Sirve de instrumento
de programación y planificación de
las actividades económicas en el proceso de
desarrollo de las empresas y de la economía
mundial.
Permite un mejor desarrollo de los entes
económicos individuales haciendo uso de los efectos
positivos que brinda las leyes económicas.
Contribuye al servicio social que resta la
empresa y por ende actúa como instrumento
de justicia social.
La contabilidad es de gran importancia porque todas las
empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus
negociaciones mercantiles y financieras. Así
obtendrá mayor productividad y aprovechamiento
de su patrimonio. Por otra parte,
los servicios aportados por la contabilidad son
imprescindibles para obtener información
de carácter legal.
Base
legal
Artículos
del Código de Comercio relacionados
con la contabilidad mercantil:
Artículo 32.- Todo comerciante debe llevar
en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá,
obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de
Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros
auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y
claridad de sus operaciones.
Artículo 33.- El libro Diario y el de
Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido
previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en
los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor
categoría en la localidad donde no existan aquellos
funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro
nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el
juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se
estampará en todas las demás hojas el Sello de la
oficina.
Artículo 34.- En el libro Diario se
asentarán, día por día, las operaciones que
haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente
quién es el acreedor y quién el deudor, en la
negociación a que se refiere, o se resumirán
mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones
siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que
permitan comprobar tales operaciones, día por día.
No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que
habitualmente sólo vendan al detal, directamente al
consumidor, cumplirán con la obligación que impone
este artículo con sólo asentar diariamente un
resumen de las compras y ventas hechas al contado, y
detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y
cobros con motivo de éstas.
Artículo 35.- Todo comerciante, al
comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el
libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos
sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus
créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su
comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta
de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con
evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas
sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas
otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones
contraídas bajo condición suspensiva con
anotación de la respectiva contrapartida.
Los inventarios serán firmados por todos los
interesados en el establecimiento de comercio que se hallen
presentes en su formación.
Artículo 36.- Se prohíbe a los
comerciantes:
1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de
las operaciones descritas.
2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a
continuación de ellos.
3º Poner asientos al margen y hacer
interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
4º Borrar los asientos o partes de
ellos.
5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación
o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.
Artículo 37.- Los errores y omisiones que
se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro
distinto, en la fecha en que se notare la falta.
Artículo 38.- Los libros llevados con
arreglo a los artículos anteriores podrán hacer
prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra
persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros
sólo harán fe contra su dueño; pero la otra
parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir
también lo adverso que ellos contengan.
Artículo 39.- Para que los libros
auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan
ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos
los requisitos que se prescriben con respecto de los libros
necesarios.
Artículo 40.- No se podrá hacer
pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para
inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si
éstos están o no arreglados a las prescripciones de
este Código.
Artículo 41.- Tampoco podrá
acordarse de oficio ni a instancia de parte, la
manifestación y examen general de los libros de comercio,
sino en los casos de sucesión universal, comunidad de
bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales
y quiebra o atraso.
Artículo 42.- En el curso de una causa
podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la
presentación de los libros de comercio, sólo para
el examen y compulsa de lo que tenga relación con la
cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse
previa y determinadamente; pero no podrá obligarse a un
comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil,
pudiendo someterse el examen o compulsa, a un Juez del lugar
donde se llevaren los libros.
Artículo 43.- Si uno de los litigantes
ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su
contender, y éste se niega a exhibirlos sin causa
suficiente a juicio del Tribunal de Comercio, el Tribunal
podrá deferir el juramento a la otra parte, o decidir la
controversia por lo que resulte de los libros de éste, si
fuere comerciante y aquéllos estuvieren llevados en debida
forma.
Artículo 44.- Los libros y sus
comprobantes deben ser conservados durante diez años, a
partir del último asiento de cada libro. La
correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas,
serán clasificadas y conservadas durante diez
años.
