Indice
1.
Carta comercial
2. El informe
3. Actas
4. Memorándum
5. Circular
6. Solicitud
7. Bibliografía
La carta comercial
sirve como medio de comunicación entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con
un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios
tipos de cartas
comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de
reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas
personales, las cartas comerciales poseen un esquema más
rígido y un tono más objetivo, y
deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento,
el cuerpo de la carta y el
cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta.
Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En
general se indica también el asunto de la carta, para que
el destinatario sepa directamente de qué se
trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se
compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una
conclusión.
• En la introducción se suele referir a
correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar
el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la
carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y
claridad, sobre todo cuando se trate de una
reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen
de la carta y/o de estímulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene
siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos.
Además es posible añadir posdata o indicar si se
envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la
página. Este "estilo bloque" es la manera general de
componer una carta.
Dado los objetivos de
cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con
cortesía. Los tratamientos de respeto para el
saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o
‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco
más personal es
‘Estimado señor’ y las variedades
correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al
destinatario siempre con ‘usted’ o
‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se
usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre
del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va
precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por
orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando
que la persona que firma
la carta tiene la autorización de la persona
responsable.
Ejemplo:
Santiago, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riveros
SANTIAGO DE CHILE
Asunto: Invitación a charla
Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se
realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 hs.
en nuestro auditórium, que brindará el reconocido
autor de varios libros sobre
managment, el señor Tom Peters.
La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el
saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en
qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más
productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más
exclusivos clientes, es por
ello, que esperamos contar con su presencia.
Saludo a Ud. Atentamente
Pamela A. Ritchie
Gerente
General
El informe sirve
para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una
cierta investigación y reunión de datos para
informar a alguien sobre los resultados de la misma.
Para redactar un documento de este tipo se puede responder al
siguiente esquema de preguntas:
1. ¿Qué es lo que se investiga
exactamente?
- ¿Por qué?
- ¿Según qué método?
- ¿Cuáles son los resultados?
- ¿Cuáles son las
conclusiones?
De éstas resultan en una estructura
básica fija para un informe de
investigación:
- Introducción (entre otras la
delimitación del objeto de
investigación) - Descripción del problema
- Manera de trabajo
- Resultados
- Conclusión
Los informes,
generalmente y sobre todo en las empresas, son
confidenciales. Tienen carácter
formal, objetivo y
claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si
son informes de
tipo técnico.
Si también incluye anexos, éstos deben ir
al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se
está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadísticas.
Ejemplo:
Introducción:
En este informe se trata de comprobar que escuchar no es igual a
oír, ya que el primero es un fenómeno
biológico y el segundo pertenece al dominio del
lenguaje,
siendo un factor preponderante la
interpretación.
Descripción del problema:
Si examinamos detenidamente la
comunicación, nos daremos cuenta que ella descansa,
principalmente, no en el hablar sino en el escuchar, éste
es el factor fundamental del lenguaje. El
hablar efectivo sólo se logra cuando es seguido de un
escuchar efectivo. Por lo tanto, el escuchar es lo que dirige
todo el proceso de
la
comunicación. Cuando escuchamos, generamos un mundo
interpretativo, escuchar es oír más
interpretar.
Manera de trabajo:
Oír es un fenómeno biológico, se le asocia a
la capacidad de distinguir sonidos en nuestras interacciones con
un medio (que puede ser otra persona). Oír es la capacidad
biológica que poseen algunas especies vivas de ser
gatilladas por perturbaciones ambientales en forma tal que
generen el dominio sensorial
llamado sonido.
Determinadas perturbaciones ambientales generan, en algunos
organismos, lo que llamamos el fenómeno del oír.
Los organismos que pertenecen a una misma especie comparten la
misma estructura
biológica son gatillados, normalmente, de una manera
similar por una misma perturbación.
Escuchar es un fenómeno totalmente diferente. No hay
escuchar si no hay involucrada una actividad interpretativa,
aún cuando no haya sonidos. Por ejemplo, "escuchamos" los
gestos, las posturas del cuerpo en la medida en que seamos
capaces de atribuirles un sentido. También el cine mudo
podemos escuchar cuando no hay sonidos.
Resultado:
El escuchar efectivo ha llegado a adquirir la máxima
prioridad, desde nuestra vida personal hasta en
los negocios, por
ejemplo, Tom Peters enfatiza que una de las principales razones
del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de
que el administrador no
escucha a sus empleados, ni a sus clientes, ni lo
que está sucediendo en el mercado.
