente
externo.
? La comunicación organizacional
involucra mensajes, su flujo, función, dirección y
canal.
? La comunicación organizacional
involucra personas, sus actitudes, sentimientos, relaciones y
habilidades.
Estas proposiciones forman parte del
"paradigma de la comunicación organizacional", el cual nos
conduce a la definición para este concepto que se utiliza
en este libro: la comunicación organizacional es el
flujo de mensajes dentro de una red de relaciones
interdependientes. Esta percepción de la
comunicación organizacional incluye cuatro conceptos
básicos: mensajes, red, interdependencia y
relación.
a) Mensajes
Un mensaje es toda aquella información percibida,
a la que se asigna un significado por los receptores (quienes
podrían ser también los emisores). Los mensajes
contienen información significativa sobre
personas, objetos y eventos generados durante la
interacción humana.
En la comunicación organizacional se estudia el
flujo de mensajes a través de las organizaciones. El
comportamiento de un mensaje organizacional puede ser analizado
de acuerdo diversas taxonomías: modalidad del lenguaje,
receptores meta, método de difusión, objetivo del
flujo.
La modalidad del lenguaje diferencia los mensajes
verbales de los no verbales.
Los receptores meta se refieren a si son gente
interna o externa en la
organización.
El método de difusión identifica la
actividad de comunicación particular que se lleva a cabo
para enviar el mensaje a otras personas, es decir el
"cómo" se envían los mensajes.
El objetivo del flujo se refiere al "por qué" se
envían y reciben los mensajes dentro de una
organización, y que función específica
tienen.
b) Redes
Las organizaciones se componen de una serie de personas
que ocupan ciertas posiciones o roles. El flujo de mensajes entre
estas personas se da a través de vías llamadas
redes de comunicación. Es posible que estas redes
incluyan a solo dos personas, a un grupo o a toda la
organización.
Muchos factores alteran la naturaleza y enfoque de la
red, como las relaciones de roles, la dirección del flujo
de mensajes, la naturaleza serial del flujo de mensajes y el
contenido del mensaje mismo.
c) Interdependencia
Es una característica de las
organizaciones, basada en la afectación mutua entre las
diferentes partes del sistema abierto. La interdependencia supone
que los cambios en una parte de un sistema afectarán a
todo el sistema.
d) Relaciones
Una organización como sistema social es abierta y
dinámica, y su funcionamiento está en las manos de
individuos. Por lo tanto, las redes por las que viajan los
mensajes en las organizaciones también están
conectadas por medio de los individuos. Es por lo tanto de
interés al estudiar los roles, posiciones y redes, el
conocer las relaciones entre las personas de una
organización.
Una forma de mirar las diferentes relaciones posibles
dentro de una organización es examinar el "grado de
agregación de los individuos estudiados, desde el sistema
más simple (la díada) hasta la organización
entera".
Thayer propone los que el llama tres "niveles de
comunicación" dentro de una organización:
individual, grupal y organizacional. Por otro lado, Pace y Boren
usan el término intrapersonal para referirse a
situaciones en las que la comunicación ocurre en una
relación cara a cara e identificaron cuatro relaciones
cara a cara de acuerdo al número de personas involucradas:
comunicación diádica, comunicación serial,
comunicación de pequeño grupo y comunicación
de audiencia.
II. CAPÍTULO
2
La teoría de
las organizaciones
En este capítulo, se dará una
definición de "organización" mediante una breve
exposición de las tres escuelas de pensamiento que tratan
este término.
Cuando vemos una organización como una red de
relaciones de interdependencia, podemos enfocarnos en la
estructura que genera y guía las relaciones, en la gente
que participa en estas relaciones, o en como las diferentes
relaciones contribuyen a formar la organización
propiamente dicha. Estas tres formas de examinar las relaciones
organizacionales constituyen la esencia de las tres principales
escuelas de la teoría de las organizaciones. Estas son la
Teoría Clásica de la Administración, la
Teoría de las Relaciones Sociales y la escuela de los
"Sistemas Sociales".
a). La Escuela
Clásica
La Teoría Clásica de la
Administración trabaja casi exclusivamente con la
estructura de las organizaciones formales. Los clasicistas
están preocupados principalmente con el diseño y la
estructura de las organizaciones, no con los
individuos.
