Selección de Plataforma

3. Establecimiento de las
   necesidades de hardware y de software
4. Inventario del equipo de
   cómputo o hardware
5. Estimación de la carga
   de trabajo
6. Evaluación del equipo de
   cómputo o hardware
7. Tamaño y uso de
   las computadoras
8. Dispositivos de
   almacenamiento de datos
9. Adquisición de equipo
   de cómputo
10. Evaluación del
    soporte del vendedor al equipo de
    cómputo
11. Evaluación del
    software
12. Identificación y
    pronóstico de los costos y los
    beneficios
13. Análisis del
    punto de equilibrio
14. Retorno de la
    inversión
15. Análisis de
    flujo de efectivo
16. Conclusiones
17. Bibliografía

Introducción

Un sistema
según el Diccionario de
la Real Academia Española es un conjunto de cosas que
ordenadamente relacionadas entre si contribuyen a un determinado
objetivo. Los
sistemas han
existido a lo largo de la historia, pero desde que
aparecieron las computadoras
aparecieron, también, los sistemas de
información automatizados (SIA).

Evidentemente, las empresas han ido
incorporando nuevas
tecnologías a lo largo del siglo XX para mejorar el
rendimiento y la eficacia de los
sistemas de información (SI). Se comenzó con
máquinas de escribir, calculadoras
mecánicas, teléfonos, cintas de papel perforado,
etc. y se ha llegado ya a utilizar tecnologías
sofisticadas de tratamiento y comunicación de información como
son: fax, informática, ofimática,
etc. a las que se ha denominado genéricamente
tecnologías de la información (TI). La
informática se puede considerar como una TI que se puede
aplicar a la automatización de los SI, pero sin olvidar
que otras tecnologías pueden complementar su acción.

Es necesario recordar que cuando los directivos de
una empresa
deciden mejorar el rendimiento de su SI incorporando medios
informáticos, se debe realizar un estudio minucioso de lo
que resulta más eficaz para cada caso. En general, la
solución óptima consiste en un SI que cuenta con
una mezcla de actividades, con algunas partes o subsistemas
automatizados y otras funciones que se
siguen realizando manualmente. Por lo tanto, es posible
distinguir entre lo que es el SI total y lo que es el
SIA.

 Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior 

 Por otra parte, el SIA deberá contar con un
soporte informático para poder
funcionar. En este sentido, la informática constituye
sólo una herramienta más o menos sofisticada y
completa para implementar lo que está incluido en el SIA.
Por lo tanto, no debe confundirse informática y SI. Esto
implica que los informáticos son simples técnicos
que deben aportar soluciones
para proporcionar soporte a lo que los directivos de la empresa
conciben como estructura
óptima de información de su empresa. Tampoco
se debe confundir el SIA con el simple soporte físico o
sistema informático asociado constituido por el hardware, el software de base y las
aplicaciones.

También existen algunos conceptos relacionados
con los SI que, a veces, causan una cierta confusión
respecto a su significado. Entre ellos se destacan los
siguientes:

• MIS, siglas de la expresión inglesa
  Management lnformation System, que se puede traducir como
  Sistema de Información para la Gestión. Las siglas MIS, muy
  utilizadas, hacen referencia a la parte del SI que no se dedica
  al procesamiento y tratamiento de las transacciones, sino a los
  niveles operativo, táctico y estratégico de
  dirección. Deben proporcionar a los
  directivos la información y la ayuda necesaria para
  tomar sus decisiones.
• Los Sistemas de Apoyo a las Decisiones (DSS)
  constituyen un concepto
  similar al de MIS. En este caso, se supone que el MIS
  proporciona soporte a los directivos para las decisiones
  estructuradas, es decir, las que se realizan regularmente, con
  procesos
  bien definidos y en las que se sabe de manera evidente
  qué información es necesaria para decidir. En
  algunos casos, los MIS pueden tomar automáticamente
  dichas decisiones. De esta forma, se reserva el concepto de DSS
  para la parte del SI que debe dar soporte a las decisiones poco
  estructuradas, en las que no existen métodos
  claros para tomadas y tampoco es posible identificar con
  anticipación cuáles deben ser los factores que
  hay que considerar. Actualmente, se habla también de EIS
  (Sistemas de Información para Ejecutivos) como un
  concepto análogo al de DSS especialmente dedicados al
  uso personal de los
  directivos de alto nivel.
• Se habla de Sistemas de Procesamiento de
  Transacciones para denominar la parte del SI dedicada al
  tratamiento de las operaciones
  rutinarias diarias o transacciones. A veces se denominan
  sistemas transaccionales a los sistemas informático s
  que pueden servir para dar soporte a un procesamiento de
  transacciones: grandes volúmenes de actividades
  repetitivas, con datos muy
  estructurados y tratamientos simples y claros.

La automatización de un SI, a efectos
informáticos, debe contemplar la elección del
hardware y la configuración más adecuada de
software de base y, por supuesto, la consecución de las
aplicaciones de software que permitan cubrir las necesidades de
información que marca la
estructura del SI. La obtención del software adecuado
constituye una gran parte del esfuerzo de automatización
del sistema, ya que, aunque cada vez existe una mayor cantidad de
paquetes software eficaces que se pueden comprar listos para
instalar, la mayoría de las empresas requieren la construcción de software a medida, o al
menos, la adaptación de aplicaciones existentes. Se habla
entonces de desarrollo de
SI, aunque se debería decir, de una manera correcta,
desarrollo de software para el SI.

