El impacto de las tecnologías de la información en la planificación estratégica (página 2)

Evolución de las Tecnologías de la
Información

En los últimos veinte años la tecnología informática ha estado
evolucionando de forma tal que ha permitido automatizar de forma
gradual tareas que anteriormente eran relacionadas tediosamente
por operarios u oficinistas. La velocidad en
la transformación de las Tecnologías de la Información en pocos años produjo no
sólo beneficios sino también modificaciones en la
forma y el tiempo de
evolución de las organizaciones.

La necesidad de información es tan antigua como
el ser humano, quien ha ideado diversos medios a
través del tiempo para comunicarla. De ser inicialmente
una simple automatización de tareas, las
Tecnologías de la Información han evolucionado,
proporcionando mejores métodos de
búsqueda y acceso a la información y herramientas
para el óptimo manejo de los recursos.

Dado el ritmo constante de cambio e
innovación, las tecnologías se hacen
rápidamente obsoletas, por lo que es necesario al momento
de establecer estrategias
dentro de la
organización, no solo una simple adquisición de
tecnología, sino una completa armonía entre las
estrategias, infraestructura y procesos del
negocio, asociados con los recursos tecnológicos. Las
Tecnologías de la Información han obtenido una
relevancia estratégica, dado que cambian la forma en que
operan las organizaciones, en la redefinición de productos,
servicios y
procesos.

Ventajas y Desventajas de las Tecnologías de
la Información

Las oportunidades que ofrece el uso de las
Tecnologías de la Información dependen de la
visión que se establezca dentro de las organizaciones,
sobre qué se espera de ellas, en conjunción con las
estrategia de la
organización. La integración de la tecnología en la
organización de manera complementaria con el resto de los
recursos hace que sea posible una continua revisión de las
ventajas tecnológicas. A continuación se citan
aplicaciones de tecnologías de la Información y su
relación con las organizaciones.

• Procesamiento electrónico de datos y
  automatización de la información: En la
  actualidad la empresas que no
  se encuentre utilizando computadoras, bases de datos,
  etc. Se estará quedando en el pasado. El utilizar
  hardware y
  software para
  realizar de una manera mas automatizada la recolección de datos, el análisis de los mismos y convertirlo en
  información, es pieza fundamental en cualquier
  organización.

• Telecomunicaciones: La
  globalización nos impulsa a estar mejor informados,
  conectados al mundo de la información y mantener una
  comunicación constante entre las
  empresas, clientes y
  proveedores.

• Uso de la Internet:
  Provee la infraestructura de base para el establecimiento del
  comercio
  electrónico, proveyendo un nuevo sistema de
  transacciones.

Áreas de influencia de las Tecnologías
de la Información

Se pueden distinguir varias áreas a las que puede
influir los cambios tecnológicos, a continuación se
citan algunos ejemplos.

• Aumento de recursos económicos,
  técnicos y humanos, en Investigación y Desarrollo.
• Mayor sistematización metodológica en
  los procesos de investigación
  científica.
• Incesante renovación y ampliación de la
  gama de productos y servicios.
• Globalización de los mercados
  clásicos con el fin de obtener en el menor tiempo
  posible la mayor amortización posible de las inversiones
  efectuadas.
• La publicidad.
• Implantación de nuevos métodos de
  abastecimiento, producción y distribución de los productos (reingeniería, eficiencia,
  calidad total,
  …)
• Esquemas organizativos que, en ocasiones, llegan a
  suponer una redefinición total de la identidad de
  las empresas: alianzas, fusiones,
  segregaciones, aterritorialidad, deslocalización,
  virtualidad, producción y comercialización en red, franquicias,
  etc.
• Cambio sobre las relaciones contractuales.
  Modificación de la estructura
  ocupacional.

Sistemas de Información

Durante mucho tiempo, la función de
la informática dentro de las empresas fue considerada como
una herramienta para soportar funciones
operativas. Actualmente los sistemas de
información son vistos además como áreas
de oportunidad para lograr ventajas en el terreno de los negocios. Son
considerados como una herramienta para mejorar la estructura
competitiva del negocio. Los sistemas de
información determinan la demanda de
aplicaciones de la organización, y pueden clasificarse de
diversas formas:

• Por el nivel de automatización
  alcanzado;
• Por la naturaleza
  de sus entradas y salidas;
• Por su relación con la toma de
  decisiones;
• Por el valor que
  representan para la organización.

