Entender la
comunicación como oportunidad de encuentro con el
otro, plantea una amplia gama de posibilidades de
interacción en el ámbito social, porque es
allí donde tiene su razón de ser, ya que es a
través de ella como las personas logran el entendimiento,
la coordinación y la cooperación que posibilitan el
crecimiento y desarrollo de
las organizaciones.
Las relaciones que se dan entre los miembros de una
organización se establecen gracias a
la
comunicación; en esos procesos de
intercambio se asignan y se delegan funciones, se
establecen compromisos, y se le encuentra sentido a ser parte de
aquella. ¿ De qué otra manera se predicen e
interpretan comportamientos, se evalúan y planifican
estrategias que
movilicen el cambio, se
proponen metas individuales y grupales en un esfuerzo conjunto,
de beneficio común, si no es a través de una
comunicación motivada, consentida y
eficaz?
Por estas razones, toda institución que se
respete, debe priorizar dentro de su estructura
organizacional un sistema de
comunicaciones
e información que dinamice los procesos que a
nivel interno vivifican la entidad y la proyectan hacia su
área de influencia.
Las comunicaciones
institucionales internas promueven la participación, la
integración y la convivencia en el marco de
la cultura
organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de
funciones y el
reconocimiento de las capacidades individuales y
grupales.
La carencia de estrategias
comunicativas al interior de la institución, la falta de
canales o la subutilización de los mismos, genera lentitud
en los procesos y en
las acciones,
retardo en las respuestas y desinformación acerca de las
políticas, todo lo cual imposibilita la
verdadera interacción a nivel interno. Por otra parte, son
indispensables para que no se pierda la coherencia entre las
acciones que
se realizan dentro de la institución con la realidad del
entorno.
El ideal de una institución educativa es lograr
la excelencia entre el nivel administrativo y el
académico, lo cual se consigue si la información fluye sin impedimentos en los
dos ámbitos y en los niveles.
JUSTIFICACION
Las comunicaciones
internas son una construcción diaria como dice Daniel Prieto
Castillo: en las reuniones, en el intercambio diario, permanente,
en los espacios de discusión y de reflexión (
seminarios, reuniones, clases), en la difusión de mensajes
(notas, memorandos, teléfono, carteleras, afiches), en los
encuentros casuales, en el reconocimiento y respeto por las
expresiones del otro.
El diagnóstico, pretende las fallas que se
están presentando en los flujos de información, que puede tener la causa en la
carencia de medios, en el
mal manejo de los mismos o en la falta de respuesta de las
personas que forman parte de la identidad.
El informe esta
organizado de la siguiente forma: Una primera parte destinada a
presentar la justificación.
Se puede pensar que el hecho de manejar el mismo
código garantiza una comunicación exitosa; esto no es
suficiente, ya que hay muchos ingredientes que de una o otra
manera contribuyen a acercar las personas y a estrechar
vínculos: vivir experiencias comunes, compartir
significados, participar de la vida institucional, ser uno pero a
la vez equipo.
Desconocer esta realidad, lleva a unas relaciones
interpersonales que se desarrollan sobre rumores y
suposiciones que desvirtúan y /o bloquean todo intento de
comunicación; de esta manera el colectivo
se desintegra y se cae en un sempiterno monólogo,
improductivo o en un activismo inútil.
El problema se presenta debido a la ausencia de un
ambiente
comunicativo que propicia un clima laboral
agradable, que permita generar y poner en marcha los cambios que
se requieren para responder con eficacia a las
exigencias del mundo actual y futuro. Indicativos como "bajo
nivel de los egresados", expresados en: " No se forman", "no
manejan conceptos pero saben hacer el oficio", y entender el
sentido de la
comunicación en el mundo actual, en donde el horizonte
comunicativo cubre todos los ámbitos de la acción
humana: epistemológico, social y emocional, nos lleva a
mirar cómo en una facultad de comunicación, a veces se descalifica o se
enfatiza en los medios o se
trabaja en torno a lo
virtual y se desconocen otras formas de
intercomunicación.
Otros apuntan a las respuestas condicionadas a los
requerimientos de una autoridad
superior en un organigrama de
jerarquías, en donde unos solamente tienen la palabra,
quizás no hay interlocución porque no se escucha al
otro; cada uno atiende a su propio monólogo, cuando no se
establecen monólogos de dos, diez o más
personas.
