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Distribución de espacio




Enviado por smileykro



    1. Concepto
    2. Objetivos
    3. Consideración general
      para la realización de un estudio de distribución
      de espacio
    4. Técnicas auxiliares para
      el estudio de la distribución del
      espacio
    5. Planeación de la
      distribución del espacio
    6. Previsión de necesidades
      futuras
    7. Estimación de la
      superficie requerida
    8. Métodos para preparar el
      plan de distribución
    9. Ambiente
      físico
    10. Ubicación de la
      oficina
    11. Edificios
      inteligentes
    12. El Método
      AMCO-PACT
    13. Preparación del Arreglo
      de la Oficina
    14. Simplificación del
      trabajo
    15. Gráficas Comunes para la
      Simplificación del Trabajo de
      Oficina

    Concepto:

    La distribución de espacio se refiere a la
    disposición física de los puestos
    de trabajo, de
    sus componentes materiales y a
    la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios
    tanto para el personal, como
    para los clientes

    Objetivos:

    El estudio de la distribución de espacio busca
    contribuir al incremento de la eficiencia de las
    actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como
    también proporcionar a los directivos y empleados el
    espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus
    funciones de
    manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo
    permitir a los clientes de
    la
    organización obtener los servicios y productos que
    demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo
    del espacio facilite la circulación de las personas, la
    realización, supervisión y flujo racional del trabajo y
    además, el uso adecuado del elementos materiales y de ese
    modo reducir tiempo y costos para
    llevarlos a cabo.

    Consideración general para la
    realización de un estudio de distribución de
    espacio

    El estudio de la distribución de espacio se
    realiza cuando se establecen nuevos objetivos y
    programas,
    cuando existen cambios en la estructura de
    la organización, cuando se ha llevado a cabo una
    modificación de los sistemas o
    procedimientos
    del trabajo, cuando se presenta un incremento en el volumen del
    trabajo, o una disminución u aumento del personal, cuando
    se ha realizado una reubicación, remodelación o
    renovación de las instalaciones de trabajo o del
    mobiliario y equipo o Para mejorar la atención a las
    necesidades de los clientes.

    Si hablamos de la estructura de la organización,
    se deben tener en cuenta, al momento de realizar el estudio de la
    distribución de espacio, las relaciones de trabajo entre
    las unidades que la componen, los sistemas de
    información y procesos de
    comunicación establecidos; la naturaleza, el
    volumen, frecuencia y modo de desarrollo de
    las funciones asignadas a cada una de las unidades procurando
    mantener una secuencia operacional lógica.
    Que se permita una adecuada supervisión del trabajo y
    comodidad en su realización, así como
    también se deben tomar en cuenta los posibles cambios que
    puedan surgir en la estructura orgánica o funcional, para
    así, distribuir el espacio de manera tal que permita
    introducir modificaciones sin muchas complicaciones y sobre todo
    ubicar las áreas de atención al
    cliente en lugares accesibles.

    Debemos tener presente que cuando han ocurrido cambios o
    remodelaciones en el espacio de trabajo, los programas de
    asignación de espacio deben estar relacionados con la
    planeación urbana y ecológica y con
    las actividades que se desarrollarán en el ámbito
    donde se desea ubicar la oficina. Prever
    zonas de estacionamiento para los vehículos tanto del
    personal como de los clientes. Tomar en cuenta, además, la
    posibilidad de crecimiento y las disposiciones normativas que
    regulan su funcionamiento.

    Para obtener una disposición efectiva de las
    instalaciones y aprovechar de forma racional los recursos de una
    organización debemos contar con unidades de mejoramiento
    administrativo, áreas de apoyo operativo, consultores
    externos y un grupo de
    trabajo integrado con ese propósito.

    Técnicas
    auxiliares para el estudio de la distribución del
    espacio.

    Se requiere de criterios rectores para orientar las
    acciones, en
    términos de homogeneidad y congruencia, la
    disposición del espacio, y para ello se utilizan los
    principios de:
    la integración total, que se refiere a la
    distribución que integra y coordina personas, equipos,
    documentos,
    formas, materiales, entre otros para que funcionen como una
    unidad total.

    La mínima distancia recorrida, que es el tipo de
    distribución que permite que los objetos, documentos,
    materiales, formas y piezas, circulen lo menos posible
    reduciendo, de este modo, la distancio que tienen que transitar
    las personas para realizar una actividad. La circulación,
    que encierra la distribución de las áreas y
    unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de
    trabajo. Y flexibilidad, que se refiere a la distribución
    que permite que los ajustes y readaptaciones se realicen con un
    costo y molestia
    mínimos.

    Podemos utilizar guías que favorecen el
    desarrollo de una distribución eficaz y ayudan a alcanzar
    los objetivos establecidos. Algunas de estas guías pueden
    ser:

    • Concentrar al personal en amplios locales de trabajo,
      con o sin divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación,
      comunicación y adaptabilidad al cambio.
    • Evitar superficies en que trabaje un número
      excesivo de personas.
    • Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo
      cuando sea necesario.
    • Lograr que el trabajo
      fluya hacia delante formando una línea
      recta.
    • Colocar las unidades orgánicas que tengan
      funciones similares y estén relacionadas entre si
      adyacentemente.
    • Utilizar escritorios de estilo uniforme y de
      dimensiones acordes con las necesidades propias del
      trabajo.
    • Ubicar los escritorios de manera que permitan que la
      luz natural
      pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.
    • Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en
      el área de trabajo deben tener una altura
      uniforme.
    • Las previsiones deben realizarse con respecto a las
      cargas máximas de trabajo para poder hacer
      frente al incremento del volumen de las operaciones.
    • Aislar en áreas a prueba de sonidos las
      unidades que utilizan maquinas y equipos ruidosos.
    • Aquellas unidades que estén en contacto
      frecuente con los clientes deben estar ubicadas en áreas
      accesibles, cerca de las entradas, ascensores y zonas de
      recepción.
    • Al personal cuyo trabajo requiere de máxima
      concentración, se le deberá situar dentro de
      divisiones parciales o completas.
    • Usar preferentemente paneles o divisiones como
      paredes y divisiones parciales con vidrio plano u
      opaco que permitan buena luz y ventilación.
    • Instalar suficientes contactos eléctricos de
      piso para equipos y maquinas.
    • Proporcionar al personal y a los visitantes de
      servicios, sanitarios, espacios para los periodos de descanso y
      espera y suficientes tomas de agua.
    • Disponer de un lugar destinado a bodega o almacén
      de utensilios de limpieza, papelería y
      suministros.
    • La imagen de la
      organización debe transmitir orden y
      confianza.

    Las reproducciones o patrones hechos a escala de
    equipos, maquinaria o mobiliarios se les conoce como plantillas,
    moldes o modelos, estos
    hacen que el procedimiento sea
    mas sencillo para conocer la distribución actual y
    desarrollar una nueva. En su preparación deben
    considerarse algunos elementos, entre ellos, la escala; al
    momento de hacer las plantillas y planos a escala es preciso
    comprobar que las dimensiones de todo material sean exactas con
    arreglo a la escala empleada, los moldes deben tener las
    dimensiones de los muebles en su posición de máximo
    volumen: cajones y puertas abiertas. La escala mas adecuada es la
    de 1:50 es decir, 2cm = 1m.

    Pueden emplearse modelos magnéticos, que son
    usados sobre una pieza triplay cubierta de acero, que sirve
    como base, donde los elementos pueden ser movidos para mostrar
    diferentes arreglos.

    Los moldes pueden hacerse de cartón, papel,
    plástico o
    madera.
    Además es recomendable utilizar diferentes colores para los
    diversos tipos de muebles, maquinas y equipos tanto nuevos como
    viejos, así como también para distinguir las
    diferentes unidades administrativas. En el plano definitivo
    pueden utilizarse las plantillas sobre los dibujos de los
    distintos elementos materiales, los que resultan muy
    útiles en especial para las áreas de
    circulación.

    Cada modelo debe
    rotularse para saber a que unidad administrativa pertenece y en
    algunos casos para precisar qué es. Pueden utilizarse
    hilos para indicar la trayectoria del recorrido de materiales y
    documentos.

    Se pueden crear maquetas tridimensionales del
    área de trabajo, mobiliario, maquinas, equipos, entre
    otros, con el fin de examinar la distribución existente y
    proponer otra mejor. Las maquetas, son dimensionalmente exactas y
    muestran en conjunto el arreglo de las unidades físicas en
    su área respectiva. Además, ofrecen una facilidad
    de comprensión y una mejor distribución a
    través de la presentación tridimensional en
    comparación con los modelos bidimensionales.

    Para la elaboración de las maquetas, es necesario
    que los modelos estén hechos a escala con
    precisión. Se debe utilizar una clave de colores pintando
    de acuerdo con ella, los modelos para hacer más
    fácil su identificación. Adicionalmente se puede
    hacer uso de imanes, colocándolos debajo de los objetos
    tridimensionales, y pegando el plano en una lamina de metal para
    mover los objetos con facilidad dentro del plano.

