Aplicación de la tecnología
de información en las finanzas
- Situación actual entre
las finanzas y la Tecnología de Información en EU
y Latinoamérica - Aplicaciones y Ejemplos de
Tecnología en las Finanzas - Conclusiones
- Referencias
<> En este artículo de
publicación se da una introducción sobre la necesidad y el
impacto de la tecnología de
información en el campo de las finanzas.
Posteriormente, se describe la situación y relación
actual entre las finanzas y la tecnología de
información tanto en Estados Unidos,
como en distintos países latinoamericanos. Se analiza el
impacto que ha tenido la nueva regulación Sarbanes-Oxley
en el uso de tecnología de información en el
área de finanzas. En la tercera sección de este
artículo se describen ejemplos recientes y aplicaciones
concretas de empresas a nivel
mundial que han utilizado con éxito
los sistemas
tecnológicos financieros para desempeñar sus
funciones
diarias y para lograr ventajas competitivas mediante el uso de
estos sistemas. La tecnología de información
también es utilizada por organismos públicos como
las Bolsas Internacionales de Valores. Los
aspectos del área de finanzas en las cual se enfoca este
artículo son: presupuestos y
planeación, análisis
financiero, cierres financieros de mes, tesorería,
administración de inventario,
créditos y cobranzas y cuentas por
pagar. Al final de este artículo se presenta una
conclusión de los beneficios y del valor agregado
de utilizar la tecnología de información en el
área de finanzas.
Palabras Clave: Tecnología de
Información, Finanzas, Servicios
Financieros en línea, Rol actual del CFO,
Información financiera oportuna, automatización de transacciones
financieras y bancarias.
La competitividad tan fuerte que se vive en la
actualidad, en conjunto con la
globalización y el enfoque en el aspecto
ético, ha provocado la tendencia de cambio en
las empresas en sus sistemas de
información para la toma de
decisiones. Los sistemas de información han sido
afectados continuamente por los desarrollos
tecnológicos y con el uso de computadoras, se puede contar con
información útil, confiable y relevante en
tiempos reales. Las empresas que cuentan con una adecuada
tecnología de información poseen una estrategia
competitiva que les puede garantizar éxito en su
sector o industria.Durante los últimos años, los
distintos departamentos de las organizaciones utilizan los sistemas de
información en su área de trabajo. Por ejemplo,
el departamento de finanzas de distintas organizaciones ha
usado la tecnología y sistemas de información
para llevar a cabo las actividades principales del
departamento como presupuestos y planeación,
créditos y cobranzas, control
administrativo, salvaguarda de activos,
reducción de costos,
procesos
especiales, etc.El propósito de este artículo es
informar y comprender la importancia de la aplicación
de la tecnología de información en las
finanzas, explicando el valor agregado y las ventajas que
generan los sistemas de información en la toma de
decisiones financieras.C.P.Daniel Guzmán Quiroga: Estudiante de
Maestría en Administración de Tiempo
Completo en la EGADE-Tec de Monterrey (Generación
Diciembre de 2004),
dannyguzman45[arroba]hotmail.com- Introducción
La necesidad de contar con información
oportuna y veraz ha sido mayor que en tiempos pasados. A
partir de los escándalos financieros de Enron y
WorldCom, se han aplicado regulaciones que requieren una
mayor consistencia y transparencia de información
financiera. De acuerdo a Olga Kharif (2003) menciona que la
regulación Sarbanes-Oxley, la cual entrará en
efecto en el verano de 2004 en Estados Unidos, hará
personalmente responsables a los CEO´s y a los
CFO´s de las empresas americanas de la exactitud de los
estados
financieros [1]. Estos ejecutivos podrán tener
hasta 20 años de cárcel en caso de presentar
estados financieros que no se apeguen a la
realidad.A partir de esta nueva y estricta regulación,
los CEO´s y CFO´s de las empresas americanas se
están apoyando ampliamente en el uso de la
tecnología para cumplir con los requisitos de esta
regulación. Como nadie quiere ser encarcelado, los
CFO´s tienen que contar con buenas herramientas tecnológicas. Los
CFO´s de las compañías se están
familiarizando cada vez más con los avances de
softwares tecnológicos en el área de finanzas.
