- Áreas de la
Empresa - Mercadotecnia
- Ventas
- Producción
- Finanzas
- Recursos
Humanos - Compras
- Cuestionario
- Investigación
- Bibliografía
El presente material va dirigido a alumnos de las
carreras de Contador Público, Lic. En Administración o carreras afines que
estén interesados en conocer detenidamente las
áreas de actividad de la empresa,
identificar la posición e importancia de cada área
de actividad en el organigrama
institucional así como conocer sus principales procesos. Al
final del contenido el alumno encontrará algunas
prácticas sugeridas, un cuestionario y
un ejercicio, para reforzar el
conocimiento adquirido.
PALABRAS CLAVE:
(Empresa, Mercadotecnia,
Finanzas,
Producción, Recursos
Humanos, Ventas,
Compras
)
Las áreas de actividad, conocidas también
como áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones,
están en relación directa con las funciones
básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus
objetivos.
Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores
homogéneas.
La efectividad de una empresa no
depende del éxito
de un área funcional específica; sino del ejercicio
de una coordinación balanceada entre las etapas
del proceso
administrativo y la adecuada realización de las
actividades de las principales áreas funcionales, mismas
que son las siguientes:
Es el proceso de
planeación, ejecución y
conceptualización de precio,
promoción y distribución de ideas, mercancías y
términos para crear intercambios que satisfagan objetivos
individuales y organizacionales.
Es una función
trascendental ya que a través de ella se cumplen algunos
de los propósitos institucionales de la empresa. Su
finalidad es la de reunir los factores y hechos que influyen en
el mercado, para
crear lo que el consumidor
quiere, desea y necesita, distribuyéndolo en forma tal,
que esté a su disposición en el momento oportuno ,
en el lugar preciso y al precio más adecuado.
Funciones:
- Investigación de mercados: Implica conocer quienes son o
pueden ser los consumidores o clientes
potenciales; e identificar sus características. Cuanto
más se conozca del mercado mayor serán las
posibilidades de éxito.
- Decisiones sobre el producto y
precio: Este aspecto se refiere al diseño del producto que satisfará
las necesidades del grupo para
el que fue creado. Es muy importante darle al producto un
nombre adecuado y un envase que, además de protegerlo,
lo diferencie de los demás. Es necesario asignarle un
precio que sea justo para las necesidades tanto de la empresa
como del mercado.
- Distribución: Es necesario establecer
las bases para que el producto pueda llegar del fabricante al
consumidor; estos intercambios se pueden dar ya sea a
través de mayoristas, minoristas, comisionistas o
empresas que
venden al detalle.
- Promoción: Es dar a conocer el producto
al consumidor. Se debe persuadir a los clientes a que adquieran
productos
que satisfagan sus necesidades. No sólo se promocionan
los productos a través de los medios
masivos de comunicación, también por medio de
folletos, regalos, muestras, etc. Es necesario combinar
estrategias
de promoción para lograr los objetivos.
- Venta: Es toda actividad que genera en los
clientes el último impulso hacia el intercambio. En esta
fase se hace efectivo el esfuerzo de las actividades
anteriores.
- Postventa: Es la actividad que asegura la
satisfacción de necesidades a través del
producto. Lo importante no es vender una vez, sino permanecer
en el mercado, en este punto se analiza nuevamente el mercado
con fines de retroalimentación.
Ninguna de estas funciones es, por sí sola
la mercadotecnia. Solo cuando todas se interrelacionan se llega a
lo que realmente es la mercadotecnia. Estas funciones
proporcionan en conjunto el método
necesario para realizar una adecuada mezcla de mercadotecnia,
proporcionándonos los pasos a seguir para su buen desarrollo.
PROCESO
Es una orientación administrativa que supone que
los consumidores no comprarán normalmente lo suficiente de
los productos de la compañía a menos que se llegue
hasta ellos mediante un trabajo
sustancial de promoción
de ventas.
El departamento de ventas es el encargado de persuadir a
un mercado de la existencia de un producto, valiéndose de
su fuerza de
ventas o de intermediarios, aplicando las técnicas y
políticas de ventas acordes con el producto
que se desea vender.
Funciones:
- Desarrollo y manipulación del
producto: Consiste en perfeccionar los productos ya
existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o
aplicación, hacerle modificaciones a sus estilos,
colores,
modelos,
eliminación de los productos pasados de moda,
observación del desarrollo de los
productos elaborados por la competencia, su
envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus
características distintivas y su nombre.
