En este trimestre hemos estado viendo
todo lo referente a la materia de
auditoria de recursos
humanos, es una materia que en
lo personal se me
hace muy interesante y además que hemos visto que es de
suma importancia de que todas las organizaciones
realicen en sus empresas una
auditoria para que de esta manera se lleve un mejor
funcionamiento de la misma. Este trabajo es un resumen (síntesis)
de todo lo que hasta el momento hemos visto, analizando y
desarrollando cada tema.
Los recursos
humanos son considerados por las actuales teorías
de organización de la empresa como
uno de los activos de los
que dispone más valiosos. Es por ello, que el reflejo que
tiene dentro de las empresas va a ser
muy importante, tanto cualitativamente como cuantitativamente,
representando una parte significativa del total de gastos que
durante el ejercicio económico incurre la empresa,
incidiendo de forma directa o indirecta en el resultado de la
compañía, o bien activándose como mayor
valor de
ciertos elementos.
Primeramente debemos de saber lo que es una auditoria
de recursos humanos
o bien de personal, esta es un conjunto de procedimientos,
los cuales son llevados a cabo para determinar las deficiencias
que existen dentro de la
organización, o bien, ayudar a mejorar lo que ya esta
establecido, así como también mejorar a cada uno de
los trabajadores de la
organización. Las auditorias
ayudan a evaluar o auditar a cada empleado, para ver si es el
indicado en el puesto y revisar que es lo que éste puede
mejorar y de esta manera aportar mas a su puesto. Las auditorias
deben de llevarse a cabo de manera periódica, de esta
manera la empresa
podrá tener un mejor control
interno y además que estará en constante
crecimiento.
La persona que realiza las auditorias es conocido
como auditor el cual debe de tener ciertas características que lo ayuden para llevar a
cabo de una mejor manera su trabajo, es bien sabido que no
cualquier persona puede
realizar una auditoria, tiene que ser una persona bien
capacitada y sobre todo la cual debe de tener una mente abierta
para cualquier acontecimiento que se le presente durante su
trabajo, debe ser una persona la cual este convencido que su
trabajo es de suma importancia para la empresa y sobre
todo que es muy valioso para esta el obtener buenos resultados,
así como tan bien tener pleno conocimiento
de lo que realiza, y debe ser una persona paciente y tolerante la
cual debe de ejecutar su trabajo mediante una serie de pasos
lógicos hasta llegar a la conclusión del mismo. Ya
que como anteriormente se ha mencionado ayuda a que la organización mejore en todas sus
deficiencia y si las auditorias son realizadas por personas
altamente especializadas y capacitadas mejor
aún.
Un buen auditor también debe de contar con una
serie de atributos los cuales son de suma importancia, cabe que
se mencione que no los debe de olvidar y sobre todo que cuente
con ellos:
- Debe de tener dos oídos y una boca: esto
quiere decir que tiene que aprender a hablar lo necesario y a
escuchar todo lo que le pueda ser útil para su investigación. - Debe de tener plenos conocimiento
en el procedimiento
que va a implementar para que los resultados sean mejores: ya
que debe ser una persona con un alto grado de
especialización en su rama. - Debe de dar un informe
claro y preciso sobre el área que audita: esto para que
no existan dudas de su trabajo y de lo que esta
realizando. - Debe ser una persona con amplios conocimientos en su
área: de igual manera debe de ser capaz de realizar una
auditoria y sobre todo de estar en capacitación y aprendizaje
constante. - Debe de tener conocimiento en la
interpretación de esquemas de procedimientos. - Se una persona la cual sea capaz de realizar una
buena entrevista y
dar un buen relato sobre lo que observó y toda la
información que
recabó. - Contar un razonamiento deductivo para que le sea
más fácil llegar a una solución lógica. - Tener amplia capacidad para escuchar: esto con el fin
de que pueda captar toda la información que le sea
útil.