    Otra de las técnicas
    que podemos utilizar es el diseño
    asistido por computadoras,
    el cual, simplifica y agiliza la tarea de distribución del
    espacio en las áreas de trabajo, permitiendo el manejo del
    ambiente
    laboral a
    través de pantallas graficas.

    Esta herramienta se consigue en forma de paquete para
    facilitar su uso; el contenido de este paquete incluye conceptos
    fundamentales, requerimientos de hardware, definición
    general del ambiente de trabajo, utilerías básicas,
    instrumentos de dibujo y
    edición, manejo de pantallas y vistas,
    bloques y multilíneas, organización del dibujo por
    niveles, elaboración de texto y
    edición, acotamiento e impresión del dibujo e,
    importación y exportación.

    Planeación
    de la distribución del espacio.

    La distribución del racional espacio, debe
    sistematizar las acciones que provienen de un análisis que contenga los elementos de
    juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre
    alternativas y, establecer objetivos y metas para ordenar las
    actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta
    asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y
    delegación precisa de responsabilidades.

    Diagnosticar situación actual, permite conocer
    las necesidades de espacio y la distribución requerida
    para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste
    orientadas a optimizarlo.

    Se debe realizar un análisis de la
    organización para determinar las funciones que ésta
    desempeña, qué actividades realiza cada empleado,
    se debe usar instrumentos técnicos como los organigramas,
    cuadros de distribución del trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas,
    árboles
    de decisión, redes para el
    análisis lógico de problemas y
    tablas de decisiones.

    Para obtener una planeación efectiva se debe
    llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el
    arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un
    análisis de flujo de trabajo involucrado en la
    realización de las funciones pudiendo representarse en
    forma de flujogramas
    también conocidos como grafica de distribución de
    la oficina o grafica de trabajo en relación con la
    ubicación del equipo, en el que se puede percibir el
    arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área,
    así como el movimiento de
    los documentos en función de
    ese arreglo.

    La distribución actual del espacio, estudia la
    distribución que debe delimitar las áreas de
    conflicto, lo
    que permite suministrar información preliminar sobre las
    dimensiones necesarias, los muebles y equipos utilizados, y una
    base para comparar la distribución actual con la
    nueva.

    Para obtener la representación fiel de la
    distribución actual, es necesario contar con un plano o
    dibujo del espacio disponible en una escala determinada. En el
    plano se representa la ubicación precisa y el
    tamaño de elementos como paredes, ventanas, escaleras,
    puertas, columnas, divisiones permanentes, tuberías,
    contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado
    telefónico, líneas para redes de computadoras,
    etcétera.

    Es necesario elaborar una lista que incluya toda la
    información necesaria para identificar el mobiliario y
    equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en
    cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase,
    material, antigüedad, y otras observaciones sobre cada uno
    de los elementos materiales por unidad orgánica y por
    puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta
    etapa con el fin de utilizarlas en la distribución
    final.

    Se debe realizar un plantilla de personal donde
    deberá registrarse el numero de empleados de uno y otro
    sexo, por
    unidad orgánica especifica, identificando puestos y numero
    de plazas, de esta manera se podrán proyectar
    instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores,
    entre otros.

    Previsión de
    necesidades futuras.

    La previsión constituye la segunda etapa en la
    elaboración del plan de
    distribución del espacio, donde debe cubrirse la
    organización, con respecto a proyecta la medida en que las
    decisiones de la alta autoridad
    influirán en la distribución actual en un futuro
    próximo y determinar si se están contemplando
    cambios en la organización como pueden ser ampliar o
    reducir la estructura orgánica, descentralizar funciones o
    unidades, incluir nuevas funciones, redireccionar funciones,
    varias las cargas de trabajo, implantar nuevos sistemas,
    desincorporar áreas o servicios, modificar el objeto de la
    organización, invertir recursos de capital,
    diversificar los productos o servicios al mercado,
    reorientar los productos o servicios al mercado, y fortalecer los
    canales de
    distribución. Estas medidas influirán sobre el
    volumen de trabajo ya que determinan el número de
    empleados y el espacio requerido para realizarlo.

    En la etapa de los procedimientos, es indispensable
    considerar los planes y propósitos que repercutirán
    en los sistemas de trabajo, empleando mecanismos de diagramas de
    flujo, diagramas de
    programación de computadoras, diagramas de
    distribución de espacio o matrices de
    especificaciones o requerimiento de espacio.

    En cuanto a lo que mobiliario se refiere, se deben tomar
    en consideración las necesidades de nuevo mobiliario y
    equipo, para llegar a un acuerdo en cuanto a sus dimensiones y
    características. De la misma manera seleccionar el tipo de
    divisiones y canceles de las áreas de trabajo.

    En el ámbito referente al personal, es necesario
    prever el numero de personal, para proyectar la
    instalación de servicios dirigidos a los mismos, como
    sanitarios, guardarropas, salas de descanso, comedor,
    etcétera.

    Estimación de
    la superficie requerida.

    Esta superficie se obtiene multiplicando el
    número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de
    espacio que se les destina.

    Debe realizarse un inventario del
    personal actual y necesidades de espacio, el cual puede hacerse
    anotando para cada unidad los datos relativos a
    los puestos, como: listas de puestos, numero total de personal
    actual en servicio y el
    aprobado para sumarse a el, categoría de los puestos y
    numero de puestos por categorías, numero de puestos a los
    cuales les serán asignados despachos privados y numero
    total de puestos contemplado.

    La fundamentación de la asignación de
    espacio debe hacerse en función del tipo de escritorio y
    equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo,
    una descripción de cada articulo del mobiliario
    y equipo aparte del incluido por cada individuo,
    requerimientos departamentales para servicios especiales como
    almacenes y
    salones de conferencias, resumen por departamentos del personal
    actual y categorías, superficie neta requerida para
    despachos individuales según las categorías, para
    despachos colectivos y para equipo especial y servicio, y
    superficie neta total requerida para el personal actual y el
    equipo.

    La suma de espacio resumido en el inventario representa
    la superficie requerida. A este debe añadírsele el
    espacio previsto en caso de incremento del volumen de las
    operaciones.

    En la estimación de las áreas de trabajo
    están incluidos factores que implican una mayor
    disponibilidad de superficie, como son los espacios destinados a
    portería, instalación para equipo de aire
    acondicionado, escalera, tiro de elevadores, corredores,
    equipos electrónicos, calefacción y
    transportación dentro del edificio, y las áreas
    ocupadas por columnas U otro tipo de estructuras,
    si a la superficie neta se le suman los espacios señalados
    se obtiene la superficie bruta requerida.

    La tercera etapa de la planeación comprende la
    ubicación de unidades, antes de decidir con respecto a la
    ubicación de departamentos y servicios generales, se debe
    tomar en cuenta el flujo interdepartamental de los documentos de
    trabajo y las relaciones personales, su naturaleza, volumen y
    secuencia.

    Los requerimientos de un tipo especifico de espacio por
    tipo de unidad y las necesidades departamentales de flexibilidad
    de espacio en caso de expansión.

    Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en
    particular, se requiere planear el arreglo de escritorios,
    mobiliario y equipo para cada persona y área dentro de la
    organización buscando facilitar el trabajo, respetar su
    flujo e integrar una oficina funcional y atractiva, para ofrecer
    una imagen positiva y que el personal se desempeñe con
    mayor eficiencia en su trabajo.

    Métodos
    para preparar el plan de distribución.

    Presentar el proyecto de
    reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo esquema o plano de
    distribución de espacio, para ello es necesario, reunir
    los instrumentos para la distribución del espacio como
    planos, modelos, maquetas, diskettes, y configurar los modelos
    por área tomando en cuenta los principios y guías
    fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el
    arreglo tentativo y ajustes menores y todo el diseño en
    conjunto Para asegurarse de que ofrece la posibilidad de
    satisfacer los requerimientos específicos del tipo de
    trabajo de la organización, preparar la
    distribución final indicando con marcas apropiadas
    los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que
    habrán de ubicarse en cada unidad física, numero de
    identificación para el mobiliario y equipo, canceles,
    mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y
    eléctrico, sistemas de intercomunicación para
    obtener una integración completa del espacio. La
    distribución final debe estar revisada y aprobada por los
    responsables de su preparación, tomando en cuenta la
    opinión de todos los niveles jerárquicos de la
    organización y las sugerencias de clientes y proveedores.

    Ambiente
    físico.

    La disposición física de los puestos de
    trabajo y de los componentes materiales, así como la
    ubicación de servicios al personal y al publico, no deben
    omitir la consideración de aquellos factores
    físicos que contribuyen a la creación de un
    ambiente de trabajo favorable.