Para desarrollar cualquier tipo de software de manera
profesional hace falta realizar una gran cantidad de actividades,
entre las cuales, la programación es sólo una más
y, quizás, no la más importante. A este conjunto de
etapas y procesos necesarios para un buen desarrollo de software
se le denomina ciclo de desarrollo de software. En el desarrollo
de software para un SI es muy importante aplicar un enfoque
sistémico, especialmente en las etapas de análisis y de diseño,
para asegurar que el software construido es el que se adapta
mejor a la empresa.

En la etapa de análisis, uno de los pasos dentro
del ciclo de desarrollo de software, existe una parte integral
que es la Selección de la Plataforma de
trabajo. En este proceso de
selección, la tecnología juega un
papel muy importante y es necesario conocer a cabalidad su
concepto: Tecnología es el conjunto ordenado de
conocimientos y los correspondientes procesos que tienen como
objetivo la producción de bienes y
servicios,
teniendo en cuenta la técnica, la ciencia y
los aspectos económicos, sociales y culturales
involucrados.

Después de haber realizado una
recopilación de datos obteniendo como resultado las
especificaciones de requerimientos del sistema, el analista de
sistemas desarrolla una propuesta de sistema en la que resume
todo lo que ha aprendido acerca de la empresa y de lo que
ésta requiere para mejorar su desempeño. Con el fin de abordar de manera
adecuada las necesidades de información, el analista de
sistemas hace uso de medios sistemáticos para la
adquisición de hardware (equipos) y de software (programas);
identifica y pronostica el costo y los
beneficios futuros y realiza un análisis costo-beneficio.
Todos estos métodos se utilizan para la preparación
del material de la propuesta del sistema.

Las necesidades de información de los usuarios
determinan en última instancia el tipo dé equipo de
computo, los dispositivos de
almacenamiento de datos y el software comercial. El equipo y
el software que propone el analista es su respuesta a las
necesidades de información del usuario.

Establecimiento de las necesidades de hardware y
de software.

Para el proceso de estimación de la carga de
trabajo
presente y futura de un negocio, y la evaluación
del equipo y el software que manejarán de manera adecuada
los requerimientos de trabajo, el analista de sistemas debe
definir las necesidades de equipo y de software. Primero, debe
inventariar el equipo de computo existente para descubrir con
qué dispone; luego, debe estimar las cargas presentes y
futuras para el sistema, después, debe hacer una
evaluación del equipo y del software
disponible.

 Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior

 Los analistas de sistemas deben trabajar en
conjunto con los usuarios para determinar el equipo (hardware)
que será requerido. El establecimiento de equipo se
apegará a los requerimientos de información.
El
conocimiento de la estructura de la
organización puede servir de apoyo en las decisiones
del tipo de equipo. Las opciones de equipo podrán
considerarse, una vez que los analistas de sistemas, los usuarios
y los directivos cuenten con una clara concepción de las
tareas que se realizarán.

Inventario del equipo de cómputo o
hardware

Para iniciar el proceso de selección de
plataforma se realiza el inventario de
todo el equipo de cómputo que se encuentre disponible en
la organización. Como será evidente,
algunas alternativas implican la expansión o la
reasignación del equipo actual, de tal forma que es
importante conocer lo que se tiene a la mano.

Si no se cuenta con un inventario actualizado del equipo
de cómputo, el analista de sistemas deberá
establecerlo de manera rápida. Es necesario
saber:

1. El tipo de equipo, número de modelo y
   fabricante.
2. El status de la operación del equipo por
   instalar, en operación, en almacenamiento y con necesidades de
   reparación.
3. La estimación del tiempo de
   uso del equipo.
4. La vida proyectada del equipo.
5. La localización física del
   equipo.
6. La persona,
   departamento responsable del equipo.
7. El status financiero del equipo: propio, rentado o
   en arrendamiento con opción a compra.

El documento utilizado para realizar el inventario debe
ser fácil de llenar, e indicar de manera explícita
que se enumere por separado a los equipos periféricos, tales como las unidades de
discos y los monitores. Un
ejemplo de una forma de inventario que puede presentarse a
algunas personas:

Una vez que se define el equipo disponible, se apoya
aún más el proceso de toma de
decisiones, cuando llegue el momento de revisar el equipo
requerido, ya que muchas de las dudas acerca del equipo existente
se eliminarán. A través de entrevistas y
cuestionarios iniciales, así como de su investigación de datos de archivo se
sabrá el número de personas disponibles para el
proceso de datos, así como su capacidad y destreza. Esta
información se utiliza para proyectar qué tan bien
se satisfacen las necesidades de personal.

Estimación de la carga de
trabajo

El siguiente paso para definir las necesidades de equipo
es estimar la carga de trabajo. Esto significa que los analistas
de sistemas formulen el número que represente, tanto la
carga del trabajo actual como la proyectada para el sistema, de
tal forma que cualquier equipo que se adquiera cuente con la
posibilidad de manejar las cargas de trabajo actuales y
futuras.