Artículos
de la Ley de Impuestos sobre la Renta
relacionados con la contabilidad:
Artículo 91.- | Los contribuyentes están Las anotaciones o asientos que se | |||
Artículo 107.- | Para determinar el enriquecimiento Parágrafo | |||
Artículo 108.- | A los fines del Para los efectos de este La Administración Tributaria mediante | |||
Inventario
InventarioEs el conjunto de bienes propiedad de una
empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos
a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser
transformados en otro tipo de bienes y vendidos como
tales.
TIPOS DE INVENTARIOS
INVENTARIO PERIÓDICO: Este inventario
es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas
y tiene dos características:
para conocer en una fecha determinada cual es el
inventario, es indispensable hacer un conteo físico
del mismo y luego darle valores.Para controlar el costo de las transacciones que
afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de
acuerdo con la naturaleza de la operación
que se este realizando.
El registro de las transacciones a sí
hecho, junto con la toma de inventario físico y su
correspondiente valuación, permitirán la
elaboración del importantísimo estado financiero
denominado estado de ganancia y perdida.
El costo de los artículos vendidos y el saldo del
inventario solo se calculan al final del periodo contable, cuando
se toma un inventario físico.
Inventario Inicial + Compras-
Inventario Final = costo de Art. Vendidos
Método de inventario
periódico: la mercancía que entra se
registra en la cuenta de compra con el objetivo de
realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de
venta en una cuenta separada.
Existen básicamente dos métodos para
determinar el inventario que pueden, en un momento dado,
sustituir el método de conteo físico:
Método de
la utilidad bruta: Este método esta
sustentado a la experiencia que la empresa ha tenido en
periodo anterior, en relación con el margen de
utilidad.
De todo es conocido que el precio de venta de
una de un artículo esta compuesto por una parte que
representa al costo de compra o de fabricación de ese
artículo, y otra parte representa la utilidad bruta que
el empresario desea ganar es decir:
Precio de ventas = costo de venta +
utilidad
De la relación se desprende que:
Costo de venta = precio de venta
– utilidad
Si en adición a ellos,
los registros de contabilidad nos permite
determinar el costo de la mercancía disponible, podremos
determinar el costo del inventario de mercancías que
existe para esa fecha, así:
Inventario de mercancía =
mercancía disponible – costo de
venta.
Se puede observar que para obtener el monto de
inventario por este
método, la acción se circunscribe en
determinar la mercancía disponible y el costo de
venta.
El método de utilidad bruta puede ser utilizado
no-solo para determinar el inventario final, si no también
para calcular el saldo de cualquier cuenta relacionada con las
ventas y el costo de ventas.
Método de ventas al detalle: Este otro
método que permite estimar el inventario en cualquier
fecha y es utilizado, básicamente, en aquellas
empresas donde se vende mercancía al detalle o
menudeo, tales como tiendas por departamentos. Esta empresa
requieren, por lo general elaborar estados financieros en
fechas intermedias al cierre para lo cual, sabemos, es
indispensable disponer del monto de los inventarios para esas
fechas. Es obvio que tomar inventario físico
mensualmente en este tipo de negocios es una labor
tan ardua que justifica utilizar métodos estimativos,
ya que si el proceso de calculo se lleva a cabo con
cuidado y en forma sistemática, el costo del
inventario así determinado se acercara,
razonablemente, al resultado que se obtendría haciendo
el inventario físico.
Para aplicar este método estimativos de
inventarios se requiere que se den una serie de
condiciones.
INVENTARIO CONTINUO O PERPETUO:
La mercancía que entra se registra a la cuenta de
Inventario directamente. En este método de inventario se
lleva un registro de tal forma que muestra a cada
momento cual es la existencia y el importe o valor de los
artículos en existencia, es decir, los cargos
o créditos, o mas bien, las compras y las ventas de
inventarios se registran según vayan ocurriendo las
transacciones o movimientos.
Se lleva un registro continuo, corriente y diario del
inventario y de los costos de artículos
vendidos.
Asientos:
a) Compras
Inventario XX
Cuentas por Pagar XX
b) Venta
Cuentas por cobrar XX
Ingresos por Ventas XX
Costo de Art.Vendidos XX
Inventario XX
De entre ello mencionaremos solo los más
utilizados:
Métodos de primeras entradas, primeras
salidas(PEPS):
Bajo el método de primeras entradas, primeras
salidas, la compañía debe llevar un registro del
costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la
unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser
diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el
costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros
costos que entran al inventario son los primeros costos que salen
al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el
nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario
final se basa en los costos de las compras más recientes.
