- Qué es el
liderazgo - El liderazgo
moderno - Características que
definen a los líderes efectivos - Que es trabajo en
equipo - Diferencias entre trabajar en
equipo y en grupo - Importancia del trabajo en
equipo en la empresa moderna - La asistente ejecutiva como
articuladora de equipos de trabajo - Bibliografía
El liderazgo se
define como una forma de ejercer influencia sobre un grupo
determinado en busca del logro de ciertos objetivos.
- EL LIDER NACE O SE HACE?
Según el autor Jorge Yarce, el líder
se hace a través de un proceso
continuo de aprendizaje para
alcanzar un objetivo
definido, haciendo hincapié en la necesidad que tienen las
personas de un líder para poder expresar
sus necesidades a través de éste.
Para el autor Homans George, el líder se hace, ya que
plantea que la persona no
necesita disponer de un conjunto de actitudes y
reglas que definan su perfil, sino de un buen método
para analizar la situación, en la cual, se va a
desenvolver.
De acuerdo a la autora Raquel Buznego, el líder nace, pero
para ejercer ese liderazgo, debe desarrollar ciertas herramientas
que se obtienen con el aprendizaje, siendo el carisma con la que
nace el líder.
Independientemente de si el líder nace o se hace,
hay que destacar que se suele confundir el concepto de
liderazgo con autoridad y
poder. Por tanto, definiremos estos últimos a
continuación:
- AUTORIDAD, facultad de lograr obediencia. Es
otorgada.
En un grupo cualquiera, puede haber una persona
contando chistes, sus
anécdotas, hablando de sus viajes, en
fin, transformarse en el centro de atracción de todos;
entonces, ésto lo transformará en un líder
al que no tendrán que obedecer, pero si producto de
su carisma, tendrá influencia entre sus semejantes y lo
escucharán e incluso lo pueden tomar como un ejemplo a
seguir.
Cuando hablamos de autoridad, en cambio, se
requiere tener un cargo importante dentro de una empresa, un
alto grado jerárquico dentro de la Iglesia, en
general, un título formal que le permita a una persona
ejercer influencia entre los demás y que éstos
deban obedecerle.
- PODER, facultad de imponerse ante el resto sin que
necesariamente se tenga un título o cargo formal y por
otra parte, a quien no se tiene la obligación de
obedecerle. Sin embargo, la persona que posee poder ejerce
influencia, logrando con ello sus objetivos personales o del
organismo, al cual, represente. Por ejemplo, si hoy cuento con
un trabajo de administrativo en una empresa "X",
tengo un nivel socio-económico medio, poseo un carácter más bien introvertido, en
definitiva, si soy una persona promedio, no tengo poder, pero
si mañana me ganase un gran premio en algún
sorteo y ello me significara cambiar de nivel de vida, invertir
en negocios,
viajar, tener contactos, o sea, sobresalir del resto por tener
más dinero,
implicará tener de alguna u otra forma, mayores
beneficios y preferencias de distinta índole, es decir,
poder.
De lo anterior, cabe destacar que una persona puede ser
líder y tener autoridad a la vez o ser líder y
tener poder, en definitiva, se puede dar una mezcla entre dos o
tres de éstos.
Por otra parte, teniendo claro los conceptos ya
definidos, consideraremos ahora al jefe de una institución
como su líder, tomando en cuenta, que de igual forma
existe una diferencia entre un jefe (administrador,
supervisor o director) y un líder en sí. En
consecuencia, veremos los tipos de
liderazgo en una jefatura, denominado también, estilos
de dirección.
- TIPOS DE LIDERAZGO:
- AUTORITARIO, donde el jefe es sólo informador,
es decir, decide y demanda. - PERSUASIVO, donde el jefe es vendedor, o sea, vende,
convence respecto de sus decisiones. - CONSULTIVO, donde el jefe presenta su decisión
o sus ideas y las sujeta a modificación para que el
grupo pueda hacer preguntas. - PARTICIPATIVO, donde el jefe da a conocer ciertos
problemas,
solicita sugerencias y deja que el grupo decida, desde luego,
enmarcándose en algunos parámetros.
Ahora bien, si analizamos el tema del liderazgo en un
jefe desde un punto de vista más global, debemos entender
que todo administrador o supervisor para que exista, debe haber
antes que todo una empresa donde desempeñarse como tal.
Por cuya razón definiremos tal concepto.
- EMPRESA
Es un conjunto de recursos
(humanos, financieros, tecnológicos y materiales)
que van en busca del logro de objetivos comunes.
Sin duda, la empresa
implica un ciclo de vida
que requiere ser bien manejado para su continuidad. Nunca debe
olvidarse la existencia del feed-back o retroalimentación positiva en dicho
proceso.
ESQUEMA N°1
En todo ésto, lo necesario es contar con una
adecuada administración, no sólo por parte
del jefe sino asumirlo como un trabajo de equipo.
La
administración engloba cuatro funciones
básicas:
- Planificación
- Organización
- Dirección
- Control
ESQUEMA N°2
- PLANIFICACION:
Para que una empresa logre sus objetivos finales, lo
primero es orientarse hacia ellos. En otras palabras, el jefe
debe delimitar cuáles serán las vías de
acción:
qué recursos se utilizarán, en qué cantidad,
en qué tiempo se
irán cumpliendo las actividades, es decir, todo lo que
implica qué hacer.
Existen diversas herramientas útiles al momento
de planificar y ésto va a depender del tipo de liderazgo
que haya asumido el jefe, o sea, si él ha optado por un
estilo participativo, algunas de estas técnicas
son:
- DIAGRAMAS DE AFINIDAD: Persiguen la generación
de muchas ideas que resulten afines y las que deberán
desarrollarse a través del consenso. La metodología empleada es el Brainstorming,
que significa lluvia, torbellino o promoción de ideas, método que
puede aplicarse tanto a las causas como a las soluciones. - DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO: También
denominado "diagrama de
pescado", dado que su estructura
es similar a la de un esqueleto de pescado y fue
diseñado por el Dr. Kaduru Ishikawa. Para hacerlo se
identifican o sugieren las causas probables mediante la
aplicación del Brainstorming, detallando desde las
aparentemente principales o más relevantes a las menos
principales. - BENCHMARKING: Esta palabra proviene del inglés bench mark que significa marca o punto
de referencia, o sea, se toma un punto de comparación
para medir lo hecho por nosotros y por los
demás.
Conforme a los estilos de liderazgo, ya pudimos ver que
no sólo existe un tipo participativo y por ello existen
otras herramientas basadas principalmente en las estadísticas. Algunas de ellas
son:
- GRAFICOS DE CONTROL: Se
los utiliza para conocer el nivel de variaciones en un corto
plazo y luego, a partir de ello, evaluar las producidas en un
lapso más extenso. Se utilizan expresiones
estadísticas como los límites
de control superior e inferior. - HISTOGRAMAS: Su objetivo es poder determinar los
distintos desvíos a partir, de los cuales, se considere
el mejoramiento del proceso. Se representa mediante un
gráfico conformado por rectángulos verticales de
igual base y con una altura proporcional a la frecuencia
implicada. - DIAGRAMAS DE DISPERSION: Es un instrumento que
permite analizar las posibles correlaciones entre variables,
lo que no significa que determine cuál es la variable
causante de otra, pero sí facilita precisar si en verdad
existe una relación y cuán fuerte o débil
es. El mencionado diagrama, parte de la concepción de
que todo proceso complejo y extenso tiene mayor posibilidad de
errores.
También se da el caso de métodos
financieros, pues con ellos es posible proyectarse hacia lo que
nos espera y así planificar:
- FLUJO DE CAJA: Nos permite registrar todos aquellos
ingresos y
egresos, reflejándolos en los diferentes períodos
de operación luego de realizar una inversión inicial, para finalmente
visualizar si hemos tenido pérdidas o
ganancias. - ANALISIS DE RAZONES
FINANCIERAS: Dentro de los cuales, tenemos a los
índices de: liquidez, apalancamiento o endeudamiento,
rentabilidad
y cobertura, que nos indican cualitativa y cuantitativamente la
situación positiva o negativa en términos
financieros en que se encuentra nuestra empresa.