Gestionar los procesos
comunicativos, implica considerar los ámbitos y niveles de
procesos que
se dan dentro del sistema
organizacional. Si los integrantes del grupo tienen
definidas responsabilidades y roles, esto les permite establecer
un esquema de trabajo flexible, en donde se dan espacios de
encuentro para que haya un eficiente flujo de comunicación que jalone y retroalimente los
diferentes programas
académicos y se proyecten y dinamicen proyectos y
personas.
No se puede perder de vista que la
organización como tal, tiene una misión y
unos objetivos
profesionales prefijados que responden a la visión,
misión
que en últimas, es la brújula que orienta, canaliza
y promueve todas las acciones.
La creación de un ambiente
comunicativo que dinamice y anime las acciones
individuales y colectivas, que integre esfuerzos, que comprometa
voluntades para que se fortalezca la Facultad, tiene que ser
compromiso y responsabilidad de todos los
integrantes.
Por eso, el acercamiento del equipo se dio en un primer
momento con la elaboración de un diagnóstico, que tiene como fin evaluar las
necesidades de comunicación, las aptitudes y las
habilidades de los individuos que se afectan por las
circunstancias adversas que surgen al interior de la
misma.
Toda persona
comprometida con la
organización, interactúa cooperativamente,
desea ser aceptada y espera que sus opiniones se tengan en cuenta
aunque sea por algunas personas de la empresa; pero
cuando ésta es una institución educativa, se
necesita del consenso total para lograr los objetivos
propuestos.
Pero la falta de escucha, el no querer o no saber leer
al otro, va deteriorando lentamente la
comunicación y el grupo pierde
fuerza y es
presa fácil de agentes desestabilizadores que lo llevan al
desmoronamiento, pues el hombre como
ser social, necesita del grupo para su
subsistencia, para la defensa y para desarrollarse.
Por fortuna, las organizaciones
humanas han empezado a darse cuenta del valor de
la
comunicación y de la información como recurso estratégico
para desarrollarse y sobrevivir en un mundo altamente
competitivo, abierto, en donde las estructuras
mentales cerradas, aisladas, impiden la toma de
decisiones, la confrontación, el diálogo
franco, la valoración de acciones
individuales y colectivas y las relaciones
armónicas.
Del estado en que
se encuentren los objetivos de
la
organización, los personales y las motivaciones,
depende la supervivencia del grupo.
De ahí la importancia de un proceso
comunicativo que sea el eje motivador que facilite la
interacción y mejore las condiciones y conductas del
grupo. El
mismo autor asegura que cuando los grupos logran
encuentros personales directos, empatía, comunicación positiva, comprensión
de fortalezas y debilidades, escucha responsable, la respetan y
asumen posiciones tolerantes en la confrontación
constructiva, se crean relaciones fuertes y estrechas que se
revierten en mayor y mejor calidad de las
acciones
productivas.
Se trata de valorar, cómo se articulan la
información y la
comunicación, cómo fluyen en los diferentes
ámbitos y niveles; si a través de ellas se
dinamizan y proyectan políticas
pertinentes a la dirección, a la estructura y a
la cultura
organizacional; si la información y la
comunicación informales se procesan y se canalizan
institucionalmente, para que trasciendan el nivel del rumor, de
la opinión, del comentario inadvertido y se vuelvan
comunicación estratégica que
interprete, canalice, capitalice e incorpore el valor
significativo de la información generada en la cotidianidad y
se tome de ella lo realmente importante para la acción
productiva de la
organización. Si se ofrecen elementos de juicio para
la toma de
decisiones por la prontitud de la gestión, si se optimizan recursos para la
planeación y contribuyen a la
organización interna y disminuye la dispersión,
de esfuerzos, de recursos
humanos, de técnicas y tecnologías.
Con la mejor intención, el equipo abordó
la tarea de buscar los datos que le
permitieran hacer la lectura del
estado actual
de las comunicaciones
internas.
