- Definición
- Clasificación
- Archivo de papeles de
trabajo - Contenido
- Propiedad de los papeles de
trabajo. - Confidencialidad de los
papeles de trabajo. - Cédulas
- Asientos de
reclasificación - Asientos de
ajuste - Expedientes o archivos
permanentes - Pruebas
sustantivas. - Pruebas de
cumplimiento - Procesamiento
electrónico de datos (PED) - Comité de
auditoria - Ciclo de
auditoria - Métodos de
valuación - Bibliografía
Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los
datos e
información obtenidos por el auditor en su
examen, así como la descripción de las pruebas
realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales
sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.
El objetivo
general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a
garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo
a las normas de
auditoria generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado
que corresponden a la auditoria del año actual son una
base para planificar la auditoria, un registro de las
evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para
determinar el tipo adecuado de informe de auditoria, y una base
de análisis para los supervisores y
socios.
La clasificación de los papeles de trabajo es la
siguiente:
- Archivo de referencia permanente
Contiene información que servirá para
auditorias
posteriores
- Legajo de Auditoria
Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de
la auditoria
Todas las asociaciones de contadores públicos
establecen un método
propio para preparar, diseñar, clasificar y organizar los
papeles de trabajo, y el auditor principiante adopta le
método de su despacho. Los conceptos generales comunes a
todos los papeles de trabajo son:
ARCHIVOS PERMANENTES. Tienen como objetivo reunir os
datos de naturaleza
histórica o continua relativos a la presenta auditoria.
Estos archivos
proporcionan una fuente conveniente de información sobre
la auditoria que es de interés
continuo de un año a otro. Más adelante
estudiaremos más acerca del archivo
permanente.
ARCHIVOS PRESENTES. Incluyen todos los documentos de
trabajo aplicables al año que se está auditando.
Los tipos de información que se incluyen en el archivo
presente son: programas de
auditoria, información general, balanza de
comprobación de trabajo, asientos de ajuste y
reclasificación y cedulas de apoyo.
La preparación adecuada de las cédulas
acumuladas para documentar las evidencias de auditoria, los
resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte
importante de la auditoria. El auditor reconoce las
circunstancias que requiere una cédula y el diseño
adecuado de las cédulas que deben incluirse en los
archivos. Aunque el diseño depende de los objetivos
involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas características:
- Cada papel de
trabajo debe de estar identificado con información tal
como nombre del cliente,
periodo cubierto, descripción del contenido, la firma de
quien lo preparó, la fecha de preparación y el
código de índice. - Los papeles de trabajo están catalogados y con
referencias cruzadas para ayudar el archivo y organización. - Los papeles de trabajo completos indican con claridad
el trabajo
de auditoria realizado. - Cada papel de trabajo incluye suficiente
información para cumplir los objetivos para los cuales
fue diseñado. - Las conclusiones a las que se llegaron sobre el
segmento de auditoria que se esta considerando también
se expresan en forma clara.
PROPIEDAD DE LOS
PAPELES DE TRABAJO.
Los papeles de trabajo preparados durante la auditoria,
incluyendo aquellos que preparó el cliente par ale
auditor, son propiedad del
auditor. La única vez en que otra persona,
incluyendo el cliente, tienen derechos legales de examinar
los papeles es cuando los requiere un tribunal como evidencia
legal. Al término de la auditoria los papeles de trabajo
se conservan en las oficinas del despacho de contadores para
referencia futura.
CONFIDENCIALIDAD
DE LOS PAPELES DE TRABAJO.
De la misma manera que los libros,
registros y
documentos de la contabilidad
respaldan y comprueban los balances y los estados
financieros de las empresas,
así también los papeles de trabajo constituyen la
base del dictamen que el contador público rinde con
relación a esos mismos balances y estados
financieros.
Cuando una empresa da a
conocer el resultado de sus operaciones,
siempre lo hace a través de los estados financieros que ha
preparado, y no mediante los libros y registros contables o
procedimientos
administrativos.
El dictamen del auditor debe ser suficiente para los
efectos de informar, por lo tanto no revelará
ninguna información confidencial que haya obtenido en el
curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento
del cliente.
Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el
profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a
presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena
fe, como de la corrección técnica de sus
procedimientos para llegar a su dictamen.
