- Importancia de la
correspondencia - Define
correspondencia - La carta comercial:
características en cuanto elemento, estilo y
puntuación - Estructura de la
carta - Estilo de
comercio - Estilo de
presentación - La carta
oficial - El papel: tipos de papel, textura
y tamaño - Sobres
- Estructura del
sobre - Conclusión
La carta comercial
es la base por lo menos el noventa por ciento de todas las
transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad
para escribir una buena carta sea requisito indispensable y
valioso para el estudiante que tiene intención de entrar
al mundo de los negocios.
El objetivo de
este trabajo es,
por lo tanto, proporcionar los conocimientos y prácticas
necesarios para desarrollar la habilidad de escribir bien de los
tipos de cartas sobre todo
cuando se trata de las cartas comerciales mas comunes.
A pesar del número de cartas comerciales que se
escriben y de su importancia, casi el 80 por ciento de ellas
está mal escrito. El objetivo de este trabajo es de que se
aprenda a escribir dentro del 20 por ciento de las cartas bien
escritas.
1. IMPORTANCIA DE LA
CORRESPONDENCIA
Es un medio de comunicación utilizado por el hombre
desde hace muchos años para comunicarse con personas o
individuos que están a larga distancia o cerca con un
motivo muy variado. A lo largo del tiempo se han
ido perfeccionando sus normas y sus
estilos hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail
que es la forma más rápida de enviar y asegurarse
que la información llegue al
destinatario.
Es el trato reciproco entre dos personas mediante el
intercambio de cartas, esquelas, tarjetas,
telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se
considera que la correspondencia es el alma del
comercio y de
la industria
3. LA CARTA
COMERCIAL: CARACTERISTICAS EN CUANTO ELEMENTO, ESTILO Y
PUNTUACION.
Estilos de las cartas
1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo más
fácil y cómodo por cuanto todas las líneas
se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este
estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo
se dejan dos espacios verticales.
2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al
bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de
la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se
escriben comenzando desde el centro horizontal del
papel.
3. Estilo Semibloque: es el estilo más
elegante y uno de los mas usados en el Comercio. Este estilo
mantiene las mismas características del estilo bloque y se
distingue porque cada párrafo comienza dejando una
sangría de cinco a diez espacios.
4. Estilo Sangrado: es un estilo que se
diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de
las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una
sangría de cinco espacios en relación con la
anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la
antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.
Normas de puntuación de la carta
Además de los estilos de presentación,
también se han acordado varias normas de puntuación
que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas
de puntuación:
1. La Puntuación Abierta: es la que no usa
signos de
puntuación después de las líneas de la
fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y
firma.
2. La Puntuación Cerrada: se distingue por
las siguientes características: se escribe un punto al
final de la línea de la fecha, se utiliza coma
después de cada línea del destinatario (excepto la
ultima que lleva punto), se usan comas después de la
despedida, se usan dos puntos después del saludo y se usan
comas después de cada línea del bloque de la firma
(menos la ultima que lleva punto)
3. La Puntuación Mixta: Combina las dos
normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos
puntos después del saludo y se usa coma después de
la despedida.
4. ESTRUCTURA DE
LA CARTA
1. Membrete: Es el nombre, dirección y
demás señas de identificación de una empresa o
entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre
que se emplea para la correspondencia.
2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el
lugar desde donde se escriben las cartas así como el
día mes y año.
3. Destinatario: son los datos de
identificación de la persona al cual
va a ser enviada la carta
4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el
cual no debe ser mas extenso de una línea y en el que se
debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la
carta.
5. Saludo: es una frase corta con mensaje de
cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la
carta.
6. Texto: es el conjunto de párrafos que
explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se
recomienda que los párrafos sean cortos escritos con
lenguaje
claro, preciso, natural y espontáneo.
7. Despedida: son expresiones de afecto con lo
que se da por concluida la expresión del mensaje. La
despedida debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de
saludo inicial y la relación entre el emisor y
receptor.
8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la
persona que remite la carta lo hace en nombre y
representación de otra.
9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la
persona que se responsabiliza por lo expresado en la
carta.
10. Iniciales: es aquella que se refiere a las
iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y
mecanografiado de la carta.
11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la
acompaña uno o varios documentos
adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de
anexos.
Comercios de Ventas.
Ameritan cartas que se escriben en cualquiera de las etapas de un
proceso de
compra-venta. Entre
ellas, podemos mencionar los pedidos, de cobranza, de
reclamación, de remesas, etc.
