- 1.
Introducción - 2. Base de datos
relacionales - 3. Diseño de las
bases de datos relacionales - 4. Microsoft
access - 5. Objetos de la base de
datos - 6. Conceptos básicos
de una base de datos
El término base de datos fue
acuñado por primera vez en 1963, en un simposio
celebrado en California.
De forma sencilla podemos indicar que una base de
datos no es
más que un conjunto de información relacionada que se encuentra
agrupada o estructurada.
El archivo por
sí mismo, no constituye una base de datos,
sino más bien la forma en que está organizada la
información es la que da origen a la base
de datos. Las
bases de datos
manuales,
pueden ser difíciles de gestionar y modificar. Por
ejemplo, en una guía de teléfonos no es posible
encontrar el número de un individuo si no sabemos su
apellido, aunque conozcamos su domicilio.
Del mismo modo, en un archivo de
pacientes en el que la información esté desordenada
por el nombre de los mismos, será una tarea bastante
engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona
determinada. Los problemas
expuestos anteriormente se pueden resolver creando una base de
datos informatizada.
Desde el punto de vista informático, una base de
datos es un sistema formado
por un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el
acceso directo a ellos y un conjunto de programas que
manipulan ese conjunto de datos.
Desde el punto de vista más formal,
podríamos definir una base de datos como un conjunto de
datos estructurados, fiables y homogéneos, organizados
independientemente en máquina, accesibles a tiempo real,
compartibles por usuarios concurrentes que tienen necesidades de
información diferente y no predecibles en el tiempo.
La idea general es que estamos tratando con una
colección de datos que cumplen las siguientes
propiedades:
- Están estructurados independientemente de
las aplicaciones y del soporte de almacenamiento que los contiene. - Presentan la menor redundancia posible.
- Son compartidos por varios usuarios y/o
aplicaciones.
En una computadora
existen diferentes formas de almacenar información. Esto
da lugar a distintos modelos de
organización de la base de datos:
jerárquico, red, relacional y orientada
a objeto.
Los sistemas
relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de
procesos de
datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el
usuario final, períodos cortos de aprendizaje y las
consultas de información se especifican de forma
sencilla.
Las tablas son un medio de representar la
información de una forma más compacta y es posible
acceder a la información contenida en dos o más
tablas. Más adelante explicaremos que son las
tablas.
Las bases de datos
relacionales están constituidas por una o más
tablas que contienen la información ordenada de una forma
organizada. Cumplen las siguientes leyes
básicas:
- Generalmente, contendrán muchas
tablas. - Una tabla sólo contiene un número
fijo de campos. - El nombre de los campos de una tabla es
distinto. - Cada registro de
la tabla es único. - El orden de los registros y
de los campos no está determinados. - Para cada campo existe un conjunto de valores
posible.
3. Diseño
de las bases de datos relacionales
El primer paso para crear una base de datos, es
planificar el tipo de información que se quiere almacenar
en la misma, teniendo en cuenta dos aspectos: la
información disponible y la información que
necesitamos.
La planificación de la estructura de
la base de datos, en particular de las tablas, es vital para la
gestión
efectiva de la misma. El diseño
de la estructura de
una tabla consiste en una descripción de cada uno de los
campos que componen el registro y
los valores o
datos que contendrá cada uno de esos campos.
Los campos son los distintos tipos de datos
que componen la tabla, por ejemplo: nombre, apellido, domicilio.
La definición de un campo requiere: el nombre del campo,
el tipo de campo, el ancho del campo, etc.
Los registros
constituyen la información que va contenida en los campos
de la tabla, por ejemplo: el nombre del paciente, el apellido del
paciente y la dirección de este. Generalmente los
diferente tispos de campos que su pueden almacenar son los
siguientes: Texto
(caracteres), Numérico (números), Fecha / Hora,
Lógico (informaciones lógicas si/no,
verdadero/falso, etc., imágenes.
En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta
durante el diseño de una tabla es determinar claramente
los campos necesarios, definirlos en forma adecuada con un nombre
especificando su tipo y su longitud.