Para realizar un trabajo de auditoria, ya sea como
empleado del departamento de auditoria interna o como contador
publico, el auditor necesitará examinar los libros y los
documentos que amparen las operaciones registradas y
deberá, además conservar constancia de la
extensión en que se practicó ese examen, formulando
al efecto, extractos de las actas de las asambleas de
accionistas, del consejo de administración, de los contratos
celebrados, etc. así como análisis del contenido de
sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro,
etc. Estos extractos, análisis, notas y demás
constancias constituyen lo que se conoce como cédulas, y
su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de
trabajo.
Estos documentos constituyen la base y la evidencia para
el dictamen o el informe final.
Una definición de cédulas de auditoria
podría ser:
Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que
consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta,
rubro, área u operación sujeto a su
examen.
CLASIFICACIÓN
Las cédulas de auditoria se pueden considerar de
dos tipos:
- Tradicionales.
- Eventuales.
Las tradicionales, también denominadas
básicas, son aquellas cuya nomenclatura es
estándar y su uso es muy común y ampliamente
conocido; dentro de estas se encuentran las:
- Cedulas sumarias.- Que son resúmenes o
cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras
homogéneas de una cuenta, rubro, área u
operación. - Cedulas analíticas.- En ellas se coloca
el detalle de los conceptos que conforman una cédula
sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por
cobrar a clientes
informará, por grupos
homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad
sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno,
así como el saldo total de cada grupo. Las
cédulas analíticas se harán una por cada
tipo de clientela, señalando en ellas como está
conformado el saldo de cada grupo.
Las cedulas eventuales no obedecen a
ningún tipo de patrón estándar de
nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y
pueden ser cédulas de observaciones, programa de
trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de
reclasificaciones, confirmaciones, cartas de
salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de
tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos
más tipos de cedulas que pudieran presentarse.
Los asientos de reclasificación deben ser
registrados únicamente en los papeles de trabajo del
auditor y corresponden a la debida presentación de estados
financieros de la agrupación correcta de cuentas, sin
importar que las operaciones realizadas en un periodo
estén debidamente registradas.
Para determinar el asiento de reclasificación que
se requiere, el auditor deberá asegurarse de la debida
composición del saldo de la cuenta. Por lo tanto si el
saldo de la partida de obligaciones
en circulación incluya algunas obligaciones que vencen el
próximo año, estas deberán presentarse como
pasivo circulante. El asiento que corresponde a este caso
será cargo a obligaciones en circulación con abono
a porción vencida de obligaciones en
circulación.
El auditor deberá resumir estos asientos en una
lista dentro de los papeles de trabajo, codificarlos mediante una
letra y explicarlos al cliente si es necesario, pero no
deberá regístralos; porque su trabajo no es hacer
la contabilidad.
Para facilitar la identificación, los asientos de
reclasificación deben estar debidamente
agrupados.
Cuando el auditor descubre errores importantes en los
registros de contabilidad, deben corregirse los estados
financieros. Por ejemplo, si el cliente no redujo de forma
adecuada el inventario en
cuanto a materias primas obsoletas, el auditor puede hacer un
ajuste para reflejar el valor de
realización del inventario. Aunque el asiento de ajuste
descubierto en la auditoria típicamente lo prepara el
auditor, éstos deben ser aprobado por el cliente porque
la
administración tiene la responsabilidad principal por la
presentación razonable de los estados
financieros.
Sólo los asientos que afecten en forma relevante
la presentación razonable de los estados financieros,
deben ser hechos. La determinación de cuándo
ajustar un error se basa en el impacto que tendrá dicho
error en los estados financieros de la empresa que se
trate. El auditor debe recordar que varios errores no importantes
que no se ajustan pueden ocasionar un error global importante
cuando se combinan. Es común que los auditores resuman
todos los asientos que no hayan sido registrados en un papel de
trabajo aparte como medio para determinar su efecto
acumulativo.
EXPEDIENTES O ARCHIVOS PERMANENTES
Como su nombre lo indica en el archivo permanente debe
conservarse información de interés continuo que se
extiende más allá de cualquier periodo de auditoria
en particular.
En la parte introductoria de este archivo se debe
incorporar una cédula que hará las veces de
índice o contenido que indicará las distintas
secciones que lo integran, mismas que, a su vez, se
acomodarán en orden cronológico conforme a la fecha
de recopilación. Por lo tanto resulta indispensable
planear adecuadamente la información que debe contener
este archivo; previendo así su crecimiento.
