- Técnicas para planificar
las ventas - Importancia de planificar las
ventas - Técnicas para
presupuestar las ventas - Importancia de la
organización de un equipo de ventas - Áreas de control de la
organización de ventas
Las técnicas de planeación no consiste en predecir y en
prepararse para el futuro; es ordenar los recursos
para que el futuro sea favorable. Para esto, se deben
controlar los acontecimientos que sean manejables y adaptar
los que no lo sean. La planeación de ventas
comprende siete pasos que son:Recopilación de información: el primer paso en la
planeación es recopilar información acerca del
problema en cuestión. Se pueden obtener datos
útiles a partir de fuentes
subjetivas y objetivas. Desarrollar un marco de referencia
adecuado para entender un problema es una habilidad
administrativa importante.Como las ventas futuras son básicas para toda
la
organización, los gerentes de ventas
también trabajan mucho con pronósticos. El desarrollo
de cálculos precisos de las ventas futuras repercuten
en las necesidades de personal de
una organización, en la planeación
de la producción, los requerimientos de
distribución y en otros
aspectos.Fijación de objetivos: cuando se definen los
resultados finales de una organización se fijan
objetivos. Las cinco características de un objetivo
pueden recordarse con facilidad mediante la palabra
SMART: específico, medible, acordado, realista
y relacionado con el tiempo.Desarrollo de estrategias: en su forma
más básica, el desarrollo de estrategias consiste en decidir qué
hacer, cómo y cuándo. En el contexto de una
organización, el término estrategia
tiene tiene un significado menos beligerante; es el medio por
el cual una organización alcanzará sus
objetivos, dado un conjunto de limitaciones ambientales y
políticas organizacionales.Desarrollo de políticas: las
políticasw son las decisiones permanentes relativas a
los asuntos estratégicos recurrentes y restringen las
clases de estrategias aceptables para lograr los
objetivos.Desarrollo de programas: los programas
descomponen los objetivos y estrategias en pasos manejables
que pueden identificarse, delegarse e instrumentarse, cuyos
resultados se pueden medir. Estos pasos de acción se conocen también como
tácticas, otro término de guerra
griego que significa la ciencia
o el arte de
maniobrar soldados o barcos en presencia del enemigo. Un
calendario es la parte del programa que
jerarquiza la terminación de los pasos de
acción y específica la secuencia que se
realizarán.Los gerentes de ventas crean programas que organizan
las actividades de los vendedores para alcanzar los objetivos
correspondientes.Establecimiento de procedimientos: los
procedimientos son programas de acción
estandarizados que se refieren a asuntos tácticos
recurrentes. A menudo constituyen la forma más
eficiente de desempeñar una tarea. También
proporcionan uniformidad para terminarla. El registro de
un pedido puede requerir que se respeten los procedimientos
estándares. Entre los procedimientos de ventas se
incluyen descripciones detalladas para llenar formas de
pedidos, manejar gastos o
informes
de accidentes, etcétera.Presupuestación: la
presupuestación es la asignación de
recursos a programas. Los recursos incluyen personas,
capital de
trabajo e información. La información
acerca del mercado y
los competidores se ha vuelto un recurso cada vez más
importante y costoso en la
administración de ventas. Los vendedores y los
gerentes de ventas deben presupuestar su tiempo, gastos y
materiales
promocionales.- TECNICAS PARA
PLANIFICAR LAS VENTAS - IMPORTANCIA DE PLANIFICAR
LAS VENTAS
Desde el punto de vista
conceptual la tarea de planeación del gerente de
ventas es la misma que la del gerente de mercadeo, e
incluye establecer objetivos enfocados en la misisón y
relacionados con la comprensión de los puntos fuertes,
puntos debiles, las oportunidades y las amenazas. Los objetivos
de la fuerza de
ventas incluye desarrollar nuevos negocios,
vender los servicios,
obtener información y proteger el territorio contra los
ataques de la competencia. Estos objetivos que orientan la
formulación de las estrategias de ventas, deben
desarrollarse junto con la fuerza de venta.
Un componente importante del proceso de
planeación de ventas es preparar planes de contingencia,
tomando en cuenta las influencias impredecibles e
incontrolables, como los cambios en el entorno
económico, legal o regulatorio, que pueden afectar en el
desempeño de ventas. El marco de
planeación debe incorporar varias premisas, incluyendo
los peores escenarios.
Quizás el beneficio mas grande de la
planeación sea que proporciona la base para el control. Lo
hace proporcionando normas por las
cuales puede medirse el desempeño, siendo entonces
evidente cualquiera desviación del plan.
C. TECNICAS PARA PRESUPUESTAR LAS
VENTAS
Se emplea en las compañías no
fabricantes usualmente abarca la planificación de ventas. El plan de
ventas es el primer presupuesto de
mercancía en una empresa
comercial.
El método
de precios
unitarios se planifica las ventas que habrán de venderse
así como su precio
unitario de ventas para cada artículo. El método
resulta práctico cuando:
- Él numera de línea de producto
es limitado. - Precio de venta relativamente alto.
Método del monto de las ventas con este
método se planifica las ventas en términos
monetarios para cada departamento de venta. Al planificar las
ventas en una compañía deben considerarse varios
factores.
- Medio ambiente
externo. - Condiciones generales de los negocios que puedan
afectar a la compañía durante el próximo
periodo. - Condiciones locales de los negocios que se
prevé prevalezcan. - La tendencia de la población en el área de comercialización.
- Probable inflación o
deflación. - Cambios esperados en la situación
competitiva. - Estilos tecnológicos esperados.