Además, existen herramientas empleadas bajo
cualquier tipo de liderazgo, como son:
- CARTA GANTT: Técnica que permite a
través de un esquema, señalar cuáles
serán las actividades a realizar e indicar cuándo
se darán a inicio y término. - DIAGRAMA DE FLUJO O FLUJOGRAMA:
Permite señalar los caminos a seguir en los distintos
procesos de
una empresa. - ORGANIZACIÓN:
Cada grupo humano para lograr sus objetivos, debe
estructurarse, debe definir qué tareas le corresponden a
cada uno, eso es organizarse, es ver cómo
hacerlo.
En la vida diaria siempre nos encontraremos con
algún tipo de organización tanto formal como informal.
Una informal es desde luego, aquella en donde se unen personas
por simple afinidad, por una situación casual y que no
incluye jefes y subordinados, puede haber quizás
líderes innatos, pero que no necesariamente deben mandar y
hacerse obedecer. Por ejemplo, está el caso de un grupo de
amigos que se reúne cada semana para realizar obras
benéficas, sin tener personalidad
jurídica y no existe un presidente.
Una organización formal se puede representar en
el denominado organigrama, con
sus superiores y subalternos, personas que asesoran a los jefes
en una línea de staff, asistencias y colegas.
ESQUEMA N°3
Actualmente, tales diagramas de
organización, se reflejan de muchas otras formas y no
solamente como se ve ilustrado en el esquema anterior,
ésto producto de los cambios en los estilos de jefatura o
liderazgo. En otras palabras, la reciente ilustración señala un tipo
más bien centralizado.
Al referirnos a la centralización, apuntamos a la falta de
delegar funciones, o sea, es el caso de una empresa en donde
todas las decisiones son tomadas por parte de un gerente
general y aún cuando hayan gerencias o administraciones
zonales, estos últimos, no podrán tener
autonomía absoluta, pues el manejo de recursos financieros
sólo será aprobado por la cabeza de la
organización, si se requiere nuevo personal,
también se debe consultar a la autoridad máxima. En
síntesis, si hablamos de descentralización, hablamos de
autonomía y por el contrario la centralización, tal
como su nombre lo indica, centraliza todo tipo de decisiones. De
hecho en la simbología de un organigrama, cuyo servicio
incluye la enunciada descentralización, ésta se
señala así:
ORGANIGRAMA
MINISTERIO DE AGRICULTURA
ESQUEMA N° 4
Cabe destacar que para organizar de mejor forma a una
empresa, no basta con diseñar un organigrama, sino que
también existen herramientas para llevar a cabo las
funciones y cargos allí indicados, como son los manuales
de:
- Procedimientos, que establece a cada funcionario
cómo es la manera de ejercer sus tareas y
responsabilidades conforme al cargo que le
corresponde.
Ejemplo:
UNIDAD : Remuneraciones
DEPARTAMENTO :
AREA O SECCION :
NOMBRE : Juan Pérez González
CARGO : Asistente
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
Cálculo
horas extras.
PROCEDENCIA : Libro de
asistencia del personal.
RESPONSABLE PROCEDENCIA : Luis Paredes
Muñoz
Auxiliar
ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO :
- Se toma el libro de asistencia del personal y se
contabilizan aquellas horas que estén fuera de la
jornada ordinaria laboral. - Se devuelve libro de asistencia al
auxiliar.
DESTINO DEL PROCEDIMIENTO : Detalle con el
número de horas extras al Encargado de
Unidad.
A parte de este manual, existe el
ya visto Diagrama de Flujo o Flujograma, que da la opción
de visualizar a través de un esquema, los pasos a seguir
en un procedimiento determinado.
- Descripción de cargos, cuya labor es
especificar claramente cuáles son las funciones
incluidas para cada cargo.
Ejemplo:
CARGO : Jefe de Recursos Humanos
PERSONAL A CARGO : 4 administrativos
TAREAS : Liquidaciones, reclutamiento de
personal, despidos, seguridad
social, beneficios extras, capacitación.
- DIRECCION:
Hoy en día, las entidades modernas son
extremadamente complejas. Una multinacional como la General
Motors, por ejemplo, tiene que coordinar las funciones de miles
de empleados en todo el mundo. No debe sorprender entonces, que
todos los administradores de los diferentes niveles desarrollen
estrategias para
guiar a sus sub-unidades hacia metas que contribuirán a
las metas generales de la empresa. Por lo tanto, es importante
una buena dirección, pues estamos frente a trabajos que ya
se están ejecutando y es preciso velar por que
estén bien orientados hacia un mejor resultado
final.
Las metas sin lugar a dudas, representan una gran
importancia para la subsistencia de cualquier empresa, por lo
menos por cuatro razones:
- Las metas proporcionan un sentido de
dirección. Nos dan el punto de referencia hacia donde
llegar sin confundirse. - Permiten enfocar nuestros esfuerzos. Dado que los
recursos pueden ser escasos, la idea es alcanzar las metas de
manera no sólo eficaz sino eficientemente.
EFICACIA: Logro de objetivos.
EFICIENCIA: Logro de objetivos en menor tiempo y con
menos recursos.
- Guían nuestras decisiones. Le gustaría
que los productos de
su fábrica estén bien posicionados en el mercado? La
respuesta a ello, es por lógica que sí y por ende, al ser
dicha pregunta nuestra meta, ésta misma nos
orientará a elegir las mejores opciones para
alcanzarla. - Ayudan a evaluar nuestro progreso. En definitiva, a
medida que avanzamos en el proceso o ciclo de vida de una
empresa, puede que lo estemos haciendo bien o mal y es
ahí donde juega un papel fundamental el control, que
profundizaremos más adelante, permitiendo corregir lo
mal ejecutado en las metas específicas, para que al
final del camino se consiga de la forma más
óptima nuestra meta general.
Ya nos hemos podido dar cuenta que en el tema de las
metas y la toma de
decisiones son un factor sumamente relevante, dado que de una
buena o mala decisión, depende el éxito o
fracaso de un organismo. Es por ésto que se torna
necesario, incluir un ejemplo para su mayor
comprensión:
"Hay una historia sobre el abuelo de
Lana Turner, quien era dueño de la mitad de las acciones de
una pequeña empresa que fabricaba un refresco llamado
Coca-Cola.
Decepcionado ante un producto con un nombre de poco atractivo,
vendió su empresa, pero no había perdido la fe en
el negocio de los refrescos. Por tanto, invirtió el dinero
en una compañía que, a su juicio, tenía
mayores probabilidades de prosperar: la Raspberry Cola
Company.
Pocos años después, la Coca-Cola, que
mientras tanto había tenido más éxito del
previsto por su antiguo copropietario, recibió la oferta de
comprar la Pepsi-Cola Company que ya había tenido dos
bancarrotas. Su dueño, Charles Guth de Loft, Inc., estaba
dispuesto a permitir que vendieran su subsidiaria en apenas U$
1.000. No obstante, con una excesiva confianza debida a su
monopolio del
negocio de los refrescos, Coca-Cola rechazó la oferta,
perdiendo así la oportunidad de eliminar desde el
principio el negocio que más tarde se convertiría
en su gran rival."
- CONTROL:
Se puede asumir como un sinónimo de supervisión, o sea, saber cómo lo
estoy haciendo.
Son varias las formas de controlar, o sea, de
evaluar:
- Evaluación de desempeño a través de las hojas de
vida y calificaciones, para el sector
público, según el Estatuto
Administrativo. - Estados Financieros (Estados de Resultados, Balances,
Indices, etc.). - Informes de producción mensual.
- Estadísticas obtenidas mediante
aplicación de encuestas. - Controles de calidad.
- Etc.
Finalmente, si el resultado de evaluación
es el correcto, significa que los pasos anteriores de: planificación, organización y
dirección, también lo fueron. Por el contrario, si
el control arrojó resultados negativos, entonces
procederá efectuar cambios, lo que en algunos casos genera
problemas de diversa índole y cuya situación
profundizaremos más adelante.