Posiblemente, la aplicación más compleja
de la suite Office, sea
Access, una base
de datos visual. Como todas las modernas bases de datos que
trabajan en el entorno Windows, puede
manejarse ejecutando unos cuantos clic de mouse sobre la
pantalla. Access contiene
herramientas
de diseño y programación reservadas a los usuarios con
mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser
usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que
cualquiera puede realizar en un momento determinado
–ordenar libros,
archivar documentación, etc.-.
5. Objetos de la base de
datos
Tablas: unidad donde crearemos el
conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos
estarán ordenados en columnas verticales. Aquí
definiremos los campos y sus características. Más adelante
veremos qué es un campo.
Consultas: aquí
definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con
el fin de extraer y presentar la información resultante de
diferentes formas (pantalla, impresora…)
Formulario: elemento en forma de ficha
que permite la gestión
de los datos de una forma más cómoda y
visiblemente más atractiva.
Informe: permite preparar los
registros de la base de datos de forma personalizada para
imprimirlos.
Macro: conjunto de instrucciones
que se pueden almacenar para automatizar tareas
repetitivas.
Módulo: programa o
conjunto de instrucciones en lenguaje
Visual Basic
6. Conceptos
básicos de una base de datos
Campo: unidad básica de
una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de
una persona. Los
nombres de los campos, no pueden empezar con espacios en blanco y
caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de
exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en
blanco en el medio. La descripción de un campo, permite
aclarar información referida a los nombres del campo. El
tipo de campo, permite especificar el tipo de información
que cargaramos en dicho campo, esta puede ser:
- Texto: para introducir cadenas de
caracteres hasta un máximo de 255 - Memo: para introducir un
texto
extenso. Hasta 65.535 caracteres - Numérico: para
introducir números - Fecha/Hora: para introducir datos en
formato fecha u hora - Moneda: para introducir datos
en formato número y con el signo monetario - Autonumérico: en este tipo de
campo, Access numera
automáticamente el contenido - Sí/No: campo lógico.
Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del
tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc. - Objeto OLE: para introducir
una foto, gráfico, hoja de
cálculo, sonido,
etc. - Hipervínculo: podemos
definir un enlace a una página Web - Asistente para
búsquedas: crea un campo que permite
elegir un valor de
otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
Registro: es el conjunto de
información referida a una misma persona u objeto.
Un registro vendría a ser algo así como una
ficha.
Campo clave: campo que permite identificar y localizar
un registro de manera ágil y organizada.
Propiedades generales de los campos
PROPIEDAD | DESCRIPCIÓN | TIPO DE CAMPO |
Tamaño del campo | Permite establecer la longitud máxima de un | Texto, numérico, contador |
Formato | Permite determinar la apariencia de | Todos, excepto OLE y Memo |
Lugares decimales | Permite especificar el número de cifras | Numérico y moneda |
Máscara de entrada | Permite controlar y filtrar los caracteres o | Texto, numérico, fecha/hora, |
Título | Permite definir una etiqueta de campo | Todos |
Valor predeterminado | Introduce en el campo un valor | Todos, excepto OLE y contador |
Regla de validación | Permite escribir la condición que deben | Todos, excepto OLE y contador |
Texto de validación | Define el texto del mensaje que se visualiza | Todos excepto OLE y contador |
Requerido | Permite especificar si es necesario que exista un | Todos excepto contador |
Permitir longitud cero | Permite especificar si una cadena de longitud cero | Texto, memo |
Indexado | Define un campo como índice o campo | Texto, numérico, contador, |
Las propiedades de un campo, se establecen seleccionando
el campo y haciendo clic en la propiedad
deseada del cuadro PROPIEDADES DEL CAMPO situado en la parte
inferior de la ventana DISEÑO DE TABLA.
Access tiene una configuración predeterminada
para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. Sin duda
la más importante es el tamaño del campo, ya que
este nos permitirá hacer una estimación del espacio
ocupado por nuestra base de datos en el disco fijo.
Autor:
Pablo