- Resumen
- El propósito de los
informes - Informe
- Tipos de
Informes - Elementos que Conforman un
Informe - Uso y Propósito del
informe - Creación de una estructura
de los informes - Características del
Informe. - Normas para la Redacción
y Preparación de Informes - Anexos
Informe. Propósito y uso de informes.
Investigación realizada en torno al uso de
los informes en el área de administrativa de una organización. Tipos de informes.
Características. Normas para la
redacción. Creación para la estructura de
informes en una organización.
En los sistemas
organizacionales y en los de hombre-maquina, los elementos de la toma de
decisiones rara vez son suministrados de manera
automática y gratuita con los datos:
éstos han de ser recuperados u obtenidos selectivamente de
una o de las tres fuentes
siguientes:
- El Ambiente
- El sistema de
almacenamiento ideado para el sistema
operativo - Situaciones actualizadas (operación de
laboratorio
u otra controlada de manera similar)
Pueden resultar extremadamente difíciles los
métodos
con que se recaba información de las tres fuentes para operar
un sistema. Los costos de
clasificar la información y de escribir las
especificaciones destinadas a la recuperación aumenta
rápidamente al volverse más complejos ambos
aspectos.
Es un instrumento cuya finalidad es informar a una o
varias personas, ya sea de manera oral o escrita. (Alfonso
D’ Santiago)
Son registros
planeados y formales de la información transmitida a los
individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y
problemas de
decisión. (Murdick, Robert G.)
Según Murdick, Robert G.:
- Informes sobre el Desempeño. Estos
informes son los que se presentan al jefe de cada unidad
organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o
se centran en variancias de presupuestos
y planes. En los fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con
los planes y presupuestos. - Sobre el Avance. Estos informes suelen ser una
característica mensual de los proyectos y
programas a
largo plazo. Un informe casi
siempre cubre todas las tareas del proyecto. El
avance de éste se describe señalando el objetivo del
proyecto, el estado
actual, los problemas presentes y la evaluación del avance. - Informes Orientados al Futuro. Esta clase de
informes se ocupa del resultado de la investigación, del
juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son
comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de
utilidades, así como los pronósticos económicos,
tecnológicos y de ventas. En
las grandes compañías, quizá encontraremos
entre otras cosas pronósticos de los recursos y
tendencias demográficas a nivel mundial. - Informes Solicitados de Investigación.
Aunque no todo informe especial de investigación que
soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la
necesidad de ciertos tipos de información puede ser
proyectada. El diseño del sistema de
información administrativa deberá proponer la
estructura
organizacional para llevar a cabo tal
investigación. - Sistemas Computarizados de Consulta a la Base de
Datos. Los informes escritos pueden reducirse a la
estructura de informe mediante el diseño de sistemas
computarizados de consulta a la base de
datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo
de información varias veces al año. En de
proporcionarles informes mensuales que la contenga,
podríamos guardarla en la base de datos. El
almacenamiento de ella y el programa para
recuperarla en un formato útil se considerará
parte de la estructura del informe.
Según Alfonso D’ Santiago,
sería interminable la clasificación de los
informes si se atendiera a la especialidad sobre la que pudiera
versar cada uno de ellos, por lo que considera dos clases de
informes:
- Informes Cortos. No debe pasar de ocho a diez
cuartillas tamaño carta, a
espacio y medio o dos espacios, escritas a máquina o
computadora. - Informes largos. Son aquellos informes que
exceden las 10 cuadrillas. Su extensión puede ir desde
esta magnitud hasta la que requiera la materia
informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar
varios tomos.
Elementos que
Conforman un Informe.
Según Lázaro,
Víctor:
La naturaleza de
la asignación y el tipo de estudio distarán el tipo
y la extensión del informe. Básicamente el
ejecutivo que solicito el estudio tiene derecho a un informe
comprensible de los resultados del estudio.
Cuando la modificación que se propone afecta a
mas de un departamento, el informe deberá estar dirigido
al ejecutivo interdepartamental que tiene la autoridad de
la aprobación. Puesto que indudablemente él
solicitará las opiniones de sus subordinados
departamentales, el informe deberá ser comprensible. La
comprensibilidad aumenta de acuerdo con el aumento de la inversión en el nuevo equipo y las
instalaciones.
