Indice
1.
Introduccion
3. Origen y evolución del
computador.
4. Generaciones de las
Computadoras.
5. Componentes Básicos del
Computador.
6. Conceptos básicos de
sistemas.
7. Clasificación y
Tipos.
8. Sistemas de contabilidad
computarizados.
9. Ventajas y
Desventajas.
10. Sistema de contabilidad daceasy accounting
system.
11. Problemática del año
2000.
12. Origen y Entendimiento del
Problema.
13. Listado de algunas Areas y
Sistemas posiblemente
afectados.
14. Técnicas recomendadas para
la solución del
problema.
15. La República Dominicana
ante la Problemática del Año
2000.
16. Problemática 2000 vs.
daceasy accounting
system.
17.
Recomendaciones
18.
Conclusion
19.
Bibliografía
Para muchos, la llegada del año 2000 es un
sinónimo de terror, problema o fin del mundo. Conforme
pasa el tiempo miles de
personas se preparan para recibir el nuevo milenio.
La problemática Y2K ha traído consigo un
ambiente de
tensión y preocupación sobre lo que ocurrirá
con los sistemas
computacionales de las empresas y todos
aquellos equipos computarizados, tan modernos hoy en día,
que tienen que ver con la vida cotidiana de las
personas.
A pesar de que hay quienes opinan que es un simple
problema de fechas, los estudiosos en la materia, a
través de sus investigaciones,
han demostrado que no es así y que este "simple" problema
ha costado a la humanidad alrededor de $400 a $600 billones de
dólares en todo el mundo. El costo del
problema ha dejado de ser la principal preocupación. La
principal inquietud radica, actualmente, en la escasez de
recursos
humanos capacitados que se requieren para corregir o
sustituir los millones de programas de
computadoras
que están actualmente en uso. El trabajo
necesario para resolver esta situación es enorme, costoso,
riesgoso y sin beneficios adicionales, excepto el de poder seguir
operando correctamente durante el próximo
siglo.
El año 2000 plantea un importante desafío
para las instituciones
tanto comerciales como financieras, porque muchas aplicaciones
automatizadas cesaran de funcionar normalmente como resultado de
la manera en que se han manejado históricamente los campos
de fecha. De no enfrentarse este problema, de manera oportuna,
ocasionaría que estas instituciones experimenten problemas
operacionales o incluso la paralización de sus
actividades, y podría ocasionar la perturbación de
los mercados
internacionales.
Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o
Automatizados (como muchos lo llaman) han formado parte de las
herramientas
de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40
años, hasta tal punto que hoy en día son el
motor de las
operaciones de
muchas de ellas, proporcionando así información oportuna, ahorro de
tiempo y dinero. Esta
característica ha permitido a los
ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la
forma de satisfacer de una manera más completa las
necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por
lo que han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que
brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de
Contabilidad Manual, pero
más eficientes y con menos posibilidad de
errores.
A través de todo el contenido de nuestro trabajo,
trataremos de explicar la Problemática del año 2000
frente a los Sistemas de Contabilidad Computarizados, como
están enfrentando los empresarios este problema, y cuales
medidas se están tomando para combatir este inevitable
acontecimiento.
El propósito fundamental de nuestra investigación, es proporcionar más
información sobre esta problemática, que trae de
cabezas al mundo, para así contribuir a aclarar las tantas
conjeturas que se han venido formando; y de esta forma permitir
que esté al alcance la documentación necesaria para
que las personas puedan empaparse del asunto y tomar las
decisiones oportunamente.
2. Aspectos generales
del computador.
Concepto.
El uso de las computadoras se ha hecho muy común
en las empresas. El computador es una máquina que se
utiliza para almacenar y procesar información en forma
electrónica mediante instrucciones
previamente determinadas.
Existen numerosos conceptos de lo que es un computador,
los cuales dependen de la disciplina que
los enfoque.
He aquí algunos de ellos:
- Dispositivo electrónico que nos permite
procesar datos para
obtener información, las cuales servirán de base
para la toma de
decisiones. - Es un conjunto de dispositivos de
Entrada y Salida y una Unidad Central de proceso, que
combina las funciones de
almacenamiento, aritmética, lógica y control. - Es un dispositivo que almacena, clasifica, ordena,
compara, combina y presenta la información a gran
velocidad. - Es una maquina electrónica capaz de procesar
datos y automatizar labores, en forma mas precisa y más
rápida que el humano.
3. Origen y Evolución del Computador.
Las herramientas computacionales surgieron en la
antigüedad. El ábaco,
el más antiguo de los dispositivos de cálculo,
fue inventado, probablemente en Oriente, hace al menos cinco mil
años.
Otro ingenio mecánico fue la máquina de
cálculo, inventada por Blaise Pascal, a la que
llamó la Pascalina. Se trata de una serie de engranajes en
una caja, que proporcionan resultados de operación, en
forma directa (enseñando un número a través
de una ventanita) y que tiene la ventaja de que evita tener que
contar como el ábaco.
La calculadora de Pascal sólo llevaba a cabo la
adición y la sustracción; Gottfried Leibnitz fue
capaz de extender este diseño
para la multiplicación y la división.
La invención de un tejido de tela
automática en 1801, por Joseph Jacquard, tuvo fuerte
influencia en el futuro de la computación. Esta herramienta usaba
tarjetas
perforadas para controlar la trayectoria del zurcido; esto es que
una tarjeta contenía el "Programa" para la
tarea del tejido.
Esta idea fue utilizada por Charles Babbage quien en
1830 inventa la "máquina analítica", a la que se
podría denominar "La primera computadora
digital". El diseño, que nunca fue llevado por completo a
la práctica, contenía todos los elementos que
configuran a una computadora moderna. La máquina
analítica estaba dividida funcionalmente en dos grandes
partes: una que ordenaba y otra que ejecutaba las
órdenes.
En 1887, Hollerith desarrollo su
concepto de
tarjeta de lectura
mecánica y diseño un dispositivo
conocido como la maquina del censo. La tabulación con los
métodos de
Hollerith requería una octava parte del tiempo que se
necesitaba antes, por lo que se adoptaron sus técnicas
para el censo de 1890. En 1896 fundo la Tubulating Machine
Company para fabricar y vender su invento. Mas tarde, esta firma
se fusionó con otras para formar la IBM.
Sin embargo, tienen que pasar casi cien años para
que entre 1937 y 1942 se diseñe la primera computadora
digital electrónica. El Dr. John V. Atanasoff, de la
Universidad
Estatal de Lowa, desarrolló y llamó a su invento
"Computadora Atanasoff-Berry" o sólo ABC (Atanasoff-Berry
Computer).
Después de varias conversaciones con el Dr.
Atanasoff, leer los principios de
la computadora
ABC y verla en persona, un
equipo de la Universidad de Pennsylvania, dirigido por los
Ingenieros John Mauchly y John Eckert, construyeron una gran
máquina eléctrica llamada ENIAC (Electrical
Numerical Entegrator and Computer).
Esta máquina era enorme; ocupaba todo el
sótano de la universidad, tenía más de
dieciocho mil tubos al vacío, consumía 200Kw de
energía
eléctrica y requería todo un sistema de
aire
acondicionado industrial; pero era capaz de realizar
alrededor de cinco mil operaciones aritméticas en un
segundo, dejando para siempre atrás las limitaciones
humanas de velocidad y precisión, e inaugurando una nueva
etapa en las capacidades de procesamiento.