UNIDAD
II: EL LIDERAZGO MODERNO
Los jefes modernos están prefiriendo liderar en
base a una mezcla entre el tipo consultivo y participativo. En
otras palabras, ellos deciden, pero involucrando en el proceso a
sus colaboradores haciendo uso de variadas técnicas como:
lluvia de ideas, benchmarking,
entre otras, que ya analizamos anteriormente.
Desde luego, el líder moderno toma en cuenta
distintos aspectos que es imposible dejar fuera a la hora de
querer el éxito en una empresa:
- La existencia de clientes
externos - La existencia de clientes internos
- La motivación para ambos tipos de
clientes - Las necesidades de ambos clientes
- Calidad total o reingeniería
- CLIENTES EXTERNOS:
Antiguamente, se hablaba de clientes en forma
genérica, sin embargo, en la actualidad es necesario hacer
una distinción entre los internos y externos. Los externos
por su parte, son aquellos que requieren de nosotros como empresa
o institución en cuanto a nuestros productos, sean
éstos tangibles o intangibles.
En muchos casos, juegan un rol preponderante las
técnicas de marketing,
pues se puede adquirir la atención de las personas con atractivas
promociones, buen nivel de posicionamiento
de las marcas en el
mercado, entre otros factores. Sin embargo, la misión de
la atención de público, en muchos casos es crucial.
Por ejemplo, cuántas veces hemos preferido adquirir un
producto o servicio a diferencia de otro, sólo porque en
"A" nos atendieron de mejor forma que en "B"?
De la satisfacción o insatisfacción de
nuestros clientes externos, va a depender que el proceso de
nuestra empresa culmine con un Feed-Back positivo y de dicha
manera, prosperar.
- CLIENTES INTERNOS:
A diferencia de los clientes anteriores que eran
nuestros compradores, consumidores o usuarios. Los clientes
internos, son los propios trabajadores de nuestro
organismo.
Entendidos ambos conceptos por el líder de una
entidad, éste debe asumir la existencia de una especie de
cadena entre ambos. En otras palabras, si el cliente interno
se siente complacido en su ambiente
laboral, influirá en gran medida porque el cliente
externo, se sienta igual.
- LA MOTIVACION:
El ofrecer productos y servicios a
bajo precio, con
excelente calidad, de buena marca, con la posibilidad de ganar
algún premio, etc. hacen posible lograr la preferencia por
parte de nuestros clientes externos y en el caso de los clientes
internos, tenemos: buenos sueldos, considerables beneficios,
oportunidades de ascensos, por nombrar algunos. En general, todos
los ejemplos dados, son medios para
conseguir el motivar a ambos clientes y se denominan
específicamente motivadores.
La motivación se vincula con el comportamiento
de las personas que buscan satisfacer una necesidad.
Motivar es sinónimo de incentivar.
Nuestro tema fundamental es el liderazgo en los jefes,
por lo mismo, apuntaremos más que todo a algunos aspectos
que son de gran ayuda para motivar a los trabajadores:
- Toda la gente trata de satisfacer sus necesidades y
hacer efectivos sus fines particulares. - La gente suele ser contradictoria, es decir, puede
perfectamente saber cómo realizar su trabajo, pero no lo
hace. Esto puede deberse a factores tales como: ahorrar
esfuerzos, llamar la atención, tener problemas
personales, en definitiva, conflictos
psicológicos. - Todas las personas son iguales desde el punto de
vista anatómico por su constitución y que no permite confundirlo
con otro animal. Además, todo individuo
normal posee capacidad de razocinio, actitudes, sentimientos y
emociones. - Cada ser es diferente de otro, pues cada uno de
nosotros es irrepetible tanto en lo físico como en lo
psíquico, es decir, todas nuestras ideas, experiencias,
caracteres, aptitudes, intereses, color de ojos,
altura y demás, nunca es fiel copia de otro
individuo. - NECESIDADES DE CLIENTES INTERNOS Y
EXTERNOS:
Reiterando lo antes expuesto: "La
motivación se vincula con el comportamiento de las
personas que buscan satisfacer una necesidad." Cabe añadir
entonces, que tanto clientes internos como externos aspiran a tal
satisfacción.
Todo individuo posee necesidades. El punto es que
existen de diferentes clases, de mayor o menor importancia, hay
algunas más o menos complejas, unas que dependen
sólo de nosotros mismos para saciarlas y otras de los
demás.
Dentro de las categorías básicas y
aceptadas de forma más general por los expertos,
están:
- Según Maslow,
existe una jerarquía de necesidades (de menor a mayor
relevancia):
- Fisiológicas
- De seguridad
- Amor (afecto)
- Estimación
- Autorrealización
Para Maslow, las más elementales son las
fisiológicas, que implican: comida, agua y
aire.
En tanto se satisfagan éstas de nivel inferior,
las superiores se convierten en fuente activa de la
motivación.
Las de seguridad
comprenden, la necesidad de protección contra la amenaza y
el peligro. Por dicha razón, en una empresa surge la
creación de sindicatos,
entre la comunidad la
aparición de seguros para
cubrir gastos
médicos, leyes que
protegen a las víctimas de toda índole, entre otros
ejemplos.
Le siguen las necesidades de amor (afecto),
en donde existe la tendencia a desarrollar relaciones con
nuestros semejantes. Tal situación conlleva a crear
organizaciones
informales.
A posteriori están las de estimación, que
toman en cuenta el deseo de ser respetado por el resto y lograrlo
hacia uno mismo.
Finalmente, la autorrealización consiste en el
total logro de las posibilidades de un ser humano (tener una
familia, una
profesión, un nivel socio-económico estable,
etc.).
- De acuerdo a otro experto, McClelland, las
necesidades son tres:
- De poder
- Afiliación
- Logro
Para McClelland, la necesidad de poder surge porque el
hombre busca
siempre influir en los demás.
Respecto a la afiliación, las personas requieren
llevarse bien con los demás y disfrutan de su
compañía.
Por último, hay conductas orientadas al logro,
donde si existen metas difíciles de conseguir para
sí mismo, se trata por todos los medios de alcanzarlas,
tomando en consideración la retroalimentación sobre
el desempeño.
- Motivadores (satisfactores)
- Factores de higiene (insatisfactores)
Los motivadores, son factores esenciales para realizar
de mejor forma el trabajo
(logro, reconocimiento, crecimiento, responsabilidad, el trabajo en sí,
progreso).
Los factores de higiene o también denominados de
mantenimiento,
son externos al ser humano en sí, pero como conforman su
ambiente laboral, inciden de una u otra manera en su
desempeño (condiciones de trabajo, seguridad, política y administración de la
compañía, supervisión, sueldo,
relación con los compañeros y jefes, status, vida
personal).
- Teoría de expectativas:
Esta teoría se basa en tres aspectos:
- Esfuerzo/desempeño
- Desempeño/premio
- Atractivo del premio
En primer término, tenemos que las expectativas
de nuestro esfuerzo, culminan en un determinado
desempeño.
La segunda expectativa, se refiere a que el
desempeño conforme al nivel logrado, ayuda a conseguir
premios.
Como última expectativa está el atractivo
del premio. En circunstancias de que mientras más nos
motive lograr cierto premio como un aumento salarial, más
nos esforzaremos por tener un mejor desempeño.
- Teoría de equidad:
Basada en el hecho de que las personas al sentir la
injusticia, el pensar que no obtienen recompensas justas o
equitativas para todos, tienden a sentirse insatisfechas y poco
motivadas para dar lo mejor de sí.
- CALIDAD TOTAL O REINGENIERIA:
CALIDAD TOTAL: Es una filosofía aplicable que
involucra lograr los "cero defectos". "Es un proceso con evolución continua y que por su naturaleza
misma no se puede detener, de lo contrario deja de ser un
proceso. Es un cambio cultural necesario y profundo, una
filosofía integral que abarca a toda la
organización y al cliente, que es a quien hay que
conquistar en un mercado altamente competitivo,
brindándole seguridad, rendimiento y servicio."
Los clientes, son el punto clave para la Calidad
Total.
"Para satisfacer a los clientes externos, es necesario
satisfacer los requerimientos de los clientes
internos."