Si las estimaciones se elaboran correctamente, la
empresa no tendrá que reemplazar el equipo, a menos que se
presente un crecimiento no pronosticado de uso del sistema. (Sin
embargo, otros sucesos tales como una innovación
tecnológica, puede dictar un reemplazo de equipo, si
el negocio desea mantener una posición
competitiva.)

Por consideraciones prácticas, sólo se
analizan muestras de la carga de trabajo, en lugar de analizar la
carga de trabajo bajo diferentes equipos.

Un ejemplo de una comparación de la carga de
trabajo entre un sistema de
información existente y otro propuesto es el
siguiente:

Para ver el cuadro seleccione la
opción "Descargar" del menú superior

Evaluación del equipo de cómputo o
hardware

La evaluación del equipo de cómputo es una
responsabilidad compartida entre la
dirección, los usuarios y los analistas de sistemas.
Aunque los vendedores darán todo tipo de detalles acerca
de sus ofertas particulares, los analistas necesitan supervisar
de manera personal el proceso de evaluación, ya que ellos
tendrán el mayor interés en
la empresa. Además, el analista de sistemas puede orientar
a los usuarios y a la directiva acerca de las ventajas y
desventajas del equipo antes que ellos puedan desarrollar tal
capacidad.

Con base en el inventario del equipo de cómputo
actual y de estimados adecuados de las cargas de trabajo actuales
y futuras, el siguiente paso en el proceso será considerar
los tipos disponibles de equipo que parecieran ajustarse a las
necesidades proyectadas. La información de los vendedores
sobre los posibles sistemas y configuraciones de los sistemas se
volverá más pertinente en esta etapa y
deberá revisarse tanto con la directiva como con los
usuarios.

Además, la carga de trabajo puede simularse y
correrse en diferentes sistemas, incluyendo aquellos que
actualmente se encuentran en uso por la organización. A
esto se le denomina como evaluación "in situ" o pruebas de
rendimiento.

Dentro de los criterios que tanto los analistas de
sistemas como los usuarios deben utilizar para evaluar el
desempeño de los diferentes equipos, se tienen:

• El tiempo requerido para las operaciones
  típicas (incluyendo cuánto tiempo se tarda para
  capturar los datos y cuánto tiempo toma obtener una
  salida)
• La capacidad total del sistema (qué tantos
  datos pueden procesarse de manera simultánea, antes de
  que se presente un problema)
• Los tiempos muertos de la unidad central de proceso y
  el tamaño de la
  memoria.

Se analizarán ciertos criterios en demostraciones
formales, algunos no podrán simularse y tendrán que
suponerse a partir de las especificaciones del fabricante. Es
importante distinguir aquellas funciones requeridas de las
deseadas antes de caer en el torbellino del vendedor durante sus
demostraciones.

Una vez que se conocen los requerimientos funcionales y
se entienden los productos
disponibles, así como su comparación con los
existentes actualmente en la organización, el analista en
unión con los usuarios y la directiva, evalúan la
conveniencia de adquirir un equipo nuevo. Las opciones pueden
encontrarse en un continuo, desde utilizar sólo el equipo
disponible actualmente en la empresa, hasta cambiar de manera
integral por un nuevo equipo. Entre estas dos opciones se
encuentran aquellas pequeñas o grandes modificaciones al
sistema actual.

Tamaño y uso de las
computadoras

El avance tecnológico obliga al analista de
sistemas a estudiar los distintos tipos de
computadoras disponibles en el momento en que se escribe la
propuesta de sistemas. El tamaño de las computadoras
abarca desde las computadoras personales portátiles
más pequeñas hasta las supercomputadoras del
tamaño de una habitación. Cada una de ellas cuenta
con distintas características al considerar la manera de
implantar un sistema de cómputo.

• Computadoras personales: han proliferado, y por ser
  portátiles pueden utilizarse casi en cualquier lugar.
  Las computadoras personales son útiles para el trabajo
  individual, para los pequeños negocios con
  necesidades limitadas de almacenamiento de datos o para
  pequeños sistemas de automatización, tales como
  la seguridad
  doméstica.
• Las minicomputadoras: son un poco más grande
  que la
  computadora personal. El enlace de minicomputadoras a
  través de una red puede dar por
  resultado un poder de cómputo tal que rivalice
  actualmente con computadoras a gran escala; y de
  hecho, puede llegar a superarlas por la gran flexibilidad que
  llegan a alcanzar. Las minicomputadoras son más caras
  que las computadoras personales, pero ofrecen capacidades
  superiores de almacenamiento y de estructuración de
  redes. La
  desventaja que presentan es que se encuentran disponibles para
  las computadoras personales más paquetes de software
  orientados a negocios que para minicomputadoras.
• Las computadoras de mediana escala: son un paso en
  tamaño más allá de las minicomputadoras y
  ofrecen asimismo una mayor capacidad y velocidad.
  Una empresa podría utilizar sus capacidades para
  procesar de manera simultánea numerosas tareas
  más que necesitar una capacidad de enlace.
• Las computadoras de gran escala: tienen capacidades
  más rápidas que las de mediana escala. Procesan
  numerosas tareas de manera simultánea desde
  múltiples sitios. Su capacidad de almacenamiento es
  enorme.
• Las supercomputadoras: son las computadoras de mayor
  tamaño y de mayor costo. Poseen el mayor potencial de
  procesamiento de todos los tipos de computadoras, son muy
  útiles en proyectos de
  investigación o que requieran cálculos muy
  complicados.

