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Importancia de la correspondencia



    1. Importancia de la
      correspondencia
    2. Define
      correspondencia
    3. La carta comercial:
      características en cuanto elemento, estilo y
      puntuación
    4. Estructura de la
      carta
    5. Estilo de
      comercio
    6. Estilo de
      presentación
    7. La carta
      oficial
    8. El papel: tipos de papel, textura
      y tamaño
    9. Sobres
    10. Estructura del
      sobre
    11. Conclusión

    INTRODUCCIÓN

    La carta comercial
    es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las
    transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad
    para escribir una buena carta sea requisito indispensable y
    valioso para el estudiante que tiene intención de entrar
    al mundo de los negocios.

    El objetivo de
    este trabajo es,
    por lo tanto, proporcionar los conocimientos y prácticas
    necesarios para desarrollar la habilidad de escribir bien de los
    tipos de cartas sobre todo
    cuando se trata de las cartas comerciales mas comunes.

    A pesar del número de cartas comerciales que se
    escriben y de su importancia, casi el 80 por ciento de ellas
    está mal escrito. El objetivo de este trabajo es de que se
    aprenda a escribir dentro del 20 por ciento de las cartas bien
    escritas.

    1. IMPORTANCIA DE LA
    CORRESPONDENCIA

    Es un medio de comunicación utilizado por el hombre
    desde hace muchos años para comunicarse con personas o
    individuos que están a larga distancia o cerca con un
    motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han
    ido perfeccionando sus normas y sus
    estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail
    que es la forma más rápida de enviar y asegurarse
    que la información llegue al
    destinatario.

    2. DEFINE
    CORRESPONDENCIA

    Es el trato reciproco entre dos personas mediante el
    intercambio de cartas, esquelas, tarjetas,
    telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se
    considera que la correspondencia es el alma del
    comercio y de
    la industria

    3. LA CARTA
    COMERCIAL: CARACTERISTICAS EN CUANTO ELEMENTO, ESTILO Y
    PUNTUACION.

    Estilos de las cartas

    1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más
    fácil y cómodo por cuanto todas las líneas
    se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este
    estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo
    se dejan dos espacios verticales.

    2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al
    bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de
    la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se
    escriben comenzando desde el centro horizontal del
    papel.

    3. Estilo Semibloque: es el estilo más
    elegante y uno de los mas usados en el Comercio. Este estilo
    mantiene las mismas características del estilo bloque y se
    distingue porque cada párrafo comienza dejando una
    sangría de cinco a diez espacios.

    4. Estilo Sangrado: es un estilo que se
    diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de
    las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una
    sangría de cinco espacios en relación con la
    anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la
    antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

    Normas de puntuación de la carta

    Además de los estilos de presentación,
    también se han acordado varias normas de puntuación
    que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas
    de puntuación:

    1. La Puntuación Abierta: es la que no usa
    signos de
    puntuación después de las líneas de la
    fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y
    firma.

    2. La Puntuación Cerrada: se distingue por
    las siguientes características: se escribe un punto al
    final de la línea de la fecha, se utiliza coma
    después de cada línea del destinatario (excepto la
    ultima que lleva punto), se usan comas después de la
    despedida, se usan dos puntos después del saludo y se usan
    comas después de cada línea del bloque de la firma
    (menos la ultima que lleva punto)

    3. La Puntuación Mixta: Combina las dos
    normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos
    puntos después del saludo y se usa coma después de
    la despedida.

    4. ESTRUCTURA DE
    LA CARTA

    1. Membrete: Es el nombre, dirección y
    demás señas de identificación de una empresa o
    entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre
    que se emplea para la correspondencia.

    2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el
    lugar desde donde se escriben las cartas así como el
    día mes y año.

    3. Destinatario: son los datos de
    identificación de la persona al cual
    va a ser enviada la carta

    4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el
    cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se
    debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la
    carta.

    5. Saludo: es una frase corta con mensaje de
    cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la
    carta.

    6. Texto: es el conjunto de párrafos que
    explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se
    recomienda que los párrafos sean cortos escritos con
    lenguaje
    claro, preciso, natural y espontáneo.

    7. Despedida: son expresiones de afecto con lo
    que se da por concluida la expresión del mensaje. La
    despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de
    saludo inicial y la relación entre el emisor y
    receptor.

    8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la
    persona que remite la carta lo hace en nombre y
    representación de otra.

    9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la
    persona que se responsabiliza por lo expresado en la
    carta.

    10. Iniciales: es aquella que se refiere a las
    iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y
    mecanografiado de la carta.

    11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la
    acompaña uno o varios documentos
    adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de
    anexos.

    5. ESTILO DE
    COMERCIO

    Comercios de Ventas.
    Ameritan cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un
    proceso de
    compra-venta. Entre
    ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de
    reclamación, de remesas, etc.

