Indice
1.
Descripción de puestos
2. El concepto de puesto.
3. Métodos
de descripción y análisis de puestos
4.
Etapas en el análisis y descripción de
puestos.
1. Descripción de
puestos
Aunque la descripción y el análisis de
puestos están estrechamente relacionados en sus
finalidades y en el proceso de
obtención de datos, se
diferencian entre sí: la descripción se orienta al
contenido del cargo (qué hace el ocupante, cuándo
lo hace, cómo lo hace y porqué lo hace), en tanto
el análisis pretende estudiar y determinar los
requisitos de calificación, las responsabilidades
implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser
desempeñado de manera adecuada. Este análisis es la
base para evaluar y clasificar los puestos, con el
propósito de compararlos.
La descripción del puesto es un proceso que consiste en
enumerar las tareas o funciones que lo
conforman y lo diferencian de los demás puestos de
la empresa; es
la enumeración detallada de las funciones o tareas del
puesto (qué hace el ocupante), la periodicidad de la
ejecución (cuándo lo hace), los métodos
aplicados para la ejecución de las funciones o tareas
(cómo lo hace) y los objetivos de
puesto (porqué lo hace). Básicamente, es hacer un
inventario de
los aspectos significativos del puesto y de los deberes y las
responsabilidades que comprende.
Es necesario describir un cargo, para conocer su
contenido.
Necesidad Legal
La Ley Federal del
Trabajo, en su artículo 25, fracción III,
establece que deberá tenerse por escrito "el servicio o los
servicios que
deban prestarse, los que se determinaran con la mayor
precisión posible".
Asimismo, el articulo 47, fracción XI, nos dice que el
patrón podrá rescindir el contrato de
trabajo, sin incurrir en responsabilidad, al "desobedecer el trabajador al
patrón o a sus representantes, sin causa justificada,
siempre que se trate del trabajo contratado".
Por último, el artículo 134 en su fracción
IV marca como
obligación de los trabajadores "ejecutar el trabajo con
la intensidad, cuidado y esmero apropiados y en la forma,
tiempo y lugar
convenidos".
A pesar de esto, es frecuente encontrar contratos de
trabajo en los que se da escasa importancia a la
definición de funciones, ocupándose mas bien de
aspectos que regulen la relación, olvidando la esencia de
esta; es decir, se atiende a posibles causas de conflicto, en
detrimento de la verdadera materia de
trabajo.
Necesidad Social
Urge determinar el contenido de cada puesto, sus características y los requerimientos
deseables de quien vaya a ser su titular, a fin de conjugar los
intereses de éste con el trabajo a realizar, ya que este
debe constituir una forma de realización de sus
potencialidades.
Necesidades De Eficiencia Y
Productividad
La eficiencia en el trabajo y la productividad son
motivo de preocupación constante; es por ello que la
especialización, la división del mismo, la capacitación y el desarrollo de
los RH, se buscan afanosamente.
Sin embargo, para llegar a una autentica división de
funciones y a una mayor productividad se requiere empezar con un
estudio analítico del trabajo a nivel de los puestos que
componen la
organización.
La existencia del análisis y la descripción de
puestos se justifica en todo tipo de organizaciones,
sin importar el régimen social y político al que
pertenezcan.
Objetivos de la descripcion y el analisis de puestos
Los objetivos del análisis y la descripción de
puestos son muchos, pues estos constituyen la base de cualquier
programa de
Recursos
Humanos. Los principales objetivos son:
- Ayudar a la elaboración de los anuncios,
demarcación del mercado de
mano de obra donde debe reclutarse, etc., como base para el
reclutamiento de
personal. - Determinar el perfil del ocupante del puesto, de
acuerdo con el cual se aplicarán las pruebas
adecuadas, como base para la selección del personal. - Suministrar el material necesario, según el
contenido de los programas de
capacitación, como base para la capacitación de personal. - Determinar las escalas salariales –mediante la
evaluación y clasificación de
puestos-, según la posición de los puestos en la
empresa y el
nivel de los salarios en
el mercado de trabajo, como base para la
administración de salarios. - Estimular la
motivación del personal para facilitar la evaluación del desempeño y el
mérito funcional. - Servir de guía del supervisor en el trabajo
con sus subordinados, y guía del empleado para el
desempeño de sus funciones. - Suministrar a la sección higiene y seguridad
industrial los datos relacionados para minimizar la
insalubridad y peligrosidad de ciertos puestos.
Aplicacion Y Utilización
Las posibilidades de la aplicación del análisis y
la descripción de puestos son muy variadas, en virtud de
que conocer con detalle las funciones a realizar y lo necesario
para ello, puede tener diferentes aplicaciones, algunas
son:
- Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal.