Es muy importante señalar y sobre todo no olvidar
que en caso de que un auditor no cuente con alguno de los
atributos anteriormente mencionados, la auditoria puede llegar a
ser un desastre que el propio auditor realizo, ya que por
enfrentamientos pueden ocurrir cosas peores. Así que es
importante que se eviten enfrentamientos, contar historias muy
largas las cuales se salgan de lo laboral, las
agresiones, el amiedar o intimidar.
Un auditor nunca debe de tomar una postura de persona
prepotente ni mucho menos que trate de ver a los empleado como
personas inferiores y que los intimide. Lo que debe de hacer un
buen auditor es, hacerles sentir que son importantes y que quiere
formar parte de ellos para que de esta manera le sea más
fácil el recabar toda la información.
Toda auditoria de personal cuenta
con una serie de etapas las cuales son importantes ya que esto
facilita la realización de esta, sobre todo para llegar a
un mejor resultado. Cabe señalar también que las
etapas son importantes que se tomen en cuenta ya que ayudan a
llevar un mejor control y sobre
todo un orden el trabajo que
se esta realizando y así evitar que la auditoria se
convierta en un desorden de papeles que ni siquiera se sabe que
es lo que se logro recabar. Dichas etapas son las
siguientes:
Obtención de los datos e informes:
Los dos principales aspectos previos de esta auditoria
son:
- El diseño de formas y cuestionarios
apropiados, que nos hagan mas fácil la investigación, la recolección y
la precisión de los datos. - El adiestramiento de las personas que
habrán de recoger estos datos.
Ya que el aspecto humano y aun el administrativo en
general, escapa muchas veces a toda medición, en ocasiones tendremos que
contentarnos con una determinación de tipo descriptivo o
cualitativo.
Para ese efecto se sugieren dos formulas:
- La cuantificación indirecta ver nuestra obra
sobre administración por
resultados. - La ayuda de preguntas tales como las que les voy a
mencionar:
- Consideran las gerencias que la información
que han recibido en materia de personal les ha permitido tomar
las decisiones necesarias? - Estima el departamento de personal que ha recibido
apoyo de la gerencia en
general en todos los aspectos necesarios? - Se estima que la actitud de
personal es, en la mayoría de los casos, de
adhesión y satisfacción para con la
empresa?
Estas preguntas son inútiles o bien
útiles, para usar en una empresa, se
aclaro, por que para unas empresas las preguntas pueden ser
básicas, y para otras innecesarias, o sea que se deben
hacer adecuadas a cada empresa. Es importante que cada empresa
sepa bien definir que es lo que quiere ya que el tipo de
preguntas va a depender de acuerdo a lo que la empresa quiere o
necesita que se audite.
También otro tipo de preguntas claves para que el
auditor sea eficaz y la auditoria sea más eficaz y
eficiente son: ¿Qué?, ¿Porqué?,
¿Cómo?, ¿Cuándo?,
¿Dónde?, ¿Quién?, etc. Este tipo de
preguntas son más efectivas, y sobre todo más
utilizadas ayudan a dar un mejor enfoque sobre lo que se desea
auditar.
Análisis de los datos
recabados:
La parte mas importante de la auditoria, se centra en el
análisis de los datos recabados; el
señalamiento de las fallas encontradas sobre el
cumplimiento de los programas y
presupuestos
en materia de personal; la investigación de sus causas la
determinación de si los programas y
procedimientos pueden mejorarse, ya sea para obtención de
las políticas
fijadas, ya para la modificación supresión,
adición o cambio de
otros objetivos y
políticas, a la luz de las nuevas
necesidades surgidas, las nuevas técnicas
que vayan apareciendo, etc. También es importante
mencionar la discusión con diversos jefes, para conocer
sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los
auditores puedan formarse en relación con los objetivos que
en materia de personal sostiene la empresa.
El informe de la
auditoria:
El resultado final debe contener los siguientes puntos,
para lograr que sea precisa, técnica y concisa:
- La indicación de aquella fallas a los
programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la
indicación de los daños que se estima ha causado
o pudieron causar. - La adecuación o inadecuación de los
programas, en relación con los objetivos y
políticas señalados en materia de
personal. - La recomendación de aquellos casos en los que
convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir
determinados objetivos y políticas, por considerarse
inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc, indicando la
razón y demostraciones objetivas en que se funde lo
anterior. - La información de lo que no pudo auditarse, y
las razones que lo impidieron.