- Distribución física:
Responsabilidad que cae sobre el gerente de
ventas la cual es compartida con el de tráfico y
envíos. El gerente de ventas coordina estas con el
tráfico, en los problemas
relativos al manejo de
materiales de los productos desde la fábrica hasta
el consumidor, que comprende los costos y
métodos
de transporte,
la localización de almacenes, los
costos de manejo, los inventarios, la
reducción de reclamaciones por retrasos y perjuicios de
ventas.
- Estrategias de ventas: son algunas
prácticas que regulan las relaciones con los agentes
distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las
condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del
producto, método de distribución, créditos y cobros, servicio
mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de
los pedidos.
- Financiamiento de las ventas: Las operaciones a
crédito y a contado son esenciales para
el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la
distribución de bienes y
servicios
desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y
consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el
gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de
crédito, para determinar los planes de pago que deben
adoptarse, la duración del período de
crédito, el premio por pronto pago o el castigo por pago
retrasado, es decir, todo lo relacionado con la práctica
crediticia.
- Costos y Presupuestos
de Ventas: Para controlar los gastos y
planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta
con el personal
investigador del mercado con el de contabilidad
y el de presupuestos, debe calcular el volumen
probable de ventas y sus costos para todo el
año.
- Estudio de mercado: El conocimiento
de los mercados, las preferencias del consumidor, sus
hábitos de compra y su aceptación del producto o
servicio es fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se
debe recoger, registrar y analizar los datos relativos
al carácter, cantidad y tendencia de la
demanda, el
estudio de
mercado debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios
estadísticos de las ventas o productos, territorio,
distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de
ventas, costos de venta y de
operación.
- Promociones de venta y publicidad:
Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y
contribuir a que los agentes de venta de la fabrica, los
mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de
ventas aprueba los planes de promoción y publicidad, los
horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los
medios de propaganda,
las promociones especiales y la publicidad en
colaboración con los comerciantes.
- Planeación de Ventas: El administrador
de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar
las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas
establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las
actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador,
la distribución física; el personal de ventas,
las fechas de los planes de producción, los inventarios,
los presupuestos y el control de
los agentes de ventas.
- Servicios técnicos o mecánicos:
Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos
mecánicos requieren de servicios de instalación y
técnicos, establecer normas al
respecto; tener el equipo y los locales destinados por la
empresa vendedora para tal servicio.
- Relaciones con los distribuidores y
minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren
proporcionarles asistencia de ventas, servicios
mecánicos de entrega y ajuste, informarles sobre los
productos, servicios, tácticas y normas de la
compañía y contestar pronta y detalladamente a
sus preguntas.
- El personal de ventas: Consiste en desarrollar
de la manera más eficiente el proceso de integración el cual comprende buscar,
seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; así
como de su compensación económica, supervisión, motivación y control.
- Administración del departamento de
ventas: Es responsabilidad de los gerentes de la misma, el
cual debe establecer la
organización, determinar los procedimientos,
dirigir el personal administrativo, coordinar el trabajo
de los miembros del departamento, llevar el registro de las
ventas y asignar tareas a los jefes de las diversas secciones
de este departamento.
PROCESO DE LAS
VENTAS
Tradicionalmente considerado como uno de los
departamentos más importantes, ya que formula y desarrolla
los métodos más adecuados para la
elaboración de los productos y/o servicios, al suministrar
y coordinar: mano de obra, equipo, instalaciones, materiales, y
herramientas
requeridas.
Funciones:
- Ingeniería del Producto: Esta
función comprende el diseño del producto que se
desea comercializar, tomando en cuenta todas las
especificaciones requeridas por los clientes. Una vez elaborado
dicho producto se deben realizar ciertas pruebas de
ingeniería, consistentes en comprobar que
el producto cumpla con el objetivo
para el cual fue elaborado; Y por último brindar la
asistencia requerida al departamento de mercadotecnia para que
esté pueda realizar un adecuado plan (de
mercadotecnia) tomando en cuenta las características del
producto.
- Ingeniería de la planta: Es
responsabilidad del departamento de producción realizar
el diseño pertinente de las instalaciones tomando en
cuenta las especificaciones requeridas para el adecuado
mantenimiento y control del equipo.
- Ingeniería Industrial: Comprende la
realización del estudio de mercado concerniente a
métodos, técnicas, procedimientos y maquinaria de
punta; investigación de las medidas de trabajo
necesarias, así como la distribución
física de la planta.
- Planeación y Control de la
Producción: Es responsabilidad básica de este
departamento establecer los estándares necesarios para
respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad,
lotes de producción, stocks (mínimos y
máximos de materiales en almacén), mermas, etc. Además
deberá realizar los informes
referentes a los avances de la producción como una
medida necesaria para garantizar que sé esta cumpliendo
con la programación fijada.
