Por tal razón el objetivo
general del presente trabajo se
enmarca en evaluar el Sistema de
Control
Interno para la Empresa
Estatal Socialista Comercializadora Escambray, Cienfuegos
mediante el desarrollo de
los siguientes objetivos
específicos:
- Estructurar el Ambiente de
Control en
la Entidad. - Conformar la Evaluación de Riesgos por
cada área de resultados claves. - Definir las Actividades de Control por cada
área de resultados claves. - Diseñar la Información y Comunicación.
- Estructurar la Supervisión o Monitoreo.
Como resultado de esta investigación se logra un Sistema de
Control Interno para la gestión
coherente con la estrategia, la
estructura y
los aspectos no formales vinculados a los estilos y métodos de
dirección que posibilitan adecuados
procesos de
toma de
decisiones, asimilando así instrumentos y mecanismos
que permitan salvar las limitaciones que como sistema de Control
hasta ahora no le permita cumplir su función
con eficiencia y
eficacia. Se
definieron los objetivos ajustados a las características
del Entorno y a las necesidades objetivas y subjetivas de la
Entidad, actuando la estrategia como instrumento de
dirección para mantenerla en equilibrio con
sus entorno conociendo y utilizando los recursos
disponibles.
El desarrollo de este trabajo ha permitido alcanzar
resultados positivos en la Evaluación del Entorno de
Control, la determinación de riesgos y su
vinculación a las diferentes actividades de control,
así como la planificación de la supervisión
mediante guías que complementan el trabajo del
Comité de Control, pudiendo hacerse extensivo al resto de
las actividades la Comercializadora Escambray con similares
características.
Desarrollo
Debe destacar los elementos que le dan un carácter nuevo o mejorado, así como
las ventajas que representa respecto a los productos,
procesos, servicios o
tecnologías equivalentes que son utilizados en el
país. Debe incluirse una descripción de las acciones
científico – tecnológicas que dieron lugar a
la innovación.
La complementación sinérgica de la
planeación estratégica y el sistema
de control interno constituyen dos elementos
contemporáneos, en pleno auge de aceptación
generalizada. En el Sistema de Control Interno es vital la
correcta definición, ejecución y perfeccionamiento
de sus cinco componentes Esto debe formar parte de un mecanismo
que se autorregule, operando con información
sintética y actualizada, que revise resultados, descubra
tendencias e induzca comportamientos en todas las áreas de
resultados claves, simultáneamente e interactuando,
siguiendo una subyacente cadena causa-efecto entre ellas, donde ,
el Sistema de Control Interno ha de realizar una importante
contribución al desempeño de la
organización..
Todo lo anterior sirve de punto de partida para la
investigación que aquí se presenta, ya que si bien
es de todos conocidos que el Informe Coso,
como patrón internacional y la Resolución 297 del
2003 emitida por el Ministerio de Finanzas y
Precios en
Cuba da las
pautas a seguir en el establecimiento de un adecuado sistema de
control no deja explícito el método a
seguir para llegar al resultado que se aspira, ya que al nivel
que se elaboran hacer esto no resulta posible si se espera que
cada organización trace un sistema a su medida.
En resumen no se encausa el cómo hacer, mediante pasos que
guíen hacia el logro de los objetivos propuestos De
ahí la novedad de este trabajo ya que sin pretender copiar
un sistema de control interno de otro traza las pautas que
conduzcan por un camino seguro y en el
menor tiempo posible
hacia la elaboración de un sistema de control interno que
se adapte a las características estructurales y
funcionales de cada organización y que conjugue
armónicamente con la planeación
estratégica.
En la guía, los pasos que se proponen
están agrupados en tres grandes momentos: Diagnóstico, Diseño
y Validación del Sistema de Control Interno:
- Diagnóstico
El conocimiento
de la situación económica financiera actual de la
entidad, para identificar los indicadores
fundamentales que sirven de instrumento para medirlos,
simultáneamente es importante el
conocimiento de la planeación estratégica ya
que ésta establece las metas, estrategias y
objetivos trazados por la Dirección, se sabe que el
Control Interno es parte de los procesos que concretan la
misión
de la organización. Por ultimo resulta imprescindible
conocer las fallas que presenta el sistema actual. Por ello, se
procede a efectuar el diagnóstico de los componentes del
Sistema de Control Interno empleando cuestionarios, entrevistas
creadas en la investigación, que facilitan este
trabajo.
