Implementación de estrategias factibles para realizar una correcta planificación de evento

Indice
1.
Introducción
2. Descripción de la
situación
3. Reseña historica de la
empresa.
4. Marco
metodólogico
5. Propuesta.
6. Conclusiones
7. Bibliografía

1.
Introducción

El presente informe trata
sobre la implementación de estrategias
factibles para realizar una correcta planificación de evento. Dicho evento se
realizó en la empresa
B.F.G.P. Ingenieros y trató de información de las nuevas tendencias del
área de tecnología en
Venezuela en
cuanto al software de J.D. Edwards y
el hardware de IBM.
La locación estuvo situada en la Universidad
Metropolitana, en el Aula Virtual, el día 01 de Julio de
2003.

También comentaremos sobre la
determinación de las actividades y las tareas asociadas
que se utilizan en la elaboración de los eventos,
específicamente en estilo conferencia.
Estableceremos cómo determinar una audiencia para la
asistencia de eventos y
mediremos el porcentaje de asistencia, la satisfacción y
beneficios de las charlas y construiremos una matriz con los
datos
finales.

Es importante acotar que este informe se
realizó para la presentación del informe de
Pasantías IV, en la Universidad
Alejandro de Humboltd, para la carrera de Publicidad.

2. Descripción de la
situación

En B.F.G.P Ingenieros se han realizado distintos tipos
de eventos , pero este se quiere realizó justamente para
determinar una metodología a la hora de montar un evento;
se dará a conocer una propuesta para la correcta
implementación de estrategias y para la correcta
planificación de eventos con sus pasos correspondientes:
pre-evento, evento y post-evento.

El evento se desarrolló en el Aula Virtual de la
Universidad Metropolitana y se denomina como conferencia de
información para garantizar la
participación de los clientes y
prospectos dentro de la información que se desea dar a
conocer (Nuevas soluciones del
Software de J.D.
Edwards) por lo tanto, se desarrolló en un lugar
accesible, confortable y bajo un ambiente de
negocio inigualable. Esta labor la realizó la pasante;
ella es la encargada de todas las actividades de
logísticas y operativas del evento, bajo la supervisión del tutor empresarial. Esta
actividad se desarrolló bajo un concepto
preelaborado de IBM, llamado Co Marketing, que
define que los esfuerzos son compartidos por las dos empresas (
B.F.G.P e IBM). B.F.G.P posee una alianza con IBM desde el
año 1990; esta alianza ha sido productiva ya que hoy en
día B.F.G.P es el primer socio de negocio de IBM. La
tercera empresa
involucrada en el evento es J.D. Edwards, la cual comercializa la
marca del
software de igual nombre. Esta alianza se produjo en 1980 y esta
sólo aporta para el evento sus conocimientos y nociones,
por ser una iniciativa de IBM.

Justificación del informe.
El informe se realizó con la finalidad de dar a conocer en
detalle cómo se desarrolla la logística de un evento para
compañías relacionadas al mundo I.T. También
sirvió de guía para introducir al pasante en la
construcción de eventos estilo
conferencias. La actividad está desarrollada para
comprometer las bondades y beneficios que posee el software y
ratificar el compromiso que dicha casa posee con cada uno de los
clientes y
prospectos en Venezuela. Es
de relevancia acotar que en el presente informe se
conocerá, paso a paso, cada una de las actividades
desarrolladas por la pasante y estuvo justificada la
intención de la actividad, que no es más que el
mantenimiento
de la base instalada y el enganche de los posibles prospectos
para que formen parte de la cartera de cliente.

Objetivos del informe.
General.

• Planificar paso a paso las actividades y tareas
  asociadas en el montaje de eventos estilo
  conferencia.

Especificos.

• Obtener información acerca de los costos que
  implica elaborar un evento estilo conferencia (presupuesto).
• Determinar la base de datos
  de la audiencia a invitar.
• Implementar el evento.
• Medir en porcentajes y por tabulaciones la asistencia
  al evento.
• Medir el grado de satisfacción de la audiencia
  invitada.
• Determinar resultados finales.

Alcance
El alcance de la actividad está dirigida a las base
instalada de clientes y prospectos del software de J.D. Edwards;
esta involucrada la participación de la empresa
B.F.G.P. Ingenieros como socios (partner) en cuanto a la
elaboración del evento, tomado como responsables al
departamento de mercadeo. Dicha
actividad se realizará en Caracas, participarán
clientes y prospectos de la ciudad de Valencia, sucursal de
B.F.G.P Ingenieros.

Limitaciones
Con respecto a la limitaciones podemos citar las
siguientes:

• De Aspecto Económico: Para realizar un evento
  hoy en día se necesita de un presupuesto
  estable y un flujo de
  caja accesible ya que los proveedores
  colocan la fechas de pago con un 50% adelantado. A veces, la
  empresa no
  puede cancelar en los tiempos estimados y realiza otras
  sub-fechas de pago mas allá de las fechas
  originales.
• De Aspecto Tiempo: Las
  invitaciones debe elaborarse y distribuirse en el tiempo preciso
  ya que puede ser una causal para cancelar el
  evento.
• Otros aspectos: Que los invitados internacionales que
  viene a dar las ponencias pierdan el avión o alguna
  conexión.

