- Organización
informal - Características de la
organización informal - Organización
Formal - Cultura
organizacional - Definiciones de la cultura
organizacional - Tipos de cultura
organizacional - Características de la
cultura organizacional - Funciones de la cultura
organizacional - Puntos para desarrollar una
cultura organizacional - Importancia de la cultura
organizacional - Factores que afectan la cultura
organizacional - Proceso de Formación
Cultural - Factores que influyen en
el surgimiento y formación de la
cultura - ¿Cómo crear una
nueva cultura organizacional?
Es la
organización que emerge espontánea y
naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la
organización formal y a partir de las
relaciones que establecen entre sí como ocupantes de
cargos.
Se forma a partir de las relaciones
de amistad o de
antagonismo o del surgimiento de grupos informales
que no aparecen en el organigrama, o en
cualquier otro documento formal.
La organización informal se
constituye de interacciones y relaciones sociales entre las
personas situadas en ciertas posiciones de la organización
formal.
Surge a partir de las relaciones e
interacciones impuestas por la organización formal para el
desempeño de los cargos.
La organización informal
comprende todos aquellos aspectos del sistema que no
han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las
actividades de los participantes.
Características de la organización
informal:
a) Relación de cohesión o
antagonismo:
Los individuos aunque estén situados en diferentes
niveles y sectores de la empresa, crean
relaciones personales de simpatía (de
identificación) o de antagonismo (de antipatía),
cuya dirección e intensidad en variable en
extremo.
b) Estatus:
Los individuos interactúan en grupos informales,
dentro de los cuales cada uno, independientemente de su
posición en la organización formal, adquiere una
cierta posición social o estatus, en función de
su papel en cada grupo. La
posición social y el prestigio de cada miembro
están determinados, más por su participación
e integración en la vida de grupo que por su
posición y prestigio dentro de la organización
formal.
C) Colaboración
espontánea: La organización
informal existe en toda empresa y es un
prerrequisito necesario para la colaboración efectiva del
personal, pues
en el nivel informal existe un alto grado índice de
colaboración espontánea que puede y debe ser
aplicado a favor de la empresa.
D) La posibilidad de
oposición a la organización formal:
Cuando no es bien entendida o se maneja inadecuadamente, la
organización informal puede desarrollarse en
oposición a la organización formal, y en desacuerdo
con los objetivos de
la empresa. Generalmente, esto es una resultante de la poca
habilidad de la dirección para propiciar un clima de buenas
relaciones con el personal.
e) Patrones de relaciones y
actitudes: En cualquier empresa existen
grupos informales que desarrollan, espontáneamente,
patrones de relaciones y actitudes que
son aceptados y asimilados por sus miembros, pues traducen los
intereses y aspiraciones del grupo.
f) Cambios de nivel y alteraciones
de los grupos informales: El cambio de
nivel funcional de un individuo en
la organización formal puede llevarlo a ingresar a otros
grupos informales, de acuerdo con las relaciones funcionales que
deberá mantener con otros individuos, en otros niveles y
sectores de la empresa. Los grupos informales, por lo tanto,
tienden a alterarse con las modificaciones de la
organización formal.
g) La organización informal
transciende la organización formal:
La organización informal está constituida por
interacciones y relaciones espontáneas, cuya
duración y naturaleza
transcienden las interacciones y relaciones formales. Mientras
que la organización formal está circunscripta al
área física y al horario
de trabajo de la
empresa, la organización informal escapa a esas
limitaciones.
h) Estándares de
desempeño en los grupos informales:
Los estándares de desempeño y de trabajo
establecidos por el grupo informal no siempre corresponden a los
establecidos por la
administración. Pueden ser mayores o menores, como
también pueden estar en perfecta armonía o en
completa oposición, dependiendo del grado de motivación
del grupo en cuanto a los objetivos de la empresa.