La Calidad Total por su parte, promueve cambios
marginales pequeños en cambio la Reingeniería, sólo acepta cambios
radicales mayores a procesos enteros multifuncionales. El
objetivo de la Calidad Total es reformar lo existente, mientras
que la Reingeniería procura transformar, comenzando desde
cero.
Los hombres, por norma genera,l necesitan que alguien
los guíe y a partir del siglo XX, se comenzó a
emplear el término en inglés "leader" que significa
líder del verbo "to lead", o sea, guiar.
Son muchos los estudios que se han hecho en base a
descubrir cuál es la fórmula ideal para liderar,
por cuya razón han ido surgiendo diversas teorías
a lo largo del tiempo:
- Teoría de las
características - Teoría del comportamiento
- Teoría de las contingencias
TEORIA DE LAS CARACTERÍSTICAS: Denominada
también como Teoría de los Rasgos.
Mucha gente dadas sus características tanto
físicas como psicológicas, logra influir en el
resto de las personas, ya sea, porque son carismáticas,
atractivas, entre otras cualidades. De hecho, según
innumerables investigaciones
se han logrado identificar alrededor de 80 de tales
características, entre las cuales, se pueden agregar:
energía, deseo de dirigir, honestidad,
seguridad en sí mismos, inteligencia,
etc.
TEORIA DEL COMPORTAMIENTO: En oposición a lo
anterior, esta teoría indica que es la conducta, la
cual, hace posible al individuo guiar a un grupo y no su
apariencia.
De acuerdo a los estudios realizados por la Universidad de
Ohio, a fines de la década de los 40, los investigadores
en busca del comportamiento ideal del líder, se basaron en
dos categorías:
- LA ESTRUCTURA DE INICIO, en donde el líder
puede definir y estructurar su papel, mientras los subordinados
van en búsqueda del logro de las metas. - LA CONSIDERACION, basada en las relaciones de trabajo
surgidas a raíz de: respeto por
las ideas de los subordinados, confianza mutua e interés
por los sentimientos de éstos
últimos.
La Universidad de Michigan, en tanto, llegó a la
conclusión de que los líderes pueden tener dos
tipos de comportamiento:
- Orientados a los empleados
- Orientados a la producción
Los primeros (orientados a los empleados), enfatizan las
relaciones
interpersonales, se interesan por las necesidades de sus
subordinados y aceptan las diferencias entre ellos.
Aquellos líderes orientados en cambio a la
producción, enfatizan los aspectos técnicos del
trabajo, su principal preocupación es alcanzar las metas y
los empleados, son considerados tan sólo medios para tal
fin.
Dentro de la Teoría del Comportamiento, nos
encontramos también con la denominada: "Matriz
Gerencial" de Blake y Mouton, basándose en los estilos de
interés por la gente y la producción.
TEORIA DE LAS CONTINGENCIAS: Igualmente llamada
como Teoría Situacional.
Surgen distintas variables situacionales al referirse a
esta teoría:
- El modelo de
Fiedler, propone que es la situación en sí la que
le da control e influencia al líder. - Teoría de Hersey y Blanchard, la cual, indica
que el liderazgo es contingente de acuerdo a la disponibilidad
de los seguidores, es decir, depende de las personas si aceptan
o no a su líder. - Teoría del Intercambio de miembro a
líder, sostiene que éste último frente a
diversas situaciones, forma un grupo reducido de mayor
confianza, quienes obtienen más atención, mayores
beneficios. A diferencia de otro grupo, con los cuales, dedica
menos tiempo, otorga menos recompensas y mantiene netamente una
relación de superior-subordinado. - Modelo camino meta, sustenta su base en que los
líderes eficaces son aquellos que colaboran con sus
seguidores en pro de seguir adelante, desde el lugar en que se
encuentran hasta obtener el logro de sus metas. - Teoría de participación del
líder. Todas las tareas tienen variadas exigencias y por
ende, el comportamiento del líder debe adecuarse a cada
una de ellas. Su participación en la toma de decisiones
ha de respetar una serie de reglas.
UNIDAD IV: CARACTERISTICAS QUE DEFINEN A LOS
LIDERES EFECTIVOS
LIDER EFECTIVO | LIDER INEFICIENTE |
Su lema es el trabajo en equipo | Su lema es ser la cabeza |
Guía a sus empleados | Los obliga a avanzar |
Consigue que se le obedezca en forma | Se le obedece obligatoriamente, tras haber |
Da el ejemplo | Exige que sus subordinados hagan lo que |
Sabe respetar | Exige respeto |
Es un buen educador | Demuestra lo que sabe hacer |
Crea un ambiente grato | Inspira temor |
Toda empresa tiene metas que cumplir, pero | Lo único importante en una empresa, es |
Se comunica | Exige |
Se adapta a los cambios | Es inflexible |
Un buen líder sabe entonces, que el resultado de
su trabajo va influir en sus subordinados y viceversa, el de
ellos influirá en él y de todos en su conjunto va a
depender el logro de los objetivos generales.
La
comunicación existente en una empresa es de suma
importancia, pues no sólo tiene implícito el saber
hablar sino también escuchar. En consecuencia, si el
líder escucha de alguna u otra forma lo que necesitan los
clientes externos sabrá exactamente cuáles son las
metas a alcanzar y en lo relativo a los clientes internos,
sabrá igual cómo satisfacer sus requerimientos. El
escuchar en definitiva conlleva al feedback antes estudiado,
aunque en este caso puntual, a una retroalimentación de
información.
El adaptarse a los cambios engloba no solamente
escuchar, sino además informarse y aprender, pues en un
mundo globalizado hoy en día todo avanza a gran velocidad y es
preciso ir a la par. Ha evolucionado la: ciencia,
tecnología, economía, cultura,
política, ecología, el hombre en
sí.
Llegamos a un punto en donde debemos hacer un diagnóstico de cómo nos encontramos
nosotros mismos y nuestra empresa, a modo de enfrentar un mundo
cada vez más competitivo, por cuya razón, es
indispensable hacer uso de técnicas y herramientas
más modernas como el denominado: "Análisis
FODA".
FODA, es una
sigla que significa:
- Fortalezas
- Oportunidades
- Debilidades
- Amenazas
Tal análisis consiste en encontrar cada uno de
dichos elementos en nosotros como miembros de una
organización, los demás recursos que la conforman y
el medio en que ésta se haya.
UNIDAD V: QUE ES TRABAJO EN EQUIPO
Básicamente, toda empresa está compuesta
por un grupo de personas, las cuales, deben trabajar en pro de un
objetivo final previamente planificado. Por tanto, surge
aquí la clave para que ésto se logre con
éxito y ello es sin duda, el trabajo en
equipo.
Existen diversas definiciones respecto al significado
del mencionado "trabajo en equipo". Incluiremos
algunas:
- "Número reducido de personas con capacidades
complementarias, comprometidas con un propósito, un
objetivo de trabajo y un planeamiento
comunes y con responsabilidad mutua compartida", según
Katzenbach y K. Smith.
- "El trabajo en equipo es un conjunto de personas que
cooperan para lograr un solo resultado general", según
Luis Riquelme Fritz. - "Toda organización es un sólo equipo,
donde no existen barreras, divisionismos u objetivos
divergentes entre las diferentes áreas, departamentos,
secciones o turnos. Por el contrario, la visión de la
empresa, su misión y objetivos es el norte de todas las
personas, es el elemento aglutinador de esfuerzos para el logro
de resultados comunes", según Alfonso Cruz Novoa
(Universidad Católica de Chile). - "Trabajo en Equipo no significa solamente "trabajar
juntos". Trabajo en equipo es toda una filosofía
organizacional, es una forma de pensar diferente, es un camino
ganador que las empresas han
descubierto en los últimos años para hacer
realmente que el trabajador SE COMPROMETA de veras con los
objetivos de la empresa", según Olman Martínez,
Presidente, Universidad de las Ventas.
Ahora bien, cabe señalar que independiente de
cuál sea la definición correcta, hay claras
diferencias entre lo que es el trabajo en equipo y el equipo de
trabajo.
Por su parte, el trabajo en equipo está
más relacionado con los procedimientos,
técnicas y estrategias que utiliza un grupo determinado de
personas para conseguir sus objetivos propuestos.