3. Reseña
historica de la empresa.

B.F.G.P Ingenieros. (2003a) Una empresa
venezolana cuyo liderazgo en
la industria
tecnológica se ha consolidado a lo largo de más de
20 años de servicios de
alta calidad.
Con más de 150 clientes, 150 empleados y más de $20
millones en ingresos en el
año 2002, B.F.G.P Ingenieros es el líder
proveedor de soluciones
colaborativas en la Nueva Economía de Internet; habilitando la
Libertad de
Elegir y maximizando el Poder de
Compartir en un entorno económico cada vez más
competido.

Reconocidos desde nuestros inicios por nuestra alianza
estratégica con IBM y la firma multinacional J.D. Edwards,
hemos sido testigos de la evolución de la industria
tecnológica habilitada por el avance de la
Globalización, los adelantos en las Telecomunicaciones y la apertura de nuevos
mercados
globales.

Conscientes de esta realidad, B.F.G.P Ingenieros entrega
valor agregado
a sus clientes a través de la innovación y flexibilidad incorporadas en
todas sus soluciones tecnológicas, las cuales han
resultado esenciales para el desempeño exitoso de las empresas en el
complejo y rápido mundo de los negocios
modernos.

Nuestras Habilidades:

• Administración de Proyectos.
• Revisión de procesos,
  procedimientos
  y normas.
• Capacitación funcional y
  técnica.
• Consultoría Integral.
• Línea 800 para apoyo
  técnico.
• Soporte de Conversiones y Migraciones.
   
• Adaptaciones del Software según requerimientos
  venezolanos.
• Soporte a clientes en sitio.  
• Soporte técnico en diferentes plataformas,
  I-series, P-series, X-Series.
• Manejos de Centros de Computación.
• Especialistas en Implantaciones J.D.
  Edwards.

Líder en Aplicaciones ERPII para las
Pequeñas y Medianas Empresas de Manufactura.
La prestigiosa consultora internacional de la Industria
Tecnológica, Gartner Group, ubica a J.D. Edwards como el
Líder
Global para mayo del 2001 en el segmento de las Pequeñas y
Medianas Empresas de Manufactura,
por encima de las otras empresas del sector tecnológico y
B.F.G.P Ingenieros es el único proveedor autorizado en
Venezuela para comercializar la marca.
Entre otras razones, Gartner Group consideró en su
análisis la flexibilidad al cambio de las
soluciones ERP actuales,
así como la facilidad de admitir en estos sistemas el
siguiente paso en la Economía de Internet: el Comercio
Colaborativo o el C-Commerce.

Actividad economica.
B.F.G.P Ingenieros entrega a través de la tecnología las
Mejores Prácticas de Negocios de
las Empresas de Clase Mundial, habilitando el Comercio
Colaborativo en el mundo de la Economía Digital, con las
ventas del
software de JDEdwards, ventas de
hardware y
servicio IBM,
consultoría y servicios de
soporte técnico.

Misión.
BFGP Ingenieros es una empresa
privada cuya misión es
prestar servicios profesionales de asesoría, consultoría y de servicio
integral en soluciones tecnológicas de Clase Mundial. BFGP
Ingenieros entrega a sus clientes servicios de alta calidad, en forma
ética y
responsable tanto en Venezuela como en el exterior. Para el logro
de esta misión,
BFGP Ingenieros cuenta con un personal
altamente calificado que se identifica con las necesidades de sus
clientes de manera eficaz y eficiente, logrando niveles de alta
rentabilidad y
competitividad.

7Visión.

• Exceder las expectativas de nuestros
  Clientes.
• Alta Rentabilidad.
• Reconocimiento en el mercado a
  través de los productos y
  servicios que ofrecemos en el área de la Tecnología de
  Información.
• Trabajar en Equipo.
• Lograr un ambiente
  exigente de trabajo para nuestros empleados, haciéndolos
  sentir orgullosos de pertenecer a la Empresa, con la
  posibilidad de realizar sus metas.

Políticas de
calidad.
BFGP Ingenieros es una
empresa que combina los más avanzados procesos
tecnológicos y de consultoría con un recurso humano
altamente capacitado, profesional y técnico. Esta
combinación de recursos
continuamente monitoreada, asegura la permanencia y mejora
continua de los procesos y habilidades personales a todo lo largo
y ancho de la
organización. De esta manera, BFGP Ingenieros ofrece
las mejores soluciones integrales a
los clientes con el mayor grado de excelencia y calidad. Creemos
en el esfuerzo, la dedicación y la lealtad como
vehículos para el logro de la superación; deseamos
la excelencia para ver satisfechos a nuestros
clientes.

Estructura organizativa.
La estructura de
B.F.G.P se divide en dos partes, el área administrativa y
el área operativa. Por ser del ramo de ventas y servicios
tecnológicos de informática a las áreas se les
denomina unidades.