El proyecto
terminó cuando, dos años después, se
integró a ese equipo el Ingeniero y Matemático John
Von Neumann, cuyas ideas resultaron tan fundamentales para el
desarrollo de las computadoras modernas que de hecho a él
se le considera el "Padre de Las Computadoras".
La computadora diseñada por este nuevo equipo se
llamó EDVAC (Electronic Discrete Variable Automatic
Computer); Tenía cerca de cuatro mil tubos al vacío
y usaba un tipo de memoria basado en
tubos llenos de mercurio por donde circulaban señales
eléctricas sujetos a retardos.
La nueva idea fundamental resulta ser muy sencilla:
"Permitir que en la memoria
coexistan datos con instrucciones, para que entonces la
computadora pueda ser programada de manera "suave" (de ahí
la palabra Software) y no por medio de
alambres que eléctricamente interconectaban varias
secciones de control, como en la ENIAC".
4. Generaciones de
las Computadoras.
- Primera Generación (1946-1959).
La primera generación se caracteriza por el rasgo
más prominente de la ENIAC: los tubos al vacío.
Durante el año 1950 se construyeron varias computadoras
notables, cada una contribuía con avances significativos,
como aritmética binaria, acceso aleatorio y el concepto de
programas almacenados.
En el año 1951 aparece la primera computadora
comercial, es decir con el objetivo de
ser vendida en el mercado: La
UNIVAC I. Esta máquina fue utilizada para procesar los
datos del censo de 1950 en los Estados
Unidos.
A esa siguió una máquina desarrollada por
la IBM (International Business Machines). La IBM 701.
Posteriormente la Compañía Remington Rand produjo
el modelo 1103,
que competía con la IBM 701. La IBM fabricó la 702,
que por motivos de problemas con la memoria no tuvo mucho
éxito.
La más exitosa de las computadoras de esta
primera generación fue la IBM 650, de la que se produjeron
varios cientos. Esta utilizaba un esquema de memoria secundario
llamado "Tambor Magnético", antecesor de los discos
actualmente utilizados.
- Segunda Generación (1959-1964).
El inicio de esta generación la marcó el
invento del transistor, el
cual representa la construcción de computadoras más
poderosas, confiables y menos costosas que ocupan menos espacios,
producirían menos calor que las
que operaban con tubos al vacío.
Durante esta generación también se
desarrollaron los lenguajes Fortran (para cálculos
científicos) y Cobol (para
negocios),
siendo entre otros los más importantes de esta
época. Durante esta época también se
mejoraron las memorias
auxiliares y las unidades de entrada y salida. Se crearon las
memorias con discos magnéticos capaces de almacenar
decenas de millones de caracteres, letras o números.
Además, se diseñaron las impresoras de
cadena, y los lectores ópticos.
Los fabricantes que presentaron computadoras en esta
segunda generación fueron: "IBM", que en 1959 produjo las
series 7070, 7090, y en 1960 presentó las series 1400,
1600; "Honeywell", presentó su modelo 800; "UNIVAC",
diseñó en 1960 su modelo UNIVAC III; "Control Data
Corporation (CDC)" presentó en 1960 la 1604.
- Tercera Generación (1964-1971).
Muchos historiadores consideran que el suceso más
importante en la historia de la
computadora sucedió cuando IBM anunció su
línea de computadoras "Sistemas 360"; el 7 de abril de
1964. El Sistema se metió de lleno en la tercera
generación de computadoras.
Los circuitos
integrados (agrupamiento de circuitos de
transistores
"grabados" en pequeñísimas placas) hicieron por la
tercera generación lo que los transistores por la segunda.
La línea de Sistemas 360 y la tercera generación de
computadoras de HONEYWELL, NCR, CDC, UNIVAC, BURROUGHS, GE y
otros fabricantes hicieron obsoletas todas las computadoras
instaladas con anterioridad.
Una de las características de la tercera
generación es la compatibilidad con equipo mayor, que
significa que una compañía podrá adquirir
una competencia con
un distribuidor particular y luego cambiar a una competencia
más poderosa, sin necesidad de volver a diseñar o
programar los sistemas de
información existentes.
Las computadoras de esta generación eran
multiprogramables, es decir, tenían la capacidad de correr
más de un programa de manera simultanea.
Esta generación también se
caracterizó por la fabricación de computadoras
pequeñas para los negocios y se les llamó a
éstas "minicomputadoras".
- Cuarta Generación (1971-1985).
La generación se caracterizaba por los procesadores y la
introducción al mercado de las ya famosas PC (Personal
Computer). La primera Microcomputadora, denominada ALTAIR, fue
creada por Ed Roberts en 1975. Luego aparecen las demás
marcas, como
son: Apple, IBM-Junior, IBM-PC, HP-150, Sinclair, Commodore,
Radio Shack,
entre otras.
Se crearon, durante esta generación, nuevos y
potentes lenguajes de
programación, así como cambios en los procesos de
"BATCH" a "EN LINEA". Surgen los populares procesadores de
palabra utilizados para elaborar cartas y documentos
técnicos.
También surgen nuevos lenguajes de
computación, como son: LISP, SNOBOC y LOGO, capaces de
dotar a las PC de capacidad de deducción para resolver
problemas de lógica.
Algunos de los modelos que
surgieron en esta etapa son: IBM, con sus modelos de la serie
4330 y Burroughs, con sus modelos 6900 y 7900.
Este nuevo adelanto tecnológico (de los
procesadores) inicia una era de desarrollo progresivo en
lenguajes de programación, en sistema de
operación y en equipos auxiliares, y tal vez el más
importante, el hacer del computador un aparato común en
Universidades, Escuelas, Hogares y Negocios.
- Quinta Generación (1985 en
adelante).
La quinta generación en la cual vivimos hoy en
día, desde 1985, incluye entre otras
características: nuevos y más avanzados
procesadores, mayor capacidad de memoria, nuevos y mejores
circuitos integrados, mayor velocidad de
computación.
Se introducen discos compactos (CD ROM) de
lectura del tamaño de la palma de la mano, capaces de
almacenar mas de 1700 veces la información de anteriores
discos de igual tamaño.
Así mismo, aparecen equipos de lectura óptica,
aparatos de captura de imágenes
reales, y de impresión en blanco y negro y a color, la
adaptación del sonido y la voz
en la computadora personal.
Nuevos lenguajes de programación, versiones
mejoradas de los anteriores, nuevos sistemas
operativos, etc., hacen que la PC adquiera el poder de una
computadora para negocios en grande.
5. Componentes
Básicos del Computador.
Hardware.
Son los componentes físicos, tanto
mecánicos como eléctricos, los cuales componen un
computador. Son los circuitos
eléctricos, cables, equipos periféricos, etc.
Los elementos del Hardware son: el Procesador
Central (CPU), la
Unidad de Control, la Memoria Principal, la Memoria Secundaria
(cintas, discos, diskettes, etc.), la lectora de tarjetas, las
impresoras, las terminales, etc.
El CPU es el elemento más importante, con las
funciones de interpretación, administración, control y dirección; supervisando el desarrollo de
las operaciones, las ejecuta en un orden precisamente
determinado; almacena los datos en forma codificada, interpreta
las instrucciones del programa e indica la acción a seguir
y asigna las tareas a los diferentes componentes.
Software.
