El abastecimiento o aprovisionamiento es la función
logística mediante la cual se provee a
una empresa de
todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es
sinónimo de provisión o suministro. Las actividades
incluidas dentro de este proceso son
las siguientes:
(a) Cálculo de
necesidades: Es una actividad propia del planeamiento
logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran
todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en
cantidades específicas para un determinado período
de tiempo, para
una fecha señalada, o para completar un determinado
proyecto.
El cálculo de las necesidades se materializa con
los pedidos o la requisición. Las necesidades de
abastecimiento para una empresa
determinada pueden ser por consumo,
reemplazo, reserva o seguridad,
necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta
actividad se debe considerar al factor tiempo.
(b) Compra o adquisición: Esta actividad
tiene por objetivo
realizar las adquisiciones de materiales en
las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada
al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al
precio total
más conveniente.
Los principales objetivos
específicos de esta actividad son:-
- Mantener la continuidad del
abastecimiento;- - Pagar precios
justos, pero razonablemente bajos por la calidad
adecuada;- - Mantener existencias económicas compatibles
con la seguridad y sin prejuicios para la empresa;- Evitar
deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad
adecuada;- - Buscar fuentes de
suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;- - Mantener costos bajos en
el departamento, sin desmejorar la
actuación;- - Estudiar e investigar nuevos procedimientos
continuamente; preocuparse por la permanente capacitación del personal; y,
mantener informado al gerente de
logística o gerente general acerca de la marcha del
departamento.
(c) Obtención: La obtención empieza
con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la continuidad
de las actividades, evitando demoras y paralizaciones,
verificando la exactitud y calidad de lo que se
recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la
ubicación o disposición, así como la
custodia de todos los artículos del almacén,
que es la actividad de guardar artículos o materiales
desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o
entregan. Los principales aspectos de esta actividad
son:
- Control de la exactitud de sus
existencias. - Mantenimiento de la seguridad.
- Conservación de los materiales.
- Reposición oportuna.
(e) Despacho o distribución:
Consiste en atender los requerimientos del usuario,
encargándose de la distribución o entrega de la
mercadería solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean
atendidos con prontitud, es necesario contar con el embalaje o
empaque para
asegurarnos que las cantidades y calidades de los
artículos o materiales sean correctas. Es igualmente
importante en esta función asegurar el control de la
exactitud de los artículos que se despachan, así
como la rapidez de su ejecución para cumplir con los
plazos solicitados.
(f) Control de stocks: Como objetivo de
esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta
en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar
la capacidad de instalación.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control
efectivo de todos los artículos de
abastecimiento.
(g) Utilización de desperdicios:
Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para
la empresa.
La función de aprovisionamiento existe a partir
del momento en que un objeto o servicio debe
ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales
objetivos tenemos los siguientes:
- Proporcionar un flujo interrumpido de materiales,
suministros, servicios
necesarios para el funcionamiento de la
organización. - Mantener las inversiones
en existencias y reducir las pérdidas de éstos a
un nivel mínimo. - Mantener unas normas de
calidad adecuadas. - Buscar y mantener proveedores
competentes. - Normalizar los elementos que se
adquieren. - Comprar los elementos y los servicios necesarios al
precio más bajo posible. - Mantener la posición competitiva de la
organización. - Conseguir los objetivos del aprovisionamiento
procurando que los costos administrativos sean los más
bajos posibles.
Organizar a las empresas para
conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo
hay que tener en cuenta las necesidades internas, sino
también las del mundo exterior.
Tanto el departamento de aprovisionamiento como el
tráfico de materiales tienen un contacto directo en el
mercado y han de
responder a su solución.
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento
consiste en localizar fuentes confiables y progresivas de
suministros, asegurar y mantener su cooperación e interés.
El aprovisionamiento considera dos puntos
importantes:
(1) Las previsiones en un plan
general.
(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se
reducen a un sólo factor, el tiempo.
En la mayor parte de las organizaciones
los aprovisionamientos consumen aproximadamente entre el 20% y
50% de los ingresos totales
de la compañía en mercadería y servicios.
Cuando una organización gasta cantidades tan grandes de
sus ingresos en una sola área es importante que se reciba
una buena compensación por los fondos
comprometidos.