Entre los beneficios que proporcionan los Sistemas de
Información se encuentran:

• Incremento de los volúmenes de venta.
• Incremento y mejora del nivel de servicio a
  los clientes.
• Incremento de la productividad y
  reducción de costos.
• Mejora en la eficiencia en el manejo de los recursos
  económicos de la
  empresa.

Sistemas de Información
Estratégicos

Los sistemas de información estratégicos
pueden ser considerados como el uso de las Tecnologías de
la Información para soportar o dar forma a la estrategia
competitiva de la organización. Los sistemas de
información estratégicos ayudan a obtener o
mantener una ventaja competitiva, establecen un enlace entre la
organización y su medio ambiente
a fin de lograr la información que se requiere para la
formulación, implementación y seguimiento de las
estrategias. Además proveen de un mecanismo para la
planeación y toma de decisiones
estratégicas.

Los beneficios que se pueden obtener de este tipo de
sistemas son:

• Establecer una clara diferenciación en el
  producto o
  servicio ofrecido.
• Crear barreras de entrada para competidores,
  sustitutos o posibles nuevos entrantes a una industria
  determinada.
• Crear barreras de salida para los
  compradores.
• Cambiar de manera significativa las bases de la
  competencia.
• Establecer dependencias funcionales en la
  relación cliente-proveedor.
• Lograr una posición estratégica
  anticipándose a la competencia.

Impulsos estratégicos

Se denomina "impulsos estratégicos" todo aquello
que implica la interfase crítica
que relaciona la estrategia de la organización y las
Tecnologías de la Información. De acuerdo a Charles
Wiseman, existen cinco categorías de impulsos
estratégicos:

• Diferenciación: Se refiere a la
  diferenciación de los productos o servicios a
  través de precios,
  plazas y promociones.
• Costo: Se refiere a los movimientos que puede hacer
  la empresa para
  reducir sus costos o bien provocar la reducción de
  costos a proveedores o clientes a fin de obtener un trato
  preferencial.
• Crecimiento: Permite la consecución de
  ventajas competitivas, mediante el incremento del volumen de
  operación del negocio.
• Alianza: Combinación de dos o mas grupos de
  individuos para alcanzar un bien común.
• Innovación: Para que un proceso de
  innovación tenga éxito
  se requiere respuestas rápidas a las oportunidades que
  se presentan. Apoyo en las Tecnologías de la
  Información.

Resistencia al Cambio

En un entorno competitivo, las organizaciones deben
tener mas conocimiento
que los competidores sobre: clientes, mercados, competidores,
tecnologías y procesos. Sin embargo existen muchas
organizaciones que oponen resistencia a la
adopción
de nuevas
tecnologías, por pensar que es riesgoso y prefieren
aguardar y ver, mejor que experimentar de una manera activa. Esto
se debe al miedo a lo desconocido, incertidumbre, falta de
información, beneficios no percibidos, etc. Es
recomendable tomar en cuenta las siguientes observaciones para
disminuir la resistencia al
cambio y darle importancia a las Tecnologías de la
Información:

• Tener bien claros los objetivos y
  metas de la organización.
• Mantener una comunicación estrecha con los
  empleados.
• Definir áreas de oportunidad dentro del
  negocio.
• Capacitación constante.
• Aumento de los niveles de participación en las
  decisiones de la organización.
• Visualizar la importancia de las Tecnologías
  de la Información.
• Automatizar las áreas y procesos
  críticos de la organización.
• Dar atención
  al cliente y asegurarse de su completa
  satisfacción.

Calidad en el servicio como ventaja
competitiva

El medio ambiente
competitivo en el que se desenvuelven las organizaciones exige
cada vez más la búsqueda de nuevas formas para
satisfacer a los clientes y a la vez obliga día con
día a pedir mas de nuestros proveedores de bienes o
servicios, todo esto puede ser posible a través del uso
adecuado de las Tecnologías de la
Información.

La calidad en el
servicio ha sido descrita como una forma de actitud,
relacionada pero no igual al concepto de
satisfacción, que resulta de la comparación de las
expectativas del cliente con lo que recibe de un servicio
determinado. Para lograr que la calidad en el servicio sea una
ventaja competitiva para la organización, se requiere de
acciones
definidas y factibles que se apoyen en el uso de las
Tecnologías de la Información, tomando en cuenta
las siguientes consideraciones:

• Conocer lo que el cliente quiere.
• Definir normas de
  servicio.
• Analizar los procesos involucrados para proporcionar
  dicho servicio.
• Establecer sistemas, métodos y procedimientos.
• Compromiso del personal.
• Capacitación al personal.
• Trabajo en equipo.
• Evaluación y adecuación
  continua.