Es el nombre que se le da a los programas que se
utilizan para efectuar las funciones del computador. Es el
conjunto de componentes, los cuales permiten que el Hardware
funcione como se desea. Constituye la parte "Inmaterial e
Inteligente" que coordina el sistema de computación,
soporta la ejecución de otros programas confeccionado por
el personal de informática de la empresa.
Los elementos del software son: El Sistema
Operativo, los lenguajes de programación, las
aplicaciones, las rutinas de seguimiento y los programas de
utilidad. Los
softwares se clasifican en básicos o de sistemas
(traductores, sistemas
operativos y utilitarios) y de aplicación.
Clasificación de los Computadores.
Por su Uso.
Según su uso se clasifican en:
- Computadores de Propósito General, estos
pueden realizar cualquier tarea, para la cual solo hay que
cambiar el programa en la memoria principal. - Computadores de Propósito Especial, los cuales
fueron diseñados para realizar tareas
específicas.
Por su función.
Según su función estos pueden clasificarse
en:
- Digitales: son aquellos mediante los cuales se pueden
obtener datos como resultado de un conteo. A estos datos se le
llaman Discretos. Operan contando números representados
por una secuencia finita de dígitos, que pueden ser
cifras, letras u otros símbolos especiales. - Analógicos: son los que trabajan con variables
que están medidas en una escala continua
y se registran con un determinado grado de precisión.
Aceptan y procesan señales electrónicas estos es,
señales continuas, tales como fluctuaciones de
voltaje. - Híbridos: son la combinación de un
componente digital y un componente analógico, conectados
a través de una interface que permite el intercambio de
información entre los dos componentes y el desarrollo de
su trabajo en conjunto.
Atendiendo a su Tamaño se Clasifican
en:
- Microcomputadoras: Son computadoras pequeñas
cuya Unidad Central de Proceso (CPU) esta contenida en una sola
pastilla (Chip). Pueden ser de tipo personal y para
negocio. - Computadoras Comerciales Pequeñas: estas
fueron diseñadas para aplicaciones comerciales en
compañías pequeñas. Varían en
potencia
entre las microcomputadoras y las minicomputadoras. - Minicomputadoras: son más grandes y más
poderosas que las microcomputadoras pueden usarse con una
amplia variedad de dispositivos de
entrada y salida y contiene mas memoria y capacidad de
almacenamiento. - Computadoras de Mediana Escala: poseen mayor
capacidad de almacenamiento y mayor variedad de dispositivos de
entrada y salida que las computadoras comerciales
pequeñas. Este tipo de computadoras es empleado en las
empresas de tamaño intermedio y las divisiones de
grandes corporaciones. - Computadoras Grandes o Mainframes: son usadas en
corporaciones grandes (Compañías de
Teléfonos, Corporaciones Eléctricas,
Universidades, Empresas que brindan servicios de
computadoras, etc.), estas computadoras son capaces de procesar
bastas cantidades de datos a una velocidad de procesamiento
extremadamente rápida.
El Computador en las Empresas.
El uso del computador para el procesamiento de los datos
y la generación de cifras a través de los mismos es
cada vez más común en las empresas. Esto modifica
de manera radical los procesos manuales que con
anterioridad eran empleados, convirtiéndolos en procesos
mecánicos mucho más rápidos y confiables.
Esto obliga a un cambio
funcional, estructural, procedimental y administrativo en las
organizaciones.
Con el advenimiento y la proliferación de los
computadores electrónicos, las organizaciones disponen de
un número cada vez mayor de sistemas de información
automatizados de los cuales dependen el desarrollo normal de sus
operaciones, el servicio
oportuno a los clientes y en
algunos casos decisiones que arriesgan la vida misma de las
empresas.
En sentido general, podemos afirmar que el uso del
computador en el ambiente empresarial ha hecho más
eficiente y eficaz los procesos operacionales, y ha servido de
base a la toma de decisiones en todos los niveles de
administración de las empresas.
El beneficio obtenido por las instituciones, al valerse
de los recursos
computacionales, los obliga a mantenerse actualizados al ritmo de
las vertientes, nuevas tecnologías e innovadoras
aplicaciones informáticas que se van creando a medida que
se acerca el advenimiento del nuevo milenio.
6. Conceptos
básicos de sistemas.
Definición.
Un sistema es un conjunto de elementos, entidades o
componentes que se caracterizan por ciertos atributos
identificables que tienen relación entre sí, y que
funcionan para lograr un objetivo común.
Es un conjunto de elementos que se relacionan entre si,
con la finalidad de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. Estos elementos son de naturaleza
diversa y básicamente incluyen:
- El equipo de cómputos.
- El recurso humano que interactúa con el
sistema de
información. - La información que se introduce al
sistema. - Los programas que procesados producen los diferentes
tipos de resultados.
El principal objetivo de un sistema es dotar de
herramientas a la administración que le permitan conocer,
controlar y dirigir las operaciones de un negocio,
proporcionándole los cimientos para el control de todos
los aspectos importantes de la
organización.
Un sistema de contabilidad procesa los datos a
través de los pasos del ciclo contable, los cuales
son:
- Registrar las operaciones diarias.
- Pase de los datos según las operaciones a las
cuentas del
mayor. - Preparar una balanza de
comprobación. - Preparar un Estado de
Ganancias o Perdidas. - Cierre de las cuentas del mayor.
- Determinar los saldos y cortes de las
cuentas. - Preparar una balanza Postcierre.
Estos pasos que intervienen en el ciclo contable se
reflejan en los Principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados.
Pero un Sistema de Contabilidad comprende sin embargo,
algo más que las formas y los procedimientos
que se emplean en el proceso de los datos a través de los
pasos del ciclo contable, este también incluye las formas
y procedimientos que se usan en la preparación de datos
que han de procesarse durante el ciclo.
Si bien las Computadoras Personales no sufren
ningún cambio, es necesario que los Sistemas de
Contabilidad varíen de acuerdo a la magnitud del negocio,
la naturaleza de sus operaciones y la información en
particular que requiere la administración.
Los sistemas de contabilidad pueden ser de distintos
tipos, según su complejidad y la forma como están
diseñados.
Podemos distinguir, para los fines de este trabajo, dos
clases de Sistemas de Contabilidad: Los Manuales y Los
Computarizados.
Sistemas De Contabilidad Manual.
Un Sistema de Contabilidad Manual es el que se
desarrolla trabajando manualmente, al menos en un alto
porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas
sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son
realizados en forma manual.
En estos sistemas el factor hombre es la
base. Este realiza todas las tareas necesarias para la
obtención final de la información financiera, ya
sean de índole intelectual o de índole
aritmética.
La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se
vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes
volúmenes de información, en cuyo caso seria
necesario el uso de gran cantidad de personas.
Sistema Computarizado.
Un sistema de contabilidad computarizado se vale de
computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las
cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones
finales.
Como ya apreciamos, las computadoras pueden ejecutar un
gran número de instrucciones de acuerdo a un programa, sin
errores y a gran velocidad. Este hecho permite que, mediante la
creación de software o programas creados en el computador,
se puedan realizar las labores hasta antes propias de los
contadores. En los sistemas de contabilidad computarizados la
labor del contador es prácticamente intelectual. Este
deberá asegurarse de que la configuración y entrada
de una transacción sean conectadas, el sistema hará
el resto.
Importancia de los Sistemas.