El acto de escuchar está basado en la apertura mental, en
aceptar que los otros son diferentes de nosotros. El respeto mutuo es
esencial para poder
escuchar.
Conclusión:
El escuchar ha llegado a ser un asunto de vital importancia para
asegurar no sólo la comunicación efectiva y el éxito
personal, sino la convivencia misma.
Un acta es un documento en el que se asientan los
acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida,
las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se
escriben directamente en un libro que se
llama "Libro de
actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas
están regulados por el Código de
Comercio y también por los estatutos de la empresa o
asociación.
Un acta está constituida por:
* encabezamiento o título, y nombre de la empresa o
asociación
* lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
* lista de asistentes
* resumen ordenado de los debates realizados
* visto bueno y firma del presidente
* firma del secretario
Ejemplo:
Acta de la reunión de la comisión directiva del
Club de Debate:
Asistentes:
Sra. D. Pamela Ritchie, presidente
Sr. D. Carlos Diez
Sr. D. Pedro Benítez
Sr. D. Enrique Parra
Sr. D. Julio Aguirre
Sr. D. Daniel Echeverría
Sr. D. Roberto Castro, secretario
Fecha: 15 de junio de 2003
Hora de Comienzo: 16 hs.
Hora de terminación: 17.30 hs.
Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile
Desarrollo de la reunión:
Se abre la sesión con el siguiente orden del
día:
- Discusión sobre la diferencia entre escuchar y
oír. - Discusión sobre el escuchar y su
relación con los negocios.
1. Se abre la discusión sobre el primer
punto:
El Sr. D. Pedro Benítez explica la diferencia
biológica entre escuchar y oír.
El Sr. D. Enrique Parra se muestra de
acuerdo con el Sr. Benítez.
Sometido a votación, se decide:
- Encargar la publicación de lo discutido al Sr.
Echeverría
El sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el
acta su voto en contra de la discusión, fundándose
en el motivo siguiente: Escuchar y oír son
sinónimos por lo tanto no ve el motivo de tal
discusión.
2. Se abre la discusión del segundo punto.
Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto
hasta la próxima reunión que será el 22 de
junio de 2003.
La Presidenta El Secretario
visto bueno y firma firma
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos
de una empresa, con
el propósito de dar a conocer alguna recomendación,
indicación, instrucción, disposición, etc.
Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes:
el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del
remitente, la fecha, el asunto, el texto y la
firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa;
aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra
usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para
darle un toque personal y cortés al mensaje.
Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de
memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un
encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente
forma:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx |
Ejemplo:
Ritchie S.R.L.
Memorándum
Para: Jefe de RR. HH. Enrique González
De: G.G. Pamela Ritchie
Fecha: 15 de junio de 2003
Asunto: Escuchar a los empleados
El conocido gurú del managment, Tom Peters,
enfatizó que una de las principales razones del bajo
rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que el
manager no escucha a sus empleados.
Por lo tanto recomiendo a ud. escuchar todas las sugerencias y
propuestas de nuestros empleados para un mejor funcionamiento de
nuestra empresa.
Saludos a ud. Atentamente
Pamela Ritchie
Gerente
General
Ensayo
Es el género que
desarrolla un tema o una tesis
elaborados por el autor desde una perspectiva netamente personal
y que exige la participación del lector,
incitándolo a pensar por cuenta propia.
Cualquier tema puede ser motivo de un ensayo:
conocimientos y experiencias del autor, razonamientos propios o
ajenos, observación directa de la realidad, siempre
que el desarrollo sea
original y subjetivo.
Según cada autor, el ensayo
puede ser corto o largo, pero generalmente todos presentan un
esquema como el siguiente:
Introducción: sobre qué trata el ensayo y
porqué es importante el tema.
Desarrollo: se
explica el tema central del ensayo.
Conclusión: Resume lo dicho anteriormente.
Ejemplo:
Ensayo sobre el escuchar: la dimensión activa de la
comunicación.
No hay escuchar si no hay involucrada una actividad
interpretativa. Aquí reside el aspecto activo del
escuchar.