Aplicación de las Tecnologías de la
Información para alcanzar ventajas
competitivas

La aplicación y el uso de las Tecnologías
de la Información en las organizaciones no es una tarea
sencilla. La evolución que han tenido éstas,
así como el entorno en el que se encuentran inmersas las
organizaciones crean retos importantes para la función
tecnológica.

Las nuevas organizaciones deben operar sobre un esquema
que incluya la habilidad de diseñar, producir, cotizar y
entregar productos y servicios para satisfacer una demanda
dinámica de clientes particulares a bajo
costo, rescatando
así las ventajas que se tenían en entornos estables
con la producción en masa. Este mismo requerimiento aplica
a la función informática, que debe ser capaz de
responder a necesidades dinámicas de la empresa en forma
rápida, flexible y con bajo costo.

Para lograr lo anterior, es imperativo que las
organizaciones logren instrumentar una administración estratégica de la
tecnología, e identifiquen las áreas de oportunidad
que existen para generar ventajas competitivas mediante el uso de
las Tecnologías de la Información.

De acuerdo al modelo de
Michael Porter, para analizar la estructura competitiva del
negocio se supone la existencia de fuerzas fundamentales que se
encuentran presentes en toda la estructura
competitiva.

• Entrada de nuevos competidores. La solidez de esta
  fuerza
  depende primordialmente de las barreras de entrada construidas
  alrededor de una organización. En la medida en que un
  negocio pueda ser copiado o imitado fácilmente, ya sea
  con poco esfuerzo innovador o baja inversión económica, será
  más vulnerable al ataque de nuevos inversionistas. Una
  misión
  fundamental de las Tecnologías de la Información
  es apoyar el establecimiento de procesos, procedimientos y
  técnicas que permitan evitar o frenar la
  entrada de nuevos competidores al negocio.
• Poder de negociación de los compradores. Los
  compradores de un negocio constituyen una fuerza que modifica
  la estructura competitiva. Son los compradores quienes
  presionan los precios a la baja, demandan servicios o productos
  diferenciados o de mayor calidad. Las Tecnologías de la
  Información tienen mucho que aportar para mejorar los
  servicios y productos que se ofrecen en el mercado; por
  ejemplo la implantación de un centro de
  Información que permita a los clientes obtener
  información relevante de sus pedidos, precios, saldos,
  inventarios,
  etc, puede ser ejemplo de un Sistema de
  Información estratégico que apoye a los
  clientes, cambiando la estructura competitiva en un segmento de
  mercado determinado.
• Productos o Servicios sustitutos. Los productos o
  servicios sustitutos son aquellos que pueden desplazar a otros,
  sin ser exactamente iguales, pero que ofrecen al consumidor
  un producto o servicio equivalente. En el campo de las
  Tecnologías de la Información existe una variedad
  de ventajas para ofrecer estos productos o servicios. Por
  ejemplo, la tecnología de comunicaciones y las facilidades de correo
  electrónico pueden sustituir el uso de la
  papelería convencional para el uso de la
  correspondencia.
• Poder de negociación de los Proveedores. Los
  proveedores compiten entre sí para lograr mejores
  condiciones de venta con sus clientes, tales como precios,
  servicios y calidad. El uso de la Tecnologías de la
  Información puede ayudar en forma determinante a las
  actividades de una industria. Por ejemplo a través del
  EDI, un proveedor puede permitir a sus clientes la consulta de
  información relevante acerca de inventarios, ofertas,
  programas de
  producción, etc. Así mismo, el envío de
  facturas y confirmación de pedidos puede hacerse por
  medios
  electrónicos.

Alineando las Tecnologías de la
Información a la estrategia del negocio

El buen desempeño del uso de Tecnologías de
Información en una organización depende de la
armonía entre estrategias, infraestructura y procesos del
negocio asociados con los recursos
tecnológicos.

La evolución y amplia aplicación de las
tecnologías de la Información obligan a que se
revisen a conciencia las
estrategias de los negocios. Las organizaciones interesadas en
aplicar las Tecnologías de la Información deben
revisar sus estrategias de comercialización,
producción y distribución para implementar una
adecuada estructura tecnológica, que tome en cuenta las
tendencias tecnológicas y la visión de lo que se
quiere en el futuro.

El objetivo de
las Tecnologías de la Información es mejorar el
desempeño de la empresa, el enfoque está en el
recurso humano y la fuente de estos mejoramientos está en
la tecnología. Por otro lado debe considerarse la
estrategia organizacional como un medio para accionar las
estrategias y tácticas de la empresa, por lo que es
primordial el utilizar las Tecnologías de la
Información.

