ERP: ¿Qué es?, Beneficios e impactos en las Compañías

Resumen
Metodología
¿Qué es un
ERP?
Beneficios e
impactos
Conclusión
Referencias

Resumen

Es indudable que el ambiente
competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial
actualmente, requiere de promover los procesos y
actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de
las compañías ante sus más fuertes
competidores.

Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado
mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las
estrategias del
negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de
ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de
paquetes de software empresariales tales
como el ERP
(Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos
de las compañías esperan tener integradas todas las
áreas o departamentos de la compañía que
apoyan para la generación de sus productos y
servicios.

El presente artículo tiene como objetivo
recopilar las diferentes opiniones referente a;
¿Qué son los ERPs?, ¿Cuáles son sus
beneficios? , ¿Cuáles son sus impactos en las
compañías? Se espera que la información
recopilada sirva para que el lector obtenga un mejor panorama de
los ERPs.

Palabras Claves

Enterprise Resource Planning (ERP), Beneficios,
Impactos

Introducción

Es indudable que el ambiente competitivo en el que se
vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de
promover los procesos y actividades de negocio que generan las
ventajas competitivas de las compañías ante sus
más fuertes competidores.

Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado
mayor importancia a las Tecnologías de Información
y su alineación con las estrategias del negocio para
mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el
incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de
software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource
Planning), con el cual los directivos de las
compañías esperan tener integradas todas las
áreas o departamentos de la compañía que
apoyan para la generación de sus productos y
servicios.

Hoy más que nunca las empresas
requieren de herramientas
que les proporcionen control y
centralización de su información,
esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y
estrategias de negocios. Los
ERP son una solución robusta para aquellas empresas que
buscan una solución universal a la centralización
de su información.

La implementación de un sistema de ERP
por lo general es largo y complejo, ya que implica
rediseñar los esquemas de trabajo. Su
implementación es de alto riesgo, ya que
envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo
considerable de desarrollo,
además de inversión de tiempo.

En la mayoría de las empresas, se requiere
remplazar la infraestructura existente, lo que implica
inversión de capital
adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar
el negocio temporalmente para la implementación: por otra
parte es importante señalar que el grado de experiencia de
los proveedores es
un factor importante para el buen funcionamiento del
sistema.

Metodología

Para el desarrollo de este artículo, se tomaron
en cuenta varias fuentes
bibliográficas como son: biblioteca
digital del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores
de Monterrey (ITESM), biblioteca de ITESM Campus Monterrey,
revistas electrónicas y diversas consultas de la Web. Se
analizaron los diversos puntos de vista de cada uno de los
autores consultados y se tomó lo más importante de
sus puntos de vista.

¿Qué es
un ERP?

El ERP es un sistema integral de gestión
empresarial que está diseñado para modelar y
automatizar la mayoría de procesos en la empresa
(área de finanzas,
comercial, logística, producción, etc.). Su misión es
facilitar la planificación de todos los recursos de la
empresa
(www.adpime.com).

Por otro lado, Kumar y Hillengersberg (2000) definen al
Enterprise Resource Planning (ERP) como "paquetes de
sistemas
configurables de información dentro de los cuales se
integra la información a través de áreas
funcionales de la
organización". Los sistemas ERP son extremadamente
costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con
éxito
trae una serie de beneficios importantes para las
empresas.

Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de
planeación de recursos empresariales (ERP)
como un sistema que permite coleccionar y consolidar la
información a través de la Empresa.

Reuther,D. (2004) en su artículo "Critical
Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and
Implementation Projects within Small to Médium
Enterprise" menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000)
definen los sistemas de planeación de recursos
empresariales (ERP) como un sistema de administración de negocios que integra
todas las facetas del negocio, incluyendo planeación,
manufactura,
ventas y
finanzas (esto lo podemos representa en Fig. 1) El software ERP
planea y automatiza muchos procesos con la meta de
integrar información a lo largo de la empresa y elimina
los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes
áreas del negocio.

Lo más destacable de un ERP es que unifica y
ordena toda la información de la empresa en un solo lugar,
de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma
inmediata, posibilitando la toma de
decisiones de forma más rápida y segura,
acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa
bajo control e incrementaremos la calidad de
nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP
conlleva la eliminación de barreras ínter
departamentales, la información fluye por toda la empresa
eliminando la improvisación por falta de
información (www.adpime.com).

Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una
evolución de los sistemas MRP, los
cuales estaban enfocados únicamente a la
planificación de materiales y
capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para
efectuar la planificación de los trabajos en
planta.

Esta planificación se efectúa enfrentando
los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a
fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los
ERP más completos ofrecen módulos para planificar a
capacidad finita. Los ERP son el núcleo de otras
aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestión
de las relaciones con los clientes),
Data Mining (Conversión de datos en
información útil), etc. (www.adpime.com)

Ramiro Rodríguez (2003) en su tesis "ERP en
la administración
de proyectos de construcción" menciona la importancia de
que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con
las personas de mayor experiencia en sus áreas,
generalmente se menciona que "sí las
compañías pueden operar el negocio como siempre sin
la gente que ellos han puesto en los equipos de
implantación, entonces se ha seleccionado al personal
equivocado para el proyecto
ERP".

El equipo debe incluir gente técnica (que sabe
como trabajar con el sistema ERP) y gente de negocios que
entiende como opera la compañía, como se representa
en la Fig. 2, aunque se debe reconocer que de ambos es mas
importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada
para administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas
áreas.

En resumen, los sistemas ERP unifican información
de las diferentes áreas (finanzas, recursos
humanos, ventas, manufacturación, etc,) de la empresa
en un solo lugar, haciendo más fácil la toma de
decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y
automatiza muchos procesos con la meta de integrar
información a lo largo de la empresa y elimina los
complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes
áreas del negocio

La implementación de los ERPs no son
fáciles, se requiere de un largo período de
implementación, además de integrar varios factores
que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las
áreas de la empresa juegan un papel importante, desde la
alta dirección hasta el departamento de
Tecnologías de Información. Es importante que los
usuarios estén convencidos de los beneficios que se
obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la
implementación en la empresa.

Anteriormente sólo las grandes empresas
podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los
altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y
medianas empresas están incursionando en la
implementación de dichos sistemas.

Beneficios e
impactos

Varios son los puntos de vista en cuanto a los
diferentes beneficios que se esperan en una implementación
de un ERP, así como los impactos que este tendrá en
la organización.

Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras
de software ERP (SAP, Oracle, etc.)
tiene sus beneficios característicos. Sin embargo la
mayoría de los ERP tienen en común varios
beneficios: Aquí algunos de los beneficios que
podrían adquirirse al implementar cualquiera de
ellos:

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos
comerciales
Integración entre las funciones de
las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversión
Fuente de Infraestructura abierta

Éstos son simplemente varios beneficios que usted
puede lograr al implementar un software ERP para su negocio. Como
se menciono anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras de
ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece
cada unos de ellos, para esto es importante poner una
versión de prueba antes de que usted decida casarse con
uno de ellos. (www.chozamsoftware.com)

La página www.cio.com en su
articulo "The ABCs of ERP" mencionan que hay cinco razones
por las cuales las empresas desean emprender un ERP:

Integración de la información
financiera. – El CEO (Chief Executive Officer)
siempre busca tener información financiera verás,
en su búsqueda financiera se puede encontrarse con muchas
versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo
regular sus propios números financieros, finanzas tiene su
propio juego de
números, el área de ventas tiene otra
versión y las diferentes unidades comerciales de la
empresa pueden tener sus números propios referente a
cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la
implementación de los ERP todos tendrán solo una
versión de los números, con esto no habrá
vuelta de hojas, todo estará unificado.

Integración de la información de los
pedidos de los clientes – Con los sistemas ERP es posible
centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes,
desde que se recibe el pedido hasta que se surte la
mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los
cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo
regular se originan problemas de
comunicación entre los sistemas. Con los
ERPs esto será más fácil.

Estandarizar y agilizar los procesos de
manufacturación – Compañías
manufactureras – los sistemas de ERP vienen con los
métodos
estándares para automatizar algunos de los pasos de un
proceso de
fabricación. Estandardizar esos procesos y usar un solo
sistema informático, integrado pueden ahorrar tiempo,
aumentar productividad y
reducir la cuenta principal.

Minimiza el inventario
– Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial
más fácilmente, y mejora la visibilidad del proceso
de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede
origina que los inventarios sean
reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores
planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes.
Claro esta que para mejorar realmente el flujo de la cadena de
suministro, sería necesario implementar un sistema que
administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran
parte.

