- Aspectos generales y
teóricos - Características de la
información - La información como
recurso - Diagnóstico
y Alternativas de Solución - Problema
Estratégico General - Solución
Estratégica General - Conclusiones
- Recomendaciones
- Bibliografía
La información interna es inherente a las
organizaciones. Y es que, una organización es, al fin y al cabo, un
conjunto de personas que interaccionan intercambiando
información. Por ello, la información interna en
una organización se considera mucho más importante
(su volumen es
generalmente mayor) que la información externa.
Las direcciones de las entidades, en la mayoría
de las ocasiones, no disponen de una información que les
resulte verdaderamente útil para dirigir y tomar
decisiones, ya que estas son muy voluminosas o no son veraces, o
inoportunas, es por ello que, uno de los subsistemas que se
estudian durante el perfeccionamiento empresarial, es el relativo
a la información, partiendo del criterio de que, sin
información no se puede dirigir, pero para dirigir, no
hace falta "cualquier información", o "mucha
información", sino la que verdaderamente resulte
útil para tomar decisiones.
Como punto de partida tomamos la necesidad de
perfeccionamiento del proceso de
información interna en la Universidad como
organización y para ello proponemos un grupo de
objetivos para
un proceso de cambio en el
proceso de información interna a partir de los principios del
perfeccionamiento empresarial, de experiencias y consultas
realizadas.
DESARROLLO
Aspectos generales y
teóricos.
Importancia y características del subsistema
de Información Interna.
La información interna es inherente a las
organizaciones. Y es que, una empresa es,
al fin y al cabo, un conjunto de personas que interaccionan
intercambiando información. Por ello, la
información interna en una organización se
considera mucho más importante (su volumen es generalmente
mayor) que la información externa.
La información debe fluir en la empresa sin
ningún obstáculo, y evitar toda situación de
estancamiento, ya que es la forma más adecuada de sacar el
mayor provecho a la información que maneja.
La información tiene un carácter instrumental, no finalista, y
sirve de soporte en todos los ámbitos de la empresa. Ya no
puede ser considerada como un mero soporte o apoyo de las
actividades de la empresa, sino como uno de sus principales
recursos o
activos.
Cuando afirmo que la información es un recurso
estratégico en la empresa, quiero decir que la
información es vital, e implícitamente, que la
función
desempeñada por quienes se dedican a manejar
información en las empresas
debería ser más valorada. Las empresas empiezan a
darse cuenta de que el verdadero objetivo de
las tecnologías de la información debe ser el
aprovechamiento estratégico de la
información.
La información en la empresa
Itami, profesor
japonés estudioso sobre la importancia de la
información en la empresa moderna, considera que la
información en la empresa tiene tres
características: puede ser utilizada
simultáneamente, no se gasta con el uso, y sus trozos
pueden ser combinados para generar más información
(Cornellá, Alfonso, 1994: 78). Para Itami, los recursos
que realmente cuentan son los que denomina invisibles, como por
ejemplo, la capacidad para aprender, de asimilar y crear tecnología. Estos
activos se nutren gracias a los flujos de información
básicos: el de la información que entra en la
empresa procedente de su entorno (la información
ambiental), la información que fluye por la empresa
(información interna), y la información que la
empresa proyecta hacia el exterior (información
corporativa).
La información externa que le llega al empleado y
que le sirve para realizar su trabajo debe
de ser de calidad. Por
ello, la calidad de esta información tiene que asegurarse
en el centro donde es recibida y procesada, en el centro de
información de la empresa, que debe ser también el
centro de operaciones del
sistema de
información y de aseguramiento de la calidad
informativa (Arias y Portela, 1997). No hay que olvidar que un
trabajo elaborado con calidad genera una información de
calidad.
La misión de
un centro de información empresarial es la de ofrecer a
sus usuarios una información de calidad que les permita
tomar decisiones, por lo que hay que implantar un programa de
gestión
de calidad, incluido en el sistema de
gestión de
calidad total de la empresa. En este programa, todos los
miembros del centro tienen que cumplir ciertas tareas, es decir,
se especializa a cada empleado en una tarea concreta.
Los factores determinantes (Arias y Portela, 1997: 18)
que valoran la calidad de un centro de información
empresarial son:
1. Disponibilidad. El usuario debe de disponer de la
información en el momento y lugar donde la
necesite.