Personal Administrativo:
Se contempla 3 unidades administrativas:

• Gerencia de Recursos
  Humanos: Tiene las funciones
  propias de la actividad más las relaciones
  públicas internas relacionadas con el personal y
  nómina. Esta área posee el
  siguiente personal:
• • 1 Gerente
  • 2 Recepcionistas
  • 3 Mensajeros
  • 1 Asistente
• Gerencia de Administración: Se encarga de la
  facturación y pagos a proveedores.
  Esta área posee el siguiente personal:
• • 1 Gerente
  • 1 Supervisor
  • 2 Analistas
• Gerencia de Tesorería: Se encarga de la
  coordinación en el flujo de
  caja de la empresa. Esta área posee el siguiente
  personal:
• • 1 Gerente
  • 2 Asistentes.

Personal Operativo:
Se contempla 5 unidades de negocios:

• Gerencia de Mercadeo: La
  cual posee las funciones
  propias de la actividad más el área de publicidad y
  relaciones publicas externas. Esta área tiene el
  siguiente personal:
• • 1 Gerente
  • 1 Asesor
  • 1 Analista
  • 1 Telemercadeo
• Gerencia de Ventas J.D. Edwards (Software): Se
  encarga de la realización de demos a posibles prospectos
  y mantenimientos de bases instaladas de clientes. Esta
  área posee el siguiente personal:
• • 1 Vicepresidente
  • 1 Gerente
  • 2 Ejecutivos
  • 1 Secretaria
• Gerencia de Ventas IBM (Hardware): Se encarga de las
  ventas corporativas de maquinas IBM, servidores, PC
  y otras especificaciones técnicas
  a los prospectos y base instalada. Esta área posee el
  siguiente personal:
• • 1 Vicepresidente
  • 2 Gerentes
  • 3 Ejecutivos
  • 1 Secretaria
• Gerencia de Consultoría: Se encarga de la
  consultoría del software. Esta área posee el
  siguiente personal:
• • 1 Vicepresidente
  • 5 Gerentes
  • 30 Consultores
  • 1 Secretaria
• Gerencia de Tecnología: Se encarga de los
  servicios de soporte técnico de las maquinas y productos
  IBM. Esta área posee el siguiente personal:
• • 1 Gerente
  • 1 Supervisor
  • 3 Programadores
  • 3 Analistas

Programa de actividades.
Con respecto al área de Mercadeo, área a la cual
nos abocaremos para realizar la pasantía, podemos
describir las actividades relacionadas a este departamento de la
siguiente manera:

MATRIZ DOFA B.F.G.P. INGENIEROS.

Matriz de crecimiento.
La matriz de
crecimiento parte del principio que está de la experiencia
y la participación de mercado, por lo
tanto se muestra que
B.F.G.P Ingenieros no esta en los rubros de interrogación,
vacas lecheras ni perros, a pesar
de la grave situación del país. Con el esfuerzo de
los empleados, aunado al de la junta directiva, mantenemos el
liderazgo como
mejor business partner de IBM y el único socio autorizado
en Venezuela para comercializar el software de J.D.
Edwards.

Entorno de la empresa.
Líder en Aplicaciones ERPII para las Pequeñas y
Medianas Empresas de Manufactura.
La prestigiosa consultora internacional de la Industria
Tecnológica, Gartner Group, ubica a J.D. Edwards como el
Líder Global para mayo del 2001 en el segmento de las
Pequeñas y Medianas Empresas de Manufactura, por encima de
las otras empresas del sector tecnológico.

Entre otras razones, Gartner Group consideró en
su análisis la flexibilidad al cambio de las
soluciones ERP actuales,
así como la facilidad de admitir en estos sistemas el
siguiente paso en la Economía de Internet: el Comercio
Colaborativo o el C-Commerce.

Líder en Bajos Costos
Operacionales de Implantación
Otra importante consultora internacional, Meta Group Consulting,
nos ubica como los Líderes Globales en Bajos Costos
Operacionales de Implantación.
Ciertamente, la flexibilidad para el cambio y la fácil
adaptación de la solución J.D. Edwards a las nuevas
políticas del negocio y al complejo entorno
competitivo de hoy, han permitido a nuestros clientes disminuir
el más importante de los costos de los sistemas ERP: el
Costo Total de
Propiedad
(costo durante la
vida útil de la solución ERP).

