Datos, información y comunicación

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Significado de la
información

La información consiste en estímulos que,
en forma de signos, desencadenan el comportamiento.

Charles Morris describe dos clases de signos:

la señal que se origina en la experiencia
real.
Un símbolo que sustituye a otro
signo.

La información es cualquier entrada que cambia
las probabilidades (o las certezas) de cualquier manera. De
ahí que un entrada que aumente la incerteza sea
información.

Los signos se producen externamente, afectan a los cinco
sentidos.

El lenguaje
ofrece una organización de signos visuales y auditivos que
transmiten información. Las dos ciencias que
tratan de él son:

semiótica: Es la ciencia
de los signo. El signo puede ser:
- humano o animal
- lenguaje o no lenguaje
- verdadero o falso
- adecuado o inadecuado
- sano o patológico.
lingüística: Es el estudio
científico del lenguaje
hablado.

Atributos de la
información

Atributos de la información en el hombre y en
las máquinas

Finalidad: La información debe tener una
finalidad en el momento de ser transmitida. El
propósito básico es informar, evaluar,
convencer u organizar la información.
Modo y formato: Los modos de comunicar
información al ser humano son sensoriales. El hombre
recibe la mayor parte de la información en formatos de
material verbal o documentos.
Las máquinas la reciben en el formato de patrones de
energía, cintas, tarjetas e
incluso en forma escrita.
Redundancia/eficiencia: La redundancia es el
exceso de información transmitida por unidad de
datos.
Constituye una medida de seguridad
en contra de los errores en el proceso de
comunicación. La eficiencia
del lenguaje de datos es el
complemento de la redundancia.
Velocidad: La velocidad
de transmisión o recepción de
información es el tiempo que
uno se tarda en entender un problema en particular.
Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o
recibe información repercute en su valor. La
información que aparece con excesiva frecuencia tiende
a producir interferencia, ruido o
distracción.
Determinística o probabilística:
La información determinística supone que existe
un solo valor. Si
la información es probabilística, se da un
conjunto de resultados posible junto con sus probabilidades
correspondientes.
Costo: Constituye un factor limitante en la
obtención de información. Es necesario evaluar
constantemente el valor de la información y su
costo.
Valor: Depende mucho de otras
características: modo, velocidad,
frecuencia, características determinísticas,
confiabilidad y validez.
Confiabilidad y precisión: Es más
caro obtener una gran precisión y confiabilidad que
bajos valores de
ambas. Por tanto es posible un intercambio entre costo y
precisión/confiabilidad.
Exactitud: Mide la aproximación de un
número a lo que verdaderamente debería
ser.
Validez: Es una medida del grado en que la
información representa lo que pretende
representar.
Actualidad: Designa la antigüedad de la
información.
Densidad: Es el "volumen de
información" presente en un informe o
mensaje. Los informes
largos tienen poca densidad de
información. Las tablas y gráficas presentan la
mayor cantidad de ella en la forma más
condensada.

Atributos de la información relacionados
principalmente con máquinas

Estado estable o dinámico: La
información que no varía con el tiempo
pertenece a la categoría de estado
estable. La que varía con el tiempo es la
información con características
dinámicas (entradas y salidas de computadora).
Lineal o no lineal: Cuando la
información es una función lineal de alguna
variable, la información es lineal. Gran parte de la
información que usa la dirección es lineal,
principalmente por ser fácil de entender y porque no
dispone de otra mejor. Un ejemplo de información no
lineal son los pronósticos de ventas que
aumentan a un determinada tasa al año.
Continua o discreta: Casi toda la
información es discreta. Es decir que se reciben
informes en
períodos separados de tiempo. Los sistemas de
información de tiempo real aportan información
constantemente en función del tiempo (una variable
continua).

Búsqueda de
información

Los datos son recuperados u obtenidos selectivamente de
uno o de las tres fuentes
siguientes:

El ambiente: Hay cuatro modos de investigar el
ambiente:

Observación no dirigida: El que
busca no tiene en mente un objetivo
específico: lo único que desea es encontrar
cosas que le puedan ser de utilidad
en el momento presente o en el futuro.

Observación condicionada: El
observador concentra su atención en algún
área más o menos identificada, sin efectuar
una búsqueda activa. Si aparece una señal de
algún tipo, el observador está listo para
evaluarla.

Búsqueda informal: Es una
búsqueda activa, dirigida pero con poca
estructuración.

