- Definición
- Características de la
planificación - Ventajas de la
planificación - Desventajas de la
planificación - Principios de de la
planificación - Principios de la
administración aplicados en la
planificación. - Importancia de la
planificación - Tipos de
planes
La planificación desde el punto de vista de
diferentes pioneros de la
administración:
- George Terry
"La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto
al futuro para formular las actividades necesarias para realizar
los objetivos
organizacionales."
- Idalberto, Chiavenato
"La planificación es una técnica para
minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la
empresa."
- David, Ewing
"La planificación es en gran medida la tarea de
hacer que sucedan cosas que de otro modo no
sucederían"
La planificación es la primera función
administrativa porque sirve de base para las demás
funciones.
Esta función determina por anticipado cuáles son
los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse para
alcanzarlos; por tanto, es un modelo
teórico para actuar en el futuro. La planificación
comienza por establecer los objetivos y detallar los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La
planificación determina donde se pretende llegar, que debe
hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.
Las premisas de la
planificación.
CARACTERÍSTICAS DE LA
PLANIFICACIÓN:
Las características más importantes de
la planificación son las siguientes:
- La planificación es un proceso
permanente y continuo: no se agota en ningún plan de
acción, sino que se realiza continuamente
en la empresa. - La planificación está siempre orientada
hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la
previsión. - La planificación busca la racionalidad en la
toma de
decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la
planificación funciona como un medio orientador del
proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la
incertidumbre inherente en cualquier toma de
decisión. - La planificación busca seleccionar un curso de
acción entre varias alternativas: la
planificación constituye un curso de acción
escogido entre varias alternativas de caminos
potenciales. - La planificación es sistemática: la
planificación debe tener en cuenta el sistema y
subsistemas que lo conforman; debe abarcar la
organización como totalidad. - La planificación es repetitiva: incluye pasos
o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro
mayor: el proceso
administrativo. - La planificación es una técnica de
asignación de recursos: tiene
por fin la definición, el dimensionamiento y la
asignación de los recursos
humanos y no humanos de la empresa, según se haya
estudiado y decidido con anterioridad. - La planificación es una técnica
cíclica: la planificación se convierte en
realidad a medida que se ejecuta. A medida que va
ejecutándose, la planificación permite
condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva
planificación con información y perspectivas
más seguras y correctas. - La planificación es una función
administrativa que interactúa con las demás;
está estrechamente ligada a las demás funciones
– organización, dirección y control
– sobre las que influye y de las que recibe influencia en
todo momento y en todos los niveles de la
organización. - La planificación es una técnica de
coordinación e integración: permite la
coordinación e integración de varias actividades
para conseguir los objetivos previstos. - La planificación es una técnica de
cambio e
innovación: constituye una de las mejores
maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en
una empresa,
definidos y seleccionados con anticipación y debidamente
programados para el futuro.
Existen muchas ventajas para la planificación que
deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de
cualquier organización. Entre las cuales podemos mencionar
las siguientes:
- Requiere actividades con orden y propósito. Se
enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y
se logra una secuencia efectiva de los esfuerzos. - Señala la necesidad de cambios futuros. La
planificación ayuda al gerente a
visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos
clave para posible una posible
participación. - Contesta a las preguntas "y que pasa si…"
Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a
través de una complejidad de variables
ver e intuir los posibles planes de contingencia. - Proporciona una base para el control. Este se ejecuta
para cerciorarse que la planificación esta dando los
resultados buscados. - Estimula la realización. El hecho de poner los
pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que
hace los planes la orientación y el impulso de realizar
y lograr los objetivos. - Obliga a la visualización del conjunto. Esta
comprensión general es valiosa, pues capacita al gerente
para ver las relaciones de importancia, obtiene un
entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la
base que apoya a las actividades administrativas. - Aumenta y equilibra la utilización de las
instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se
dispone. - Ayuda al gerente obtener status. La
planificación adecuada ayuda al gerente a proporcionar
una dirección confiada y agresiva.
DESVENTAJAS DE LA
PLANIFICACION
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del
uso de la planificación.
- La planificación está limitada por la
exactitud de la información y de los hechos futuros. La
utilidad de un
plan está afectada por la corrección de las
premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo
las cuales fue formulado el plan cambian en forma
significativa, puede perderse gran parte del valor del
plan. - La planificación cuesta mucho. Algunos
argumentan que el costo de la
planificación excede a su contribución real.
Creen que seria mejor gastar el dinero en
ejecutar el trabajo
físico que deba hacerse. - La planificación tiene barreras
psicológicas. Una barrera usual es que las personas
tienen más en cuenta el presente que el
futuro. - La planificación ahoga la iniciativa. Algunos
creen que la planificación obliga a los gerentes a una
forma rígida de ejecutar su trabajo. - La planificación demora las acciones.
Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones
desusadas demandan decisiones al momento. No puede dejar pasar
el tiempo
valioso reflexionando sobre la situación y
diseñando un plan. - La planificación es exagerada por los
planificadores. Algunos críticos afirman que quienes
hacen la planificación tienden a exagerar su
contribución. - La planificación tiene limitado valor
práctico. Algunos afirman que la planificación no
solo es demasiada teórica.
PRINCIPIOS DE LA
PLANIFICACIÓN
Los principios de la
planificación más importantes son los
siguientes:
- Principio de la contribución a objetivos
– el objetivo de
los panes y sus componentes es lograr y facilitar la
consecución de los objetivos de la organización,
con interés
particular en alcanzar el objetivo principal. - Principio de la primacía de la
planificación – la primera función
administrativa que desempeña la gerencia es
la planificación, que facilita la organización,
la dirección y el control. - Principio de la iniciación de la
planificaciones la alta gerencia – la
planificación tiene su origen en la alta gerencia,
porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la
organización y la forma mas eficaz de lograrlos es por
la planificación. - Principio de la penetración de la
planificación – la planificación abarca
todos los niveles de la empresa. - Principio de la eficiencia de
operaciones
por planificación – las operaciones eficientes se
pueden efectuar mediante un proceso formal de
planificación que abarca objetivos, estrategias,
programas,
políticas, procedimientos
y normas. - Principio de la flexibilidad de la
planificación – el proceso de planificación
debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto,
debe haber flexibilidad en los planes de la
organización. - Principio de sincronización de la
planificación – los planes a largo plazo
están sincronizados con los planes a mediano plazo, los
cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, par
alcanzar mas eficaz y económicamente los objetivos de la
organización. - Principio de los factores limitantes – la
planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes
(mano de obra, dinero,
máquinas, materiales y
administración) conjuntándolos
cuando elaboren los planes. - Principio de estrategias eficaces – una
guía para establecer estrategias viables consiste en
relacionar los productos y
servicios de
la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de
los consumidores. - Principios de programas eficaces – para que los
programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la
planificación a corto y largo plazo y debe n estar
integrados a la planificación estratégica,
táctica y operacional. - Principios de políticas eficaces – las
políticas se basan en objetivos de la
organización; mediante estas es posible relacionar
objetivos con funciones, factores físicos y personal de la
empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y
suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias
de políticas superiores.
PRINCIPIOS
DE LA ADMINISTRACIÓN APLICADOS A LA
PLANIFICACIÓN
En su enfoque prescritivo y normativo, los
autores clásicos y neoclásicos defienden la
aplicación de principios universales que deben ser el
norte de la planificación. Estos principios se refieren a
la mejor manera de realizar la planificación. Entre los
innumerables principios señalados por los diversos autores
destacan dos:
- Principio de la definición del objetivo: la
planificación que comienza luego de determinar la idea
de lo que pretende realizar, o de la fijación del
objetivo que se pretende alcanzar, se basa en esa idea u
objetivo. La finalidad de la planificación es determinar
quien, cuando y como se alcanzara la idea o el
objetivo. - Principio de la flexibilidad de planificación:
la planificación no termina con el comienzo de la
actividad que se pretende llevar a cabo, sino que es permanente
y aplicable a las actividades que no están en
funcionamiento como a las que si lo están. Debe tener
cierta flexibilidad, puesto que su ejecución puede
mostrar ciertos defectos o fallas no previstas que pueden
corregirse durante el desarrollo.
IMPORTANCIA DE LA
PLANIFICACIÓN
En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones
reconocen la importancia de la planificación para su
crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si
los gerentes definen eficientemente la misión de
su organización estarán en mejores condiciones de
dar dirección y orientación a sus actividades. Las
organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan
más sensibles ante un ambiente de
constante cambio.
Supone un marco temporal de tiempo más largo que
otros tipos de planificación. Ayuda a orientar las
energías y recursos hacia las características de
alta prioridad.
Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta
gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto
de vista más amplio, tiene la visión necesaria para
considerar todos los aspectos de la organización.
Además se requiere adhesión de la alta
dirección para obtener y apoyar la aceptación en
niveles más bajos.
Propicia el desarrollo de la empresa al establecer
métodos de
utilización racional de los recursos. Reduce los niveles
de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más
no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las
contingencias que se presenten, con las mayores garantías
de éxito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo más
visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar
las cosas. Reduce al mínimo los riesgos y
aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve la
eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el
trabajo no productivo y se obtiene una identificación
construtiva de los problemas y
las potencialidades de la empresa.
Por ultimo, cabe destacar que la planificación es
la primera función del proceso administrativo, por tanto,
realizar una buena planificación conlleva a tener una
buena organización, dirección y control de la
empresa lo cual se traduce en una administración cien por ciento
efectiva.
