1. ¿Que
Es Excel?
2. Conociendo Excel
3. Barra De
Menú
4. ¿Para qué sirve una
planilla de cálculos?
5. Los libros de cuentas de
excel
6. Trabajo con la ventana de excel
2000
7. Barra de herramientas
estandar
8. Barra de herramientas de
formato
9. Barra de
fórmulas
10. Imprimir
11. Insertar celdas, filas,
columnas
12. Introducción de
datos
13. Vistas de
diseño
Excel es un programa que
permite la manipulación de libros y
hojas de
calculo. En Excel, un
libro es el
archivo en que
se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada
libro puede
contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de
información relacionada en un único
archivo.
Utilice hojas de cálculo
para mostrar y analizar datos. Pueden
introducirse y modificarse los datos simultáneamente en
varias hojas de
cálculo y pueden ejecutarse los cálculos
basándose en los datos de varias hojas de cálculo.
Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la
hoja de
cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja
de gráfico.
2. Conociendo Excel
Excel es el más popular de los programas que
manejan libros y
hojas de
calculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del
mundo. Por ello la compañía que lo desarrolla
(Microsoft) ha
venido mejorando las características y el desempeño de este conocido programa. Pero
veamos como es la pantalla inicial de Excel.
3. Barra De Menú
En esta barra se encuentran los comandos
disponibles para las diferentes tareas que podemos llevar a
cabo:
Menú Archivo: en este menú encontramos
comandos que
nos van permitir la manipulación de los archivos que
vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creación de
un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de
plantillas o documentos
existentes para su creación. Cuando se quiere recuperar un
documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar
el comando Abrir, allí de despliega un cuadro de dialogo, en el
cual debemos seleccionar el archivo que se desea abrir. El
comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que
estamos modificando. Configurar Página, sirve para
especificar las características de las Páginas del
documento (tamaño, orientación, etc.). Vista
Preliminar le da al usuario una visualización previa de
cómo el documento va a salir impreso. Imprimir
envía el documento a la impresora,
dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.
Menú Edición: Funciones de
manipulación directa de los elementos integrantes del
documento, son las encontraremos en este menú. Los dos
primeros comandos al comienzo de este menú permiten
deshacer o rehacer acciones que
se han realizado al texto. Los
comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen un carácter
de utilidad bastante
notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado de
elementos de una región del documento a otra. Borrar como
podrá suponerse elimina el texto que se
ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una selección
de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar
tiempo en el
caso de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de
letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar
permiten la localización de una cadena de texto especifica
y si se desea ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le
indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del
elemento que hemos escogido para que realice el
desplazamiento.
Menú Ver: Aquí definimos el aspecto de
Excel, para el área de trabajo y las Barras de Herramientas.
En este menú existen las opciones de vista, las cuales
permiten definir como se ve el documento en el área de
trabajo de Excel. Adicionalmente podemos definir cuales Barras de
Herramientas,
queremos utilizar en Excel. En la opción Barra de
Herramientas existe un submenu, en el cual aparecen las Barras de
Herramientas activas, las cuales aparecen con una marca de
verificación. En caso de querer activar alguna otra, solo
es necesario hacer clic y activar la marca de
verificación. Podemos, además, visualizar los
encabezados o pies de paginas previamente definidos.
También existe un comando de pantalla completa, el cual
permite ver el documento sin Barras de Herramientas, sin reglas
ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto.
Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento del documento,
de acuerdo a porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las
Páginas que se desee mostrar.
Menú Insertar: El menú insertar permite la
inserción en el documento, de múltiples y variados
elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Cálculo,
Gráficos, Imágenes,
etc. A través de este menú también podemos,
definir comentarios, hipervínculos, etc.
Menú Formato: Mediante este menú
tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir afinar el
formato de los elementos componentes del documento, como son: las
Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos, además,
dejar que Excel le proporcione un formato automático al
documento o escoger entre un estilo entre una galería de
estilos de documentos.