Si la administración evalúa el
desempeño del personal por los estándares que
establece, cada individuo es evaluado por su grupo en
función de los estándares grupales. En la
organización informal, el individuo se preocupa por el
reconocimiento y aprobación del grupo al cual pertenece.
Su ajuste social refleja su integración a
éste.
Es aquella que cuenta con pautas, tales como: sus
objetivos, su política, su estructura,
sus directivos, sus líneas de autoridad y
dependencia.
Es la organización basada en una división
del trabajo racional, en la diferenciación e
integración de los participantes de acuerdo con
algún criterio establecido por aquellos que manejan el
proceso
decisorio. Es la organización planeada; la que está
en el papel.
Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a
todos a través de manuales de
organización, de descripción de cargos, de organigramas, de
reglas y procedimientos,
etc.
En otros términos, es la organización formalmente
oficializada.
El tipo de organización es deliberadamente
impersonal: la estructura está antes que los
hombres.
Las relaciones son ideales, y los individuos cumplen sus
funciones en
post de los objetivos de la organización sin demostrar
nada, asépticamente.
La organización, responde al principio de un
lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Desde luego que
para que una organización formal no tuviese conflictos
tendría que estar constituida por robots y no por seres
humanos. Por ello, podemos concluir en que la organización
formal no existe salvo en los papeles; es algo así como un
conjunto de prescripciones normativas de cómo deben ser
las cosas.
La organización formal representa un intento
deliberado de establecer patrones de relación entre sus
integrantes a quienes se responsabiliza por alcanzar los
objetivos y cumplir los fines de manera efectiva.
Conceptos Básicos
– Fin o Propósito:
Es la razón de ser por la cual existe una
empresa.
– Objetivos:
Son los blancos hacia los cuales direccionar la acción
de la organización y que deben alcanzarse para cumplir con
su finalidad.
– Funciones:
Las funciones representan la agregación o un
conjunto de actividades homogéneas y
coordinadas.
– Actividades:
Las actividades determinadas para el cumplimiento de las
funciones, representan la agregación o un conjunto de
tareas homogéneas.
De acuerdo con su naturaleza:
* Fundamentales: Constituyen la esencia del proceso
administrativo (por ejemplo: planificar, organizar,
controlar).
* Específicas: Varían de acuerdo al fin o
propósito de la organización (por ejemplo: producción, comercialización, finanzas).
De acuerdo con su objeto:
* Sustantivas: Las funciones básicas de la
organización, vinculadas directamente con su razón
de ser (por ejemplo, producción y
comercialización).
* De apoyo: Las que apoyan el cumplimiento de las
funciones sustantivas. Pueden ser de asesoría (O y M), o
de servicio
(Mantenimiento).
De acuerdo con el nivel de los órganos que las
ejecutan:
* Primarias: Cuando los responsables de su cumplimiento
son órganos primarios o de primera
línea.
* Secundarias: las que surgen por desagregación
de las funciones de los órganos primarios.
– Tareas:
Las actividades se cumplen a través de la
ejecución de tareas, que representan la
desagregación mínima de la organización
estructural. El agrupamiento de tareas similares junto con las
aptitudes que debe poseer quien las realiza y las
responsabilidades que asume cuando le son asignadas, constituyen
los cargos.
La personificación de los cargos determinan los
puestos de trabajo.
– Sistemas – Procedimientos:
Son una sucesión cronológica de pasos u
operaciones,
secuencialmente vinculadas, y su método de
ejecución. La relación e interdependencia entre
tareas y procedimientos representan el acto de integración
real entre la organización estructural y la
organización operativa.
– Operaciones:
Son los pasos o acciones,
físicas o mentales, necesarios
La cultura
organizacional puede ser percibida como un registro
histórico de los éxitos y fracasos que obtiene la
empresa desde su inicio y durante su desarrollo, a
través de los cuales puede tomarse la decisión de
omitir o crear algún tipo de comportamiento
favorable o desfavorable para el crecimiento de la
organización.