Dispositivos de almacenamiento de
datos

El almacenamiento de datos, ya sea antes o
después del proceso, es sumamente importante para mejorar
el funcionamiento y el costo del sistema. En general, la
elección de un medio de almacenamiento se determina por el
tipo de proceso. Dentro de las preguntas fundamentales se tienen
cuántos datos y por cuánto tiempo serán
conservados hasta su proceso, qué tan grandes son los
archivos y
qué tipo de acceso se necesitará para los datos
almacenados. Los diferentes medios de almacenamiento,
generalmente, considerados son:

• La cinta magnética: es uno de los tipos
  más antiguos de almacenamiento en cómputo y no ha
  perdido su popularidad. Su ventaja principal es su relativo
  bajo costo por registro
  almacenado, de tal forma que es un medio de almacenamiento
  conveniente para aplicaciones de gran volumen. Su
  principal desventaja radica en su lento acceso a los registros, para
  actualización o consulta, ya que los datos se almacenan
  y se leen en bloques. Para poder actualizar un registro debe
  leerse y volverse a escribir la cinta entera. La cinta
  magnética es útil para aplicaciones en las cuales
  todos los datos o bloques de ellos se almacenan temporalmente
  para corregirlos más tarde.
• Los discos: también son medios
  magnéticos, pero están mejor diseñados
  para almacenar información de rápido acceso.
  Cuentan con una estructura de sector/pista para el acceso
  rápido de unos cuantos registros, para no tener que leer
  la secuencia completa de una cinta. Los discos están
  mejor adaptados para las aplicaciones de bajo volumen.
  Además, los discos son preferibles al operar en tiempo
  real, ya que los registros se alteran de manera rápida y
  los nuevos datos pueden utilizarse para transacciones
  adicionales de manera correcta.
• Los discos flexibles: se utilizan para las
  computadoras personales y son muy útiles para el manejo
  de datos a bajo volumen. Sus principales ventajas consisten en
  que son portátiles y de bajo costo. Sus principales
  desventajas son la baja capacidad de almacenamiento por unidad
  (lo cual implica el cambio
  continuo de diskettes, haciendo tedioso el respaldo) y su
  capacidad de procesar sólo un archivo a un
  tiempo.
• Los discos
  duros: son la única alternativa razonable de
  almacenamiento y procesamiento para pequeños sistemas de
  cómputo, ya que cuentan con una gran capacidad y alta
  velocidad de acceso. La principal ventaja de los discos duros
  es su gran capacidad de almacenamiento y la facilidad de manejo
  comparada con un disco flexible. Los discos duros pueden ser
  fijos o removibles. Su desventaja principal es su relativo alto
  precio
  inicial y la necesidad de respaldar los archivos del disco
  duro.

Adquisición de equipo de
cómputo

Las tres principales opciones para la adquisición
de equipo de cómputo incluyen la compra, la renta y la
renta con opción a compra. Hay ventajas y desventajas a
considerar en cada una de esas opciones. Dentro de los factores
que influyen en la consideración para decidir la mejor
opción para una instalación en particular
están: los costos iniciales
contra los costos a largo lazo, si la empresa puede comprometer
capital en
equipo de cómputo y si la empresa desea un control y
responsabilidad totales sobre el equipo de
cómputo.

La compra del equipo implica que la empresa sea el
propietario del mismo. Una consideración determinante para
la compra es la vida proyectada del sistema. Si el sistema
será utilizado por más de cuatro o cinco
años (mientras que los demás factores se mantengan
constantes), la decisión a tomar será comprar.
Conforme los sistemas se vuelven más pequeños y los
sistemas
distribuidos son más populares, las empresas se
deciden por la compra de equipo.

La renta con opción a compra (leasing) del
equipo de cómputo es otra posibilidad. La renta con
opción a compra o arrendamiento
financiero del equipo de un vendedor o de una
compañía arrendataria es más práctico
si la vida proyectada del sistema es menor a cuatro años.
Además, si es inminente un cambio significativo en la
tecnología, la renta es la mejor opción. El
arrendamiento
financiero permite también a la empresa el colocar su
dinero en otra
inversión, donde pueda trabajar para ella
más que comprometerlo. Sin embargo, a largo plazo, el
arrendamiento financiero económicamente no es la mejor
manera de adquirir poder de cómputo.

La renta (en su estricta connotación) es la
tercera alternativa para la adquisición de equipo de
cómputo. Una de las ventajas principales de la renta es
que no se compromete el capital de la compañía. En
consecuencia, no se requiere de un financiamiento. También, la renta de equipo
de cómputo hace más fácil su cambio.
Finalmente, el mantenimiento y el seguro se
encuentran generalmente incluidos en los contratos de
renta. Sin embargo, por su alto costo final y por el hecho de que
la compañía no es dueña del equipo rentado,
la renta debe contemplarse sólo como una alternativa a
corto plazo para resolver las necesidades de cómputo
limitadas o no recurrentes, o cuando los cambios
tecnológicos son muy frecuentes.

