INTRODUCCION
El ciclo contable es el período de
tiempo en el
que se registran todas las transacciones que ocurrren en una
empresa ya sea
mensual, trimestral, semestral o anualmente; el mas usado es el
anual.
Los procedimientos
del ciclo contable son aquellos pasos que se realizan para
mostrar finalmente la información financiera de una empresa.
Sabiendo que una empresa de
capital esta
compuesta por varios socios y que sus ingresos
provienen de las ventas de
mercancías o servicios es
preciso definir entonces que es un diario y que es un
mayor.
El diario es el libro en el
que se anotan o registran las operaciones de
las empresas al
momento de realizar una transacción. Este es conocido
también como el libro de
primera anotación.
Entre las características de un diario podemos
mencionar que posee una primera columna indicando la fecha, luego
otra donde se anota el detalle, una tercera que se llama
referencia que es donde se anota el número o código
que corresponde a la cuenta que se carga; tiene tres columnas
seguidas donde aparecera un auxiliar, el débito y el
crédito; en el auxiliar se anota el importe
de una cuenta que se haya cargado o acreditado y que la misma
tenga su cuenta auxiliar; en el débito se anotará
el importe que se carga, y en el crédito
el importe que se acredita.
El mayor es un libro de
segunda anotación el cual recibe la información del diario indicando los
débitos y créditos que se realizaron en el diario.
Los pases al mayor debe empezar con el pase del asiento
débito, se registran los datos en el lado
izquierdo de la cuenta débito; en la columna de la fecha,
la fecha, en la columna de referencia, el número de la
página donde se tomó el asiento, en la columna de
valores el
importe del débito.
Quedando esto claro presentamos este
trebajo el cual define los procedimientos
del ciclo contable aplicados a una empresa, sociedad de
capital.
DIARIZACION DE LAS OPERACIONES.
Los datos que el
contador toma para realizar un asiento se sacan de los documentos
origen. Los asientos en el diario son el acto de anotar todas las
transacciones de una empresa.
Las operaciones en el
diario se registran de la siguiente manera:
Primero se analiza cada
operación preguntándose qué aumento o
disminución produjo la operación en el activo,
pasivo o el capital de
la empresa?;
luego de tener la respuesta sabremos a qué cuenta
debemos cargar o acreditar.
Después de dicho análisis se procederá al registro de la
operación en el diario, inicialmente anotamos la fecha en
que se realizó la transacción (año, mes y
día), luego se escribe el nombre de la cuenta que ha de
cargarse, y en el mismo renglón, se anota el importe del
débito en la columna de la izquierda y se anota el importe
del crédito
en la columna de la derecha. Se escribe una breve
descripción del documento de origen en la columna nombre
de la cuenta inmediatamente debajo de la última partida
del crédito. Siempre es recomendable dejar un
renglón en blanco después de cada asiento, aunque
en los países de habla española no se
permite.
El diario cumple tres funciones
útiles: en primer lugar, reduce la posibilidad de errores,
pues si las operaciones se
registrasen directamente en el mayor existiría el serio
peligro de omitir el débito o el crédito
de un asiento, o de asentar dos veces un mismo débito o
crédito. En el diario los débitos y
los créditos de cada operación se registran juntos,
lo cual permite descubrir fácilmente este tipo de errores;
en segundo lugar los débitos y créditos de cada
transacción se asientan en el diario guardando perfecto
balance, lográndose así el registro completo
de la operación en un solo lugar. Además el diario
ofrece amplio espacio para descubrir la operación con el
detalle que se desee. En tercer lugar, todos los datos relativos a
las operaciones
aparecen en el diario en su orden cronológico,
proporcionando así una historia cronológica
de las operaciones de una empresa.
El Código de Comercio en la
República Dominicana establece que todo comerciante esta
obligado a tener un libro diario
que presente por día las operaciones de su comercio. Que
será llevado en el idioma español y será
foliado, rubricado y visado una vez por año por el juez de
lo civil y lo comercial de la jurisdicción del
negocio.
DETERMINACION DE SALDOS DE CUENTAS.
La determinación de saldos de
cuentas no es mas
que realizar los siguientes pasos:
1. Se suma la columna de débitos,
anotando el total al pié de la misma.
2 . Se suma la columna de
créditos, anotando el total al pié de la
misma.
3 . Se anota el saldo en la columna de
descripción : en el renglón del último
asiento de cargo, si el saldo es deudor; y si es acreedor en el
renglón de último asiento.
Si aparece sólo un asiento en
cualquier lado o sea, débito y crédito, no es necesario anotar el
saldo.