Según Robbins (1999, p 595), "la cultura
organizacional se refiere a un sistema de significado compartido
entre sus miembros y que distingue a una organización de
las otras".
La cultura organizacional se fundamenta en los valores,
las creencias y los principios que
constituyen las raíces del sistema gerencial de una
organización, así como también al conjunto
de procedimientos y conductas gerenciales que sirven de soporte a
esos principios básicos.
Definiciones de la
cultura organizacional
El concepto cultura
en su acepción más amplia es un término
utilizado por las Ciencias
Sociales tales como, la Psicología, Sociología, Filosofía, Antropología, Etnografía. Así por ejemplo en la
literatura
marxista contemporánea existen diferentes definiciones
sobre el concepto de cultura, las cuales son el resultado de la
investigación que alrededor de este
problema se ha llevado a cabo en los últimos 15 o 20
años.
En Cuba los
problemas
teóricos relacionados con la esencia, función,
elementos, rasgos de la cultura, siempre han tenido una
dedicación especial en la tradición del pensamiento
marxista. Desde los primeros representantes que dedicaron
atención a estos temas Mella, Villena,
Marinello, hasta nuestros máximos dirigentes han
reflexionado en este sentido. Así:
Carlos Rafael Rodríguez
ha definido que "la cultura es ante todo una forma de vida"
o ha suscrito la idea de que "cultura es todo lo que no es
naturaleza" pero más que conceptos compendiadores ha
ofrecido profundas reflexiones sobre el contenido y las formas de
la cultura, sus funciones, proyección, ideológica,
etc. (Carlos Rafael Rodríguez, 1990)
Desde este punto de vista podemos ampliar diciendo que el
concepto de cultura fija ante todo no el aspecto cuantitativo,
sino el cualitativo de la vida social; la cultura es la calidad de la
historia en un
momento dado de su desarrollo.
La cultura de una organización es un concepto
derivado de la intersección de dos teorías: la de la cultura y la de la
organización. (Smirchich, 1983)
En efecto: Si la cultura es desde la perspectiva
antropológica o funcionalista, instrumento requerido para
la satisfacción de necesidades o valores, la
organización se entiende como principio básico para
la consecución de objetivos (…) en ambos casos las
consecuencias perseguidas son las causas de la cultura y de la
organización como cristalización del
entorno.
Si la cultura es desde la perspectiva más
relativista y dialéctica, un mecanismo adoptivo, complejo
de elementos, la organización se entiende como diseño
flexible. En ambos casos se enfoca el objeto en sistema, es
decir, su optimización es contingente o dependiente de
diversas opciones, de ajustes entre partes.
Si la cultura ha sido enfocada como conjunto compartido
de creencias y símbolos, la organización ha sido
tratada como red de significados e
imágenes más o menos compartida por
el personal.
Otra de las acepciones del concepto de cultura
empresarial es el resultado de los trabajos de algunos
teóricos de las ciencias
empresariales que en los últimos veinte años se han
ocupado de abordar el tema como son:
Pettigrew (1979), la
cultura de una empresa se manifiesta por símbolos,
lenguajes, ritos, mitos, que son
creados y difundidos por ciertos directivos para influir sobre el
comportamiento de los miembros de la
empresa.
Ansoff
(1985), denomino cultura de un grupo al conjunto
de normas y valores
de un grupo social que determinan sus preferencias por un tipo
concreto de
comportamiento estratégico.
Barnertt (1990), toma como cultura de
una empresa el conjunto de las formas de conducirse, es decir, de
comportarse y de pensar, que son necesarias en un grupo
dado.
Katz y Khan
(1970), definen "toda organización crea
su propia cultura o clima, con sus propios tabúes,
costumbres y estilos. El clima o cultura del sistema refleja
tanto las normas y valores del sistema formal como su
reinterpretación en el sistema informal (…) así
como refleja las presiones internas y externas de los tipos de
personas que la organización atrae, de sus procesos de
trabajo y distribución física, de las
modalidades de comunicación y del ejercicio de la
autoridad dentro del sistema".