Cobertura.
Macro ambiente.
B.F.G.P es la respuesta a los cambios que trae la Nueva
Economía, los cuales indican que cualquier empresa, no
importa su tamaño, debe ser altamente competitiva, abierta
a las nuevas oportunidades de mercado que plantea la Globalización, con altos niveles de
productividad,
elevados márgenes de rentabilidad y beneficios a la altura
de las Empresas de Clase Mundial. Mantener la competitividad
en un mundo global y sin fronteras se ha vuelto el objetivo
central de la planificación
estratégica. Es así como los sistemas ERP –
Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos
Empresariales), CRM – Customer
Resource Management  (Administración de Recursos de Clientes),
así como las VP – Aplicaciones Verticales para industrias
específicas, se han convertido en conjunto en Las Mejores
Prácticas de Negocios de las empresas exitosas que tienen
como norma la excelencia y que les han permitido posicionarse
como las Empresas de Clase Mundial; logrando con esto destacarse
en sus industrias y
mantener sus ventajas competitivas.
Las pequeñas y medianas empresas no cuentan con la
infraestructura necesaria ni con los recursos económicos
suficientes para adquirir, manejar y mucho menos sostener
algún tipo de ERP, CRM o VP;
dejándolas al margen del proceso globalizador y lejos de
las Mejores Prácticas de Negocios de las Empresas de Clase
Mundial. Ciertamente, los altos costos tecnológicos y de
adquisición de estos sistemas así como los elevados
desembolsos por mantenimiento,
constituyen una barrera de entrada a la eficiencia y a la
competitividad, limitando de esta manera el desempeño eficaz en un entorno altamente
competitivo, B.F.G.P ofrece la solución con su
versión de software ASPerian a través de un
modelo de
Outsourcing
por Internet. (B.F.G.P Ingenieros, 2003b)
Con respecto al ambiente de B.F.G.P Ingenieros es valedero
mencionar las sucursales que se han derivado después de la
excelente labor que se realizo desde los inicios de la
misma.

1) BFGP Centro C.A. filial de BFGP Ingenieros C.A.,
inicia sus actividades en la ciudad de Valencia en el mes de
Octubre de 1996, para dar respuesta al crecimiento
económico de la región central (Carabobo,
Aragua y Lara), con los objetivos de
ofrecer de una manera directa y efectiva todos nuestros
servicios, atender a los clientes de la zona eficazmente y
aumentar su base instalada IBM y J.D. Edwards.
La constante innovación en el mundo de la informática, nos exige adaptarnos
activamente a los requerimientos del mercado, indicando
estrategias puntuales y creando la estructura
organizacional de mejor soporte. Gracias a este ágil
pensamiento,
nuestros planteamientos han alcanzado el nivel
deseado.

Crecimiento.
A partir de la apertura de BFGP
Centro, C.A., la base instalada de J.D. Edwards en la zona ha
experimentado un gran crecimiento, entre sus clientes hoy en
día podemos encontrar empresas tales como: General Mills,
Negroven, Owens Illinois de Venezuela, Envases Venezolanos,
Goodyear de Venezuela, Industrias Químicas Venoco,
Productos de Acero Lamigal,
Corporación de Cemento Andino
y Fanalpade.
2) BFGP Colombia
será también distribuidores de los productos y
servicios de esta firma. Implantación de proyectos ERP.
Supply Chain, Management, Telcos, Applicatión
Solutión Provider (ASP),
solución para las PYMES
(preparametrizado), consultoría y capacitación, son algunas de las soluciones
y servicios que comercializa BFGP de Colombia. Desde
ahora, las empresas Colombianas de todos los tamaños
contarán con una nueva alternativa de consultoría e
implantación de proyecto de
software. BFGP de Colombia ofrece un portafolio especializado de
productos y servicios que se suma al talento humano de su equipo.
Elementos clave para brindar a las empresas colombianas
soluciones inmediatas y efectivas, de alta calidad y con una
asesoría personalizada, ayudándoles así
aprovechar mejor sus recursos y buscando la rentabilidad de sus
negocios.
BFGP cuenta en Colombia con profesionales idóneos,
conocedores del mercado local, que cuentan con el apoyo directo
de la firma en Venezuela, como también con el respaldo de
J.D. Edwards una firma de gran trayectoria y liderazgo en
sector.
3) ASPerian C.A. es una empresa venezolana del Grupo BFGP, la
cual cuenta con más de veinte años prestando
servicios de implantaciones exitosas y de consultoría en
la industria de la tecnología
de la información. Asociado de negocios de la firma
J.D. Edwards desde 1990 y Canal Premier de IBM desde 1985, el
Grupo BFGP
ofrece a través de ASPerian las mejores soluciones
tecnológicas a través de la modalidad ASP para las
Pymes
venezolanas. ASPerian C.A.
Nace como respuesta a los cambios que trae la Nueva
Economía, los cuales indican que cualquier empresa, no
importa su tamaño, debe ser altamente competitiva, abierta
a las nuevas oportunidades de mercado que plantea la
Globalización, con altos niveles de productividad,
elevados márgenes de rentabilidad y beneficios a la altura
de las Empresas de Clase Mundial.
También ASPerian posee sucursales en Colombia y México.
(B.F.G.P Ingenieros, 2003b)

Matriz de Ponderación.

Bases Teóricas. Planificación de
Eventos.
En siglo XX ha sido el período de las reuniones
científicas, empresariales, culturales, políticas
y religiosas, que se han institucionalizado y se celebran con
regularidad y en distintos lugares eventos.
Estas reuniones son productivas y estimulan el progreso en cada
área. Cabe mencionar que como actividad globales han
producido dos avances significativos como consecuencia de dichos
eventos, que han ayudado a concretar y estimular el desarrollo de
estas actividades: son específicamente al transporte y
la
comunicación.
El transporte
aéreo acorta significativamente las distancias,
contribuyendo a que todas las naciones del mundo estén
vinculadas y relacionadas. (Mac Lujan, 1986). Esto atrae al
turismo y hace
que las personas conozcan otras culturas.