Entre sus principios de la
administración, Henri Fayol (principal precursor de esta
teoría) presentó los siguientes:
? división del trabajo
(especialización)
? autoridad y responsabilidad
(poder)
? disciplina (obediencia)
? unidad de comando (un jefe)
? unidad de dirección (un
plan)
? subordinación del interés
individual al interés general (la organización es
primero)
? remuneración del personal (sueldos
justos)
? centralización
(consolidación)
? cadena escalar (cadena de
comando)
? orden (todos tienen una sola
posición)
? equidad (firmeza con justicia)
? estabilidad en la duración del
personal
? iniciativa (pensar en un plan)
? alta moral
Scott resume mucha de la literatura sobre
administración con su definición de una
organización formal como "un sistema de actividades
coordinadas por un grupo de personas trabajando cooperativamente
hacia una meta común bajo una autoridad y liderazgo
determinados". Soctt identifica cuatro componentes clave
inherentes a la Teoría Clásica de la
Administración: la división del trabajo, los
procesos escalar y funciona, estructura, y campo de
control.
La división del trabajo se refiere a la
cantidad de trabajo necesario, que se divide entre los recursos
humanos disponibles. Esta división puede darse de acuerdo
a la naturaleza del mismo trabajo o a la cantidad de
responsabilidad y autoridad que cada individuo asume. En el
primer caso hablamos de una división funcional;
en el segundo, de la división escalar.
b). La Escuela de las Relaciones
Humanas
Los estudios realizados por Elton Mayo y otros
investigadores de la Academia Nacional de Ciencias (en Estados
Unidos) marcaron el comienzo del "movimiento de las relaciones
humanas" en la industria. Por primera vez, se había
recolectado evidencia sobre la actitud de los trabajadores, la
moral, los grupos informales de trabajo, y las relaciones
sociales. Ya no se podía afirmar que la producción
dependiera solamente de la estructura y el diseño de la
organización, sino que se debían tomar en cuenta
los sentimientos, actitudes, aptitudes y percepciones de cada
individuo.
Es evidente que así como la escuela
clásica era demasiado rígida con su énfasis
en la estructura y en las funciones, la escuela de las relaciones
humanas es igualmente estrecha en su preocupación por las
necesidades del trabajador.
c). La Escuela de los Sistemas
Sociales
En esta teoría de la organización, las
partes afectan el todo; cada acción tiene repercusiones
sobre toda la organización en su integridad. Nada existe
que no tenga un impacto eventual en algo más.
Cuando la organización es vista como un sistema
social, las variables humanas y estructurales cobran una renovada
importancia. Las cuestiones del deber, la cadena de mando, los
centros de toma de decisiones, etc., se vuelven igualmente
importantes a las cuestiones de actitud, moral, conducta, rol y
personalidad.
Huse y Bowditch resumienron los principios que definen a
una organización como un sistema.
? Una organización está compuesta de un
número de subsistemas, interdependientes e
interrelacionados.
? Una organización es abierta y
dinámica.
? Una organización busca siempre conseguir el
equilibrio a través de la retroalimentación
positiva y negativa.
? Una organización tiene múltiples
funciones, metas y objetivos, algunos de ellos en conflicto. La
función del administrador es buscar un balance
óptimo entre los subsistemas.
Algunos de los conceptos clave necesarios para el
entendimiento de la organización como un sistema social
abierto son insumos (recursos humanos y naturales del entorno
necesarios para el sostenimiento de la organización),
transformación (proceso en el que los insumos se
convierten en productos), producto (que el sistema exporta de
vuelta al entorno), retroalimentación, balance (equilibrio
entre insumos y productos) e interdependencia.
III. CAPITULO 3
Métodos de
comunicación en una organización
? La mayoría de los mensajes fluirán en
dirección descendente, desde la cumbre hasta la base de la
línea de organización.
? La toma de decisiones estará concentrada en las
manos de pocas personas situadas en la cumbre de la
organización.
? Las comunicaciones ascendentes se verán
limitadas a cajas de sugerencias, rumores, y "sistemas de
espionaje" (empleados secretamente facilitarán a la
gerencia información sobre otros empleados).
