El
objetivo de la presente
investigación documental
es presentar un resumen coordinado de los conceptos que
constituyen la teoría de los
presupuestos desde la
perspectivas de diferentes autores. Principios conceptos,
términos y temas que permitirán a quienes toma las
decisiones en las empresas tener una base
conceptual como guía.
La forma en que
se han organizado los diferentes temas permitirán al
lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la
conceptualización de los presupuestos.
- RESUMEN
El presente trabajo debe ser agregado a
la categoría ADMINISTRACIÓN, CONTABILIDAD Y
FINANZAS.
Aquí se tratan algunos conceptos
acerca de la Formulación de presupuestos
empresariales. Concepto de
Presupuesto,
Funciones del
Presupuesto,
Importancia del presupuesto,
Objetivos de
la elaboración del Presupuesto,
Finalidades del Presupuesto,
Principios de
la Presupuestación, Motivos del fracaso de la
Presupuestación, el calendario Presupuestal y algunos
términos y definiciones sobre Presupuestos.
Es un plan de
acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en
valores y
términos financieros que, debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo
ciertas condiciones previstas, este concepto se
aplica a cada centro de responsabilidad de la
organización.
2.
Funciones de los
presupuestos
- La principal función de los
presupuestos
se relaciona con el Control
financiero de la
organización. - El control
presupuestario es el proceso de
descubrir qué es lo que se está haciendo,
comparando los resultados con sus datos
presupuestados correspondientes para verificar los logros o
remediar las diferencias. - Los presupuestos
pueden desempeñar tanto roles preventivos como
correctivos dentro de la
organización.
3. Importancia
de los presupuestos
- Presupuestos: Son útiles en la
mayoría de las organizaciones
como: Utilitaristas (compañías de negocios),
no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes
(multinacionales, conglomerados) y pequeñas
empresas
- Los presupuestos
son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones
de la
organización. - Por medio de los presupuestos
se mantiene el plan de
operaciones
de la empresa en
unos límites razonables. - Sirven como mecanismo para la
revisión de políticas y estrategias de
la empresa y
direccionarlas hacia lo que verdaderamente se
busca. - Facilitan que los miembros de la
organización - Cuantifican en términos
financieros los diversos componentes de su plan total de
acción. - Las partidas del presupuesto
sirven como guías durante la ejecución de
programas de
personal en un
determinado periodo de tiempo, y
sirven como norma de comparación una vez que se hayan
completado los planes y programas. - Los procedimientos
inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las
necesidades totales de las compañías, y a
dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios
componentes y alternativas la importancia
necesaria - Los presupuestos
sirven como medios de
comunicación entre unidades a determinado nivel y
verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones
presupuestarias se filtran hacia arriba a través de
niveles sucesivos para su ulterior análisis. - Las lagunas, duplicaciones o
sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en
que los gerentes observan su comportamiento en relación con el
desenvolvimiento del presupuesto.
4.
Objetivos de los
presupuestos
- Planear integral y
sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe
desarrollar en un periodo determinado. - Controlar y medir los resultados
cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las
diferentes dependencias de la empresa
para logar el cumplimiento de las metas
previstas. - Coordinar los diferentes centros de
costo para
que se asegure la marcha de la empresa en
forma integral. - Planear los resultados de la
organización en dinero y
volúmenes. - Controlar el manejo de ingresos y
egresos de la empresa. - Coordinar y relacionar las actividades
de la organización. - Lograr los resultados de las operaciones
periódicas.
6.
Clasificación de los
presupuestos
Los presupuestos
se pueden clasificar desde diversos puntos de vista a saber:
1)Según la flexibilidad, 2)Según el periodo de
tiempo que
cubren, 3)Según el campo de aplicabilidad de la empresa,
4)Según el sector en el cual se
utilicen.
6.1.1 Rígidos,
estáticos, fijos o asignados
Son aquellos que se elaboran para un
único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes
necesarios por la variación que ocurre en la realidad.