Menú Herramientas: Aquí encontraremos
herramientas adicionales de Ortografía y Gramática, Corrección
Automática, Compartición de Libros, etc. Puede
encontrar también herramientas de protección de
documentos, Generadores de Macros,
Personalización del Entorno y Asistentes para
Búsquedas y otras actividades Además del las
opciones de configuración y de personalización del
Excel,
Menú Datos: Permite la manipulación de los
datos ingresados a la hoja de calculo. Organiza la información de las filas o listas
seleccionadas por orden alfabético, numérico o por
fechas. Permite Filtrar o seleccionar sólo los elementos
que desea mostrar de una lista. Puede también mostrar un
formulario de datos en un cuadro de diálogo.
Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar
los registros de una
lista o una base de datos.
Además, permite validar, es decir, define qué datos
son válidos para celdas individuales o rangos de celdas;
restringe la entrada de datos a un tipo particular como
números enteros, números decimales o texto y
establece límites
para las entradas válidas.
4. ¿Para qué
sirve una planilla de cálculos?
Su principal función es
realizar operaciones
matemáticas –de la misma manera que
trabaja la más potente calculadora-, pero también
la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en
forma de gráfico los resultados obtenidos. Además,
Excel 2000 como todas las versiones avanzadas de planillas de
cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos,
así como insertar bloques de texto e imágenes.
Los principales elementos de trabajo son:
Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en
sentido horizontal.
Título de fila: Está siempre a la
izquierda y nombra a las filas mediante
números.
Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en
sentido vertical.
Título de columna: Está siempre arriba y
nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel
2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la
AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.;
y así sucesivamente.
Celda: Es la intersección de una fila y una
columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate
de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se
nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la
fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la
fila 29 con la columna F, se denomina F29.
Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de
celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante
letras y números. Se denomina mediante la celda de una
esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos
puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende
las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo
denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representación del
rango de ejemplo.
5. Los libros
de cuentas de
excel
Los archivos de
Microsoft Word
se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access
se denominan bases de datos,
los archivos de Microsoft
PowerPoint se
denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos
de Microsoft
Excel se denominan libros.
Cada uno de estos libros se componen de una serie de
planillas donde se encuentra albergada la información; de
esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la
información que se guarda en ellas. Cada una de estas
planillas se denominan hojas.
Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido
en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la
lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector
inferior de la pantalla.
Mucho más que una planilla de
cálculos
Excel 2000 además de funcionar como una
típica planilla de cálculos nos deja insertar otros
objetos, como gráficos, mapas,
comentarios, imágenes, sonidos, documentos,
presentaciones, páginas
Web y todo tipo de información. Al poder insertar
todos estos tipos de objetos la planilla de cálculos se
hace mucho más vistosa y elegante.
Excel 2000 es muy relacionable con Access 2000, o
sea, con las bases de datos
creadas con éste programa. Al igual que ocurre con el
mismo, en las planillas de cálculos existen dos conceptos
importantes: campo y registro. En un
campo se guardan todos los valores de
un tipo de información –por ejemplo, los nombres de
todas las ciudades americanas-, y en un registro se
guarda un valor concreto de
cada campo.
Cómo enviar un libro por correo
electrónico y otras opciones: Para hacer esto vamos al
menú Archivo, y desplegamos el submenú Enviar
a.
Cómo ver las propiedades del libro actual:
Simplemente vamos a la opción Propiedades que se encuentra
en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se
abre se divide en 5 fichas:
General, Resumen, Estadísticas, Contenido y
Personalizar.
6. Trabajo con la ventana
de excel 2000
Para trabajar con el tamaño y posición de
la ventana de Excel 2000 (obviamente teniendo Windows 95 o
Windows 98),
debemos trabajar con el menú de control.
Maximizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo
presionamos el botón Maximizar de la barra de
título del Excel o bien, en el menú de control
clickeamos la opción Maximizar.
Minimizar la ventana de Excel 2000: Para hacerlo
presionamos el botón Minimizar de la barra de
título del Excel o bien, en el menú de control
clickeamos la opción Minimizar.
Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 2000:
Para hacerlo presionamos el botón Restaurar de la barra de
título (éste aparece sólo si la ventana
está maximizada) o bien, en el menú de control,
elegimos la opción Restaurar.