En la actualidad, todo proceso contable requiere de los
sistemas. En una empresa, el funcionamiento del proceso contable
depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que
tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios para
toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las
operaciones y transacciones financieras, sin contar con el
auxilio de los sistemas mecanizados desarrollados en las
computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la
de tomar decisiones de tipo financiero y no financiero; el
proceso de toma de decisiones se basará necesariamente en
la información generada por los sistemas de
información gerencial implantados con ese objetivo. La
calidad de la
información generada es un factor crítico para
guiar a la empresa por el rumbo deseado.
Todo el proceso de generación de
información en las empresas esta soportado por sistemas
que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los
gerentes a "generar información". Este proceso no es del
todo fácil, ya que llegar a un sistema que soporte
cualquier tipo de decisiones, requiere el esfuerzo de muchas
personas y horas interminables de trabajo.
El éxito de un sistema se puede medir por
ejemplo, por el grado de aceptación que los usuarios le
asignan. Hay muchas razones por las cuales vale la pena realizar
el esfuerzo de tener un buen sistema de
información.
8. Sistemas de
contabilidad computarizados.
Antecedentes.
El surgimiento de una nueva tecnología
experimentada en las últimas cuatro décadas se
presenta como la antesala del desarrollo de lo que hoy conocemos
como Sistemas Automatizados.
La aparición de las computadoras, la
generalización de las corporaciones, el surgimiento de
grandes empresas multinacionales y la
globalización de los comercios internacionales, dio un
nuevo giro a la orientación de la información
financiera, surgiendo la necesidad de crear Sistemas de
Contabilidad que sean más útiles en el
desenvolvimiento de la gestión
contable y administrativa, y que dichas informaciones sean
efectivas, confiables y oportunas; esta necesidad fue lo que
impulsó hacia la creación de los Sistemas de
Contabilidad Computarizados.
Modalidades.
Existe una amplia gama de Softwares o Paquetes de
Contabilidad que han formado parte de las herramientas de trabajo
de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta
tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones
de muchas de ellas. Lo que ha permitido a los Ingenieros en
Sistemas y a los propios Contadores el buscar la forma de
satisfacer de una manera más completa las necesidades en
las que se ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las
operaciones que esta maneja; por lo que han tratado de crear
Sistemas Computarizados de Contabilidad que brinden los mismos
beneficios que ofrecen los Sistemas Manuales, pero más
eficientes y con menos posibilidad de errores.
En su afán de crear este tipo de Software los
expertos en la materia han diseñado diversidad de
programas que tratan de suplir la necesidad de determinadas
empresas de acuerdo a las actividades que realiza. Dentro de
estos Software, los más conocidos son:
-. Dac Easy Accounting System. -. Monica.
-. PeachTree. -. Quickbook.
-. Macola. -. SBT.
-. 20-20.
Existen softwares que son creados para determinada
área de una empresa, los cuales tienen como fin llevar el
control contable de determinadas cuentas o procesos. Por ejemplo,
un software aplicado al área de los costos en un
Restaurante. Este facilita la determinación de los costos
de los alimentos por
cantidad de ingredientes, así es más fácil
para el analista de costos aplicar los porcentajes
correspondientes y determinar el costo de venta de los
alimentos.
Al igual que este, existen softwares ideados para
determinada empresa, los cuales han sido creados para uso
exclusivo de cada una de ellas y no son producidos con fines
comerciales.
Entre los softwares comerciales el más usado y
reconocido por todos es el DacEasy Accounting System, el cual
desde los años 70 es conocido en el mercado como uno de
los Software de Contabilidad más completos.
Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre
los sistemas manuales. Las ventajas principales son las
siguientes:
- Rapidez y oportunidad.
Puede proporcionar información con mayor rapidez
que uno manual, por que la computadora realiza en forma
instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se
hacen en forma manual.
- Volumen de producción.
Se puede manejar un volumen de operaciones mayor usando
un sistema computarizado por su rapidez de
procesamiento.
- Protección contra errores.
Se reduce mucho el número de errores, por que la
computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un
ser humano. Están diseñadas con la
característica de minimizar los errores.
- Pases automáticos al mayor.
Los pases al mayor se realizan en forma
automática en un sistema computarizado, con un enorme
ahorro de tiempo. La tarea repetitiva de pasar al mayor, no solo
consume bastante tiempo, sino que puede ocasionar muchos errores
en un sistema contable manual. El uso de la computadora asegura
cada asiento con exactitud. Esto evita errores, como el doble
pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito
como un crédito
o viceversa, y pasar una cantidad equivocada.
- Preparación automática de informes.
En un sistema de contabilidad computarizado, los
informes se pueden producir automáticamente, tales como:
Diarios, Mayores, Estados
Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la
administración a tomar decisiones.
- Impresión automática de
documentos.
Un sistema computarizado proporciona mucho de los
documentos que se usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales
de Cuentas por
Cobrar a Clientes, Cheques de
Nominas,
Estados de Ingresos de los
Empleados, entre otros.
Los Sistemas Computarizados también tienen sus
limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y
podría decirse que son leves en comparación con los
grandes beneficios que ofrece a la empresa.
Las principales limitaciones son:
- Alto costo de inversión al instalar un sistema
computarizado. - El costo de mantenimiento es alto y complejo.
- El alto costo en el entrenamiento
del personal. - Los programas deben ser confiables.
- La lógica debe ser comprensible y las
aplicaciones adecuadas.
En conclusión, podríamos afirmar que las
desventajas de un sistema computarizado son, en la mayor parte,
de índole económica, lo cual para muchos no es
preocupante.
10. Sistema de
contabilidad daceasy accounting system.
Generalidades del Software.
El sistema de Contabilidad Computarizado DacEasy
Accounting System es un software que combina información
financiera para un eficaz control de los negocios y una oportuna
y acertada toma de decisiones.
El DacEasy está compuesto por varios
módulos que pueden o no trabajar como un sistema
totalmente integrado, ofreciendo así una ventaja
más sobre los sistemas manuales de contabilidad que se
caracterizan por su lentitud en el procesamiento de la
información.
Este software ha sido diseñado para su
utilización en diversos tipos de negocios, como lo son los
orientados a la prestación de servicios, a la
fabricación y venta de productos, y a
cualquier tipo de negocio que combine estas
áreas.
El DacEasy es uno de los softwares de contabilidad de
mayor venta en toda América, desde su lanzamiento en los
años ’70 ha demostrado ser uno de los sistemas
computarizados de contabilidad más completos, obteniendo
varios galardones en el área de la programación
informática.
DacEasy Accounting System desde sus inicios ha
revolucionado la forma de hacer contabilidad computarizada,
presentando un programa capaz de trabajar en módulos con
la cualidad de relacionarse por interfaz, permitiendo así
un mejor desenvolvimiento para el usuario en el desarrollo de sus
actividades cotidianas.
En su afán de ir mejorando cada día los
beneficios de este sistema las personas encargadas de trabajar en
el desarrollo de dicho programa han ido creando nuevas formas
para que el programa DacEasy sea cada vez más eficaz. Esta
es la razón por la que a través de los años
se han creado nuevas versiones de este programa.
A continuación presentaremos las diferentes
versiones de DacEasy y cuales elementos diferencian una
versión de otra.
Adiciones a la Versión 4.4 DOS
Accounting:
- Valuación de acceso fijo con o sin calculo
automático de depreciación. - Balance de efectivo en línea.
- Despliegue de la cantidad en la factura.
- Inclusión del servicio como oferta de
producto. - Impresión de Estados y cartas para
clientes. - Chequeo de unidades plasmada en el
menú. - Selector de cargo financiero.