Por otra parte, los avances en la telefonía y de otras formas de comunicación como Internet, que así
como aportan su propia contribución al acortamiento de
distancias, también han procurado hechos que registran
actualidad, pues cualquiera que sea el lugar donde estos ocurra,
estamos en capacidad de conocerlos en forma simultanea (Gherardi,
2002).

Por otro lado, podemos decir que las telecomunicaciones son importantes por dos
razones: una, como ventaja para los organizadores ya que hace
efectivo y rápido la localización de proveedores,
ponentes, participantes, etc… La otra es de carácter
más especifico donde podemos oír en directo a las
personas con una maquina ya que se encuentran a distancia y
verlas a través del internet; por ejemplo las
teleconferencias y las videoconferencias.

La popularidad de la que disfrutan los eventos no es
arbitraria, han demostrado claramente su utilidad
práctica como un medio de gran eficacia para
transmitir nuevas informaciones, intercambio de ideas y
experiencias. Por esto, son un instrumentos efectivo para
fortalecer a la organización, alcance de los negocios, para
impulsar desarrollo de
la vida y para divulgar el avance del conocimiento
científico y técnico.

Se ha determinado mediante estudios, que la audiencia
que asiste a un evento, lo hace por tres cosa:

1. Para obtener Información.
2. Para intercambiar puntos de vistas con
   colegas.
3. Por recreación y cambiar de
   rutina.

Por tal sentido, el termino eventos engloba una amplia
serie de actividades que adoptan formas muy variadas, las cuales
podemos clarificar según sus objetivos
(Gherardi, 2002).:

• Educativo = Congresos, Simposios.
• Social = Fiestas en General.
• Turismos = Tours, Campamentos.
• Deportivo = Campeonatos, Olimpiadas.
• Cultural = Festival, Exposición.
• Informativo = Convención,
  Asamblea.
• Motivacional = Viajes,
  Reunión.
• Religioso = Peregrinaciones.
• Político = Asambleas,
  Mítines.

El común denominador de los eventos mencionados,
es el de actuar como escenarios privilegiados en los cuales se
vinculan personas e instituciones
para producir un cambio de información y conocimiento.
Los eventos ponen en contacto a personas que residen dentro de un
mismo país, pero se puede realizar la
diferenciación de eventos según el ámbito
geográfico, que abarca locales, regionales, nacionales,
mundiales e internacionales.

Terminología . Tipos de Eventos.
Según Eliana Gherardi, en su libro, Como
hacer Eventos Exitosos de la Editora El Nacional, nos comenta que
los tipos de eventos son los siguientes:

Congresos: Reúnen miles de personas
pertenecientes a un grupo científico, cultural, religioso,
etc… Suele durar de tres a siete días, según la
amplitud de programa. Los
congresos mundiales o internacionales suelen realizarse cada uno
o dos años.

• Jornada: Reunión de menor envergadura. Trata
  de desarrollar en uno o más días un tema
  monográfico.
• Seminario: Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un
  tema en reuniones de trabajo debidamente planificadas, los
  miembros son grupos
  reducidos con intereses comunes en cuanto al tema y similar
  nivel de conocimientos. La duración puede ser de varios
  días.
• Simposio: Es una reunión donde un grupo
  reducidos de expertos explica a la audiencia aspectos de un
  tema por quince a veinte minutos cada uno.
• Mesa Redonda: Un grupo de expertos expone de forma
  sucesiva sus puntos de vistas divergente o contradictorios
  sobre un mismo tema, la confrontación de los puntos de
  vista permitirá al auditorio obtener una
  información amplia.
• Panel: Varios expertos discuten un tema en forma de
  diálogo o conversación ante una
  audiencia de tamaño variado; es una técnica
  informal y flexible.
• Foro: Es una reunión pública informal,
  que se acomete sin tener establecido un orden del día,
  no hay límites
  en cuanto a la participación. El objetivo es
  ofrecer una tribuna libre sobre temas de interés
  común.
• Coloquio: Es una reunión semiformal
  constituida por un grupo de especialistas de reconocida
  trayectoria y que tiene por fin analizar e intercambiar ideas
  sobre un tema de mutuo interés.
• Taller: Son reuniones formativas de trabajo
  práctico manual, posee
  técnicas didácticas que propician
  el
  conocimiento a través de la acción. Es
  puntual y limitado en el tiempo.
• Curso: Es una actividad netamente didáctica, tiene un programa que debe
  desarrollarse por completo en el tiempo estimado. Es dirigido
  por un instructor.
• Reunión: Término general que se da
  cuando se junta un número de personas, a fin de tratar
  aspectos de interés de un grupo de trabajo.
• Teleconferencia y videoconferencia: Son reuniones a
  larga distancia y gracias a los avances
  tecnológicos permiten que expertos situados en
  diferentes lugares y sin desplazarse pueden a través de
  la línea telefónica ofrecer sus puntos de vista.
  La videoconferencia va acompañada de imágenes. Ahorra tiempo y dinero.
• Charlas: Reunión informal de varias personas,
  en donde un experto conversa sobre un tema en
  particular.
• Conferencia: Es una técnica expositiva
  centrada en el instructor y orientada a proporcionar de una
  manera sistemática información o contenidos
  teóricos; es especializado.
• Asamblea: Reunión general y formal de una
  asociación, un club, organización o compañía,
  cuya finalidad es decidir sobre políticas a elegir,
  comités, balances y presupuestos.
• Briefing: Reunión muy corta con la finalidad
  de impartir nuevos lineamiento a seguir o dar a conocer alguna
  información a un grupo de trabajo.
• Exposición: Es una actividad en la cual se
  muestran productos y servicios, va de lo formal a lo informal.
  Hay tres tipos: Permanentes, temporales y
  abundantes.
• Feria: Son exposiciones de productos y servicios de
  una actividad seleccionada con el fin de promocionarla y
  comercializarla.
• Festival: Se utiliza con el fin de promover ciertas
  actividades, como: festivales de la canción,
  gastronómico, de cine, de
  teatro,
  etc…
• Concurso: Se trata de una actividad para estimular la
  participación de un público
  específico.
• Fiestas: Son actos sociales cuya finalidad esencial
  es celebrar algo.