Mover la ventana de Excel 2000: Esta operación la
podemos realizar sólo si la ventana está en un
tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente
hacemos un drag and drop (este método ya
fue explicado) sobre la barra de título del Excel, o bien,
elegimos la opción Mover del menú de control, y lo
podemos hacer utilizando el teclado.
Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 2000:
Para hacerlo hacemos un drag and drop sobre cualquiera de los
bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú de
control y clickeamos la opción Tamaño. Esto
también sólo lo podemos hacer cuando la ventana de
Excel está en el tamaño Restaurado.
Cambiar entre las distintas aplicaciones: Para hacerlo
sólo debemos presionar su botón en la barra de
tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma
soltamos las teclas.
Cerrar el Excel 2000: Para hacerlo podemos optar por
cuatro formas: 1- En el menú de control, clickeamos la
opción Cerrar. 2- Presionamos la combinación de
teclas Alt+F4. 3- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la
opción Salir. 4- Clickeamos el botón Cerrar que
está en la barra de título del Excel 2000. De
cualquier manera, si los libros abiertos no están
guardados, aparecerán sus respectivos cuadros de
información.
Sobre gustos no hay nada escrito
Para cambiar el formato de la celda o rango
seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al menú
Formato y elegir la opción Celdas. Aparecerá un
cuadro de diálogo llamado Formato de celdas, el cual posee
seis fichas:
Número: La vemos en la figura. Se utiliza
generalmente para especificar el tipo de dato que se va a
ingresar. Estos tipos de datos
pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad,
Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica,
Texto, Especial o Perzonalizada.
Alineación: Obviamente posee opciones referentes
a la alineación de los datos ingresados en la celda o
rango, medida generalmente en grados.
Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones
acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos
seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el
tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios
efectos más. También podemos ver como en todas las
demás fichas la muestra de lo que
estamos haciendo.. Casi todos los comandos que están en
esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas
Formato.
Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea
y el color de todos
los bordes (internos y externos) que posee el rango
seleccionado.
Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o
rango seleccionado (generalmente un color).
Proteger: Posee unas opciones con respecto a la
protección del rango o celda seleccionados, o sea, que se
puedan o no ingresar datos.
Otras Opciones Acerca Del Libro Actual
Cómo especificar opciones acerca de la
página: Para hacerlo, vamos al menú Archivo
y clickeamos la opción Configurar página.
Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas:
Página, Márgenes, Encabezado y pie de
página, y Hoja.
Pagina
Puede controlar la apariencia, o diseño,
de las hojas de cálculo impresas si cambia opciones del
cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de
cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u
horizontal; también pueden usarse diferentes
tamaños de papel. Los
datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes
izquierdo y derecho o superior e inferior. Además, puede
cambiar el orden de las páginas impresas, así como
el número de página inicial.
Márgenes
Para establecer los márgenes de un documento,
haga clic en el menú Archivo, posteriormente haga clic en
el comando Configurar Página y haga clic en la Ficha
Márgenes. Establezca los valores los
márgenes Superior, Inferior, Derecho e
Izquierdo.
Encabezados y Pies de Página.
Para basar un encabezado o un pie de página
personalizados en otro existente integrado, haga clic en el
encabezado o el pie de página en las casillas Encabezado o
Pie de página, respectivamente. Haga clic en Personalizar
encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las
casillas Sección izquierda, Sección central o
Sección derecha y en los botones para insertar la
información de encabezado o pie de página, como el
número de página, que desea incluir en la
sección. Para introducir texto adicional en e l encabezado
o el pie de página, escríbalo en las casillas
Sección izquierda, Sección central o Sección
derecha. Para iniciar una línea en una de las casillas de
sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección
en un encabezado o pie de página, selecciónela en
la casilla de sección y presione RETROCESO.
Hoja
Para seleccionar el rango de la hoja de
cálculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro
Área de impresión y arrastre hacia las áreas
de las hojas de cálculo que desee imprimir. El
botón Contraer diálogo, situado en el extremo
derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de
forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda
introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de
cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el
botón otra vez para presentar todo el cuadro de
diálogo.