Este inventario también llamado por las iniciales que lo
identifican en ingles (first in first out) fifo.
Métodos de ultimas entradas, primeras
salidas(UEPS):
El método últimas entradas, primeras
salidas dependen también de los costos por compras de un
inventario en particular. Bajo este método, los
últimos costos que entran al inventario son los primeros
costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este
método deja los costos más antiguos (aquellos del
inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el
inventario final. La filosofía de este
método consiste en dar salida primero a los costo a los
que se hicieron las últimas compras. Esto trae como
consecuencia que los inventarios que van quedando, estarán
valorados a los costos de las primeras compras.
La diferencia que existe entre el método de PEPS
con el UEPS consiste en la forma de calcular el costo de la
mercancía que sale del almacén.
Método de Costo de promedio
ponderado:
Aunque poco usado, es este otro método de
valuación de los inventarios.
Para determinar el costo promedio aritmético
ponderado se procede como sigue:
Se suman las unidades de que se ha dispuesto en el
periodo es decir, el saldo inicial mas las compradas,
después de deducir las devoluciones.Se suman los respectivos costos.
Se divide el costo total entre el total de
unidades.
Los métodos de promedio ponderado y promedio
simple, solo han sido comentados a manera de ilustración,
por que su utilización en la práctica, hace que no
le dediquen en los libros mayores
comentarios.
Método de promedio móvil: Este
método de control de inventarios tiene como
características fundamentales las
siguientes:cada vez que entra en el almacén un lote de
mercancía, el costo unitario del saldo resultante,
debe ser recalculado.La existencia física es presentada
en un solo total, en vez de estar segregado en lotes
según el orden de entrada.El costeo de las unidades que van saliendo, se hace
en base al costo promedio calculado en saldo inmediato
anterior.
Tratamiento
contable
El tratamiento contable, es el conjunto de pasos o fases
de la contabilidad que se repiten en cada período
contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el
registro de las transacciones, continúa con la labor de
pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la
elaboración del balance de comprobación, la hoja de
trabajo, los estados financieros, la contabilización en el
libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas
del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación
posterior al cierre.
Es importante destacar que el ciclo contable se refiere
al proceso de registros que va desde el registro inicial de las
transacciones hasta los estados financieros finales.
Además de registrar las transacciones explícitas
conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes
para las transacciones implícitas. Es importante reconocer
cómo los ajustes para las transacciones implícitas
en el período anterior pueden afectar la contabilidad
adecuadamente en el período actual para las transacciones
explícitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado
salarios al final del período anterior, la primera
nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por
pagar.
El pasar a un nuevo período contable se facilita
cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que
transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad
acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo
ciclo contable.
Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar
los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores
con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al
público. Una auditoría le agrega credibilidad a los
estados financieros.
Las cuentas te ayudan a organizar el pensamiento y a
descubrir las cantidades desconocidas. La idea clave es la de
llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y
saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades
desconocidas.
La vida de un negocio o de una empresa se divide en
períodos contables, y cada período es un ciclo
contable recurrente, que empieza con el registro de las
transacciones en el diario y que termina con el balance de
comprobación posterior al cierre. Para comprender con
más exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo
contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en
su relación con los demás.
Los pasos, según el orden en que se presentan,
son los siguientes:
1.- Balance General al principio del período
reportado:
Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos
de las cuentas del balance de comprobación y del mayor
general del período anterior.
2.- Proceso de análisis de las transacciones y
registro en el diario:
Consiste en el análisis de cada una de las
transacciones para proceder a su registro en el
diario.
3.- Pase del diario al libro mayor:
Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los
cargos y créditos de los asientos consignados en el
diario.
4.- Elaboración del Balance de
Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo
(opcional):
Consiste en determinar los saldos de las cuentas del
libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la
hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de
registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas
al balance general o al estado de resultados, procediendo por
último a determinar y comprobar la utilidad o
pérdida.