La formulación de la estrategia empresarial se
realiza mediante el análisis de las entradas internas y
externas, empleando diversas técnicas para generar los
objetivos, las políticas
y los planes de acción.
Algunos de estos procesos precisarán el desarrollo o
mejora de los sistemas de información. Esta
definición de requerimientos (qué es preciso hacer)
debe entonces trasladarse a soluciones
basadas en tecnología (cómo satisfacer las
necesidades).

Muchas veces esta simple relación no está
presente en la realidad de la planificación de los sistemas de
información y las tecnologías de la
información de muchas organizaciones. Tanto los sistemas
de información como las tecnologías de
Información pueden y deben ser tenidos en cuenta en el
proceso de formulación de la estrategia empresarial; pues
puede hacer de ésta una realidad.

El impacto potencial de las tecnologías de la
información sobre la empresa y su entorno no sólo
dependerá de lo que ésta desee hacer, sino
también de lo que los demás estén haciendo o
de lo que sean capaces de hacer. La integración de los
Sistemas de Información y la estrategia empresarial debe,
por tanto, incorporar métodos para evaluar el impacto
potencial que pueden tener los SI/TI sobre la organización
y su entorno. Esto es tan primordial como el considerar otros
factores ambientales externos para la formulación de la
estrategia empresarial.

El análisis estratégico de la empresa
debería identificar las áreas en las cuales se
podrían hacer inversiones en sistemas de
información. La ejecución de estas inversiones
dependerán de la habilidad de traducir estos requisitos
empresariales en sistemas de información concretos y de la
capacidad de la estrategia de las Tecnologías de la
Información para proporcionarlos. De acuerdo a estos
planteamientos se derivan la estrategia de los sistemas de
información y la estrategia de las tecnologías de
la información.

• Estrategia de Sistemas de Información: Define
  las necesidades de información y sistemas que tiene la
  empresa, así como las funciones que la integran. EL
  objetivo es definir las necesidades de aplicaciones de los
  sistemas de información y las tecnologías de la
  información en concordancia con los planes y aspectos
  críticos de la empresa. Estas necesidades son cambiantes
  en el tiempo, por lo que han de actualizarse, revisarse y
  priorizarse de forma continua, en base a las exigencias del
  negocio. La estrategia también debe definir
  quién, en términos de la organización, ha
  de ser responsable de la planificación, entrega e
  implantación de los sistemas de información
  necesarios.
• Estrategia de Tecnología de la Información:
  Define como se van a satisfacer las necesidades en base a las
  prioridades de la estrategia de los sistemas de
  información y a la tecnología de información
  necesaria para desarrollar y operar las aplicaciones actuales y
  futuras. Esto implica determinar la forma en que han de
  desarrollarse las aplicaciones y cómo se van a adquirir,
  utilizar, controlar y gestionar los recursos
  tecnológicos y humanos necesarios para satisfacer las
  necesidades de la empresa.

Dado que el proceso de planificación
estratégica de SI/TI es continuo e iterativo, es
importante disponer de un marco de trabajo
coherente que sea comprendido por todo el persona
implicado. Los resultados finales de este proceso son, por un
lado, las estrategias de Sistemas de Información de la
empresa, que definen sus necesidades y prioridades de
información, y, por otro, las estrategias de
Tecnologías de Información que describen la
infraestructura de medios y los servicios de distribución
necesarios.

Entradas y salida de la estrategia de
SI/TI (Tomado de Fundamentos de Sistemas de
Información por, C. Edwards, J. Ward, A.
Bytheway)

Como se observa en el gráfico, la estrategia de
las Tecnologías de Información dentro de la
organización debe estar basada en las necesidades del
negocio. Dicha estrategia debe dar prioridad a la demanda de
acuerdo a las necesidades planteadas, y luego asegurar que se
gestiona la oferta de
recursos y de tecnología de la mejor forma posible para
satisfacer la demanda.

La implantación de un proceso de
planificación de las Tecnologías de la
Información, impulsado por una permanente
orientación hacia el negocio, debe ser recurrente, y
actualizado continuamente, de acuerdo a la evolución de la
organización. En la mayoría de los casos, la
duración adecuada de un plan
estratégico de SI/TI sería de dos a tres
años, enmarcado en un horizonte de planificación
empresarial.

