El informe diario de operaciones

1.
Introducción
2. Definición Del Informe Diario
De Operaciones
3. Objetivos y propósitos de la
implementación de un informe diario de operaciones dentro
de la empresa
4. Ventajas Del Informe Diario De
Operaciones Y Desventajas De Los Diarios
Especiales
5. Línea de cuentas por cobrar
(abonos)
6. Sección de los cheques
girados y las compras al crédito
7. Sección de control de
inventario de mercancías
8.
Bibliografía

1.
Introducción

La estructura e
implementación de un informe diario de
operaciones le
permitirá a las pequeñas y medianas empresas
recopilar la información de todas las transacciones
diarias que realice la empresa;
clasificar las operaciones en
diferentes secciones para una mayor claridad; acumular
diariamente todos las actividades que han transcurrido durante el
mes y controlar las cuentas
más importantes del negocio para así tomar
decisiones sobre el control
interno y las actividades futuras que desee la administración realizar para lograr las
metas establecidas por sus propietarios.

El informe diario de operaciones nos
proporcionará la información necesaria para preparar el
resumen de operaciones, que son los asientos que van a contener
el acumulado de los ingresos
recibidos, los cheques
girados, compras al
crédito
y cualquier otra asiento que necesite la empresa. Luego
esta información es registrada en los libros de
contabilidad
para posteriormente elaborar los estados
financieros.

Esta información podrá registrarse de
manera fácil y rápida y con el mínimo margen
de error. Esta estructura
será diseñada según las necesidades de
la empresa y
después podrá ser ajustada a las nuevas
perspectiva.

El informe diario de operaciones está orientado
principalmente a la
administración: Para la toma de
decisiones en las funciones de
planeación y control de las
diferentes actividades que realice la empresa.

Con la implementación del informe diario de
operaciones es recolectada, registrada y resumida de manera
útil y adecuada, para posteriormente la administración y demás usuarios
puedan evaluarla e interpretarla, formular planes e iniciar la
acción mientras los datos son
todavía apropiados para alcanzar los objetivos y
metas financieras.

2. Definición Del
Informe Diario De Operaciones

El informe diario de operaciones es aquel que recopila
en forma clara y precisa las transacciones realizadas cada
día en una empresa como
son: ingresos,
cheques
girados, compras al
crédito
y otros. Bayton, 1995, p. 93

El informe diario de operaciones podrá estar
dividido en las siguientes secciones principales: sección
de ingresos y sus respectivos cargos y la sección de
cheques girados y compras al crédito. Además
secciones de control como son:
sección de control de inventario,
sección de control de saldos de las cuentas,
sección de observaciones y sección de fecha y de
numero.

Para facilitar la labor diaria de los informes,
éstos podrán ser agrupados en forma de libretas
individuales para cada mes; los que contienen un original y una
copia desprendible para cada día. El original permanece
archivada en la libreta y la copia se archivará en orden
cronológico; conjuntamente con los documentos que
sustentan la información registrada en cada
sección.

Todas las secciones tienen espacio para anotar la
información del día y otro adicional para llevar el
acumulado de cada renglón a la fecha. También
existe espacio para demostrar la exactitud de los débitos
y créditos de cada una de las
secciones.

Este informe será confeccionado de acuerdo a la
naturaleza de
las actividades y necesidades de las empresas y el
mismo podrá modificarse a medida que surjan cambios o
nuevas operaciones.

Para registrar la información se requiere de la
utilización de un catálogo de
cuentas que permitirá codificar las cuentas y
subcuentas que así

lo requieran. En el informe diario se usa en la
subcuentas de los gastos de
operaciones y en las cuentas que se agrupan en la columna
"varias

3. Objetivos y
propósitos de la implementación de un informe
diario de operaciones dentro de la empresa

El objetivo
primordial de un informe diario de operaciones es proporcionar al
empresario y demás usuarios, un método
rápido, sencillo, actualizado y preciso para recopilar las
transacciones diarias de su empresa, que permita observar
diariamente el comportamiento
de los recursos
económicos disponibles y a la vez controlar sus finanzas.anthony, 1994, pág. 60

El informe diario de operaciones es una herramienta de
control que durante la toma de
decisiones de la administración permite que se
descubra síntomas sobre las áreas problemas o
áreas débiles, para determinar las acciones que
se deberán realizar a fin de corregir una
situación. Otro control es proporcionar un medio de
comunicación entre las personas que
integran la
organización, esto se logra informando los resultados
de las diversas actividades que se lleva a cabo dentro de la
empresa. Guajardo, 1995, pág. 94

El registro completo
de todas las actividades comerciales de las empresas implican
comúnmente un gran volumen de
datos.