Relaciones Públicas. Necesita de cartas que se
escriben para crear, mejorar o recuperar las relaciones
comerciales. Entre ellas las invitaciones, las felicitaciones,
los agradecimientos, los nombramientos, etc.
Comercios Varios. En este tipo están las cartas
de recomendación, informes,
memorandos, cartas de seguimiento, de
publicidad y otras.
Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes,
industrias,
banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las
diversas transacciones comerciales.
Familiar y Amistosa: La finalidad de esta
correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra
en ella.
Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre
los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales,
municipales, estadales, etc.
Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos
clases:
- Las Ordinarias o Normales: son las que se
efectúan por medio de cartas, memorando y tarjetas
postales. - Las Urgentes o Rápidas: Son las que se
efectúan por medio de telegramas, Cablegramas,
Radiogramas y telefonemas
RESPUESTA A UN ANUNCIO Una vez analizados los
anuncios pertinentes, hay que aplicarse a contestarlos con las
mayores garantías de éxito.
Raramente los anuncios piden una respuesta telefónica,
pero, si es así, llame y realice todas las preguntas
posibles sobre el puesto. Sin embargo, lo más habitual es
que el anuncio solicite una respuesta por escrito adjuntando a la
carta un curriculum vitae.
Cada anuncio requerirá la confección de una carta
específicamente redactada y diseñada para las
características de la oferta de
empleo. No
vale tener una carta tipo de presentación preparada y
utilizarla indiscriminadamente. Cada anuncio es distinto, cada
uno exige requisitos diferentes y usted deberá reflexionar
sobre los aspectos concretos que se le piden.
Si enviamos una carta a una empresa, no
porque tengamos constancia de que en ese momento necesitan a una
persona de nuestras características, sino por si en el
futuro la necesitaran, es incluso más necesario el
realizarlo con mayor cuidado, ya que debemos hacer que se nos
recuerde cuando precisen a una persona de nuestras
características.
Es la carta que se envía tras una entrevista de
trabajo. No existe demasiado acuerdo entre los profesionales del
sector en si es necesario enviar la carta de agradecimiento o no.
Dejando este punto abierto, os damos unos consejos y os mostramos
un ejemplo sobre este tipo de carta.
Son todas aquellas que están relacionadas con
trámites ante instituciones
gubernamentales y dependencias públicas. Algunos tipos
serán los siguientes: de solicitud de certificado de
servicio,
aumento de sueldo, solicitud de revocatoria de
una multa.
Todos los tipos de cartas hasta aquí mencionados,
debe ser redactados con un lenguaje formal; las ideas deben ser
presentadas de manera clara, breve, precisa y directa. El
tratamiento dado al destinatario debe de ser de cortesía,
respeto y
consideración.
Por último haremos referencia a la carta privada,
la que se hace a título personal,
desprovista de toda formalidad y "en tono íntimo",
dirigida familiares y amigos. El lenguaje empleado se caracteriza
por ser sencillo, espontáneo, efectivo y en muchos casos
puede estar llena de expresiones coloquiales.
8. EL PAPEL: TIPOS DE
PAPEL, TEXTURA Y TAMAÑO.
Comenzaremos con la papelería porque con la
papelería es lo primero que comienza a presentar la
"imagen" de la
carta.
Los principales factores en la selección
de la papelería son la calidad y la
sencillez. Es una economía mal
entendida utilizar papel y sobres de baja calidad, ya que el
costo del papel
es solamente una pequeña fracción del costo total
de la carta
El papel blanco es de uso universal para cartas hoy
día; es lo suficientemente liviano para poder hacer un
número razonable de copias y se puede doblar
nítidamente sin requerir mucho espacio.
Para el tamaño carta normal de 21, 5x 28 cms. Se
requiere el obre número 63/4. Los sobres, como
las segundas hojas, deben ser de la misma calidad del papel del
membrete. Generalmente están impresos con la misma
información que aparece en el membrete. El tamaño
de los sobres varían de acuerdo al tamaño del papel
sin embargo los más usados para cartas de negocios son: el
sobre comercial grande (10×24 cm.) y el sobre comercial
pequeño (9×16 cm.)Estos dos sobres son especialmente
apropiados para papel de 21.5×28 Cm. Los sobres son realizados en
formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres
tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o
bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente
que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se
realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el
manipuleo continuo y transportación del contenido sin
riesgos.
El sobre, en principio una simple cubierta, por arte de los
publicitarios y obra (y no poco arte) de los fabricantes se ha
convertido en un medio de comunicación con muchos recursos.