Mientras el equipo de trabajo, involucra a un grupo
humano con habilidades y funciones a desarrollar para el
cumplimiento de metas finales.
Cuando hablamos de trabajo en equipo, nos referimos a un
grupo de gente bien organizado, cada uno con sus correspondientes
responsabilidades y tareas perfectamente definidas, teniendo a la
cabeza un líder, idealmente aceptado por todos y quien
será el guía para que el equipo a través de
ciertas reglas, oriente sus esfuerzos en forma comprometida en un
mismo sentido.
Un equipo de trabajo, por su parte, puede centrar su
atención exclusivamente en:
- Las personas, lo que resulta una desventaja al
momento de requerir una mayor productividad
y mejora en los resultados. - Las tareas, olvidando los resultados y sólo
centrándose en los procesos. - Los resultados, privilegiando una mayor
rentabilidad y productividad, que dejaría de lado la
calidad por cantidad.
VENTAJAS DEL TRABAJO EN EQUIPO:
- Al tratarse de personas diferentes, cada uno entrega
un aporte en particular al equipo. Habrá quienes tengan
más habilidades manuales, mientras otros le darán
un mayor uso a su intelecto. Habrá líderes y
otros seguidores. En definitiva, la diversidad hará el
enriquecimiento mutuo. - Tratándose de seres con capacidad de
razocinio, es lógico encontrar a individuos que
discrepen por las diferencias de sus ideas, pero que resulta
beneficioso considerando obtener mayor creatividad
en la solución de problemas. - Se logra la integración de metas específicas
en una meta común. - Prevalece la tolerancia y el
respeto por los demás. - Al sentirse parte real de un equipo, donde son
tomados en cuenta, las personas se motivan a trabajar con un
mayor rendimiento. - Promueve la disminución de la rotación
de personal al desempeñarse en un lugar que les resulta
grato.
DESVENTAJAS:
- Es difícil coordinar las labores de un grupo
humano, por la diversidad en las formas de pensar, capacidades,
disposición para trabajar, responsabilidad, entre otros
factores y luego orientarlos hacia un mismo
objetivo. - Muchas diferencias en las formas de pensar, puede
llevar a discusiones que dividan al grupo. - Entendiéndose que el trabajar en equipo
implica asumir responsabilidades como tal, es posible que al
cometer errores nadie quiera asumirlos en forma
particular.
CARACTERISTICAS:
- Trabajar en equipo implica integrar a personas con
sus diferencias. - La influencia de un líder debe provocar
resultados positivos. - El objetivo central de la empresa debe representar lo
que cada uno de sus integrantes debe y desea
alcanzar. - Sinergia (1+1=3, el todo es más que la suma de
sus partes) - Se enfatiza el conocido lema: "todos para uno y uno
para todos."
REQUISITOS:
- PLANIFICACION: Si el liderazgo es de tipo
participativo, entonces en conjunto delimitarán
cuál será el plan de
acción para la empresa. - ORGANIZACIÓN: La entidad requiere delimitar
qué tareas le corresponden según habilidades a
cada cual, los cargos y responsabilidades, es decir,
cómo lo van a hacer para lograr los
objetivos. - DIRECCION: Es necesario orientar a los recursos del
organismo: humanos, financieros, materiales y
tecnológicos. Darle un mismo sentido a las metas
específicas para alcanzar el objetivo
central. - CONTROL: Hay que evaluar el rendimiento tanto parcial
como global, definiendo de ante mano reglas claras, por lo que
el liderazgo juega aquí un papel
fundamental. - OBJETIVOS CLAROS: Para llevar a cabo de mejor forma
los cuatro requisitos anteriores, es preciso poner bien en
claro los objetivos a seguir. - INTERCAMBIAR CONOCIMIENTOS Y DESTREZAS: Al trabajar
con recursos
humanos, tal como se planteó antes, resulta obvio
encontrar diferencias entre ellos y desde luego, cada uno debe
dar a conocer sus habilidades, entregar un aporte para que el
trabajo en equipo prospere. En síntesis, se torna
pertinente destacar la colaboración entre
todos. - COMUNICACIÓN: El poder tener una buena
comunicación es la clave del
entendimiento, pues por ejemplo, si tenemos algún
problema con un colega lo conversamos a fin de resolver la
disputa; si nos surge una duda en cuanto al desempeño de
cierta función,
entonces lo consultamos a quien es debido, en definitiva, es
importante que fluya una información fidedigna y
útil. - CONFIANZA RECIPROCA: Si de trabajar en equipo se
trata, la confianza mutua es sumamente relevante en el sentido
de tener que compartir en muchas ocasiones: información
confidencial, dinero o delegar en otro alguna tarea que
requiere de un alto grado de responsabilidad. - COMPRENSION: Siempre surgirán diferencias en
las maneras de pensar y actuar, por ende, la tolerancia, el
comprender que todos somos distintos, hará que el equipo
perdure por más tiempo. - COMPLEMENTACION: Al trabajar en equipo dentro de una
determinada empresa, nos estamos refiriendo a un macro equipo
(por llamarlo de alguna forma), es lógico que surjan
equipos pequeños con el propósito de
complementarse. Por ejemplo. habrá un departamento de
sistemas en
donde todos manejarán de forma más erudita todo
lo relativo a la computación. Ahora bien, si el rubro de
la organización es de fabricación y distribución de softwares, dicho
departamento tendrá que complementar sus operaciones con
el departamento de despachos. - COMPROMISO: Es común hablar de "ponerse la
camiseta", dicho muy apropiado cuando hablamos de trabajo en
equipo, pues la idea es que el conjunto de personas que
trabajan por un fin, se sienta parte de él, como si
fuera algo propio. - CREATIVIDAD: Sobre todo cuando existe
limitación en los recursos, se requiere bastante
creatividad. Por ejemplo, vamos a considerar que tenemos una
pequeña empresa, estamos recién comenzando y hay
muchos papeles que ordenar, pero por lo pronto pocos
archivadores, la idea es perforarlos y acudir a las antiguas
técnicas de amarrar la documentación aprovechando los orificios
del papeleo. - OPTIMISMO: Muchos quizás con la
situación presentada a priori (falta de archivadores),
sientan que la empresa no va a prosperar, pues los recursos son
demasiados limitados. El punto es apoyarse mutuamente, no
desmotivarse, seguir adelante, ser perseverante ante
todo. - VOLUNTAD: El ser humano por su esencia hay ocasiones
en que no desea hacer nada, ya sea, por holgazanería,
problemas emocionales, no siente motivación por parte de
sus superiores, entre otros factores. Sin embargo, de alguna
manera debemos conseguir la fuerza para
cumplir con nuestro trabajo, se trata simplemente de tener
voluntad para hacerlo. - EFICIENCIA MAS QUE EFICACIA: Tal
como se mencionó en alguna de las unidades de Liderazgo,
eficacia sólo contempla lograr los objetivos, mientras
que eficiencia,
conlleva a alcanzarlos de igual forma, pero en menos tiempo y
con menos recursos. - CREAR UN CLIMA
AGRADABLE: El clima involucra tanto aspectos físicos
como psicológicos, es decir, en lo físico importa
el entorno en donde se labora, que sea confortable, con buena
iluminación, calefacción y/o
ventilación según corresponda, que se cuente con
los utensilios necesarios, ya sea, de oficina o
herramientas y maquinarias, dependiendo de la función a
desempeñar. En definitiva, no se trata de exigir lujos
ni elementos suntuarios, pero si contar con lo básico
para hacer del ambiente de trabajo, un lugar grato y propicio
para laborar.
En lo psicológico, se retoman aspectos
analizados como son: la colaboración, tolerancia,
comunicación, confianza, comprensión, voluntad,
optimismo, complementación y compromiso, ya que, si todo
se da de la manera correcta, las buenas relaciones
interpersonales harán de nuestro bienestar mental,
resultados positivos para la empresa.
POR QUE FRACASAN LOS EQUIPOS?