Seleccione una opción en Imprimir títulos
para imprimir las mismas columnas o filas como títulos en
cada página de una hoja de cálculo impresa. Si
desea especificar alguna fila como el título horizontal de
cada página, seleccione Repetir filas en extremo superior.
Si desea títulos verticales en cada página,
seleccione Repetir columnas a la izquierda. A
continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una
celda o celdas en las columnas de título que desee. El
botón Contraer diálogo, situado en el extremo
derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de
forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda
introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de
cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el
botón otra vez para presentar todo el cuadro de
diálogo.
7. Barra de herramientas
estandar
La barra de Herramientas Estándar, permite llevar
a cabo algunos de los comandos que existen en la barra de
menú, pero solamente con un solo clic en uno de los
iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el menú
Ver, luego ubique la opción Barra de herramientas y haga
clic sobre la opción Estándar. Esta compuesta por
los siguientes botones:
Botón Función
Nuevo: Este botón permite la creación de
un nuevo documento de Excel. Haga clic sobre él y de
inmediato se creara un nuevo documento en blanco.
Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado
previamente, haga clic sobre este botón y ubique la
posición del documento que quiere recuperar.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y
posteriormente lo graba en la ubicación que usted
especifique. Si el documento ya había sido grabado
previamente, entonces graba los cambios realizados al
documento.
Imprimir: Envía el documento activo a la impresora con
las configuraciones realizadas en la opción Imprimir del
menú Archivo.
Vista Preliminar: Muestra el
documento tal cual como saldrá impreso. Haga clic para
activar la Vista Preliminar, para terminar presione el
Botón Cerrar.
Ortografía y Gramática: Revisa los errores
ortográficos y gramaticales del documento
activo.
Cortar: Permite realizar la acción de cortado en
un elemento seleccionado. La misma función del comando
Cortar del menú Edición.
Copiar: Permite realizar la acción de copiado en
un elemento seleccionado. La misma función del comando
Copiar del menú Edición.
Pegar: Permite realizar la acción de Pegado en un
elemento seleccionado. La misma función del comando Pegar
del menú Edición.
Copiar Formato: Copia el formato de un objeto o texto
seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic.
Para copiar el formato a más de un elemento, haga doble
clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar
formato.
Deshacer: Invierte el último comando o elimina la
última entrada que haya escrito. Para invertir varias
acciones al
mismo tiempo, haga clic
en la flecha ubicada al lado y a continuación, haga clic
en las acciones que desee deshacer.
Rehacer: Invierte la acción del comando Deshacer.
Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la
flecha ubicada al lado y a continuación haga clic en las
acciones que desee rehacer.
Insertar hipervínculo: Inserta o modifica el
hipervínculo que se especifique.
Autosuma: Agrega números automáticamente
con la función SUMA. Excel sugiere el rango de celdas que
se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre
el rango que desee y, a continuación, presione la tecla
ENTRAR.
Pegar función: Muestra una lista de funciones y sus
formatos y permite definir valores para
argumentos.
Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados
comenzando por la primera letra del alfabeto, el número
menor o la fecha más antigua, mediante la
utilización de la columna que contenga el punto de
inserción. Si anteriormente se establecieron otras
opciones de ordenación, éstas permanecerán
vigentes.
Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados
comenzando por la última letra del alfabeto, el
número mayor o la fecha más reciente, utilizando la
columna que contenga el punto de inserción. Si
anteriormente se establecieron otras opciones de
ordenación, éstas permanecerán
vigentes.
Asistente para gráficos: Inicia el Asistente para
Gráficos, que le indicará los pasos necesarios para
crear un gráfico incrustado en una hoja de cálculo
o modificar un gráfico existente.
Mapa: Crea un mapa basado en los datos seleccionados.
Los datos deben contener referencias geográficas, como
abreviaturas de países o estados. Para configurar la
ubicación y el tamaño del mapa en la hoja de
cálculo, arrastre el puntero en forma de cruz.
Dibujo: Muestra u oculta la barra de herramientas
Dibujo.