Esto con el propósito que el informe sea lo
más viable y verdadero ya que es información muy
valiosa y sobre todo útil para las empresa ya que de esto
dependen las mejoras que se implementen.
Es importante señalar que siempre que se vayan a
realizar auditorias, las cuales realmente sean benéficas
para las organizaciones,
nunca deben de ser recibidas:
- De manera sorpresiva: ya que esto da pie a
fallas. - Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un
orden en los archivos. - No contar con información obsoleta: ya que
continuamente se tiene que estar haciendo revisión de lo
que sirve y de lo que es necesario conservar. - Tratar al auditor como nos gusta ser tratados:
ver al auditor como una persona la cual esta realizando un
trabajo de gran beneficio tanto para la empresa como para los
trabajadores de esta. - No dar información de más: es
importante que solamente se hable lo necesario. - Dar únicamente la información
solicitada: esta relacionada con la anterior, ya que no se debe
de dar información que no se pida. - No ocultar problemas:
decir siempre todo lo bueno y lo malo que pasa en el
área que se esta auditando esto con el fin que mejorar y
que se puedan obtener mejores resultados. - Realizar de manera conjunta con el auditor un muestro
o chequeo evaluando cada área, además de
verificar si las políticas están bien
establecidas.
Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la
organización, es decir en cada una de las áreas de
esta, y por citar o mencionar algunas puede:
- Objetivos y políticas: Para saber si se
están cumpliendo y si están bien definidos dentro
de la empresa. - Funciones de los departamentos: para ver si existe
jerarquía, una estructura
organizacional. - Conocimiento de datos de los trabajadores: para
conocer con mayor profundidad el record de estos. - Conocer datos sobre el sindicato:
es muy importante conocer sobre esta área ya que es foco
rojo para la organización, vale más saber cada
movimiento y
que no vaya ser que un día den una sorpresa que pueda
perjudicar ala organización. - Conocer cual es el proceso de
reclutamiento y selección: esto con el fin de conocer
cual es la dinámica de las convocatorias para el
reclutamiento si es el más adecuado y
para ver si funciona de la mejor manera. - Revisar el proceso de
capacitación y adiestramiento que se da a
los empleados: esto con el fin de contar con una capacitación especializada para cada
área y no con cursos que no
sean útiles. - Ver los tabuladores de sueldos y
salarios: para verificar si se esta dentro de los
estándares dela competencia. - Que tanta rotación de personal existe: esto
con el fin de detener y saber que es l que mueve a los
empleados a dejar su trabajo. - Moral del personal: para ver que tanta motivación tienen.
- Higiene y seguridad:
para conocer si están cumpliendo con el reglamento de
esta área, para checar y saber el porque de accidentes
ocurridos etc.
También existen otras áreas en las que se
pueden realizar auditorias, dichas áreas son las
siguientes donde se muestra de manera
descriptiva los temas a tratar y el porque:
Estos temas están muy relacionados con las
áreas anteriormente mencionadas, solamente que esta en una
información extra en el informe ya que se encuentran de
manera más desglosadas y explicadas.
Tema I Conceptos generales: Principios y fines de
las Auditorias. Evolución histórica. Clases de
Auditorias. La Auditoria de Cuentas: Concepto y
delimitación. Institucionalización y
obligatoriedad. Los principios de la
actividad auditora.
Tema II.- La auditoria laboral: Concepto y
delimitación. El marco legal. Los Colegios Profesionales y
el Instituto de Auditores Laborales. Las denominadas "reglas del
arte".
Normas
Técnicas de Auditoria. Supuestos de
utilidad de
las Auditorias Laborales.
Tema III.- La actividad auditora I: Planteamiento
general. El contrato o
carta de
encargo. Ámbito de la auditoria a realizar: auditoria
general y auditorias sectoriales. Planificación de la actividad
auditora.
