- Concepto de
supervisión - Objetivos de la
supervisión - Papel del
supervisor - Concepto de
organización - Supervisión y el
control dentro de la organización - Principios de
supervisión - Estilos de
supervisión - Características de la
supervisión - Supervisión y
colaboración - Diez mandamientos del
supervisor - Conclusiones
- Bibliografía
La Supervisión, según la Etimología
significa "mirar desde lo alto", lo cual induce la idea de una
visión global. Por otra parte, en su concepto
más propio supervisión es un proceso
mediante el cual una persona
procesadora de un caudal de conocimientos y experiencias, asume
la responsabilidad de dirigir a otras para obtener
con ellos resultados que les son comunes.
Hoy más que nunca, se requiere en las empresas hombres
pensantes, capaces de producir con altos niveles de productividad en
un ambiente
altamente motivador hacia sus colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere, planificar,
organizar, dirigir, ejecutar retroalimentar constantemente. Exige
constancia, dedicación, perseverancia, siendo necesario
poseer características individuales en la persona que
cumple esta misión.
La supervisión es una actividad técnica y
especializada que tiene como fin fundamental utilizar
racionalmente los factores que le hacen posible la
realización de los procesos de
trabajo:
el hombre, la
materia prima,
los equipos, maquinarias, herramientas,
dinero, entre
otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en
la consecución de bienes,
servicios y
productos
destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de
consumidores, cada día más exigente, y que mediante
su gestión
puede contribuir al éxito
de la
empresa.
Hoy más que nunca, se requiere en las empresas
hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de
productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus
colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere: planificar,
organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente.
Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo
necesario poseer características especiales individuales
en la persona que cumple esta misión.
La supervisión es una actividad técnica y
especializada que tiene como fin fundamental utilizar
racionalmente los factores que le hacen posible la
realización de los procesos de trabajo: el hombre, la
materia prima,
los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros
elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la
consecución de bienes, servicios y productos destinados a
la satisfacción de necesidades de un mercado de
consumidores, cada día más exigente, y que mediante
su gestión puede contribuir al éxito de la empresa.
Hoy más que nunca, se requiere en las empresas
hombres pensantes, capaces de producir con altos niveles de
productividad en un ambiente altamente motivador hacia sus
colaboradores.
Supervisar efectivamente requiere: planificar,
organizar, dirigir, ejecutar y retroalimentar constantemente.
Exige constancia, dedicación, perseverancia, siendo
necesario poseer características especiales individuales
en la persona que cumple esta misión.
- Mejorar la productividad de los empleados
- Desarrollar un uso óptimo de los
recursos - Obtener una adecuada rentabilidad
de cada actividad realizada - Desarrollar constantemente a los empleados de manera
integral - Monitorear las actitudes de
los subordinados - Contribuir a mejorar las condiciones
laborales
No hay labor más importante, difícil y
exigente que la supervisión del trabajo ajeno. Una buena
supervisión reclama más conocimientos, habilidad,
sentido común y previsión que casi cualquier otra
clase de
trabajo. El éxito del supervisor en el desempeño de sus deberes determina el
éxito o el fracaso de los programas y
objetivos del
departamento.
El individuo
sólo puede llegar a ser buen supervisor a. través
de una gran dedicación a tan difícil trabajo y de
una experiencia ilustrativa y satisfactoria adquirida por medio
de programas formales de adiestramiento y
de la práctica informal del trabajo.
Cuando el supervisor funciona como es debido, su papel
puede resumirse o generalizarse en dos categorías o clases
de responsabilidades extremadamente amplias que, en su función
real, son simplemente facetas diferentes de una misma actividad;
no puede ejercer una sin la otra. Estas facetas son seguir los
principios de
la supervisión y aplicar los métodos o
técnicas de la supervisión. Ambas
tienen que contribuir a que se logren los objetivos de la
organización.
CONCEPTO DE SUPERVISOR
El termino supervisor se aplica en todos los niveles de
la
administración a quienes dirigen las actividades de
otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo sólo a las
personas de los niveles inferiores de la jerarquía
administrativa.
El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier
organización. De él depende la
calidad del
trabajo, el rendimiento, la moral y el
desarrollo de
buenas actitudes por parte de los trabajadores. El supervisor
dirige y evalúa el trabajo y
conoce a todos los trabajadores.