- SEGÚN SU CLASE:
El plan es un producto de la
planificación, es un resultado inmediato, es el evento
intermedio entre el proceso de planificación y el proceso
de implementación del mismo. El propósito de los
planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación de
una secuencia lógica
de eventos. Los
planes deben responder al qué (objeto), cómo
(medios),
cuándo (secuencia), dónde (local) y por
quién (ejecutante o persona).
Entre los diversos tipos de planes figuran: objetivos
ó metas, políticas, procedimientos, métodos,
programas y presupuestos.
Al respecto, algunos tratadistas consideran que de los anteriores
planes, las más importantes son las políticas y los
programas, dentro de los que se incluyen los objetivos y los
procedimientos.
- OBJETIVOS
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia
los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto
o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular
los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia
el cual se dirige la empresa, la dirección, el staff. Los
objetivos son las metas que se quiere alcanzar con
relación a los inversionistas, a los consumidores, al
personal, entre otros.
Un departamento puede tener sus propios objetivos,
siendo diferentes a los que constituyen el plan básico de
la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de
los de la organización. Los objetivos o metas son planes y
requieren de un proceso de planeación
al igual que el resto de los planes.
- POLÍTICAS
Son planes en la medida en que constituyen reglas o
normas que permiten conducir el pensamiento y
la acción de quienes se tenga a cargo. Es en este punto
donde los administradores deben ser sagaces para que los
subordinados no acepten como políticas una serie de
pequeñas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y
usualmente las políticas se apoyan y precisan los
objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las
políticas generales de la empresa son tomadas por el
consejo de administración, en las cuales se basaran las
políticas de los departamentos
Todas estas delimitan un área o marco dentro del
cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean
sólidas y contribuyan al alcance los objetivos. Al igual
que hay diversos tipos de objetivos, también los hay de
políticas, entre ellas tenemos: políticas de
promoción interna, de competir con base en
los precios,
políticas en publicidad o
políticas departamentales, como el contratar los
ingenieros egresados de las universidades o impulsar la
participación de los empleados para contribuir con la
cooperación.
Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta
que:
- Cuando se elaboren las políticas debe tenerse
en cuenta la opinión de quienes a
aplicarlos. - Las políticas deben declararse por
escrito. - Debe ser difundidos y revisadas
periódicamente, la interpretación de estas debe ser uniforme
en toda la organización. - Existen políticas sobre producción, finanzas,
relaciones
públicas, etc. - Existen políticas relacionas con
planeación, control, organización, favorecen, la
coordinación y el trabajo en
equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y la
elaboración de criterios e iniciativa pero dentro de
unos limites.
- PROCEDIMIENTOS
Son planes por que establecen un método o
forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son
planes relacionados con métodos de trabajo o
ejecución. Sirven como guías de acción mas
que de pensamiento pues señalan el cómo deben
hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos
corresponden a planes operacionales y se representan a
través de flujo gramas.
¿Cómo se relacionan los procedimientos y
los planes?
Ilustrativamente podemos explicar esta relación
apelando a otro ejemplo más de Koontz:
La política de la
compañía X concede vacaciones a los empleados, los
procedimientos establecidos para llevar acabo esta
política deben distribuir las vacaciones para evitar
interrupciones en el trabajo, establecer salarios de
vacaciones y proveer los medios para que soliciten sus
vacaciones, etc.
Es importante recordar que los procedimientos sobrepasan
la línea departamental, es decir, que pasan del
departamento de producción al departamento de ventas, al de
finanzas, etc.
- METODO
El método es fundamental para toda acción,
el cual puede definirse como la manera prescrita para el
desempeño de una tarea dada con consideración
adecuada del al objetivo, instalaciones disponibles y gastos totales de
tiempo, dinero y esfuerzo.
Un método trata con una tarea que comprende un
paso en un procedimiento y
específica como se va ejecutar este paso. Por lo general
esta confinado a un departamento y con frecuencia a los esfuerzos
de un empleado que se dedica a una tarea especifica.
- PRESUPUESTO
Constituye un planteamiento de resultados esperados
expresados en términos numéricos, están
relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos
de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden
estar expresados en términos financieros o en
horas-hombre,
horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de
gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque
el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una
medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los
planes.
Los presupuestos pueden ser planes estratégicos
si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de
tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una
unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes
operacionales. Si su dimensión es local y de corto
plazo.
- PROGRAMAS
Son planes relacionados con el tiempo y comprenden la
correlación que se da entre este último con las
actividades que deban llevarse a cabo. También pueden
definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas,
procedimientos de tareas, pasos, etc. Para ejecutar una
acción específica, la programación puede
variar ampliamente e ir desde programas de pequeño
tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para
programar actividades, hasta programas complejos o de gran
tamaño, en donde ya se requieren técnicas
matemáticas, bases de datos,
etc.
