Documentos Administrativos (Perú)

1. Oficio
2. Memorando
4. El
   dictamen
5. El
   Acta
6. Carta,
   Misiva o Epístola
7. Carta
   comercial
8. Directiva
9. Certificado
10. Constancia
11. El
    informe
12. Recurso de
    reconsideración
13. Recurso
    de apelación
14. Recurso
    de revisión
15. El
    recurso de queja
16. Bibliografía

OFICIO

(Viene del Latín
OFFICIUM)

Es un documento de carácter oficial que se utiliza para
establecer comunicación entre las instituciones
estatales y particulares.

El oficio es un documento protocolar que vincula, en
especial a las autoridades de más alta
jerarquía.

Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar
acciones,
invitar, pedir información, contestar, remitir documentos,
agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos
administrativos.

Su finalidad

Informar,

Invitar,

Pedir,

Remitir.

Área de Difusión

El oficio de define en dos niveles: Nivel Externo, es
decir, fuera de una institución; y Nivel Interno, dentro
de ella.

A nivel externo, establece comunicación
con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquellos que
ocupan cargaos directivos.

A nivel interno, enlazan a los que
desempeña funciones de
dirección dentro de una entidad o
institución.

Facultad para Firmar Oficios

Los oficios de circulación externa, son
firmadas solamente por la máxime autoridad de
la institución o por quien hace sus reces. Sin embargo en
caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la
institución, abandonando asuntos específicos del
trabajo, peden
los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a
nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la
responsabilidad de la referente
autoridad.

Los oficios de circulación interna,
confirmados por quien desempeñan cargos directivos en la
institución.

Partes de un Oficio

1. Membrete: Nombre de la
   institución.
2. Lugar y fecha
3. Numero del oficio
4. Datos del destinatario: Tratamiento o
   cargo
5. Vocativo
6. Asunto
7. Texto: Se redacta en primera persona y en
   plural. El lenguaje
   será directo, sencillo y se evitara el
   tuteo.
8. Despedida
9. Firma y cargo del que remite el oficio

Y los complementarios:

• Nombre del año ( obligatorio únicamente
  en los casos de circulación externa)
• Referencia
• Anexo

MEMORANDO

(Memorando = Cosa que debe tenerse en
memoria)

Es un documento de comunicación donde la
autoridad superior hace alguna advertencia, da órdenes y
también rememora hechos que se deben tener en
cuenta.

Es un documento simplificado de uso muy difundido en los
organismos dependientes del estado y en
las entidades del sector privado. Es flexible y práctico,
breve y directo.

Se difunde en todos los niveles o escalones de la
administración.

Los documentos más usados en la administración pública son el oficio
y el memorando. Hay instituciones que incluso han delimitado el
área de difusión de estos documentos: emplean el
oficio para su comunicación externa y el memorando para su
comunicación interna. Lo mismo que muchas empresas, usan
la carta para
lo primero, y el memorando, para lo segundo.

Área de Difusión

El memorando es un documento de carácter interno,
porque solamente se difunde dentro de una institución o
empresa.

Establece comunicación entre todos los
trabajadores de una institución o empresa, al margen de su
nivel o jerarquía, por la aplicación de los
principios de
simplificación administrativa y racionalización de
recursos. Por
ejemplo, entre el gerente y su
secretaria, y viceversa; entre el director de un colegio y un
profesor de
aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del mismo
nivel.

Facultad para firmar memorandos

La tienen todos los servidores o
miembros de una institución o empresa, sin
distinción alguna.

Partes del memorando

El memorando tiene las siguientes partes
obligatorias:

1. Lugar y fecha
2. Código
3. Destinatario
4. Asunto
5. Cuerpo
6. Despedida o antefirma
7. Firma y posfirma
8. "con copia"
9. Pie de página.

Y las siguientes complementarias:

• Membrete
• Nombre del año
• Referencia
• Sello
• Anexo

Redacción del texto

El texto del
memorando comprende dos secciones:

Fórmula de apertura: que viene a ser una frase
directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por
ejemplo, la frase "sírvase…"

"Sírvase comunicar a esta dirección el
record de… "

Existen muchas formulas de apertura. Los memorandos
dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción
del texto con las formulas: "sírvase…" (como en el caso
anterior) y "comunico a Ud. …" como en el siguiente:

"Comunico a Ud. que esta jefatura ha visto por
conveniente disponer…"

Mientras que los memorandos que se envían al
superior o a servidores del mismo nivel, comienzan con las
frases:

"Por el presente…"

"Por el presente, me dirijo a Ud. a fin de solicitarle
permiso…"

"Me dirijo a Ud. …"

"Me dirijo a Ud. con el objeto de comunicarle…
"

Exposición: que se desarrolla el asunto que
motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin
eufemismos ni rodeos.

IMPORTANTE:

El texto del memorando no tiene "párrafo
de cierre"

Clases

Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y
Múltiple

Memorando simple

Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir
o transcribir documentos; dar a conocer la realización de
actividades o la ejecución de tareas y, en general, para
informar asuntos diversos de trabajo a un solo
destinatario.

Características

Comparte las mismas características con el oficio
simple, pero con la diferencia que en el código
lleva la palabra "memorando" como nombre del
documento.

Memorando múltiple

Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra
información, en forma simultanea, a varios
destinatarios.

Características

Tiene las mismas características que posee el
oficio múltiple, con la diferencia que emplea "memorando
múltiple" como nombre del documento. En algunas entidades
lo conocen como el nombre de "memorando circular".