Cuando escuchamos, no solamente escuchamos las palabras que se
hablan; también escuchamos las acciones
implícitas en el hablar. Puesto que somos capaces de
escuchar posibilidades de acción, también podemos
atribuir sentido, también podemos atribuir sentido a
acciones que
aún no han sido ejecutadas. Cuando hacemos esto hablamos
de "inquietudes". Cuando escuchamos, por lo tanto, escuchamos las
inquietudes de las personas. Escuchamos el porqué las
personas realizan las acciones que realizan. Esto es lo que nos
permite escuchar que alguien desea hacerse rico cuando dice que
quiere dedicarse a los negocios.
Cuando escuchamos no somos receptores pasivos de lo que se
está diciendo. Por el contrario, somos activos
productores de historias. Para ello debemos permitir que los
otros hablen, pero también hacerles preguntas, que nos
permitirán comprender los hechos, emitir juicios bien
fundados y elaborar historias coherentes.
Al alejarnos del supuesto de que el escuchar es pasivo, podemos
ahora observar el escuchar como una acción a realizar,
como una acción que puede ser diseñada y como una
acción que se basa en competencias
específicas que podemos aprender.
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar
noticias de interés
actual exponiendo, al mismo tiempo, las
causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran
cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede
anunciarse la constitución, modificación o
disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita
de viajantes, la modificación de precios, etc.
Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede
hacérselo por motivos de cortesía o deseos de
iniciar alguna operación comercial.
El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es
el siguiente:
-Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de
la empresa o
institución.
-Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el
número asignado administrativamente a esa circular en
particular.
–Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es
una breve referencia sobre lo que trata la circular.
-Lugar, fecha de emisión.
-De: Indicación de quien envía la circular
-A: Indicación de a quien se envía.
-Cuerpo: El contenido de la misma
-Frase de despedida
-Nombre, apellido y cargo
Ejemplo:
CIRCULAR N°: 15
ASUNTO: Charla de Tom Peters
SANTIAGO, 19 de junio de 2003
DE: GERENTE GENERAL
A: GERENTES DE ÁREAS
Debido a la visita del prestigioso asesor norteamericano en
nuestra empresa, deseo invitarlos a la charla que nos
ofrecerá en nuestro salón auditorium el día
21 de junio de 2003, sobre los siguientes tópicos: "el
saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en
qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más
productividad".
Saludo a Uds. Atentamente.
Pamela A. Ritchie
Gerente General
La solicitud es una comunicación escrita que se
propone formular un pedido, a fin de conseguirlo en un futuro
inmediato o mediato dirigida a las actividades o entidades para
conseguir algo que la ley nos
concede.
La introducción: Se busca el camino que relaciona al
emisor con el receptor, a través de la
identificación de la persona: natural, jurídica,
grupo o
entidad que detrás de un propósito abre la
comunicación.
Cuerpo: Comprende la exposición
de un hecho, antecedente o explicación, mediante la cual
el emisor contrata la atención del receptor y lo invita a
compartir mentalmente la veracidad de las afirmaciones con
documentos o
certificados; depende del caso.
Conclusión: Consiste en el cierre de la solicitud, con el
agradecimiento, propio de la cortesía del emisor
El agradecimiento debe hacerse con la realidad del tiempo posible de
la respuesta; esto es con un verbo en futuro, porque
vendrá la respuesta siempre en futuro. Cabria incluir en
este aspecto, la expresión final "ATENTAMENTE",
después de la cual se firma y se rubrica, señal de
asumir la responsabilidad sobre el escrito.
Ejemplo:
Solicitud
Ref.: SOLICITA LIBRO "ANTOLOGÍA DEL LENGUAJE"
Santiago 19 de junio de 2003
Pamela Ritchie, alumna de Universidad
Mayor, Rut: 29.558.621-4, soltera, respetuosamente expone:
Debido a mi interés en
el tema sobre el hablar y el escuchar en la comunicación
humana, solicito el libro "Antología del lenguaje" de
Rafael Echeverría, a vuestra biblioteca, para
una mejor información sobre el tema mencionado.
POR TANTO, solicito la inclusión de dicho libro en vuestro
catálogo.
ATENTAMENTE, a la SEÑORA DIRECTORA DE BIBLIOTECAS.
Pamela A. Ritchie
- www.monografías.com
- www.worldwritting.com
- www.google.com.ar
Dolores Comas de Guembe, Matilde Domínguez de
Bauzá y otros, Introducción literaria III, Ed.
Estrada, Buenos Aires,
4ed. 1984.
Autor:
Pamela Ritchie
Facultad de Ccias. Económicas y Empresariales de la
Universidad
Mayor
Santiago de Chile,
Chile.