- Clientes importadores, vendedores, productos y
servicios. - Impresión de diarios, facturas y desembolsos a
solicitud. - Formato libre.
- Diseño de formato del cliente.
- Herramientas para mantenimiento de grupo de
archivos.
Adiciones a la Versión 5.0 Accounting:
- Fácil elaboración del Catalogo de
Cuentas. - Default entre las cuentas ventas y
gastos. - Análisis del flujo de
efectivo (FASB 95). - Pantalla del servicio de facturas.
- Tecla sencilla de impresión de
cheques. - Impresión de reportes de efectivo en
línea. - Información de clientes, vendedores y
productos. - Creación de reportes de clientes con DacAccess
Report Generator. - Creación de agenda
telefónica.
Adiciones a la Versión 6.0 Accounting:
- Adición en la velocidad de los
procesos. - Mejoramiento en los archivos de clientes y
vendedores. - Presentación de los archivos
procesados. - Presentación de los productos
ensamblados. - Seguimiento de la secuencia
numérica. - Seguimiento de la secuencia numérica de las
facturas de servicios. - Seguimiento de las ventas personalizadas.
- Clasificación por códigos de servicios,
productos y facturas comisionables. - Impresión de etiquetas
multicolumnares. - Chequeo de información en
línea.
Adiciones a la Versión 7.0 Accounting:
- Listar Reportes financieros y estados de cuentas sin
tener que postear. - stado de cuenta clientes/suplidores sin incluir
facturas pagadas o en cero. - Anular cheques después de posteados con
entradas reversas. - Cálculo de comisión de vendedores sobre
facturas vendidas y pagadas. - Nueva tabla de precios por
cantidad/monto. - Balances On-line en bancos,
clientes, suplidores. - Consulta facturas pendientes desde el maestro de
clientes. - Nuevo reporte análisis de
facturación. - Balance en línea día a
día. - Impresión del listado de venta, compras,
mayor general por selección especifica de
datos. - Mejor forma para diseñar reportes por
Query. - Nuevo formulario de lista de materiales
para las ofertas promocionales tipo Combo.
Adiciones a la Versión 8.0 Accounting:
- Compatibilidad con el Y2K.
- Seguimiento histórico de transacciones de
productos. - Mejoramiento del sistema de ordenes de
compra. - Mantenimiento separado de las transacciones de PO
& MR. - Anexo del sistema de reorden de inventario.
- Cumplimiento con los requerimientos del nuevo IRS
1099. - Seguimiento del calendario y año fiscal
1099. - Mejoramiento del control de seguridad al
acceso del sistema y los datos. - Sistema nuevo de backup.
Adiciones a la Versión 9.0 Accounting:
- Compatibilidad con Y2K.
- Nuevo Asistente de ventas.
- Posteo en línea.
- Mejoramiento de la integración a la entrada al
ordenador. - Impresión de reportes y listados de archivos
en el formato HTML.
Características del Sistema.
Contabilidad DacEasy ofrece un paquete de Contabilidad,
que a pesar de tener múltiples características, es
muy fácil de usar. Este programa de contabilidad contempla
siete (7) módulos que son:
- Contabilidad General.
- Cuentas por Cobrar.
- Cuentas por Pagar.
- Efectivo (Caja y Banco).
- Facturación.
- Compras.
- Inventarios.
Estos módulos trabajan en conjunto como un
sistema completamente integrado o pueden ser usados
individualmente sin importar cual se escoja. Contabilidad DacEasy
ofrece una interfaz rápida y fácil, reduciendo sus
tareas contables a la simple entrada de datos. Las complejas
características de los reportes permiten mirar y analizar
la información facilitando una completa auditoria a medida
que esta se procesa.
- Contabilidad General.
Este módulo es la fuente de todos los Estados
Financieros generados por Contabilidad DacEasy; este
módulo mantiene en su sistema los saldos para todas las
cuentas. La información detallada desde otros
módulos se pasa a contabilidad general y se asegura para
sus registros.
El módulo de contabilidad general puede usarse
independientemente o integrarse totalmente con cualquiera de los
otros seis (6) módulos. La entrada de Movimientos permite
a los usuarios suministrar la distribución de los créditos y de
los débitos. Ventanas de búsqueda sensible de
campos, en que se trabaja, hacen que esto se convierta en una
simple tarea de selección.
Los movimientos pueden agruparse usando sus propios
códigos de Diarios. Al imprimir los Diarios de
Contabilidad General esta característica permite
seleccionar un grupo de movimientos o el archivo completo
de Movimientos de Contabilidad General.
Este módulo permite definir los movimientos
recurrentes. DacEasy genera automáticamente las entradas
que son iguales cada mes, como las de depreciación y
permite editarlas si es necesario.
Una vez que se hayan introducido los movimientos, se
pueden generar Diarios hacia la pantalla, hacia la impresora o
hacia un archivo de disco. Estos Diarios ofrecen una completa
auditoria así como un método
para verificar los movimientos antes de trasladarlos.
DacEasy permite postear (hacer traslados al mayor) para
los periodos contables que se seleccionen. Esta
característica le da la capacidad de mantener activos, en un
momento dado hasta 19 periodos, lo cual es especialmente
útil cuando se hacen entradas de ajuste una vez que se
haya terminado la actividad para el periodo.
En el cierre de cada periodo contable, DacEasy da la
opción de borrar o retener detalles de los movimientos de
Contabilidad General para el periodo dado. El usuario decide si
quiere mantener toda la información en el archivo de
movimiento o
si imprime los Diarios y borra el archivo al cierre del periodo.
El procesamiento de los movimientos no se verá afectado
por la retención de datos. El sistema trabajará a
la misma velocidad sin que importe el número de
movimientos en el archivo, pero sí se afectará el
espacio usado en su disco duro. Si
se da cuenta que el archivo esta usando demasiado espacio, el
usuario tiene la opción de borrarlo cuando cierre el
siguiente periodo contable.
Guardar la actividad de los movimientos por un largo
periodo de tiempo permite imprimir reportes en detalle. DacEasy
ofrece un Reporte de Actividad de Cuenta el cual lista toda la
actividad de sus cuentas y resulta útil al analizar la
naturaleza del saldo de una cuenta o para ubicar un error de
contabilidad.
En el cierre de un periodo contable, DacEasy permite
revisar automáticamente las entradas. El usuario
sencillamente indica que movimientos deben reversarse. DacEasy
pregunta esta información cuando le da entrada al
movimiento. Esta práctica común en contabilidad
permite manejar gastos acumulados al final de un periodo
contable.
Como se puede ver, es posible usar el módulo de
Contabilidad General para las necesidades contables; sin embargo,
cuando se usa con los módulos que se explicarán a
continuación, se convierte en un sistema completamente
integrado en el que la mayoría de las entradas actuales de
débito y crédito se generan automáticamente.
Un novato en contabilidad tiene la capacidad de producir Estados
Financieros detallados, generar Facturas, sacar Ordenes de
Compras, entrar Depósitos, hacer Pagos y muchas cosas
más sin tener nunca que realizar una entrada de
Movimientos de débito y crédito.
Entre más módulos se usen, más
información se podrá rastrear por DacEasy,
automáticamente. Si el usuario quiere saber a quien le
vendió y le compro, y que fue lo comprado y lo vendido,
entonces tendrá que aventurarse mas allá del
módulo de Contabilidad General. Si usa solamente
Contabilidad General o si usa todos los módulos, sus
estados financieros tendrán la misma apariencia. Lo que
cambia es la información adicional que estará
disponible por medio de los otros módulos.