    Para eliminar o disminuir los efectos negativos
    provocados por factores ambientales se debe tomar en
    cuenta:

    • La iluminación: se aconseja la luz difusa con
      preferencia a la iluminación directa, con ella se
      tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las
      iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los
      mas apropiados para lograr una iluminación difusa, pero
      resultan mucho mas costosos que el alumbrado directo. Cuando
      utilizamos tubos fluorescentes, no se aconseja su
      instalación al descubierto, mas bien se recomienda la
      colocación de pantallas de acrílico
      traslucido.
    • Luz natural: se considera que la orientación
      mas adecuado para conseguir una iluminación difusa
      consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán de
      recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los
      puestos de trabajo.
    • Colores de área: no es recomendable emplear el
      color blanco en
      superficies o muros que hayan de recibir luz directa, ni
      utilizar tonos con tendencia violeta o gris intenso porque se
      deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al rojo
      intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores
      con tendencia a verde claro o azul se consideran
      psicológicamente fríos y sedantes, por lo que se
      recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas
      calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o
      beige producen sensación de calor, por
      lo que es preferible utilizarlo en locales orientados al norte
      o zonas donde predomina el frió.
    • Temperatura ambiente; los márgenes
      recomendables para el desarrollo de actividades administrativas
      se establecen entre 18 y 22 °C. además del empleo de
      instalaciones capaces de mantener la temperatura
      adecuada, el empleo de colores convenientes, puede
      contrarrestar psicológicamente, dentro de ciertos
      límites, el exceso o defecto de la
      temperatura dominante. El aire debe ser
      renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando
      aparatos de extracción de aire o instalaciones de
      acondicionamiento para conseguir una velocidad de
      renovación considerablemente superior de hasta diez
      veces por hora.
    • Insonorización: el problema del ruido
      adquiere su mayor importancia cuando el trabajo se desarrolla
      en locales comunes, agravándose si se utilizan
      concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se
      mide en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a
      una mínima variación de intensidad perceptible
      por el oído
      humano. Un local destinado a actividades administrativas, se
      considera ruidoso cuando en el se alcanzas unidades de orden de
      los 55 a 58 decibeles. Cifra que en la práctica se
      rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a 70
      decibeles, y más cuando intervienen equipos y maquinas.
      En lugares de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios
      dobles, formados por láminas separadas por una
      cámara de aire y montados sobre juntas elásticas.
      La difusión del ruido se reduce por cualquier clase de
      procedimientos que impida la reflexión del sonido como
      paneles de fieltro y cartón perforado en muros y techo,
      revestimiento de escayola o materiales porosos, pavimentos de
      materiales amortiguadores del ruido, formación de
      compartimientos mediante separaciones en locales
      comunes.

    Ubicación de
    la oficina.

    Para determinar la ubicación adecuada para la
    oficina, podemos considerar varios factores que encierran
    preguntas claves cuyas respuestas solo podran ser : malo,
    regular, bueno o excelente. Cada respuesta tiene un puntaje, una
    vez analizadas diferentes posibles ubiocaciones para la oficina,
    se comparan los resultados arrojados por las respuestas que
    indican los factores, y se procede a la eleccion del lugar mas
    adecuado para la ubicación de la oficina, dependiendo de
    las necesidades.

    Factor 1: Adaptabilidad del espacio.

    Responde a la pregunta:

    ¿Se puede adaptar el espacio a las necesidades de
    la oficina? ¿Hay lugar para la
    expansión?

    Factor 2: Instalaciones del edificio.

    Responde a la pregunta: ¿Hay entradas,
    alambrados, tomas, salidas, ductos, protección contra
    incendios, y
    otras instalaciones fijas adecuadas?

    Factor 3. Proximidad del edificio a factores
    comerciales.

    Responde a la pregunta: ¿Esta el edificio cerca
    de clientes, de centros comerciales, restaurantes y hoteles, y tiene servicio de
    correos?

    Factor 4: Costo implicado.

    Responde a la pregunta: ¿Es la tasa razonable y
    de acuerdo con los precios
    competitivos?

    Factor 5: Existe la luz natural y
    ventilación.

    Responde a la pregunta: ¿La exposición
    esta al norte, sur, este u oeste? ¿Tiene áreas
    encristaladas? ¿Las ventanas dan a la calle o a lotes
    abiertos? ¿Son altos los techos?

    Factor 6: Características del
    edificio.

    Responde a la pregunta: ¿Tiene el edificio
    apariencia favorable, buen nombre y dirección, que sean fáciles de
    pronunciar y recordar, y carga adecuada del piso y techos
    altos?

    Factor 7: Ausencia de mugre y ruido.

    Responde a la pregunta: ¿Esta el área
    general exenta de mugre y ruido? ¿el área en si, es
    limpia y tranquila?

    Factor 8: Estabilidad de inquilinos?

    Responde a la pregunta: ¿Tienden los inquilinos
    del edificio a ser permanentes?

    Para analizar las respuestas de los factores usamos la
    siguiente tabla:

    Edificios
    inteligentes

    Este tipo de construcción es una infraestructura
    física que integra una variedad de sistemas de
    información basados en tecnología micro
    eléctrica que regula la ambientación de una
    organización.

    Entre sus objetivos se encuentra conocer lo que sucede
    dentro y en el perímetro inmediato de una
    organización. Dar una respuesta rápida a los
    requerimientos de sus ocupantes. Proveer eficientemente a sus
    ocupantes de un entorno accesible a sus necesidades. Establecer
    un clima personal y
    las condiciones tecnológicas necesarias para que los
    usuarios de las instalaciones logren desarrollar al
    máximos sus capacidades, productividad y
    satisfacción personal. Ampliar la vida útil de las
    instalaciones al racionalizar su uso y disminuir su desgaste.
    Optimizar el aprovechamiento del espacio al moderar los
    requerimientos de mobiliario y equipo y reducir costos de
    operación al controlar los consumos de energía y
    material.

    Las instalaciones inteligentes están compuestas
    por diferentes sistemas de información, los cuales pueden
    alternarse según su alcance e interacción. El numero y calidad de los
    servicios que operan y controlan variará con la inversión que se destine a su
    diseño, el cual puede incluir energía, clima,
    mantenimiento
    y soporte, seguridad,
    telecomunicaciones, base de datos,
    servicios de reproducción, fax, correo
    electrónico, temperatura, sonido, y resguardo de
    información.

    En una organización inteligente, la productividad
    se puede incrementar en forma sustancial, toda vez que todos los
    sistemas de la organización funcionan unificados y
    permiten identificar tendencias tanto positivas como negativas,
    aprender de la experiencia, generar recomendaciones, exponer
    conclusiones, producir reportes y reconocer
    limitaciones.

    Esta integración de tareas se hace posible a
    través de programas computacionales que resuelven
    problemas expresados en términos simbólicos mas que
    numéricos basados en sistemas de inteligencia
    artificial los cuales se clasifican en:

    • Sistemas expertos, basados en conocimientos, sistemas
      automatizados para captar e imitar el
      conocimiento de un experto humano.
    • Sistemas de lenguaje
      natural, procesamiento de lenguaje natural que abre una puerta
      para el dialogo
      directo entre el hombre y
      la
      computadora, lo que evita la programación normal y
      el protocolo
      del sistema
      operativo.
    • Sistema de percepción de visión, habla y
      tacto. Sistemas basados en facilidades de interfaz con el
      usuario que aceptan información y la traducen
      aceptablemente al resto del sistema, o de
      este usuario en forma comprensible.

    La ambientación de trabajo inteligente repercute
    directamente sobre las relaciones funcionales y de comportamiento
    en los grupos de
    trabajo, ya que incide en sus necesidades personales de la
    siguiente manera:

    • Fisiológicas: apoyan el bienestar
      físico y la seguridad de sus usuarios al brindar
      protección a sus funciones corporales como la vista,
      oído, respiración y libertad de
      altas temperaturas, falta de luz, exceso de ruido o problemas
      en la estructura de las construcciones.
    • Psicológicas: fortalecen la salud mental
      de sus ocupantes al proveerles de condiciones de privacidad,
      sentido de apreciación y reconocimiento, tranquilidad,
      comodidad y estabilidad.
    • Sociológicas: también reconocidas como
      socio-culturales, estas necesidades son en parte satisfechas
      mediante una mejor comunicación, interrelación
      personal, disminución de la irritabilidad, flexibilidad,
      sentido de integración e imagen personal.
    • Económicas: permiten el ahorro de
      energía, conservación de la planta productiva,
      preservación del espacio, empleo adecuado del tiempo y
      la inversión económica rentable.

    Adaptabilidad
    del espacio

    Se le da máxima prioridad a la adaptabilidad del
    espacio, porque el que se elija debe permitir un arreglo adecuado
    para todos los escritorios, sillas, máquinas y
    necesidades del personal. El espacio debe tener forma y
    tamaño convenientes. Es preferible evitar las áreas
    de formas extrañas, por lo general, las mejores son las
    formas rectangulares.

    Es aconsejable calcular las necesidades futuras del
    espacio y tomar en cuenta estos cálculos al considerar la
    adaptabilidad del espacio. Se pueden anotar los datos en forma
    vertical mostrando las columnas de identidad
    (oficina privada, computadora,
    archivo, etc.)
    el número de la unidad, la superficie de espacio del piso
    que se requiere por unidad, y la necesidad de espacio total por
    identidad y por toda la oficina.