Los sistemas
tradicionales requieren del manejo de varios libros e
informes para
recopilar la información financiera de un negocio como son
diarios especiales de ingresos, de desembolsos, de compra, de
venta y otros. Es
por ello que el informe diario de operaciones se recomienda como
una alternativa a las pequeñas y medianas empresas que no
cuentan con la posibilidad de contratar más de una o dos
unidades para atender el departamento de contabilidad.
Cordera, 1994, pág. 394

Quienes toman decisiones administrativas en las empresas
necesitan información financiera, oportuna para ayudar en
la planeación
y el control de las actividades que llevan a cabo, así
como para ejecutar nuevos proyectos y
expansiones.

Con un buen sistema de
recopilación de información podemos evaluar las
diferentes áreas de la empresa de manera que el
propietario o los accionistas estén informados sobre los
resultados de la gestión
y pueda aplicar oportunamente las medidas que consideren
convenientes. Por otro lado, la administración debe tener
una base de apoyo para las medidas correctivas, a fin de lograr
mayor eficiencia y
efectividad de los recursos con que
cuenta la empresa.

Los propósitos fundamentales de la contabilidad
en una empresa con ánimo de lucro, es proporcionar
información financiera detallada sobre la rentabilidad o
ganancia de las operaciones y la solvencia económica con
que cuenta; es por ello la necesidad de diseñar un informe
que nos brinde datos útiles para toma de decisión.
Finney y Herbert, 1990, pág. 418

Beneficios inmediatos los usuarios de la
información

Los beneficios inmediatos se obtienen al proporcionar
información cuantitativa, de carácter
financiero primordialmente, como uno de los elementos del
proceso para
la toma de decisiones de los diferentes usuarios como lo son: los
propietarios, administradores, contadores y de esta forma la
administración puede decidir ante los acreedores, clientes,
entidades gubernamentales y otros.

Con el informe diario de operaciones se podrá
medir la capacidad que tiene la información contable para
representar con palabras y cantidades, su estado en
diferentes puntos en el tiempo y los
resultados de su operación.

Esta información debe permitir al usuario obtener
resultados y actuar sobre ella para lograr sus fines
particulares.

Los datos contables deben incluir eventos realmente
sucedidos y deben contabilizarse de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados y ésta debe llegar
a manos del usuario correcta y oportunamente para tomar
decisiones a tiempo y
así lograr sus metas.

Propietarios

Los propietarios de un negocio necesitan
información contable para determinar el éxito
de sus actividades comerciales. El informe diario de operaciones
le facilitará datos reales y oportunos sobre sus ingresos,
costos, gastos, inventarios,
saldo de las diferentes cuentas bancarias, saldos de las cuentas por
cobrar y las cuentas por pagar; lo que permitirá
evaluar la efectividad de la administración y salvaguardar
los recursos puesto bajo su control. Con esta información,
los propietarios pueden tomar decisiones con respecto a
incrementar, disminuir o conservar su inversión actual en la empresa. Holmes,
1990, pág. 94

Administradores

La administración utilizará los datos
registrados en este informe para estimar el resultado de las
operaciones, para determinar las necesidades de efectivo, para
evaluar la recuperación de las cuentas por
cobrar y el inventario
disponible que tiene para la venta.

Se puede comparar con meses anteriores los ingresos,
costos y gastos
para tomar las medidas y controles adecuados para mejorar cada
día la actividad a su cargo. Este informe ayuda
enormemente a los administradores en las funciones de
planeación y control de las actividades.

Contador

El informe diario es el medio más eficaz para
brindar información financiera al contador ya que el mismo
es preparado por las personas que conocen realmente como se
dieron las transacciones del negocio y podrán codificar
correctamente cada una de ellas. De esta manera el contador
cuenta con más tiempo para emplearlo en otras áreas
de interés
para el propietario como la supervisión del control
interno, análisis de estados
financieros, asesoría financiera y administrativa y
otros. Ballesteros, 1992, pág. 318

4. Ventajas Del Informe
Diario De Operaciones Y Desventajas De Los Diarios
Especiales

El informe diario de operaciones presenta una serie de
ventajas.
Si se compara con lo diarios especiales. A continuación de
describen las mencionadas ventajas.

