- Razones de
mantener el efectivo - La
liquidez y su función - La
función de la administración de
efectivo - Importancia de la administración del
efectivo - Métodos
de razones y proporciones financieras - Administración
de la cobranza - Condiciones
del Crédito - Administración
internacional del efectivo - Flotante
- Demora en
los desembolsos - Técnicas
de desembolso
La administración del efectivo es de principal
importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener
mercancías y servicios. Se
requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con
efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente
invertido. La
administración del efectivo generalmente se centra
alrededor de dos áreas: el presupuesto de
efectivo y el control
interno de contabilidad.
El control de
contabilidad es necesario para dar una base a la función de
planeación y además con el fin de
asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos
propios de la empresa y no
desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable del control
interno es decir de la y protección de todos los activos de la
empresa.
El efectivo es el activo más líquido de un negocio.
Se necesita un sistema de
control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los
empleados utilicen el dinero de
la compañía para uso personal.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las
empresas son
los siguientes:
-Salvaguardar los recursos contra
desperdicio, fraudes e insuficiencias.
-Promover la contabilización adecuada de los datos.
-Alentar y medir el cumplimiento de las políticas
de la empresa.
– Juzgar la eficiencia de las
operaciones en todas las divisiones de la empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores,
sino para reducir la oportunidad que ocurran errores o fraudes.
Algunas medidas del control interno del efectivo son tomar todas
las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y
establecer un método
adecuado para presentar el efectivo en los registros de
contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo
del efectivo de la función de registrarlo, hacer pagos o
depositarlo en el banco. Todas las
recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en
forma diaria y todos los pagos de efectivo se deben realizar
mediante cheques.
La administración del efectivo es una de las áreas
mas importantes de la administración del capital de
trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la empresa,
pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el
momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos
líquidos pueden funcionar también como una reserva
de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo
así el riesgos de una
"crisis de
solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por
cobrar e inventarios) se
convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y
las ventas, el
dinero
efectivo es el común denominador al que pueden reducirse
todos los activos líquidos.
La administración eficiente del efectivo es de gran
importancia para el éxito
de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de
garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el
pasivo circulante y al mismo tiempo evitar
que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.
El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera
utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la
materia prima,
para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los
dividendos, etc.
Razones de mantener
el efectivo
Las empresas mantienen efectivo por las
siguientes razones fundamentales:
- Transacciones
- Compensación a los bancos por el
suministro de préstamos y servicios. - Precaución
- Especulación
Cuando se administra en forma eficiente la inversión en activos circulantes
específicos, puede contribuirse al objetivo
global de la empresa. Keynes ha
identificado tres motivos que implican efectivo: el motivo
transacción, el motivo precaución y el motivo
especulación (The General Theory of Employment,
Interest, and Money, de John Maynard Keynes, New York; Harcourt,
1936, 170 – 174).
El primero es la necesidad de efectivo para hacer frente
a los pagos que se presentan en el curso normal de los negocios
– pagos por compras, mano de
obra y dividendos.
El segundo se relaciona con mantener un colchón o
amortiguador para hacer frente a eventualidades inesperadas.
Cuanto más proyectables sean los flujos de efectivo del
negocio, menores cantidades por precaución se necesitaran.
La posibilidad de obtener préstamos de inmediato para
afrontar este tipo de egresos de efectivo también reduce
la necesidad de este tipo de recursos. Es importante
señalar que no todos los recursos para transacciones de
la
organización y las cantidades por precaución
tienen que mantenerse en efectivo; es obvio que una parte puede
conservarse en valores
realizables (activos que casi representan dinero)
El motivo especulación se relaciona con mantener
efectivo a fin de aprovechar los cambios estimados en los
precios de
los valores.
Cuando se espera que las tasas de
interés aumenten y que disminuyan los precios de los
valores, este motivo sugiere que la organización debe conservar efectivo hasta
que se termine el incremento en las tasas de interés.