Zoom: Escriba una variación entre el 10 y el 200
por ciento para reducir o aumentar la presentación del
documento activo.
Ayudante de Office El Ayudante de Office
proporciona temas de ayuda y sugerencias para ayudarle a realizar
sus tareas.
8. Barra de herramientas
de formato
Provee de las herramientas que permiten aplicar el
formato preferido a los elementos integrantes del documento. Esta
compuesta por los siguientes botones:
Boton Función
Fuente: Cambia la fuente del texto y de los
números seleccionados. En el cuadro Fuente, seleccione un
nombre de fuente
Tamaño de fuente: Cambia el tamaño del
texto y de los números seleccionados. En el cuadro
Tamaño de fuente, escriba un tamaño. Los
tamaños del cuadro Tamaño de fuente dependen de la
fuente seleccionada y de la impresora activa.
Negrita: Pone el texto y los números
seleccionados en formato negrita. Si la selección ya
está en negrita, haga clic para quitar este
formato.
Cursiva: Pone el texto y los números
seleccionados en formato cursiva. Si la selección ya
está en cursiva, haga clic en para quitar este
formato.
Subrayado: Subraya el texto y los números
seleccionados. Si la selección ya está subrayada,
haga clic en para quitar este formato.
Alinear a la izquierda: Alinea el texto, números
u objetos entre líneas seleccionados a la izquierda con el
borde derecho discontinuo.
Centrar: Centra el texto, números u objetos entre
líneas seleccionados.
Alinear a la derecha: Alinea el texto, números u
objetos entre líneas seleccionados a la derecha con el
borde izquierdo discontinuo.
Combinar y centrar: Combina dos o más celdas
contiguas seleccionadas para crear una única celda. La
celda resultante contiene sólo los datos situados en la
parte superior izquierda de la selección, centrados en la
celda. La referencia de celda de una celda combinada es la celda
situada en la parte superior izquierda del rango original
seleccionado.
Moneda internacional: Aplica el estilo Moneda
internacional a las celdas seleccionadas. Dependiendo del
país seleccionado en el cuadro de diálogo
Configuración regional de Windows, puede
aparecer el botón Estilo de moneda internacional en lugar
del botón Estilo de moneda.
Estilo porcentual: Aplica el Estilo porcentual a las
celdas seleccionadas. Para cambiar dicho estilo, utilice el
comando Estilo del menú Formato.
Aumentar decimales: Aumenta el número de
dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas
seleccionadas.
Disminuir decimales: Disminuye el número de
dígitos que se muestran tras la coma decimal en las celdas
seleccionadas.
Disminuir Sangría: Disminuye la sangría
izquierda
Aumentar Sangría: Aumenta la sangría
izquierda
Aplicar contornos y Borde exterior: Agrega o quita el
borde que rodea al texto, párrafos, celdas,
imágenes u otros objetos seleccionados.
Color de relleno: Agrega, modifica o quita el color o
efecto de relleno del objeto seleccionado. Los efectos de relleno
incluyen degradado, textura, trama e imágenes.
Color de fuente: Aplica al texto seleccionado el formato
de color en el que haya hecho clic.
Barra situada en la parte superior de la ventana que
muestra el valor
constante o fórmula utilizada en la celda activa. Para
escribir o modificar valores o fórmulas, seleccione una
celda o un gráfico, escriba los datos y, a
continuación, presione ENTRAR. También puede hacer
doble clic en una celda para modificar directamente los datos en
ella.
Botón Función
Cuadro de nombres: Identifica la celda seleccionada, el
elemento de gráfico o el objeto de dibujo.
Escriba el nombre en el cuadro Nombre y, a continuación,
presione ENTRAR para asignar rápidamente un nombre a una
celda o a un rango seleccionado. Para desplazarse a una celda
cuyo nombre se asignó previamente y seleccionarla, haga
clic en su nombre en el cuadro Nombre.
Modificar Fórmula : Ayuda a crear una
fórmula con funciones de hoja de
cálculo.
Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y
posteriormente lo graba en la ubicación que usted
especifique. Si el documento ya había sido grabado
previamente, entonces graba los cambios realizados al
documento.