5.- Analizar los ajustes y las correcciones,
registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:
Consiste en registrar en el libro diario los asientos de
ajuste, con base en la información contenida en la hoja de
trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar
dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren
saldos correctos y actualizados.
6.- Elaboración de un balance de prueba
ajustado
7.- Elaboración de los estados financieros
formales
Consiste en reagrupar la información
proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance
general y un estado de resultados.
8.- Cierre de libros
Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos
para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego
a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad
o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales
en el balance general se convierten en los saldos iniciales para
el período siguiente.
Conclusión
Con base a la revisión bibliográfica
efectuada en torno al tema central de este trabajo, la
contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos
memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de
todos los movimientos financieros que se ejecutan en sus
pequeñas, medianas o grandes empresas.
En la historia de los pueblos la contabilidad aparece
como resultado de la expansión comercial, ya en tiempos de
la primera civilización se llevaba registros y operaciones
financieras de empresas privadas y publicas en tablillas de
barro. En el presente siglo
existen organizaciones académicas que
evalúan la situación.
La contabilidad nos permite conocer la estabilidad y
solvencia de la compañía, las rentas, cobros,
pagos; de manera que podamos conocer la capacidad financiera de
la empresa.
El primordial objetivo de la contabilidad es suministrar
información razonada, en base en registros
técnicos, de operaciones realizadas por un ente privado o
publico y por esta información cumplir con el objetivo
administrativo y financiero.
Entre las diversas funciones de la contabilidad la
principal es suministrar información razonada de las
operaciones realizadas.
Los principios de la contabilidad generalmente aceptados
son: equidad, ente, bienes económicos, moneda de cuenta,
empresa en marcha, valuación al costo, ejercicio,
devengado, objetividad, realización, prudencia,
uniformidad, materialidad, exposición.
De acuerdo a las actividades que se realizan la
contabilidad puede ser privada y oficial. La privada se encarga
de registrar y analizar todas las operaciones económicas
de empresas, socios, individuos particulares que les permita
decidir en los campos financieros y económicos.
Esta a su vez se clasifica en contabilidad comercial,
contabilidad de costo, bancaria, de cooperativas, hotelera y
contabilidad de servicios.
La contabilidad oficial registra, clasifica, controla,
analiza e interpreta las operaciones de derecho público y
tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria,
administrativa, económica y financiera.
Pero la contabilidad como método de control no
puede ir sola sino que tomado de la mano para cualquier empresa
de compra – venta debe ir el control y manejo de un buen
inventario el cual es un puente de unión entre la
producción y las ventas. En una empresa
manufacturera el inventario equilibra la línea de
producción si algunas maquinas operan a diferentes
volúmenes de otras, pues una forma de compensar este
desequilibrio es proporcionando inventarios temporales
o bancos. Los inventarios de materias primas,
productos semi-terminados y productos terminados absorben la
holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes
de producción, lo que nos da otra razón para el
control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un
flujo constante de producción, facilitando su
programación. Los inventarios de materia
prima dan flexibilidad al proceso de compra de la
empresa. Sin ellos en la empresa existe una
situación "de la mano a la boca",
comparándose la materia prima estrictamente necesaria para
mantener el plan de producción, es decir, comprando y
consumiendo.
Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor
de los activos circulantes. Los problemas de inventario pueden
contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios.
Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin
inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una
tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de
este artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de
inventario (incapacidad de abastecer un artículo del
inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga
la producción. Por el contrario si una firma mantiene
inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede
representar la diferencia entre utilidades y pérdidas.
Nuestra conclusión debe ser que la administración
habilidosa de los inventarios, puede hacer una
contribución importante a las utilidades mostradas por la
firma.
Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben
incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea
mayor que el costo total de mantener un inventario
adicional.
La eficiencia del proceso de un sistema de
inventarios es el resultado de la
buena coordinación entre las diferentes
áreas de la empresa, teniendo como premisas
sus objetivos generales.
Autor:
Jose Miguel Moreno
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