- Diseño
El diseño del Sistema de Control Interno para
cada una de las entidades objeto de estudio se conformó
teniendo en cuenta la Resolución 297 del 2003, no obstante
resulta novedoso por cuanto su resultado final, a partir de los
cinco componentes, responden a los objetivos estratégicos
de la organización, lo que viabiliza que se cumplan las
regulaciones vigentes que conciernen a la entidad, promoviendo
una conducción ordenada y eficiente tanto de la etapa en
que se diseñe el sistema como de su posterior
autoevaluación por el comité de control interno y
siempre encaminado a la búsqueda de la visión de la
entidad.
- Validación
En la validación, aspectos que se proponen en
esta investigación, fueron empleados diferentes herramientas
que permitieron detectar la adecuación del sistema al
objeto de estudio siempre partiendo de las características
estructurales y funcionales de estos, los mas empleados fueron,
Descriptivo, Flujogramas,. Cuestionarios,
Método Delphi .
Para una mejor comprensión de las etapas
anteriormente expuestas, que constituye el aporte de esta
investigación, se hace una descripción mas
detallada de las mismas.
- Diagnóstico
Revisión de la planeación
estratégica en todos sus componentes desde la
misión hasta las acciones estratégicas por
áreas de resultados claves.
Se deben calcular las razones de liquidez, rentabilidad,
endeudamiento, actividad, haciéndose de forma comparativa
de al menos tres años.
Determinación de la situación existente de
cada uno de los componentes mediante encuestas y
cuestionarios que se diseñaron al efecto.
- Diseño del Sistema
Determinación de los elementos integrantes del
Ambiente de control.
Debe tenerse en cuenta como aspecto nuevo que el
ambiente de control satisfaga las expectativas de los valores
compartidos y deseados que se ha propuesto la empresa.
b) Esclarecimiento de los riesgos externos.
Se vincula este aspecto con la matriz DAFO en
lo relacionado a las amenazas.
c) Establecer las áreas de resultados claves,
objetivos a lograr, riesgos internos y actividades de
control.
Se tiene en cuenta para cada área de resultado
clave los riesgos internos mediante diferentes técnicas
tales como: revisión de registros
internos de la organización y de las políticas
de seguridad,
inspección de las operaciones y
entrevistas.
Concluido este paso se determinarán las
actividades de control para eliminar o minimizar esos riesgos. Se
dará una probabilidad de
ocurrencia
d) Componentes del sistema de
Información y de Comunicación.
Se identifica y amplia los elementos que
conformarán el sistema informativo, estableciendo
objetivos, frecuencia, usuarios. Se recoge los componentes de una
comunicación eficaz interna y externa,
proponiéndose encuestas a tener en cuenta.
e) Supervisión o Monitoreo.
Se determinan las actividades que deberán
integrar la supervisión interna tales como rutinas de
corte, autorevisiones, encuestas a usuarios de los servicios y/o
productos de la organización.
- Validación
Métodos de evaluación del Control
Interno
La evaluación del Control Interno se puede
realizar a través de diferentes métodos:
método descriptivo o de memorándum, método
gráfico y método de cuestionario.
Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres
métodos es completo o eficaz, aisladamente, en todos los
casos. En algunos casos, tal vez sea aplicable el método
de gráficos, en otros puede ser conveniente
usar el método de cuestionarios y en otros puede ser
más fácil o puede ser de mejor interpretación el método
descriptivo. En frecuentes ocasiones se usa una
combinación de los tres métodos; la
recopilación de antecedentes y la comprobación de
los mismos se lleva a efecto usando, tanto gráficos o
flujogramas,
como cuestionarios o narrativos.