Los saldos de cuentas no son
mas que la diferencia entre las partidas deudoras y acreedoras de
una cuenta. Es deudor cuando los débitos exceden a los
créditos y acreedor en caso contrario.
BALANZA DE
COMPROBACION.
Es una lista de todos los saldos deudores
y acreedores de todas las cuentas del mayor
para comprobar la igualdad,
sumándolos en columnas separadas; esto así a
consecuencia de que la contabilidad a
base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el
registro de
toda operación requiere el asiento de débitos y
créditos de una operación que suman igual importe,
resulta obvio que el total de débitos de todas las
cuentas debe
ser igual al total de los créditos.
La balanza de comprobación sirve
para localizar errores dentro de un período identificado
de tiempo y
facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista
muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán
empleados en la preparación de los Estados
Financieros.
Es útil para comprobar la
exactitud matemática
del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados
Financieros periódicos, ya que le es mucho más
sencillo utilizar los datos de la
Balanza que tomándolos directamente del
mayor.
HOJAS DE
TRABAJO.
Son un medio mecánico, formas
columnares que utilizan los contadores como un medio para
organizar cómoda y
ordenadamente, la información contable que se
necesitará en la preparación de los asientos de
ajustes, los estados periódicos y los asientos de cierre.
Sumarizan los datos que deben
ser incluidos en los asientos de ajustes y
cierre.
Forma para preparar una hoja de
trabajo:
- Se escribe el encabezamiento en 3
líneas; se centra cada partida del
mismo. - Se escriben los encabezamientos de las
columnas. - Se anotan los datos de la Balanza de
Comprobación. - Asientos de ajustes en las columnas de
ajustes. El concepto de
cada ajuste está indicado al pié de la hoja de
trabajo, con una letra clave que aparece tambIén junto a
los débitos y créditos de las columnas de
ajustes. - Partidas de activos,
pasivo y capital a
las columnas del Estado de
Situación. - Partidas de los ingresos y
gastos a las
columnas del Estado de
ingresos. - Totalizar columnas del Estado de
Ingreso y columnas del Estado de
Situación. - Se calcula y se anota el ingreso neto
(o pérdida neta). - Se lleva el ingreso neto al crédito de las columnas del Estado de
Situación. - Se trazan líneas dobles debajo
de los últimos totales de las columnas del Estado de
Ingresos y
Estado de Situación. Estas líneas muestran que
todo el trabajo
se concluyó y se asume que este
correcto.
Las hojas de trabajo sirven como base
para preparar:
- El Estado de
Resultado - El Balance General
- Los asientos de ajuste del
diario - Los asientos de cierre del
diario
ESTADOS
FINANCIEROS.
Los Estados
Financieros son documentos
esencialmente númericos que a una fecha o por un
período determinado presentan la situación
financiera de una empresa, los resultados obtenidos en un
período determinado y el comportamiento
del efectivo. La importancia de los Estados
Financieros viene dada por la necesidad de las empresas conocer
y dar a conocer su situación determinada generalmente en
un período contable de 1 año o
menos.
Los Estados
Financieros deben cumplir con los requisitos de:
universalidad, al expresar la información clara y accesible; continuidad,
en períodos regulares; periodicidad, que se lleven a cabo
en forma periódica; oportunidad, que la información que consiguen sea rendida
oportunamente.
Los Estados
Financieros son:
- Estado de Situación o Balance
General - Estado de Ganancias y
Pérdidas - Estado Flujo de
Efectivo
Son periódicos porque se preparan
tras finalizar cada período contable, que generalmente es
de 12 meses. Todos los Estados
Financieros deben contener nombre del negocio, nombre del
Estado y período que abarca.
Balance General o Estado de
Situación.
Muestra la naturaleza y
cantidad de todos los activos
poseídos , naturaleza y
cantidad del pasivo, tipo y cantidad de inversión residual de los propietarios de
un negocio. Tiene por objeto rendir un claro y preciso informe a las
partes interesadas en la empresa sobre
la situación de la misma al final de un año
comercial. Se prepara con las cuentas reales de la balanza de
comprobación y con el Estado de
Utilidades no Distribuidas.
En sus muestras mas complejas, revela la
fuente de los fondos utilizados en el negocio y define
área a donde fueron aplicados estos
fondos.
Los rubros del balance
general se clasifican en:
- Activos: suma de bienes,
recursos y
derechos que
posee la
empresa - Pasivos: obligaciones
o compromisos que ha adquirido la empresa
hacia terceros
Capital o patrimonio:
diferencia del activo y el pasivo, representa la inversión o el aporte de socios y
empresarios sobre los cuales puedan tener
derecho
Estado de Resultado o de Ganancias y
Pérdidas.