    Las futuras necesidades significan algo más que
    sólo reservar un espacio mayor que el necesario para las
    necesidades corrientes. Debe tenerse presente el dónde y
    el cómo de los futuros cambios que alteren las actuales
    necesidades de espacio. Por lo general las futuras
    consideraciones se subsanan ya sea rentando pisos enteros o
    subarrendando lo que ahora no se necesita, o procurándose
    opciones sobre áreas adyacentes.

    Algunos ejecutivos creen que es conveniente proporcionar
    arreglos en el espacio para acomodar por lo menos cinco
    años de probabilidades, o sea el tiempo especificado en el
    contrato de
    arrendamiento.

    La diferencia entre el "espacio rentado" y el "espacio
    utilizable", debe señalarse. Por lo general, se paga por
    el espacio rentado, que es el área medida entre las
    superficies interiores de los límites externos. Incluye
    áreas para columnas, salientes, pilastras y arreglos de
    ventanas, necesarios para el edificio. El espacio utilizable es
    el área efectiva que puede utilizarse para la oficina, y
    por lo general es del 80 al 85 % del espacio rentado.

    Características del
    edificio

    Al considerar las características del edificio,
    deben tomarse en cuenta decisiones basadas en factores tales como
    si el edificio es moderno o antiguo, si su nombre tiene buena
    reputación, si su nombre y dirección son
    fáciles de pronunciar y recordar, si es bien conocido, y
    si ofrece servicios adecuados, incluyendo servicio de ascensor,
    conserjería y vigilancia nocturna.

    Un factor técnico de importancia es la carga viva
    de piso permisible. Por lo menos se necesitan 75 Lb (37.5 Kg.)
    por pie cuadrado, y una cifra de 100 libras es deseable para una
    completa flexibilidad en el arreglo.

    Las alturas de piso a techo deben ser de minino 8 pies;
    sin embargo para las grandes superficies, lo más apropiado
    es de 10 a 12 pies. Los techos bajos crean una sensación
    de congestionamiento y hacen a la oficina más
    difícil de ventilar; los techos altos hacen difícil
    el alumbrado, la sensación y ruido y calefacción.
    Además, debe tomarse en cuenta el espacio de columnas, ya
    que por lo general los canceles de la oficina general
    están unidos a columnas.

    Es aceptable un espacio de 20 x 20 pies o más;
    los espacios de menos de 18 pies por lo común no son
    satisfactorios. A lo largo de los muros exteriores, una
    dimensión constante de aproximadamente cinco pies, de
    centro a centro de las secciones de las ventanas, o ventanas y
    paños de muro alternados, facilitan la colocación
    de los canceles y acomodamiento de unidades de equipo.

    Ausencia de mugre y ruido

    Ciertos elementos son en extremo molestos para los
    empleados de la oficina y deben evitarse siempre que sean
    posibles. La mugre, el humo y el hollín son objetables, y
    debe evitarse su presencia en el local de una oficina y
    áreas cercanas. Los ruidos de la calle son molestos e
    interfieren con los esfuerzos de la concentración mental.
    Además, el tipo de negocio de los inquilinos vecinos, con
    especial referencia a la cantidad de transito y de operaciones
    que se ejecutan, también podrían tener importancia
    desde el punto de vista del ruido.

    Estabilidad de los inquilinos

    Por lo general se considera ventajoso ubicar la oficina
    en un edificio en donde los inquilinos sean estables. Las
    mudanzas frecuentes de los inquilinos que llegan o se van no son
    deseables desde el punto de vista de empresas
    sólidas. Las compañías de bienes
    raíces, firmas de abogados y firmas financieras se
    encuentran entre las más estables.

    En algunos casos, su inquilinato en la misma
    ubicación se extiende a 25 años o más. En
    contraste los agentes de fabricantes y las agencias de publicidad
    tienden a mudarse con más frecuencia. Sin embargo, muchos
    de ellos permanecen en la misma ubicación por 10 o 15
    años y, si bien esto es relativamente inferior,
    todavía refleja un fuerte elemento de
    estabilidad.

    Alumbrado del edificio

    El ambiente físico de una oficina también
    está influido por los principales factores de
    acondicionamiento del espacio: luz, color, música y sonido y
    aire. Todo esto es tomado en cuenta por el gerente
    durante el esfuerzo de organizar. Con mucha frecuencia, se
    utilizan los servicios de especialistas en estos factores, pero
    el gerente de la oficina debe estar familiarizado con las
    prácticas y conocimientos básicos en cada
    área.

    Un alumbrado adecuado es esencial para una oficina
    exitosa. Muchas de las tareas de la oficina requieren de mucha
    lectura de
    material impreso con letra pequeña. Una buena luz de
    cantidad, difusión y brillantez suficientes, es
    imperativa.

    La cantidad de luz a un pie de distancia de una
    bujía estándar se define como bujías-pie, es
    decir en una conversión rápida sería un watt
    por pie cuadrado de área proporciona 15
    bujías-pies. La cantidad de luz recomendada se muestra a
    continuación:

    Valores de Iluminación
    Recomendados para Trabajo de Oficina

    Para ver el cuadro seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

    La difusión de la luz es necesaria para que un
    objeto pueda ser visto por el ojo humano con claridad y
    facilidad. La buena luz no es absolutamente uniforma. En
    contraste, las sombras bruscas, fuentes y
    contrastantes, son moletas y deben evitarse.

    La difusión adecuada de la luz se obtiene
    haciendo que venga la luz en diferentes cantidades procedentes de
    varias fuentes y direcciones adecuadas, debe brindarse con
    discreción.

    La brillantez está determinada por la cantidad de
    luz reflejada por un objeto, debe estar asociada a una
    superficie, es esta la que hace que el ser humano la vea. El
    acabado de una superficie, su color y el tipo de material son las
    principales influencias que regulan el valor de
    reflectancia.

    También es importante saber jugar con los
    contrastes, ya que no es igual ver un papel blanco sobre un
    escritorio negro (en este caso se necesita menos luz, por el
    contraste de colores), que sobre un escritorio blanco
    (aquí se requiere de mucha luz, porque no existe un buen
    contraste).

    Fuentes de Luz y Diseños
    Básicos

    Las fuentes para el alumbrado de una oficina incluye la
    luz natural, la fluorescente (se considera como la principal
    fuente para las oficinas, ya que se asemeja a la luz natural) y
    los focos de filamentos. La luz natural varía durante todo
    el día y día a día, por lo general deben
    usarse otras fuentes de luz para mantener la cantidad de
    ésta que se requiera.

    También es aconsejable contar con luz natural
    como una fuente menor, debido a sus benéficos efectos
    psicológicos, un empleado se siente mejor cuando
    ocasionalmente puede ver hacia fuera y ver la luz del sol,
    observar el tiempo, etc. El arreglo de la oficina debe destacar
    las características arquitectónicas y decorativas
    que ayuden a hacer un ambiente alegre para trabajar.

    Acondicionamiento de color en la
    oficina

    El color no solo embellece la oficina sino que mejora
    las condiciones bajo las cuales se ejecuta un trabajo. Ahora
    está bien establecido que el color afecta las emociones
    humanas, los sentidos y
    los procesos del pensamiento.
    Un color determinado impresionará las mentes de algunos
    individuos con una sensación o pensamiento particularmente
    favorable; otro color tendrá el efecto opuesto.

    Unos colores levantan y otros imparten sensación
    se depresión.
    Algunos tienden a acelerar la acción
    de la mente, otros la retardan.

    Selección de colores

    El plan general de color para una oficina puede seguir
    uno de muchos arreglos, dependiendo de las preferencias
    individuales. Sin embargo, es normal que se desee un equilibrio
    adecuado y esto significa el uso correcto de unos cuantos
    colores, no una variedad de ellos al azar.

    El arreglo monocromático es popular. Esto
    describe el uso de varios tonos de color para pisos, paredes y
    cortinas, junto con el toque de un color brillante. Como punto de
    partida, el escritorio se escoge de un color determinado, la
    cubierta del piso se selecciona de acuerdo con este color
    básico, para que armonice con el del escritorio. Luego se
    pueden usar tonos más ligeros que la cubierta del piso en
    las paredes y en las cortinas. El toque que acentúe el
    color puede estar en la silla o en accesorios tales como los
    cuadros, accesorios del escritorio y lámparas.

    GUÍA DE LOS COLORES QUE SE
    SUGIEREN PARA UNA OFICINA

    Para ver el cuadro seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

    La relación entre el color y el alumbrado es
    interesante. Como se indicó con anterioridad, el color
    tiene una influencia significativa sobre el alumbrado de la
    oficina. Los colores claros aumentan la intensidad de la luz y
    los colores oscuros la disminuyen. Esto se debe a que los colores
    claros reflejan los rayos de la luz, en tanto que los colores
    obscuros la absorben.

    Por estas razones cualquier zona normalmente oscura se
    aclarará cuando se empleen colores claros para techos,
    paredes y pisos. Además el uso del color influye en las
    proporciones aparentes de un área. Esto se debería
    al efecto reflejante y contractivo de la luz producida por
    distintos colores.

    Los colores oscuros parecen que adelantan un
    área, los colores claros la retiran. En consecuencia, en
    efecto dimensional de un cuarto angosto y largo puede cambiarse
    mediante el uso del un color oscuro en las paredes extremas y un
    tono más claro o del mismo color, o de un matiz que
    armonice, en las otras paredes.