Tema IV.- La actividad auditora II: El programa de
auditoria. Las evidencias. La revisión de los sistemas de
control interno de la empresa. Las pruebas. El
expediente de auditoria. El informe de auditoria.
Tema V.- Actuaciones previas: a) análisis de la estructura de
la empresa auditada. Planteamiento. Objetivos de la actividad
del auditor laboral. Documentación a solicitar de la empresa
auditada. Formularios.
Desarrollo del
trabajo.
Tema VI.- Actuaciones previas: b)
determinación de la normativa aplicable a la empresa
auditada. Planteamiento general. Documentos a
solicitar de la empresa: Los convenios colectivos y los pactos
extraestatutarios. Pactos no escritos y condiciones más
beneficiosas. Contratos de
trabajo. Contratos de
prestación de servicios por
personal no laboral. Formularios de
apoyo. Desarrollo del
trabajo. Conclusiones.
Tema VII.- Auditoria de personal. Planteamiento
general: Tipología del personal al servicio de
las empresas. Personal en régimen laboral y personal no
laboral. Personal fijo y temporal. Los trabajadores extranjeros
en particular. Documentación a solicitar de la empresa.
Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo. Conclusiones e
informes del
Auditor Laboral.
Tema VIII.- Auditoria de salarios y
nóminas: Planteamiento. Los conceptos retributivos.
Documentación a solicitar de la empresa: Nóminas,
TC1 y TC2, recibos de anticipos y comisiones, etc.
Verificación de nóminas y
pagos a la Seguridad
Social. Determinación del coste de la hora / hombre.
Formularios de apoyo. Conclusiones e informes.
Tema IX.- Auditoria de los sistemas y
tiempos de trabajo. Introducción y objetivos a cubrir: jornada,
horarios, descansos, vacaciones y permisos. Análisis de
los sistemas de
control de la actividad laboral. Índice de absentismo
y sus causas. Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo de
auditoria: preparación, acopio de datos y
conclusiones.
Tema X.- Auditoria de las situaciones de crisis:
Modificación, suspensión y extinción de la
relación laboral. Documentación a solicitar de la
empresa Formularios de apoyo. Desarrollo del trabajo:
Análisis de la legalidad en las situaciones planteadas y
del clima laboral de
la empresa. Formularios. Conclusiones en orden a la legalidad y a
la oportunidad de los conflictos
individuales del personal al servicio de la
empresa.
Tema XI.- Verificación de los órganos
de representación y negociación de los trabajadores:
Planteamiento y objetivos: la representación unitaria y la
sindical. Asambleas, comités y otras estructuras de
representación de los trabajadores. Documentos a
solicitar de la empresa auditada. Formularios. Desarrollo del
trabajo. Conclusiones e informes.
Tema XII.- Auditoria de seguridad
social: Afiliación y cotización.
Revisión de cotizaciones y de retenciones.
Documentación a solicitar de la empresa. Formularios de
apoyo. Desarrollo del trabajo para el control de
legalidad. Conclusiones e informes.
Tema XIII.- Prevención de riesgos
laborales: Gestión
de la prevención y control de riesgos laborales
y técnicas de prevención. Organización y
funcionamiento del sistema.
Documentación a elaborar por la empresa. Formularios de
apoyo sobre gestión
de la prevención. Desarrollo del trabajo. Conclusiones e
informes.
Tema XIV.- Control de la salud laboral:
Planteamiento general: el empresario como sujeto responsable de
la seguridad y salud de los trabajadores.
Obligaciones
empresariales en materia de seguridad y salud laboral.
Notificación, registro y
análisis de accidentes
laborales. Documentación a solicitar de la empresa.
Formularios. Desarrollo del trabajo del auditor laboral.
Informes.
Tema XV.- Auditoria de riesgos laborales: El
marco normativo. Ámbito de aplicación. Concepto y
objetivos. Requisitos particulares de los auditores de riesgos
laborales. Documentación a facilitar por la empresa
auditada. Documentación a solicitar caso de riesgos
específicos de la empresa. El informe del auditor de
riesgos laborales.