El informe deberá presentar de una manera
atractiva y deberá consistir, por lo menos de las partes y
secuencias siguientes:
- Portada .El título u objetivo del
estudio deberá ser completamente descriptivo, pero
conciso y presentando con un gran fondo blanco. A algunas
autoridades les agrada añadir un mensaje en esta
página. Se permite, si el mensaje es corto. En realidad,
éste es un buen lugar para dar crédito y reconocimiento a aquellas
personas que ayudaron valiosamente a hacer el
estudio. - Contenido. Deberán listarse las
diferentes partes del informe, ilustraciones y
características especiales señalando el numero de
la página para referencias fácil. - Presentación del problema. De
preferencia en una página aparte, en que se dé
explicación concisa de la razón para el estudio,
sus objetivos y
alcance. Ésta debe ir redactada con cuidado. El
ejecutivo que va a leerla tienen otros muchos problemas que
requieren su atención. Su redacción en este
momento pude tener un importante significado en la acogida que
dé al informe. - Resumen. Estará designado para el
lector ejecutivo que quiere que los puntos esenciales del
relato penetren con rapidez en los resultados del estudio.
Indique primero las conclusiones de mayor importancia.
Numérelas. Haga resaltar los puntos esenciales. Afirme
sus recomendaciones principales, porqué deben adoptarse
y cuál será su costo.
Continúe con las recomendaciones menos importantes. Si
algunas de las recomendaciones son de tal naturaleza que el
supervisor pudo adoptarlas durante e curso del estudio y
así lo hizo, mencione este hecho. - Cuerpo Principal del Informe. Éste es
el detalle en apoyo de las conclusiones y recomendaciones.
Establece los hechos y la lógica del estudio que el lector
cuidadoso podrá observar para estar de acuerdo con el
análisis. - Crédito. Si no se incluyó una
línea de crédito en la página titular,
éste es el lugar para hacerlo. Sea generoso, pero no
florido. - Apéndice. En esta sección
deberá colocarse una copia del procedimiento,
si éste se preparó con anterioridad a la
presntacipon del informe. De ésta manera, el analista
muchas veces puede obtener la aprobación del ejecutivo
en la política y procedimientos
mientras los hechos dl estudio están frescos en su
memoria.
Esta sección también es el lugar para
exhibir los detalles técnicos, tales como literatura de
los fabricantes describiendo el equipo y tablas y cuadros de
interés para el lector detallista pero
que no requieren tiempo del lector ejecutivo.
El uso y el propósito de los informes dentro de
una organización, básicamente se resume a la
transmisión de información para su análisis
o almacenamiento, con la finalidad de ser utilizado por
algún ente de la
organización en un futuro inmediato (días,
semanas o meses subsecuentes) o en algún momento del
futuro pero que no se conoce con exactitud para la correcta toma
de decisiones.
No todos los informes cumplen el mismo propósito
dentro de la empresa, pero
si el mismo uso. El uso será siempre igual, ayudar en la
toma de decisiones, dado que los informes están
condicionados como se dijo anteriormente a la transmisión
de una determinada información para su posterior
análisis, pero de ahí nace el propósito de
la transmisión de la información.
Como se ha venido señalando, existen diferentes
tipos de informes, cada uno con una finalidad o propósito
específico, diseñado al momento de creación
de su figura.
Por ejemplo, el propósito del informe de
relación ingresos–gastos de una
unidad empresarial fue explicito al momento de su
creación, pues la información que debe estar
contenida en el debe ser en detalle, todos los ingresos
percibidos en el ejercicio y la respectiva aplicación
(gastos) de los mismos en dicho ejercicio, por su puesto para la
toma de decisiones en relación al presupuesto del
ejercicio subsiguiente, o para el control y evaluación de
la actuación de dicha unidad durante el ejercicio, etc. De
manera, que un mismo informe puede tener diferentes
propósitos dentro de la empresa.
Los informes escritos ofrecen la invalorable ventaja de
constituir verdaderos archivo, a los
cuales se puede recurrir en cualquier momento, por otra parte,
permiten verlos una vez y otra y cuantas sea necesario, para
hacerse un criterio definido sobre su contenido, con miras a
tomar una decisión.
Las decisiones de hoy se toman en función de
variables mas
complejas y numerosas, son los informes, o mejor dicho, los
informantes, lo que tienen la responsabilidad de investigar, estudiar y
correlacionar esas variables para ofrecer a los gerentes, si no
las soluciones,
por lo menos ideas y elementos de juicio para actuar con
sensatez.
Creación de una
estructura de los informes.