? Las interacciones con sus empleados serán
mínimas, estarán dominadas por el recelo y
desconfianza.
? Las comunicaciones descendentes estarán
limitadas a mensajes informativos y al anuncio de las decisiones
tomadas.
Características operacionales y eficacia del
liderazgo de participación
? Permitir que los empleados cooperen en la toma de
decisiones.
? Mantener informados los empleados de la
auténtica situación, buena, mala, y bajo cualquier
circunstancia.
? Tener consciencia de la moral de la
organización y hace todo lo posible para
evaluarla.
? Ser muy accesible.
? Aconsejar, formar, y desarrollar a los
empleados.
? Comunicarse efectivamente con los
empleados.
? Mostrar consideración y atención con los
demás.
? Estar dispuesto a ayudar a los empleados incluso
cuando cometen errores.
? Saber apreciar cuando un empleado hace un buen
trabajo.
1. Desarrollo Organizacional
(OD)
El desarrollo Organizacional (OD) es un método
para cambiar las creencias, valores, actitudes y estructuras de
una organización, para que así pueda adaptarse
mejor al cambiante medio ambiente de la próxima
década.
Burke y Schmidt definen al OD como:
Un proceso que intenta incrementar la eficacia de la
organización por medio de la integración de los
deseos individuales de desarrollo y crecimiento con los objetivos
de la organización. Este proceso es un cambio
planificado.
En el modelo comprado
El cliente define una necesidad dentro del sistema
basado en un diagnóstico realizado dentro del sistema y
por el sistema.
En el modelo médico-paciente
El cliente se queja de una "enfermedad" o de algunos
síntomas sin saber realmente lo que funciona mal. El rol
principal del asesor es el de diagnosticar y prescribir, es
contratado para dar una mirada a la
organización.
En el modelo de procedimiento
El asesor y el cliente están involucrados
conjuntamente en todas las fases de la interacción. El
asesor y el cliente establecen las relaciones, diagnostican y
prescriben, intervienen y dan por terminadas las
relaciones.
En el establecimiento de relaciones entre el sucesor y
el cliente se incluyen tres fases: entrar en contacto, celebrar
una reunión inicial y diseñar el
contrato.
En la fase del procedimiento de diagnóstico y
prescripciones, el asesor trabaja conjuntamente con el sistema
del cliente para ayudar al sistema del cliente a comprender la
naturaleza de su problema así como las posibles soluciones
a dicho problema.
Los instrumentos más importantes para recoger
datos en este tipo de revisiones son las
observaciones.
En las actividades de intervención, nuestro
interés se centra en la ejecución de los cambios de
conducta dentro del marco de la organización.
Los tipos más comunes de actividades de
intervención usadas por los asesores en
comunicación que siguen el modelo de procedimiento son:
entradas de procedimiento, entradas teóricas,
asesoramiento indirecto, feedback directo y sesiones de
procedimiento.
Entradas de procedimiento:
Puede compararse con el modelo comprado o con el modelo
medico-paciente, ya que es necesario que el asesor proporcione
información directa.
Entradas teóricas:
Es posible que el cliente necesite información
para poder resolver sus propios problemas. En tal caso el asesor,
como un experto del proceso de comunicación puede
proporcionarle dicha información y una vez que el cliente
ha recibido los datos necesarios debe discutir las entradas
teoriazas, relacionadas con su organización, estas
entradas pueden ser breves conferencias, comentarios orales del
asesor, informes escritos por el asesor, citas de
artículos o libros.
Asesoramiento indirecto:
Esta actividad esta especialmente indicada con aquel
cliente que tiene dificultades en percibir su conducta de
comunicación. El asesor puede ayudarle a ver su conducta
tal como la ven los demás.
Feedback directo:
Si el grupo del cliente se siente lo suficiente seguro
de su rol y de su posición, la actividad de
información que puede proporcionarles toda la
información que necesiten es una sesión de feedback
directo.
Sesiones de procedimiento:
A medidas que el grupo adquiere mayor experiencia en la
resolución de sus propios problemas de
comunicación, es muy posible que deseen programar sesiones
regulares al termino de sus reuniones o conferencias para evaluar
el proceso de comunicación que ha tenido lugar.