    Acondicionamiento de música y
    sonido.

    La música sirve como una ayuda ambiental debido a
    que el poder fisiológico y psicológico de la
    música pueda ser utilizado para producir y mejorar el
    patrón de comportamiento.

    La música puede poner a usted alerta o relajado,
    feliz o triste. Los programas "Música Mientras
    Trabaja"
    están diseñados para mejorar las
    condiciones de trabajo, para aliviar la fatiga mental y visual,
    para reducir la tensión nerviosa y para hacer que los
    empleados se sientan mejor en términos generales. Ciertos
    programas son populares y efectivos.

    En lo general, los tipos de trabajo de oficina que
    derivan los máximos beneficios de la música, son
    archivo, correspondencia, recepción, perforado de tarjetas,
    verificación, y mecanografiado. Los beneficios comunes
    también incluyen la disminución del ausentismo en
    un 5 al 10%, la reducción de un 30-35% en los errores de
    los empleados y una disminución notable de conversaciones
    no esenciales de los mismos.

    La música está específicamente
    arreglada, orquestada y grabada para cumplir un objetivo dado.
    La música es estimulante y está diseñada
    para un tipo de trabajo específico así como del
    temperamento de los empleados.

    La música solo se toca por intervalos
    específicos, ya que se obtienen mejores resultados con
    patrones de este tipo.

    El acondicionamiento del sonido se coloca a la cabeza de
    la lista de factores de acondicionamiento espacial. Una oficina
    ruidosa rara vez es una oficina eficiente.

    Las principales características del sonido
    son:

    1. Límite de frecuencia de las
      vibraciones.
    2. Intensidad (fuerza de
      las vibraciones).
    3. Calidad (el modo o tipo de
      vibración).
    4. Reflexión (las cualidades sustentantes una
      vez que el sonido a cesado en su fuente).
    5. La expectancia y aceptación del
      individuo.

    Es de gran interés el
    volumen, el cual está determinado tanto por la intensidad
    como por el tono, con el énfasis de la intensidad. Para
    tener una medición relativa de la gama de
    intensidades del sonido, se emplea una unidad de medida llamada
    "decibel".

    La escala de decibeles va del 0 al 110. una oficina
    tranquila registrará 37 decibeles, una gran sección
    mecanográfica unos 70 decibeles, una fábrica de
    calderas 97
    decibeles,

    El ruido de la oficina puede ser controlad en varias
    formas. Un medio efectivo es ubicarla en un lugar tranquilo. Los
    pisos superiores de un edificio, o las zonas no expuestas en
    forma directa a fuentes de ruido son las que se recomiendan.
    Además cuando sea práctico, deben separarse las
    fuentes de ruido del resto de la oficina.

    Colóquense las máquinas ruidosas en una
    sección separada o afuera, en un área lateral.
    También ayudan los cojines de fieltro colocados debajo de
    la máquina de escribir, calculadoras y otro tipo de
    máquinas. También existe muebles a prueba de
    sonidos, estos son muy útiles para solucionar el problema
    del ruido en la oficina.

    Por último, pero nunca de menos importancia se
    puede hacer un llamamiento al personal, destacando la
    consideración para otros de evitar conversaciones
    innecesarias dentro de la oficina.

    Acondicionamiento del aire.

    El verdadero aire acondicionado regula cuatro
    condiciones atmosféricas básicas:

    1. Temperatura.
    2. Circulación.
    3. Contenido de humedad.
    4. Limpieza.

    Es posible controlar sólo una o varias de
    éstas condiciones. Pero tal control se lama
    con más propiedad
    acondicionamiento parcial de aire. Se puede utilizar una unidad
    central o varias unidades individuales. Se dispone de varios
    tamaños y capacidades. Las unidades individuales para un
    pequeño grupo de oficinas o para parte de un área
    del piso han crecido en popularidad.

    Algunas están diseñadas para un solo
    cuarto y son portátiles. El costo de acondicionamiento de
    aire es razonable y bien vale la pena el gasto porque ayuda a la
    salud y a la
    comodidad, ayuda a mantener una productividad consistente y
    satisfactoria y reduce los costos de limpieza y
    decoración.

    Observando con más detenimiento las condiciones
    atmosféricas básicas anteriormente mencionadas
    expliquemos:

    Primero está la temperatura. Está
    demasiado elevada en la mayoría de las oficinas. Esto
    conduce a incomodidad y somnolencia. Deben instalarse reguladores
    n los aparatos de calefacción de manera que no se
    produzcan temperaturas excesivas. Es conveniente adquirir
    "conciencia del
    termómetro"
    y mantener la temperatura
    de la oficina dentro de límites razonables, esto es,
    alrededor de 22°C. si se emplea acondicionamiento de aire
    gama la temperatura recomendada es de 24° a 27°C
    dependiendo de la temperatura exterior. Una diferencia muy grande
    entre la temperatura de la oficina y la externa a ella no es muy
    recomendable.

    La falta de una ventilación adecuada hace que una
    persona se sienta somnolienta e indebidamente cansada. A
    21°C, un cuerpo humano
    adulto en descanso despide una pequeña cantidad de calor,
    que debe ser transportada por el aire circundante, de lo
    contrario el cuerpo se sobrecalienta.

    Los requisitos de una ventilación normal es de
    aproximadamente de 2.000 pies cúbicos de aire por persona
    por hora. Para las áreas sin acondicionamiento de aire los
    ventiladores de abanico y de ventana ayudan mucho a proporcionar
    una ventilación adecuada. La práctica de abrir las
    ventanas y airear la oficina por períodos estipulados, a
    media mañana, medio día y a media tarde, sirve de
    mucho para expulsar el aire viciado y refrescar la
    oficina.

    La humedad, o contenido de agua en el aire, afecta
    definitivamente la comodidad y la eficiencia de un ser humano. A
    la misma temperatura, el aire húmedo se siente caliente y
    el aire seco se siente fresco. La humedad excesiva puede causar
    cansancio físico.

    La humedad relativa es el término que se
    emplea para describir la intensidad de saturación de
    humedad en el aire.

    La limpieza no necesita aclaración.
    Registros
    limpios, mejor condición de operación para las
    máquinas, menor mantenimiento de oficina y el trabajo en
    una zona limpia libre de polvo, es muy conveniente.

    El Método
    AMCO-PACT

    La mayoría está de acuerdo en que la
    utilización del espacio de la oficina ayudará no
    sólo a lograr que se desempeñe el trabajo de
    oficina específico, sino también a satisfacer las
    preferencias personales y las necesidades humanas. Para este fin,
    se ofrece el método AMCO-PACT; éste se ilustra en
    la siguiente figura:

    El Método AMCO-PACT es efectivo
    para el arreglo de la oficina

    En esta figura se ve como se desarrolla la
    ubicación del espacio de la oficina y los datos derivados
    del análisis de AMCO (la Actividad o función
    desarrollada, Máquinas o equipos utilizados, Canal o flujo
    de instalaciones de servicios del edificio requeridas, y
    Organización), que da el número de las personas y
    el respectivo tipo de trabajo que ejecutan.

    A su vez, estos factores AMCO están influenciados
    por PACT, que representan las Preferencias
    personales de la gente involucrada, deseos estéticos
    (Aesthetic, en inglés)
    que debe satisfacerse, Costo del arreglo, y
    consideraciones de Tiempo.

    El análisis de la actividad está derivado
    del estudio de los sistemas, procedimientos y métodos
    prescritos de la oficina. Representa la acción que debe
    emprenderse para la ejecución del trabajo y las
    condiciones requeridas para ejecutarlo en forma adecuada, son
    determinados y evaluados. Asimismo, se prevén las
    probables necesidades para cinco o diez años. Por lo
    general, se hace un estudio y comprobación de las
    operaciones a cada nivel con un miembro correspondiente
    administrativo. Si parecen necesarios algunos estudios
    especiales, se practican, de manera que se dispongan de una
    información completa de sistemas y
    métodos.

    El análisis de Maquinas y equipos afectan el
    arreglo de la oficina. Los datos sobre estos requisitos se
    obtienen del análisis de la actividad antes discutida.
    Esto ayuda a trabajar estrechamente con el personal de sistemas y
    métodos. Es necesario un inventario de las maquinas y
    equipos en uso en la oficina, lugares donde están
    colocadas, y si parecen adecuadas para un uso continuado ya sea
    continuado ya sea con el arreglo actual o con el propuesto. La
    necesidad de un equipo especial garantiza una investigación cuidadosa. Todos estos tipos
    de información son necesarios para evaluar y tomar en
    cuenta el efecto de las máquinas y equipos sobre el
    arreglo.

    El análisis del Canal incluye el estudio del
    actual del flujo de instalaciones de servicio del edificio, y una
    evaluación no solo del número, tipo
    y ubicación de las unidades, sino también de las
    mismas ayudas del canal, incluyendo tamaño y
    ubicación de los ductos, con ductos del piso y line4s de
    fuerzas requeridas. Por lo general los datos del canal se
    registran en hojas especialmente diseñadas para facilitar
    su estudio. Algunas incluyen las preguntas que se deben formular,
    diagramas para llenar, y otros en que se pide que se anote una
    información especifica. La omisión puede dar como
    resultado, por ejemplo, que los teléfonos tengan que ser
    cambiados de lugar, que las tomas de corriente tengan que ser
    cambiadas de lugar.