Según Murdick, Robert G.:
- Deberá comenzar con la investigación de
las exigencias de información por parte de los
gerentes. El análisis de las obligaciones de un puesto, se complementa con
cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el analista
de sistemas. El análisis de las responsabilidades del
puesto comienza con el organigrama y con la identificación de
los gerentes y sus funciones.Se dispone de la primera parte de la tabla, el
gerente de haya en una mejor posición de desarrollar
la segunda parte, la cual trata de sus
necesidades. - El segundo paso consiste en obtener la guía de
puestos (o descripción de puestos) para cada
gerente y en
preparar una tabla que contenga sus obligaciones. Se incluye
una columna donde se anota la información que el gerente
recibe e el momento actual. Las dos columnas siguientes
deberán indicar la frecuencia con que se recibe la
información y el grado (aproximado) de detalle de cada
componente de ella. Las tres siguientes columnas se refieren a
la información que el gerente necesita para cumplir con
su trabajo, a
la frecuencia con que la requiere y el grado de detalles que se
exige. - El siguiente paso del analista de sistemas consiste
en preparar tres tablas, como se muestra en a),
b) y c) de la Tabla 1. su elaboración se basa en el
análisis, el juicio y el simple tanteo. La finalidad de
construir un conjunto mínimo de informes con la menos
redundancia posible y la mínima cantidad de datos
irrelevantes (no información) para cada
gerente.
Por ejemplo, un solo informe podría servir para
todos los gerentes, pero cada uno utilizará quizá
sólo una parte de él.
El problema de lograr una estructura óptima del
sistema de informes no ha recibido, en general, mucha
atención. Cuando pensamos que en casi todas las
compañías los gerentes reciben informes que
contienen información ajena a sus responsabilidades y que
omiten la que es relevante, comprendemos de inmediato la
necesidad de contar con un buen sistema de informes.
En una perspectiva de sistemas podemos desarrollar una
estructura de informes que tengan en cuenta las necesidades de
cada gerente, la información requerida para administrar
todos los subsistemas, los informes de actividades pasadas,
actuales y futuras; así como las necesidades internas y
externas.
Según Alonso D’ Santiago, autor de
Redacción y Elaboración de Informes (1988),
un informe debe contar con las siguientes
características:
- Veracidad
- Exactitud
- Credibilidad
- Actualidad
- Sencillez
- Concisión
- Ajeno de exageraciones
- Libre de ampulosidades
Normas para la
Redacción y Preparación de Informes.
El modo mas conveniente de elaborar un informe es
preparar previamente su planificación. Planificar un informe o un
escrito cualquiera es desglosarlo en sus componentes,
desintegrarlo, para programar luego su desarrollo.
Con las partes de que consta ya separadas, resulta fácil
hacerse un esbozo con l cual su elaboración se presenta
mucho mas sencilla de atacar.
No es mala idea reflexionar de antemano en las
proporciones de las partes que van a constituir el informe. Visto
elementalmente habrá que tener en cuenta un prefacio, una
introducción, un cuerpo central, una parte
final y a veces algunas ilustraciones. Según sea su
extensión, el tratar de pensar por adelantado en las
proporciones de estar partes contribuye a encontrar un equilibrio en
su composición.
Para permitirle al redactor una mejor ordenación
de sus ideas y en consecuencia lograr escritos coherentes y bien
llevados, se insiste en la conveniencia de elaborar un esquema
previo de desarrollo del informe que se tenga que
preparar.
Estructuración de un sistema de
informes para los Miembros de la Organización del Sistema
de Información Administrativa.
Para ver el
gráfico seleccione la opción "Descargar" del
menú superior
Figura 1. Estructuración de un sistema de
Informes para los Miembros de la Organización del Sistema
de Información Administrativa.
(Fuente: Robert. G. Murdick. Sistema de
Información Administrativa)
Creación de la estructura del
informe a partir del análisis de las necesidades de
información.
a) | Gerentes | ||||
Elementos de |
| G1 | G2 | G3 | ETC |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc |
|
|
|
|
|
b) | Informes | ||||
Elementos de |
| 1 | 2 | 3 | ETC |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc |
|
|
|
|
|
a) |
| Gerentes | |||
Elementos de |
| G1 | G2 | G3 | ETC |
1 |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
Etc |
|
|
|
|
|
Tabla 1. Construcción De La Estructura Del Informe A
Partir Del Análisis De Las Necesidades De
Información.
(Fuente: Robert. G. Murdick. Sistema de
Información Administrativa)
LÁZARO, Victor.(1989) Sistemas y
procedimientos. Un manual para los
negocios y la
industria.
2da. Edición. Editorial DIANA. México.
MURDICK, Robert G. Sistema de Información
Administrativa.
D’ SANTIAGO Alfonso.(1989) Redacción
y Preparación de Informes.2da. Edición. Venezuela.
Vanesa Ocando
Estudiante 10mo. Semestre
Lic. Administración Comercial
Universidad de Oriente (Edo. Nueva Esparta).
Venezuela
(Categoría: Administración – Metodología)