El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el
líder
nato del grupo para
convertirse en un especialista del comportamiento
humano, en lo que concierne a la práctica de la
habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su
cargo.
CARACTERÍSTICAS DEL SUPERVISOR
- Conocimiento del Trabajo: Esto implica que
debe conocer la tecnología de la función que
supervisa, las características de los materiales,
la calidad deseada, losa costos
esperados, los procesos necesarios, etc. - Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta
característica es de gran importancia, ya que ella
implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la
empresa, su grado de autoridad,
sus relaciones con otros departamentos, las normas de
seguridad,
producción, calidad, etc. - Habilidad Para Instruir: El supervisor
necesita adiestrar a su personal para
poder
obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual
que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben
ser claras y precisas. - Habilidad Para Mejorar Métodos: El
supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los
recursos
humanos, materiales, técnicos y todos los que la
empresa facilite, siendo crítico en toda su
gestión para que de esta manera se realice de la mejor
forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los
procesos del trabajo. - Habilidad para Dirigir: El supervisor debe
liderizar a su personal, dirigiéndolo con la confianza y
convicción necesaria para lograr credibilidad y
colaboración de sus trabajos.
FUNCIONES DEL SUPERVISOR
De manera muy general se puede decir que todo supervisor
tiene cuatro (4) grandes funciones:
- PROYECTAR: Se debe programar o planificar el
trabajo del día, establecer la prioridad y el orden,
tomando en cuenta los recursos y el
tiempo para
hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus
colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho
trabajo dentro de su departamento. Proyectar en el corto,
mediano y largo plazo. es uno de los pilares fundamentales para
el éxito de cualquier supervisor. - DIRIGIR: Esta función comprende la
delegación de autoridad y la toma de
decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar
las buenas relaciones
humanas, procurando que sus instrucciones claras,
específicas, concisas y completas, sin olvidar el nivel
general de habilidad de sus colaboradores. - DESARROLLAR: Esta función le impone al
supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su
personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando
y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de
adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así
elevará los niveles de eficiencia de
sus colaboradores, motivará hacia el trabajo,
aumentará la satisfacción laboral y se lograra un
trabajo de alta calidad y productividad. - CONTROLAR: Significa crear conciencia
en sus colaboradores para que sea cada uno de ellos los propios
controladores de su gestión, actuando luego el
supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados.
Supervisar implica controlar. El supervisor debe evaluar
constantemente para detectar en que grado los planes se
están obteniendo por él o por la dirección de la empresa.
Proceso de arreglar la estructura de
una organización y de coordinar sus métodos
gerenciales y empleo de los
recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente
estable de personas en un sistema
estructurado y en evolución cuyos esfuerzos coordinados
tienen por objeto alcanzar metas en ambiente
dinámico.
- ORGANIZACIÓN FORMAL. División
del trabajo racional, mediante la diferenciación e
integración, de acuerdo con algún
criterio establecido por aquellos que manejan la toma de
decisiones. - ORGANIZACIÓN INFORMAL. La
"organización" que emerge espontánea y
naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la
organización formal.
SUPERVISIÓN Y CONTROL DENTRO DE
LA ORGANIZACIÓN
Son todas las actividades que se realicen para operar y
controlar el esfuerzo de los hombres, con el objeto de que
éstos, en grupo o individualmente cumplan con las
funciones o tareas que le han sido asignadas.
Los supervisores actúan como jueces y como
solucionadores de problemas en
el proceso de control en una organización. Los
supervisores cumplen 2 funciones: en el primer rol, actúan
como un juez observando lo que sucede en el departamento para ver
si las actitudes, condiciones y resultados se llevan a cabo como
se esperaba. En el segundo rol, actúan al solucionar
problemas y tomar decisiones. Esto se hace con el fin de
averiguar porque no salió bien algo y luego decidir que
hacer al respecto.
En su rol de juez, los supervisores observan lo que
sucede a través del proceso de conversión y luego
compara estas observaciones con los estándares de lo
esperado. Estos estándares se derivan de las metas que se
establecieron durante el proceso de planeación
o puedo ser las mismas metas.
En el rol de solucionadores de problemas y de tomadores
de decisiones, los supervisores no solo no deben averiguar porque
las condiciones o resultados están por debajo de los
estándares, sino también corregir esas condiciones
y lograr los resultados esperados.