IV. CAPITULO 4
Modelos de la
Comunicación Organizacional
1. Comunicación
DescendenteEs la comunicación que fluye desde los
niveles más altos de una organización hasta los
más bajos. Estas comunicaciones que van del superior
al subordinado son básicamente de cinco tipos:
instrucciones de trabajo, explicación razonada del
trabajo, información sobre procedimientos y
prácticas organizacionales, retroalimentación
al subordinado respecto a la ejecución,
información de carácter ideológico para
iniciar la noción de una misión por
cumplir2. Comunicación
Ascendente Fluye desde los niveles más bajos de la
organización hasta los más altos. Incluye
buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos
de presentación de quejas.3. Comunicación
HorizontalEs la comunicación que fluye entre
funciones, necesaria para coordinar e integrar los distintos
trabajos en una organización.4. Comunicación
DiagonalEs la que cruza distintas funciones y niveles de
una organización y es importante cuando los miembros
de la misma no pueden comunicarse por medio de los
demás canales de
comunicación.Comunicación
horizontal
Es aquella que se establece entre miembros de un mismo
nivel jerárquico. Pueden ser entre departamentos, grupos o
de forma individual, no hay presencia de autoridad y sirven para
agilizar la estructura organizativa. Ese tipo de
información se puede obtener a través de juntas,
informes, asambleas, etc.
Comunicación oblicua
Es la que se puede realizar entre el
gerente de departamento de comercialización y un empleado
de finanzas y que está prevista en la
organización.Es la necesidad de la coordinación
intergrupal, debidas a una urgencia por parte del emisor para
conseguir una respuesta del receptor
Comunicación Formal
La comunicación formal es
aquella que se efectúa y transmite por canales concebidos
para que sea recibida por un público y que responda a unos
objetivos o pretensiones. Sirve para llevar a cabo una mayor
eficacia organizativa.
Comunicación Informal
Fluye dentro de la organización sin
canales preestablecidos y surge de la espontaneidad de los
empleados. Se le da alto nivel de credibilidad y suele estar
relacionada con asuntos personales acerca de individuos o grupos
de la organización. Este tipo de comunicación es
conocida popularmente como "rumores" y sirve para que los altos
niveles jerárquicos conozcan las condiciones personales de
los empleados y del entorno de la empresa.
En definitiva, el estudio de la
comunicación organizacional está cada vez
más en auge y la experiencia afirma que las organizaciones
que la llevan a cabo presentan una mayor efectividad laboral,
mayor motividad dentro de la organización y mejores
resultados no productivos.
V. CAPÍTULO
5
Conclusión
La comunicación organizacional es esencial
para la integración de las funciones administrativas.
Por ejemplo, los objetivos establecidos en la
planeación se comunican para que se pueda desarrollar
la estructura organizacional apropiada.también esencial en la selección,
evaluación y capacitación de los gerentes para
que desempeñen sus funciones en esta estructura. De
igual modo, el liderazgo eficaz y la creación de un
ambiente conducente a la motivación dependen de esta
comunicación. Más aún, mediante la
comunicación organizacional se puede determinar si los
acontecimientos y el desempeño se ajustan a los
planesLa comunicación dentro de una empresa
adquiere un carácter jerárquico, basado en
órdenes y mandatos, aceptación de
políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la
importancia de la relación individual frente a las
relaciones colectivas y la cooperación entre
directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y
buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una
buena comunicación organizacional.La importancia de la
comunicación organizacional radica en que ésta
se encuentra presente en toda actividad empresarial y por ser
además el proceso que involucra permanentemente a
todos los empleados. Para los dirigentes es fundamental una
comunicación eficaz porque las funciones de
planificación, organización y control
sólo cobran cuerpo mediante la comunicación
organizacional.
Lincografía
http://html.rincondelvago.com/comunicacion-organizacional_4.html
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_organizacional
Autor:
Cintia Marilu Diaz
Cabanillas
UNIVERSIDAD DE CHICLAYO
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA
COMUNICACIÓN
ESCUELA DE PERIODISMO
Docente:
Milagros Wong
Asignatura:
Comunicación y
organización