Estandarización de la información de
RH (Recursos Humanos) – Especialmente en
compañías con múltiples unidades de
negocios, RH puede no tener un simple método
unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse
con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de
eso.

Para arreglar estos problemas, las
compañías a menudo pierden de vista el hecho de que
los sistemas o paquetes ERP no son más que unas
representaciones genéricas de las formas típicas de
hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayoría de
los paquetes son exhaustivamente integrales,
cada industria
tiene sus características que lo hacen
único.

La mayoría de los sistemas de ERP fueron
diseñados para ser usados para las compañías
industriales discretas. Sin embargo hay industrias que se
han relacionado fuertemente con los vendedores de ERP para que
estos desarrollen su centro de negocios en base a las necesidades
de la empresa.

Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es
bueno, también tienen sus desventajas
(www.infojobs.net):

Son muy caros.
Requiere cambios en la compañía y
procesos para su instalación.
Son complejos y muchas compañías no
pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.

En todo el mundo hay casos exitosos de la
implementación de un ERP, aunque no todos son igual de
sorprendentes, solo por mencionar algunos, tenemos a los
siguientes:

Cinsa que utilizó un ERP de ORACLE, GAN AHMSA que
utilizó el ERP de SAP, KODAK que utilizo el FOUTH SHIFT,
MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES que utilizo el ERP de iBaan,
SOFT CHOICE que utilizo el ERP de ORACLE y por último CASA
MARZAM que utilizó el CARDINAL.
(www.infojobs.net)

Como podemos ver todas las empresas anteriores son
exitosas y aunque no se deba precisamente a la
implementación del sistema en ellas, sí tiene mucho
que ver en sus logros. De nada les serviría su crecimiento
si no supieran manejarlo y adaptarse a la nueva situación
del mundo donde el manejo de la información es
vital.

En resumen, los beneficios que ofrece un ERP son
bastantes, hay que tomar en cuenta que cada marca
desarrolladora de ERPs ofrece diversas ventajas, aquí lo
recomendable antes de adquirir o implementar un ERP es hacer un
estudio de los beneficios que se requieren para la empresa,
así como hacer una prueba piloto del ERP que se desea
poner en marcha.

En ocasiones las empresas recurren a consultores
expertos en el área, con el fin de apoyarse en sus
conocimientos. A menudo está práctica es saludable
para las empresas, sin embargo es importante mencionar que son
muy caras.

Conclusión

En la actualidad las tecnologías de
información juegan un papel importante en las estrategias
de negocios, ya que están cambiando la forma en que las
empresas realizan sus procesos. Los sistemas de
información permiten a las compañías
lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando
actividades de valor en
localidades que se encuentran en una amplia geografía, o
también mediante la creación de nuevas
interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las
industrias.

Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus
estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de la
competencia o
reducir las ventajas que la misma pueda presentar.

El ERP es un sistema integral de gestión
empresarial que está diseñado para modelar y
automatizar la mayoría de procesos en la empresa
(área de finanzas, comercial, logística,
producción, etc.). Su misión es facilitar la
planificación de todos los recursos de la
empresa.

Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas,
de los beneficios más comunes e importantes podemos
mencionar:

Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos
comerciales
Integración entre las funciones de las
aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversión
Fuente de Infraestructura abierta

De las desventajas podemos mencionar:

Son muy caros.
Requiere cambios en la compañía y
procesos para su instalación.
Son complejos y muchas compañías no
pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.

Antes de implementar un ERP, es importante que la
empresa considere los beneficios que desea para su
organización y en base a ello buscar la mejor
solución en el mercado.

Referencias

El impacto de un ERP en la Empresa

http://www.infojobs.net/noticias_frame.cfm?id=187450103

(Consultad en Noviembre 7, 2005)

ERP Sistema de Gestión

http://www.adpime.com/ERP/Es_ERP_intro.htm

(Consultado en Noviembre 07, 2005)

ERP Software Benefits

http://www.chozamsoftware.com/software/business/businessproc/erp/erp_software.html
(Consultada en Octubre 19, 2005)

ERP Solutions

www.daugherty.com/
services_erpsolutions.asp

(Consultada en Noviembre 7, 2005)