    El análisis de la Organización incluye:
    número del personal que será alojado y para cada
    uno, el nivel organizacional, la unidad organizacional, los
    proyectos por
    unidad organizacional y la autoridad formal. Se recomienda para
    prever las futuras necesidades, que se hagan proyectos para cinco
    o diez por unidad organizacional.

    Uniendo los datos del análisis de máquinas
    y equipos, pueden obtenerse los siguientes datos, que se
    recomiendan para cada empleado: nombre, titulo de la
    función, máquinas y tamaño de cada una,
    muebles y su tamaño y otras necesidades diversas. Tales
    datos mostraran el formato especifico del personal que de
    razón por las necesidades del mayor espacio que se
    requiera.

    PACT

    La utilización del espacio para la oficina,
    condicionada por el análisis de la actividad, de las
    máquinas y del equipo, canal y organización,
    está constreñida por las cuatro fuerzas primarias
    de PACT. Como se indico en la figura anterior, una de
    éstas constituye las Preferencias personales de los
    empleados (tanto administrativos como no
    administrativos).

    El arreglo de la oficina será o no efectivo,
    dependiendo de que los empleados utilicen bien y les agrade el
    ambiente espacial de trabajo que se proporcione. Lo que sea
    importante para las personas que utilicen el arreglo, es vital y,
    si es factible, debe incluirse en el arreglo del espacio. Los
    arreglos también son humanos y emocionales. El elemento
    personal es fuerte en los arreglos de oficinas que logran el
    mayor éxito.

    Los deseos estéticos (Aesthetic), o la A
    en PACT, ameritan una profunda consideración. El arreglo
    debe ser agradable a la vista y de acuerdo con el buen gusto en
    el diseño. Presentar una combinación armoniosa de
    las herramientas
    del trabajo de oficina, e impartir una atmósfera de la cual
    le agradaría a uno formar parte.

    El Costo es siempre importante. Ya sea que se trate de
    personas, de máquinas, sillas, escritorios, mesas,
    archiveros, gabinetes, espacios, pasillos o de oficinas privadas,
    todo lo que interviene en el arreglo de la oficina está
    afectado por el costo.

    El Tiempo también afecta al arreglo originado por
    los datos proporcionados por el análisis de AMCO. Un
    sistema que se piense sea temporal tiene que diferir mucho de
    otro que se considere permanente. Hay estilos en los arreglos de
    oficinas no muy distintos a los diseñados en
    automóviles y proyectos de plantas de
    casa.

    ¿Quién va y a
    Dónde?

    Después de aplicar el método AMCO –
    PACT, la siguiente tarea es determinar la ubicación
    general de las varias unidades del total del espacio utilizable.
    Para este propósito se usan los estudios del flujo de
    funciones.

    El resultado de este estudio es mostrar en forma
    gráfica la relación de los componentes, como se
    muestra en el siguiente diagrama de
    bloques:

    Diagrama de bloques que muestra la
    relación de los componentes

    Para ver el gráfico seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

    Cada bloque identifica al departamento o unidad que se
    incluirá en el arreglo. La anchura de la línea que
    une a los bloques indica la cantidad de flujo de trabajo y los
    requisitos de capacidad física para la
    comunicación entre estas dos unidades.

    Estos esfuerzos muestran quién trabaja con
    quién y a dónde va cada uno. El flujo puede ser por
    papeles, o por personas. Se trata de minimizar esto
    último, pero ambos deben ser utilizados.

    Una interesante técnica para determinar la mejor
    relación de los componentes se utiliza por una
    computadora. Primero, se traza un diagrama de bloques en el cual
    se muestran las mediciones para cada flujo. A continuación
    se hacen ajustes para encontrar el mejor arreglo entre las
    unidades y que contribuyan a la efectividad del total medidas por
    costo o tiempo para los diversos flujos de trabajo y esfuerzos de
    comunicación. Los datos de entrada de la computadora
    principal con el costo total del flujo de trabajo para un
    patrón dado. Después, se calcula el cambio en el
    costo de cambios entre las unidades.

    Concepto de
    Importancia del Arreglo

    Es una idea práctica de un arreglo de
    oficina que capta la disponibilidad de la habilidad y destreza
    humanas así como una utilidad mejorada
    de muchos muebles modernos y de las máquinas de la
    actualidad.

    Canales Movibles

    Para dividir formalmente el espacio de la oficina como
    lo requieran los arreglos aprobados se emplean mucho los canales
    movibles. Proporcionan no sólo una mayor flexibilidad sino
    también el control del espacio y permite desusados
    diseños que puedan adoptarse a un costo factible. En mucho
    de los casos, el costo de construir canales movibles es de
    sólo el 15% de paredes permanentes de mosaico y yeso.
    Además, se eliminan incomodidades objetables tales como
    ruido, alboroto, materiales de desecho, esperar que seque el yeso
    y la pintura, y
    después de la división, limpieza de alfombras,
    cortinas y muebles.

    Los canales móviles, hechos de metal, madera o
    plástico se arman y desarman con facilidad. Se disponen de
    varias alturas, proporcionan aislamiento, pero no interfieren con
    la ventilación y el alumbrado. El alambrado y las tomas
    están contenidas en la base de los tableros y en las
    uniones. Los canales tienen acabados de fábrica y gran
    variedad de estilos y colores.

    Preparación del Arreglo de la
    Oficina

    Primero, obténgase un dibujo o
    plano del área disponible. Si no, mídase el espacio
    e indique las dimensiones en un boceto bien dibujado. Debe
    señalarse la ubicación y tamaño exacto de
    las ventanas, resaltes del edificio y arcos de las puertas,
    ductos para el alambrado telefónico, instalaciones para
    agua corriente, entrada y salida, para adaptar un arreglo
    sugerido depende de lo completo y exacto que sean estos
    datos.

    A continuación, determínense la
    ubicación, dependerán de cosas tales como
    superficies y medidas del espacio disponible y del tipo general
    de la oficina. Las instalaciones del edificio, tales como
    entradas y salidas, escaleras, ascensores, salones de descanso,
    etc. sugerirán las zonas de mayor tráfico. A partir
    de esta información, se pueden sugerir en el arreglo la
    colocación de los pasillos principales, cuartos de
    almacenamiento, de recepción y
    guardarropa.

    En tercer lugar, formular respuestas tentativas respecto
    al uso del salón de recepción, de conferencias y
    oficinas privadas.

    Cuarto, estudiar los datos de los análisis de la
    actividad, máquinas y equipos, del canal y de la
    organización, como se indico anteriormente. La
    coordinación de la información en un cuadro general
    permite identificar el número de empleados y
    máquinas y equipos que se necesiten en cada unidad
    organizacional. Adaptar los principales segmentos de las
    necesidades de espacio a espacio utilizable de que se disponga,
    suena como unir piezas de rompecabezas. Pero poco a poco, un
    ajuste aquí y otro acá, las áreas claves
    comienzan a tomar forma y empieza a desarrollarse en forma
    satisfactoria todo el arreglo desde un punto de vista
    general.

    Ahora ya se esta listo para elaborar los detalles
    específicos, principiando por hacer planillas (o utilizar
    modelos) de todas las unidades físicas. Una plantilla es
    un patrón a escala, hecha de cartoncillo o de papel, que
    se utiliza para representar la superficie de piso ocupado por una
    unidad física. Para cada una de estas se hace una
    plantilla por separado para considerarla en el arreglo (detalles
    como esquinas recodadas, redondeadas, etc.). Esto incluye
    también a cada una de las máquinas y, oficinas
    privadas, salón de conferencias, recepción,
    etc.

    En vez de plantillas, pueden emplearse modelos
    tridimensionales de las unidades físicas, son
    dimensionalmente exactos y muestran de una ojeada el arreglo de
    la oficina. Muchas personas pueden visualizar con más
    claridad con modelos a escala que con un dibujo
    técnico al cual pueden no estar acostumbradas.
    También se pueden realizar plantillas magnéticas o
    modelos que se sostienen firmemente en una base, que se pueden
    mover para mostrar distintos arreglos.

    Las plantillas o modelos requieren mucho tiempo y no se
    pueden apresurarse, si son magnéticos, se fotografía
    el arreglo provisional y se hacen copias, de manera de
    proporcionar una referencia adecuada. Después se revisa
    todo el arreglo y se hacen los ajustes menores que sean
    necesarios para satisfacer las necesidades
    particulares.

    Se agregan marcas adecuadas para indicar los principales
    flujos de trabajo, del alambrado eléctrico y
    telefónico, y el nombre del empleado que ocupará
    cada unidad. Esta información es necesaria para entender
    por completo el arreglo y para que el ejecutivo de la oficina
    pueda visualizar el flujo de trabajo de una mejor
    manera.

