El proceso de planificación
Establecimiento de objetivos y
políticas
Organización del proceso de confección del
plan
El período de planeación de un Evento. Principios
a tener en cuenta
Bibliografía Consultada
"El plan (….)
debe ser una cosa muy pensada, donde se ponga todo el entusiasmo
revolucionario para producir lo más que se pueda, pero al
mismo tiempo, toda
la conciencia
revolucionaria para no anunciar la producción de lo que no se puede
anunciar."
Ernesto Che
Guevara.[1]
La realización de un evento por parte de una
institución u organización constituye un espacio para
establecer una comunicación más directa y efectiva
tanto con su público interno como el externo, siempre
sobre la base de un objetivo a
alcanzar.
Independientemente de las clasificaciones o
peculiaridades propias de los eventos (forma de
organización, alcance, temática.) existen elementos
comunes o generales en el desempeño que deben de asumir sus
organizadores. Esos elementos comunes lo constituyen las funciones que
conforman el ciclo administrativo y que convencionalmente hemos
denominado: Planificación, Organización
(divide e integra el trabajo y
se establecen las relaciones y jerarquía), Mando
(activa y asegura el funcionamiento del sistema
organizativo) y Control (determina si las tareas se
comportan según lo previsto, detecta reales y posibles
desviaciones y; alerta para corregirlas o evitarlas).
Estas funciones directivas que conforman el contenido de
la Dirección como actividad de las ciencias
Sociales tienen un carácter cíclico e interactivo de
ahí que conforman un sistema, propiciando un conjunto de
acciones que
brindan como resultado una situación deseada.
Un sola de estas funciones puede descomponerse a su vez,
en el resto de los otros tres elementos, lo que significa que
también puede ser estudiada como un ciclo en si y
además como un sistema con todas sus particularidades. Es
decir, La planificación constituye un proceso, que
se organiza, se dirige y se controla.
Es considerada la función
más importante del ciclo directivo, hay estudiosos que la
asocian a la locomotora que conduce un tren de actividades
organizativas, de dirección y de control.
¿En qué consiste la planificación
como función directiva? : En determinar con
anticipación los objetivos
tendentes a satisfacer definidas necesidades, así como
señalar las actividades o tareas que deben realizarse y
los recursos que se
requieren para poder alcanzar
los objetivos propuestos en un tiempo también
determinado.[2] Un autor, a modo más
sintético, sostiene que planificar es establecer las metas
correctas y después elegir los medios
correctos para lograr dichas metas.[3]
Es necesario destacar que el proceso de
planificación de un evento establece un esfuerzo
coordinado, esto quiere decir que se debe crear un grupo por lo
general denominado Comité Organizador, las personas que
conformarán este grupo deben reunir ciertas competencias
como: talento organizativo, comunicativo, directivo,
humanístico; una actitud
creativa y pro-activa, tanto desde un enfoque ejecutivo como
ejecutor, con una amplia autoridad,
habilidades para negociar, etc. El comité organizador
junto a su responsable principal es el encargado de llevar a cabo
la planificación, la
organización, la dirección y el control de todo
lo que se haga en relación al evento.
Otro elemento importante a considerarse lo constituyen
las razones del por qué la planificación del
evento:
Concentrar la atención en los
objetivos.Reducir la incertidumbre y el cambio.
Posibilitar la operación
económica.Ayudar a los directivos a controlar.
El esfuerzo coordinado que se requiere, proporciona
orientación al responsable y al resto del comité
organizador designado. Cuando todos los que están
involucrados sepan hacia donde deben dirigirse y que es lo que
deben aportar para lograr la realización exitosa del
evento que se planifica, pueden empezar a organizar sus
actividades, a cooperar y trabajar en equipo.
La planificación reduce la incertidumbre, es
decir minimiza la falta de información. La existencia de un plan
previamente pensado ayuda a dar respuestas ante situaciones que
se presenten, estén fuera de control y puedan atentar
contra el cumplimiento exitoso del tipo de evento que se
planificó: anticipar los posibles cambios, considerar el
impacto de los mismos y desarrollar las respuestas adecuadas.
También implica y explica la secuencia de las acciones que
podrían tomarse en respuesta al cambio.
La planeación
reduce las actividades antieconómicas como por ejemplo los
costos
excesivamente altos, algo que desafortunadamente muchas veces
ocurre. Posibilita establecer un mayor control, cuando son claros
los medios y los fines. La eficacia se torna
obvia.
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