Aunado a los tipos de eventos ya nombrados
anteriormente, también encontramos algunas técnicas
que se pueden aplicar dentro de una actividad en la agenda de un
evento, esto es como complemento, pero no siempre se suelen
aplicar. (Rodríguez, 1991)

• Tormenta de Ideas: Consiste en la interacción
  de un grupo pequeño de personas, en el cual se presentan
  ideas si restricciones, ni limitaciones.
• Los Corrillos: Consiste en la división de un
  grupo grande en otros más pequeños, para que
  intercambien puntos de vistas sobre un tema dado.
• Philips 66: Esta técnica consiste en la
  división de un grupo grande en equipo de seis personas
  con objeto de que se expresen todos y cada un o sobre un tema
  dado durante seis minutos.
• Demostración o Ejecución: Es una
  demostración práctica por parte del instructor de
  una actividad.
• Preguntas Exploratorias: Son cuestionamientos que el
  instructor hace a un grupo en forma oral.

Terminología IT.
Mejores Prácticas de Negocio: Se refiere a las mejores
técnicas de consultoría en cuanto a
implantación del software de J.D. Edwards y el mejor
soporte técnico en cuanto a respaldo en
hardware.

• Empresas de Clase Mundial: Definen a las empresas que
  no solo están en la localidad venezolana, sino que
  poseen sucursales y casas matrices en
  otros países y que obviamente poseen el software
  corporativamente.
• Comercio Colaborativo (e- Commerce): Este concepto nace
  con la apertura del mundo internet, ya que para que los
  proveedores tengan un trabajo eficiente, necesitan de la
  colaboración de sus clientes. Es como crear una
  relación ganar – ganar en una nueva
  economía guiada por un mundo tecnológico
  cambiante.
• Economía Digital: También es un
  término relacionado a el mundo internet, que proporciona
  realizar transacciones sin efectivo y en la comodidad de la
  oficina del
  cliente o su hogar.
• Libertad de Elegir, Poder de
  Compartir: Este slogan es una ideología de la cual dispone la
  compañía J.D. Edwards para el año de 2002,
  es cambiante y el mensaje anual va con la dirección que la compañía
  quiere dar a conocer. Este año es Clientes Fortalecidos
  > Clientes. (en el capitulo IV podrán observar en la
  propuesta este slogan en el modelo de
  invitación al evento).
• Lead: B.F.G.P. define a un lead, como: una
  compañía que funciona como un pre prospecto de
  cliente, la cual se guiará, conducirá a la mejor
  solución y en este caso al software de J.D. Edwards. No
  se califica como un prospecto porque solo se ha tenido poco
  contacto con este, pero se conoce su interés por la
  herramienta ofrecida.
• ASPerian: Compañía asociada a B.F.G.P
  Ingenieros, que se encarga del mercado pequeño y mediano
  en Venezuela, Colombia y México.
• CEO: Chief Executive Officer, su traducción al
  español es: Presidente y Gerente General
  de una empresa.

Consistencia de estas técnicas.

Según, Mauro Rodríguez en su libro
Formación de Instructores-1991. "Estas técnicas
didácticas consisten en actividades organizadas para que
faciliten el proceso y la consecución de los objetivos en
toda planeación"

4. Marco
metodólogico.

Nivel de la Propuesta.
En el informe se propuso un estudio de Proyecto
Factible: "El cual consiste en la investigación, elaboración y
desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para
solucionar problemas,
requerimientos o necesidades de organizaciones o
grupos
sociales, puede referirse a la formulación de
políticas, programas,
tecnologías, métodos o
procesos" (Fedupel, 1998)

El proyecto factible comprende varias etapas, entre
ellas: El diagnóstico, planteamiento y la
fundamentación teórica de la propuesta, procedimiento
metodológico actividades y recursos para la
ejecución, análisis, conclusiones y
realización; en este informe de pasantías se
describen, paso a paso, cada una de ellas refriéndose
específicamente al caso que se aplicará: La
planificación de eventos.