Un programa primario
puede requerir muchos programas derivados de la planeación
de los negocios, por
ejemplo es extraño encontrar un programa que se sostenga a
sí mismo, por lo general se subordinan unos con otros, lo
que hace muy difícil la planeación. Es por esto que
la planeación coordinada requiere de ciertas habilidades
administrativas que permitan el logro de los
objetivos.
- SEGÚN SU FIN
- NUEVOS
Es aquella planificación que se pretende
plantear, por lo tanto aun no existe y se necesita de un estudio
previo, es donde se identifica un nuevo objetivo por lo tanto se
desarrolla un nuevo plan.
- VIGENTES
Son aquellos planes que ya están establecidos, y
se están ejecutando.
Estos ya han sido elaborados y se encuentra en estudio
para determinar su de efectividad a trabes de otro función
administrativa el control y poder saber si
se lograra cumplir con el objetivo, en caso de presentar posibles
fallas este podrá ser corregido.
- CORRECTIVOS
Son aquellos planes que se ejecutan para ajustar a los
ya establecidos con anterioridad, por lo general son correcciones
en pequeñas fallas en los planes actuales. En estos planes
se determina las posibles fallas que no permitirían
alcanzar los objetivos establecidos. Son complementarios de los
planes vigentes.
- SEGÚN SU USO
- UNA SOLA VEZ
Estos planes hacen referencia a los que se establecen
para lograr un objetivo especifico en un momento especifico, es
decir aquellos que se laborar para realizar una actividad o tarea
única, que no se repetirá o por los menos no se
repetirá en un periodo de tiempo largo.
- VARIAS VECES
Son los planes que se desarrollan con la finalidad de
ser ejecutados en varias ocasiones, es un estilo de
planificación cíclica por al ser ejecutada en su
totalidad no finaliza sino por el contrario comienza de nuevo, es
una planificacion continua.
- SEGÚN SU PERÍODO DE
REALIZACION
Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente
en los siguientes períodos:
- CORTO PLAZO
También llamada planificación operativa;
se lleva a efecto en cada planta y almacén.
Es una extensión de la planificación a mediano
plazo, con gran énfasis en los presupuestos flexibles, los
relacionados con los niveles de producción
específicos durante el período no mayor a un
año.
Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas
suministrados por mercadotecnia.
- MEDIANO PLAZO
Es un subconjunto de la planificación a largo
plazo.
Se centra en las mismas áreas que la
planificación a largo plazo, pero dentro de un marco de
tiempo menor (de dos a cinco años). Los estados
financieros pro forma en este período son más
detallados que aquellos para la planificación a largo
plazo. En definitiva se refinan los planeas estratégicos a
largo plazo de la organización al desarrollar planes
financieros más específicos. El resultado de este
nivel de planeación sirve como entrada para la
planeación a corto plazo.
Se relaciona primordialmente con la planificación
financiera, de manera que pueda colocar a la organización
en la mejor postura financiera para materializar las
oportunidades descubiertas por la planificación a largo
plazo.
- LARGO PLAZO
Su parte central está formada por las
consideraciones estratégicas en cuanto a oportunidades
futuras de mercado y a
productos nuevos para satisfacerlas. Una característica
distintiva de este tipo de planificación es el descubrir
oportunidades, y después desarrollar estrategias y
programas efectivos para capitalizar dichas
oportunidades.
Se concentra en la extrapolación de datos recopilados
de fuentes
externas e internas para proyectar la información
relacionada con la comercialización y distribución, técnica y de
instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos.
Comienza con un entendimiento realista de los mercados,
productos, plantas, almacenes,
márgenes, utilidades, retorno sobre la inversión,
flujo de
efectivo, disponibilidad de capital,
capacidades de ingeniería y habilidades y capacidades del
personal
- CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a la
teoría general de la
administración. Quinta edición. Editorial Mc Graw – Hill
Interamericana .México 1999. Paginas. 320 – 321,342 –
344. - TERRY, George. Principios de
administración. Quinta edición. Editorial
Continental s.a de c.v.
México. 1986. Paginas. 195-198,
229-235. - GOMEZ, Guillermo. Planeación y
organización de empresas. Cuarta edición.
Editorial Mc Graw – Hill Interamericana .México
1994. Paginas 29-31
- THIERAUF, Robert. Principios y aplicaciones de
administración. Quinta edición. Editorial
Limusa s.a de c.v. México. 1993. Paginas. 200, 203,
204,215, 216, 220 – 231, 236.
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes%5Cmanizales/4010014/docs_curso/contenido.html- http://www.monografias.com/trabajos30/planeacion-financiera/planeacion-financiera#import
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/datosinfocomunicacion2.htm
Sussana Costa
La planificación
Administración