La planeación y el control son inseparables: los
gemelos siameses de la administración. La acción
no planeada no puede controlarse, porque el control requiere
mantener encauzadas las actividades, corrigiendo las desviaciones
de los planes iniciales. Cualquier intento por controlar sin
planes no tendría sentido, puesto que no se podría
saber si se va a donde se desea ir la tarea del control, a menos
que se sepa de antemano a donde se quiere ir la tarea de la
planeación. Los planes proporcionan, por tanto, los
estándares de control.
Cuando se le pregunte sobre lo que, en general, regula
las actividades de trabajo, un supervisor conciente
contestará: "Los objetivos y principios propios y la
realidad de la situación dada." Ninguno de estos factores
explica o regula, por sí solo, la acción; todos
operan en cualquier situación. Sin embargo, los objetivos
tienen que ser la finalidad de la actividad de trabajo y la
actividad tienen que emprenderlas los individuos. Así
pues, los principios de la supervisión (reglas generales,
conceptos, verdades fundamentales, dogmas aceptados) constituyen
las guías mediante las que e el supervisor pasa de una
situación a la siguiente.
Tienen una importancia enorme por cuanto gobiernan la
acción, es decir, la aplicación u operacionalidad
de las técnicas de supervisión. Algunos principios
más importantes de la supervisión son:
- Consideradas funcionalmente, la dirección y
supervisión no pueden separarse ni establecerse aparte
una de otra. Son funciones coordinadas, complementarias y
mutuamente compartidas en el funcionamiento de cualquier
organización. - La dirección se ocupa de condiciones y
operaciones
en general; por lo común, la supervisión se ocupa
de mejorar un trabajo o labor en particular. - La supervisión ha de ser sensible a los cambios,
ha de estar impregnada de una actitud
experimental y debe dedicarse continuamente a la
reevaluación de los objetivos y a evaluar materiales,
políticas y métodos.- La supervisión deberá respetar
la
personalidad y las diferencias individuales, y
buscará proporcionar oportunidades para la mejor
expresión creatividad de cada personalidad. - La supervisión deberá proporcionar
plenas oportunidades para la formación conjunta de
políticas y planes acogiendo gustosamente y
utilizando la libre expresión y las aportaciones de
todos los interesados. - La supervisión deberá estimular la
dativa, la confianza en sí mismo responsabilidad de
cada persona e desempeño de sus obligaciones. - La supervisión deberá basarse en el
supuesto de que los trabajadores pueden mejorar.
Tendrá que aceptar idiosincrasias, a renuencia a
colaborar y el antagonismo como características
humanas, exactamente del mismo modo que acepta lo
razonable: cooperación y una actividad
enérgica. Los últimas son valores
positivos; primeros objeciones. - La supervisión deberá sustituir la
función dirigente por la autoridad, que debe
reconocerse como derivada de los hechos propios de la
situación. La autoridad personal, si fuere necesaria
debe derivarse de la planeación del
grupo.
- La supervisión deberá respetar
- La supervisión deberá basarse en la
filosofía democrática: - La supervisión deberá emplear
métodos, actitudes científicas aplicables al
trabajo, al trabajador y a los procesos de trabajo. - En situaciones en las que no sean aplicables los
métodos de la
ciencia, la supervisón deberá emplear los
procesos de la lógica en el estudio, el mejoramiento
la evaluación del trabajo, el trabajador y
los procesos trabajo. La supervisión, ya sea mediante
métodos científicos o procesos ordenados del
pensamiento, deber derivar y utilizar datos y
conclusiones que sean más objetivos, precisos;
suficiente mejor obtenidos y más
sistemáticamente organizados y utilizados que los
datos, conclusiones de una opinión
descontrolada.- La supervisión debe proporcionar
oportunidades para ejercitar la originalidad y para
fomentar contribuciones singulares de auto expresión
creadora. Debe buscar y desarrollar habilidades
innatas. - La supervisión debe determinar procedimientos y acciones
basándose en las necesidades de cada
situación. - La supervisión debe conformar y manipular
expresamente el ambiente de trabajo para que se logren los
mejores resultados.