Este estudio de proyecto factible en el cual, el
propósito del investigador es crear, proyectar y
desarrollar una propuesta de evento, se realizó justamente
para informar a la base instalada de clientes actuales sobre las
nuevas tendencias tecnológicas y también para
proporcionar nuevos prospectos a la compañía, que
se unan a la cartera de clientes ya existentes.

Diseño de la Propuesta.
En el diseño
de la investigación debemos definir la estrategia
empleada para responder al problema determinado en la
exploración. (Sabino, 1997).
El estudio planteado es de campo, ya que este tipo de
investigación consiste en la recolección
de datos directamente de la realidad donde ocurren los
hechos, sin manipular, ni controlar las variables que
se puedan presentar. (Sabino, 1997).
Para recolectar dichos datos hemos
utilizado la técnica del instrumento cuestionario.

Población y Muestra.
La población que se escogió para la
realización del proyecto factible fue totalmente
planificada; se tomaron 300 personas de nuestra base de datos
(Address Book) y éstas se dividieron de la siguiente
manera:

• 140 Clientes
• 140 Posibles Prospectos
• 20 Alianzas o Allegados.

Por cada empresa invitamos un aproximado de 4 contactos
para poder llegar a los 300 invitados, ya que contamos
aproximadamente con 54 empresas clientes y 15 empresas de
posibles prospectos, más las restantes que se cuentan
entre los aliados y allegados.

De esta población siempre se estima un 10% de
asistencia, por lo que deberían haber asistido 30
personas. En este proyecto se sobrepaso la expectativa y el
índice de asistencia alcanzado fue del 15%, con un total
de 44 personas.

La muestra de la investigación es de tipo No
Probabilística, al azar e intencional u opinático,
ya que todos los individuos tienen la mismas probabilidad de
ser escogidos para ser invitados al evento y no podemos medir
cual será en su proporción exacta quien
asistirá y esta muestra es a juicio del investigador, en
este caso de la empresa.

Los estrato de selección,
como ya lo dijimos es a juicio de la empresa que elabora el
evento, estos se clasificaron de la siguiente manera y
estarán nombrados en orden de importancia para el
propósito a seguir:

• Gerente de Sistemas.
• Gerente de Informática.
• Gerente de Operaciones.
• Presidente.
• Vicepresidente.
• Gerente de Mercadeo.
• Encargados de Alianzas Corporativas.

Técnicas e Instrumentos de Recolección
de Datos.
Se eligió una técnica cuantitativa, como lo es la
encuesta. Esta
técnica es una guía de preguntas orientadas a
cubrir objetivos de la investigación. Es un cuestionario
con preguntas cerradas que responden los requerimientos
básicos que se desean conocer. (Sabino, 1997).

Técnicas de Procesamientos y Análisis de
Datos.
Por frecuencia simple de medición y cálculos de los
respectivos porcentajes. Se utilizara el programa
estadístico de J.D. Edwards, el cual elabora tablas
estadísticas automáticamente,
obteniendo así los rubros de registros,
tabulación y codificación.

También en lo referente al análisis
utilizaremos las técnicas de deducción,
análisis y síntesis
para comparar y estudiar los datos arrojados en el instrumento de
recolección.

Igualmente la revisión de las técnicas
bibliográficas, como: Diagnóstico, Plan
Estratégico planteado, etc. (Sabino, 1997).

5.
Propuesta.

En este capitulo presentaremos la propuesta a realizar
en el evento con sus respectivos resultados.

Portada de la presentación de la propuesta para
Pasantías IV del Evento Nuevas Soluciones J.D.
Edwards

Luego de la portada nos dirigimos y definimos la
planificación cómo tal del evento con el plan
estratégico. Definimos los objetivos para saber como
lograremos la meta
propuesta. Los objetivos van en pro del desarrollo del evento y
también enriquecen algunas áreas de la empresa,
como: el Address Book (Módulo donde se cargan los
clientes, prospectos y allegados) a manera de
actualización y ventas.

En esta parte encontraremos el diagnóstico,
plan
estratégico y plan
operativo.

Para determinar en corto lapso la visión y
misión que se tiene del evento, se enfatizo en la
presentaciones de los productos a presentar, las nuevas
soluciones J.D. Edwards y la visión e-Business On
Demand de IBM.

La siguiente lámina nos muestra todas la
señas importantes del evento, nombre, locación,
hora y una pequeña descripción de lo que fue el
evento.

La agenda a presentar fue armada y discutida en el
departamento de mercadeo conjuntamente con la junta directiva y
el encargado de la parte de canales de IBM. Se tomaron en cuenta
intérvalos de tiempo cortos y cómodos para llamar
en todo momento la atención de la audiencia.

