El análisis documental como eslabón fundamental para la eficiencia de los servicios de información
para la recuperación de
información y los servicios.
- Resumen
- Análisis
Documental - Fases del Análisis
Documental: análisis formal y análisis de
contenido. - Recuperación de
Información
El trabajo fundamenta la importancia del procesamiento
técnico de la información para los sistemas,
servicios y
procesos de
recuperación de información, ya que éstos se
encuentran indisolublemente ligados. Se evidencia el papel decisivo
del trabajador de la información en el proceso de
búsqueda y recuperación, haciendo énfasis en
el proceso de
recuperación a través de Internet.
El procesamiento técnico de la información
desde el punto de vista bibliotecológico es y será
el eslabón fundamental sistemas, los
servicios y los procesos de
recuperación de información.
La presentación de la información bajo un
formato normalizado, el análisis de contenidos sobre técnicas
estandarizadas internacionalmente, los sistemas de
clasificación acordes con las necesidades de los usuarios
que va a hacer uso de la información ya procesada son
responsabilidades profesionales de los bibliotecarios o
especialistas de información.
Estas actividades clásicas en la actividad
bibliotecaria se han enriquecido con el desarrollo de
la tecnología y han sufrido cambios, pero la
esencia sigue siendo la misma: la catalogación, la
clasificación, los encabezamientos de materia, los
descriptores, el análisis y resumen de contenidos,
el
conocimiento del usuario y sus necesidades, siguen siendo las
tareas fundamentales para lograr el funcionamiento de los
servicios de información y la confección de
productos
informativos que satisfagan las necesidades de los usuarios que
son cada vez más crecientes junto al crecimiento
incalculable del cúmulo de información.
El análisis documental es la
operación que consiste en seleccionar las ideas
informativamente relevantes de un documento a fin de expresar su
contenido sin ambigüedades para recuperar la
información en él contenida. Esta
representación puede ser utilizada para identificar el
documento, para procurar los puntos de acceso en la
búsqueda de documentos, para
indicar su contenido o para servir de sustituto del documento. El
análisis puede tomar la forma de un sumario, un resumen,
un índice alfabético de materias o códigos
sistemáticos.
El análisis documental cubre técnicas
tradicionales de bibliotecas,
tales como catalogación, indización,
clasificación y resumen, además de técnicas
informáticas como la indización automática y
la recuperación de la información almacenada en
ordenadores mediante el lenguaje
natural.
Este análisis se realiza persiguiendo el fin
práctico: recuperar la información que no es una
tarea simplemente rutinaria, ni tan sencilla como resulta al
parecer para algunos usuarios que desconocen cuanto trabajo
previo ha habido que realizar para que el reciba la documentación que necesita.
Fases del
Análisis Documental: análisis formal y
análisis de contenido.
Análisis formal es aquel que recoge todos los
elementos objetivos el
documento: tipo, autor, título, editorial, fecha,
número de páginas, idioma original, etc. Se trata
de un análisis externo del documento que extrae aquellos
datos que lo
distinguen típicamente de los demás . Esta descripción está en dependencia de
la tipicidad del documento. esta fase permite identificar y
controlar los documentos dentro
de una colección. Se realiza en dos operaciones:
catalogación y descripción documental.
La catalogación pretende establecer la lista de
documentos que componen una colección, es decir, el
catálogo, considerado éste como instrumento de
comunicación entre la colección y
los usuarios, por lo que la catalogación se ocupa de
diseñar las formas de acceso o puntos de entrada que los
documentos tengan en el catálogo con el objeto de que
puedan ser recuperados; esto en la práctica implica
también operaciones
propias del análisis de contenido.
La descripción documental es la operación
por la cual se describe el documento
en función de
sus características formales y externas, como
el autor, el título, el lugar de edición, el
editor, el año de publicación, las características físicas, etc. Se
trata de una operación que debe estar sujeta a normas estrictas
de la más amplia extensión posible con el objeto de
que los registros
resultantes puedan ser manejados por los usuarios. Las normas de
catalogación más extendidas son las ISBD
(International Standard Bibliographic Description) y las Normas
de Catalogación Angloamericanas.
El análisis de contenido es aquella
operación intelectual o automática según la
cual se describe aquello que trata el documento y los productos
resultantes son: la clasificación, la indización
y la condensación (resumen).
La indización tiene el propósito de
representar el contenido del documento y tiene dos componentes:
analizar el contenido para seleccionar los conceptos que pueden
representar el contenido y la traducción de estos
contenidos al lenguaje
documental utilizado por el sistema.
Este proceso se ha realizado de forma automática
pero no se pueden lograr los mismos resultados en la
localización de la información que cuando lo
realiza un bibliotecario pues esta tarea requiere de un proceso
intelectual y de análisis que no puede ser logrado por la
máquina.
La indización y la condensación se
diferencian en cuanto al lenguaje
utilizado. En la condensación se emplea el lenguaje
natural, es decir, aquél en el que está escrito el
documento resumido pues consiste en la síntesis
del contenido que trata el documento por lo que permite al
usuario identificar si el texto del
documento va tener la información que necesita sin tenerlo
que leer completamente.
En la indización se trabaja generalmente con el
lenguaje documental, que es un lenguaje artificial, creado con el
objeto de traducir la información contenida en los
documentos, haciéndola mas accesible y recuperable por
diferentes personas, este lenguaje no debe tener
ambiegüedades.
Los términos con los que se ha indizado el
documento deben se los mismos que se usen cuando se pregunte a
los sistemas para recuperar la información.
