3. Distribución orientada a la
capacitación específica dando razón de
la capacitación general: El proceso de
detección de necesidades da cuenta de las fortalezas,
en la medida que se han considerado todas las perspectivas y
expectativas de la organización.
Los planes de capacitación exigen una
planificación que incluye los siguientes
elementos:
Abordar una necesidad especifica a cada
vez.Definir de manera evidente el objetivo de la
capacitación.Dividir el trabajo que se va a desarrollar, sea en
módulos o ciclos.Elegir el método de capacitación
según la tecnología que se posee.Definir los recursos para la implementar la
capacitación. Tipo de instructor, recursos
audiovisuales, equipos o herramientas, manuales,
etc.Definir el personal que va a ser
capacitado:Numero de personas.
Disponibilidad de tiempo.
Grado de habilidad, conocimientos y
actitudes.Características personales.
Determinar el sitio donde se efectuará la
capacitación, si es dentro o fuera de la
empresa.Establecer el tiempo y la periodicidad de la
capacitación.Calcular la relación costo-beneficio del plan
de capacitación.Controlar y evaluar los resultados del plan
verificando puntos críticos que requieran ajustes o
modificaciones.
2.2 DETERMINACIÓN NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN
Según la jerarquía de las necesidades de
Maslow, es posible establecer un conjunto de necesidades que
pueden ser consideradas para la elaboración del plan de
capacitación. Entre tales necesidades tenemos:
Necesidades de autorrealización:
(realización potencial, utilización plena de
los talentos individuales, etc.Necesidades de estima: (reputación,
reconocimiento, autorrespeto, amor, etc.)Necesidades de seguridad: (protección contra
el peligro o las privaciones )
Dentro de una organización, la detección
de necesidades de capacitación está conformada por
tres aspectos:
1. De la organización: Se centra en la
determinación de los objetivos de la empresa, sus
recursos y su relación con el objetivo.2. De las Funciones: Se enfoca sobre el
trabajo. Revela las capacidades que debe tener cada individuo
dentro de la organización, en términos de
liderazgo, motivación, comunicación,
dinámicas de grupos…3. De las personas: Considera las fortalezas y
las debilidades en el conocimiento, las actitudes y las
habilidades que los empleados poseen.
A partir de este conjunto de necesidades, el contenido
del plan de capacitación puede establecer elementos
fundamentales a abordar; entre los cuales tenemos:
Las necesidades de las personas.
El crecimiento individual.
La participación como aprendizaje
activo.La capacidad para dar respuestas a necesidades de la
realidad y la posibilidad de aplicarlas a la vida
cotidiana.Producir una mayor interacción e intercambio
entre las personas.Preparar al personal para la ejecución de las
diversas tareas particulares de la
organización.Proporcionar oportunidades para el continuo
desarrollo personal.Cambiar la actitud de las personas creando un clima
más satisfactorio entre los empleados.Aumentar la motivación y hacerlos más
receptivos a las técnicas de supervisión y
gerencia.El aprendizaje eficiente para la utilización
de técnicas adecuadas.Ayudar al individuo en la solución de
problemas y en la toma de decisiones.Aumentar la confianza y la actitud
asertiva.Forja mejores actitudes comunicativas.
Subir el nivel de satisfacción con el
puesto.Permitir el logro de metas individuales.
Eliminar los temores a la incompetencia o a la
ignorancia individual.
2.3 PROGRAMACIÓN Y DESARROLLO DE LA
CAPACITACIÓN
Un plan de capacitación intenta enseñar a
alguien un nuevo conocimiento, para acrecentar el valor de esa
persona en la organización. Esto en función de los
resultados del análisis de las necesidades.
En este sentido, un plan de capacitación se
enfocará, al menos, en cuatro cuestiones, a
saber:
Objetivos de la capacitación.
Deseo y motivación de la persona.
Principios del aprendizaje.
Características de los
instructivos.
Un plan de capacitación de estar estructurado del
siguiente modo:
1. Contenido
Introducción y Antecedentes
Evaluación de necesidades
2. Descripción del programa
Proceso de formulación
Caracterización del contexto
Diagnóstico
Planificación de la
capacitaciónEsquema de conceptualización y
diseño
3. Objetivos
4. Componentes
Fortalecimiento técnico
Fortalecimiento administrativo
5. Programación esquemática
Primera etapa
Segunda etapa
6. Recursos financieros requeridos
Diseñar un
plan de capacitación
Los objetivos de un plan de capacitación
son:
Productividad: La capacitación ayuda a los
empleados a incrementar su rendimiento y
desempeño.Calidad: Los planes de capacitación
apropiadamente diseñados e implantados contribuyen a
elevar la calidad de la producción de la fuerza de
trabajo. Cuando los trabajadores están mejor
informados acerca de los deberes y
responsabilidades.Salud y Seguridad: La salud mental y la seguridad
física de un empleado están directamente
relacionadas con los esfuerzos de capacitación de una
organización. La capacitación adecuada puede
ayudar a prevenir accidentes laborales.Prevención de la Obsolescencia: Los esfuerzos
de capacitación del empleado son necesarios para
mantener actualizados a éstos de los avances en sus
campos laborares respectivos.Desarrollo Personal: En el ámbito personal
los empleados se benefician de los planes de
capacitación, pues le ofrecen una amplia gama de
conocimientos, una mayor sensación de competencia, un
repertorio más grande de habilidades, que son
indicadores de un desarrollo personal.