Básicamente, el error recae en no cumplir con los
requisitos recién analizados, o sea, existen herramientas
para hacer partícipe a todo el equipo de trabajo en la
toma de decisiones, solución de problemas, en general, la
PLANIFICACION de la empresa con: diagramas de afinidad, causa
– efecto, benchmarking, etc. Sin embargo, nada funciona
correctamente si a parte de no saber qué hacer, no sabemos
cómo hacerlo, qué caminos seguir y cómo lo
estamos haciendo (ORGANIZACIÓN, DIRECCION Y
CONTROL).
Al planificar incorrectamente, los OBJETIVOS NO SERAN
CLAROS y eso confundirá al equipo.
Si surgen líderes negativos o compañeros
egoístas, que demuestran sus conocimientos y habilidades,
sin enseñarle al resto, sólo alardeando de lo que
saben, exigiendo nada más, NO INTERCAMBIANDO SUS
EXPERIENCIAS, la desunión del equipo será
inevitable, de igual forma, si no existe entre ellos una buena
COMUNICACIÓN, CONFIANZA, COMPRENSION, COMPLEMENTACION,
COMPROMISO frente a los objetivos a alcanzar y demás
requisitos que hacen del trabajo algo agradable al hacerlo en
equipo.
Es un hecho que para trabajar en equipo existen
requisitos, respecto a los cuales, se necesita contar con ciertas
habilidades que pueden tener las personas en forma innata o
adquirirlas con el tiempo. La clave está en saber manejar
dichas habilidades. En otras palabras, para conseguir
éxito trabajando en equipo, podemos necesitar por ejemplo
tener una buena comunicación con nuestros pares y
superiores, pero previo a ello no debemos dejar de lado que no
sólo hay que saber hablar sino también saber
escuchar.
HABILIDADES PARA ESTABLECER RELACIONES
INTERPERSONALES EFECTIVAS:
- HABILIDAD DE ATENCION Y ESCUCHA: No basta con
escuchar a los demás, también hay que demostrar
atención, es decir, manifestar interés en lo que
nos plantean. La conexión debe darse con oídos y
vista. Estar con la completa intensión de comprender lo
que nos comunican. - HABILIDAD DEL RESPETO: Se tiende a confundir el
respeto con la obediencia ante una autoridad. El respeto
constituye también un gesto de disposición a
escuchar, de hacerle saber a los demás que nos importa
conocer opiniones distintas, responder a las necesidades
comunicacionales de otros, saber aceptar las críticas
positivas o negativas y tomarlas como
constructivas. - HABILIDAD DE LA CONCRECION O ESPECIFICACION: Al
hablar debemos ser más específicos y no plantear
todo en forma tan genérica como con un: "siempre haces
ésto". Lo correcto sería detallar la
situación exacta en que la otra persona se
equivocó y no acudir al "siempre" y al "ésto" que
por lo demás, conlleva a confrontaciones innecesarias.
Situación reiterativa también al responder con
preguntas. Por ejemplo. Mientras uno pregunta:
¿Tú sabes si estos presupuestos
se evaluarán hasta mañana para discutirlo con el
resto?, el otro responde: ¿Por qué?.
Definitivamente, ese tipo de eventualidades origina discusiones
o el término de una conversación. - HABILIDAD DE LA EMPATIA: Poder de entenderse con otra
persona y tener cierta afinidad. - HABILIDAD DE LA GENUIDAD: Característica
innata de los niños, los cuales, la van perdiendo a
medida que van creciendo y socializándose. Así
como su nombre lo indica, se trata de ser genuinos,
auténticos, pero no impulsivos, o sea, hay que pensar
antes de hablar. - HABILIDAD DE LA INMEDIATEZ: Comunicación
abierta y directa con el resto. - HABILIDAD DE LA CONFRONTACION: No constituye agredir
verbalmente a otra persona, sino procurar llegar a un acuerdo
en aspectos en que discrepen.
UNIDAD VI: DIFERENCIAS ENTRE
TRABAJAR
EN EQUIPO Y EN GRUPO
En la anterior unidad, definimos claramente lo que es el
trabajo en equipo, pero no se enunció que existe
diferencia con el estar o trabajar en grupo.
Un grupo se puede reunir por ejemplo para ir a una
discoteque, donde podremos contemplar a una cantidad de personas
con edades similares y con el sólo interés
común de divertirse. El mismo grupo, la semana siguiente
se reúne para ver una película. Se trata entonces
de un grupo de amigos, unidos en determinadas situaciones para
cumplir con fines particulares. El trabajo en equipo, por el
contrario, contempla también metas específicas,
pero que conducen a un objetivo global.
Todo grupo humano presenta estereotipos por sus
personalidades diversas:
- LIDER: Como se ha hecho mención antes, el
líder puede ser innato, lo que significa que
tendrá seguidores en su grupo por diversas razones: por
ser el más gracioso, el más inteligente, el
más extrovertido o por otros motivos que lo distinguen
del resto. - CONSERVADOR: A quien le agrada hacer siempre lo
mismo, le resulta difícil asumir cambios y aceptar ideas
que lo desenmarquen de lo cotidiano en su vida. - INTROVERTIDO: Por lo general, es más
solitario, tiene dificultades para relacionarse con los
demás y rara vez señala sus
sentimientos. - SELECTIVO: Se trata de gente a quien le cuesta
vincularse con quienes le desagradan. - EXTROVERTIDO: Le agrada llamar la atención de
los demás. Es ingenioso, muy amigable, da a conocer con
facilidad sus sentimientos y emociones. - NEGATIVO: Es el que siempre está en desacuerdo
con todo, no colabora mucho con el resto y suele ser muy
solitario. Está permanentemente a la defensiva y critica
mucho al resto. - EXIGENTE: Siendo alguien inteligente, se autoexige
más y lo hace también con sus semejantes. Es muy
perfeccionista y perseverante.
PROCESO DEL GRUPO:
Al igual que muchas cosas en la vida, un grupo de
personas, de igual forma posee un ciclo de vida, cuyas etapas
son:
- CONOCIMIENTO: Al reunirse dos o más personas,
ya estamos frente a un grupo, el cual, comenzará por
conocerse mutuamente: ¿Cuál es tu nombre?
¿A qué te dedicas? ¿Dónde vives?
etc. - INTEGRACION: Si sus intereses, gustos y necesidades
son semejantes, lo más probable es que se reúnan
con más frecuencia. Por ejemplo. En una sala de
universidad, llega el profesor y
les solicita realizar un determinado trabajo con quienes
deseen, en un grupo de no más de 5 personas. A
raíz de ésto, se juntan quienes tienen mayor
afinidad. Si resulta, continuarán reuniéndose
para trabajos futuros. - PERMANENCIA: En tanto las personas se sigan
entendiendo, su grupo tendrá una mayor duración y
pasará a una fase de amistad, en
caso contrario, dejará de existir.
De todo, podemos destacar que trabajar en grupo es
relativamente fácil, en cambio en equipo, es mucho
más complicado, pues debe considerarse el hecho de
coordinar funciones desempeñadas por personas con
diferencias de diversa índole, obligadas a hacerlo y
relacionadas de manera formal en pro de conseguir un objetivo
central.
UNIDAD VII: IMPORTANCIA DEL
TRABAJO
EN EQUIPO EN LA EMPRESA
MODERNA
Antiguamente, estábamos insertos en un mundo con
una economía de mercado cerrada, por ende, todas las
organizaciones también lo eran, es decir, se basaban mucho
en el principio de administración como es la
División del Trabajo, que teniendo en cuenta la
especialización de los trabajadores, ésto ofrece
una importante ventaja. Sin embargo, por otro lado, tal principio
se basa además en realizar funciones sin saber de lo que
se efectúa en el resto de la empresa y por lo mismo, donde
nadie le colabora a nadie.
Hoy en día, nuestros mercados se
vuelven cada vez más globalizados, más abiertos, lo
que ha generado en el interior de las compañías,
tener que exigir a los trabajadores el ser más
multidisciplinarios y los cargos en sí, mucho más
polifuncionales, como fruto de buscar la eficiencia, es decir,
producir con menos costos apuntados
en este caso a las remuneraciones.
En síntesis, se ha debido pasar de un trabajo
individualista a uno en equipo.