FUNDAMENTOS TEORICOS DE LA
COMUNICACIÓN INTERNA
(Después de revisar varios autores en el
área de las comunicaciones
internas, decidimos trabajar con: Annie Bartoli, Abraham Nosnik,
María Isabel León, Alberto Martínez de
Velazco, María Luisa Muriel, Teresa del Pilar Niño,
Salvador Sánchez y especialmente con Carlos
Fernández Collado).
La existencia diaria del hombre
transcurre en un sinfín de organizaciones
tales como: instituciones
religiosas, familiares, políticas,
culturales, educativas, recreativas, entre otras; en las cuales
el individuo se compenetra con otros para interactuar y
así expresar toda clase de conocimientos.
"La organización se concibe como una unidad
funcional y estructural que existe en el nivel microsocial, la
cual enfatiza una acción deliberada y racional de los
individuos como todos los sistemas
sociales; las organizaciones se
originan a partir de condiciones que crean demandas o necesidades
a nivel individual, grupal o institucional".
La pertenencia a la organización, tal como ocurre en los
grupos puede
ser de naturaleza
voluntaria e involuntaria. Podemos caracterizar la organización por la existencia de una
relación particular entre los individuos, regida por
normas
compartidas y con roles definidos que permiten controlar y
realizar las distintas actividades.
Las organizaciones se
clasifican según el tipo de función: empresarial,
comercial, educativa, pedagógica, gubernamental,
administrativa, militar, publicitaria, cultural y de salud entre otras; donde las
personas conviven e interactuan con otros individuos de acuerdo
con los espacios y normas de la
institución. En las organizaciones es
necesario controlar rigurosamente a las personas si se desea
lograr el o los objetivos.
La organización es vista como un sistema que
contiene una jerarquía de subsistemas en
interacción; dentro de ella existen fuerzas sociales que
le dan coherencia y permanencia como sistema.
Después de consultar varios autores sobre
comunicación, decidimos trabajar con la
definición que se encuentra consignada en el plan de estudios,
porque como comunicadores consideramos que la
comunicación no se define bajo un solo horizonte,
puesto que la
comunicación es una actividad propia del ser humano.
Por esta razón el grupo de
investigación está de acuerdo con la
siguiente definición: "Es una actividad inherente a la
naturaleza
humana que implica la interacción y la puesta en
común de mensajes significativos, a través de
diversos canales y medios para
influir, de alguna manera, en el comportamiento
de los demás y en la
organización y desarrollo de
los sistemas
sociales. Se considera a la
comunicación como un proceso humano
de interacción de lenguajes que se encuentra más
allá del traspaso de la información. Es más un hecho
sociocultural que un proceso
mecánico"
La comunicación es uno de los factores
fundamentales en el funcionamiento de las organizaciones
sociales, es una herramienta, un elemento clave en la
organización y juega papel
primordial en el mantenimiento
de la institución. Su actividad es posible gracias al
intercambio de información entre los distintos niveles y
posiciones del medio; entre los miembros se establecen patrones
típicos de comportamiento
comunicacional en función de variables
sociales; ello supone que cada persona realiza
un rol comunicativo específico.
La comunicación cumple una serie de funciones dentro
de la institución como: proporcionar información de procesos
internos, posibilitar funciones de
mando, toma de
decisiones, soluciones de
problemas,
diagnóstico de la realidad. El
término función alude a la contribución de
una actividad respectiva, a fin de mantener la estabilidad o el
equilibrio. En
este caso, el término función se refiere a lo que
una organización realiza o logra mediante
la
comunicación.
Dentro de una organización la comunicación se
estudia y se analiza en tres funciones:
Producción, Innovación y Mantenimiento.
En la función de producción, la comunicación
entraña todas las actividades e información que se relacionan directamente
con las formas de capacitación personal,
orientación pertinente a la realización del
trabajo, apertura de espacios para formulación y
concertación de objetivos, la
solución de conflictos y
la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del
servicio y del
producto.
En la función innovadora se presentan dos tipos
de innovaciones de la
organización y en la
organización. Las innovaciones de la
organización cambian la empresa pero
no afectan al personal que
labora en ella. En la innovación la organización requiere cambios en el
comportamiento
de los individuos, hecho que afecta a todo el conjunto ya que
exige una actitud
positiva y de mucha prospectiva en todos y cada uno de los
estamentos: directivos, administrativos y empleados.