Tema XVI.- Auditorias laborales en supuestos de
sucesión de la empresa y situaciones de crisis:
Valoración de los costes de la plantilla en casos de
transmisión de la empresa. Valoración de los costes
del personal en caso de expedientes de crisis,
suspensión de pagos o quiebra.
Documentación a solicitar. Las conclusiones y el informe
final del auditor.
Tema XVII.- Detección de infracciones
laborales y delitos en la
empresa: Planteamiento general: La LISOS y el Código
Penal. Delitos cometidos
por el personal de la empresa: hurtos, apropiaciones, falsedades
documentales y estafas. Delitos cometidos por la dirección: retención de cuotas,
falsedades, estafas y delitos contra los derechos del trabajador. La
cuestión de la prueba y los medios de
defensa y denuncia. Análisis de documentos y conclusiones.
Informe del auditor laboral sobre legalidad y oportunidad de las
cuestiones planteadas.
Cada uno de estos temas muestran de manera descriptiva
el porque se deben de realizar auditorias en cada una de las
áreas mencionas, además que podemos notar que es de
suma importancia conocer todo el movimiento de
la organización.
Las auditorias cubren todas las actividades que se
llevan a cabo dentro de la empresa, así como
también cada una de las actividades que el personal
realiza.
Las auditorias además de identificar focos rojos
dentro de la empresa, sirven también para detectar al
personal que sea responsable en sus actividades, para determinar
los objetivos que se han postulado, para efectuar muestreos de
los registros, para
verificar si las políticas y objetivos van de acuerdo con
lo que se postuló, para preparar un informe, para
desarrollar un plan de
acción en caso de que sea necesario y a la vez darle un
seguimiento.
La auditoria es el punto de confluencia de tres
disciplinas: la Economía, la Psicología
social y la Sociología Laboral.
El objetivo
general es doble de una parte, adquirir los conocimientos
teóricos necesarios sobre los diferentes aspectos
sociológicos que conforman el marco de las empresas y
organizaciones y que deben considerarse en el desarrollo de una
auditoria; de otra, el aprendizaje y
utilización de distintos instrumentos y técnicas de
investigación necesarios para la práctica de la
auditoria laboral.
Los objetivos concretos son:
- Introducir los métodos
estadísticos de investigación más comunes
que se emplean en las Ciencias del
Trabajo. - Presentar los diversos tipos de auditorias
sociolaborales con sus correspondientes métodos
estadísticos. - Aplicar la metodología cuantitativa y cualitativa a
situaciones reales, detectando irregularidades contables o
problemas de
gestión de los recursos humanos. - Trabajar con diferentes instrumentos de recogida de
información claves para la realización de
auditorias.
Los instrumentos que pueden ser utilizados para las
auditorias y sobre todo que ayudan para obtener
información los más acertada que se pueda son los
siguiente:
- Entrevista: "conversación que se sostiene con
un propósito definido y no por la mera
satisfacción de conversar", "Es una relación
directa entre personas por la vía oral, que se plantea
unos objetivos claros y prefijados, al menos por parte del
entrevistador, con una asignación de papeles
diferenciales, entre el entrevistador y el entrevistado, lo que
supone una relación asimétrica". Estas son
importantes por distintas razones, la primera porque facilita
al auditor conocer al trabajador más de cerca y saber la
actitud que
muestra ante el
y la segunda razón ya que es información directa
y se puede observar todo . - Encuestas de opinión: Es la realización
de sondeos, mediante cuestionarios serios con los cuales se
puede obtener información más precisa. Esto no
compromete mucho a los trabajadores ya que únicamente
dan su opinión y no se siente que pueden ser
descubiertos. - Análisis de registros de
recursos humanos: Levados a cabo para asegurarse que se
están cumpliendo con las políticas de la
organización, además para cumplir con aspectos
legales. - Realización de experimentos en
caso que no se encuentre solución a algún
problema. Esto con el fin de encontrar razones que están
perjudicando a la empresa. - Realización de comparaciones para la
obtención de información externa, para revisar
que tan lejos o cerca de la competencia se
esta. Para conocer como estamos se encuentra la empresa con
relación a la competencia. - Realización de auditorias
internacionales - Obtener y sobre todo aceptar sugerencias del personal
que labora dentro de la empresa.