Un plan de capacitación consta de varias fases,
entre estas existe:
3.1 PLANEACIÓN DE LA
CAPACITACIÓN
Fase 1: ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
(detección de necesidades de
capacitación):
Esta etapa es vital para justificar los cursos o la
acción de capacitación que se solicita. En esta
etapa se cumple con la detección de las necesidades de
capacitación. Por tales se entienden las deficiencias que
poseen los empleados o trabajadores.
Para determinar las necesidades de capacitación
es necesario investigar todos los hechos observables que sean
generadores de causas por las cuales los trabajadores no ejecutan
con éxito sus labores, o incurren en
accidentes.
La evaluación de necesidades comienza con un
análisis de la organización. Los gerentes deben
establecer un contexto para la capacitación decidiendo
dónde es más necesaria, cómo se
relaciona con las metas estratégicas y cuál es
la mejor manera de utilizar los recursos organizacionales. El
análisis de tareas se utiliza para identificar los
conocimientos, habilidades y capacidades que se requieren. El
análisis de personas se emplea para identificar
quiénes necesitan capacitación. Los gerentes y
empleados de recursos humanos deben permanecer alerta al tipo
de capacitación que se requiere; cuándo se
necesita; quiénes los precisan; y qué
métodos son mejores para dar a los empleados las
capacidades necesarias.
Una vez hecho el diagnostico para el plan de
capacitación, sigue la elección y
prescripción de los medios de capacitación, con el
objeto de satisfacer las necesidades de capacitación. Se
procede a determinar los elementos principales del plan de
capacitación:
A quién debe capacitarse: Empleado,
trabajador, gerente.Quién será el capacitador:
Facilitador, asesor…Acerca de qué capacitar: Tema o contenido del
programa.Dónde capacitar: Lugar físico,
organismo o entidad.Cómo capacitar: Métodos de
capacitación y recursos necesarios.Cuándo capacitar: Periodo de
capacitación y horario.Cuánto capacitar: Duración de la
capacitación, intensidad.Para qué entrenar: Objeto o resultados
esperados.
3.2 ORGANIZACIÓN DE LA
CAPACITACIÓN
Fase 2: DISEÑO DEL PLAN DE
CAPACITACIÓN:
Con la información anterior, se procede al
diseño del plan de capacitación. Los expertos
consideran que el diseño de un plan de capacitación
debe enfocarse al menos en cuatro aspectos
fundamentales:
Definición de objetivos de la
capacitación: Es el resultado al cual se quiere llegar
con el plan de capacitación. Se requieren de dos
objetivos:Objetivos terminales: Indican la conducta que
mostrarán los participantes al finalizar la
capacitación. Pues según, la teoría de
aprendizaje, todo conocimiento nuevo adquirido produce en la
persona un cambio de conducta.Objetivos específicos: Son objetivos de menor
nivel, éstos se van logrando conforme avanza el
desarrollo del plan. Se refieren a conductas observables que
el participante realiza y, por lo tanto, son directamente
evaluables. Expresan un mayor grado de especificidad, por tal
razón se les denomina también: objetivos
operacionales.Deseo y motivación de la persona: Para que se
tenga un aprendizaje óptimo, los participantes deben
reconocer la necesidad del conocimiento o habilidades nuevas;
así como conservar el deseo de aprender mientras
avanza la capacitación. Las siguientes estrategias
pueden ser útiles:Utilizar el refuerzo positivo.
Eliminar amenazas y castigos.
Ser flexible.
Hacer que los participantes establezcan metas
personales.Diseñar una instrucción
interesante.Eliminar obstáculos físicos y
psicológicos de aprendizaje.Principios de aprendizaje: Llamados también
principios pedagógicos, constituyen las guías
de los procesos por los que las personas aprenden de manera
más efectiva. Mientras más se utilicen estos
principios en la capacitación más
probabilidades habrá de que ésta resulte
efectiva. Estos principios son:Participación.
Repetición.
Relevancia.