Evaluación del soporte del vendedor al
equipo de cómputo

Existen ciertos aspectos fundamentales que considerar al
evaluar los servicios que ofrecen los vendedores a la empresa. La
mayoría de las casas comerciales ofrecen la prueba del
equipo al recibirlo y una garantía de 90 días
contra cualquier defecto de fábrica, pero se debe asegurar
qué otra cosa puede ofrecerle el vendedor. Los
establecimientos de prestigio se distinguen sobre sus
competidores por la gama de servicios que ofrecen.

La mayoría de los servicios de soporte adicional
pueden negociarse de manera separada a la renta o a la compra del
equipo. Una lista de criterios básicos a considerar cuando
se evalúa el soporte del vendedor es:

1. Línea completa de productos

   Productos de calidad

   Garantía

2. Soporte del equipo

   Todas las necesidades del software

   Programación individualizada

   Garantía

3. Soporte del software

   Apegarse a un calendario

   Adiestramiento in situ

   Línea de consulta directa

4. Instalación y adiestramiento
5. Mantenimiento

Procedimiento de mantenimiento de rutina

Especificación del tiempo de respuesta en
emergencias

Préstamo de equipo durante las
reparaciones

Los servicios de soporte incluyen el mantenimiento
rutinario y preventivo del equipo; el tiempo de respuesta queda
especificado si el equipo llegara a fallar (dentro de las
primeras 6 horas; al siguiente día hábil, etc.); el
préstamo de equipo en caso de que el equipo deba cambiarse
o si fuera necesaria una reparación externa y la capacitación interna o la
organización de seminarios externos para grupos de
usuarios. Cabe recordar que puede ser difícil obtener
adiestramiento en
equipos que no sean ampliamente utilizados por otras organizaciones y
es sano involucrar al área jurídica antes de la
firma de contratos por servicios o adquisición de equipo.
Aunque puede ser atractiva la posibilidad de una
instalación exclusiva, la posibilidad de un buen soporte a
largo plazo puede disminuir.

Desafortunadamente, la evaluación de equipo de
cómputo no es tan sencilla como comparar costos y elegir
la opción menos costosa.

Hay otras eventualidades que la
administración debe considerar y que
incluyen:

1. La posibilidad de expandir el sistema si las
   necesidades aumentan en el futuro
2. La posibilidad de enlazar el equipo con el de otras
   marcas, si el
   sistema llegara a crecer
3. Los beneficios de comprar más memoria que la
   proyectada como necesaria, considerando que el negocio
   crecerá eventualmente
4. La estabilidad corporativa del vendedor.

La ampliación de los sistemas existentes es
común para los proyectos de
sistemas. Bien vale la pena instalar sistemas con capacidad de
expansión. Aunque toma un poco más de planeación, es más económico
y más flexible que la tercera alternativa de contar con
memoria en exceso y mantenerla en inventario durante varios
años.

Evaluación del software

Los paquetes de software, más que aquellos
programas de aplicación que se escriben
específicamente para una instalación, se han vuelto
cada vez más accesibles, y en efecto, deben considerarse
con mucha atención. Numerosas horas de
programación pueden ser ahorradas si a existe un paquete
de software apropiado para todo el sistema o parte de él y
su uso implique un mínimo de adaptaciones. La
gráfica de la próxima figura muestra el costo
del software (siempre creciendo) como una fracción del
costo total de la plataforma informática de
trabajo.

La evaluación de software comercial junto con los
futuros usuarios no debe ser desatendida y es necesario controlar
la propaganda
meramente comercial para evitar caer en decisiones influenciadas.
Específicamente, hay seis categorías principales
dentro de las cuales se puede ubicar al software.

1. Capacidad para realizar las tareas
   requeridas

   Capacidad para realizar las tareas que se
   desearán más adelante

   Buen diseño en pantalla

   Capacidad adecuada

2. Eficacia en el desempeño

   Tiempos de respuesta rápidos

   Captura eficiente

   Salidas eficientes

   Almacenamiento de datos eficiente

   Respaldos eficientes

3. Eficiencia operativa

   Uso de interfaces satisfactorios

   Disponibilidad de menús de ayuda

   Interfaz flexible

   Retroalimentación adecuada

   Buena recuperación de errores

4. Facilidad de uso

   Opciones de entrada

   Opciones para la salida

   Compatibilidad con otro software

5. Flexibilidad

   Buena organización

   Programas tutoriales
   de calidad

   Respuestas adecuadas a las preguntas

6. Calidad en la documentación
7. Soporte del fabricante

Línea de consulta directa

Boletines

Actualizaciones frecuentes (a bajo costo)

Es necesario realizar una evaluación del software
comercial a partir de demostraciones con datos de la empresa;
asimismo, un revisión de la documentación que le acompañe.
Normalmente el vendedor asegurará que el software funciona
y que ha sido probado en sus instalaciones, pero eso no
garantizará que esté libre de errores en un momento
dado o que no fallará cuando se lleven a cabo acciones
incorrectas por parte de los usuarios. Es obvio que no
habrá garantía si el software comercial se utiliza
con un equipo de cómputo defectuoso.

La necesidad de copias múltiples del software
(para el uso de varias estaciones trabajo) implica negociar con
el vendedor una licencia de uso múltiple, de tal forma que
los derechos del
autor no se infrinjan al crear copias ilegales. Con frecuencia
esto implica la compra de un paquete de software al precio
regular y la compra de copias adicionales a un precio
reducido.