Con esta nueva tendencia, los CFO´s en ocasiones son
los que dan la última palabra (en lugar de los
CIO´s) en los presupuestos y asignación de
inversión en tecnología en las
empresas.Por su parte, Holly Winzler (2003) afirma que la
cercanía de Latinoamérica con Estados Unidos y el
enfoque ético financiero que se vive globalmente, ha
provocado que también se aumente la tasa de adopción de sistemas
tecnológicos financieros en Latinoamérica en
los últimos años [2]. Por ejemplo, la Tabla
No.1 nos muestra que
hay un potencial de $25 billones de dólares en
ventas
totales de tecnología de información en el
ámbito financiero para este año de
2003.Tabla No. 1 Mercado
potencial en implementación de sistemas
tecnológicos financierosPaís
Mercado (en millones de
USD)<> <> Brasil
13,500
México
6,391
Argentina
3,275
Colombia
1,126
Chile
189
Venezuela
648
Perú
234
<> <> Total
$25,363
Fuente:
Departamento de Comercio de Estados
UnidosCon la creciente tendencia tanto en Estados Unidos y
Latinoamérica en sistemas de información
aplicados a las finanzas, los CFO´s tienen qué
evaluar cuál es el sistema
que más les conviene. Connie Winkler (1997) expresa
que los CFO´s tienen que evaluar la compra y la
implementación de estos sistemas para que se pueda
contar con información efectiva a un bajo costo, en
el tiempo apropiado, y en un ambiente
de interacción amigable [3]. Estos sistemas deben de
funcionar en un ambiente globalizador que permita la
conversión del tipo de
cambio según la moneda del país a la que se
está haciendo referencia. En la actualidad, los
CEO’s esperan que los CFO’s comprendan
ampliamente las nuevas herramientas tecnológicas y que
se mantengan actualizados ante los cambios constantes en los
sistemas de información financieros.Es conveniente mencionar que los planes de
tecnología de información siempre deben estar
alineados con la estrategia de negocio de la empresa.
Por ejemplo, uno de los objetivos
estratégicos de la Dirección General de Informática de la Secretaría de
Finanzas del Gobierno
del Distrito Federal es "diseñar, desarrollar e
implantar en el mediano plazo el Sistema Orientado a
Recaudación Transparente y a la Administración Financiera en
Línea (SORTAF), instrumentando para ello técnicas y métodos idóneos de gestión de la información que
permitan asegurar su calidad y su
disponibilidad oportuna" (2003) [4]. - Situación
actual entre las finanzas y la Tecnología de
Información en EU y LatinoaméricaLas compañías en la actualidad
necesitan administrar los riesgos,
asegurar que los controles estén trabajando
apropiadamente y monitorear la integridad de las
transacciones. Este monitoreo necesita ser constante y la
única forma de lograrlo es por medio de
tecnología.Como las auditorías para la detección de
fraudes de estados financieros, están a la orden del
día, las empresas gastan grandes cantidades en
soluciones
tecnológicas. Amey Stone (2003) menciona que los
softwares de detección de fraudes financieros
utilizados por los auditores para revisar los estados
financieros, están mejor que nunca [5]. Antes, los
auditores solo tomaban una muestra de datos para
revisar que las transacciones financieras eran correctas.
Ahora, con el uso de estos softwares financieros de
detección de fraude,
pueden fácilmente revisar las transacciones utilizando
una muestra del 100%.En la actualidad, existen un gran número de
softwares enfocados hacia el área de finanzas.