Es importante que al término del trabajo de
auditoria se haga una revisión final de la
información que contiene el archivo permanente, para
cerciorarse que sea la que (a juicio del auditor) se considere
conveniente mantener.
Los archivos permanentes tienen como objetivo reunir los
datos de naturaleza histórica o continua relativos a la
presente auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente
conveniente de información sobre la auditoria que es de
interés continuo de un año al otro. Los archivos
permanentes incluyen lo siguiente:
- Programa general de trabajo de la auditoria y su
evolución. - Resúmenes o copias de documentos de la
compañía que son de importancia continua como el
acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de
emisión y compra de bonos y los
contratos. Los contratos son los planes de pensiones, los
arrendamientos, las opciones de acciones,
etc. Cada uno de estos documentos es de importancia para el
auditor durante tantos años como está en
vigor. - Obligaciones fiscales y legales a que se encuentra
sujeta la entidad.. - Copia o extracto de los principales contratos con los
que esta obligada la entidad. - Análisis de años anteriores de cuentas
tales como deudas a largo plazo, cuentas del capital de
accionistas, crédito mercantil y activos fijos.
Al tener esta información en archivos permanentes el
auditor la concentra analizando sólo cambios del balance
del presente año mientras conserva para un estudio
posterior los resultados de las auditorias de años
anteriores en forma accesible. - Evolución de las cuentas de activos
capitalizables y su correspondiente depreciación y/o amortización. - Información relacionada con el
conocimiento de la estructura
de control
interno y la evaluación del riesgo de
control. Incluye organigramas,
flujogramas,
cuestionarios y otra información de control interno,
incluyendo lista de controles y desventajas en el sistema. - Los resultados de los procedimientos
analíticos de auditorias de años anteriores.
Entre estos datos están razones y porcentajes calculados
por el auditor y el saldo total o el saldo por mes para cuentas
seleccionadas. Esta información es útil pues
ayuda al auditor a decidir si existen cambios inusuales en los
saldos en cuenta del presente año que deberían
investigarse con mayor amplitud. - Sistemas de operación en uso, como es el caso
de sistemas de
contabilidad general y del sistema de contabilidad de
costos (incluyendo en ambos, catálogo
de cuentas, guía contabilizadora e instructivo de
contabilización).
Una prueba sustantiva es un procedimiento
diseñado para probar el valor monetario de saldos o la
inexistencia de errores monetarios que afecten la
presentación de los estados financieros. Dichos errores
(normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara
indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar
desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver,
es de sí estos errores son suficientemente importantes
como para requerir ajuste o su divulgación en los estados
financieros.
Deben ejecutarse para determinar si los errores
monetarios han ocurrido realmente.
En resumen ayudarán a comprobar si la
información ha sido corrompida comparándola con
otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las
transacciones que se han ejecutado.
Una vez valorados los resultados de las pruebas se
obtienen conclusiones que serán comentadas y discutidas
con los responsables directos de las áreas afectadas con
el fin de corroborar los resultados. Por último, el
auditor deberá emitir una serie de comentarios donde se
describa la situación, el riesgo existente y la
deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerirá la
posible solución.
Esta será la técnica a
utilizar para auditor el entorno general de un sistema de
bases de
datos, tanto en su desarrollo
como durante la explotación.
Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos
de auditoria diseñados para verificar si el sistema de
control interno del cliente está siendo aplicado de
acuerdo a la manera en que se le describió al auditor y de
acuerdo a la intención de la gerencia. Si,
después de la comprobación, los controles del
cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor
justifica el poder tener
confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas
sustantivas.
Las pruebas de cumplimiento están relacionadas
con tres aspectos de los controles del cliente:
- La frecuencia con que los procedimientos de
control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las
pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el
sistema deben estar cumpliéndose
consistentemente. - La calidad con que se ejecutan los
procedimientos de control. Los procedimientos de control se
deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su
ejecución puede ser probada mediante discusiones sobre
el criterio seguido para tomar ciertas decisiones. - La persona que ejecuta el procedimiento. La
persona responsable de los procedimientos de control, debe ser
independiente de funciones
incompatibles para que el control sea efectivo.
PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS
(PED)
Con los avances de la tecnología , es
necesario que el auditor conozca los equipos electrónicos
que utilice su cliente para aprovecharlos al practicar su
auditoria. No es necesario que el auditor sea experto en la
programación, pero si que conozca los
programas de contabilidad que utiliza el cliente.