Combinando tan solo tres elementos (impresión, plegado y
postizos) se consiguen sobres publicitarios y comerciales, bolsas
para los más diversos usos y carterillas con toda suerte
de compartimentos.
UNA PRIMERA DISTINCIÓN: SOBRE, BOLSA,
CARTERILLA
Los sobres suelen tener la solapa de cierre mayor que las solapas
laterales.
La carterilla es generalmente rectangular; su solapa de cierre
suele ser más alta que las de los sobres y bolsas y no
llevan engomado ni circulan por correo.
10. ESTRUCTURA
DEL SOBRE
Entre otras características, la forma y tamaño de
las solapas diferencian a los distintos sobres:
Solapa de cierre recta o de pico, prolongación de solapas
de cierre o fondo para ciertos fines o configuraciones especiales
de solapas para apertura fácil, para ensobrado mecanizado,
etc.
SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE RECTA
Sobre "Konstancia" o sobre-bolsa.
Tiene la solapa de cierre recta y más larga que las
laterales.
Sobre "Retorno alemán"
Así llamado porque su solapa de cierre prolongada lleva un
perforado en el límite de la zona engomada para utilizar
como cupón o bono de respuesta la parte de solapa
desprendible.
Sobre "Bangtail" ("desprendible");
De solapa de fondo prolongada y plegada en el sentido de
la solapa de cierre para utilizar como cupón o bono de
pedido en una oferta publicitaria.
Sobre de solapas rectas especiales para
ensobradora.
SOBRES CON SOLAPA DE CIERRE DE PICO.
Sobre "Americano"
Además de la solapa de cierre en forma de pico o angular,
solapa de fondo de un ángulo de 90 %
Sobre "Ministro"
Solapa de cierre en pico y mayor que la solapa de fondo
(generalmente usado en correspondencia de ceremonia y medidas 120
x 176
mm, con la actual normalización).
Sobre rombo
Denominación corriente del sobre con solapa de cierre en
pico que resulta de un formato en rombo.
Sobres de apertura fácil: el "OPEN
PLUS"
El Open Plus de TOMPLA incorpora una línea de trepado en
la solapa de fondo que, por simple tracción, se abre
limpiamente sin necesidad de abrecartas
Sobres especiales para ensobradora.
Sólo ciertos tipos de sobre funcionan bien en las máquinas
ensobradoras porque exigen formas, papeles y colas especiales.
Los más usuales: El sobre TEIDE, el sobre TEIDE 2000, el
sobre de SOLAPA CIRCULAR, el sobre UVE, el sobre TRAPEZOIDAL, el
sobre bolsa de SOLAPA RECTA
BOLSAS
La bolsa se diferencia del sobre en que se abre por la
parte más estrecha y las solapas montan unas sobre otras
de manera distinta.
Como en los sobres, la forma y tamaño de las solapas y las
combinaciones que con ellas pueden y suelen hacerse diferencian a
las distintas bolsas.
- Bolsa simple. Su solapa de cierre proporcional
a la bolsa suele ser algo mayor que la de fondo
(22mm). - Si las solapas laterales son iguales son, obviamente,
de pegue central. - Si son desiguales (lo más frecuente) se
denominan de pegue lateral.
La carta comercial, como también otros tipos de
cartas, es de gran importancia ya que esta es un medio de
comunicación escrito, que puede informar al cualquier tipo
de persona, un hecho o simplemente para darle cuenta de algo. Se
puede decir que la carta es una herramienta principal en el campo
de trabajo, lo puede ser una empresa, compañía, es
sus oficinas, como también de uso doméstico, que
las personas envían a sus familiares, amigos,
etc.
La carta es una papel escrito, en hojas de color claro, como
blanco, beige…, en decir de tonalidades claras, generalmente
lleva sobres, y para su legalidad debe
de llevar estampillas. La carta está constituida por
diversas partes, que son el saludo, contenido, firma, fecha,
entre otras. La carta es una técnica por lo tanto tiene
sus normas que son de limpieza, formalidad ó informalidad,
la ortografía , en ella están incluidos
los signos de
puntuación, la redacción, etc.
Por eso que la carta tiene un papel importante, en la
vida diaria, laboral; es
decir, es universal, ya que se emplea en todo organismo social,
con la finalidad de comunicar.
HECTOR SOLORZANO COTUA
Sierra Yumaira
Carpio Yismary
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACION Y DEPORTE
U. E. "RAFAEL FIGUEROA OLIVARES"
7mo año