    Por ultimo, se hace otra revisión con el grupo
    interesado. El primer grupo es el de los altos gerentes, se les
    señala donde están colocados, cuales son las
    facilidades que se les proporcionan y las principales
    consideraciones que determinaron el arreglo recomendado, pueden
    que se sugieran cambios menores, que pueden ser incorporados. El
    mismo método se sigue con cada grupo. Una vez que todos
    los grupos hayan dado su aprobación de sus respectivos
    acomodos, se somete todo el plan a los altos gerentes, indicando
    que arreglo tiene la aprobación de los grupos. La
    aceptación de los grupos es por lo general una
    formalidad.

    Normas para el Espacio de la Oficina

    Los estudios muestran que un valor de 60 pies cuadrados
    de espacio utilizable para cada uno de los empleados generales de
    oficina es una norma conveniente. De 75 a 85 pies por empleado es
    un área típica y bastante grande. Sin embargo, no
    existe una regla objetiva que norme el número de pies
    cuadrados por empleado.

    La superficie está influenciada por muchos
    factores: la naturaleza del trabajo, la superficie total
    disponible, la extensión de las áreas de servicio,
    la necesidad de aislamiento, el número y tipo del equipo y
    de las máquinas, exposición y obstrucciones dentro
    del mismo espacio total. También podemos calcular
    más o menos el espacio del personal administrativo,
    ejecutivo principal de 400 a 450 pies cuadrados; ejecutivo
    intermedio de 275 a 300 pies cuadrados y ejecutivo supervisor de
    110 a 125 pies cuadrados.

    Estos datos son mas valiosos principalmente porque
    existe mas uniformidad en lo que se proporciona para
    máquinas y muebles a un ejecutivo o a un supervisor. En la
    mayoría solo se aplican métodos simétrico
    – técnico.

    Escritorio: Las sugestiones para el
    espacio mínimo, es acomodando los escritorios con medidas
    de 50 x 30" como unidades aisladas con pasillos adyacentes, o si
    se acomodan por partes, extremo contra extremo, con pasillos
    juntos a cada escritorio.

    Pasillos: Los pasillos principales o
    corredores deben ser de 5 a 8 pies de ancho, dependiendo de la
    cantidad de tráfico que se maneje. Los principales
    pasillos, en el área de una oficina deben ser de 4 a 5
    pies de ancho, y la medida de los pasillos secundarios
    deberá ser de 3 a 4 pies de ancho. Los pasillos
    trasversales deben quedar a unos 50 pies.

    Archivos: El espacio de los archivos depende
    de la frecuencia de su uso y del tipo de archivo. Cuando se
    utilizan varios archivos, es mejor colocarlos siempre dando
    frente uno con el otro.

    La Oficina Privada: Las decisiones
    respecto al uso de una oficina privada sólo deberá
    hacerse después de un amplia consideración de las
    circunstancias individuales. Debe utilizarse una oficina privada
    cuando su uso esté dictado por hechos y un criterio recto.
    Nunca porque siempre se ha proporcionado para un puesto en
    particular o porque las solicitudes o en ocasiones las presión la
    han puesto en uso.

    Por el lado favorable está la necesidad de
    prestigio. Es por esta razón que los miembros de la alta
    gerencia,
    jefes de departamento y profesionales cuentan con oficinas
    privadas, esto ayuda a dar peso, influencia y respeto a estos
    grupos ante los ojos de los demás empleados y de quienes
    visitan la oficina.

    Hay afirmaciones que dicen, que el trabajo creativo, tal
    como redactar textos publicitarios y la preparación de
    reportes elaborados justifica por lo general el uso de una
    oficina privada. Asimismo, los empleados dedicados a
    análisis intrincados, planeación original y la
    consolidación de recapitulaciones de estadísticas
    de importancia. Pero observe que un salón de conferencias
    puede ser utilizado para tal propósito.

    Oficina Privada que cuenta con un
    escritorio, tres sillas, archivos y librero en 81 pies cuadrados
    de espacio:

    Para ver el gráfico seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

    La figura sugiere el arreglo de una oficina privada que
    hace un uso excelente del espacio. Por otra parte, los argumentos
    en contra de este tipo de oficinas incluyen primero, interfieren
    con la efectividad de la supervisión. La cercanía
    del supervisor con los empleados, la familiaridad con los
    problemas que se presenten y estando en el corazón de
    todo lo que sucede en la unidad, se pueden perder cuando el
    supervisor está separado en una oficina
    privada.

    Los segmentos de espacio individual, segregado de un
    área grande, requieren de arreglos especiales, lo cual
    significa materiales y mano de obra adicionales.

    Recepción: La sección de
    recepción y recepcionista crean la impresión
    inicial de la empresa en el
    visitante, y las primeras impresiones suelen ser las mas
    duraderas. El salón de recepción debe ser
    invitador, la exhibición de los productos o servicios de
    la compañía es muy efectiva y ayuda a la
    creación de crédito
    mercantil. El mantenimiento de esta área es básico.
    Las sillas deben estar alineadas, con periódicos y
    revistas colocados en orden en una mesa, los ceniceros deben
    conservarse limpios, no debe manejar el tránsito ordinario
    y necesario entre las distintas tareas de la oficina, debe
    crearse una paso auxiliar al de la recepción para que
    transiten los empleados sin necesidad de entrar en contacto con
    los visitante, para evitar las distracciones. También es
    conveniente colocar instalaciones sanitarias en esta
    área.

    La recepcionista debe ser amistosa y debe dar a los
    visitantes un tratamiento cortés y rápido. Debe
    descubrir qué persona, en su caso, debe hablar con el
    visitante y hacer arreglos para que éste lo vea de
    inmediato, debe estar totalmente familiarizada con los asuntos
    que maneja la cada uno de los empleados que tienen visitantes. Se
    debe disponer de un folleto para consultas, para el control es
    una buena práctica que la recepcionista mantenga un
    registro de
    los visitantes, que incluya la fecha, el nombre del visitante y
    de su compañía y a la persona que
    visita.

    Cuarto de la Computadora: La
    iluminación del cuarto debe estar un tanto igualada con el
    área de las máquinas, ya que con frecuencia el
    personal tiene que trabajar en varias máquinas. La
    mayoría de las computadoras generan una cantidad
    considerable de calor, y para mantener condiciones satisfactorias
    de operación, se requiere aire acondicionado durante todo
    el año. Varios gerentes recomiendan un sistema de
    enfriamiento separado del normal para el edificio.

    Este espacio es útil, ya que las grandes
    cantidades de discos, tarjetas, cintas, impresiones de
    computadora y registros microform, requieren una gran área
    para archivo y rápida recuperación. El cuarto de la
    computadora aloja a un centro de información
    vital.

    Salón de Conferencias: Para
    reuniones en privado, se recomienda mucho un salón de
    conferencias. La mayoría de las oficinas privadas no son
    adecuadas para la celebración de juntas. Los participantes
    pueden ser acomodados en forma mas satisfactoria aun gran
    número de ellos, y cada uno puede tener un lugar
    conveniente para escribir o tomar notas, con un mínimo de
    interferencias y distracciones. Este espacio debe estar colocado
    en forma conveniente en donde el transito de entrada y salida al
    salón sea menos molesto para los demás empleados de
    la oficina. (Ver figura Pág. siguiente)

    Guardaroropa: Se pueden proporcionar
    fácilmente para el guardarropa ya sea en cuartos separados
    (armarios o vestidores), en este caso debe tener uno para damas y
    otro para caballeros, o colocar colgadores de ropa en las
    áreas de las oficinas.

    Cambios de Oficina: Los cambios en los
    arreglos de la oficina pueden necesitar una mudanza, una vez
    concluido el arreglo, se debe comunicar al personal la
    información que deseará conocer, como la
    decoración general que se utilizará, el sitio en
    donde serán colocados en el nuevo arreglo, el momento
    aproximado de la mudanza y las características sobre
    salientes del nuevo arreglo. Para esto se debe tomar algunas
    medidas como, numerar las cosas para el nuevo arreglo, etiquetar
    y numerar el mobiliario, equipos y máquinas para designar
    su colocación exacta en el nuevo arreglo.

    Se recomienda que se designe un comité para la
    mudanza, por lo general esta integrado por el presidente con los
    jefes de departamento como miembro, estos últimos
    escogerán dos ayudantes. El día en que ésta
    se efectúa, el comité sirven como representantes
    que ayudan a coordinar la mudanza, dirigen el tránsito,
    comprueban que todo se coloque en las ubicaciones
    correspondientes en sus áreas respectivas y responden
    preguntas sobre cosas que no estén numeradas o no sepan
    donde colocarlas.

    Como recomendación es mejor programar la mudanza
    para un fin de semana o en los periodos de vacaciones,
    permitiendo un máximo de 60 horas continuas (Ej. Viernes 6
    p.m. A Lunes 6 a.m.) y disponiendo el número adecuado de
    camiones y cuadrillas. También se debe tomar en cuenta el
    cambiar una sección de la oficina a la vez, ya que mudar
    dos o tres al mismo tiempo puede dar como resultado un serio
    contratiempo. Lo que deba colocarse en las zonas mas alejadas,
    deberá ser mudado primero, para terminar con las cosas que
    van en la entrada. Esto hace más cómoda y
    rápida la mudanza.