- La supervisión debe proporcionar
- La supervisión tiene que ser
creativa. - La supervisión debe realizarse a través
de una serie de actividades orientadas, proyectadas,
programadas y ejecutadas en conjunto. - La supervisión debe juzgarse por la economía y la
eficacia de los
resultado que obtenga. Los supervisores que conocen cabalmente
los principios de la supervisión y se guían por
ellos son, por lo general, mucho más efectivos y
eficientes que los que operan a nivel técnico. El
principio fundamental implicado en cualquier situación
dada ayudará a la orientación y elección
de cualquiera de varias técnicas que pueden ser
aplicadas. Los principios también ayudan a evaluar las
técnicas, puesto que proporcionan criterios más
amplios y fundamentales para juzgarlas. La consideración
de principios generales fundamentales tiende a eliminar, de
cualquier situación dada, los prejuicios y opiniones
personales.
Esto no equivale a decir que los métodos o
técnicas son innecesarios o que carecen de importancia.
Nada podría realizarse si se careciera de métodos y
técnicas. Estos constituyen el aspecto cambiante y
fluctuante de la acción supervisora. Sin embargo, en su
origen se encuentran los principios más permanentes y
fundamentales que gobiernan el uso de los métodos y las
técnicas y que, a la larga, determinan el éxito o
el fracaso.
- ESTILO AUTOCRÁTICO:
Característico de individuo autocráticos, que sin
consultar con nadie, señalan o determinan que debe
hacerse, cómo y cuando en forma categórica,
indican la fecha de su cumplimiento y luego lo comprueban en la
fecha y hora señaladas. Caracterizado por un
personalismo exagerado en las líneas de toma de
decisiones. - ESTILO DEMOCRÁTICO:
Característico del supervisor que permite que los
trabajadores participen en el análisis del problema y su
solución. Anima a sus hombres para que participen en la
decisión. Es directo y objetivo en
sus comentarios y comprueba si el trabajo había sido
realizado, felicitando después al que lo
merezca. - ESTILO LIBERAL: El supervisor no ejerce
control del problema, prefieren que sus hombres hagan lo que
consideran conveniente y deja que las cosas sigan su propio
camino. - LOS INDIVIDUOS HOSTILES: Se resienten de la
autoridad. Su hostilidad se canaliza mejor tratándolos
autoritariamente. El estilo autocrático canaliza su
agresividad y atiende a dirigirla hacia objetivos
constructivos. Resulta verdaderamente extraño que el
otro tipo de persona que responde positivamente ante el estilo
autocrático sea precisamente la opuesta a la hostil – la
persona dependiente. Esta necesita una dirección firme.
Su mansedumbre y dependencia le dan una sensación de
estar flotando en el aire. Si el
líder es dominante y autoritario, tranquiliza a la
persona dependiente.
El trabajador que gusta de formar parte del equipo
reacciona muy bien ante el estilo democrático. Encuentra
satisfacción en trabajar fraternalmente unido al grupo
bajo el liderato democrático. Las personas que cooperan
también rinden al máximo cuando se utiliza el
estilo democrático. Las personas que cooperan
también rinden al máximo cuando se utiliza el
estilo democrático. El hecho de que cooperen no significa
necesariamente que la persona carezca de iniciativa y de una
razonable dosis de acometividad. Las personas que cooperan, con
un mínimo de control, se convierten en las más
productivas.
El estilo liberal solamente da resultado con aquellos
individuos que verdaderamente conocen su trabajo. Son estables en
su desempeño y no pierden el control cuando tropiezan con
situaciones de emergencia. El tipo individualista o introvertido
es generalmente más productivo bajo el tipo de liderato
liberal.
CARACTERÍSTICAS DE LA
SUPERVISIÓN
El puesto de supervisor es tan exigente que la alta
gerencia
tiende a buscar super-individuos. La mayoría de las
empresas determinan criterios conforme a los cuales deben ser
ajustados los candidatos a supervisor.
A continuación se presenta algunas
características personales de los supervisores:
- Energía y buena salud.
- Potencial para el liderazgo.
- Capacidad para desarrollar buenas relaciones
personales. - Conocimiento del trabajo y competencia
técnica. - Capacidad para mantener el ritmo de
trabajo. - Capacidad de enseñanza.
- Habilidad para resolver problemas.
- Dedicación y confiabilidad.
- Actitud positiva hacia la administración.