- Cuentas por Cobrar.
Este módulo ayuda al usuario a mantener un
registro de la
actividad de sus clientes. DacEasy permite grabar cargos y
créditos para sus clientes. Además de estas
entradas, DacEasy puede generar automáticamente cargos
financieros para clientes con saldos vencidos. Para
revisión también se encuentran disponibles la
opción Diarios para todas esas entradas.
La entrada de movimientos de cuentas por cobrar permite
entrar cargos y créditos para clientes que se hayan
definido en el archivo de clientes de DacEasy. Si es necesario,
durante la entrada de movimiento también se pueden
añadir nuevos clientes de una forma muy
rápida.
Si también se está usando el módulo
de Facturación, Cuentas por Cobrar es usado principalmente
para hacer ajustes en las cuentas de los clientes. Si no se
quiere rastrear el inventario ni enviar facturas impresas a sus
clientes, las facturas para ellos pueden establecerse usando este
módulo.
La información estará disponible en los
Estados (informes) de cuentas de clientes y en los Reportes de
Vencimientos. El módulo de Cuentas por Cobrar permite
generar automáticamente Cargos Financieros para saldos
vencidos de clientes. Esos cargos son calculados basándose
en las condiciones que se defina en el archivo de Clientes cuando
se establezca el sistema. Ese interés
puede cambiarse en cualquier momento. La información para
todos los movimientos de Cuentas por Cobrar se retiene hasta que
se cierre el período contable dado.
Esto permite imprimir un listado detallado de todos los
movimientos para su revisión, antes de cerrar el periodo.
En Cuentas por Cobrar, los traslados al mayor envían al
módulo de Contabilidad General un movimiento resumido en
el cual se consolidan todos los movimientos y se hace una entrada
para cada cuenta afectada.
- Cuentas por Pagar.
Cuentas por Pagar trabaja de la misma forma que el
módulo de Cuentas por Cobrar. Su uso primario es hacer
ajustes en los saldos de los proveedores.
Este módulo se utiliza para entrar cargos y
créditos para los proveedores existentes o para uno que se
añada posteriormente.
Los Diarios listan todas las actividades de Cuentas por
Pagar en pantalla, en la impresora o en un archivo de disco. El
reporte de egresos evita tener que adivinar que cuentas se pagan;
ya que lista todas la facturas abiertas, tanto por fecha de
vencimiento como por fecha de descuento.
Al usar los módulos de Cuentas por Cobrar y
Cuentas por Pagar en conjunto con Contabilidad General, el
usuario obtiene una información completa de auditoria,
así como un historial para sus clientes y proveedores
compilados automáticamente.
- Efectivo (Caja y Bancos).
El módulo de Efectivo de Contabilidad DacEasy
demostrará ser uno de los módulos mas útiles
y más frecuentemente usados en el sistema. Se utiliza para
entrar y rastrear todos los depósitos y cheques. DacEasy
también ofrece una característica de
reconciliación de un ilimitado número de
cuentas.
Este módulo permite consolidar todo el movimiento
de efectivo que incluye tanto los pagos como las devoluciones de
clientes y proveedores.
Dependiendo de su naturaleza, los depósitos y los
cheques pueden ser empleados en un saldo específico de un
cliente o directamente en una cuenta de Contabilidad General. Se
puede entrar un depósito grande y distribuir su valor en un
número ilimitado de cuentas. Esto hace más
fácil su proceso de reconciliación ya que el valor
del depósito cuadrará con los movimientos de su
estado bancario.
Los cheques y las conciliaciones pueden aplicarse al
saldo de un proveedor o directamente a cualquier cuenta de
Contabilidad General; además su proceso de
distribución es sencillo.
Las ventanas de programa muestran una lista completa de
las cuentas de contabilidad general. Cuando se seleccionan
cuentas para distribución, se puede usar Clientes y
Proveedores. Si se está aplicando un depósito o un
pago a una factura en particular, las facturas abiertas para el
cliente o el proveedor se mostrarán en pantalla para su
selección.
Los movimientos recurrentes se pueden definir para que,
al pedirlo así, sean generados automáticamente. Los
pagos que sean iguales cada mes, como los de arrendamiento o los
de préstamos, se entrarán una sola vez y de
ahí en adelante se generaran automáticamente.
Imagínese todos los movimientos mensuales generados por
los usuarios simplemente seleccionando una opción de
menú, se usa esta característica para que
contabilidad DacEasy trabaje por el usuario.
- Facturación.
Se utiliza para entrar facturas de clientes. Este
módulo debe usarse para enviar facturas impresas a sus
clientes. En ellas se pueden incluir ítems de inventarios, de
servicios o misceláneos.
Además de los archivos de productos y servicios,
DacEasy incluye un archivo para Códigos de
Facturación. Con estos códigos puede facturarse
clientes sin tener que usar los archivos de productos o
servicios. DacEasy permite definir todos los códigos que
necesite para su facturación. Estos códigos se usan
en conjunto como productos y servicios para ítems
especiales o como su medio primario de
facturación.
El Diario de ventas informa acerca de todos los
ítems que han sido despachados o enviados. Puede ser
utilizado para verificar todas las facturas antes de trasladarlas
al mayor.
Cada vez que el módulo de Facturación se
registra en el mayor, el usuario tiene la opción de
construir un archivo de Análisis de Ventas, con el cual
puede generar facturas basadas en situaciones de ordenes
pendientes con sus clientes.
Si el usuario decidió mantener el archivo de
Análisis de Ventas, DacEasy rastrea automáticamente
esas situaciones en las que hay ordenes pendientes y en
cuestión de minuto puede generar nuevas facturas solo para
los ítems que quedaron pendientes.
Los reportes de análisis de ventas pueden
producirse usando el Generador de Reporte, a partir de la
información grabada en el archivo de facturas. Estos
reportes le dan la información de quien esta comprando
que, cada cuanto y en que cantidad. El análisis de venta
le suministra la información necesaria para tomar
decisiones para la compra y mercadeo de sus
productos o servicios.
DacEasy posee la capacidad de generar facturas
recurrentes, lo cual permite enviar la misma factura a un grupo
seleccionado de clientes. Esto es particularmente útil en
una situación de facturación mensual, como por
ejemplo en el caso de los gimnasios o en los servicios de
mantenimiento. Clientes con ítems o intereses distintos se
colocan en grupos diferentes
de facturación que pueden definirse en el número de
facturas que se pueden generar.
- Compras.
El módulo de Compras permite mantener un registro
de toda la mercancía que compra. Con DacEasy el usuario
puede generar ordenes de compra, recibir y devolver
mercancía e imprimir Diarios apropiados para revisar esta
actividad.
Cuando se le da entrada a la mercancía recibida,
Contabilidad DacEasy actualiza automáticamente los
ítems de inventario disponibles. Este proceso "en
línea" permite facturar inmediatamente esos ítems,
si es necesario.
Cualquier pago por adelantado que se entre en la orden
de compra, por ejemplo un depósito que deba
acompañar un pedido, será aplicado en la factura
abierta que se haya creado al recibir la
mercancía.
Cuando se registra al mayor los pedidos que se reciban
parcialmente se convierten en ordenes de compra abiertas que
listan solo los ítems que no se hayan recibido. Esto
permite rastrear todos los ítems que están en
ordenes pendiente.