Verónica Sánchez (2001) comenta que antes de
implementar un sistema de finanzas, hay que decidir
qué sistema conviene más, determinar si
solamente se quiere para finanzas u otras funciones, pensar
en las necesidades futuras del negocio, que el proveedor
dé soporte técnico y por último que se
cuente con buenos esquemas de seguridad
[6]. Un ejemplo de un software
financiero accesible para las pequeñas y medianas
empresas es el CONTPAQ, el cual ayuda a llevar un control de
presupuestos, flujo de
efectivo, reportes para manejo fiscal,
estadísticas y análisis financiero; puede controlar
múltiples empresas con el mismo sistema y se puede
manejar en idiomas tanto en inglés como en español. También se han creado
softwares analíticos de alerta que monitorean
información como pagos a clientes,
ventas e inventario y alertan al CFO si una cuenta grande ya
está vencida.En el departamento de tesorería, los
contralores de las grandes empresas enfrentan una complejidad
en sus funciones para hacer su trabajo en un ambiente global
y tiempo real. Los tesoreros necesitan ideas frescas para
manejar sus fondos, inversiones y tomar decisiones de
administración de efectivo. Existe un software en el
mercado llamado CFO Strategist que se enfoca en la
optimización de los recursos
financieros. Este software es utilizado por el grupo
Citibank (2000) [7]. Gracias a este software, Citibank
utiliza los datos de tesorería para evaluar los costos
y beneficios de un gran número de estrategias y recomendar una serie de
inversiones óptimas o decisiones de financiamiento en un horizonte de
planeación determinado. Algunos de los datos que
utilizan en el sistema son precio por
transacción, costo de la línea de crédito y rendimientos sobre las
inversiones actuales.Profundizando más en el área de la
tesorería, los cobros automatizados también han
tenido un auge durante los últimos años. Luis
Alberto Sierra (2003) afirma que se han organizado rutas
externas para que un cobrador vaya a la calle y con el uso de
la tecnología, que se conecta a un sistema
móvil, se pueda saber desde una empresa
la hora de pago, el monto y el cliente
que lo hizo [8]. Además, este sistema, que emplea la
herramienta de Internet,
puede avisarle a un cobrador que lleva $1,000 recibidos y que
debe pasar a depositarlos, para evitar riesgos. Este modelo
novedoso fue implementado en Panamá
por el grupo Human, Technology and Integration Group ante el
exigente mercado de la tecnología.En el área de administración de
inventarios,
que es un área bastante importante en el campo de las
finanzas, también existen cambios tecnológicos
importantes. Procter & Gamble, es una de las empresas que
utilizarán la tecnología de información
en el manejo de sus inventarios. A partir del año
2004, Simon London (2003) reitera que Procter & Gamble
añadirá diminutos microchips a cada caja de
inventario que salga de su bodega esto con el fin de cumplir
con los requisitos de la cadena de
valor del proveedor desarrollada por Wal-Mart, su cliente
número uno [9]. Esta tecnología empezará
a ser utilizada por distintas empresas para construir
relaciones más sólidas con clientes y proveedores. Además Procter &
Gamble introdujo en el año de 2002 un sistema
electrónico de facturación, el cual
también es de gran ventaja para los clientes
pequeños y medianos de Procter & Gamble. La
razón es que muchos de estos pequeños clientes
no cuentan con sistemas EDI (sistemas de intercambio de
información) y con este sistema electrónico de
facturación pueden pagar sus facturas (2001)
[10].Así como Procter & Gamble, también
existen empresas mexicanas como Cemex han logrado en los
últimos años ahorros y beneficios por $200
millones de dólares a través de la
implementación de tecnología de
información. Gracias a estos sistemas de
información en el área de contabilidad y finanzas, José Manuel
López (2002) afirma que Cemex ha logrado hacer cierres
trimestrales de resultados (informes
que se presentan a los inversionistas en todo el mundo) en
menos de dos días y contemplan los resultados de toda
la operación de Cemex en el mundo [11].Los servicios de banco por
Internet es otra de las grandes áreas donde la
tecnología de información ha impactado a las
finanzas. Cada vez, son más los servicios que los
bancos
ofrecen para hacer transacciones por Internet. Entre las
principales servicios que los bancos ofrecen vía
online son: revisar los balances de las cuentas bancarias,
transferir dinero
entre cuentas, llevar un registro de
las últimas transacciones efectuadas en la cuenta,
autorizar pagos electrónicos, aplicaciones para
préstamos, entre otros servicios. Hoy en día,
existen un gran número de bancos a nivel mundial que
ofrecen este tipo de servicios. La imagen #1
mostrada abajo presenta un anuncio típico en las
páginas de Internet de los bancos americanos, para
informar a sus clientes de los servicios disponibles en
línea que el banco ofrece por medio de la
aplicación de la tecnología de
información.Imagen #1 Servicios en
línea para transacciones
bancarias<>
Fuente: http://moneycentral.msn.com/banking/home.asp
Un ejemplo que aplica los servicios y transacciones
bancarias vía Internet es la empresa
Ingram Micro. Según Kathryn Tully (2001), el problema
que Ingram Micro tenía en un inicio es que no
tenía un sistema para administrar la liquidez en una
de sus nuevas subsidiarias en Asia [12].