Transferencia.
Retroalimentación.
Características de los
instructivosConocimiento del tema.
Adaptabilidad.
Sinceridad.
Sentido del humor.
Interés.
Cátedras claras.
Asistencia individual.
Entusiasmo.
3.3 EJECUCIÓN DE LA
CAPACITACIÓN
Fase 3: IMPLEMENTAR EL PLAN DE
CAPACITACIÓN
Existe una amplia variedad de métodos o
técnicas para capacitar. El mejor método depende
de:
La efectividad respecto al costo.
El contenido deseado del programa.
La idoneidad de las instalaciones con que se
cuenta.Las preferencias y la capacidad de las
personas.Las preferencias y capacidad del
capacitador.Los principios de aprendizaje a emplear.
La ejecución de la capacitación
presupone:
Adecuación del plan de capacitación a
las necesidades de la organización.Calidad del material de
capacitación.Cooperación del personal de la
empresa.Calidad y preparación de los
instructores.Calidad de los aprendices.
Uno de los métodos de uso más generalizado
es la capacitación en el trabajo, porque proporciona la
ventaja de la experiencia directa, así como una
oportunidad de desarrollar una relación con el superior y
el subordinado.
La capacitación de aprendices y los programas de
internado revisten especial eficacia porque brindan experiencia
en el puesto y fuera de éste.
Otros métodos fuera del trabajo incluyen las
conferencias o discusiones. La capacitación en el aula, la
instrucción programada, la capacitación por
computadora, las simulaciones, los circuitos cerrados de
televisión, la capacitación a distancia y los
discos interactivos de video. Todos estos métodos pueden
suponer una aportación al esfuerzo de capacitación
de un costo relativamente bajo en relación con la cantidad
de participantes que es posible acomodar.
3.4 EVALUACIÓN DE LA
CAPACITACIÓN
Fase 4: EVALUACIÓN DEL PLAN DE
CAPACITACIÓN
Permite estimar el logro de los objetivos propuestos y
retroalimentar el proceso. Existen cuatro criterios
básicos para evaluar la capacitación:
Reacciones: Los participantes felices tienen
más probabilidades de enfocarse en los principios de
capacitación y utilizar la información en su
trabajo.Aprendizaje: Probar el conocimiento y las
habilidades antes de un programa de capacitación
proporciona un parámetro básico sobre los
participantes, que pueden medirse de nuevo después de
la capacitación para determinar las
mejoras.Comportamiento: El comportamiento de los
participantes no cambia una vez que regresan al puesto. La
transferencia de la capacitación es una
implantación efectiva de principios aprendidos sobre
los que se requiere en el puesto. Para maximizar se pueden
adoptar varios enfoques:Presentar elementos idénticos.
Enfocarse en los principios generales.
Establecer un clima para la
transferencia.
Resultados: Con relación a los criterios de
resultados, se piensa en términos de la utilidad de
los programas de capacitación.
Para realizar una evaluación adecuada, deben
considerarse dos aspectos principales:
La evaluación del desempeño de la
tarea especifica que el trabajador realiza: En ésta se
examinan los siguientes aspectos:Cumplimiento de la cuota de trabajo.
Habilidad demostrada en realización del
trabajo.Dominio de la técnica necesaria.
Interés demostrado en el trabajo.
Uso de elementos, materiales maquinas de trabajo,
etc.La evaluación de las características
personales del trabajador: Se analizan aspectos tales
como:Espíritu de colaboración.
Espíritu de superación.
Responsabilidad.
Iniciativa.
Actitud positiva.
Asistencia y puntualidad.
Disciplina en el trabajo.
Relaciones humanas con sus compañeros de
trabajo
La etapa final del plan de capacitación, es la
evaluación de los resultados obtenidos. Esta
evaluación debe considerar dos aspectos:
Determinar si la capacitación produjo las
modificaciones deseadas en el comportamiento de los
empleados.Verificar si los resultados de la
capacitación presenta relación con la
consecución de las metas de la empresa.
Además de los dos aspectos anteriores, es
necesario determinar si las técnicas de
capacitación empleadas son efectivas. La evaluación
de los resultados del entrenamiento puede hacerse entre
niveles:
Nivel organizacional: En este nivel la
capacitación debe proporcionar resultados como aumento
de la eficiencia.En el nivel de los recursos humanos: Proporciona
resultados como aumento de la eficiencia individual de los
empleados.Nivel de las tareas y operaciones: En este nivel
debe proporcionar resultados como aumento de la
productividad, mejoramiento de la calidad de los productos y
los servicios.