    Relaciones Públicas. Necesita de cartas que se
    escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones
    comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones,
    los agradecimientos, los nombramientos, etc.

    Comercios Varios. En este tipo están las cartas
    de recomendación, informes,
    memorandos, cartas de seguimiento, de
    publicidad y otras.

    6.
    ESTILO DE PRESENTACION

    Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes,
    industrias,
    banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las
    diversas transacciones comerciales.

    Familiar y Amistosa: La finalidad de esta
    correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra
    en ella.

    Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre
    los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales,
    municipales, estadales, etc.

    Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos
    clases:

    • Las Ordinarias o Normales: son las que se
      efectúan por medio de cartas, memorando y tarjetas
      postales.
    • Las Urgentes o Rápidas: Son las que se
      efectúan por medio de telegramas, Cablegramas,
      Radiogramas y telefonemas

    RESPUESTA A UN ANUNCIO Una vez analizados los
    anuncios pertinentes, hay que aplicarse a contestarlos con las
    mayores garantías de éxito.
    Raramente los anuncios piden una respuesta telefónica,
    pero, si es así, llame y realice todas las preguntas
    posibles sobre el puesto. Sin embargo, lo más habitual es
    que el anuncio solicite una respuesta por escrito adjuntando a la
    carta un curriculum vitae.
    Cada anuncio requerirá la confección de una carta
    específicamente redactada y diseñada para las
    características de la oferta de
    empleo. No
    vale tener una carta tipo de presentación preparada y
    utilizarla indiscriminadamente. Cada anuncio es distinto, cada
    uno exige requisitos diferentes y usted deberá reflexionar
    sobre los aspectos concretos que se le piden.

    AUTOCANDIDATURA

    Si enviamos una carta a una empresa, no
    porque tengamos constancia de que en ese momento necesitan a una
    persona de nuestras características, sino por si en el
    futuro la necesitaran, es incluso más necesario el
    realizarlo con mayor cuidado, ya que debemos hacer que se nos
    recuerde cuando precisen a una persona de nuestras
    características.

    AGRADECIMIENTO

    Es la carta que se envía tras una entrevista de
    trabajo. No existe demasiado acuerdo entre los profesionales del
    sector en si es necesario enviar la carta de agradecimiento o no.
    Dejando este punto abierto, os damos unos consejos y os mostramos
    un ejemplo sobre este tipo de carta.

    7. LA CARTA
    OFICIAL

    Son todas aquellas que están relacionadas con
    trámites ante instituciones
    gubernamentales y dependencias públicas. Algunos tipos
    serán los siguientes: de solicitud de certificado de
    servicio,
    aumento de sueldo, solicitud de revocatoria de
    una multa.

    Todos los tipos de cartas hasta aquí mencionados,
    debe ser redactados con un lenguaje formal; las ideas deben ser
    presentadas de manera clara, breve, precisa y directa. El
    tratamiento dado al destinatario debe de ser de cortesía,
    respeto y
    consideración.

    Por último haremos referencia a la carta privada,
    la que se hace a título personal,
    desprovista de toda formalidad y "en tono íntimo",
    dirigida familiares y amigos. El lenguaje empleado se caracteriza
    por ser sencillo, espontáneo, efectivo y en muchos casos
    puede estar llena de expresiones coloquiales.

    8. EL PAPEL: TIPOS DE
    PAPEL, TEXTURA Y TAMAÑO.

    Comenzaremos con la papelería porque con la
    papelería es lo primero que comienza a presentar la
    "imagen" de la
    carta.

    Los principales factores en la selección
    de la papelería son la calidad y la
    sencillez. Es una economía mal
    entendida utilizar papel y sobres de baja calidad, ya que el
    costo del papel
    es solamente una pequeña fracción del costo total
    de la carta

    El papel blanco es de uso universal para cartas hoy
    día; es lo suficientemente liviano para poder hacer un
    número razonable de copias y se puede doblar
    nítidamente sin requerir mucho espacio.

    9.
    SOBRES

    Para el tamaño carta normal de 21, 5x 28 cms. Se
    requiere el obre número 63/4. Los sobres, como
    las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del
    membrete. Generalmente están impresos con la misma
    información que aparece en el membrete. El tamaño
    de los sobres varían de acuerdo al tamaño del papel
    sin embargo los más usados para cartas de negocios son: el
    sobre comercial grande (10×24 cm.) y el sobre comercial
    pequeño (9×16 cm.)Estos dos sobres son especialmente
    apropiados para papel de 21.5×28 Cm. Los sobres son realizados en
    formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres
    tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o
    bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente
    que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se
    realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el
    manipuleo continuo y transportación del contenido sin
    riesgos.

