- Espectro de las actividades de
organización y métodos - Responsabilidades del
área de organización y
métodos - El analista de
organización y métodos - Manuales
En las empresas existen
dos lineamientos fundamentales que marcan el camino hacia el
éxito o
hacia el fracaso. Ellos son su Organización
y los Procedimientos Administrativos que determinan
su ordenamiento interno para el logro de una operatividad
eficiente.
Organización y Métodos,
es el área de la
Organización que se ocupa de analizar los Problemas
Estructurales y los Procedimientos de
la Empresa a
fin de optimizar su infraestructura para el logro
de los objetivos
preestablecidos.
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales
que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso.
Ellos son su Organización y los Procedimientos
Administrativos que determinan su ordenamiento interno para
el logro de una operatividad eficiente.
Para llevarlo a la práctica se han desarrollado
técnicas que, por su especialidad,
especificidad y complejidad requieren el aporte de
especialistas. Existe una técnica que se orienta a
optimizar la efectividad y eficiencia de
los servicios
administrativos de una organización y ella es la de
ORGANIZACIÓN y MÉTODOS.
Organización y Métodos, es el
área de la Organización que se ocupa de analizar
los problemas estructurales y los procedimientos de la empresa a fin
de optimizar la infraestructura administrativa para el logro de
los objetivos pre-establecidos.
Del análisis de los objetivos, la estructura,
los procedimientos y las herramientas
tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a
fin de optimizar la eficacia y
eficiencia del sistema
jerárquico e informativo de la empresa, entendiendo
como:
- Eficacia: el grado de alcance de los
objetivos - Eficiencia: la cantidad de recursos
para el logro de los mismos y a su relación con
estos.
Organización y Métodos, surge con un
criterio de Eficientismo en el uso de los recursos, a fin de
racionalizar gastos en las
áreas de Servicio,
orientándose hacia la Productividad y
la Calidad
Total.
Aprovechar el enorme potencial que encierra la
Tecnología de la Información
(Internet,
Workflow, Firma Digital, Digitalización de Documentos,
Cuadro de Mando
Integral, Buissines Intelligent, próximamente
Factura
Electrónica, etc.) impulsa la necesidad
de que las Organizaciones
se vean en la necesidad de encarar verdaderas
Reingenierías de Procesos a
fin de optimizar los Circuitos y
los Sistemas de
Información.
La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y
Servicio. La tecnología debe ser usada no solamente
para automatizar o alterar procesos existentes, sino más
bien como una herramienta para cambiar fundamentalmente la
forma en que las organizaciones hacen las cosas. Esto es
INNOVACIÓN.
Es aquí donde Organización
y Métodos adquieren un valor
relevante ya que es la única área de la
Organización que ve a la misma como un todo.
Espectro de las Actividades de Organización y
Métodos.
- Respecto a la
Estructura de la Organización. - Analizar la estructura.
- Estudiar la estructura
jerárquica. - Reordenar los niveles
jerárquicos. - Crear o suprimir órganos
- Modificar la estructura de
dependencia - Fijar la red
de interrelación.
- Estudiar la estructura
- Analizar las Funciones
Para asignar las funciones en cada caso es necesario
que:
- La estructura jerárquica esté
definida. - Los procedimientos administrativos estén
normalizados. - Estén asignadas las áreas de responsabilidad.
La asignación de funciones
comprende:
- El análisis y determinación de las
funciones. - La descripción del cargo.
- La descripción de la red de
interrelaciones del cargo. - La fijación de tareas para cada función asignada.
- La autoridad y responsabilidad requerida para
la función. Cuáles son sus límites. - El perfil de requerimientos personales o
técnicos para desempañar la
función.
Detección de errores respecto
a:
- Control interno
- Reiteración de trámites
- Archivos repetitivos
- Pasos innecesarios
- Superposición de funciones
El formulario es una pieza importante dentro un
procedimiento
por lo tanto su diseño debe ajustarse a su desarrollo
siguiendo secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos
casos intervenciones escritas en el trámite.
Debe tenerse en cuenta:
- Aplicación de Normas
IRAM - Diseño adecuado para sistematizar la
información que contenga - Aspectos Legales: Tipo de información a
archivar, Periodo de retención
- Ordenamiento y
Distribución de
Oficinas
Es una actividad mediante la cual se determina la
mejor distribución física de los
espacios, amoblamientos, equipos, ficheros, medios de
comunicación, etc. de manera de facilitar la
circulación de personas y actuaciones, determinando
también la facilidad de acceso al equipamiento necesario
para desarrollar las actividades incluidas en los
procedimientos.