"La función innovadora de la comunicación
incluye actividades de comunicación tales como los
sistemas de
sugerencias a nivel general, el trabajo de
investigación y desarrollo, la
investigación y el análisis de mercados, las
sesiones de manifestación de inquietudes y los
comités de desarrollo de
ideas".
La función de mantenimiento
está relacionada con los espacios de socialización
de la gente que permite un contacto con el ambiente
físico y el humano a través de la información oportuna, amplia y puntual; lo
cual genera mejores relaciones
interpersonales e identificación con la organización. La comunicación de
mantenimiento
busca compensar y motivar al personal para que
se comprometa con los objetivos y
las metas institucionales, reconoce al individuo competente y
valioso, resalta el trabajo en equipo
y la creación individual.
Según Abraham Nosnik, para que la función
sea efectiva dentro y fuera de la organización esta debe ser:
- ABIERTA: Tiene como objetivo el
comunicarse con el exterior; ésta hace referencia al
medio más usado por la
organización para enviar mensajes tanto al
público interno como externo. - EVOLUTIVA: Hace énfasis a la
comunicación imprevista que se genera dentro de una
organización. - FLEXIBLE: Permite una comunicación
oportuna entre lo formal e informal. - MULTIDIRECCIONAL: Esta maneja la
comunicación de arriba hacia abajo, de abajo hacia
arriba, transversal, interna, externa entre otras. - INSTRUMENTADA: Utiliza herramientas, soportes, dispositivos; porque hoy
en día muchas organizaciones
están funcionando mal, debido a que las informaciones
que circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni
utilizan las estructuras
apropiadas para que la comunicación sea
efectiva.
"La comunicación organizacional es el conjunto
total de mensajes, que se intercambian entre los integrantes de
una organización, y entre ésta y su
medio". Es decir dichos mensajes se intercambian entre los
miembros de la
organización y su medio; estos mensajes se pueden
transmitir en diferentes niveles y de diversas maneras, por
ejemplo:
- COMUNICACIÓN ESCRITA: Es clara,
precisa, completa y correcta; se califica como
información de primera mano y se deja constancia. Por
medio de ella las personas tienen la oportunidad de poder
regresar a segmentos anteriores al mensaje, lo que permite una
mejor comprensión en la información. Esta puede
darse a través de: - Carta: Es el medio más usado dentro de
la organización para las personas ausentes, en la cual
se comunica alguna cosa de interés
personal o
grupal. - Memorando: Es el medio más usado, que
lleva como objetivo el
recordar mensajes o información con referencia a
instrucciones internas que los empleados deben realizar dentro
de la organización. - Carteleras: Son calificadas como un factor
clave en la organización, allí se suele manejar
información a través de otros medios sobre
actividades de motivación o mensajes de interés
general para los empleados y directivos, algo muy importante
para que éstas funcionen se debe tener en cuenta su
ubicación; es decir la empresa
establece sitios estratégicos por donde hay mayor flujo
de personal - Revista: Es una forma de comunicación
tradicional más común y con mayor
aceptación dentro de la empresa, en
la cual se propicia la participación activa de todas las
actividades, en aras de contribuir al fomento de la investigación y de acontecimientos afines
a la comunicación; en las revistas se consigna la
realidad de la organización. - Periódico: Envuelve un área de
conocimientos especializados, en muchos casos el periódico es utilizado para ganar
tiempo en el
ámbito de la información. - Boletín: Es un medio de
comunicación donde se maneja información
especializada para los públicos internos y externos de
la organización. - COMUNICACIÓN MASIVA: Es la
comunicación permanente que genera mensajes y noticias
de manera específica, coherente, directa y sincera, para
los públicos internos y externos de la
organización. Esta se da por medio de: - Entrevista: Es uno de los medios mas
utilizados dentro de la organización para la
selección del personal; en
otros casos la
entrevista es empleada como un instrumento preliminar parra
estructurar la comunicación interna; ahí se puede
aplicar una conversación especifica para determinar los
elementos que pueden intervenir en los problemas
que aquejan a la organización en ese
ámbito. - Reuniones: Se puede definir como una
comunicación directa, donde intervienen más de
dos personas; las reuniones son dirigidas por alguno de los
integrantes de la organización, donde sé
retroalimentan, se transfiere información de interés
general y lo más importante se toman decisiones que
tiene por objeto llegar a un acuerdo común para el
beneficio de la organización. - Circuito cerrado de televisión y radio: Medios de
comunicación que tiene como fin lograr una buena
influencia y ofrecer grandes posibilidades de
retroalimentación; allí los directivos,
administrativos y empleados pueden tener una visión
más precisa sobre actitudes y
sentimientos generados en la interacción y percibir con
mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del otro; ese tipo de
información suele desarrollares en la
comunicación no verbal.