Cuando se espera que las tasas de interés
desciendan, el efectivo se puede invertir en valores; la
organización se beneficiará con cualquier descenso
futuro en las tasas de interés y aumentos en los precios
de los valores, aunque la mayor parte no mantiene efectivo a fin
de aprovecharse de los cambios esperados en las tasas de
interés. Por lo tanto este desarrollo de
materia se
centrara en los motivos de transacción y precaución
de la organización, conservando estas cantidades en
efectivo y en valores realizables.
La
liquidez y su función
El termino activos líquidos se usa para designar
el dinero y los activos que se convierten con facilidad en
dinero. Se dice que los activos presentan diferentes grados de
liquidez. Por definición el dinero es en si mismo el mas
liquido de todos los activos; los demás tienen diversos
grados de liquidez, de acuerdo con la facilidad con que pueden
convertirse en efectivo.
Para los que no sean dinero, la liquidez tiene dos
dimensiones: (1) el tiempo necesario para convertir el activo en
dinero y (2) el grado de seguridad
asociado con la razón de conversión, o precio,
obtenido por el activo. Aunque la mayor parte de los activos
tienen un grado de liquidez, el estudio se centrara en los
activos mas líquidos de la organización: efectivo y
valores realizables.
Por tanto, la administración de la liquidez
incluye el calculo del importe total de estos dos tipos de
activos que mantendrá la empresa.
Se conservan constantes las políticas y procedimientos de
crédito
de la empresa. Así, se toma una definición estrecha
de la liquidez a fin de simplificar el estudio de ciertos
principios.
La
función de la administración de
efectivo
La administración del efectivo comprende el
manejo del dinero de la organización y obtener así
la mayor disponibilidad de efectivo y el máximo de
ingresos por
intereses sobre cualquier fondo que no se este utilizando. En el
extremo la función comienza cuando un cliente extiende
su cheque para
pagarle a la organización una cuenta por cobrar; la
función termina cuando un proveedor, un empleado o el
gobierno obtiene
fondos cobrados por la organización para el pago de una
cuenta por pagar o una acumulación. Todos los activos
entre estos dos puntos caen dentro de la esfera de la
administración del efectivo. Los esfuerzos de la
organización para hacer que los clientes paguen
sus cuentas en tiempo determinado caen dentro de la
administración de las cuentas por cobrar. Por otra parte,
su decisión sobre cuando pagar las cuentas incluye la
administración de las cuentas por pagar y las
acumulaciones.
Por lo general la tesorería o la gerencia
financiera de una organización administra el efectivo. El
presupuesto de efectivo, útil para el proceso, suele
ser una proyección mensual de los ingresos y las deudas.
El presupuesto de efectivo indica la posible disponibilidad del
mismo en relación tanto como el momento como la magnitud.
En otras palabras, dice cuanto efectivo es probable que se tenga,
cuando y durante cuanto tiempo. Es necesario tomar en cuenta la
incertidumbre y, para hacerlo, se preparan presupuestos
de efectivo múltiples bajo supuestos alternos. En esta
forma el presupuesto de efectivo sirve de base a la
planeación y control del mismo.
Además del presupuesto de efectivo la
organización necesita contar con información sistemática sobre el
efectivo, así como cualquier tipo de sistema de control.
Casi siempre la información se maneja por computadora, a
diferencia de otros sistemas manuales. En
cualquier caso, es necesario obtener informes
frecuentes, de preferencia de forma diaria o incluso con mas
frecuencia, sobre los saldos de efectivo en cada cuenta de banco,
sobre el efectivo pagado, sobre los saldos diarios promedios y
sobre la situación en valores realizables de la
organización, así como un informe detallado
de los cambios en esta posición. Numerosos bancos
proporcionan esta información vía Internet también es
útil disponer de información relativa a los
ingresos y desembolsos de efectivo mas importantes que se
esperan. Toda la información es esencial si la empresa
desea administrar su efectivo de modo eficiente.
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