La invitación fue un diseño
de la pasante; los mensajes fueron escogidos de la nueva ideología que presenta J.D. Edwards para
este año. La imagen visual fue
construida por la pasante a criterio propio, tomando en cuenta
los lineamientos de logos y slogan corporativo. La forma de
envío de la invitación fue por correos
electrónicos y entregadas personalmente por los ejecutivos
de cuentas y el
personal de mercadeo, se aplicó el mercadeo
directo.

Estas lámina nos presenta los resultados de la
asistencia al evento. Se totaliza el número de contactos
27 (personas) y el número de empresas14, en el área
de Caracas. Este fue el total de asistencia al evento, del 100%
(300) personas invitadas, fue el 15% (44) personas, lo cual
indica más de lo que generalmente se estima en los eventos
que es una asistencia de 10% sobre la base invitada.

Esta lámina nos presenta los resultados de la
asistencia al evento, por empresas cliente, empresas prospectos y
empresas aliadas.

Estas láminas nos presenta los resultados por
temas de interés. Se refiere a las soluciones del software
de J.D. Edwards que la audiencia prefiere para la gestión
de trabajo que realiza en su empresa, del área de Caracas
y Valencia. En porcentajes, el interés se centró en
la solución Business Intelligence 22% (10 personas) de la
audiencia invitada, seguido de la solución de ERP en un
20% (9 personas).

Podemos notar en la siguiente lámina qué
percibió la audiencia en cuanto a la
organización del evento. El gráfico ilustra los
resultados en porcentajes. Dio un 58% de la audiencia que
calificó la organización del evento como Excelente
y un 24% como Bueno.

Podemos notar en la siguiente lámina qué
percibió la audiencia en cuanto a las charlas del evento.
El gráfico ilustra los resultados en porcentajes, donde
dice que a un 55% de la audiencia les pareció excelente y
a un 24% Buenas las presentaciones.

Esta lámina nos presenta los resultados por temas
de interés. Se refiere a que solución del software
de J.D. Edwards la audiencia prefiere en porcentajes el
interés se centró en la solución Business
Intelligence 22% (10 personas) de la audiencia invitada, seguido
de la solución de ERP en un 20% (9 personas).

Fotografías del Evento:

No.1
Pascual Ciampi Vicepresidente BFGP, Vicente Behrens Director
BFGP, Fortunato Adrian Gte. De Ventas J.D. Edwards, Luis Sabater
Ejecutivo de Soluciones e Integraciones IBM América
Latina, Jairo Porras Consultor J.D. Edwards, Matías
Salaberri Gte. De Mercadeo América
Latina J.D. Edwards.

No.2
Ganadores de los certificados en dólares de América
Express, junto a Fortunato Adrian. Estos fueron unos cupones que
se rifaron al final del evento cortesía de J.D. Edwards
por la cantidad de $ 25. Fueron 6 cupones.

Fotografías del Evento:

No.3
Carlos Perkinson presidente de BFGP en la apertura del
evento.

No.4
Fortunato Adrian gerente de ventas de J.D. Edwards en su
ponencia.

Fotografías del Evento:

No.5
La audiencia invitada.

No.6
Grupo de Mercadeo y Ventas BFGP: Mayrene De Sousa Telemarketing
ASPerian, Rosa Dos Santos Directora de Ventas y Mercadeo BFGP,
José Andrés Fuenmayor Gerente de Ventas Caracas y
Susana Sciarra Analista de Mercadeo y Pasante.

6.
Conclusiones

En este informe podemos concluir que los objetivos
planteados se cumplieron a cabalidad, ya que el evento se dio en
su perfecta normalidad; la audiencia se cumplió en un 15%
cuando lo que se estima y espera es un 10% de la audiencia como
estadística.
Aunado a esto, B.F.G.P Ingenieros consiguió generar leads,
por las personas interesada en las soluciones del software y en
la solución presentada por IBM.
El Mercadeo Directo funcionó bien para los requerimientos
que se necesitaron en la entrega de las invitaciones y llamadas
telefónicas (person to person).
La tabulación de las encuestas se
realizó antes del tiempo estimado y estos informes
fueron presentados a los directivos de las marcas que
comercializa B.F.G.P Ingenieros en el país (J.D. Edwards e
IBM) y estos lo calificaron de excelente.

7.
Bibliografía

• B.F.G.P Ingenieros. (2003a) Brochure de B.F.G.P
  Ingenieros. Material Mimeográfico.
• B.F.G.P Ingenieros. (2003b) Brochure de ASPerian.
  Material Mimeográfico.
• Gherardi, E. (2002): Como Hacer Eventos Exitosos
  .Editora El Nacional, Caracas- Venezuela.
• Rodríguez Estradas, M. (1991) Formación
  de Instructores . McGraw Hill.
• Sabino, C. (1997) Proyecto de
  Investigación . Segunda Edición, Editorial
  Episteme, C.A.
• Universidad Experimental Libertador (1998) Manual de
  trabajo de grado de especialización y maestría y
  tesis
  doctórales. Vicerrectorado de Investigación y
  Post Grado. Caracas-Venezuela.

Autor:

Susana Sciarra Salas

Dpto. Marketing
B.F.G.P. Ingenieros, C.A.
Caracas-Venezuela.