Resulta importante agregar además, que al vivir
en un mundo más globalizado, las empresas, por tanto,
abren sucursales no sólo en sus países de origen,
sino que se expanden a nivel internacional y es aquí donde
las comunicaciones
tienen un rol fundamental. Ya el trabajo en equipo no es directo,
surge el uso de la tecnología como es la
computación, específicamente, internet.
Obviamente en la empresa moderna, el trabajo por fuerza
mayor, debe ser ejercido por más de una
persona.
ESQUEMA N°7
Chile —————————– Estados
Unidos
El refrán que dice: "Dos cabezas piensan
más que una", es otro de los condicionantes para que en la
actualidad, las compañías prefieran trabajar en
equipo. Al trabajar con personas de otras culturas, con otras
necesidades, intereses, gustos, tradiciones, hay que ser muy
creativo para lograr su satisfacción. Es frecuente ver,
cómo los gerentes o administradores, citan a su personal
para que en conjunto piensen en nuevas estrategias y nuevas
formas de solucionar problemas.
ESQUEMA N°8
En el resto de esta monografía, hemos destacado la importancia
de las comunicaciones al trabajar en equipo y para quienes lo
lideran, también hemos hecho mención de algunas
herramientas al momento de hacer partícipe al personal a
fin de intercambiar ideas. Ahora daremos a conocer otras,
más bien denominadas técnicas de creatividad, para
luego profundizar en la importancia de las ya enunciadas
comunicaciones.
TÉCNICAS DE CREATIVIDAD
Si bien algunas de estas técnicas pueden ser
utilizadas de forma individual, los resultados no son los mismos
que al trabajar en equipo. Ellas comprenden una forma de
desarrollar y estimular la creatividad, lo cual, juega un rol
significativo en nuestros días.
- MAPAS MENTALES: Para su elaboración se toma
una hoja y el tema central es transcrito con una palabra o
bien, es dibujado en la mitad del papel. Los temas relacionados
con el asunto principal, se consiguen a raíz de lo
puesto en el centro de la página. Luego, se crean
más dibujos o
palabras sobre líneas abiertas, sin pensar, en forma
rápida. - ARTE DE PREGUNTAR: Basada en el planteamiento de un
conjunto de preguntas relativas a un problema en particular y a
partir de ellas proponer respuestas que den
solución. - RELACIONES FORZADAS: La idea es que frente a un
problema determinado, se señalen palabras relacionadas
generando una lista. Posteriormente, se escoge una de dichas
palabras en forma aleatoria y se asocian a ésta,
características propias del asunto
principal. - SCAMPER: Asemejándose a otras técnicas,
consiste en requerir un listado de preguntas que generen la
propuesta de ideas. - LISTADO DE ATRIBUTOS: Se necesita efectuar una
enumeración con los atributos del producto o servicio a
mejorar o crear y luego, se formulan preguntas de cómo
llevarlo a cabo. - ANALOGIAS: Consiste en comparar nuestra
situación a resolver con formas de solución
distintas a las de nuestra especialidad. Por ejemplo, si
tenemos un problema, buscaremos salir de tal
complicación con ciertos métodos de gestión administrativa, sin embargo, la
clave aquí es analizar métodos quizás
deportivos. - BIONICA: Esta técnica busca solucionar
problemas con la intervención de especialistas en
diversas áreas, fundamentalmente biológicas y
tecnológicas. - SOLUCION CREATIVA DE PROBLEMAS EN EQUIPO: Es todo un
proceso que posee ciertas fases: - Formulación del problema
central - Recolección de datos
para su solución - Reformulación del problema
- Generación de ideas
- Selección de ideas
- Planificación para su
ejecución
- Formulación del problema
- LOS SEIS SOMBREROS: Cada participante debe usar un
color de sombrero: - Blanco, relacionado con cifras y faltas
de información. - Rojo, involucra: sentimientos y
emociones. - Negro, vinculado con la cautela y el
juicio. - Amarillo, ve la parte positiva, sugiriendo
beneficios. - Verde, aporta alternativas, nuevas
propuestas. - Azul, controla el proceso y lo evalúa en
forma general.
- Blanco, relacionado con cifras y faltas
IMPORTANCIA DE LAS COMUNICACIONES
Cuando trabajamos en equipo, es lógico que surjan
contratiempos y discusiones, pero por ello no hay que olvidar
algo muy común de escuchar entre quienes se relacionan a
diario con más personas, sin buscar conflictos: "Las cosas
se solucionan hablando", lo cual, es indiscutiblemente
cierto.
Frente a un mundo que vive cada vez más
rápido, donde el tiempo bien aprovechado es muy valioso,
genera muchos aspectos positivos como: con el uso de los veloces
metros podemos llegar a nuestros trabajos a tiempo, internet hace
que nuestra información tarde un par de segundos en llegar
a su destino y así, por nombrar algunos ejemplos. El punto
es que se producen igualmente, ciertas desventajas como la tan
conocida enfermedad o estado
anímico del stress.
Los efectos del stress se
manifiestan de distintas formas:
- Irritabilidad
- Depresión
- Aburrimiento
- Fatiga
- Nerviosismo
- Ansiedad
- Alta sensibilidad
- Soledad
- Baja autoestima
- Falta de memoria
- Etc.
Consecuencias que desde luego al laborar con más
gente, influye de manera negativa en todos los que integran un
equipo. Podríamos enfrentarnos al hecho de que un
individuo esté muy descuidado en su desempeño, como
fruto de su stress y eso genere un accidente de trabajo,
afectando a más de una persona por su error. Se puede dar
también, que el ausentismo ocasionado por el mismo mal,
lleve al responsable de evaluar ciertos proyectos a la
demora de la obra en cuestión y así continúe
la cadena afectando además al rendimiento y a la
rentabilidad de la entidad.
Es posible que el equipo en general, pueda sufrir stress
a causa de: continuos despidos, reducción en los sueldos,
exceso de trabajo o falta de recursos. Diversos factores, que
aumentarían la desmotivación del equipo a trabajar
con más ahínco.
Motivos como los anteriores, pueden ocasionar por otro
lado, rivalidad entre las personas y por tanto,
disminuiría la cooperación mutua.
La empresa moderna, a pesar de lo difícil que
puede resultar el trabajar en equipo, aún así, dada
su preferencia por mantener un tipo de liderazgo participativo,
busca las formas por dejar de lado el desempeñar las
tareas de manera individualista. Las estrategias más
conocidas son:
- Las reuniones sindicales, donde tanto el personal
como las jefaturas intercambian puntos de vista para llegar a
consensos. - Desarrollo de jornadas con actividades deportivas,
celebración de aniversarios u otras festividades,
premiaciones por años de servicios o al trabajador
más destacado, en fin, juntas informales para establecer
mejores relaciones interpersonales. - Incentivar la capacitación con el
propósito de perfeccionar los conocimientos y
habilidades del personal, en temas de mayor
especialización y vinculados con aspectos que al equipo
empresa puede provocar algún tipo de rechazo. El ser
humano en su esencia, presenta desconfianza frente a lo
desconocido y como consecuencia, es renuente a los cambios.
Desde luego, hay quienes son más flexibles que otros,
pero la labor de la capacitación es aquí donde
debe afianzar su mejor esfuerzo por lograr que todos acepten
paulatinamente, nuevos desafíos como lo es en este caso,
el trabajar en equipo.
Estas estrategias, empleadas por las organizaciones
modernas, tienen su origen en la Calidad Total, concepto ya antes
analizado y muy utilizado en los últimos años. Se
define como un proceso de mejoramiento continuo que busca
alcanzar los objetivos de la empresa con cero defectos, a partir
de la plena satisfacción de las necesidades tanto de los
clientes internos (trabajadores) como de los externos (usuarios o
clientes). El poner énfasis en la calidad de esta forma,
implica hoy en día, una variable bastante atractiva para
tener éxito en un mundo cada vez más
competitivo.
Para concluir con el tema de la importancia que tiene el
trabajar en equipo actualmente, consideraremos el siguiente
ejemplo:
FABRICA DE VIDRIOS
PASO 1: Un grupo de trabajadores mezclan ciertas
materias primas como: sílice, álcalis y
cal.