Las Tecnologías de la Información deben
estar unidas a los procesos de la organización como uno de
los insumos de control de los
mismos. Para la definición de las necesidades de
información y de sistemas, deben identificarse ciertas
directrices; así mismo se deben identificar oportunidades
con base en la creación de ventajas competitivas,
modificaciones a la base de la competencia y cambios en la fuerza
del mercado.

• Valorar la intensidad informativa. La primera tarea
  de la empresa es evaluar la intensidad informativa presente y
  potencial de los productos y los procesos de cada unidad
  estratégica. Esta evaluación de la situación actual
  ayuda a decidir "en dónde estamos", además de
  reconocer de forma creativa las oportunidades futuras, para
  identificar lo que la empresa podría hacer.
• Determinar el papel de la tecnología en la
  estructura del sector. Es conveniente examinar el probable
  efecto de la tecnología de la información en la
  estructura del sector en el que la empresa opera.
• Distinguir y clasificar las formas en que se
  podría aprovechar la tecnología de la
  información para obtener ventajas competitivas. Debe
  partirse del supuesto de que la tecnología puede afectar
  a todas y cada una de las actividades de la cadena de
  producción de valor.
• Investigar las formas en que podrían generarse
  nuevos negocios por medio de la tecnología de la
  información.
• Desarrollar un plan de
  aprovechamiento de la tecnología de la
  información. La gestión de la tecnología de la
  información no puede seguir siendo responsabilidad sólo del departamento de
  informática.

Una vez identificados los procesos que pueden apoyarse
en las Tecnologías de la Información, es necesaria
la evaluación de los mismos para saber que tan efectivo es
su funcionamiento, y qué tan factible es el uso de las
Tecnologías de la Información en ellos. La
tecnología permitirá entonces rediseñar los
procesos actuales, mediante nuevas y mas modernas
técnicas.

Es necesario la gestión que asegure un entorno de
aplicación de las Tecnologías de la
Información dentro de la organización, que tenga
resultados exitosos. Para ello se debe garantizar que la
estrategia de las Tecnologías de la Información
refleje la estrategia de la empresa, así como que la
demanda de las diferentes aplicaciones ha de reflejar la
necesidad real y crítica de la empresa. Por lo tanto la
oferta de sistemas y tecnología ha de ser adecuada para
esta demanda.

Existen oportunidades en cada uno de los componentes de
las Tecnologías de la Información para apoyar la
estrategia corporativa, mas importante es el hecho de que sin una
adecuada tecnología de información apoyando la
estrategia de la empresa, ésta no podrá competir en
el mundo globalizado.

CONCLUSIONES

El uso de las Tecnologías de la
Información ha obtenido en la actualidad una gran
relevancia estratégica, debido a que está cambiando
la forma en que las empresas operan, sus procesos, servicios y
productos; hasta en ocasiones están redefiniendo a los
productos en sí mismos.

Los Sistemas de Información permiten a las
organizaciones lograr ventajas competitivas de diversas maneras:
coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran
en una amplia geografía, o
también mediante la creación de nuevas
interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las
industrias. Los
sistemas de información estratégicos son una
herramienta muy poderosa, ya que influye en la mayoría de
las áreas de la organización.

Las organizaciones, además de contar con una
clara visión del negocio, deberán contar con una
visión global de luso de las Tecnologías de la
Información dentro de la empresa. Esta visión es
necesaria para asegurar que las tecnologías estén
efectivamente introducidas dentro de la organización.
Cuando la adquisición de Tecnologías de la
Información está dirigida a apoyar las estrategias
del negocio, se disminuyen los costos y se aceleran los procesos
administrativos, mejorando de esta forma las ganancias y
beneficios, obteniendo mayores niveles de competitividad.

Las Tecnologías de la Información no van a
resolver todo por si solas, pero si proporcionarán
herramientas poderosas para el éxito de cualquier empresa.
Para poder
sobrevivir en un mercado altamente competitivo, las
organizaciones, alineando las tecnologías de la
información con las estrategias del negocio, podrán
desarrollar la capacidad de crear, competir, innovar, y ser mas
creativos en sus procesos, productos, y aumentarán las
opciones de proporcionar servicios a sus clientes.

Douglas Sanchez

UNIVERSIDAD DE CARABOBO

AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO

FACULTAD DE CIENCIAS
ECONÓMICAS Y SOCIALES

ESPECIALIZACIÓN EN CALIDAD Y
PRODUCTIVIDAD

CÁTEDRA: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
DE LA CALIDAD

VALENCIA; 4 DE JULIO DE 2.000