Outsourcing
- Introducción.
- Definición de Outsourcing.
- Las cinco razones para adoptar
Outsourcing - Las cinco razones estratégicas
mas importantes - Sistemas Outsourcing de
suministros de equipos de oficina,
muebles y enseres - Costos de comprar:
- Costo del departamento de
compras - Costos de
distribución - Costos de almacenamiento.
- Costos de contabilizacion y
pagos - Costo financiero
- Ventajas:
- Beneficios Adquiridos :
- Entrevista
- Conclusión.
- Bibliografía.
- Apéndice.
INTRODUCCION
El Outsourcing es un
tema de actualidad en el que el objetivo
principal de la empresa es la
reducción de gastos directos,
basados en la subcontratacion de servicios que
no afectan la actividad principal de la
empresa.
En este tema desarrollaremos aspectos muy importantes
como algunas razones para adoptar el Outsourcing
así como también las razones estratégicas
mas importantes.
Se hizo un estudio basado en sistemas de
Outsourcing de
suministros de quipos de oficina, muebles
y enseres. Destacándose las ventajas obtenidas, beneficios
adquiridos.
Finalmente se incluye una entrevista con
una administradora en la cual se hace una serie de preguntas
directas sobre los beneficios, alcances, servicios y
beneficios que ve al utilizar el Outsourcing, sin
dejar por un lado los riegos que ello conlleva.
En fin es un tema sumamente interesante que si es bien
aplicado puede reducir escandalosamente los costos directos
de una empresa.
Outsourcing
Outsourcing es una megatendencia que se está
imponiendo en la comunidad
empresarial de todo el mundo y consiste básicamente en la
contratación externa de recursos anexos,
mientras la
organización se dedica exclusivamente a la
razón de su negocio.
El Outsourcing hasta
hace tiempo era
considerado simplemente como un medio para reducir
significativamente los costos; sin
embargo en los últimos años ha demostrado ser una
herramienta útil para el crecimiento de las empresas.
LAS CINCO RAZONES PARA ADOPTAR
OUTSOURCING
- Reducir o controlar el gasto de operación. En
un estudio realizado por el Outsourcing
Institute se encontró que las compañías
redujeron costos en un 90
%. - Disponer de los fondos de capital. El
Outsourcing
reduce la necesidad de tener que incluir fondos de capital de
funciones
que no tienen que ver con al razón de ser de la
compañía. - Tener acceso al dinero
efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del
cliente al
proveedor. - Manejar más fácilmente las funciones
difíciles o que están fuera de control. El
Outsourcing es
definitivamente una excelente herramienta para tratar esta
clase de problema.
LAS CINCO RAZONES ESTRATEGICAS MÁS
IMPORTANTES
- Enfocar mejor la empresa.
Permite a la compañía enfocarse en asuntos
empresariales más ampliamente. - Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La
misma naturaleza de
sus especializaciones, los proveedores
ofrecen una amplia gama de recursos de la
clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes. - Acelerar los beneficios de reingeniería.
- Compartir riesgos.
- Destinar recursos para
otros propósitos.
El Outsourcing es
aplicable a diferentes áreas de la
organización, como por ejemplo, personal,
compras,
mercadeo
etc.
SISTEMAS OUTSOURCING DE
SUMINISTROS DE EQUIPOS DE OFICINA, MUEBLES
Y ENSERES.
Según estudios realizados por Booz Allen en el
año 1994 determinó una serie de situaciones como
las siguientes.
El costo de comprar
en las empresas
fluctúa él entre un 15% y un 30% del costo total de
las compras y que
están compuestas por los siguientes costos.
- Costos del departamento de compras:
El proceso de
elaboración de ordenes de compra, atender vendedores,
solicitar cotizaciones, realizar y coordinar el comité
de compras,
atender o solucionar problemas en
cuanto a calidad o
tiempos de entrega de los productos,
escogencia de proveedores. - Costos de distribución: Recepción de los
requerimientos por área, separación, empaque y
distribución de los artículos,
actualización de las tarjetas de
inventarios y
el generado por el transporte y
manejo de las transportadoras tanto a nivel urbano como
nacional. - Costo de almacenamiento: Valor del
arriendo del área asignada, el personal que
labora en el almacén
y todos los procesos que
se tienen que llevar a cabo para almacenar y despachar la
mercancía. - Costo de contabilización y pagos: El
que se genera en el departamento de Contabilidad
al tener que revisar, archivar, generar cheques para
las facturas para cada uno de los proveedores. - Costo financiero: Costo de oportunidad del
dinero
invertido en el inventario.
VENTAJAS:
- Rebaja en los costos totales
de los bienes y
servicios
adquiridos. - Una mejora en la calidad del
servicio
obtenido, comparado con el que existía
antes. - Los trabajadores de la compañía pueden
dedicar su tiempo al
verdadero objeto de su negocio. - Atención especializada, permitiendo un
trabajo en
equipo con el departamento de organización
y métodos para mejoramiento o eliminación de
procesos. - Suministrar al sitio que el cliente le
indique. - Un solo estado de
cuenta total indicando los consumos por cada centro de costo o
puesto de trabajo esto solo se hace posible mediante la
implantación del EDI, intercambio electrónico
gracias a la conexión en red que posee. - Alianzas estratégicas.