Dejan de lado el entorno de la empresa
(económico, político, cultural etc.). Este tipo de
presupuestos
se utilizaban anteriormente en el sector
público.
6.1.2 Flexibles o
variables
Son los que se elaboran para diferentes
niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias
cambiantes del entorno. Son de gran aceptación en el campo
de la presupuestación moderna. Son dinámicos
adaptativos, pero complicados y costosos.
6.2 Según el periodo de
tiempo
6.2.1 A corto
plazo
Son los que se realizan para cubrir la
planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un
año. Este sistema se adapta
a los países con economías
inflacionarias.
6.2.2 A largo
plazo
Este tipo de presupuestos
corresponden a los planes de desarrollo
que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.
6.3
Según el campo de aplicación en la
empresa
6.3.1 De operación o
económicos
Tienen en cuenta la planeación
detallada de las actividades que se desarrollarán en el
periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume
en un Estado de
Ganancias y Pérdidas. Entre estos presupuestos se pueden
destacar:
- Presupuestos de Ventas:
Generalmente son preparados por meses, áreas
geográficas y productos. - Presupuestos de
Producción: Comúnmente se expresan en
unidades físicas. La información necesaria para preparar este
presupuesto
incluye tipos y capacidades de máquinas, cantidades
económicas a producir y disponibilidad de los materiales. - Presupuesto de
Compras
Es el presupuesto que
prevé las compras de
materias primas y/o mercancías que se harán
durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades
y costos.
- Presupuesto de Costo-Producción: Algunas veces esta
información se incluye en el presupuesto de
producción. Al comparar el costo de
producción con el precio de
venta,
muestra si los
márgenes de utilidad son
adecuados. - Presupuesto de flujo de
efectivo: Es esencial en cualquier compañía.
Debe ser preparado luego de que todas los demás
presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de
flujo muestra los
recibos anticipados y los gastos, la
cantidad de capital de
trabajo. - Presupuesto Maestro: Este
presupuesto
incluye las principales actividades de la empresa.
Conjunta y coordina todas las actividades de los otros
presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de
presupuestos".
6.3.2
Financieros
En estos presupuestos se incluyen los
rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1)
el de Caja o Tesorería y 2) el de Capital o
erogaciones capitalizables.
- Presupuesto de
Tesorería
Tiene en cuenta las estimaciones
previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de
fáciles de realizar. Se puede llamar también
presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para
prever los recursos
monetarios que la organización necesita para desarrollar sus
operaciones.
Se formula por cortos periodos mensual o
trimestralmente.
- Presupuesto de erogaciones
capitalizables
Es el que controla, básicamente
todas las inversiones en
activos fijos.
Permite evaluar las diferentes alternativas de inversión y el monto de recursos
financieros que se requieren para llevarlas a
cabo.
6.4
Según el sector de la economía
en el cual se utilizan
6.4.1 Presupuestos del Sector
Público
son los que involucran los planes,
políticas, programas,
proyectos,
estrategias y
objetivos del
Estado. Son el
medio más efectivo de control del gasto
público y en ellos se contempla las diferentes
alternativas de asignación de recursos para
gastos e inversiones.
6.4.2 Presupuestos del Sector
Privado
Son los usados por las empresas
particulares,. Se conocen también como presupuestos
empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una
empresa.
7.
PRINCIPIOS DE LA
PRESUPUESTACION
7.1
Principios de
Previsión
Son tres: 1)Predictibilidad,
2)Determinación cuantitativa y, 3)Objetivo.
7.2
Principios de
Planeación
Se destacan: 1)Previsión.
2)Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza,
6)Participación, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad
por áreas de responsabilidad.
7.3
PRINCIPIOS DE
ORGANIZACIÓN
Son: 1)Orden y 2)Comunicación.
7.4
PRINCIPIOS DE
DIRECCIÓN
Se destacan: 1)Autoridad y
2)Coordinación.
7.5
PRINCIPIOS DE
CONTROL
Son: 1)Reconocimiento,
2)Excepción, 3)Normas y,
3)Conciencia de
Costos.