PASO 2: La mezcla es recibida por quienes conducen un
camión tolva y la introducen en un gran horno, el cual, es
calentado con quemadores de gas o petróleo.
PASO 3: Se supervisa que la temperatura
del horno sea la adecuada, revisando ante todo el aire de
combustión que igual se calienta en unos
recuperadores, construidos con ladrillos refractarios antes de su
llegada a los quemadores.
PASO 4: Es preciso esperar que la mezcla se
enfríe para pasar al recocido, que alcanza una temperatura
de 800 a 1.200°C.
PASO 5: Se le da forma al vidrio.
Este mismo procedimiento, lo puede realizar con
métodos más artesanales un mismo individuo. Sin
embargo, si queremos que la producción sea a gran escala, como lo
exige la economía de mercado globalizada, pensaremos en
aumentar después nuestro rubro, fabricando quizás
un refresco embotellado en vidrio, incorporando creatividad y
obteniendo como resultado el conocido jugo con botella de boca
ancha. Para todo ésto es lógico que se
necesitará por consiguiente, trabajar con más
personas como un gran equipo, orientando todos nuestros esfuerzos
para conseguir un objetivo común.
UNIDAD VIII: LA ASISTENTE EJECUTIVA
COMO
ARTICULADORA DE EQUIPOS DE
TRABAJO
Son varios los motivos, por los cuales, el trabajo en
equipo es importante, pero existe un miembro en toda empresa que
en cierta medida articula todo para que ello se logre de la mejor
forma posible. Siempre se destaca al jefe en su calidad de
líder, dejando de lado la función
desempeñada por la asistente ejecutiva o secretaria. Por
tanto, a continuación haremos un desglose de todas
aquellas tareas de incuestionable relevancia:
- El administrador o gerente es quien guía a la
empresa. Sin embargo, la secretaria, es quien de manera
incógnita, está permanentemente haciéndole
recuerdo y organizando su diario qué hacer. - Es por todos conocida la acción de ofrecer
café
y galletas, lo que pareciendo algo muy simple, tiene sus
factores a resaltar: - La secretaria nunca estudió esta
profesión creyendo que combinaría sus labores con
las de una camarera, trabajo honesto como muchos, pero que dada
nuestra cultura suele ser vista como una labor sin mayor
especialización, donde se gana poco dinero y por ende,
un tanto insignificante. Frente a estos prejuicios, debe luchar
día a día cada asistente, entregando siempre una
actitud de
cordialidad en las reuniones de ejecutivos y al recibir
visitas, haciendo del entorno un ambiente grato. - Nadie ha pensado que en muchas oportunidades, las
constantes peticiones de café, suele interrumpir a la
secretaria en tareas que requieren ser entregadas a la
brevedad. A pesar de ello, su capacidad de tolerancia es
indiscutible. - Una asistente, es la imagen de la
empresa. Es la primera impresión que se llevarán:
inversionistas, proveedores,
acreedores y público en general. Su estilo para atender,
buen gusto en el vestir, un exquisito aroma de perfume, entre
otros detalles, pueden influir en hacer agradable o no, los
instantes de espera para el visitante. Lo recién
señalado, se da teniendo en cuenta que es
increíble cómo nos proyectamos al resto de la
empresa, sin conocerla, dependiendo del tipo de secretaria.
Esto lo podemos entender mejor con la siguiente exposición de casos, considerando que es
una misma compañía en diferentes
ocasiones:
CASO 1: Llego a presentar un reclamo y la secretaria
se encuentra hablando por teléfono. Pasa un buen tiempo y esta
situación persiste, dándome cuenta además,
que el diálogo es para atender asuntos
personales. Al transcurrir tal conversación, la
asistente ríe sin mostrar el menor interés en
mí. Por demás, ella viste ropa informal, lo cual,
me refleja poca seriedad de esta empresa. Mi paciencia se
agota, así es que prefiero regresar otro
día.
CASO 2: Vuelvo a la compañía para
insistir en dar a conocer mi queja. En esta oportunidad es otra
la secretaria, pero también se halla hablando por
teléfono. La diferencia ahora, es que ella interrumpe su
conversación para preguntar respecto a en qué me
puede ayudar, por mi parte le respondo y amablemente, me
solicita tomar asiento mientras espero, agregando que me
atenderá en unos instantes. Su vestir es formal y al
hablar conmigo finalmente, no soluciona ella misma el problema,
empero se comunica con las personas indicadas, dejándome
conforme en esta ocasión.
- Es la fiel colaboradora de todos. Si alguien no sabe
utilizar las fotocopiadoras o tiene dificultades para ello,
ella acudirá a que su colega lo consiga. Si alguien
necesita contactarse telefónicamente con otras personas,
la secretaria es el medio. Es la que recibe mensajes y encargos
de cada miembro en la empresa y aunque tenga problemas
personales o en el mismo trabajo, la sonrisa siempre
está presente lo que influye en el resto del
equipo. - En lo que a reuniones se refiere, suele convocarse a
una secretaria para que: - Dé a conocer los puntos tratados
anteriormente. - Señale quiénes
participaron. - Cuáles fueron los acuerdos.
- Identifique los objetivos de la presente
sesión. - Etc.
Resumiendo, la secretaria es clave para el trabajo en
equipo, sobre todo dada su formación profesional, pues tal
como lo hemos señalado a priori, las comunicaciones juegan
un rol preponderante y así lo resalta cada asistente con
la forma en que hace de éstas una disciplina que
requiere de ciertas técnicas:
- Siempre debemos preocuparnos de los que decimos,
antes de hablar es preciso pensar lo que se va a decir, pues no
podemos enmendar lo ya dicho. - Hay que dirigirse al resto con educación, tratando de no hablar mal de
quienes están ausentes. - Se debe hablar sin levantar demasiado la voz y
modulando bien. - No se debe caer en la exageración, o sea,
hablar en forma ni muy pausada, ni muy
rápida. - Al conversar, así como se habla también
se escucha. Es muestra de
buenos modales, el demostrar interés en lo planteado por
los demás, aun cuando seamos especialistas en el tema
central. - Estando con personas tímidas, más
introvertidas, es prudente incorporarlas de alguna manera en la
charla para no dejar a nadie al margen. En un equipo, todos
somos importantes. - Al comunicarse, hay que tener conciencia
de lo que se dice y cómo se dice. Una orden en una
determinada situación, puede ser muy bien recepcionada
si ésta se formuló con sutileza. En cambio, si en
la misma situación la orden es planteada con
prepotencia, la reacción de quien debe acatarla no
será igual a la vez anterior. - Cuando la comunicación no es directa (no vemos
a la otra persona), como ocurre con el teléfono e
internet (sin webcam), es preciso dejar de lado modismos o
"dichos", ya que, eventualmente la conexión
podría darse con gente de otros países y cuyos
significados serán otros. - En una conversación directa, los gestos
también permiten expresarnos, sin caer desde luego, en
el abuso. Al mover las manos, ojos y piernas, implica otra
forma de lenguaje, el
corporal, que aunque no se emite sonido, la
comunicación igual es posible, por eso el hablar incluye
todo un conjunto. Si nos dirigimos en una reunión a
todos los presentes, ellos estarán pendientes de todos
nuestros detalles. Lo ideal es captar su atención sin
mover mucho las manos, pues observarán eso y no
escucharán lo que dijimos, así como cuando uno se
pasea demasiado de un lado para otro, lo cual, resulta
absolutamente distrayente.
Finalmente, no debemos olvidar que: "La unión
hace la fuerza."
ESQUEMA N°9
- Biblioteca de Consulta Encarta 2003.
- Nociones Elementales de Administración por
Oscar Johansen, Editorial Universitaria, Chile. - Apuntes de Magister en Administración y
Dirección de Recursos Humanos, Universidad Santiago de
Chile. - Apuntes Universidad de Los Lagos en: Organización
y Métodos, Estadísticas y Planificación
Estratégica. - Tesis: Programa de
Calidad Total. - Curso Virtual de Recursos Humanos.
- Páginas Web:
www.monografias.com
ANALY MENESES O.
ADMINISTRADOR PUBLICO
LICENCIADA EN ADMINISTRACION
– 2005 –