La comunicación organizacional se entiende
también como: "Un conjunto de técnicas y
actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de
mensajes que se dan entre los miembros de la organización,
entre la organización y su medio; o bien, influir en las
opiniones, aptitudes y conductas de los públicos internos
y externos de la organización, todo ello con el fin de que
ésta última cumpla mejor y más rápido
los objetivos".
Desde el anterior enfoque la comunicación organizacional se mira en
cinco perspectivas:
- COMUNICACIÓN INTERNA: Son actividades
que se realizan dentro de una organización para mantener
las buenas relaciones entre los miembros de la empresa por
medio de la circulación de mensajes que se originan a
través de los diversos medios de
comunicación empleados por ella, con el objetivo de
proveer comunicación, unión y motivación para así alcanzar las
metas establecidas por la organización. - COMUNICACIÓN EXTERNA: Todas aquellas
comunicaciones que están dirigidas a sus
públicos externos, con el fin de mantener o perfeccionar
las relaciones
públicas y así proyectar mejor la imagen
corporativa de la organización. - RELACIONES PÚBLICAS: Son las diferentes
actividades y programas de
comunicación que se crean para sostener las buenas
relaciones con los diferentes públicos que forman la
organización. - PUBLICIDAD: Son los diferentes mensajes
emitidos a través de los distintos medios
masivos de comunicación que tienen como objetivo
incrementar la venta de los
productos o
servicios de
la organización. - PUBLICIDAD INSTITUCIONAL: Se considera como
una herramienta de las relaciones
públicas; ya que evoca en el público una
imagen
favorable de la organización.
Las organizaciones de
éxito son aquellas que le dan la verdadera importancia a
las comunicaciones
y la información, ya que ellas han comprendido que
éstas contribuyen en gran parte a mejorar el ambiente
comunicativo y el clima laboral; es decir
"dinamizador y animador de las acciones
individuales y colectivas en procura de integración de esfuerzos y el
fortalecimiento de la institución"; por esto los miembros
garantizan su conocimiento e
identificación con la organización, debido a que
ellos se sienten tenidos en cuenta para el desarrollo de
las metas de la organización.
A través de la información las organizaciones
cumplen una serie de metas tales como: estructurar, planear y
distinguir patrones de comportamientos para los públicos
internos y externos; es ahí donde la información se
convierte en un instrumento de retroalimentación para la
evolución y el control de la
organización. Un factor clave en la información es
que sea confiable para que actué como puente de
unión entre el ambiente y la
organización, es decir que a mayor información
confiable menor es la inseguridad
laboral.
Según Warren Weaver se puede demostrar que la
cantidad de información de un mensaje no está
relacionada con lo que se dice sino con lo que se podría
decir, esta relación se da según la
comprensión que se obtenga del contenido del mensaje de la
información, porque a medida que se conoce la
información ésta va perdiendo el contenido
informativo.
Lo anterior nos lleva afirmar que la comunicación
se convierte en información, porque permite disminuir la
inseguridad
sobre el futuro de la organización y fomentar estrategias para
mejorar el comportamiento
social del individuo.
Dentro de las comunicaciones
se tiene como soporte el modelo de
gestión
comunicativa en la organización propuesto por Abraham
Nosnik que tiene como propósito ayudar a que todo tipo de
organizaciones
puedan desarrollar ambientes ricos en información. Con
base en lo anterior se puede afirmar que la organización
bien informada se caracteriza porque:
- "Se ha estudiado las necesidades de cada uno de sus
públicos en cuanto a información se
refiere. - Ha planeado una serie de estrategias
(entre las cuales están la producción de medios y la
apertura y mantenimiento de canales de información)
para poder
direccionar la información a sus públicos de
manera eficaz (informar lo que tiene que informarse) y
eficiente (con el menor desperdicio de recursos
disponibles). - Ha planeado buscar activamente la
retroalimentación de sus públicos. - Está convencida que puede generar mejor
comunicación trabajando en conjunto con sus respectivos
públicos".