Esta empresa tenía muchas cuentas bancarias con
bastante efectivo disponible y no contaba con un sistema de
desembolso estandarizado y tenían que hacer diversos
pagos de forma manual. La
solución que encontraron fue tener una
tesorería central que enviara un pago consolidado al
Banco Deutsche, el cual era por medio de un servicio
bancario electrónico vía Internet. La
disponibilidad de información de pago en el Internet y
la posibilidad de autorización remota es excelente
para esta empresa, ya que tienen socios que viajan con
frecuencia y es más fácil para ellos autorizar
ciertos pagos vía Internet.En el sector
público de finanzas, la tecnología de
información juega un rol también muy
importante. Unos de los ejemplos más recientes el caso
de la Bolsa de
Valores. Al igual que la Bolsa de Valores de Nueva York,
la nueva bolsa de Boston Options Exchange (BOX) tendrá
oferta de
compra y venta de
opciones financieras. Sin embargo, este es un proyecto
bastante agresivo y ambicioso, ya que contará con una
innovación tecnológica. En lugar
de tener agentes financieros que efectúen las
transacciones y contar con un área para que se
efectúen las transacciones, las subastas de las
acciones
se realizarán en línea por medio de la
computadora. Alex Salkever (2003) afirma que los usuarios
pueden acceder, comprar y vender los instrumentos
financieros, y toda la transacción se procesará
electrónicamente [13]. Sin embargo, es importante
aclarar que la Bolsa de Valores de Nueva York utiliza
también la tecnología de información en
los servicios que ofrece a los inversionistas.La Tabla No. 2 es un ejemplo de cómo la Bolsa
de Valores de Nueva York despliega información en
tiempo real del volumen y
valor de las acciones. Esta información puede ser
accesada en la página oficial de Internet de esta
bolsa de valores. Debajo de la tabla, se muestra un anuncio
de la Bolsa de Nueva York, donde se usa la tecnología
de información para experimentar la realización
de actividades y transacciones de mercado de manera
virtual.Tabla No. 2 Información en
Tiempo Real de la Bolsa de Valores de Nueva
York
Fuente:
http://www.nyse.com/Así como en la bolsa de valores, se utiliza
tecnología, el nuevo mercado de derivados del campo de
finanzas utiliza tecnología para la comercialización de los contratos
llamados futuros (Trade Center Inc, 2003) [14]. Un futuro es
un contrato
estandarizado, que permite intercambiar, comprar o vender
legalmente un tipo específico de commodity en un
tiempo acordado y en un lugar determinado a futuro. Estos
contratos futuros son altamente regulados y controlados por
medio de tecnologías de información utilizadas
por las Bolsas de Valores Internacionales.Como se puede apreciar, gracias a estos ejemplos
mencionados anteriormente, se puede identificar que la
tecnología de información es una pieza clave en
el mundo de las finanzas. Es importante mantenerse
actualizado, ya que las necesidades en las empresas
varían y la tecnología de información va
ofreciendo mejores soluciones y alternativas
continuamente. - Aplicaciones y
Ejemplos de Tecnología en las FinanzasLa aplicación de tecnología de
información en las finanzas está revolucionando
la forma en que se toman las decisiones administrativas y
financieras y permite hacer una diferenciación con
respecto a otras empresas.Las empresas para ser competitivas en el área
de finanzas y en forma global deben de contar con redes de computadoras
personales interconectadas entre sí y vinculadas a las
computadoras centrales de su propia empresa y a las de sus