Obviamente son cualidades excelentes en cualquier
persona como también es cierto que es difícil
encontrar a quien las reúna todas. Afortunadamente muchos
de estos atributos se pueden adquirir o mejorar a través
de programas de capacitación y desarrollo para
supervisores.
En primer lugar el supervisor debe expresar primero
confianza en que los nuevos empleados van a desempeñarse
bien en el puesto. Los supervisores necesitan alertar a estos
individuos, indicándoles, que la compañía no
los hubiera contratado si no creyera que podrían
desarrollar las funciones del puesto.
En segundo lugar los supervisores necesitan explicar
cualquier requerimiento que señale el cargo y este a su
vez se le tiene que dar como una especie de explicación
con un previo adiestramiento, para que el nuevo empleado que
ingrese a la organización no corneta fallas que le pueda
costar a la empresa y así poder cumplirá cabalidad
los objetivos de la organización.
En tercer lugar, el supervisor debe informar al empleado
recién contratado de lo de lo que le gusta y lo que le
disgusta, eso debe hacerse recién entrando el nuevo
empleado para que en un mañana no exista lo que conocemos
como un roce o un mal clima
organizacional. Cada supervisor tiene preferencia especificas
por uno o dos trabajadores eso no es aconsejable porque eso
insita malestar entre los mismo compañeros, una
desunión total o una rivalidad y eso pondría en
peligro la producción de la empresa.
LOS DIEZ MANDAMIENTOS
DEL SUPERVISOR.
- Analice y programe el empleo de su tiempo. El tiempo
es su más precioso recurso y, además,
irrecuperable. Se avaro con él. - El respeto a la
dignidad de
las personas es la clave de las relaciones humanas. Otorgue sin
discriminaciones, un trato ecuánime, considerado y
respetuoso a sus colaboradores. - La buena supervisión es aquella que logra un
justo equilibrio
entre los derechos e intereses de
los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios.
Busque siempre este equilibrio. - Supervisor sensato es el que mantiene una honrada
posición entre el presente y el futuro en cuanto al
objetivo de obtenerse beneficios crecientes. No sacrifique el
porvenir de la empresa para mostrar este año utilidades
espectaculares. - No concentre funciones. Asuma el riesgo de
delegar. Así desarrollará el potencial latente de
sus colaboradores y podrá dedicar más tiempo a su
trabajo específico de dirección. - No es posible el desarrollo de una empresa sin
el desarrollo de sus recursos humanos. Sea un maestro en
seleccionar, promover, estimular y educar a sus
colaboradores. - Como miembro del sector dirigente más
dinámico de la sociedad, el
supervisor debe estar a la vanguardia
en la permanente adquisición de conocimientos.
Manténgase al día en formación / información. - Todo negocio tiene sus líneas productivas
básicas. Cuando piense en el desarrollo de nuevas
líneas, no desperdicie lo cierto por andar detrás
lo incierto. Sueñe un poco pero jamás deje de ser
hombre realista. - Los actos y ventajas indebidos impugnan a la
integridad moral. No
viole los principios éticos ni aun en beneficio de la
empresa, será su mejor decisión de
supervisor. - Todo no ha de ser negocios, no
caiga en la unídimensionalidad. Enriquezca su vida en
el amor y el
afecto a su cónyuge, sus amistades, sus hijos, la
humanidad, la naturaleza;
y en la atención y el entusiasmo por otros
valores
humanos.
Para cualquier persona con responsabilidades de dirigir
grupos de
individuos dentro de una empresa, el talento en materia
técnica y de supervisión indispensable para lograr
un mejor desempeño de una organización. Realmente
los individuos esperan mucho de sus supervisores, los
supervisores también esperan mucho de los componentes de
su grupo. Ser pues supervisor con capacidad para satisfacer las
necesidades emocionales, sentimentales y materiales de aquellos
que lo necesiten son cualidades esenciales en todo
liderato.
Cuando un individuo se le llama para desarrollar
actividades supervisorias, ese solo talento no es suficiente para
asegurar el éxito como supervisor. Este también
debe poseer habilidad para fijar y lograr objetivos, establecer
prioridades y planes de acción, tomar decisiones,
organizar las tareas, motivar a sus colaboradores, controlar el
curso de las acciones y retroalimentar a su personal. En otras
palabras, debe saber manejar los recursos con que se dispone para
lograr los objetivos y metas establecidas.
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