Según Scheín (1985) plantea:
Llamaré cultura a: "Un modelo de
presunciones básicas – inventadas, descubiertas o
desarrolladas por un grupo dado al ir aprendiendo a enfrentarse
con sus problemas de adaptación externa e
integración interna, que hallan ejercido la suficiente
influencia como para ser considerados válidos y en
consecuencia ser enseñado a los nuevos miembros como el
modo correcto de percibir, pensar y sentir esos
problemas"
Tipos de cultura
organizacional
Dentro de los tipos de cultura
organizacional pueden ser mencionados los siguientes:
- Cultura
predominante: Es aquella cultura que
muestra o
expresa los valores centrales que comparte la gran
mayoría de los miembros de la organización.
Cuando se habla de cultura organizacional se habla de cultura
dominante. - Subcultura:
Son culturas que reflejan problemas, situaciones y
experiencias que comparten sus miembros.
Si las organizaciones no
tienen una cultura dominante y sólo estuvieran compuestas
por numerosas subcultura, el valor de la
cultura organizacional como variable independiente
decrecería bastante porque no existiría una
interpretación uniforme de la conducta
considerada como aceptable o inaceptable.
Características de la cultura
organizacional
Entre las características principales, se pueden
mencionar:
- Identidad de sus
miembros: Es el grado en que los
trabajadores se identifican con la organización como un
todo y no sólo con su tipo de trabajo. - Énfasis en
el
grupo: las actividades de trabajo se
organizan con relación a grupos y no a
personas. - Enfoque hacia las
personas: Las decisiones de la administración toman en
consideración las repercusiones que los resultados
tendrán en los miembros de la
organización. - La
integración de unidades: Se instruye que las unidades de la
organización trabajen de manera coordinada e
independiente. - El
control: Establece el uso de reglas,
procesos y supervisión para el control de
la conducta de los individuos. - Tolerancia al
riesgo: Es el
grado que se le permite a los empleados para que sean
innovadores, arriesgados y agresivos. - Los criterios para
recompensar:
Cómo se distribuyen las recompensas; entre los que
podemos mencionar el aumento de sueldos y ascensos de acuerdo
con el rendimiento del empleado. - El perfil hacia los fines o
los
medios: En que forma la
administración obtiene una
visión de los resultados o metas y no hacia las técnicas
o
procesos usados para
alcanzarlos. - El enfoque hacia un sistema
abierto: El
grado en que la organización controla y contesta a los
cambios externos.
Funciones de la
cultura organizacional
La cultura
organizacional cuenta con varias funciones, entre las cuales se
citan las siguientes:
- Gestión Gerencial, flexibilidad, evaluar y
modificar el rumbo de la empresa. - Utilización de tecnologías
comunicacionales, esto en vista de la
globalización. - Hacer notorio que lo más importante son los
recursos
humanos. - Competitividad e innovación.
- Capacitación permanente, prosperidad y calidad
de los resultados. - Disciplina, horizontalidad, participación,
responsabilidad, respeto
mutuo, honestidad. - Formar: líderes, agentes de cambio y personal
de relevo. - Comunicar un sentimiento de identidad a
los miembros de la organización. - Apoyar el compromiso con algo superior al yo
mismo. - Fortalecer la estabilidad del sistema
social. - Facilitar premisas reconocidas y aceptadas para la
toma de
decisiones. - Los artefactos culturales, motivan al personal y
facilitan la cohesión del grupo y el compromiso con
metas relevantes.
Puntos para desarrollar
una cultura organizacional
Dentro de los
puntos considerados claves para el desarrollo de una cultura
organizacional se pueden mencionar:
- Una guía directa a la acción a fin de
que se cumpla. - Orientación al cliente, o
sea, actividades cotidianas para lograr la
satisfacción del cliente. - Autonomía y decisión. Productividad
por medio de las personas. - Organización simple, que cuente sólo
con el personal que necesita. - Flexibilidad.