Barra de estado
Barra situada en la parte inferior de la ventana del
documento que muestra información acerca de un comando o
un botón de una barra de herramientas, una
operación en curso o la posición del punto de
inserción.
En Excel puede crearse una amplia diversidad de
fórmulas, desde fórmulas que ejecuten una simple
operación aritmética hasta fórmulas que
analicen un modelo
complejo de fórmulas. Una fórmula puede contener
funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan
operaciones
simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias
operaciones y que se genere uno o varios resultados, utilice una
fórmula matricial.
Sintaxis
La sintaxis de una fórmula es la estructura o
el orden de los elementos de una fórmula. Las
fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica
que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a
calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo.
Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor
constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo,
un nombre o una función de la hoja de
cálculo.
Como valor predeterminado, Microsoft
Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha,
comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en
que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis
de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da
un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la
multiplicación antes que la suma. La fórmula
multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma
5.
=5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para
cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a
continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando
21.
=(5+2)*3
Orden de Ejecución
Si se combinan varios operadores en una única
fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el
orden que se indica en la tabla que se muestra a
continuación. Si una fórmula contiene operadores
con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula
contiene un operador de multiplicación y otro de
división) Excel evaluará los operadores de
izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis
la parte de la fórmula que se calculará en primer
lugar.
Operador Descripción
: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de
referencia
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponente
* y / Multiplicación y división
+ y – Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto
(concatenación)
= < > <= >=
<> Comparación
Referencias de celda
Una fórmula puede hacer referencia a una celda.
Si desea que una celda contenga el mismo valor que otra,
introduzca un signo igual seguido de la referencia a la celda. La
celda que contiene la fórmula se denomina celda
dependiente ya que su valor depende del valor en la otra celda.
Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la
fórmula, cambiará también la celda que
contiene la fórmula. La siguiente fórmula
multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie
el valor en la celda B15 se volverá a calcular la
fórmula.
=B15*5
Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o
rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a
las celdas o rangos.
Funciones
Excel contiene muchas fórmulas predefinidas o
integradas, denominadas funciones. Las funciones pueden
utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La
función más común en las hojas de
cálculo es la función SUMA, que se utiliza para
sumar rangos de celdas. Aunque puede crearse una fórmula
para calcular el valor total de unas pocas celdas que contengan
valores, la función de la hoja de cálculo SUMA
calcula varios rangos de celdas.
Los argumentos pueden ser números, texto, valores
lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices,
valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento
que se designe deberá generar un valor válido para
el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes,
fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una
función comienza por el nombre de la función,
seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la
función separados por comas y un paréntesis de
cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba
un signo igual (=) delante del nombre de la función. A
medida que se cree una fórmula que contenga una
función, la paleta de fórmulas facilitará
ayuda.
Para introducir una fórmula que contenga una
función, haga clic en la celda en que desee introducir la
fórmula. Para iniciar la fórmula con la
función, haga clic en Modificar fórmula en la barra
de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que
aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función
que desee agregar a la fórmula. Si la función no
aparece en la lista, haga clic en Más funciones para
obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los
argumentos. Una vez completa la fórmula, presione
ENTRAR.
Graficos
Puede presentar los datos de Excel en un gráfico.
Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que
se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede
crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos.
También puede crear gráficos a partir de tablas
dinámicas. Para crear un grafico, seleccione las celdas
que contienen los datos que desea presentar en el gráfico.
Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el
gráfico, incluya en la selección las celdas que los
contienen. Haga clic en Asistente para gráficos. Siga sus
instrucciones.
Si la hoja de cálculo incluye varios niveles de
rótulos de fila y columna, el gráfico
también puede presentarlos. Cuando cree el gráfico,
incluya en la selección los rótulos de cada nivel.
Para conservar la jerarquía cuando agrega datos al
gráfico, cambie el rango de celda usado para crear
éste.