D. IMPORTANCIA DE LA
ORGANIZACIÓN DE UN EQUIPO DE VENTAS.
El proceso de organización de un equipo de ventas
consta de tres etapas fundamentales que son:
En la etapa de planificación incluye el
establecimiento de objetivos y a decisión sobre la forma
de alcanzarlos, la etapa de ejecución incluye la
organización, la selección
y contratación de personal para la organización y
la dirección de las operaciones de la
misma.
La etapa de valoración constituye un excelente
ejemplo de la naturaleza
interrelacionada y continuada del proceso de administración. Es decir la
valoración supone dirigir la vista atrás, y al
mismo tiempo, mirar hacia delante. Al volver la vista
atrás, la administración de la empresa
compara los resultados de sus operaciones con sus planes y
objetivos. Al mirar hacia delante, dicha valoración sirve
de ayuda para la planificación
estratégica futura.
Anteriormente, haciendo referencia a la década de
los 70 y parte de los 80, se tomaba más en cuenta los
procesos de
planificación estratégica del marketing, sin
importar el factor humano. Los vendedores eran ridiculizados y la
venta personal criticada con frecuencia y era muy difícil
atraer a gente joven calificada para los trabajos de
ventas.
En la actualidad la mayoría de los ejecutivos de
ventas de nivel medio y bajo dedican mucho mas tipo a temas
relacionados con la selección y contratación de
personal, a temas operativos. Tomando en cuenta que el costo de
seleccionar, contratar y dirigir un equipo de ventas es el mas
importante de los costos de
marketing en la mayoría de las empresas.
Ámbito de la
organización de un equipo de ventas
A medida que va transcurriendo la última
década del siglo XX, las empresas se ven forzadas, como
consecuencia de una serie de presiones competitivas y
económicas, a adoptar una apostura mas orientada hacia el
mercado.
Las empresas orientadas al mercado coordinan e integran
todas sus actividades en pos del objetivo de mejorar el nivel de
satisfacción de sus clientes.
Administradores eficientes, adaptables a las circunstancias,
lideres emprendedores que constituyen el motor del
cambio dentro
y fuera el negocio. Este tipo de organizaciones
tiene como objetivo fomentar un entorno en el que dicho objetivo
esté presente en cada una de las decisiones que tomen.
Para esto se requiere un director general que tenga experiencia
en marketing o al menos, centrado en las actividades de
marketing.
El papel que desempeñan los equipos de ventas
actualmente dentro de las empresas es más significativo,
ya que estos asumen el papel de consultor y coordinador de
marketing. Asesoran a sus clientes para ayudarlos a definir sus
necesidades y sus problemas.
Coordinan la recopilación de información sobre
mercado y cliente que es
necesaria para evaluar tales necesidades, esta información
es presentada a los departamentos correspondientes, Ej.
Producción, si es problema de producción,
distribución, calidad, promoción, etc. Ellos son la cara de la
empresa ante
los clientes, y les corresponde la responsabilidad de resolver los problemas y
satisfacer adecuadamente las necesidades de sus
clientes.
La función
clave de la organización de ventas consiste en asumir el
liderazgo
frente a sus clientes y en nombre los mismos.
E. AREAS DE CONTROL DE LA
ORGANIZACIÓN DE VENTAS
El control asegura que el sistema avance
hacia los objetivos de la organización de acuerdo con el
plan. Cuando un sistema se encuentra fuera de control, algunos
ajustes menores pueden devolverlo a la normalidad. El estado de
fuera de control del sistema también puede revelar que los
objetivos el el plan no eran realistas; por lo tanto,
quizás, se requiera retomar la etapa de planeación
y repetir la secuencia de funciones.
El control de la organización de ventas garantiza
que la dirección del personal conduzca a la
organización hacia los objetivos del plan.
Establecimientos de sistemas de
informes: los sistemas de informes garantizan que la
organización vaya tras sus objetivos. Para establecer
estos sistemas, hay que determinar que datos básicos se
requieren y cómo y cuándo se informarla
respecto.
Desarrollo de estándares de
desempeño: los estándares de desempeño
específican cuan bien deben realizarse las actividades de
la descripción del puesto. Por ejemplo: un
vendedor que no hace 10 visitas al día quizás no
actúa en forma adecuada, si esa es la norma para la
compañía. Todos los niveles de la
organización de ventas tendrán estándares
similares.
Medición del desempeño: el sistema
de control debe incluir procedimientos para medir resultados como
las ventas en dólares o la participación del
mercado para ver si el vendedor cumple sus metas. El control es
automático cuando se proporcionan estos datos al vendedor
las cuotas y los resultados de ventas le permiten evaluar su
desempeño sin esperar las evaluaciones del
gerente.
Toma de acciones
correctivas: cuando los resultados se alejan de los
estándares de desempeño, es necesario aconsejar al
personal para ayudarlo a alcanzar las normas. Se requiere volver
a planear y repetir el proceso
administrativo cuando el plan original no es realista o
cuando ocurren cambios ambientales inesperados. La acción
correctiva en la administración de ventas, comprende
volver a capacitar, un cambio de asignaciones, la
degradación o el despido.
Recompensa: entre la recompensa para un
desempeño superior se cuenta los premios financieros
obvios, además de las recompensas socio
psicológicas como las alabanzas de un gerente, el
acontecimiento en un boletín o reunión de ventas, o
ganar un concurso. Está actividad también debe
incluir acciones negativas como condicionantes, degradaciones o
despidos.
Oscar Quiros