Cuando se va a realizar una búsqueda en una
base de datos
es necesario revisar las herramientas
lingüísticas de la misma, en este caso las bases de datos
ofrecen mayoritariamente acceso a sus índices de
descriptores de esta forma podemos traducir el lenguaje del
usuario al de la base de datos. En
muchos casos los usuarios desconocen la forma en que se conoce en
el universo de
la información el tema sobre el que investiga y con la
ayuda de esta listado de términos logramos llegar al que
se necesita para hacer una recuperación verdaderamente
efectiva.
Con este proceso además de darle lo que necesita
le hemos aportado un conocimiento
más sobre el tema para continuar la localización de
la información.
La clasificación es un conjunto ordenado de
conceptos que se presentan distribuidos sistemáticamente
en clases conformando una estructura.
La
organización sistemática de los libros y de
cualquier tipo de documento en los estantes o en los
índices y catálogos ha sido una de las formas
más útiles para los lectores que buscan una
información definida. Este principio que se ha mantenido
en Internet
apareciendo en los portales que, efectivamente, clasifican sitios
web en sus
directorios. La clasificación representa el documento y la
rama del conocimiento a
la que pertenece esta materia o sea
la clasificación permite ordenar el
conocimiento función
importantísima para la recuperación de la
información. Las clasificaciones más extendidas en
el mundo son la CDU (Clasificación Decimal Universal), la
Clasificación Decimal Dewey y la LCC (Clasificación
de la Biblioteca del
Congreso de Washington)
El análisis documental implica el conocimiento
del documento, el análisis, la síntesis,
representación y recuperación.
Del análisis documental se derivan productos
informativos con son las bases de datos
bibliográficas que contienen un gran número de
registros y
permiten la recuperación de información de forma
muy rápida y eficiente y nos conducen a las páginas
de las fuentes
primarias que contienen el texto
completo.
El término recuperación de
información surge con la introducción de la Ciencia de
la Información que integra la teoría,
proceso y la práctica documental con otras ciencias como
la cibernética la informática y la
comunicación.
Para la realización de esta tarea es necesario
contar con un personal
altamente capacitado en el uso de los sistemas de
recuperación de información para que los usuarios
queden plenamente satisfechos en su búsqueda.
En la actualidad con el surgimiento de INTERNET se
enfrenta un gran problema para efectuar la recuperación de
la información y no es más que el resultado de la
falta de un procesamiento previo de la información
disponible, además de que esta es una herramienta de
comunicación muy dinámica, constantemente aparecen nuevos
sitios, nuevos buscadores,
muchas veces especializados por temáticas.
Creo que en esto de la recuperación a
través de Internet , hay que detenerse pues navegar, usar
correo
electrónico puede hacerlo cualquiera, pero recuperar
información de calidad y
pertinente al usuario no lo puede hacer cualquiera. Pienso que
hay que tener experiencia, hay que ir al detalle cada vez que nos
aparece un nuevo buscador, hay que crear favoritos que se
conviertan en verdaderos directorios temáticos, para
acceder a las revistas a texto completo, a las bases de datos online,
sobre todo esto es importante para aquellos que no tienen
recursos para
suscribirse a bases de datos.
La tareas de organización y recuperación son
actividades conscientes por lo que cada vez es mas importante la
presencia del trabajador de la información no solo dentro
de la biblioteca, sino
también durante el diseño
de los sitios web y en las
empresas para
apoyar la toma de
decisiones adecuadas, pues la información se ha
convertido en un recurso dentro de cualquier organización y se hacen continuas
referencias al valor de la
gestión
de información como factor crítico del éxito.
En la empresa nos
encontramos con una documentación variada y muchas veces de
carácter confidencial , por lo que la
recuperación de este tipo de fuentes
documentales es una tarea que va más allá de las
actividades propias de los archiveros y documentalistas y se
convierte más bien un trabajo de detectives y
recopiladores de documentos, además de recopilar la
información es necesario crear formatos adecuados para la
empresa, en
cuestión, que permitan organizar y actualizar la
información y recuperarla en el momento preciso para
facilitar la toma de
decisiones.
Dentro del ciclo de la información el
análisis documental está indisolublemente ligado a
la búsqueda y recuperación de la
información. Para lograr ofrecer un servicio o un
producto
informativo de calidad es
necesario haber cumplido estas etapas con el rigor, la calidad,
exhaustividad y profundidad necesarios. No debe verse
jamás el servicio y
recuperación como algo independiente del
procesamiento.
Como plantea Dolores Vizcaya en su libro
Información Procesamiento de Contenido "ha llegado la hora
de tomar conciencia de que
muy poco podrá hacerse en gerencia,
marketing o
reingeniería de la actividad de
información, si no se cuenta con una sólida
preparación en el llamado procesamiento de la
información, que permita crear, utilizar y desarrollar
estructuras
lingüísticas capaces de soportar, con las
características propias que esta actividad demanda, el
caudal de información con el que obligadamente tiene que
trabajar una pequeña biblioteca como la del municipio
más pequeño de cualquier país o una gran
empresa como
cualquier empresa transnacional"
Los especialistas del área deben meditar sobre
estas cuestiones porque es usual que muchos apasionados con la
automatización y las nuevas
tecnologías se alejen de las tareas de procesamiento y
se preocupen por utilizar las herramientas
lingüísticas inclusive durante el uso y
explotación de las bases de datos a veces ignoran la
existencia de sus índices haciendo las más
disímiles combinaciones de palabras trabajo que pudiera
evitarse.
Es necesario estudiar las necesidades de los usuarios
para que estos estén representados en los sistemas de
recuperación de información y en los lenguajes
documentales porque es en función de satisfacer sus
demandas informativas que trabajamos.
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Lic. Isabel A. Solís
Hernández
.
Licenciada en Información Científico
Técnica y Bibliotecología en 1986 graduada en la
Universidad de La Habana . Especialista en Información de
la Biblioteca Nacional de Ciencia y
Técnica, del IDICT.
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