También es posible negociar un contrato de
servicios especiales que cubra el soporte del software adquirido.
Dentro de él quedaría incluido el mantenimiento de
emergencia y el preventivo; las actualizaciones sin costo o a un
precio reducido, las copias adicionales de la
documentación y la capacitación de los
usuarios.

Identificación y pronóstico de los
costos y los beneficios

Los costos y los beneficios del sistema propuesto de
cómputo siempre deben considerarse en conjunto, ya que se
interrelacionan y con frecuencia dependen entre sí. Aunque
los analistas de sistemas proponen un sistema que satisfaga los
requerimientos de manejo de la información, la
decisión para continuar con la propuesta del sistema se
basará en el análisis de los costos y los
beneficios y no en los requerimientos de información.
Muchas veces los beneficios se miden por su costo.

Pronóstico de los costos y los
beneficios

Antes de presentar una propuesta al cliente, los
analistas de sistemas deben predecir ciertas variables
fundamentales. En cierta forma, un analista de sistemas
hará uso de una simulación, pero no puede confiar en el
análisis de simulación para todo, si desea que su
propuesta sea creíble, significativa y
trascendente.

El analista de sistemas cuenta con numerosos modelos de
pronósticos. La condición principal
es la disponibilidad de datos históricos. Si no se dispone
de ellos, el analista "debe seleccionar alguno de los
métodos de criterio como la estimación de la
fuerza de
ventas,
encuestas que
estimen la demanda del
cliente, estudios Delphi (un
pronóstico de consenso que se desarrolla de manera
independiente por un grupo de
expertos a través de una serie de iteraciones), la
creación de escenarios o la elaboración de
analogías históricas. Un árbol decisiones
para elegir que método de
pronóstico utilizar es el siguiente:

 Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior

Si se cuenta con datos históricos, la siguiente
diferenciación entre las diversas técnicas
implicará definir si el pronóstico es condicional o
no condicional. Un pronóstico condicional implica que hay
una asociación entre variables en el modelo o que existe
una relación causal.

El pronóstico no condicional implica que el
analista no requiere encontrar o identificar una relación
causal. En consecuencia, los analistas de sistemas encuentran que
estos métodos son alternativas de bajo costo y
fáciles de implantar.

Análisis de series de
tiempo

Cuando se cuenta con datos históricos
cuantitativos, el analista de sistemas puede estimar tendencias
futuras. El analista debe considerar datos relevantes y gráficos para determinar si existe cierta
tendencia. Hay tres tendencias comunes como son: lineal,
estacional y cíclica. Los comportamientos fluctuantes
también se identifican como tendencias estacionales si se
repiten anualmente. Si el patrón se repite regularmente,
pero no anualmente, constituye una tendencia cíclica. El
analista deberá identificar el tipo de tendencia cuando
estime la demanda, la carga de trabajo y los factores
económicos.

Estimación de la
tendencia

Las tendencias pueden estimarse de diferentes maneras.
Las técnicas de mayor uso son:

1. Evaluación gráfica
2. Método de mínimos cuadrados
3. Método de promedios
   móviles.

A continuación se presenta una breve
explicación de éstas.

• Evaluación gráfica: es la manera
  más sencilla de identificar una tendencia y pronosticar
  tendencias futuras es por medio de un análisis
  gráfico. Esto se lleva a cabo al observar una
  gráfica y proponer de manera libre una extensión
  de la curva como estimación. La principal desventaja de
  este método es que la extensión de la
  línea o de la figura depende en gran medida del criterio
  individual sin que llegue a representar una situación
  real. Sin embargo, el método de evaluación
  gráfica es útil, pues con la introducción de las hojas de
  cálculo electrónicas se agiliza el
  análisis de sensibilidad.
• El método de mínimos cuadrados:
  Cuando se construye la curva de la tendencia, los puntos de los
  datos reales pueden caer en cualquier lado de la línea.
  El objetivo es estimar una tendencia mediante el uso del
  método de mínimos cuadrados y encontrar la
  "línea que mejor se ajuste" al minimizar la suma de las
  desviaciones a partir de la línea y los datos reales.
  Una vez que se ha encontrado la mejor línea ajustada,
  puede graficarse y extenderse como un pronóstico de lo
  que pudiera pasar.
• Promedios móviles: El método de
  promedios móviles es útil, pues ciertos factores
  estacionales, cíclicos o aleatorios pueden suavizarse,
  lo cual permite ver el patrón de la tendencia. El
  principio detrás de los promedios móviles es
  calcular una media aritmética de los datos a partir de
  un grupo de periodos, y luego, calcular la siguiente media
  aritmética descartando los datos del periodo más
  antiguo y agregando los datos de un nuevo periodo. De esta
  forma el promedio es móvil. Este método presenta
  desventajas como: la pérdida de datos del inicio y del
  final de los grupos.

Existen diversos paquetes de pronósticos de gran
valor
disponibles para microcomputadoras, así como para
computadoras. El analista debe aprender a dominar la
técnica del pronóstico, pues con frecuencia se
obtiene valiosa información que pudiera justificar el
proyecto
global.

Identificación de costos y
beneficios

Los costos y los beneficios pueden ser tanto de naturaleza
tangible como intangible. Ambos deben tomarse en cuenta en las
propuestas de los sistemas.