COMPLEJIDAD TÉCNICA
Los sistemas PED se definen por su complejidad
técnica y el grado en que se utilizan en una
organización. Una mejor medida de la complejidad es la
capacidad de un sistema en comparación con la capacidad de
un sistema conceptuado como mejor norma, y se define como
complejo.
GRADO DE USO
Hay dos maneras de las cuales el auditor podría
servirse de los equipos electrónicos
- Pera obtener estados, relaciones, análisis de
cuentas, etc. que podrá utilizar como cédulas
cuyo contenido facilite la verificación de ciertas
partidas.
Como medio para comprobar el funcionamiento del control
interno, en caso que se trate de una auditoria
operacional..
El grado en que el PED se utiliza en un sistema
también esta relacionado con la complejidad. Por lo
general, cuando más funciones de negocios y
contabilidad se realizan mediante computadora,
el sistema tiene que irse haciendo más complejo para
acomodar las necesidades de procesamiento. Una forma en que un
sistema puede hacerse más complejo es incrementando el
número de ciclos de transacciones que se basan en la
computadora.
La complejidad también se incrementa a medida que
se incrementa el número de funciones basadas en
computadora en un ciclo dado.
EFECTO DEL PED SOBRE LAS
ORGANIZACIONES
El PED tiene varios efectos importantes sobre las
organizaciones. El más importante desde la
perspectiva de la auditoria se relaciona con los cambios
organizacionales, la visibilidad de la información y el
potencial de comisión de errores.
El cambio
organizacional se refiere a las instalaciones, el personal, la
centralización de datos y separación
de responsabilidades y a los métodos de
autorización de las organizaciones que usan el PED, estos
cambios dependerán de la complejidad del mismo.
En sistemas no complejos del PED, con frecuencia existen
documentos fuentes en
apoyo de cada transacción, y la mayor parte de los
resultados de procesamiento se imprimen. De manera que las
entradas, salidas y también en gran parte del
procesamiento, son visibles para el usuario y el auditor del PED.
Con mayores volúmenes de datos y más complejidad la
visibilidad de los datos de entrada, la visibilidad del
procesamiento y la visibilidad del rastro de la
transacción ya no será posible.
Otros factores que incrementan la probabilidad de
cometer errores importantes en los estados financieros son:
reducción de la participación humana, la
uniformidad de procesamiento, el acceso no autorizado y la
perdida de datos. Estos factores son de importancia para el
auditor.
Un comité de auditoria es un grupo de individuos
que se reúnen para tratar asuntos que a todos competen o
es de su interés, con el propósito de recibir,
analizar, discutir y llegar a acuerdos o conclusiones
relacionados con el objetivo para el que fue creado el
comité. Se debe despersonalizar la jerarquía de sus
integrantes para evitar imposiciones por autoridad, sus
integrantes deben considerarse en un mismo nivel
jerárquico, lo cual nos lleva a la necesidad de un alto
grado de madurez profesional y administrativa de sus
componentes.
El objetivo estará delineado por el tipo y el fin
de la
organización, sin embargo puede entenderse que el fin
de un CA será "Coordinar los esfuerzos de auditoria de una
organización bajo un esquema que dicten políticas
y lineamientos tendientes al apoyo y cumplimiento de los
objetivos de auditoria externa"
Periodo durante el cual se someten a auditoria todas las
actividades de un centro determinado.
Un enfoque de auditoria efectivo en las revisiones de
las operaciones y del control interno en los trabajos donde se
requiera informar u opinar sobre el control interno, como
sería el caso de la auditoria integral es el de los ciclos
de auditoria:
Este enfoque se relaciona con la auditoria de los
controles de las transacciones económicas que originan los
estados financieros, con énfasis en el control interno. El
enfoque para efectuar la auditoria mediante una revisión
más analítica y profunda del control interno,
requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones
características de cada negocio. El estudio de este
concepto
requiere como base fundamental, que se definan dichas
transacciones y la forma como pueden agruparse.