Este se realiza con el fin de saber
cuales fueron las utilidades en un período determinado. El
éxito de un negocio se juzga principalmente a
través de sus ganancias, no únicamente por
cuantía, sino también por la tendencia que
manifiestan. Este Estado presenta el exceso de los ingresos sobre
los gastos lo que da
origen a la utilidad neta y
al exceso de los costos y los
gastos sobre los
ingresos se llama pérdida neta.
Si el resultado es utilidad neta el
capital
contable de la empresa
aumenta, si es una pérdida disminuye.
A pesar de la considerable variedad en el
formato básico y en el arreglo de las partidas
financieras, en el Estado de
Ganancias y Pérdidas es preciso contar con los siguientes
datos:
- Fuentes del ingreso de las
operaciones. - Principales gastos
comerciales de operaciones. - Pérdidas y ganancias operativas
durante el período. - Impuestos sobre
ingresos. - Utilidades o pérdidas netas que
causan efectos a todas las demás partidas de ingresos y
gastos del
período.
Las secciones análiticas de este
Estado son:
- Categoría de las ventas.
- Categoría de los costos de
mercancías. - Categoría de los gasos de
operación. - Categoría de otros ingresos y
gastos. - Utilidad o pérdida neta del
período.
Este Estado puede incluir los informes a los
accionistas para que estos se formen una opinión sobre el
progreso de la compañía y la eficiencia de los
administradores. Puede presentarse a los bancos apoyando
las solicitudes de préstamos para que aquellos puedan
juzgar sobre las perspectivas de ganancias de la
compañía solicitante.
Los inversionistas pueden valerse de
dicho estado para decidir la conveniencia de adquirir, conservar
o disponer de los valores
emitidos por la sociedad (sus
acciones).
Estado de Flujo de
Efectivo.
Este estado se prepara analizando todo el
movimiento
concerniente a las entradas y salidas de efectivos
específicos.
Puede definirse como un documento que
presenta el impacto que tienen las actividades operativas de
inversión y de financiamiento
de una empresa sobre sus flujos de efectivo a lo largo de un
período contable o fiscal.
El propósito del Estado de
Flujo de
Efectivo es mostrar la información pertinente sobre los cobros y
pagos de efectivo de una empresa durante un
período.
La finalidad de este Estado es: evaluar
la habilidad de la empresa para
generar futuros flujos de efectivo; evaluar la habilidad de
la empresa
para cumplir con sus necesidades de financiamiento; evaluar las razones de la
diferencia entre las utilidades netas y los cobros y pagos de
efectivo asociado.
Las actividades de una empresa pueden ser
clasificadas atendiendo a los siguientes
renglones:
a) Actividades
operativas.
- Efectivo recibido de clientes.
- Efectivo pagado a proveedores.
- Efectivo pagado por intereses,
etc.
- Actividades de inversión.
- Ventas de activos
fijos. - Adquisición de activos
fijos.
- Actividades de financiamiento.
- Préstamos
públicos. - Emisión de acciones.
- Pago de dividendos.
Estado de Utilidades no
Distribuidas.
Las utilidades no distribuidas de una
empresa representan la parte del patrimonio
social que ha tenido su origen en las ganancias del negocio.
Constituyen el exceso de las utilidades totales de la
compañía, desde su organización, sobre el total de dividendo
que se han distribuido a los accionistas.
Es importante distinguir el capital
social de las utilidades no distribuidas y mantener esta
distinción en los Estados y las cuentas, en virtud de que
el monto de las utilidades no distribuidas generalmente tienen
alguna influencia sobre el importe de los dividendos.
Además las personas interesadas en los Estados
Financieros consideran útil conocer qué parte
del capital contable proviene de inversiones de
los accionistas, y qué parte es atribuible a la
retención de utilidades.
Bibliografia
Diccionario de Contabilidad.
Francisco Cholvis. Librería y Editorial El Ateneo.
Buenos Aires,
Argentina.
1977.
Biblioteca Básica del Contador.
Arthur Holmes. Cía. Editorial Continental. México.
1987.
Curso de Contabilidad,
Introducción. Finney Miller. Editorial Hispanoamericana.
México.
1988.
Administración de Empresas. Richard
Ball. Editorial Mc Graw Hill. México
1994.
Conceptos Básicos de Contabilidad
Superior. Carlos Contreras Nuñez.
Contabilidad Práctica del Siglo
XX. Boynton/Carlson. South Western Publishing Co. Estados Unidos.
1974.
Autor:
Isabel Cristina Feliz Alvarez