Beneficios
tangibles

Los beneficios tangibles son las ventajas
económicas cuantificables que obtiene la
organización a través del uso del sistema de
información. Ejemplo de beneficios tangibles
serían:

• El incremento en la velocidad de
  proceso
• Contar con cierta información que de otra
  manera seria inaccesible
• La obtención de información con mayor
  puntualidad que en el pasado
• Aprovechar el mayor poder de cálculo de las computadoras
• Reducir el tiempo requerido por los empleados para
  concluir una tarea especifica

Aunque la medición no siempre es fácil los
beneficios tangibles pueden estimarse en términos de
pesos, recursos o tiempo
ahorrados.

Beneficios
intangibles

Algunos de los beneficios que la organización
obtiene a través de un sistema de información son
difíciles de cuantificar, pero no por ello dejan de ser
importantes. A éstos se les conoce como beneficios
intangibles.

Los beneficios intangibles incluyen:

• La mejora del proceso de toma de
  decisiones
• El incremento de precisión
• El llegar a ser más competitivo en los
  servicios al cliente
• El mejoramiento de la imagen del
  negocio
• El incremento de la satisfacción de los
  empleados al eliminar tareas de naturaleza
  tediosa.

Los beneficios intangibles son extremadamente
importantes y pueden tener implicaciones de relevancia para el
negocio, en su relación con personas tanto ajenas como
propias de la organización.

Aunque los beneficios intangibles del sistema de
información son elementos importantes para decidir si se
procede o no con su implantación, un sistema soportado
exclusivamente por beneficios intangibles no tendrá
éxito.
En la propuesta se deben discutir tanto los beneficios tangibles
como los intangibles, ya que la presentación de ambos
permitirá a la directiva de la empresa contar con un
sólido soporte para sustentar su decisión sobre el
sistema propuesto.

Costos
tangibles

Los costos tangibles son aquellos que pueden proyectar
con precisión el analista de sistemas y el personal de
contabilidad.

Dentro de los costos tangibles se incluyen el costo del
equipo, como computadoras y terminales, el costo de los recursos,
el costo del tiempo del analista de sistemas, el costo del tiempo
de programación y de otros salarios del
personal. En general estos costos se encuentran definidos o
pueden localizarse de manera sencilla, siendo los costos que
requerirán del gasto de efectivo de la empresa.

Costos
intangibles

Los costos intangibles son difíciles de estimar y
pudieran no conocerse. Entre ellos están el costo de
perder una ubicación competitiva, perder puntos por no ser
el primero en innovar, o ser líder
en un sector; demeritar la imagen de la compañía
debido al descuido continuo de los clientes y la
toma de decisiones ineficaz por la falta de información o
por su extemporaneidad. Es imposible proyectar con
precisión una cantidad monetaria para los costos
intangibles. Con el fin de que el tomador de decisiones pondere
lo que se ha propuesto, así como sus implicaciones deben
incluirse los costos intangibles, aun cuando no se
cuantifiquen.

Comparación de los
costos y los beneficios

Existen técnicas excelentes para la
comparación de los costos y los beneficios del sistema
propuesto. Entre ellas se tiene el análisis del punto de
equilibrio, el retorno de la inversión, el
análisis de flujo de
efectivo y el valor presente. Todas estas técnicas
proporcionan con precisión información sobre el
valor del sistema propuesto.

Análisis del
punto de equilibrio

Este tipo de análisis al comparar exclusivamente
los costos, permite determinar el momento en el cual se alcanza
el equilibrio del
sistema de información propuesto. El punto en el cual se
interceptan los costos totales del sistema actual y del sistema
propuesto representa el punto de equilibrio a partir del cual la
empresa obtendría utilidades si contara con el nuevo
sistema de información.

Los costos totales incluyen el costo que se asocia a la
operación del sistema además del costo de
desarrollo que ocurre una sola vez (costos únicos al
instalar el nuevo sistema).

El análisis del punto de equilibrio es
útil cuando una empresa está creciendo y el costo
asociado al volumen se vuelve de gran relevancia en el costo
global de la operación. Una desventaja del análisis
de punto de equilibrio es que se supone que los beneficios se
mantienen constantes, independientemente del sistema que se
utilice.

Retorno de la inversión

El retorno de la inversión es una manera sencilla
de establecer si una empresa debe invertir en un sistema de
información, con base en cuánto tiempo
requerirá obtener beneficios del sistema que amorticen el
costo de su desarrollo. De manera concisa, el método de
retorno de la inversión determina el número de
años de operación del sistema de información
que se requieren para amortizar el costo de su
inversión.

Esto ocurre de dos maneras distintas, ya sea por un
incremento en las utilidades o por incrementos asociados a
recursos ahorrados. También puede llegar a utilizarse una
combinación de ambos métodos; ya que es una forma
común para establecer alternativas de inversión, en
general las empresas, establecen un periodo determinado para
evaluar sus inversiones.
Esta información la podrá obtener del personal de
contabilidad que se encuentre trabajando en el proyecto del
sistema.

Aunque el retorno de la inversión es un
método difundido y sencillo para establecer la
trascendencia de los sistemas de información, tiene tres
inconvenientes que limitan su utilidad. Uno de
ellos es que no deja de ser un enfoque a corto plazo de
decisiones de inversión y reemplazo; el segundo, es que no
le da importancia a la forma en que serán programados los
ingresos; y la
tercera, es que el método de retorno de la
inversión no considera el retorno total del proyecto, que
pudiera ir más allá del año de la amortización. Para perfeccionar el retorno
de la inversión y resolver estos inconvenientes, deben
utilizarse otras formas de análisis
financiero.