Búsqueda formal: Es un
método sistemático, que sigue a un plan
previamente establecido tendiente a obtener
información específica o información
relacionada con un problema concreto.

El sistema de
almacenamiento ideado para el sistema
operativo: Las probabilidades de conseguir la
información deseada dependerá seguramente de
cómo hayan sido clasificados los informes y su contenido
al momento de guardarlos. La clasificación consiste en
estructurar la materia en
lotes basándose en las diferencias y semejanzas. Cuanto
más refinados sean el índice y la
clasificación del código, más caro
será el almacenamiento de los datos. Sin embargo, al
aumentar el refinamiento del índice y del sistema de
clasificación, disminuye el costo de la
recuperación porque los datos relevantes pueden
obtenerse mejor. Respecto del sistema de almacenamiento, deben
considerarse varios aspectos del problema total que plantea el
MIS:

Identificación de los usuarios y de sus
necesidades: El usuario de la información es la
figura principal en el sistema de
información.

Selección de datos para almacenamiento
y recuperación: Las necesidades del usuario han
de ser bien definidas y debe establecerse su importancia
relativa.

Obtención de datos: Es preciso
establecer los procedimientos para reunir los
datos.

Tipos de almacenamiento: La
selección de tales tipos se basa a menudo en la
tradición, no en la economía, ni en la
tecnología moderna o las consideraciones del sistema
de información administrativa.

Método de clasificación o
indexación: El sistema deberá englobar
las exigencias cambiantes y crecientes, de modo que no
deberá ser rediseñado ni reconstruido varias
veces.
Procedimientos de recuperación:
Deben establecerse procedimientos para el gerente,
el especialista en información y el grupo de
operación de la
computadora para que colaboren en el proceso
de búsqueda.
Conservar perfiles de intereses de los
usuarios: Debería incluirse un medio para
registrar las necesidades presentes y cambiantes de los
usuarios.
Interpretación de datos: Exige
estructuración, integración y
filtración para traducir los datos en
información concisa y comprensible.
Difusión de información: Hay
que establecer procedimientos para que la
información relevante se difunda en forma oportuna y
útil.
Actualización de los archivos de
almacenamiento: A menos que pueda aplicarse un procedimiento totalmente mecánico,
representa un serio problema sacar el material
obsoleto.

Significado y ciclo de
vida de los datos

Los datos son símbolos que describen un
objeto, condición o situación. El ciclo de
vida de los datos se representa de la siguiente
manera:

Almacenar

Recuperar

Clasificar

Analizar

Generar y/o
capturar

Evaluar

Usar como
información

Manipular

Sintetizar

Destruir

La generación y captura de datos puede
tener lugar en virtud de una transacción interna o
de un evento externo.

Situaciones actualizadas (operación de
laboratorio u otra controlada de manera
similar).
Almacenamiento y destrucción: Lo que
se capta suele guardarse en documentos o
en la base de
datos. Si parecen ser inútiles, se
destruirán.
Transporte: Se transportan una y otra vez,
durante el ciclo de vida, de un proceso a otro.
Recuperación: Ha dejado de ser un
problema recuperar los datos de la base
respectiva.
Reproducción: Los datos guardados no
están en una forma adecuada para ser usados. Deben ser
reproducidos, reorganizados o manipulados y reproducidos de
nuevo.
Evaluación: Cuando los datos son
recuperados, casi siempre es preciso evaluarlos para
determinar si tienen que ser sometidos a procesamiento
ulterior, devueltos al almacenamiento o destruidos. Una vez
que se han transformado en información y que han sido
usados, se vuelven a evaluar. Algunos se utilizan una sola
vez y se destruyen; otros son devueltos al
almacenamiento.
Clasificación: Los datos a menudo se
acumulan en forma aleatoria y deben ser ordenados para que
sean útiles.
Análisis: Los datos pueden analizarse
antes de su uso mediante la identificación de
áreas de interés, tendencias y ocurrencias
inesperadas.
Manipulación: Se opera sobre los
datos cuantitativos para modificar su forma o desarrollar su
significado a través de fórmulas o ecuaciones.
Síntesis: Agregando muchos datos para
estructurar un todo significativo.
Utilización: Una vez transformados en
una forma significativa para que los usen los miembros de
la organización, los datos se convierten en
información.
Estructura de datos
La estructura de
datos sirve de base al desarrollo y medición de la
información. Las estructuras de datos más frecuentes
son:
Destrucción: Terminada la
evaluación, los datos pueden ser
destruidos.
Listas encadenadas para búsqueda
secuencial.
Estructura de lista con llave: Cada conjunto
de datos tiene un número de llave, que establece la
estructura
de los datos.
Estructura jerárquica o de
árbol: Los elementos dato son divididos y
subdivididos en clases más finas. La búsqueda
principia en la parte superior y desciende por el
árbol.
Mediante los conceptos de lenguaje y
semántica. se obtiene la relación que los
datos contenidos en la base guardan con la
información.
Formas de datos
Estructura de redes: Un elemento puede
buscarse por medio de varias trayectorias.
Formas linguísticas naturales:

Palabra (lógica).
Expresión de oraciones.
Mensaje escrito: Selección ordenada
de los caracteres del lenguaje tomados de un conjunto
establecido de caracteres organizados de modo que comuniquen
algo al receptor.
Texto.
Documento: Comprende un conjunto ordenado de
imágenes visuales y se construye de modo que comunique
una idea completa. Puede basarse en el texto o en
otra forma lingüística.

Formas con valor "verdadero":

Enunciado: Una expresión de oraciones
que admite ser evaluada como verdadera o falsa dentro de una
comunidad
establecida de productores y receptores de
información.
Dato: Un enunciado dado o tomado como
verdadero.
Elemento dato: Un término que
representa un predicado incluido dentro de un dato. Por
ejemplo, la identificación de una propiedad
o de una unidad de tiempo.
Dato estructurado: Una representación
de un dato, compuesta de la unión de elementos dato,
que identifica y describe un solo objeto o evento
observado.
Registro de datos: Los datos estructurados
que se asocian a determinado objeto o evento, formulados como
un mensaje escrito.
Archivo de datos: Configuración de
registros de
datos asociados a los miembros de determinada clase de
objetos y eventos
observados.
Base de datos: Archivos o
datos que en conjunto representan algún estado del
mundo relevante para el receptor.
Informe: Datos recuperados que se
estructuran y presentan para que informen al
receptor.
Consulta: Un mensaje escrito, formulado por
el que investiga, que es aceptado y procesado por la unidad
generadora.

Comunicación

El intercambio de información se lleva a cabo en
tres niveles:

Estadístico: Trata la
información en términos de "sorpresa". Es decir,
si el contenido de un mensaje corresponde a las expectativas,
el mensaje no contendrá información.
Semántico: Cuando se transmiten
símbolos, ¿decodifica el receptor los signos
para obtener el mismo significado que desea comunicarle al
emisor?
El modelo de
la comunicación
Ruido
Transmisión del
mensaje
Señales
corregidas
Señales
Recibidas
Recepción del
mensaje
Fuente
Codificador
Canal de
señales
Decodificador
Receptor
F F y R R
Pragmático: ¿Produce el mensaje
la conducta del
receptor que desea suscitar el emisor?.
Fuente: Es el emisor.
Codificador: Actúa sobre el mensaje
para convertirlo en señales que acepte el
canal.
Canal de señales: Transportan
señales.
Decodificador: Actúa sobre las
señales recibidas para extraer el mensaje en una forma
que el receptor pueda utilizar.
Receptor: Es el que recibe el mensaje en la
forma en que la extrae el decodificador.
Un mensaje es un signo o secuencia de signos
proveniente de un repertorio de signos comunes al emisor y al
receptor.
El contenido de información en un mensaje
está determinado por su carácter
inesperado.
El hombre
como procesador
de información
El procesamiento de información por parte del
ser humano tiene los siguientes pasos:
Fuente de ruido: Los hechos externos introducen
las señales de interferencia.
Sensaciones: El punto de arranque en el
procesamiento de información por el hombre
es la recepción de energía ambiental que afecta
a la actividad nerviosa. La sensación implica
complejos procesos
constructivos en altos niveles cognoscitivos. Es decir, la
mente participa en la captación e
interpretación de percepciones sensoriales; la
sensación no es un mero proceso
mecánico.
Reconocimiento de patrones: El ser humano es
capaz de formar varios patrones con la misma entrada
ambiental. Algunos factores que influyen en el reconocimiento
de patrones, tanto visuales como auditivos, son el tipo de
estímulo, su duración, el retraso entre dos
presentaciones del mismo estímulo, el procesamiento
después de interrumpirse el estímulo, el
aprendizaje,
la
memoria, el contexto del estímulo y la
atención. El estímulo físico es recibido
y guardado temporalmente en el sistema sensorial. Las
características centrales son extraídas pero
reciben el influjo de la memoria, la
información semántica, sintáctica y
contextual; están sujetas además a otras
limitaciones. Una imagen
abstracta se construye y se guarda en la
memoria. Hay un compromiso entre la profundidad y la
amplitud de la atención durante el
procesamiento.
Sintaxis, semántica y contexto: La
sintaxis es el
conocimiento sobre la forma de un lenguaje. Las
cadenas de palabras carecen de significado para nosotros si
no las ordenamos en una estructura
determinada por nuestro complejo conocimiento de la sintaxis de la
oración, los tiempos y el significado de las palabras.
Las definiciones y significados se facilitan gracias a los
procesos
cognoscitivos que colocan las palabras e imágenes en
relaciones significativas entre sí y con la
situación.
Memoria: Es indispensable para el procesamiento
de información porque éste requiere tiempo, por
breve que sea. El sistema de memoria en el
ser humano se compone de memoria a corto plazo (primaria) y a
largo plazo (secundaria). Las entradas, o percepciones del
ambiente,
se codifican y reducen. La conciencia
acepta la información codificada y activa la memoria a
corto plazo. Este depósito puede manipular patrones y
simplificarlos para eliminar la interferencia. La memoria a
corto plazo es limitada en extremo. Otra importante
limitación de la memoria primaria es el acelerado
deterioro de la capacidad de recordar después de
retrasos breves. La búsqueda de la memoria primaria
para recordar un elemento es secuencial y exhaustiva. La
memoria a largo plazo en el ser humano es muy grande. E,
términos de entradas se distinguen dos aspectos de
información: 1) los eventos
específicos que vivimos o de los cuales nos enteramos,
o sea la memoria episódica; 2) la
estructuración de las relaciones, asociaciones,
redes y
representaciones espaciales, o sea la memoria
semántica.
Medición de la
información
La medición de la información
contenida en un mensaje es importante en el diseño de
informes elaborados con el MIS. Una excesiva
comprensión de la información
incrementará el tiempo que se tarda el procesamiento
humano.
Algunos de los métodos con que se mide y
evalúa la información presente en los mensajes
son los que se explican a continuación:
Procesamiento: Al aumentar la entrada de
información (carga ambiental) el hombre procesa
más y más hasta llegar a un punto de
"sobrecarga". Terminada ésta, selecciona la
información procedente de la entrada y procesa menor
cantidad. La entrada, o carga ambiental, es el efecto
agregado de la complejidad de la información, los
sentimientos positivos y negativos producidos por la
entrada.
Valor estadístico de la
información: Este valor se mide con el
método de Shannon. El mismo prescinde del contenido
semántico del contexto y de la memoria del receptor;
pero sí señala la teoría de la sorpresa
cómo una medida de información en un sentido
muy general.
Información subjetiva: La
información es una medida de la incertidumbre del
receptor respecto a un campo de acontecimientos. Cuanto mayor
sea la incerteza sobre la siguiente letra, palabra o idea en
el texto,
mayor será el valor subjetivo de la siguiente parte
del mensaje. Cuanto más conozca el sujeto y
cuánto más inteligente sea, menor será
la información que s ele transmite.
Valor esperado de la información
perfecta: Una manera de medir el valor de la
información consiste en evaluar la utilidad
obtenida con la decisión óptima en condiciones
de incerteza y restársela a la que se
conseguiría si estuviéramos seguros del
futuro.
Procesamiento de la información y
diseño organizacional
El enfoque de contingencias en el diseño
organizacional supone los siguiente:
Evaluación de las características de
la información: Las características de la
información que son importantes para un decisor
(gerente)
pueden medirse de acuerdo con cuatro criterios fundamentales:
relevancia, verificabilidad, ausencia de error y
cuantificabilidad.
Las organizaciones son sistemas
sociales abiertos que deben resolver la incerteza relacionada
con el
trabajo.
Las organizaciones pueden considerarse como
sistemas de procesamiento de información.
Las organizaciones deben seleccionar las estructuras que satisfagan mejor sus
necesidades de información, además el sistema
de información administrativa debe aportar una
información tal que no sea ni excesiva ni
insuficiente.
Las organizaciones se componen de subunidades que se
distinguen por destrezas especializadas.

Partes: 1, 2

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