8. MOTIVOS DEL
FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN
La gerencia debe
organizar sus recursos
financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer
bases de operación sólidas y contar con los
elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que
cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta
dirección y a la vez precisar los recursos que
deben asignarse a las distintas dependencias que directa o
indirectamente ayudan al plan de operaciones.
La presupuestación puede fracasar
por diversas razones:
- Cuando sólo se estudian las
cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento
sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los
resultados. - Cuando no está definida
claramente la responsabilidad administrativa de cada
área de la organización y sus responsables no
comprenden su papel en el
logro de las metas. - Cuando no existe adecuada
coordinación entre diversos niveles jerárquicos
de la organización. - Cuando no hay buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan
resquemores que perturban e impiden el aporte de los
colaboradores para el logro de las metas
presupuestadas. - Cuando no existe un sistema
contable que genere confianza y
credibilidad. - Cuando se tiene la "ilusión del
control" es
decir, que los directivos se confían de las
formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar
en pro de los resultados. - Cuando no se tienen controles
efectivos respecto de la
presupuestación. - Cuando no se siguen las políticas de la
organización.
Es la agenda en la cual se definen a
través del tiempo la
ejecución y el control (evaluación) del presupuesto. Depende del
tipo de organización y puede ser diario, semanal,
quincenal, mensual, trimestral, semestral o
anual.
10.
ORGANIZACIÓN DEL
PRESUPUESTO
Toda organización al formular sus planes,
deberá delimitar específicamente las atribuciones y
responsabilidades, para que cada persona sepa
cómo debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar
los derechos de las
demás personas. Un plan
orgánico y objetivo
muestra a la
gerencia
quienes deben rendir cuentas de cada
fase sobre la marcha
OBJETIVOS:Metas hacia donde se deben enfocar los
esfuerzos y recursos de
la empresa.
Tres son básicas: supervivencia, crecimiento y rentabilidad.
POLÍTICAS: Serie de
principios y
líneas de acción que guían el comportamiento
hacia el futuro.
PLANES: Conjunto de decisiones
para el logro de los objetivos
propuestos.
ESTRATEGIA: Arte de dirigir
operaciones.
Forma de actuar ante determinada
situación.
PROGRAMA: Cada una de las partes
específicas de un plan al cual se
le asignan los recursos
necesarios para alcanzar las metas propuestas.
ORGANIZAR: Asignar los recursos
humanos, económicos y financieros,
estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas
de las empresas.
EJECUTAR: Colocar en marcha los
planes.
CONTROLAR: Comparar lo que se
planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la
asignación de responsabilidades y, la medición de
las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las
mismas.
PREVER: Determinar de manera
anticipada lo que va a producir.
BURBANO, Jorge y ORTIZ, Alberto.
Presupuestos: Enfoque Moderno de Planeación
y Control de
Recursos. Mc Graw
Hill Bogotá. Segunda Edición.
NATIONAL ASSOCIATION OF ACCOUNTANTS.
Financial analysis to guide capital
expenditure decisions. Research Report 43. New York.
1967.
SARMIENTO, Euclides Alfredo. Los
presupuestos teoría
y aplicaciones. Universidad
Distrital. Bogotá. 1989.
13. LOS AUTORES
Autor:
ARVEY
LOZANO
MARIBEL BASTOS
LUIS GONZAGA GIRALDO
MARIA DEL ROSARIO
LOZANO
Estudiantes de 9° Semestre de
Administración de Empresas con
Énfasis en Economía Solidaria.
Fundación Universitaria Luis Amigó Sede Regional
Palmira Colombia.
Como Proyecto para
optar por el título de Administradores de Empresas, estamos
creando y organizando GESTION SIGLO XXI E.A.T. Organización que se especializará en
la asesoría para creación de empresas.
Agradeceremos tus comentarios y, si algo
más necesitas, ubícanos y te
ayudaremos
Arvey Lozano