Al realizar el informe de toda la información
recaudada a través de cualquiera de los instrumentos que
el auditor haya seleccionado, este debe de contener una descripción general de las actividades del
personal, además de incluir recomendaciones así
como también reconocimiento formal de las practicas que
están logrando su objetivo;
además que se debe de dirigir a los gerentes de
línea, debe dirigirse también al gerente del
departamento de personal, a los gentes con funciones
especificas.
Es muy importante señalar que las auditorias
deben ser llevadas a cabo de una manera muy dinámica, en donde debe de existir retroalimentación entre la persona que esta
auditando y cada uno de los miembros que están siendo
auditados para que de esta manera se logre de manera mas
satisfactoria el objetivo deseado, y así ayudar a recabar
información suficiente para poder mejorar
la situación de la empresa de forma más
productiva.
Existen una serie de técnicas las cuales son
métodos prácticos de investigación y prueba
que el Auditor utiliza para lograr la información y
comprobación necesaria para poder emitir
su opinión profesional. Es decir, las Técnicas son
las herramientas
de trabajo del Auditor, y los Procedimientos es la
combinación que se hace de esas herramientas
para un estudio en particular. Y ya dado el concepto de las
técnicas, es importante que se señalen de manera
general que tipo de técnicas existen:
- De enfoque comparativo: este debe de realizarse con
alguna entidad la cual es considerada que esta obteniendo
mejores resultado. - Consultor externo: para que sea esta persona la que
pueda ver más a profundidad fallas que están
sucediendo dentro de la empresa. - Enfoque estadístico: esto con el fin de
obtener de manera porcentual y cuantitativa sucesos que
están afectando el funcionamiento de la
empresa. - Enfoque retrospectivo de logros: para verificar
aspectos del pasado y sobre todo aspectos
legales. - Enfoque por objetivos: para verificar que se esta
trabajando y ver si las mestas establecidas están
siendo cumplidas.
Existen también tipos de Auditoria, donde es
importante conocer cada una para así saber la
importancia.
La Auditoria, como herramienta de Control, puede ser
desarrollada por los empleados de la empresa u
organización, lo cuál significará que
estamos en presencia de una Auditoria Interna.
Si la Auditoria se desarrolla por profesionales externos
o ajenos a la empresa u organización, estamos ante una
Auditoria Externa.
La Auditoria Externa, tiene el valor de ser
más objetiva que la Interna, debido principalmente a la
independencia
que tienen los Auditores para expresar sus opiniones, emitir los
informes y proponer sugerencias.
Una definición bastante exacta de Auditoria
Interna es: "Control de Controles". El principal objetivo
de la Auditoria Interna es verificar el funcionamiento del
Control
Interno en la empresa u ente auditado.
El realizar estas dos clases de auditorias, conllevan a
que la organización sea cada vez mejor, ambas son
importantes la interna porque se conoce a mayor profundidad todo
la empresa es decir todo miviemiento sin embargo una auditoria de
este tipo es de doble filo ya que en algunas ocasiones puede que
el auditor se haga de la vista gorda o bien no se quiera ver el
problema que esta ocurriendo y afectando ala organización.
Una de las ventajas es que son de bajo costo.
Mientras que las auditorias externas son utilizadas
únicamente cuando no se encuentra razón alguna del
problema y puede que sea más factible que una persona
ajena vea el problemas con mayo facilidad ya que ve las cosas de
manera más fría, un gran inconveniente es que son
de alto costo.
Como conclusión se puede decir que el realizar
auditorias en las organizaciones es muy bueno y sobre todo
importante ya que ayudan al mejoramiento de estas. Además
sino se detecta ningún problema, simplemente para mejorar
lo que ya se tenia.
Los dos tipos de auditorias son buenas, las empresa son
las que van a decidir y escoger que es lo que quieren y que es lo
que más les convienes de acuerdo a sus
posibilidades.
M.C. JORGE R. MELÉNDREZ QUEZADA