- Abastecimiento: El abastecimiento de
materiales, depende de un adecuado tráfico de
mercancías, embarques oportunos, un excelente control de
inventarios, y verificar que las compras locales e
internacionales que se realicen sean las más
apropiadas.
- Control de Calidad: Es la resultante total de
las características del producto y/o servicio en cuanto
a mercadotecnia, ingeniería, fabricación y
mantenimiento se refiere, por medio de las cuales el producto o
servicio en uso es satisfactorio para las expectativas del
cliente;
tomando en cuenta las normas y especificaciones requeridas,
realizando las pruebas pertinentes para verificar que el
producto cumpla con lo deseado - Fabricación: Es el proceso de
transformación necesario para la obtención de un
bien o servicio.
PROCESO DE PRODUCCIÓN PARA
EL
DESARROLLO DE NUEVOS
PRODUCTOS
De vital importancia es esta función, ya que toda
empresa trabaja con base en constantes movimientos de dinero. Esta
área se encarga de la obtención de fondos y del
suministro del capital que se
utiliza en el funcionamiento de la empresa, procurando disponer
con los medios económicos necesarios para cada uno de los
departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
El área de finanzas tiene implícito el objetivo del
máximo aprovechamiento y administración de los
recursos
financieros.
Funciones:
- Tesorería: El tesorero es la persona
encargada de controlar el efectivo, tomar de decisiones y
formular los planes para aplicaciones de capital,
obtención de recursos, dirección de actividades de
créditos y cobranza, manejo de la cartera de inversiones.
- Contraloría: El contralor es el que
realiza por lo común las actividades contables relativas
a impuestos,
presupuestos, auditoria interna, procesamiento de
datos y estadísticas, contabilidad
financiera y de costos, etc.
Nota: Este departamento no posee un diagrama que
muestre los pasos a seguir para la realización de dichas
funciones, debido a que son muchas las variables que
hacen única la forma de registrar sus movimientos
financieros y contables.
Los Recursos Humanos son todas aquellas personas que
integran o forman parte de una organización. El objeto del Departamento de
Recursos Humanos es conseguir y conservar un grupo humano de
trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los
objetivos de la empresa, a través de programas
adecuados de reclutamiento,
selección, capacitación y desarrollo.
Funciones:
- Contratación y empleo:
Esta es una de las funciones que requieren de mayor importancia
debido a lo difícil que resulta encontrar a las personas
ideales para los puestos vacantes, por lo que es necesario
contar con un procesamiento eficaz de Reclutamiento y selección de
personal, una vez que se tienen a las personas deseadas se
procede a la contratación de las mismas, dándoles
una inducción acerca de la empresa. Si el
puesto vacante se puede cubrir con personal propio de la
empresa, entonces se realiza una evaluación de méritos y se le
otorga al más capaz.
- Capacitación y desarrollo:
Acción que consiste en, entrenar y capacitar a todo el
personal, ya sea de nuevo ingreso, o no, con el objeto de
incrementar el desarrollo
personal. La capacitación no se le otorga
exclusivamente a los de nuevo ingreso, puesto que nuestros
actuales empleados pueden aspirar a un puesto mejor, el cual
requiere de una mayor preparación.
- Sueldos y Salarios: Para poder
realizar una justa asignación de sueldos, es necesario
elaborar un análisis y evaluación de puestos
(procedimientos sistemáticos para determinar el valor de
cada trabajo), sólo así, podremos saber que tanto
debemos pagar por cada uno de nuestros empleados.
Además, hay que considerar que el sueldo esta formado
por otros elementos tales como: las vacaciones y la
calificación de méritos.
- Relaciones laborales: Toda relación de
trabajo debe estar regulada por un contrato ya sea
colectivo o individual, en el que se estipularán los
derechos y
obligaciones
de las partes que lo integran. Su objetivo es mantener una
buena relación de trabajo y disciplina.
Por otra parte, la
comunicación es de vital importancia para toda
organización, ya que por medio de esta se puede mantener
una adecuada relación de trabajo. - Servicios y Prestaciones:
Comúnmente las organizaciones
hoy en día ofrecen a sus trabajadores con el fin de
hacer más atractivo su empleo, una serie de prestaciones
distintas a las marcadas por la Ley Federal del
trabajo, tales como: actividades recreativas, actividades
culturales, prestaciones en especie, reconocimientos,
etc.
- Higiene y Seguridad
Industrial: Consiste en llevar un registro de las
causas que originan principalmente el ausentismo y los accidentes
de trabajo, así como de proporcionar a sus empleados los
servicios médicos necesarios, y las medidas de higiene y
seguridad requeridas para el buen desempeño de sus labores.