Importancia de la
cultura organizacional
La cultura organizacional es
la médula de la organización que está
presente en todas las funciones y acciones que realizan todos sus
miembros. Esta nace en la sociedad, se
administra mediante los recursos que la
sociedad le proporciona y representa un factor activo que fomenta
el desenvolvimiento de esa sociedad.
La cultura determina la forma como funciona una empresa,
ésta se refleja en las estrategias,
estructuras y
sistemas que
presenta la misma y puede ser aprendida, evoluciona con nuevas
experiencias, y puede ser cambiada para bien si llega a
entenderse la dinámica del proceso de aprendizaje.
La referida cultura tiene la particularidad de
manifestarse a través de conductas significativas de los
miembros de una organización, las cuales facilitan el
comportamiento en la misma y, se identifican a través de
un conjunto de prácticas gerenciales y
supervisarías, como elementos de la dinámica
organizacional.
Es importante conocer el tipo de cultura de una
organización, porque los valores y las normas van a
influir en los comportamientos de los individuos.
Se ha podido observar en los diferentes enfoques sobre cultura
organizacional que la cultura es apreciada como una visión
general para comprender el comportamiento de las organizaciones,
por otro lado como una forma de conocer con profundidad el
liderazgo, los
roles, el poder de los
gerentes como transmisores de la cultura de las
organizaciones.
El comportamiento individual depende de la interacción entre las
características personales y el ambiente que
lo rodea; la originalidad de una persona se
expresa a través del comportamiento y, la individualidad
de las organizaciones puede expresarse en términos de la
cultura.
La capacitación continua del personal de la
empresa es un elemento fundamental para dar apoyo a la
creación de un programa
orientado al fortalecimiento del sentido de compromiso del
personal hacia la empresa, cambiar actitudes y fomentar la
comunicación, comprensión e integración
de las personas.
Cuando la cultura de una organización está
bien sustentada por sus valores, se busca que todos los
integrantes de ésta desarrollen una identificación
con sus propósitos estratégicos y desplieguen
conductas de desarrollo y auto motivación.
Factores que afectan
la cultura organizacional
Los factores que con más frecuencia afectan una
organización son mencionados a
continuación:
- La historia y
propiedad: Al entender la propiedad
como la responsabilidad, el control de los resultados y de los
medios para
lograrlos, se dice que una propiedad centralizada de la
organización tiende a crear ambiente de poder altos,
donde los recursos son controlados. Por su parte, las
organizaciones antiguas tienden a ser estructuradas con un alto
control y niveles de poder bien concentrados. - El tamaño: Una organización grande
tiende a tener una estructura bien definida, controles muy
específicos, cada miembro tiene una clara visión
de sus responsabilidades. Una compañía
pequeña proporciona una mayor flexibilidad, como
también un esfuerzo sobresaliente de cada uno de sus
miembros. - La tecnología: Esta desempeña un
importante papel en el desarrollo de las empresas. En
organizaciones con un medio muy cambiante se requiere de
fuentes de
poder muy claras al igual que de un cierto grado de
individualismo para enfrentar estos retos. - Metas y objetivos: Los objetivos de una empresa
varían conforme a las estrategias. - El personal: Es un recurso de mucha importancia. La
posibilidad de cambiar la cultura de una organización
dependerá de las características que posean sus
miembros. Significa que cada persona acepta, pero modifica su
cultura.
Proceso de
Formación Cultural.
¿Cómo ocurre el proceso de
formación cultural?