clientes y proveedores. La capacidad para alimentar y
analizar datos financieros sobre una base de tiempo real,
obliga a que la nueva generación de administradores
financieros necesite mejores talentos tanto computacionales
como cuantitativos.La tecnología de información juega un
papel muy
importante con las finanzas ya que las nuevas regulaciones
como Sarbanes-Oxley, requieren que las empresas cuenten con
información apropiada y veraz, apegándose dicha
información a los controles establecidos de las
empresas para efectos de auditoría.El mayor beneficio de aplicar la tecnología
de información en las finanzas es eliminar reportes
financieros que son innecesarios, y que en muchas ocasiones
son inoportunos por la tardanza para elaborarlos. Gracias a
la tecnología de información, los cierres
mensuales y anuales en los departamentos de finanzas y
contabilidad han contribuido a una mejor calidad,
análisis e interpretación de información
financiera en tiempo oportuno.C.P.Daniel Guzmán Quiroga: Estudiante de
Maestría en Administración de Tiempo Completo
en la EGADE-Tec de Monterrey (Generación Diciembre de
2004), dannyguzman45[arroba]hotmail.com - Conclusiones
- Referencias
[1] Kharif, Olga. "For CFO´s a Crash Course in
Tech" Special Report: Business Week, Septiembre 30, 2003.
http://www.businessweek.com/technology/content/sep2003/tc20030930_9216_tc131.htm
(Accesado Octubre 13, 2003)
[2] "Latin
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PROQUEST Online Database Holly A. Winzler. ELT (Mayo
2003).
[3] "What
technology can do for CFOs." PROQUEST online
database. Global Finance. (Volume 11, Issue 4, Abr.
1997).
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Informática." Gobierno del Distrito Federal
http://www.finanzas.df.gob.mx/informatica/objetivos.html (Accesado
Octubre 12, 2003)
[5] Stone, Amey. "Using Software to Sniff Out Fraud"
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http://www.businessweek.com/technology/content/sep2003/tc20030930_2727_tc131.htm
(Accesado Octubre 13, 2003)
[6] Sánchez, Verónica. "Cuente esos
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2001
http://busquedas.gruporeforma.com/utilerias/imdservicios3W.DLL?JSearchformatS&file=MTYNORTE0100140014922.htm&palabra=finanzas%20tecnologia&siteelnorte
(Accesado Octubre 13, 2003)
[7] "New Power Tools for Treasurers."
EBSCO Online Database. Corporate Finance,
(Agosto 2000).
[8] Sierra, Luis Alberto. "Asociarse ayuda a competir."
Capital
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(Accesado Octubre 13, 2003)
[9] London, Simon. "Big Blue reinvents itself again".
Financial Times, actualizado a Octubre 10, 2003.
http://news.ft.com/servlet/ContentServer?pagename=FT.com/StoryFT/FullStory&c=StoryFT&cid=1059480478158&p=1057562182635
(Accesado Octubre 13, 2003)
[10] "Procter & Gamble goes for EIPP." EBSCO Online
Database. Corporate Finance. (Mayo 2001).
[11] "Obtiene
Cemex beneficios con informática<>"
PROQUEST online database. El Norte (Noviembre 14,
2002).
[12] "Ingram
Micro's Asian implementation<>" PROQUEST
online database. Corporate Finance. (London: Jul
2001).
[13] Salkever, Alex "Closing the Door on Trading
Floors?" The Technology of Finance BW Online, Septiembre 30,
2003.
http://www.businessweek.com/technology/content/sep2003/tc20030930_9424_tc131.htm
(Accesado Octubre 13, 2003)
[14] Trade Center Inc. "The ABC´s of Futures"
Trade Center-International Investing Company
http://www.tradecenterinc.com/abcfutures.php?trackcode=bizcom
(Accesado Octubre 13, 2003)
<>
Daniel Guzmán Quiroga