Para imprimir un documento es necesario tener conectada
y configurada una impresora. Haga clic en el menú Archivo
en comando Imprimir, seleccione la impresora en el campo Nombre y
establezca la configuración en el botón
Propiedades. En este botón puede especificar el
tamaño de las Pagina y su orientación,
además de la resolución de la impresora y calidad de
Impresión. Proporcione el intervalo de las paginas que
desee imprimir, si selecciona Todo, será impreso todo el
documento, si solamente desea imprimir la pagina actual, haga
clic en el botón Página actual, o si ha
seleccionado un área del documento haga clic en
Selección. Si desea también puede especificar un
intervalo de paginas especifico en la opción
Páginas. Puede colocar la cantidad de copias que quiera
imprimir de un documento. Puede especificar imprimir solo una
parte del documento. Para imprimir rápidamente luego de
haber establecido estos parámetros haga clic en el
botón Imprimir de la barra de herramientas
Estándar.
11. Insertar celdas,
filas, columnas
Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías
e introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian
celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar
que se peguen encima de los datos.
Para insertar celdas vacías seleccione el rango
de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas
celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas
que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en
Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o
Desplazar las celdas hacia abajo.
Para insertar una única fila, haga clic en una
celda de la fila situada inmediatamente debajo de la
posición en la que desea insertar la nueva fila. Por
ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5,
haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione
las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en
que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo número
de filas que desea insertar. En el menú Insertar, haga
clic en Filas
Para insertar una única columna, haga clic en la
columna situada inmediatamente a la derecha de la posición
en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una
nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una
celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas
situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que
desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo
número de columnas que desea insertar. En el menú
Insertar, haga clic en Columnas.
12. Introducción de datos
Una hoja de calculo es el documento principal que se
utiliza para el almacenamiento y
manipulación de datos. Cada una es una cuadricula
rectangular conformada por filas y columnas. La
intersección entre cada columna y cada fila es una celda,
que es la unidad básica de la hoja de calculo en la cual
se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de calculo nueva
haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o
presione el botón Nuevo en la barra de herramientas
estándar. Para grabar los cambios haga clic en la
opción Guardar del menú Archivo o presione el
botón Guardar en la barra de herramientas
estándar
Para introducir datos en una celda, haga clic en la
celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos y
presione INTRO o TAB. Utilice una barra o un guión para
separar las partes de la fecha; escriba, por ejemplo 9/5/96 o
Jun-96. Para introducir una hora según el horario de 12
horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p
detrás de la hora, como por ejemplo, 9:00 p. De lo
contrario, Microsoft Excel introducirá la hora como
a.m.
Para introducir formulas, haga clic en la celda en que
desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=).
Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función,
Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la
fórmula. Presione ENTRAR.
Son las diferentes formas en que podemos visualizar en
el área de trabajo, el documento que estamos editando,
estas son:
Normal muestra el formato del texto y una
presentación simplificada del diseño
de página. La vista Normal resulta práctica para la
mayoría de las tareas de aplicar y modificar formatos.
Para pasar a la vista Normal, haga clic en Normal en el
menú Ver. Como la que se muestra a
continuación.
Vista previa de salto de página pasa la hoja de
cálculo activa a vista previa de salto de página,
que es una vista de modificación que muestra la hoja de
cálculo tal y como se va a imprimir. En esta vista, pueden
moverse los saltos de página arrastrándolos a la
izquierda, a la derecha o hacia abajo. Microsoft Excel cambia
automáticamente la escala de la hoja
de cálculo para ajustar las columnas y las filas a la
página.
Resumen
EXcel 2000 es una hoja de cálculo bajo ambiente
Windows que
permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de
datos, macros, y otras
aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se
pueden realizar trabajos en el área administrativa, de
Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando todas las
ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo ambiente
Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, las
ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas
rápidas o combinadas para la ejecución de acciones
y/o comandos del paquete, el uso del ratón para mayor
movilización dentro del área del editor de
Excel.
Autor Luis Esteban Vásquez Ballester
E-mail Silcelide[arroba]Latinmail.com
Edad 20 Años
T.S.U. en Infomática
Egresado del C.U.A.M. San Felipe – Estado
Yaracuy, Venezuela
Titulo Curso Básico de Excel 2000
Categoría Programas
Autor:
Parco, Annedith