En esta actividad se verifica:
- Distribución física de
oficinas. - Recorrido físico de la
información. - Circulación de personas.
- Accesibilidad de equipos
- Espacios de espera.
- Medición
del trabajo
administrativo
Es un conjunto de técnicas
sistemáticas que permiten establecer los tiempos de
ejecución de las tareas administrativas y en base a
ello establecer las dotaciones necesarias para desarrollar
las actividades previstas dentro de una
organización.
Todo este espectro de actividades estará
signado por las Herramientas Tecnológicas que la
Organización estará dispuesta a
implementar.
Mucho tienen que ver las metas de la
Organización en cuanto a si está dispuesta o no a
encarar un verdadero proyecto de
Despapelización sobre una plataforma de Workflow,
donde:
- Los documentos viajan por la Red.
- Las tareas se direccionan automáticamente en
forma inteligente. - Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos
automáticas. - Los tiempos de proceso
disminuyen sustancialmente. - Los procesos se pueden monitorear en cualquier
momento.
Responsabilidades del Área de
Organización y Métodos
- Conjugar los resultados del trabajo de las distintas
jurisdicciones con las exigencias expresadas por los objetivos
generales empresariales, mediante la formulación de un
plan de
organización cuya finalidad principal sería la
transformación, de las partes que componen el trabajo
de las áreas en unidades lógicas y necesarias,
activa y orgánicamente acopladas en la estructura de la
empresa, - Establecer criterios de departamentalización y confeccionar y/o
actualizar la estructura organizativa de la
empresa. - Redactar el Manual de
Organización de la empresa incluyendo las misiones,
funciones, características de cada puesto de trabajo,
responsabilidades, autoridad, dependencia y perfil de cada
cargo. - Proponer la inclusión de los diversos
servicios no considerados en la estructura organizativa y
destacar la adecuada asignación de responsabilidades y
autoridad a dichos sectores. - Investigar y valorar todas las posibilidades
existentes en materia de
reducción de costos en el
trabajo administrativo. - Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y
registro de
datos,
asegurándose de que se realiza de acuerdo con las
exigencias de las elaboraciones a que habrán de
someterse esos mismos datos. - Analizar de acuerdo con lo previsto en el plan
mencionado en el primer punto, los procedimientos y los
métodos seguidos en la ejecución de los trabajos,
para hallar sus deficiencia y proponer las modificaciones que
resulten necesarias para optimizar su
funcionamiento. - Formular recomendaciones para la eliminación
de procedimientos no económicos, no funcionales,
repetitivos e innecesarios. - Confeccionar los manuales de
Procedimientos, del Empleado y del Puesto de Trabajo, de
acuerdo con los diseños aprobados. - Confeccionar los cursogramas y diagramas de
recorrido de los cursogramas en estudio. - Elegir de acuerdo a las disponibilidades de la
empresa los métodos de trabajo más
idóneos, manteniéndose permanentemente
actualizado respecto a novedades de equipamiento y
suministros. - Ejercer un control
eficaz sobre todos los impresos utilizados en la empresa,
asegurándose de su idoneidad tanto desde el punto de
vista de las finalidades para las que han sido confeccionados,
como su diseño, formato, número de copias y
destino de cada una de ellas, proponiéndose como
principal objetivo la
eliminación de los impresos inútiles, su
unificación y cuando sea posible su fusión;
como también centralizar las órdenes de
reimpresión, llevando registro de los pedidos, consumos
estimados, codificaciones, etc. - Cuidar que la distribución en planta de los
puestos de trabajo sea lo más racional posible en
relación con los circuitos administrativos que deban
satisfacer.
El Analista de Organización y
Métodos
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales
que marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso.
Ellos son su Organización y los Procedimientos
Administrativos que determinan su ordenamiento interno para el
logro de una operatividad eficiente.
a. Lineamientos
que encuadran su actividad:
El analista debe recordar que siempre actúa como
asesor
El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca
critica ni imparte órdenes.
Debe comprender que toda persona
es reacia a los cambios.
Para solucionar los problemas no existen fórmulas
mágicas, sin estudio previo.
Debe darles participación a las personas
entrevistadas, aceptando sugerencias.
Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.
Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.
b. Condiciones
personales del Analista de Organizaci6n y
Métodos:
Predisposición constructiva para el Cambio:
Capacidad para transformar.
Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales
Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas
útiles. Facultad para juzgar.
Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar
situaciones teóricas y prácticas.
Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a
inconvenientes y frustraciones.
Capacidad analítica: Implica, observación e identificación
de los hechos; verificación de su validez,
desintegración en sus partes, habilidad para
relacionar la información con otras logradas
anteriormente
Aptitud hacia las relaciones
humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.
Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber
"vender" sus productos y lograr compradores para su
"mercancía"
Cumplir inexorablemente con los plazos
previstos.
Facilidad para trabajar en equipo.
Efectuar relevamientos dentro de la organización a
fin de obtener la información buscada a
través de entrevistas, cuestionarios, estudio de
documentación, etc.
Obtener antecedentes documentales de la situación
existente.
Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas
de Organización y procedimientos que puedan existir
en la empresa en estudio
Efectuar el análisis de la documentación
sostén de la situación analizada.
Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y
proponer mejoras.
Analizar y diagnosticar de la situación existente y
confeccionar propuesta.
Capacitar y colaborar con los usuarios en la
implementación del sistema.
Constituyen una de las herramientas con que cuentan
Ias organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones
administrativas y operativas.
Son fundamentalmente un instrumento de comunicación.
Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
definirlos como un cuerpo sistemático, que
contiene:
la descripción de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros de la
organización
y los procedimientos a través de los cuales esas
actividades son cumplidas.
- Son un compendio de la totalidad de Ias funciones y
procedimientos que se desarrollan en una organización.
Registran a manera de inventario las
prácticas reconocidas dentro de la organización y
son fuente de consulta. - La gestión administrativa y la toma de
decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios subjetivos del funcionario
actuante, sino regidas por normas que mantienen continuidad a
través del tiempo. - Clarifican la acción a seguir y las responsabilidades a
asumir en aquellas situaciones en las que puedan surgir dudas
respecto al área que debe actuar o a Ia decisión
a tomar. - Mantienen homogeneidad en cuanto a la gestión
administrativa impidiendo la excusa del
desconocimiento. - Son un elemento cuyo contenido se ha ido
enriqueciendo con el correr del tiempo al incorporarse en Ia
cultura de
la organización a través de su evolución administrativa. - Facilitan el control por parte de los supervisores de
las funciones delegadas al existir un instrumento que define
con exactitud cuales son los actos delegados. - Facilita Ia capacitación del personal al
existir compendiados los reglamentos internos de la
organización. - Resuelven conflictos
al dirimir problemas de jurisdicción,
superposición de funciones o
responsabilidades. - Ayudan a la planificación, coordinación y control de la empresa al
tener claramente determinados los objetivos y las
responsabilidades para cumplirlos. - Economizan tiempo al brindar soluciones a situaciones
que antes debían ser analizadas, evaluadas v resueltas
en cada caso. - Ubican Ia participación de cada componente de
la organización en el lugar que le corresponde, a los
efectos del cumplimiento de los objetivos
empresariales.
- Costo: Existe un costo de redacción y confección que
indudablemente debe afrontarse. - Actualización: Exige una constante
actualización, dado que la pérdida de vigencia de
su contenido, acarrea su total inutilidad.
- Manual de
Organización
Describe la Organización Formal de la Empresa
consignando:
- Misiones: enunciación sintética del
objetivo que persigue el área de la
Organización. - Funciones Básicas
- Autoridad: Quienes dependen de el y él que
quien depende - Responsabilidad
- Características
- y Especificaciones de la
Posición.
Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe
por escrito lo que se espera de él, en materia de
funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera
de Ia empresa.
Los manuales deben distribuirse completos a todos lo
jefes, ya que sirven a las comunicaciones entre todos y cada
uno de los jefes.
Ejemplo:
Manual de Organización para la
posición: Gerente de
Administración y Finanzas.
Misión:
- Formular políticas y planes referidos a la
estructura y acción administrativa de la
Empresa. - Desarrollar e implementar mecanismos de control
sobre actividades de la Empresa. - Elaborar y analizar información contable
para evaluar los resultados operativos de la
Empresa.
Funciones:
- Custodiar el patrimonio
de la empresa, a través de la registración
correcta y en tiempo de transacciones que afecten el
activo y pasivo, conforme a exigencias
legales. - Mantener adecuados registros de
los inventarios
en cuanto a existencias y su valorización,
conforme a métodos y usuales y
reconocidos. - Proteger a la empresa en lo referente al manejo del
flujo de fondos y mantener el equilibrio
financiero. - Vigilar el cumplimiento de obligaciones de terceros hacia la empresa y de
la empresa hacia terceros. - Vigilar el cumplimiento de las normas y
procedimientos vigentes en la
organización. - Velar por la adecuada registración de los
costos de
producción, administración u de comercialización. - Asegurar que a través de la
información que surja de los estados contables y
financieros puedan decidirse acciones
correctivas.