Para obtener datos objetivos y completos del plan de
capacitación, es conveniente realizar tres tipos de
evaluación. A saber:
Evaluación diagnóstica: Se
efectúa al inicio del proceso y parte de los
resultados que arroja el diagnóstico de necesidades,
de las propuestas establecidas en el plan y programas,
ejecución de las acciones, así como de los
conocimientos y habilidades que posee el capacitando y los
que requiere. Esta evaluación permite analizar la
situación actual de la organización, los fines
que busca lograr y sobre todo de los compromisos y
responsabilidades que competen a la función de
capacitación con referencia al que hacer global del
centro de trabajo.Evaluación intermedia: Se realiza durante el
proceso con el objeto de localizar deficiencias cuando
aún se está en posibilidad de subsanarlas,
intenta poner de manifiesto los puntos débiles y
errores cometidos de tal forma que sean corregidos, aclarados
o resueltos.Evaluación sumaria: Se enfoca en los logros
obtenidos como resultado de las actividades efectuadas
afín de establecer parámetros que coadyuven a
retroalimentar y reiniciar el ciclo.
3.5 SEGUIMIENTO DE LA
CAPACITACIÓN
Fase 5: SEGUIMIENTO DEL PROCESO
Como parte del proceso evaluador se considera necesario
llevar a cabo el seguimiento, el cual implica conocer los
resultados y su repercusión en el ambiente de la
organización. El seguimiento es un proceso integral,
dinámico y participativo enfocado a la obtención de
información para la toma de decisiones en cuanto a la
planeación de las acciones y su retroalimentación,
la ubicación, desempeño y desarrollo profesional
del capacitando para determinar si su formación fue la
requerida, o no y por qué.
Un buen plan de capacitación debe contemplar
acciones de monitoreo y seguimiento, no sólo con respecto
a los aspectos logísticos sino a la organización y
planeación de reuniones orientadas a verificar el impacto
que ha logrado la capacitación en el incremento de la
productividad, verificar la pertinencia metodológica y
pedagógica con relación a la transferencia del
aprendizaje a los puestos de trabajo.
El seguimiento precisa de acciones y solicitudes que
deben atender quienes están participando en los diferentes
programas y acciones de capacitación, tales como
reuniones, informes, formatos que deber ser llenados,
etc..
Los aspectos a considerar en el seguimiento serán
aquellos que tienen que ver con los recursos humanos, materiales
y financieros utilizados durante la realización del plan.
La obtención de información es relevante para una
nueva planeación y operación de las acciones de
capacitación. Se obtiene utilizando diferentes
instrumentos tales como el cuestionario, mediante el cual el
personal capacitado proporciona datos acerca de los aspectos que
intervinieron en su formación y la forma en cómo
estos están siendo aplicados en la práctica laboral
cotidiana (organización, efectividad, evaluación,
intereses, experiencias adquiridas durante el curso,
etc.).
Los resultados que se obtienen del seguimiento
son:
Análisis el desempeño profesional del
personal capacitado.Comparación del desempeño del personal
capacitado con el no capacitado.Orientación de la planeación en las
acciones para su mejor operación.Valoración de las capacidades de las
entidades responsables del programa (recursos humanos y
materiales).Identificación de necesidades no satisfechas,
condiciones actuales y deseadas.Determinación de los objetivos y metas a
cubrir en la empresa.
Conclusión
La capacitación en recursos humanos es un factor
determinante para el cumplimiento de los objetivos de una
organización. Desarrollar tanto actitudes como destrezas,
crecimiento personal y profesional en los trabajadores y
empleados permite que éstos desempeñen su trabajo
con mayor eficiencia y calidad.
La capacitación es, por tanto, una
inversión para la organización. Pues los resultados
que se obtienen de ella no sólo benefician al empleado,
sino que contribuye al logro de los objetivos
empresariales.
La utilización efectiva de los recursos humanos
de una organización depende de la correcta
aplicación de un plan de capacitación, descrito
anteriormente, tales como: Detectar necesidades de
capacitación; identificar los recursos para la
capacitación y adiestramiento, diseño del plan de
capacitación; ejecución del programa de
capacitación, y la evaluación, control y
seguimiento del mismo.
Esta labor permite establecer y reconocer requerimientos
futuros, asegurar a la empresa el suministro de empleados
calificados y el desarrollo de los recursos humanos
disponibles.
El plan de capacitación juega un papel muy
importante en el desarrollo de los recursos humanos de una
organización, pues su correcta aplicación se
convierte en un medio de motivación y estímulo en
los empleados, que finalmente termina beneficiando a la
organización.
Fuentes
documentales
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México, Mc Graw-Hill, 1995
William B. W, Jr. Y Heinth Davis. Administración
de Recursos Humanos. Ed. Mc. Graw Hill.
Autor:
Obed Delfín
Lic. en Filosofía
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