Informe resumen de tecnología de información para negocios Tecnología :Groupware
Informe resumen de tecnología
de información para negocios
Tecnología
:Groupware
Indice
1.
Introducción
2. ¿Que es
GroupWare?
3. Las Bases de Datos y el
Groupware
4. Desarrollo de
Aplicaciones
El ingreso a la nueva era de e-business ha
traído consigo cambios significantes en la forma de
trabajar e interactuar entre personas y compañías.
El surgimiento de nuevas
tecnologías repletas de nuevos términos y
conceptos, hace que estar actualizado sea un verdadero reto para
cualquier profesional de hoy en día.
En el medio de las tecnologías de información se habla de una nueva clase de
software llamado
GroupWare. El GroupWare permite a una organización concretar el potencial total
de sus redes y su
personal. Con
GroupWare los grupos de trabajo
pueden colaborar en una manera más inteligente, más
rápida, más productiva, logran, a través del
GroupWare, hacer más con menos recursos.
Hasta ahora la tecnología de
cómputo ha servido principalmente para automatizar las
aplicaciones, basadas en transacciones, de la operación de
las empresas. En
otros casos, las tecnologías de cómputo se han
enfocado a incrementar la productividad.
Las herramientas
necesarias para administrar la rica variedad de información basada en documentos, la
cual es la esencia misma de muchos de los procesos de
negocios,
simplemente no existían.
Las limitaciones de la tecnología obstaculizaba el trabajo en
grupo en vez
de fomentarlo. GroupWare resuelve estos dilemas.
Así que, ¿qué es GroupWare? "El
Groupware" o también llamado "Trabajo Colaborativo" es un
software que en
particular permite a las organizaciones
comunicar, colaborar y coordinar procesos clave
de negocios. El
GroupWare es tan atractivo porque permite a las empresas crear un
acervo del conocimiento
experto y una memoria de
la
organización para luego compartir este conocimiento y
experiencia.
El concepto
"Groupware" es la convergencia de lo que en años
anteriores se consideraban tecnologías independientes:
como la mensajería, la conferencia y los
flujos de información dentro de una organización o entre diferentes organizaciones.
Poniendo el concepto en tres
planos diferentes: la
comunicación, la coordinación y la colaboración,
podemos decir que Groupware es una herramienta que ayuda a los
individuos a trabajar juntos en un modo cualitativamente mejor
que el planteado por los esquemas de organización
tradicionales, proporcionando:
• Comunicación con colegas a través de
correo
electrónico.
• Colaboración en grupos de trabajo
a través de un espacio de trabajo virtual.
• Coordinación de procesos
estratégicos rediseñando la estructura del
proceso de
negocios para comunicar y crear mecanismos de colaboración
así como implementar políticas
bien definidas en la
empresa.
¿Cómo aplicar el GroupWare?
Sistemas
Estratégicos
GroupWare es una plataforma poderosa para desarrollar sistemas
estratégicos. Un sistema
estratégico ayuda a coordinar las actividades de una
organización para lograr sus metas de negocio. Permite a
las empresas ser proactivas, compartir el
conocimiento y trabajar en grupo en
formas que las hagan más competitivas.
Los sistemas estratégicos de GroupWare son aplicaciones
adelantadas que ayudan a tomar decisiones y a cumplir las metas
organizacionales. Por ejemplo, un sistema
estratégico permite al usuario dar seguimiento a las
actividades de la competencia,
tener acceso a la información de productos y
supervisar el avance del ciclo de ventas con sus
clientes.
Rediseño de los procesos de negocios
La competencia
globalizada obliga a las organizaciones a cambiar constantemente
sus estructuras y
prácticas para adaptarse al entorno cambiante. "Reingeniería" es el término popular
que describe hoy estos esfuerzos para adecuar la
organización y poder
enfrentar los nuevos retos.
El trabajo de
reingeniería corporativa comienza por las
metas del negocio, continúa por los procesos en uso para
lograr dichos objetivos y se
detiene a cada paso para preguntarse el por qué de cada
uno de ellos.
Si las respuestas a estas preguntas no están
específicamente ligadas al logro de las metas del negocio,
el proceso se
rediseña, el trabajo se redefine o el departamento
completo puede reestructurarse, consolidarse o, incluso,
eliminarse.
¿Cómo son posibles estas transformaciones tan
dramáticas?
Una clave para lograr proyectos de
reingeniería exitosos es la aplicación de la
tecnología de cómputo a los procesos de negocios.
Las funciones
básicas de oficina, de
contabilidad y
de bases de datos
fueron los objetivos
iniciales de la computarización. Más tarde las
compañías buscaron la ventaja competitiva a
través de las soluciones de
cómputo para el trabajo en grupo o GroupWare.