Descriptivo: El método descriptivo
consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes
actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los
registros que intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe
incurrirse en el error de describir las actividades de los
departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe
hacerse la descripción siguiendo el curso de las
operaciones a través de su manejo en los departamentos
citados, es decir, consiste en la descripción detallada de
los procedimientos
más importantes y las características del Sistema
de Control Interno para las distintas áreas, mencionando
los registros y formularios que
intervienen.
Flujogramas: El método de flujogramas es
aquel que se expone, por medio de cuadros o gráficos. Si
se diseña un flujograma del
sistema, será preciso que se visualice el flujo de la
información y los documentos que se
procesan. El flujograma debe elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que
quiénes conozcan los símbolos puedan extraer
información útil relativa al sistema.
Cuestionarios: Consiste en usar como instrumento
para la investigación, cuestionarios previamente
formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en que se
manejan las transacciones u operaciones de las personas que
intervienen en su manejo, la forma en que fluyen las operaciones
a través de los puestos o lugares donde se definen o se
determinan los procedimientos de control para la
conducción de las operaciones, es decir, consiste en la
evaluación con base en preguntas.
Se emplean como herramientas que le dan mayor
confiabilidad a la información obtenida, el paquete
estadístico SPSS y el Método Delphi.
El método Delphi fue creado sobre los años
1963-64 por la Rand Corporation con el propósito de
realizar pronósticos referidos a posibles
acontecimientos que se pudieran manifestar en las diferentes
ramas de la ciencia, la
técnica y la política.
Elementos metodológicos que debe poseer la
aplicación práctica del
método:
En resumen se trata de lograr la posibilidad de
acercarse a una respuesta satisfactoria dando los pasos de
cómo fusionar en un esfuerzo armónico la
gestión de los modelos
adoptados para el Control Interno y la Planeación
Estratégica. Los pasos propuestos y aplicados constituyen
sin dudas, el aspecto novedoso que da enormes ventajas ya que
centra la atención del directivo en una sola
dirección y reduce el tiempo de elaboración del
Sistema de Control Interno y deja en sus manos las herramientas
que le permita la actualización sistemática del
sistema elaborado.
Conclusiones
Debe describirse con precisión el grado de
introducción que tiene la propuesta,
aportando los elementos necesarios para poder
establecer en qué medida es representativo el nivel
alcanzado y si éste cubre las necesidades existentes.
Igualmente debe mostrarse el ritmo de la introducción de
la innovación en la práctica económico
– social con el tiempo.
Esta guía propuesta, que partiendo de lo
concebido en la Resolución 297 del 2003, desarrolla los
pasos y las herramientas que logran un sistema de alta
confiabilidad y estrecha relación con la planeación
estratégica, puede ser extendida a todas aquellas que lo
requieran.
El hecho de elaborar una guía que agilice la
implementación del Sistema de Control Interno en la
empresa hace que en el plano social se logre con mayor
efectividad la conciencia de
control, que todos los trabajadores deben poseer para que
consolide el sentido de pertenencia que una buena entidad
necesita.
Que existe una Organización plena en las
área, efectuándose un control permanente en las
mismas por parte de los jefes, sub. director y miembros del
consejo de dirección, este ultima fue tomado como un
acuerdo permanente para apoyar la actividad se
supervisión.
La realización sistemática de controles y
de su aplicación, la toma de decisiones en la empresa para
erradicar las deficiencias detectadas, debe ser tareas
priorizadas de cada directivo y trabajadores, lo que redundara en
la eficacia y eficiencia del trabajo, el logro de la fiabilidad
de la información financiera, el cumplimiento de las
disposiciones vigentes que son de aplicación y que
garanticen la preservación de los recursos materiales,
financieros y humanos.
Las condiciones de trabajo deben ser mejoradas en cuanto
a limpieza así como desarrollar aun más las
posibilidades de superación.
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Autor:
MSc. Leidisara Martinez
Calderín
Universidad de Cienfuegos.
Facultad de Ciencias
económicas y empresariales
MSc. Martha Rosa López Toledo
Universidad de Cienfuegos.
Facultad de Ciencias económicas y
empresariales
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