Es entonces cuando se hace necesario establecer una
diferencia radical entre la información y la
comunicación al interior y exterior de las organizaciones.
Según Dimitri Weiss la información consiste
simplemente en que un emisor emite conocimientos estructurados a
un receptor. La dirección de los datos, en el caso
de la información, produce en un solo sentido. El receptor
por este motivo, se considera siempre como un sujeto pasivo
frente a la información.
La comunicación entre tanto, consiste en
intercambios de información con el objetivo de
cambiar el comportamiento
de las organizaciones. La comunicación se produce en una
multiplicidad de sentidos dado que cada receptor del mensaje se
transforma a su vez en productos de
nuevos y variados mensajes.
La comunicación interna recoge todo el conjunto
de acciones que
se generan y se ejecutan dentro de la organización, para
la creación y mantenimiento
de las optimas relaciones con y entre los miembros de la misma;
para la cual debe emplear diferentes medios de
comunicación que los mantenga informados, motivados e
integrados y de esta forma; el trabajo, en
un clima laboral
armónico contribuya al logro de las metas y objetivos que
se propone la empresa. La
empresa debe
ser un espacio abierto, un lugar donde los individuos obtengan el
reconocimiento, la realización personal y
profesional que buscan y ganan si se les dan las condiciones y
las aprovechan.
El sistema de
comunicaciones
a nivel interno comprende las comunicaciones
de tipo formal e informal. Las formales se constituyen por el
conjunto de vías o canales establecidos por donde circula
el flujo de información, relativo al trabajo entre las
diversas poblaciones de la empresa; tiene
como objetivo
lograr la coordinación eficiente de todas las actividades
distribuidas en la estructura de
la organización; éstas se regulan en las cartas y manuales de la
organización.
Las comunicaciones
informales constituyen un conjunto de interrelaciones
espontáneas, basadas en preferencias y aversiones de los
empleados, independientemente del cargo. En este tipo de
comunicación la información que se tramite puede
tener relación con las actividades de la
institución o a la vez puede no tenerla. El flujo de la
información circula por los canales abiertos de la
empresa; el
compartir la información con todos lo miembros de la
organización tiene como fin que todos estén
informados de lo que deben y desean hacer, es una manera de
fomentar la participación, la identidad y el
sentido de pertenencia; de esta manera el ambiente
laboral es
más favorable para el bienestar de la
organización.
La comunicación formal e informal son complemento
una de la otra y están relacionadas entre sí para
el mejoramiento continuo de la organización en el
ámbito de las comunicaciones; es decir que dentro de ella no
existe ninguna frontera. Por último se puede decir que la
comunicación formal e informal, tiene como fin el enviar
una serie de mensajes en la que se asegure una difusión
adecuada por los procedimientos
estipulados en la organización, estos mensajes suelen
llevar implícitos los objetivos y
políticas que se manejan dentro de la
organización.
Dentro de la comunicación formal e informal se
habla de comunicación multidireccional: descendente,
ascendente, horizontal, transversal, interna y
externa.
- COMUNICACIÓN DESCENDENTE: Esta clase de
comunicación es utilizada para emitir mensajes desde la
parte directiva hasta los empleados, tiene como objetivo el
indicar instrucciones claras y específicas del trabajo
que se debe realizar; en dicha comunicación se pierde el
valor
comunicativo que lleva el mensaje. - COMUNICACIÓN ASCENDENTE: Es cuando los
trabajadores de una organización se comunican con los
directivos o superiores, dándoles a conocer el panorama
general que sucede al interior de la organización,
especialmente lo que acontece en los sitios de trabajo;
ésta información suele ser detallada y
específica. - COMUNICACIÓN HORIZONTAL: "Se desarrolla
entre personas del mismo nivel jerárquico. La
mayoría de estos mensajes tienen como objetivo la
integración y la coordinación del
personal de un
mismo nivel. Por otro lado, cuando la comunicación
dentro de la organización no sigue los caminos
establecidos por la estructura,
se dice que es comunicación informal y comprende toda la
información no oficial que fluye entre los grupos que
conforman la organización. La comunicación
informal incluye el rumor".