- Reducción de espacio.
BENEFICIOS ADQUIRIDOS:
- Seguridad y confianza: Seguridad de contar con
un proveedor integral que mantendrá un inventario,
para realizar suministros de más de 6000 referencias
para aseo, cafetería equipos y muebles de oficina de las
marcas
más preferidas en el mercado. - Reducción de costos:
Disminuyendo de una manera significativa el costo de
comprar entre estos se tienen los siguientes:
Costo de Almacenamiento,
costo de distribución, de contabilizacion y pagos,
así como el costo
financiero.
Articulo entrevista a
una administradora
QUE ES OUTSOURCING ?
Es contratar y delegar a largo plazo uno o más
procesos no
críticos para nuestro negocio, a un proveedor más
especializado que nosotros para conseguir una mayor efectividad
que nos permita orientar nuestros mejores esfuerzos a las
necesidades neurálgicas para el cumplimiento de una
misión.
QUE BUSCA UN SERVICIO DE
OUTSOURCING ?
Un servicio de
estos busca resolver problemas
funcionales y/o financieros a través de un enfoque que
combina infraestructura, tecnológica y física, recursos
humanos y estructura
financiera en un contrato definido
a largo plazo.
COMO ES EL SISTEMA DE
CONTRATACION DE OUTSOURCING ?
La subcontratación tiende a usarse para proyectos o
componentes de proyectos
específicos, normalmente para ser ejecutados en corto
plazo los convenios de Outsourcing tiene mayor alcance puestos
que son las delegación de la administración de actividades que tienden a
firmarse por periodos entre 3 y 10 años; no se orientan
solo a labores de bajo nivel, eventualmente entregan actividades
no esenciales y repetitivas, pero también pueden llegar a
ser una asociación donde se comparte el riego y
utilidades.
QUE LOGRA LA COMPAÑÍA CONTRATANTE CON
EL OUTSOURCING ?
La compañía contratante logrará en
términos generales, una "Funcionalidad mayor" a la que
tenia internamente con "Costos
Inferiores" en la mayoría de los casos, en virtud de la
economía
de escala que
obtienen las compañías con su
contratista.
CUALES SON LOS ALCANCES DE OUTSOURCING
?
Outsourcing total: Implica la transferencia de equipos,
personal,
redes, operaciones y
responsabilidades administrativas al contratista.
Outsourcing parcial: Solo se transfiere algunos de los
elementos anteriores.
CUALES SON LOS SERVICIOS DE
OUTSOURCING ?
Infraestructura computacional.
Operación de telecomunicaciones.
Diseño.
Implantación y administración de redes.
Administración y atención de contingencias
de centros de
computo. Administración de datos y bases de
datos.
Recursos humanos.
- Aplicaciones.
- consultoría.
PORQUE UTILIZAR OUTSOURCING INFORMATICO
?
Actualización tecnológica: La empresa
prestataria del servicio
asumirá los costos y
continuos cambios tecnológicos.
Soporte: La empresa
prestataria del servicio se
encargará de contar con personal
especialista y calificado en el área de sistemas.
La empresa usuario
de servicio: Se
dedicará a especializar sus actividades de
negocio.
QUE BENEFICIOS TIENE OUTSOURCING ?
La empresa se
preocupa exclusivamente por definir la funcionalidad de las
diferentes áreas de su organización, dejando que la empresa de
Outsourcing se ocupe de decisiones de tipo tecnológicos,
manejo de proyecto,
implantación, administración y operación de la
infraestructura.
Poseer lo mejor de la tecnología sin
enganchar y entrenar personal de
la
organización para manejarla.
Disponer de servicios de
información en forma rápida
considerando las presiones competitivas.
A través de soluciones de
Outsourcing se logra la contratación de servicios con
idéntica funcionalidad y disminución de costos.
Aplicar el talento y los recursos de
la
organización a las áreas claves.
Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los
negocios.
QUE RIESGOS PRESENTA
EL OUTSOURCING ?
- No negociar el contrato
adecuado. - Elección del contratista.
- Puede quedar la empresa en
mitad de camino si falla el contratista. - Incrementa el nivel de dependencia de entes
externos. - Incrementa en el costo de la
negociación y monitoreo del contrato. - Inexistente control
sobre el personal del
contratista.
Conclusión
Podemos finalizar considerando que en la actualidad uno
de los objetivos mas
buscados por todas las empresas es la
mayor eficiencia al
menor costo, sin dejar
por un lado los estándares de calidad y
servicio al
cliente.
También podemos concluir que debido a los
diferentes posibilidades de Outsourcing de servicios o
productos, las
empresas deben
elegir la que mas se acomode de acuerdo a sus recursos y
necesidades.
Bibliografía
Ofiexpress, Empresa dedicada
a sistemas
Outsourcing de suministros de equipos de oficina, muebles
y enseres.
Entrevista A Norma Esperanza Macias,
Administradora De Arp Colmena
Apéndice
Artículos de Internet
http://sedesur.uanarino.edu.co/~accesod/outsour.html
Autor:
Gustavo Morales
Gerente de Proyectos
Cargo Expreso, S.A.
Guatemala, C.A.