Ventajas
Diariamente se acumulan cuentas importantes como son ingresos,
costos y gastos de una compañía.
Se pueden obtener los saldos conciliados de cuentas importantes
bancos,
inventarios,
cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
La documentación que sustenta la
información registrada puede verificarse en forma sencilla
y eficaz.
Los asientos que se van a contabilizar en el diario general,
muestran la exactitud de débitos y créditos
diariamente.

Este informe controla el manejo de los ingresos ya que
permite observar si éstos se depositan íntegramente
al banco y se hacen
los cargos correctos a cuentas por cobrar. Blanes, 1989,
pág. 125

Desventajas de los diarios especiales
La información de contabilidad se encuentra separadamente
en los diferentes diarios.
No es posible conocer el acumulado de renglones importantes como
son ingresos, compras y gastos hasta final del mes.

En los diarios especiales no tenemos control de cuentas
importantes como son banco, cuentas
por cobrar, cuentas por pagar y otros.
Los documentos
archivados no se pueden localizar rápidamente.
Que el manejo y registro de las
operaciones es mucho.
El registro es más costoso porque necesita más
informes y más personal.

Esquema Del Informe Diario De Operaciones

El esquema del informe diario de operaciones tiene como
objetivo
primordial observar, medir, registrar, clasificar y revisar las
transacciones comerciales de una entidad, expresadas en
términos monetarios. Además permite a la
administración interpretar la información contenida
y lograr oportunamente los avances requeridos en la
búsqueda de sus objetivos empresariales. Los datos
contables constituyen el material clave para la toma de
decisiones económicas fundamentales sobre la
asignación del recursos productivos de la
empresa.

Con este informe diario tendremos la oportunidad de
registrar las transacciones diarias de la empresa y contar con el
acumulado de los datos más importantes, los que se
constituyen en una fuente de información oportuna. Uno de
los problemas que
confrontan las pequeñas y medianas empresas de nuestro
medio es la falta de un sistema de
contabilidad sencillo que ofrezca información constante y
sin incurrir en costos elevados de personal y de
operación.

El informe recomendado contiene diferentes secciones que
permiten mayor facilidad de registro y control de las operaciones
comerciales de los negocios.

Las secciones básicas referidas se detallan a
continuación
.Sección de ingresos y sus respectivos cargos
.Sección de cheques girados y compras al
crédito
Además existen secciones de control como:
.Sección de control de inventario de mercancía
. Sección de controles de saldos de cuentas
.Sección de observaciones
. Sección de firma, de fecha y número

Para una mejor comprensión del procedimiento que
debe seguirse en el registro de cada una de las secciones
enunciadas en el párrafo
anterior, describimos a continuación, las secciones
básicas:

Sección de ingresos y sus respectivos
cargos

Esta sección se divide en tres partes:
– Registro de los créditos
– Registro de los débitos
– Registro de totales de débito y
crédito

Registro de los créditos

El registro de los créditos incluye todos los
ingresos ya sean en efectivo o al crédito que obtenga la
empresa. También se anotarán los abonos recibidos
de clientes, las
cuotas de club de mercancía pagadas por los socios o
dueños de los clubes de mercancía, depósitos
recibidos de clientes en concepto de
apartados de mercancía, I. T. B. M cobrado o cargado al
crédito, otros ingresos recibidos y cualquiera otra
entrada de efectivo o cuenta al crédito que obtenga la
empresa. A cada crédito se le asignará una
línea y una columna para anotar la suma que corresponda
del día que ocurre la transacción y una columna
para el correspondiente acumulado.

Registro de los débitos

El registro de los débitos incluye todos los
cargos que corresponden contabilizar por el efecto de los
créditos registrados. Es decir, si se obtiene ingresos en
efectivo el cargo corresponde a una cuenta bancaria o de caja; si
se obtiene registro al crédito el cargo será
cuentas por cobrar o cualquiera otra que sea aplicable o que este
de acuerdo con el catálogo de
cuentas.

Los documentos que originan los registros de la
sección de ingresos son: facturas por ventas y
recibos. Estos documentos deben preveer todos los controles que
permita el cumplimiento de los aspectos legales y de control
interno. Los controles mínimos recomendados son: nombre de
la empresa, registro único del contribuyente,
numeración pre-impresa, copias y cualquier otro que sea
requerido.

Estos documentos deben revisarse diariamente y resumirse
en un informe previo que se denomina "arqueo de caja".