2. Profesionalidad. El personal de este
centro debe estar altamente cualificado.
3. Fiabilidad. El centro cumple con los pactos
adquiridos con los usuarios.
4. Comunicación. Debe existir una fluida
comunicación entre el centro y los usuarios para que las
necesidades de estos últimos sean satisfechas.
5. Elementos tangibles. Unas instalaciones adecuadas
así como un material que proporcione la utilidad
necesaria para realizar el
trabajo.
Características de la
información
En el momento en que la empresa decide abrir las puertas
a la información, ésta debe ser correcta y actual,
debe cubrir las necesidades del receptor, tiene que estar
disponible cuando el receptor lo precise, y no será para
todos, ya que existe la privacidad.
Lo que caracteriza a la información en una
empresa, según Alin, Lafont y Macary (1997), es su
capacidad de intercambio. La información es un producto
perecedero, y almacenarla únicamente para archivarla
pierde interés.
Lo verdaderamente importante es encontrar la información
más reciente rápidamente, acceder a la fuente y
crear la información.
Existen numerosos estudios sobre las
características que debe poseer la información.
Destaco aquí las investigaciones
de Hodge, Anthony y Gales (1998) y Martín (1990). que le
confieren a la información un valor dentro
la empresa con las siguientes características:
1. Relevancia. La empresa debe decidir qué
información del entorno y para quién es relevante,
ya que las decisiones estratégicas adoptadas sin la
información correcta pueden causar un desastre
organizativo Los usuarios deben tener autoridad para
determinar cuál es la información relevante y en la
forma en que ha de ser comunicada para su total aprovechamiento
(2).
2. Calidad. La información debe ser precisa para
tener calidad, y su coste aumenta a medida que la calidad
sube.
3. Riqueza y cantidad. La riqueza hace referencia a la
capacidad de transporte de
un canal de comunicación. Los canales que transportan
mucho significado son ricos (comunicación oral), y aquellos que
transmiten menos significado, pobres (medios de
comunicación escritos). En cuanto a la cantidad, debe
haber suficiente información para poder
desarrollar el trabajo.
4. Temporalidad. La rapidez es un factor importante a la
hora de utilizar la información. Por ello, la
comunicación escrita es un medio de
comunicación pobre por la tardanza en elaborar los
informes, es
decir, su información puede quedar obsoleta. Las telecomunicaciones han contribuido de manera
excepcional a la velocidad de
transmisión de la información.
5. Accesibilidad. Es una de las características
más importantes de la información. Es determinante
para el usuario la facilidad de acceso a la fuente de
información, aunque ésta pueda ser de menos
calidad. De hecho, son varias las razones que llevan a los
directivos a utilizar las fuentes
más accesibles: la estructura de
la
organización puede restringir el acceso a fuentes de
información valiosa y de calidad, y por otro lado,
algunos empleados tienen prohibido fiarse de ciertos tipos de
información por lo que utilizan fuentes que hayan
utilizado antes y que sean accesibles.
6. Simbolismo. La información posee un valor
simbólico, ya que la posesión de determinada
información por determinados usuarios confiere un
prestigio a esa persona, aunque
no le sea a ésta de utilidad.
La
información como recurso
Diebold (1979) introdujo el concepto de que
la información debía ser manejada como un recurso
fundamental en la empresa. Más tarde, Synott y Gruber
inauguraron una línea de pensamiento
basada en la convicción de que la información
merecía recibir una mayor consideración por las
empresas.
La información es un recurso estratégico
más de la empresa. El personal de la empresa, los medios
materiales y
económicos son considerados recursos de la misma porque
generan unos rendimientos, es decir, son productivos. Pero la
información también produce rendimientos ya que
tiene la misión de informar, revelar alternativas, reduce
incertidumbres y desvela soluciones
entre otras cosas (Hornos, Araque y Abad, 1998: 185). Es un
rendimiento más importante o relevante de lo que parece ya
que ayuda a la toma de
decisiones. La información se convierte en un recurso
de toda la empresa no sólo de la dirección que es la que en principio posee
el poder dentro de la organización. Además, resulta
fundamental ya que los activos intelectuales
a diferencia de los activos físicos, aumentan su valor con
el uso (Quinn, Anderson y Finkelstein, 1996: 12). Como tal, tiene
un valor de mercado (es bajo
y está relacionado con su obtención,
elaboración, mantenimiento
y distribución), y valor de uso, que es mucho
mayor y depende de para qué se va a usar. El valor de la
información se deriva del aumento que debe originar en el
rendimiento de la empresa (Escobar, 1997: 31) (3).