El efecto de apalancamiento de los beneficios que
consiguen las compras,
actúa como un poderoso estímulo para racionalizar
el abastecimiento.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir
un jefe o gerente de abastecimiento (o compras). El gerente de
abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de
estrategias,
dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y
de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias
de la organización, tanto a corto plazo como a largo
plazo.
En el área de aprovisionamiento el gerente debe
ser responsable de la planificación y del control de los
materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la
programación de las compras, del tráfico de entrada
y salida de los almacenes, y de
la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los
residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la
empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. La labor del
gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la
máxima utilización y conservación de los
abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y
la aplicación continua de una serie de normas hasta la
conservación, el mantenimiento,
la recuperación y la correcta distribución y
empleo de
todos los artículos utilizados por la
empresa.
En lo que se refiere al cálculo de necesidades,
el gerente de abastecimiento debe considerar la política de la
empresa para definir sobre los siguientes puntos:
(a) Emplear en la producción materiales
extranjeros o nacionales;
(b) Tener o no almacenado la materia
prima a emplearse o los artículos que se
produzcan.
(c) Aplicar un sistema de
compra exclusivamente al contado o crédito.
También debe considerar la capacidad
económica o financiera de la empresa para determinar
mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o
reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de
utilización de la misma, la mano de obra disponible y el
nivel de instalación.
Para determinar las necesidades, el gerente de
abastecimiento debe coordinar con diferentes niveles, debido
principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras
dependencias de la empresa:
Con el gerente de Producción para
determinar:
a) Los productos que se van a requerir para las
operaciones
de producción en el volumen
previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos,
a fin de poder
determinar cuándo colocar los pedidos.
c) La calidad y el tipo de cada artículo o
material a adquirirse.
Con el gerente de Logística para
determinar:
a) Cantidad de artículos que se encuentran con
mucho stock.
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para
cada artículo.
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de
los productos.
d) Equipo y material necesario para el
mantenimiento.
e) Capacidad de equipo y material para el transporte.
f) Nuevo equipo y material para operar en los
almacenes.
Con el jefe de Compras para definir:
a) Forma de mantener la continuidad de
abastecimiento.
b) La calidad adecuada de los artículos a
adquirirse.
c) Localización de nuevos productos, materiales
y fuentes de suministros.
Con el gerente de Ventas o
Comercialización para:
a) Proporcionar datos sobre
planificación de los artículos
terminados.
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad
con el propósito de conocer:
a) Los registros de
inventarios que
se realiza, para determinar los activos de
la empresa.
b) La conciliación que se efectúa en los
inventarios.
c) Las facilidades que necesite cada vez que se
realicen inventarios.
El gerente de Abastecimiento debe de determinar la
responsabilidad que le compete al elemento
comprador, así como la forma de llevar a cabo las
adquisiciones en lo que se refiere a:
(1) La fabricación durante un determinado
período.
(2) El cumplimiento de un determinado programa de
adquisición de materiales.
(3) Una orden de compra específica.
(4) La adquisición de determinado material que
debe de tenerse en existencia.
(5) Determinado volumen de dinero a
gastar en una sola compra.
El abastecimiento es una de las funciones comunes
básicas de cualquier organización, puesto que cada
una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los
materiales y suministros de otras empresas. Ninguna
organización es autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe
tener bien clara la función que cumple un elemento de
compra para realizar una compra adecuada.
Otro aspecto fundamental es la selección
de los proveedores, y para ello es recomendable contar con
políticas claras y sobre todo objetivas.
Por tratar de favorecer a alguien podemos estar poniendo en
riesgo la
continuidad de las operaciones.
Finalmente, está claro que el área de
abastecimiento de cualquier empresa juega un rol importante, y
que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la
misma y por consiguiente en los precios también, lo cual,
a su vez, repercute en la capacidad de mantenerse en el mercado y
competir. El éxito
de una empresa, creada para ofrecer productos en el mercado,
depende en gran medida de que pueda lograr una combinación
razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el
costo de los
bienes o
servicios que produce.
Autor:
CROUS ALYAIL
GARCIA SANDRA
HURTADO EILYN
LOVERA YOLIMAR
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMNISTRACION Y
MERCADEO
CUAM-CALABOZO
VENEZUELA