El informe de arqueo de caja se explica por sí
sólo y únicamente cabe señalar que es de
gran importancia para evaluar el control interno de las
operaciones de ingreso.

Registro de totales de débito y
crédito

El registro de totales se refiere al balance diario que
debe existir entre las partidas que componen la sumatoria de los
créditos y débitos que componen la sección
de ingresos.

Las cuentas más importantes que se utilizan
normalmente en la recopilación de la sección de
ingresos para las pequeñas y medianas empresas
son:

Línea de ventas
Se anotará la suma de todas las ventas al
contado, crédito, apartadas y de club, realizadas en el
día sin incluir el 1. T. B. M.

5. Línea de cuentas
por cobrar (abonos)

Se registran la suma de los recibos por abonos de
clientes que se facturaron en el día.

Línea de club de mercancía
Incluye todos los recibos emitidos a clientes en concepto las
cuotas de club de mercancías recibidas en el
día.

Línea de depósitos de clientes
Deben anotarse la suma de los recibos emitidos a clientes, por
mercancías apartadas.

Línea de Tesoro Nacional I.T.B.M.
En este renglón se anota la suma del I.T.B.M. contenido en
todas las facturas de ventas realizadas.

Línea otros ingresos
En este renglón se anotarán los recibos emitidos en
concepto de ingresos que no forman parte de la actividad
principal de la empresa (fotocopias, intereses y cualquier
otro).

Línea de banco
Se anotará la suma de todos los depósitos
realizados y se utilizará un renglón para cada
cuenta de banco que existe.

Línea de cuentas por cobrar (Ventas)
En este renglón se anotará la suma de todas las
facturas por venta de mercancía al crédito a
clientes, incluyendo el I.T.B.M.

Línea de club de mercancía
Se anotará la suma de las facturas emitidas en concepto de
retiros de mercancías por los socios tenedores de club de
mercancía. Incluye el I.T.B.M.

Línea de depósito de clientes
Se anotan la suma de las facturas emitidas a clientes en concepto
de ventas de mercancía apartadas.

En cada informe diario de operaciones existe una columna
para registrar los ingresos del día y una columna de
acumulado que contendrá la suma de los ingresos recibidos
durante los días operaciones que han transcurrido en el
mes.

Es importante la verificación de la exactitud en
el balance de los totales de débito y crédito,
tanto de las partidas diarias como las del acumulado.

A continuación se presenta un ejemplo de dos
días de operaciones registradas en la sección de
ingresos y sus cargos respectivos del informe
sugerido:

Cuadro 1
Sección de ingresos y sus respectivos cargos
Modelo para el
día 1

6. Sección de
los cheques girados y las compras al
crédito

Esta sección esta compuesta en dos
partes:

Cheques girados
Se refiere a la información que corresponde acumular para
todos los cheques girados cada día. En él se
realiza la anotación de los débitos a afectar por
cheque girado
y el valor total de
los mismos, que se tomará como crédito del
banco.

Compras al crédito
Se refiere a la información correspondiente a las compras
realizadas al crédito. Se anota el débito de la
cuenta que corresponde afectar y el dato del total que
corresponde la monto a pagar a los proveedores.

Ambas secciones contienen columnas para diversas
anotaciones, que se explican continuación:

Columna de número
En esta columna debe anotarse el número del cheque emitido
o factura al
crédito según el caso.

Columna de descripción
Se incluirá el nombre a quien se giró el cheque o
del proveedor, si se refiere a una factura al
crédito.

Columna de cuentas por pagar
Deberá anotarse el valor abonado
a los proveedores, a
través de cheques girados.

Columna de compras
En esta columna anotaremos todas las compras de mercancía
que se efectuaron ya sea al contado, mediante cheque o al
crédito mediante factura. Esta cifra no incluye el I. T.
B. M.

Columna de I. T. B. M
El valor del Impuesto de
Transferencia de Bienes Muebles
(I.T.B.M.) que incluye cada compra o gasto gravado con este
impuesto.

Columna de gastos de operaciones
Corresponde anotar el valor por gastos realizados ya sea a
través de cheques girados o compras al
crédito.

Columna de Código
Al lado de cada gasto registrado debe anotarse el código
que corresponde afectar según el catálogo de
cuentas.

Ejemplo
1. Se gira un cheque por B/. 100.00 para pago de salarios.
2. Se registrará en el informe diario
así:

En la columna gastos de operaciones se anota el valor de
B/. 100.00 y seguidamente en la columna de código se
anotará "01" que corresponde al número asignado a
este gasto, en el código de cuentas.