Autoridad:
Ejerce supervisión directa sobre el Jefe del
Departamento de Contaduría General y sobre el Jefe del
Departamento de Tesorería General, e indirectamente
sobre los Jefes de las Secciones de: Teneduría de
Libros, Caja
y Bancos,
Cuentas
Corrientes a Cobrar y a Pagar, Costos, Contabilidad
Presupuestaria, Activos Fijos,
Contabilidad de Depósitos, Liquidación de Sueldos
y Jornales, Impuestos y
Seguros.
Características de la
Posición:
- Información que se Emite:
Estados Contables periódicos y de Fin de
Ejercicio (Balance
General), Conciliación de Ingresos y
Egresos de Fondos. Resúmenes de Cuenta de Clientes y de
Proveedores,
Liquidación y declaraciones juradas de Impuestos y de
Cargas Sociales,
………………………
- Información que se Recibe:
Facturas de Proveedores de Bienes y
Servicios, Resumen de horas trabajadas, Ordenes de Compra
emitidas, Partes de Recepción de Materias Primas y
Materiales,
Presupuestos
tentativos formulados por otros sectores, Resumen de Cuentas
Bancarias, …………….
- Información que se Registra:
Asientos y minutas contables, Imputaciones
Contables, Registros de Ley (libros
rubricados), Subdiarios Auxiliares, Registros de Activo Fijo
(Bienes de
Uso),…………….
Especificaciones de la
posición:
- Titulo Profesional:
Contador Público o Licenciado en
Administración, con capacidad adicional en impuestos,
procesamiento de
datos, seguros, administración financiera.
- Aptitudes Personales:
Organizador y Metódico, Voluntad de
Análisis, Responsabilidad en el Control.
Fecha de Aprobación, de Vigencia y de
Revisión.
- Manual de
Procedimientos.
Describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos administrativos en orden secuencial
de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros
de la organización compatibles con dichos
procedimientos.
La estructura de un Manual de
Procedimientos debe contemplar:
- Carátula de Presentación: indicando
Tema, Nº de Procedimiento, Vigencia, Áreas
afectadas y Analista Actuante. - Objetivos y Alcance
- Instrucciones acerca de codificaciones
utilizadas o de la forma de
actualización. - Cursogramas o diagramas de Procedimiento,
Circuito o Flujograma: representación
gráfica que describe en forma clara y lógica los sistemas
administrativos. Se utilizan columnas para representar
las áreas involucradas (IRAM: 34503) , Grupos
de Símbolos para la
representación gráfica (IRAM
34501). - Descripción de los
Procedimientos. - Formularios: Modelos
e instructivos sobre su contenido. - Glosario
- Índice Temático.
- Fecha de Emisión, Vigencia, Reemplazo y
Revisión.
- Carátula de Presentación: indicando
- Manual del
Empleado.
Contiene los objetivos de la empresa, actividades que
desarrolla, situación en el mercado,
planes de incentivación, programación de la carrera, derechos y obligaciones,
etc.
Su contenido debe responder a la siguiente
estructura:
- Institucional:
Datos de la Empresa
Rubro.
Ámbito de Actividad.
Objetivos.
Organización.
Nombre Directivos.
Sucursales.
Cantidad de Empleados.
Equipamiento.
- Personal:
Desarrollo de la Carrera.
Incentivos
Convenio Colectivo.
Caja a la que Aporta
Obra Social.
Beneficios.
Derechos.
Obligaciones.
- Manual del Puesto de
Trabajo.
Describe en forma pormenorizada la intervención
que le corresponde a la posición en cada uno de los
procedimientos en los que le toca intervenir. El
Cómo, el Porqué y el Para
Qué.
Su contenido debe responder a la siguiente
estructura:
- Objetivos.
- Funciones del Sector.
- Descripción de Procedimientos.
- Tareas a realizar.
- Instrucciones.
- Responsabilidad.
Autor:
Lic. Jorge A. Guerra
Licenciado en Sistemas de CAECE de Buenos Aires,
Argentina.
Director del Boletín Electrónico
Management en Salud, Buenos Aires,
Argentina.
Consultor Organizacional y Director de Management en
Salud
2 de Abril del 2005