Se encuentran disponibles Diarios tanto para las ordenes
de compra abiertas como para la mercancía que se haya
recibido. El estado de
Cuenta de ordenes de Compras lo mantiene actualizado en las
ordenes de compras abiertas y en los ítems que tengan
ordenes pendientes. El Diario de compras saca en detalle toda la
mercancía que se haya recibido.
- Inventario.
El último módulo de Contabilidad DacEasy
es control de
Inventarios. Para utilizar este módulo usted debe
estar usando el archivo de productos.
La característica de Ensamble de DacEasy permite
ensamblar automáticamente bienes
terminados a partir de los materiales disponibles listado en su
archivo de Productos. Una vez que se haya establecido un
código de producto para el bien ensamblado, el usuario
entra una lista de materiales requeridos para hacer ese
ítem. Esta lista incluye los códigos de los
productos y las cantidades para todos los materiales que se
necesitan.
Al entrar el movimiento de Ensamble se le pide el
número de ítems que se desea ensamblar y DacEasy
indica si el usuario tiene o no una cantidad suficiente de
materiales para ensamblar esos ítems. Al trasladar al
mayor este movimiento se actualizarán
automáticamente las unidades disponibles, tanto para los
materiales como para el producto terminado. Esta
característica permite facturar el bien ensamblado como un
solo producto en vez de listar individualmente cada uno de los
materiales que se necesitaron para ensamblar ese
producto.
El reporte de Análisis ayuda a determinar la
cantidad de materiales necesarios para ensamblar una cantidad
dada de productos terminados.
DacEasy también permite desensamblar
ítems. Si es necesario desarmar algunos o todos sus bienes
terminados, simplemente se entra el número de ítems
que se desea desensamblar y DacEasy hace los ajustes por el
usuario.
El módulo de Control de Inventarios
también permite ajustes de inventario físico. Esto
permite ajustar fácilmente sus unidades Disponibles
después de hacer un contéo del inventario
físico.
La característica de Asignación de Precios
genera automáticamente precios nuevos para ítems
del inventario seleccionados. El usuario determina el
método para colocar los precios nuevos. DacEasy usa un
ajuste en porcentaje o uno en un valor especifico en pesos. Esta
característica puede ser usada para subir o bajar de
precio sus
ítems de inventario.
Requerimientos del Sistema.
Para que Contabilidad DacEasy trabaje correctamente son
necesarios los siguientes requerimientos del sistema:
- Computador IBM PC, PC/XT, PC/AT, PS/2 o algún
otro 100% compatible con IBM. - Sistema operacional MS-DOS o
PC-DOS (versión 3.0 o posterior). - 640K, o más de memoria
RAM. - Por lo menos una unidad de disquete de 360K y un
disco duro. - Impresora capaz de imprimir en comprimido 132
columnas.
11. Problemática
del año 2000.
Definición del Problema.
El problema del año 2000 en los sistemas
informáticos o problema Y2K (del inglés
Year 2000) es un problema aritmético-computacional que se
convierte en un serio problema de negocios y social.
El problema aritmético reside en que muchos
sistemas informáticos y dispositivos de control, basados
en tecnología microelectrónica, almacenan el
año en dos caracteres, lo que conlleva a que para las
fechas mas allá del 31 de diciembre de 1999 el mismo se
represente como "00" para el año 2001, 02 para el 2002 y
así sucesivamente. Esto producirá que se
distorsionen los resultados en los cálculos que involucran
fechas a partir del 1ero. de enero del 2000.
Es un serio problema de negocios y social porque los
computadores hoy en día manejan las informaciones
básicas de las empresas, las redes informáticas y
de comunicación y los sistemas para el control
automático de procesos, tales como líneas de
producción en manufactura,
dispositivos de seguridad, bóvedas, ascensores, control de
tráfico aéreo, dispositivos médicos,
controles de generación y despacho de energía
eléctrica, etc. Muchos de estos conllevan un riesgo de tipo
económico y otros a serios riesgos de vida
humana.
Los procesos de negocios están servidos por
computadores que poseen bases de datos de
clientes, proveedores, inventarios y registros financieros, que
representan activos informacionales de alto valor, sin los cuales
una organización no podría operar
normalmente. Como vivimos en un mundo de redes de intercambio de
información, esta problemática, mas que de
carácter individual, es de escala global, pues se
podrían producir fallas en las operaciones de los
negocios, en la cadena de producción, comercialización y distribución de
bienes y servicios, a escala nacional y mundial, debido al
síndrome del contagio informacional. Si no se corrige el
problema, estas fallas producirán grandes pérdidas
financieras por la afección de los activos y pasivos
empresariales y los intereses de clientes, accionistas y
proveedores.
Este hecho ha llamado fuertemente la atención a
los gobiernos, organismos reguladores, organismos
internacionales, asociaciones industriales y corporaciones;
quienes han desplegado extraordinarios recursos y esfuerzos
coordinados para su solución.
12. Origen y Entendimiento
del Problema.
Desde los primeros días de los computadores
electrónicos, los programadores han empleado dos
dígitos para representar el año en los campos de
las fechas (AA/MM/DD). En los años 60’, cuando este
convenio se hizo estándar, la representación de dos
dígitos tuvo sentido económico porque ahorró
la memoria del computador y espacio de almacenamiento. Aún
en los años 80’, pocos creyeron que las aplicaciones
que se estaban desarrollando entonces seguirían operando
después del año 2000. Por desgracia, esta creencia
estaba mal fundada. Aunque muchas aplicaciones recientes se
adecuan al año 2000, muchas de ellas continúan
operando. Además, el software y hardware ambientales sobre
los cuales opera una aplicación pueden no estar preparados
para operar luego del cambio de milenio. Suponer que cualquiera
aplicación esta preparada para el Año 2000 sin
análisis ni pruebas
adecuados, plantea considerables riesgos.
El problema del Año 2000 existe porque una
representación de dos dígitos (00) del año
se interpretará en muchas aplicaciones como 1900, no como
2000, a menos que la fecha o el programa lógico se
modifique. Muchos cálculos indicarán que las
transacciones han estado abiertas por cerca de cien años o
producirán números negativos. Los archivos nuevos
pueden que no sean reconocidos como los datos más
recientes, originando que los archivos actuales sean borrados o
archivados como datos viejos. Estos y otros problemas
lógicos y de integridad de data tienen el potencial de
causar problemas para el cobro de deudas, el envejecimiento de la
información, el calculo de las tasas de interés,
etc., y podría perturbar de manera significativa las
operaciones comerciales normales. Además, cuando se
comparan las fechas, las facturas del cliente pueden cambiar de
cargos a reembolsos y viceversa. Todo lo anterior se compila por
el hecho de que el año 2000 será
bisiesto.
Un año bisiesto es aquel que al ser dividido
entre cuatro su cociente o resultado es una cifra entera, es
decir, su residuo es cero, existiendo por tanto un año
bisiesto cada cuatro años (con 366 días en vez de
365). Esta es una vieja convención que se adoptó
cuando el Papa Gregorio XIII creó el calendario gregoriano
en el 1582, vigente hoy en día. Pero además, esa
misma convención establece que el primer año de
cada siglo no es bisiesto, aun siendo este divisible entre cuatro
(4), con excepción de cada cuatro siglos a partir del
1600. El año 2000 cae en esta categoría, por ser el
21 un siglo bisiesto (el año base del siglo es divisible
entre 400, exactamente), razón por la cual es la
excepción de la excepción. Muchos procedimientos
computacionales fueron hechos tomando en cuenta que el año
inicial del siglo siempre es un año no bisiesto, pero como
el 2000 lo es, muchos sistemas no van a reconocer la fecha 29 de
febrero del 2000.