Columna de Varias
En esta columna se anotará el valor que corresponde a
cualquiera otra cuenta que no se ha asignado columna especial y
que deba afectarse por un cheque girado o compras al
crédito.

Columna de código
Se refiere al código asignado, según la
codificación de cuentas, a la cuenta anotada en la columna
varias:

Ejemplo
1. Se gira un cheque por B/. 10,000.00 para la compra de equipo
de oficina.
2. En la columna varias el valor de B/.10,000.00 y seguidamente
se anotará en la columna de código el número
123.

Línea de totales de hoy
El dato contenido en los renglones de "totales de hoy", no es
más que la suma de todas las columnas "débito",
afectadas en cada día, cuya sumatoria debe coincidir con
el valor resultante en la suma "totales de hoy" de la "totales".
Este balance debe verificarse en cada informe emitido.

Línea de totales acumulado
Se refiere a la suma de los "totales de hoy" más el
acumulado del día anterior de cada uno de las columnas que
contiene el informe. Igualmente que lo expresado en el punto
anterior debe existir balance entre la sumatoría del
acumulado de todas las columnas "débitos" y la suma de la
columna "totales".

Además la sección de cheques girados y
compras al crédito debe contar con un anexo donde acumule
los créditos del banco y cuentas por pagar que se explican
a continuación.

Creditos "hoy" y "acumulado"

Como el informe de cheques girados y compras al
crédito se prepara en una sola sección se hace
necesario desglosar diariamente los créditos a afectar.
Por lo tanto debe acumularse individualmente el valor de los
cheques girados y de las compras al crédito realizadas
durante el día para anotar dichos valores en los
renglones asignados a bancos y cuentas
por pagar.

Columna de hoy
En esta columna se anotará la suma de los cheques girados
y la suma de las compras al crédito del
día.

Columna de acumulado
En esta columna se sumará el acumulado del día
anterior más el día de hoy de la cuenta de banco y
cuentas por pagar.

Este informe diario contiene además secciones de
control, que servirá de gran ayuda para verificar que la
información anotada en esta estructura es correcta y la
misma se ha registrado igualmente en el libro de
banco, en los auxiliares de cuentas por cobrar, cuentas por pagar
y en el de los préstamos por pagar bancos.

Existe también una sección para el control
de inventario en la cual

Se obtiene diariamente el costo de la
mercancía vendida y el acumulado a la fecha y el saldo de
un inventario estimado que podrá verificarse en cualquier
momento con el inventario físico con que cuenta la
empresa.

Tal como se ha mostrado en las secciones anteriores, se
muestra a
continuación la forma práctica, que se sugiere para
la sección de cheques girados y compras al
crédito.

7. Sección de control
de inventario de mercancías

Esta sección resume el movimiento de
entradas y salidas que conforman el inventario de
mercancía de la empresa. Para registrar la sección
de control de inventario de mercancías, todas las facturas
de ventas deben contener la información del costo de cada
artículo vendido. Este dato se anotará mediante
códigos para proteger la información
confidencial.

Línea de inventario inicial
Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario
inicial, que se tomará del renglón que contiene el
inventario final del día inmediatamente
anterior.

El inventario inicial que se anotará en la
columna de acumulado es con el que se inicia cada mes. Este dato
permanece igual durante todo el mes de operaciones.

El objetivo de mantener en el inventario de la columna
hoy, el inventario inicial del día anterior y en el
acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para
poder hacer el
balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario
final refleje igualdad en
ambas columnas.

Línea de compras
En la columna "hoy" del renglón de compras, se registran
del valor anotado en totales de "hoy" de la sección de
cheques girados, compras al crédito. La columna de
"acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del día
anterior, más la columna de "hoy".

Línea de costo de la mercancía vendida
El renglón del costo de la mercancía vendida, se
obtiene transformando diariamente el código de costo que
fue anotado a cada artículo en la factura de venta a
valores en
dólares (B/.). Este dato se acumula de todas las facturas
emitidas en el día y el resultado se anota en costo de la
mercancía vendida en la columna de "hoy". La columna de
acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" más la
columna del acumulado del día anterior.

Línea de inventario final
El renglón de inventario final se realizará la
sumatoria en los acumulados de "hoy" y "acumulado" de la
siguiente manera:

Inventario inicial más (+) compras, menos (-)
costo de la mercancía vendida igual (=) inventario
final.

8.
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Autor:

Rita
Romero