    El sobre, en principio una simple cubierta, por arte de los
    publicitarios y obra (y no poco arte) de los fabricantes se ha
    convertido en un medio de comunicación con muchos recursos.
    Combinando tan solo tres elementos (impresión, plegado y
    postizos) se consiguen sobres publicitarios y comerciales, bolsas
    para los más diversos usos y carterillas con toda suerte
    de compartimentos.

    UNA PRIMERA DISTINCIÓN: SOBRE, BOLSA,
    CARTERILLA

    Los sobres suelen tener la solapa de cierre mayor que las solapas
    laterales.
    La carterilla es generalmente rectangular; su solapa de cierre
    suele ser más alta que las de los sobres y bolsas y no
    llevan engomado ni circulan por correo.

    10. ESTRUCTURA
    DEL SOBRE

    Entre otras características, la forma y tamaño de
    las solapas diferencian a los distintos sobres:
    Solapa de cierre recta o de pico, prolongación de solapas
    de cierre o fondo para ciertos fines o configuraciones especiales
    de solapas para apertura fácil, para ensobrado mecanizado,
    etc.

    SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE RECTA

    Sobre "Konstancia" o sobre-bolsa.

    Tiene la solapa de cierre recta y más larga que las
    laterales.

    Sobre "Retorno alemán"
    Así llamado porque su solapa de cierre prolongada lleva un
    perforado en el límite de la zona engomada para utilizar
    como cupón o bono de respuesta la parte de solapa
    desprendible.

    Sobre "Bangtail" ("desprendible");

    De solapa de fondo prolongada y plegada en el sentido de
    la solapa de cierre para utilizar como cupón o bono de
    pedido en una oferta publicitaria.

    Sobre de solapas rectas especiales para
    ensobradora.

    SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE DE PICO.

    Sobre "Americano"
    Además de la solapa de cierre en forma de pico o angular,
    solapa de fondo de un ángulo de 90 %

    Sobre "Ministro"

    Solapa de cierre en pico y mayor que la solapa de fondo
    (generalmente usado en correspondencia de ceremonia y medidas 120
    x 176

    mm, con la actual normalización).

    Sobre rombo

    Denominación corriente del sobre con solapa de cierre en
    pico que resulta de un formato en rombo.

    Sobres de apertura fácil: el "OPEN
    PLUS"

    El Open Plus de TOMPLA incorpora una línea de trepado en
    la solapa de fondo que, por simple tracción, se abre
    limpiamente sin necesidad de abrecartas

    Sobres especiales para ensobradora.
    Sólo ciertos tipos de sobre funcionan bien en las máquinas
    ensobradoras porque exigen formas, papeles y colas especiales.
    Los más usuales: El sobre TEIDE, el sobre TEIDE 2000, el
    sobre de SOLAPA CIRCULAR, el sobre UVE, el sobre TRAPEZOIDAL, el
    sobre bolsa de SOLAPA RECTA

    BOLSAS

    La bolsa se diferencia del sobre en que se abre por la
    parte más estrecha y las solapas montan unas sobre otras
    de manera distinta.
    Como en los sobres, la forma y tamaño de las solapas y las
    combinaciones que con ellas pueden y suelen hacerse diferencian a
    las distintas bolsas.

    • Bolsa simple. Su solapa de cierre proporcional
      a la bolsa suele ser algo mayor que la de fondo
      (22mm).
    • Si las solapas laterales son iguales son, obviamente,
      de pegue central.
    • Si son desiguales (lo más frecuente) se
      denominan de pegue lateral.

    CONCLUSIÓN

    La carta comercial, como también otros tipos de
    cartas, es de gran importancia ya que esta es un medio de
    comunicación escrito, que puede informar al cualquier tipo
    de persona, un hecho o simplemente para darle cuenta de algo. Se
    puede decir que la carta es una herramienta principal en el campo
    de trabajo, lo puede ser una empresa, compañía, es
    sus oficinas, como también de uso doméstico, que
    las personas envían a sus familiares, amigos,
    etc.

    La carta es una papel escrito, en hojas de color claro, como
    blanco, beige…, en decir de tonalidades claras, generalmente
    lleva sobres, y para su legalidad debe
    de llevar estampillas. La carta está constituida por
    diversas partes, que son el saludo, contenido, firma, fecha,
    entre otras. La carta es una técnica por lo tanto tiene
    sus normas que son de limpieza, formalidad ó informalidad,
    la ortografía , en ella están incluidos
    los signos de
    puntuación, la redacción, etc.

    Por eso que la carta tiene un papel importante, en la
    vida diaria, laboral; es
    decir, es universal, ya que se emplea en todo organismo social,
    con la finalidad de comunicar.

     

     

    HECTOR SOLORZANO COTUA

    Sierra Yumaira

    Carpio Yismary

    REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

    MINISTERIO DE EDUCACION Y DEPORTE

    U. E. "RAFAEL FIGUEROA OLIVARES"

    7mo año

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