Cuando un grupo dado de personas ha compartido una
cantidad significativa de experiencias importantes en el proceso
de resolución de problemas internos y externos, pueden
asumirse que tales experiencias comunes, con el tiempo, han
originado entre esas personas una visión compartida del
mundo que los rodea y el lugar que ocupan en él. Por tanto
para el surgimiento de una cultura determinada es necesario al
menos la existencia de un grupo y que este haya compartido un
número suficiente de experiencias para llegar a esta
visión compartida, la cual tiene que haber ejercido su
influencia durante un tiempo suficiente para llegar a ser dada
por supuesta y desgajada de la conciencia. La
cultura, en tal sentido es un producto
aprendido de la experiencia grupal (ver figura 1). Existe donde
haya un grupo y este sea poseedor de una historia
significativa.
FIGURA 1. Proceso de formación
cultural
Por supuesto que este conjunto de individuos que
integran diversos grupos en la organización son el
producto de un sistema mayor que es la sociedad y como tal esta
influido en la formación de un conjunto de actitudes que a
su vez están condicionadas por presunciones, normas,
creencias y valores que esta ha formado. A su vez estos
individuos se integran en organizaciones hoy consideradas como
mini sociedades.
Una vez dentro de ellas se sigue produciendo en proceso de
aprendizaje de las normas sociales que allí imperan y que
condicionan los modelos de
comportamiento que serán asumidos como correctos en ese
contexto empresarial.
Factores que
influyen en el surgimiento y formación de la
cultura.
Ahora bien cuáles son los factores que influyen
en el surgimiento y formación de una cultura.
Según Yvan Allaire y Mihaela E. Firsirotu, (1992)
los escritos de gerencia y
teoría
de la organización contienen diferencias profundas en
cuanto a los factores identificados como, influencias dominantes
sobre el desarrollo de la cultura y de la estructura de un
sistema social. Ellos consideran como los tres factores
principales:
Los valores y características de la sociedad
circundante.
El pasado de la organización y de orientación que
le han dado los antiguos dirigentes.
Factores de contingencia como la tecnología, las
características de la industria.
Después de una amplia búsqueda bibliográfica
se ha determinado que entre los factores que pudieran citarse
como influyentes en el proceso de formación cultural de
una empresa y en base a los cuales pudiera llevarse a cabo el
diagnóstico de la cultura, se encuentran
los relacionados con el entorno (factores externos) y los
factores intrínsecos de la empresa y organización
(factores internos) (ver figura 2).
¿Cómo
crear una nueva cultura organizacional?
Una ves que una organización tiene el potencial
para vivir y sobrevivir, las conviciciones, los valores y las
suposiciones básicas del empresario se
transfieren a los modelos mentales de los subordinados. Este
proceso de creación de cultura tiene lugar de tres
modos:
- Los empresarios solamente contratan y conservan a los
subordinados que piensan y sienten del mismo modo de
ellos. - Adoctrinan a los subordinados y los adaptan a su
forma de pensar y de sentir. - Su propio comportamiento es modelo de visión
que alienta a los subordinados a identificarse con ellos y de
ese modo a interiorizar sus convicciones valores,
suposiciones.
En esta fase, es decisivo reconocer que si la
organización tiene éxito y
este se atribuye al líder,
la entera personalidad
de este se incorpora a la cultura de la
organización.
Si el líder tiene conflictos, tales como
necesitar un proceso de consenso basado en los equipos para la
toma de decisiones y, al mismo tiempo, necesitar mantener un
control completo y recompensar a sus subordinados por sus
destrezas en la resolución de problemas, seremos testigos
de unas normas incoherentes en lo que se refiere a la toma de
decisiones, incentivos y
recompensas. Los lideres pues pueden realmente pueden crear
organizaciones neuróticas que vivan con varios grados de
conflictos y exhiban modelos desiguales de buenas y malas
cualidades.
El propósito de destacar esta fase es que una ves
que el conflicto se
ha incorporado a la cultura organizacional, no pueden modificarse
con facilidad porque se ha hecho también inherente a la
historia anterior de los éxitos de la organización
y por consiguiente se da por sentado que es el mejor modo de
hacer las cosas.
Darwin Ebert Aguilar Chuquizuta