Las organizaciones deben elaborar programas de
inducción que intervengan en la cultura de la
organización, con el fin de propiciar actitudes
colectivas para comprender de forma madura la postura y
comportamientos que se generan al interior de las empresas. Se
trata de construir canales confiables, sostenidos, flexibles de
comunicación entre todos los miembros; esto no sólo
se refiere a publicar, hacer eventos
deportivos o reuniones frecuentes, es decir desarrollar una
visión compartida de los objetivos de
la empresa, de los
medios para
ejecutar el plan de trabajo y
la importancia de constancia de construir una coherente y
consiente actitud por
trabajar juntos, para competir y ser cada vez mejores. Para
llevar a cabo este tipo de propuestas es importante la
creación de estrategias
comunicativas que permitan actuar de manera productiva tanto para
la organización como para sus públicos.
"Orientar los flujos de comunicación interna en
un sentido tal que colaboren al logro de los objetivos
tanto de la institución como para los públicos
internos y afectan las actitudes y
opiniones de estos públicos internos buscando reforzar las
que favorecen el logro de dichos objetivos y
modificar las que de alguna manera las obstaculizan".
Una organización que planea u orienta la
comunicación con sus públicos internos y externos
no entiende que el compartir información de calidad y
oportunamente a sus públicos es hoy por hoy un requisito
básico de sobrevivencia para tener un buen clima laboral; es por
esta razón que las organizaciones dependen de la
comunicación para coordinar las actividades de sus
miembros.
Dentro de las organizaciones se escuchan comentarios
acerca de los problemas de
comunicación que son prueba de la preponderancia en la
vida laboral de la
institución, es muy común recorrer los pasillos de
una institución y escuchar diferentes idiomas
caracterizado, en lo no verbal por los gestos, miradas,
vestimenta y hasta la manifestación de emociones
fuertes, diferentes a la normalmente expresadas, ésta
realidad ha tenido importantes impactos culturales que suelen ser
denominados como problemas de
comunicación, afirmación que es tratada
superficialmente sin analizar que detrás de ella hay
importantes barreras culturales que de no ser gerenciadas
estratégicamente se convertirán en nuevas amenazas
para la organización.
La comunicación juega papel
importante en las relaciones
interpersonales de la organización, porque a medida
que los trabajadores conocen su empresa y son
consientes de sus capacidades intercambian experiencias que
contribuyen al logro de los objetivos trazados por la
organización. En la mayoría de empresas se
presentaron situaciones de conflictos,
debido a la deficiente comunicación de los individuos y la
interferencia de las actitudes
personales en la relación laboral.
"Si concebimos el papel de la
comunicación en la empresa como
determinante en el mantenimiento
de las buenas relaciones
interpersonales, debemos asumir una posición en contra
de las prácticas administrativas que fomenten la
existencia de una única forma de comunicación. Es
así como el valor y la
importancia de las buenas comunicaciones en la
organización se pueden apreciar en situaciones
críticas o de conflictos".
El objetivo
primordial de las relaciones
interpersonales es el de darle un verdadero beneficio al
empleado, lo que genera una relación de amistad,
compañerismo, poder,
compañía, entre otras; esto tiene como fin que el
miembro de la organización no esté estresado y que
realmente sienta que tanto empleados como jefes exista respeto y
comprensión. Sólo así se canalizará
el recurso humano en pro de una verdadera lealtad y compromiso
frente a la comunicación.