Aunque las empresas tienen diferentes clases de transacciones
según sus características, para efectos
prácticos pueden organizarse de acuerdo con el desarrollo
normal de las mismas y presentarse en los siguientes ciclos
típicos aplicables en general a la mayoría de los
negocios:
- Ciclo de ingresos. Se
refiere a la venta de
bienes y
servicios a
terceros a cambio de
dinero. - Ciclo de compras. Se
refiere a la adquisición de activos de capital, mano de
obra, servicios y materiales a
cambio de efectivo. - Ciclo de nómina o personal. Se relaciona con las
erogaciones y transacciones de los recursos
humanos. - Ciclo de tesorería. Comprende el manejo de los
fondos de la empresa;
comienza con el reconocimiento de los ingresos, incluye la
distribución del efectivo en las
operaciones corrientes y otros usos y termina con el retorno de
éste a los inversionistas y acreedores. - Ciclo de producción. Consiste en la
transformación de los activos adquiridos en bienes y
servicios para la venta. - Ciclo de información financiera. Comprende la
preparación de estados financieros que resumen el
resultado de las actividades del negocio a una fecha o por un
período determinado.
Los métodos de valuación de Inventarios que
mas se utilizan son los siguientes:
- Costos Identificados
- Precio Promedio (PP)
- Primeras Entradas, Primeras Salidas o
(PEPS) - Ultimas Entradas, Primeras Salidas o
(UEPS) - Método Detallista.
MÉTODO COSTOS
IDENTIFICADOS
Este método puede arrojar los importes mas
exactos debido a que las unidades en existencia si pueden
identificarse como pertenecientes a determinadas
adquisiciones.
PRECIO PROMEDIO
En este método es necesario determinar el
costo al que
se va a dar salida a la mercancía del almacén de
la siguiente manera: debe dividirse el saldo que se tenga entre
el numero de artículos existentes en el almacén
después de cada compre realizada.
PEPS
Este método se basa en el supuesto de que los
primeros artículos y/o materias primas en entrar al
almacén o a la producción son los primeros en salir
de el, a su costo de adquisición.
UEPS
Este método parte de la suposición de que
las ultimas entradas en el almacén o al proceso de
producción, son los primeros artículos o materias
primas en salir.
DETALLISTA
Con la aplicación de este método el
importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a
precios de
venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta,
así obtenemos el costo por grupo de artículos
producidos.
MÉTODOS DE LA
DEPRECIACIÓN
LÍNEA RECTA
Este método trata de distribuir durante la vida
de servicio,
cantidades tan aproximadas como sea posible al costo de un activo
o grupo de activos menos lo que se pueda prever por valor de
desecho. Este es el método más usado por los
contadores.
UNIDADES PRODUCIDAS
Este método es similar al de línea recta
solo difiere en que reparte la depreciación en base a las
unidades que se producirán cada año, este
método es recomendable para activos que se encuentren en
departamentos de producción, como la maquinaria y el
equipo se transporte
interno.
MÉTODO DE CARGOS DECRECIENTES (
DEPRECIACIÓN ACELERADA)
En este método los cargos por depreciación
son mayores durante los primeros años de vida de una
activo fijo nuevos que en los últimos años.
Conforme a este método de depreciación, se
aplicará un porcentaje constante sobre el valor en libros
o valor por depreciar del activo. Dado que el valor en libros
disminuye en cada año, los cargos por depreciación
son elevados al principio y luego se hacen cada vez menores.
Generalmente los activos fijos nuevos son capaces de producir
mayores ingresos que las unidades viejas, se logra recaer la
depreciación en los primeros períodos cuando el
activo rinde su máxima utilidad
económica.
MÉTODO DE LA SUMA DE AÑOS DE
DÍGITOS
Este método pretende que los
cargos por depreciación en los primeros años de
vida del activo fijo sean suficientemente grandes. La
depreciación para cada uno de los años
representará una fracción del valor despreciable.
El denominador de la fracción se obtiene numerando los
años de vida útil y sumándolos. El numerador
para el primer año será igual a la vida útil
estimada.
- Santillana González. "Conoce las
Auditorias"
Editorial: ECASA. Cuarta edición.
- http://www.geocities.com/ahauditoria/ciclo.html
- Luis Ruiz de Velasco y Alejandro
Prieto. "Auditoria Práctica" Editorial:
Banca y
Comercio, SA
de CV. Décima edición. - www.empresasostenible.info/glosario1.htm
- Heffes – Holguin – Galas.
"Auditoria de los estados financieros, técnicas
y aplicaciones modernas" - Grupo editorial Iberoamérica
- www.lafacu.com
- Alvin A, Arenas, James K. Loebbeecke.
"Auditoria un enfoque integral" Editorial: Pearson
Educación. Sexta
Edición.
Beatriz Zamarron
Facultad de Contaduria y
Administración UJED