Hay dos características del recurso
información que le distinguen de otros recursos de la
empresa: su intangibilidad, por lo que se hace muy difícil
de manejar y gestionar (muchos empresarios no le conceden la
importancia que debieran por lo difícil que es demostrar
la eficacia de su
rendimiento); y su incombustibilidad, ya que la
información no se gasta sino que se puede modificar y
actualizar con un bajo coste adicional.
Según Cornellá (1994), los principios
fundamentales de la filosofía de los recursos de
información en la empresa son:
1. La información debe considerarse como uno de
los principales recursos de la empresa. Es un recurso que debe
manejarse con el mismo cuidado que los tradicionales recursos de
la empresa (recursos financieros, humanos… etc.).
2. La información de la que dispone una empresa,
y en particular sus instrumentos de obtención,
digestión y proyección de información
deberían aparecer en su balance.
3. La información no es patrimonio de
las personas ni de los departamentos que la generan, buscan,
almacenan o utilizan, sino que es patrimonio de la empresa en su
conjunto. Así como todo miembro de una organización
tiene unos derechos informacionales (la
organización debe facilitarle el acceso a la
información necesaria para el desarrollo de
su función en la empresa), también tiene unos
deberes informacionales (todo miembro de la organización
debe entender que la información de la que dispone puede
ser de utilidad a otro miembro, y por lo tanto, debe tener una
actitud
contraria al secretismo.
4. La gestión de la información requiere
una planificación a escala de
empresa, no a escala de departamento. La estrategia de
gestión de recursos de información debe estar
íntimamente ligada a la estrategia de negocios de la
empresa. Puede convenir hacer una planificación de un
departamento, a modo de proyecto piloto,
pero la verdadera gestión de la información debe
realizarse para la empresa en su conjunto.
5. La información utilizada en una empresa se
presenta tanto de manera formal (con un determinado soporte que
permita conservarla) como informal (sin soporte, una
conversación). Ambas formas deben considerarse de igual
relevancia en un mapa informacional de la empresa (que debe
identificar de qué información dispone, quien la
tiene o dónde se halla en cada momento).
6. Determinar las actividades fundamentales de la
empresa y qué información es necesaria para llevar
a cabo esas actividades correctamente. Los problemas de
información de una empresa raramente se reducen a
problemas de organización de la documentación. Si bien organizar documentos es
condición necesaria para una mejor utilización de
la información en la empresa, no es condición
suficiente. No se pueden seguir generando mecanismos para recoger
y almacenar información si simultáneamente no se
generan mecanismos que aseguren la utilización de esa
información. El verdadero reto de las empresas consiste en
saber utilizar la información que entra en ella en
cualquiera de sus formas.
7. Las tecnologías de la información no
pueden seguir considerándose como meros instrumentos de
reducción de costes. Deben utilizarse para manejar mejor
la información de la que dispone la empresa, con el fin de
conseguir las ventajas competitivas y generar así nuevos
beneficios. Una planificación de los recursos de
información debe adecuar las tecnologías de la
información de manera que fluya en la empresa la mejor
información.
8. Durante el análisis y diseño
de un sistema de información, el acento debe ponerse en
los datos-información más que en los
procesos–procedimientos.
Mientras estos últimos pueden cambiar de manera acorde con
la aparición de nuevas
tecnologías, los tipos de
datos-información no cambian a no ser que
cambie.
9. El objetivo del diseño de todo sistema de
información debe satisfacer las necesidades de
información del usuario. La productividad de
la empresa depende de que el suministro de información de
calidad se produzca puntualmente (información adecuada al
usuario en el momento preciso, "just in
time").
Pero como todos los recursos tiene unos costos. En el
caso del recurso información el costo
estaría en las encuestas,
análisis y estructuración de los datos, introducción en los equipos
informáticos. Es obvio que el valor total de la
información que una empresa adquiera debe ser mayor que el
costo de la misma.
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