Las principales características de comunicación
interpersonal en el mundo de la organización según
la conceptualización de: Salvador R. Sánchez
Gutiérrez, es la siguiente:
- "Como condición inicial requiere un contacto
previo de dos o más personas, físicamente
próximas. El resultado de dicho contacto es la entrada
de cada uno de los involucrados en el marco conceptual de los
otros. - No hay un número preestablecido de
participantes, más allá del cual la
interacción deje de ser interpersonal, pero se requiere
por lo menos de dos personas. - El contacto previo permite entrar en sintonía,
es decir iniciar el intercambio de mensajes en torno a un
punto focal de atención compartida. Un tema en
común. - Todas las personas que intervienen en la
comunicación interpersonal son, de una u otra manera,
participantes activos. Se
trata, entonces, de una relación en la que los
interlocutores asumen diferentes roles. - La interacción se lleva a cabo mediante un
intercambio de mensajes, en el cual cada participante ofrece a
los demás un conjunto de señales para ser
interpretadas. - Al tratarse de una interacción cara a cara los
participantes pueden recurrir a todos sus sentidos, por tanto,
es necesario que estén lo suficientemente cerca para
conversar; la modalidad, el estilo y las matices personales de
cada uno serán percibidos por los
demás. - Aparentemente, el contexto interpersonal está
poco estructurado, por lo cual se suele pensar que la
frecuencia, la forma o el contenido de los mensajes se rigen
por pocas reglas pero no siempre es así".
La comunicación verbal directa entre los
superiores y empleados será un encuentro personal en el
que se genere una interrelación, a veces sobre una tarea
en particular, a veces solicitando información o ayuda con
distintos grados de intimidad y compenetración
según las circunstancias del momento, según la
cultura o la
formación de los implicados, según sus intenciones,
su temperamento y sus expectativas. Una buena comunicación
interpersonal deberá entonces propiciar en los
colaboradores la tendencia a la asociación que consiste en
realizar y comprender al otro, generando una conducta
integradora como forma de dar satisfacción a la necesidad
de estima y la conservación del individuo en la sociedad a la que
pertenezca.
La comunicación verbal también incluye la
palabra hablada, la escrita; que utiliza toda serie de
códigos paralinguísticos que puede referirse a
lugares, ambientes, gestos, ademanes, posiciones del cuerpo,
movimientos, posturas, tono.
La comunicación no verbal es el intercambio de
información basado en los movimientos del cuerpo, de la
cara, de las manos, el lugar que los interlocutores ocupan en el
espacio, los elementos que conforman la apariencia personal, la
entonación de la voz, el ritmo y las flexiones del
discurso. Esta
clase de comunicación interpersonal ayuda a edificar la
esencia del acto comunicativo, ya que por medio de esta tanto el
directivo como el empleado puede expresar los sentimientos y
actitudes
espontáneas de estado
emocional por la que atraviesa el individuo, tales como: mover
las manos, los ojos, fruncir el ceño, movimiento de
los labios, reír, etc.
Con respecto al trabajo grupal la mayoría de las
personas optan por interactuar cooperativamente.
Psicológicamente el grupo de
referencia para la mayoría de la gente es el trabajo,
incluyendo a los compañeros y por su puesto al jefe o
superiores. Para que un grupo logre
optimizar su efectividad es necesario que todos sus integrantes
se ayuden entre sí con una dirección de efectividad y
compañerismo, puesto que la cabeza visible no puede
cumplir con todas las funciones a
cabalidad.
CREADO POR:
- LEONARDO ENRIQUE SAYAGO. E-mail: ,
25 años
Comunicador Social Organizacional con Énfasis
en Educación.
Universidad Autonoma de Bucaramanga. UNAB,
Colombia
Web site.
Especializado en
- Alta Gerencia.
Universidad
Libre de Colombia. - Magíster en Gerencia de
Empresas,
Universidad
de los Andes, San Cristóbal, Estado
Tachira, (Venezuela) - Asesor, constructor para la paz, en Norte de
Santander, Colombia
Titulo: Investigación comunicativa
Categoría: Comunicación –
Educación
Resumen:
El mundo de las comunicaciones al interior de las
organizaciones, es vital para el éxito.
Así también las comunicaciones externas ,
la apropiación y uso verdadero del lenguaje,
canalizado de forma eficaz, objetiva y veraz.
Investigación realizada, para mantener el
clima
organizacional y el papel
fundamental de la comunicación y en especial del
comunicador en la institución, con los medios que usa
para construir y mantener un autentico clima
organizacional
Palabras claves:
- estrategia
- comunicación – comunicativa
- educación
- interna
- externa
- organizacional –
organización - canales
- lenguaje
- social
- información
- comunicólogos
Autor:
Leonardo Sayago