Análisis de flujo de
efectivo

El análisis de flujo de efectivo examina la
dirección, la magnitud y el patrón de flujo del
efectivo que se asocia con el sistema de información
propuesto. Si propone el reemplazo de un viejo sistema por uno
nuevo y este no generará efectivo adicional para la
empresa, únicamente habrá gastos de
efectivo asociados con el proyecto. En este caso, el nuevo
sistema no podrá justificarse con base en las nuevas
utilidades obtenidas y deberá examinarse con mayor
precisión en busca de otros beneficios tangibles, en caso
de que el sistema deba considerarse aún como
factible.

El sistema propuesto debe incrementar las utilidades
junto con los recursos gastados. Luego, debe analizarse la
magnitud del flujo de efectivo junto con los patrones de flujo
asociados con la compra del nuevo sistema.

Valor
presente

El análisis del valor presente auxilia al
analista de sistemas para presentarle a los tomadores de
decisiones de la empresa el valor de la inversión en el
tiempo, así como el flujo de efectivo asociado con el
sistema de información. El valor presente es la manera de
valorar todos los recursos económicos gastados y generados
a lo largo de la vida útil del sistema y de comparar los
costos actuales con los costos futuros, y los beneficios actuales
con los beneficios futuros.

El valor presente es el costo o beneficio medido a valor
actual del efectivo y depende del costo del dinero. El costo del
dinero es el costo de oportunidad o la tasa que podría
obtenerse si el capital comprometido en el sistema propuesto se
invirtiera en otro proyecto (relativamente seguro).

Lineamientos para el
análisis

El uso de los métodos anteriores depende en
primera instancia, de cuál metodología se emplee y se acepte dentro de
la organización. Sin embargo, como lineamientos generales
conviene enunciar los siguientes:

1. Utilizar el análisis del punto de equilibrio
   si el proyecto necesita justificarse con base en su costo y no
   en sus beneficios; o si los beneficios no mejoran de manera
   substancial con el sistema propuesto.
2. Utilizar el retorno de la inversión cuando los
   beneficios tangibles mejoren y sean un argumento convincente
   para el sistema propuesto.
3. Utilizar el análisis de flujo de efectivo
   cuando el proyecto sea costoso, en relación con el
   tamaño de la empresa o cuando el negocio se vea afectado
   de manera significativa por una gran sangría de
   fondos.
4. Utilizar el valor presente cuando el periodo de la
   inversión sea largo o cuando el costo del financiamiento
   sea elevado.

Es importante mantener de manera sistemática un
análisis costo/beneficio para cualquier método que
se elija, de forma tal que se pueda explicar y justificar ante la
administración, quien eventualmente
decidirá si se comprometen recursos para el proyecto del
sistema.

Conclusiones

El nivel de sofisticación tecnológica del
SIA no necesariamente tiene que ser el más avanzado, sino
aquel que mejor responda a las necesidades de la
organización, a fin de que le permita posibilidades de
continuidad, perspectivas de sostenibilidad y expectativas de
crecimiento y desarrollo.

El uso adecuado de las técnicas de
comparación de costos beneficios es crucial para la
aceptación del proyecto.

Es importante realizar múltiples análisis,
con el fin de ponderar de manera adecuada los inconvenientes de
cada uno de ellos. Aunque se consideren varias alternativas, la
propuesta en sí sola recomendará una de ellas.
Estos análisis deben incluirse para dar mayor soporte al
sistema que finalmente se recomiende.

No se debe pensar que se tiene sólo una
solución "correcta" de sistema para auxiliar al negocio a
resolver sus problemas y
alcanzar sus objetivos.
Diferentes negocios hacen uso de atributos diferentes de los
sistemas y además los mismos analistas de sistemas
difieren acerca de la mejor manera de manejar los diversos
problemas de la empresa.

Es necesario comparar las alternativas con las que se
cuenta, con base en los requerimientos de información
identificados, en los costos tangibles e intangibles, en los
beneficios del sistema y en todo lo demás. Se debe
mantener un criterio abierto al comparar las alternativas para
que los usuarios del sistema seleccionado puedan decir de
éste que se apega a las exigencias de la
empresa.

El punto clave es ofrecer al tomador de decisiones de la
organización la mejor alternativa.

Es importante distinguir a lo largo de todo el proceso,
aquellas funciones requeridas de las deseadas.

Bibliografía

• Análisis y diseño de
  sistemas. Kendall y Kendall. ED Prentice Hall.
• Aplicaciones informáticas de gestión.
  Piattini, Calvo-Manzano, Cervera y Fernández. ED
  Alfaomega.
• Ingeniería del software: Un enfoque
  práctico. Presuman, Roger. ED Mc GrawHill.
• Ingeniería de software. Sommermville, Ian. ED
  Addison Wesley.
• www.monografias.com

Datos del recopilador de la
información

Larry U. Valladares Barahona

Estudiante de Ingeniería de Sistemas

Ingeniería de Sistemas de
Información.

VII Semestre

Managua, Abril 2005.