    Arreglo de un Salón de
    Conferencias para diez personas:

    Para ver el gráfico seleccione la
    opción "Descargar" del menú superior

    Los planos son los que de alguna manera fijan el
    tamaño de los objetos o personas que se verán en la
    imagen. Existen diversos tipos de plano: el Gran Plano General,
    que privilegia el ambiente y distingue muy poco a las personas;
    el Plano General, que encuadra a las personas de la cabeza a los
    pies y busca resaltar el protagonismo de las figuras principales;
    el Plano Americano, que toma a la persona de la cabeza a las
    rodillas y permite un mayor acercamiento a su rostro; el Plano
    Medio, que recorta el cuerpo humano a la altura de la cintura y
    privilegia la acción y la expresión del personaje;
    el Primer Plano, que toma al personaje a muy poco distancia y se
    acerca aun más a su estado
    emocional; y finalmente el Plano Detalle que selecciona
    sólo una parte de la figura humana o de un objeto, para
    destacarla (los ojos o las manos). Permite así ver un
    detalle que, quizás, de otro modo hubiera pasado
    desapercibido.

    La elección de los planos no es arbitraria. Un
    mayor o menor acercamiento a la figura o a los objetos que
    aparecen en la foto busca aumentar o disminuir la fuerza
    expresiva y la implicación emotiva de quien mirará
    la imagen.

    Simplificación del trabajo

    Importancia de la simplificación del
    trabajo

    La simplificación del trabajo de oficina es el
    sentido común organizado para eliminar el desperdicio del
    material, del equipo, del tiempo, de la energía y del
    espacio en el desempeño del trabajo de
    oficina.

    Las posibilidades de mejoramiento están limitadas
    solo por la habilidad, la imaginación y la agresividad del
    analista. No existe ninguna formula secreta. En ocasiones, los no
    profesionales se refieren erróneamente a la
    simplificación del trabajo como la aceleración
    aplicada a los métodos.

    La simplificación del trabajo implica un aumento
    en el ritmo del trabajo de producción, no la aceleración de sus
    movimientos de un empleado. Esto último se refiere a
    apresurar todas la etapas del trabajo, tanto las necesarias como
    las innecesarias. En contraste, por medio de la
    simplificación del trabajo se mejora el ritmo del trabajo
    de producción desempeñando solo las etapas
    necesarias en una forma normal.

    Sin embargo, la simplificación del trabajo de
    oficina no solo se aplica a los procedimientos y a los
    métodos, sino también a las formas de oficina y al
    arreglo y disposición del equipo y de las
    maquinas.

    Guías para la simplificación del
    trabajo.

    Con el tiempo se han reunido muchas listas de
    guías para la simplificación del trabajo de
    oficina. Para nuestros propósitos, se estudia los que
    siguen:

    1. Promover La "Participación De
    Conocimientos" Por Todo Empleado De La Oficina Por Medio Del
    Entrenamiento
    Y Estimulo En El Uso De La Simplificación Del
    Trabajo.

    El deseo entusiasta y fuerte del empleado eficaz de una
    forma mejorara para hacer el trabajo en forma satisfactoria, y el
    entendimiento de la razón para hacer en la forma mejorada
    son consideraciones esenciales. En su mayor parte, este se logra
    fomentando la participación del empleado en las
    planeaciòn de la mejora; en esta forma se promueve el
    interés, la auto aceptación y cooperación
    del empleado.

    Pero no basta solo con la participación. Nada
    más frustrativo para los empleados que se les pida que
    tomen parte en una actividad de la cual saben poco o nada. Esto
    quiere decir que deben proporcionarse conocimientos. Lo ideal son
    los programas de entrenamiento cortos y efectivos. Se deben poner
    a disposición de los empleados de oficina tanto la
    información como los ejemplos. De esta forma se cuanta con
    su participación gracias a sus conocimientos.

    2. Hacer La Serie De Actividades Productiva Y
    Sencilla

    La serie adoptada de actividades debe representar la
    mejor combinación posible para concluir el trabajo,
    tomando en cuanta las facilidades disponibles y las condiciones
    de trabajo. Es justificar cada actividad por su esencialidad y
    eliminar todas las que no sean necesarias.

    Hasta donde sea posible, deben aumentarse los que
    contribuyen directamente al objetivo, o los llamados elementos
    productivos de un procedimiento; y a ala inversa, deben reducirse
    los elementos no productivos a un mínimo absoluto. Por lo
    general esto produce una mayor productividad.

    3. Combinar Siempre Que Sea Posible Las Actividades
    De Trabajo Y Evitar El Recopiado

    Con frecuencia se encuentra un copiado innecesario de
    datos. En algunas oficinas esto forma parte de la manera aceptada
    de procesar información. La mayoría de las
    actividades deben ser combinadas para evitar el recopiado entre
    ellas.

    4. Reducir Las Distancias Reducidas A Su
    Mínima Expresión

    El movimiento de papeleo o de personas es costoso y es
    un despilfarro; en su mayoría no representa un esfuerzo a
    un propósito. En consecuencia, deben revisarse
    cuidadosamente los movimientos; si no son esenciales deben ser
    eliminados. Esto quiere decir que todo lo innecesario que no sea
    útil en la empresa

    5. Arreglar Las Actividades Para Obtener Un Flujo
    Uniforme De Una Etapa A La Otra O Un Patrón Rítmico
    Para El Empleado En Lugar De Trabajo

    Las cantidades excesivas o aumentos repentinos de
    trabajo indebidamente pesado tienden a desanimar a los empleados
    de la oficina. Como resultado, invade al empleado la
    sensación de que nunca está al corriente de su
    trabajo y de nunca lograr nada.

    En contraste es igual de molesta la situación de
    regular con cuidado el trabajo para mantenerlo constantemente
    ocupado. Un flujo de trabajo es lo más
    conveniente.

    Aplicación De La Simplificación Del
    Trabajo De Oficina

    En la aplicación de simplificación de
    trabajo de oficina se siguen 4 etapas básicas:

    1. Seleccionar el trabajo que va a
      simplificarse
    2. Reunir todos los datos respecto a este
      trabajo.
    3. Idear mejoras para:
    • Analizar estos hechos
    • Usar preguntas seleccionadas.
    1. Aplicar los medios
      mejorados derivados.

    Muchos creen son cinco los tipos de trabajo de oficina a
    los que por lo general se les debe prestar mayor
    atención

    1. Cuellos de botella: trabajo que atrasa todo lo que
      antecede y detiene a lo que sigue.
    2. De acá para allá: trabajo que implica
      mucho ajetreo.
    3. de larga duración: trabajo que requise mucho
      tiempo para terminarse
    4. Muchos preparativos y guardar. Trabajo que necesita
      salir y arreglar papeles especiales.
    5. Mucha actividad pero poco logro: trabajo que siendo
      ejecutado con mucho gusto y agitación por personas muy
      ocupada, al investigar se observa que es muy poco lo que se ha
      logrado.

    Gráficas
    Comunes para la Simplificación del Trabajo de
    Oficina

    Estas gráficas sirven para proporcionar los
    hechos en un proyecto de simplificación de trabajo en una
    forma clara y comprensiva. Específicamente, las
    gráficas para la simplificación del trabajo sirven
    para los siguientes propósitos:

    1. Ayudar a lograr la organización y
      visualización de los hechos.
    2. Ayudar en el análisis y evaluación de
      estos hechos.
    3. ayudar a formular un procedimiento o método
      mejorado.
    4. Ayudar a convencer a otros del valor del medio
      mejorado.

    A menos que la gráfica sirva a uno o varios de
    estos propósitos, no deberá ser dibujada. Con
    frecuencia se suele utilizar mas de una gráfica, y la
    combinación correcta de varias por lo general descubre
    información y pistas para la simplificación del
    trabajo.

    Gráfica del Proceso

    Una de las gráficas mas útil en la
    simplificación del trabajo, es la gráfica del
    proceso que muestra los pasos sucesivos detallados de un proceso.
    Puede dibujarse para todo procedimiento que cubra muchos
    departamentos o puede limitarse a parte separadas de un
    procedimiento. Los pasos están indicados por breves
    enunciados y símbolos arreglados en forma vertical y en
    orden cronológico.

    Gráfica del Flujo del
    Procedimiento

    Este tipo de gráficas es muy efectiva cuando se
    utilizan formas con copias múltiples. Describe en forma
    grafica la distribución y pasos subsecuentes de cada
    forma, desde su concepción física hasta su archivo
    permanentemente o destrucción. Por lo general no es
    difícil construir este tipo de gráfica.

    Diagrama de
    Movimientos

    Un diagrama de movimiento en el espacio. Se traza en un
    arreglo a escala del plano de la planta de la oficina, de manera
    que pueda medirse el movimiento de su relación apropiada
    con los factores físicos.

    Estas gráficas son útiles para descubrir
    retrocesos, para visualizar el movimiento físico implicado
    y para localizar congestionamientos y cuellos de botellas, de
    manera que puedan corregirse con rapidez.

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