Las imágenes
digitalizadas de documentos en un
ambiente de
grupo de trabajo
Las imágenes
digitalizadas de documentos y los documentos electrónicos
constituyen una de las herramientas
más poderosas con que la empresa cuenta
para hacer avanzar el proceso de reingeniería. Un sistema
de manejo de imágenes de documentos permite almacenar,
distribuir y consultar documentos a través de la red. El manejo de
imágenes de documentos no es una ruta a la "mítica
oficina sin
papel",
más bien se trata de una manera sencilla de incrementar la
productividad
al evitar que los empleados con mayores conocimientos y
experiencia desperdicien tiempo en labores
más simples.
El Groupware responde a los principales Retos que un negocio
requiere hoy en día.
Es así como por medio del uso de esta tecnología
cada persona o
empresa
logra:
1. Hacer que la tecnología mantenga comunicados a
todos los integrantes de una corporación, sin importar
barreras geográficas o de tiempo.
2. Hacer que la tecnología provea una manera efectiva de
diseñar y de evolucionar las prácticas de
acción productivas para la corporación (Políticas
y Procedimientos).
3. Estas prácticas constituyen la fuerza motriz
de una organización y se pueden referir a la
operación y administración o al proceso mismo del
negocio.
4. Hacer que la tecnología permita a la
organización capitalizar conocimientos, experiencias,
creatividad e
iniciativa de los individuos.
5. Hacer que esta tecnología promueva una cultura de
compromiso a través de los procesos de la
corporación.
6. Permitir generar diagnósticos de los procesos para
apoyar acciones
efectivas que ofrezcan un valor agregado
a la corporación.
De esta manera cada corporación logra capitalizar
esta evolución mediante diversos mecanismos:
• Recolectando la Información que generan.
• Almacenándola.
• Generando diagnósticos.
• Administrándola.
• Armando planes de acción alrededor de esta
información.
• Implantando los planes de acción.
• Dando un seguimiento detallado de cada instancia.
• Recolectando de nuevo la información.
• Retroalimentando los procesos.
Los Elementos Fundamentales del GroupWare
El GroupWare combina tres elementos fundamentales:
1. Una base de datos de
documentos distribuida, confiable y escalable. Este modelo
centrado en la base de datos da a
los
usuarios la habilidad de conjuntar, compartir y administrar una
gran variedad de documentos vitales para llevar a cabo la
operación del negocio.
2. Un sistema integrado de mensajería para enviar y
recibir correo
electrónico y para mover documentos a través de
un flujo de trabajo o workflow.
3. Un ambiente de
desarrollo
para crear rápidamente aplicaciones estratégicas
portables y escalables, las cuales extienden la
información basada en documentos y
la información estructurada.
3. Las Bases de Datos y
el Groupware
La tecnología de Groupware permite el manejo de Bases
de Datos
Documentales y su interrelación con Bases de Datos
Relaciónales, así como el desarrollo de
páginas
WEB que permiten interrelacionar con BDs relacionales,
objetos ligados o incrustados, imágenes, voz/ sonido y video.
Además, permite también el Control de
versiones, el Monitoreo de cambios a un documento por diferentes
usuarios y la Ligas a otros documentos.
Replicación
La tecnología de Groupware permite la replicación
de información entre grupos de trabajo ayudando a
mantenerla sincronizada a lo largo de sitios dispersos
geográficamente. La replicación puede ser:
• Bidireccional
Sincroniza los cambios hechos en todos los sitios.
• Eficiente
Se maneja a nivel campo replicando sólo aquellos campos
que se modificaron.
• Selectiva
Es posible replicar sólo un subconjunto de una BD
basándonos en políticas de acceso a las BD.
• Replicación a nivel cliente
Permite el mismo nivel de acceso a la información a
usuarios móviles o conectados remotamente.
• Vía Background
Permite al usuario continuar con otras tareas mientras
ésta se lleva a cabo.
Seguridad
La seguridad es un
punto de suma importancia en el manejo de información,
especialmente cuando se maneja información confidencial de
la corporación. La tecnología de Groupware provee
diferentes tipos y niveles de seguridad:
• Autenticación de usuarios.
• Control de Acceso
por roles a sitios, aplicaciones e inclusive a documentos y
campos.
• Encriptación de información.
• Manejo de firmas electrónicas.
Mensajería
La mensajería es otra de las bondades de Groupware y
provee a los usuarios con las siguientes ventajas:
• Flujo de información entre diferentes clientes de
correo.
• Flujo de correo sobre Internet.
• Consulta de correo usando browsers (Internet
Explorer, Netscape, Spin, etc.).
• Colaboración entre Grupos de Trabajo.
• Las aplicaciones pueden habilitarse para envío
electrónico de los documentos que estas contienen.
• En los documentos enviados se pueden manejar ligas a otros
documentos o a aplicaciones relacionadas.
• Notificación de eventos y
recordatorios vía correo a las personas involucradas en
los procesos.
Con tecnología Groupware es posible desarrollar una
gran variedad de soluciones de
negocios combinando las siguientes categorías
básicas:
Difusion
Es crítico que la información esté
disponible para todos con oportunidad.
