Elaboración del Presupuesto de la empresa: Diario El Tiempo – Puerto La Cruz
I PARTE:
Elaboración del
presupuesto
La empresa cuenta
con 5 fases presupuestarias, de las cuales las dos primares
corresponden a su elaboración:
1.- La primera fase es la PRE –
FORMULACIÓN.
En esta fase se establecen las premisas a seguir, como
no poseen un manual para la
elaboración del presupuesto,
debido a que para la empresa este
es considerado como un factor limitante al momento de asignar los
recursos, estas
premisas son establecidas de manera conjunta por el Comité
Ejecutivo y la Junta de Accionistas en consideración a las
necesidades de la empresa y los interese de los
accionistas.
2.- La segunda fase es la de la
FORMULACIÓN.
En esta se define el Plan de Inversiones y
cada uno de los seis presupuestos
elaborados por la empresa (Presupuesto de Ingresos,
Presupuesto de Producción, Presupuesto de Materiales,
Presupuesto de Gastos
Administrativos, Presupuesto de Gastos de Venta y el
Presupuesto de Flujo de
Efectivo); además se realiza la Consolidación
Final del Presupuesto Oficial.
"Cabe destacar que para la realización de este
trabajo la
empresa nos suministró información sólo acerca del
Presupuesto de Ingresos y del Presupuesto de
Producción".
*Presupuesto de Ingresos.
En este presupuesto la empresa estima cuáles
serán sus ingresos para el próximo año. La
empresa tiene 4 fuentes de
ingresos:
a) Ingresos por publicidad: este
se refiere, como su nombre lo indica, a todos los ingresos que
percibe la empresa por publicidad, no sólo por la que
publica en el
periódico, sino también por la que viene
encartada en el mismo.
El ingreso por este servicio
varía dependiendo de si dicho encarte es impreso por la
empresa publicitada o por el propio diario, pero además
este ingreso también dependerá de una variable
externa, como por ejemplo: INDEPABIS, ya que si una vez impresos
dichos encartes no reciben la aprobación el mencionado
organismo estos no podrán ser encartados y por ende el
ingreso por este servicio dejaría de
percibirse.
b) Productos
publicitarios: estos incluyen los ingresos por: Servicios de
Impresión, Ingresos Financieros, Ingresos por
desperdicios, Ingresos varios, suscripciones, agentes
patrocinantes, coleccionables y divulgación a
terceros.
c) Circulación: son los ingresos recibidos por
las ventas del
diario.
d) Otros Ingresos: incluye todos los demás
ingresos, auque estos son ingresos menores. Por ejemplo, la venta
de algún activo.
En cuanto a sus Egresos, la empresa cuenta con 3 tipos
principales, que son: la Nómina,
Materia Prima
y Otros Egresos. Para la empresa, el presupuesto que debe estar
mejor proyectado es el de Nómina, ya que éste
representa el 40% de los Egresos de la empresa y para la misma es
el más importante.
*Presupuesto de Producción.
Para la elaboración de este presupuesto la
empresa determina cuál será la cantidad de
ejemplares a fabricar en el período a
presupuestar.
También debe establecer políticas
para los niveles de inventario,
teniendo en cuanta que a diario se producen 75.000 ejemplares.
Esto le va a permitir a la empresa tener una idea de cual
será el costo de su
proceso
productivo.
En este presupuesto también se consideran las
variables
externas, debidas a que el papel que utilizan para imprimir el
periódico lo importan de Canadá por
lo que tienen muy en cuenta el precio del
dólar al momento de realizar este presupuesto.
En esta fase de la formulación del presupuesto
cada unidad de negocio deberá elaborar su presupuesto
siguiendo las premisas establecidas por la junta de accionistas.
Posteriormente estos presupuestos serán evaluados por la
Gerencia de
Control de
Gestión quién se encargará de elaborar
la consolidación final del presupuesto oficial.
Una vez consolidado el presupuesto es presentado al
Comité Ejecutivo para su primera discusión, el 30
de Noviembre de cada año, en la cual casi siempre es
devuelto.
Luego de ser reajustado es presentado para su segunda
discusión ante el Comité, una vez que éste
lo discute y si no considera necesario otros ajustes, es
presentado anta la Junta de Accionistas (a mediados de
diciembre), quienes la mayoría de las veces lo aprueban en
su primera discusión. Finalmente, luego de ser aprobado el
presupuesto queda listo para su puesta en ejecución el
1ero. de Enero de año próximo.
Otros aspectos que se consideran para la
formulación del presupuesto, es la inflación, ya
que ellos elaboran un presupuesto anual y cada una de las
estimaciones y asignaciones que realizan a cada partida se hacen
en función
a 1 año.
Además, es de vital importancia para la empresa
que ninguna partida se subestime o se sobrestime en un 25%, a
excepción de la partida de Papelería y
Útiles de Oficina.
Cualquier subestimación o sobrestimación distinta
y/o fuera de este porcentaje genera preocupación para la
empresa.
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