Todos estos factores hacen, del Año 2000, un
enorme reto. Que la industria
comercial tenga la capacidad de aceptar este reto y evitar serios
problemas mientras el cambio de fecha ocurre, será
determinado por las acciones que
tomen las Entidades Comerciales individuales y la comunidad
financiera en general entre hoy y el Año 2000. La demora
de la solución del problema corre el riesgo de que todas
las modificaciones de código, pruebas y otros cambios no
puedan hacerse de manera oportuna. A diferencia de la
mayoría de los proyectos que
conllevan tecnología, el escaso tiempo para que el
año 1999 se convierta en el año 2000, hace
imposible demorar el acontecimiento y la plena aplicación
de acciones correctivas.
El problema del año 2000 no es exclusivo de los
sistemas de información. Todo elemento que emplee para su
normal funcionamiento un microprocesador,
debe ser revisado y certificado. Todos los dispositivos inmersos
(como también se les llama a los microprocesadores) son en realidad pequeñas
computadoras. Sin embargo, algunas son muy simples si se les
compara con una computadora personal. Los dispositivos más
simples consisten en un microprocesador único (chip) que a
su vez, puede estar integrado a otros microprocesadores dentro de
un circuito integrado de una aplicación específica.
Los datos de entrada de este microprocesador pueden venir de un
sensor cuyos registros de salida se dirigen a un switch o
activador que, por ejemplo, posiblemente regule el encendido o
apagado de un motor. En sistemas más complejos, el
funcionamiento de los microprocesadores inmersos esta regulado
por un programa de aplicación, que permite que estos
dispositivos ejecuten una función para una
aplicación específica. Si bien muchos de ellos no
son sensibles a la fecha y por ello no se verán afectados
por el problema del Año 2000, otros sí lo son, y la
llegada de esa fecha puede ocasionarles problemas serios, o al
menos, algunos inconvenientes si no se les corrige
antes.
Esto incluye elevadores, semáforos, sistemas
telefónicos, generadores, sistemas de aire
acondicionado, controles de seguridad electrónicos, faxes,
fotocopiadoras, equipos médicos, etc.
Básicamente el problema de la Tecnología
de la Información e informático del cambio al
año 2000 es la incapacidad de los sistemas, que trabajan
de una u otra manera con los denominados Real Time Clock/CMOS
Memory (RTC, CMOS, RTC/CMOS) y BIOS, de
operar correctamente ante el inminente cambio de fecha, sumados a
la incapacidad de algunos: Softwares, Programas de Aplicaciones y
Sistemas Operativos que manejan este cambio de fecha.
Dicho en otras palabras el origen del problema 2000 se
encuentra en:
- El uso y costumbre del formato de fecha DD-MM-AA en
la vida cotidiana. Tradicionalmente hemos presentado la fecha,
tanto en los negocios como en las actividades personales,
mediante la convención de dd-mm-aa, sonde por ejemplo,
31-12-98, significa el 31 de diciembre de 1998. - Limitaciones tecnológicas. En
computación, un byte representa un carácter o
símbolo, tal como una letra o un dígito
numérico. En las décadas de los 70’, y
80’ había gran escasez de memoria en los
computadores por su alto costo y por el poco avance en los
dispositivos electrónicos de almacenamiento. De tal
manera que, para esa época, representar el año
con cuatro dígitos era simplemente un
sacrilegio. - Falsa apreciación del horizonte temporal. En
estas décadas, la gente veía muy lejos la llegada
del año 2000 lo que determinó que en las
decisiones de negocios y las acciones que se realizaban no se
tomara en cuenta el cambio de milenio.
Efecto Crouch-Echlin.
Bautizado con el nombre de sus descubridores, Jace
Crouch y Mike Echlin, el efecto Crouch-Echlin es un problema que
afecta a los relojes de tiempo real de las computadoras (RTCs) y
solo aparecerá, de manera impredecible y
esporádicamente, después del 1ero. de enero del
2000.
Una de las tareas que realiza la BIOS en el momento de
encendido, es tomar la fecha del RTC y almacenarla en un lugar de
la memoria donde el sistema operacional pueda encontrarlo. Las
BIOS de las PCs manejan las fechas restando el número de
años a partir de 1980 (digamos que este es el año
"cero" en la era de la computación personal). De manera
que al mostrar una fecha, la BIOS siempre resta 80 a los
últimos dos dígitos… excepto cuando la fecha es
posterior al 2000. Los fabricantes de BIOS se dieron cuenta muy
rápido de este problema y lo resolvieron de manera
sencilla, agregando una cláusula "if then" a la rutina de
encendido: "if date<2000. Then substract 80, else, go
4_digit_date_routine". O algo así. Lo que nos trae al
problema actual.
El RTC se actualiza cada segundo, y mientras se
está actualizando, la fecha y la hora están
cambiando, de manera que se encuentra en un estado indeterminado.
En ese momento, la BIOS no puede leer la información del
RTC. El RTC le avisa a la BIOS y ésta se abstiene de leer.
El aviso aparece 244 microsegundos antes de que la
información cambie para que la BIOS tenga tiempo de
decidir si esperar o tomar la información
inmediatamente.
Cuando la BIOS tiene que restar 80 años a la
fecha que le da el RTC, esta es una operación que dura
menos de 244 microsegundos. Sin embargo, cuando tiene que ir a la
subrutina de 4 dígitos, el procedimiento
gasta algo mas que ese tiempo. Normalmente no hay problema, pero
ocasionalmente la BIOS decide chequear la información
dentro del margen de 244 microsegundos y si estamos
después del 2000, el RTC cambia en medio de la
operación. El resultado es que la BIOS lee basura y el
sistema operacional arranca con fecha y horas
corruptas.
Existen varias curas para este problema. La más
básica sería cambiar la manera como la BIOS calcula
las fechas. O se podría utilizar un chip RTC con doble
bufer para salida. De esta manera no hay peligro que la fecha
cambie mientras es leída. Infortunadamente, el efecto
Crouch-Echlin fue descubierto recientemente y la mayoría
de las motherboards son todavía diseñadas con RTCs
sin bufer. Si el mercado pensaba que las recientes Pentium con
Windows 98
serían inmunes a los problemas del año 2000, vale
la pena una segunda mirada.
Otra solución es revisar la fecha cada vez que se
enciende la computadora. Se puede cambiar la fecha si es
necesario y esta no causará problemas mientras la
computadora esté encendida ya que el efecto Crouch-Echlin
solo ocurre con la rutina de inicio, procedimiento manual, pero
efectivo. Solo es necesario repetirlo todos los días
durante los próximos cien años.
La solución más sencilla para un
dueño de PC es instalar una tarjeta con doble bufer que
reemplace automáticamente el RTC de la motherborad. De
esta manera se solucionan los problemas normales del año
2000 y los del efecto Crouch-Echlin.
El peligro con muchas tarjetas que tienen RTC para los
problemas normales del 2000, que no dicen explícitamente
que resuelven el efecto Crouch-Echlin, es que de hecho pueden
provocarlo.
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