Características:
Información Estática
Ejemplos:
• Noticias de la industria
• Boletines
• Juntas: agendas y minutas
• Conocimiento
Referencia
Características:
La información se utiliza como referencia de consulta.
Ejemplos:
• Políticas y Procedimientos
• Investigación de Mercados
• Librerías de Código
de Software
Seguimiento
Características:
• Información que se actualiza constantemente.
• Aplicaciones interactivas con muchos usuarios que aportan
a la
captura de información.
Ejemplos:
• Seguimiento de Ventas •
Reportes de estado de
proyectos
• Seguimiento de Empleados • Seguimiento de Servicios
Discusion
Características:
• Comunicación entre miembros de uno o
más grupos.
• La
comunicación es del tipo "estructurada" y/o
"no-estructurada".
• Foros para el diálogo.}
Ejemplos:
• Brainstorming
• Retroalimentación / Opiniones
• Soporte y Servicio a
Clientes
Workflow
Características:
Automatización de tareas rutinarias:
• Circular formatos
• Enviar Recordatorios
• Actualizaciones periódicas automáticas
• Involucrar a miembros de distintos grupos
Ejemplos:
• Compras •
Control de Gastos
• Procesamiento de Crédito
• Gastos de
viaje
• Aviso de vacaciones • Solicitud de Inversiones
Una o más de las categorías anteriores ofrecen
soluciones para:
• Recursos
Humanos • Hospitales
• Educación • Gobierno
• Industria
• Comercial
• Ventas • Legal
• Agencias de Viaje • Manufactura
• Banca y Seguros •
Operaciones
• Logística • Finanzas
• Administración • Planeación
• Control de
Calidad • ISO 9000
GroupWare y la red mundial (World Wide
Web)
La tecnología groupware como el caso de Domino, provee un
ambiente abierto con los estándares propios de Internet y a la vez con las
ventajas de Notes para desarrollar aplicaciones de negocios que
corren en Intranets, extranets e Internet.
Domino es una tecnología que transforma el servidor de Lotus
Notes en uno más de aplicaciones para Internet,
permitiendo a cualquier cliente WEB participar en
forma segura en las aplicaciones Notes.
Todas las ventajas de las aplicaciones Notes mencionadas
anteriormente están disponibles en Internet (seguridad,
organización, facilidad de uso, integración RDMS entre otras
más).
El impacto del GroupWare en la red mundial radica en la facilidad
con que las aplicaciones del Web incorporan el manejo de bases de
datos de documentos, aprovechan la infraestructura de
mensajería para enviar y recibir correo electrónico
y para distribuir documentos en un flujo de trabajo sin
fronteras, habilitan el manejo de formas, soportan la
ejecución de aplicaciones remotas (tales como scripts o
macros en el
front-end y en el servidor) y
logran la integración con los sistemas manejadores de
bases de datos relacionales (RDBMS) y con los sistemas de proceso
de transacciones.
Los usuarios de WEB pueden:
• Acceder a sus datos en forma segura.
• Modificar, agregar y eliminar información en sus
aplicaciones desde un browser.
• Usar las características de navegación
propias de Notes.
Soporte Multiplataforma
Otro factor muy importante en cuanto a estas tecnologías
es la versatilidad y portabilidad que tiene de convivir en
ambientes multi-plataformas tanto al nivel de Hardware como de Sistemas
Operativos (Windows NT,
Unix, OS/400,
OS/390), Macintosh, WEB Browser.
Computación Móvil
Adicionalmente, también es factible beneficiar a los
usuarios remotos de la compañía para poder
incrementar su productividad y poder interactuar con el negocio
desde cualquier punto:
• Acceso a servidores desde
notebooks vía módem así como desde palm
pilots.
• Replicación bidireccional vía
módem.
• Consulta a bases de datos en línea vía
módem.
• Consulta a bases de datos vía browser.
GroupWare ya superó la etapa de la curiosidad explosiva
de una moda pasajera.
Al combinar conceptos de administración de grupos de
trabajo con tecnologías de cómputo en ambientes
cliente/servidor, el GroupWare automatiza todas aquellas tareas
rutinarias que son práctica recurrente en todas las
organizaciones.
El
conocimiento experto, entendido como aquel que se genera como
resultado del trabajo realizado por una persona o grupo
de personas en una organización, es el activo más
valioso de ésta. Hasta ahora este conocimiento experto se
perdía cuando estas personas cambiaban de
organización. En la actualidad el GroupWare fomenta la
creación del acervo de conocimiento de la
organización capitalizando la experiencia acumulada para
compartirla.
La frase para reflexionar:
Los problemas
significativos que enfrentamos no pueden resolverse con el mismo
nivel de pensamiento
que teníamos cuando los creamos. Albert
Einstein.
Autor:
Gerson David Padgett
Cuenta: 9613148
Tegucigalpa M.D.D
Honduras C.A.