- Planeación de Recursos Humanos: La
planeación de los recursos humanos consiste en realizar
periódicamente una auditoria de los mismos para ver si
están desempeñando satisfactoriamente sus
labores, pudiendo rotar a los que considere inapropiados para
dicho puesto.
PROCESO DE
RECLUTAMIENTO
PROCESO DE
SELECCIÓN
El departamento de compras es el encargado de realizar
las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la
cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este
departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos
principalmente al de producción debido a que no se le daba
la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de
proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para
realizar las operaciones de la organización
Funciones:
- Adquisiciones: Acción que consiste en adquirir los
insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los
objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los
siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones
de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las
mercancías es necesario verificar que cumplan con los
requisitos antes mencionados, y por último
aceptarlas.
- Guarda y Almacenaje: Es el proceso de
recepción, clasificación, inventario y
control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones
de las mismas (peso y medidas.
- Proveer a las demás áreas: Una
vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos
los materiales necesarios, es su obligación proveer a
las demás áreas tomando en cuenta: la clase.
Cantidad y dimensiones de las mismas.
PROCESO DE COMPRAS
Para ver el gráfico seleccione la
opción "Descargar" del menú
superior
- ¿Definición de arreas funcionales de la
empresa? - ¿Qué estudia la
mercadotecnia? - ¿Cuál es el propósito de la
mercadotecnia? - ¿Qué estudia la investigación de mercados?
- ¿Explica cuales son las 4P's de la
mercadotecnia? - ¿Definición de venta?
- ¿Cuál es la diferencia entre
mercadotecnia y ventas? - ¿A que se refiere la posventa?
- ¿En que consiste el desarrollo y
manipulación del producto? - Explica el financiamiento de las ventas.
- ¿Qué es un presupuesto de
ventas? - ¿Definición de promoción de
ventas y publicidad? - ¿Diferencia entre promoción y
publicidad? - ¿En que consiste la planeación de las
ventas? - ¿Cuándo se ofrece un servicio
técnico? - ¿En que consiste la ingeniería del
producto? - ¿En que consiste la ingeniería de la
planta? - ¿En que consiste la ingeniería industrial?
- ¿Qué es el control de
calidad? - ¿Qué significa
abastecimiento? - ¿Qué son las finanzas?
- ¿Cuál es la diferencia entre
tesorería y contraloría? - ¿Qué son los recursos
humanos? - ¿Qué es la
capacitación? - ¿En que consiste la
contratación? - ¿Qué es necesario hacer para poder
realizar una justa asignación de sueldos
salarios? - Las organizaciones ofrecen a sus trabajadores una
serie de prestaciones distintas a las marcadas por la Ley Federal del
trabajo, tales como: - ¿En que consiste la higiene y seguridad
industrial? - ¿Definición de compras?
- ¿Definición de
adquisiciones? - ¿Definición de guarda y
almacenaje?
(Trabajo en
equipo)
De manera que el alumno comprenda mejor el estudio de la
empresa y sus principales áreas de actividad deberá
visitar una organización, en la que tendrá que
realizar el siguiente estudio:
- Introducción.
- Nombre de la empresa.
- Datos generales.
- Giro.
- Clasificación.
- Tamaño.
- Objetivos organizacionales.
- Recursos con los que cuenta.
- Organigrama general.
- Organigrama por departamento.
- Descripción de puestos.
- Objetivos por departamento.
- Principales procesos que utilizan.
- Conclusión.
HERNÁNDEZ Y RODRÍGUEZ Sergio, "Introducción a la
Administración, un enfoque teórico
práctico", Mc. Graw Hill, México
D.F., 1994.
GALINDO Munch, "Fundamentos de Administración",
TRILLAS, México, D.F., 1991.
CHIAVENATO Idalberto, "Introducción a la Teoría
General de la Administración", Mc. Graw Hill,
México, D.F., 2000.
ROBLES VALDÉS Gloria, MARCOS ALCÉRRECA
Joaquín, "Administración, un enfoque
interdisciplinario", PEARSON EDUCACIÓN, México,
D.F., 2000.
Elaborado por:
L.A.E Blanca Estela Bernal Escoto
Actualmente estudiante de la Maestría en
Administración
Catedrática de la UNIVERSIDAD
AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
M.A.G María Elizabeth Ojeda
Orta
Actualmente estudiante del Doctorado en
Psicología
Profesora de tiempo
completo de la UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA
CALIFORNIA
CATEGORÍA: Administración
Tijuana Baja California -Enero del 2005.