- Como una valiosa ayuda para una selección
objetiva de personal. - Para fijar adecuados programas de capacitación
y desarrollo. - Como base para posteriores estudios de
calificación de meritos. - Como elemento primario de estudios de
evaluación de puestos. - Como parte integrante de manuales de
organización. - Para orientar y obviar discusiones de
contratación, tanto individual como
colectiva. - Para fines contables y presupuestales.
- Para estructurar sistemas de
higiene y
seguridad
industrial. - Para posibles sistemas de incentivos.
- Para determinar montos de fianzas y seguros.
- Para efectos de planeación de RH.
- Para efectos organizacionales.
- Para efectos de supervisión.
- Como valioso instrumento en auditorias
administrativas. - Como técnica inicial de una mejor administración de RH.
Algunas reglas aplicables para la elaboracion de
descripciones de puestos
- Trate de dar a la descripción un sentido
lógico. Utilice para ello, según lo juzgue
conveniente, criterios de importancia, de frecuencia o bien los
correspondientes a un proceso
administrativo. - Busque lo esencial de cada función o tema,
evitando caer en detalles innecesarios. - Siempre que pueda, emplee términos
cuantitativos y evite vaguedades. En vez de decir "maneja sumas
elevadas" diga: "Maneja efectivo por un valor de $65
000". - Siempre que pueda, cuantifique el tiempo empleado en
cada actividad, diga: "Recibe aproximadamente 10 pacientes
entre las 8 de la mañana y las 12 del día" en
lugar de: "Recibe pacientes por la mañana". - Empiece cada frase con un verbo activo y funcional
como "supervisa", "dicta", "anota",
etcétera.
Elementos del análisis y la descripción de
puestos
Se dividen en tres categorías los datos que se han de
recoger cuando se procede a un análisis y
descripción de puestos, los cuales son:
Identificación de puestos. Un puesto se va a diferenciar
de todos los demás que no tengan las mismas
características, para esto se deben consignar los
siguientes puntos:
- Nombre del puesto
- División
- Departamento
- Servicio
- Sección
- Equipo
- Clave
- Numero
- Numero de puestos similares
- Numero de individuos
- Categoría profesional
- Nombre de la empresa
- Nombre del analista
- Fecha en que se efectúa el análisis de
puestos
Descripción de puestos. Se consigna todo el
contenido funcional del puesto, señalando el tiempo para
cada función que se dedica y por orden de importancia.
Esta integrada por:
- El encabezado o identificación. Contiene los
siguientes datos:
- Titulo del puesto
- Numero o clave que se asigne al puesto
- Ubicación
- Especificación de las maquinas o herramientas empleadas por el
trabajador - Jerarquía y contactos
- Numero de los trabajadores que desempeñan el
puesto - Nombre y firma del analista y del supervisor
inmediato - Fecha del análisis
- Descripción genérica.
Descripción breve y precisa del puesto. - Descripción especifica. Detalles de las
actividades que se realizan en el puesto.
Especificación del puesto. Conjunto de requisitos
que ha de reunir la persona que haya
de ejecutar las tareas, las responsabilidades que implica, los
esfuerzos, las condiciones. Como:
- Requisitos. Conocimientos, experiencia, iniciativa,
supervisión recibida. - Responsabilidad. Por la seguridad de
los demás, por el equipo, por el proceso, por el trato
con personas, por el mando, por manejo de dinero,
etc. - Esfuerzo. Mental, visual, físico.
- Condiciones. Ambientales, riesgos
inevitables.
Beneficios.
Para la empresa:
Señala las lagunas que existen en la organización y
el trabajo y el encadenamiento de los puestos y funciones.
Ayuda a establecer y repartir mejor las cargas de trabajo.
Es una de las bases para un sistema
técnico de ascensos.
Para los supervisores
Les ayuda a explicar al trabajador la labor que desarrolla.
Puede exigir mejor a cada trabajador lo que debe hacer y la forma
como debe hacerlo.
Evita interferencias en el mando y en la realización de
los trabajos.
Para el trabajador
Le hace conocer con precisión lo que debe hacer.
Le señala con claridad sus responsabilidades.
Le ayuda a conocer si esta laborando bien.
Para el departamento del personal
Es base fundamental para la mayoría de las técnicas
que debe aplicar.
Proporciona los requisitos que deben investigarse al seleccionar
el personal.
Permite colocar al trabajador en el puesto mas conforme con sus
aptitudes.
Su Objeto
2. El concepto de
puesto.
Es requisito ineludible conocer la realidad misma que va
a ser analizada: el puesto.
Un trabajador realiza un conjunto fijo de actividades, porque de
ello depende la perfección de estas y la
organización misma de la empresa. Se forman así,
grupos de las
mismas con unidad funcional perfectamente definidas. Cada una de
estas unidades de trabajo recibe el nombre de puesto.
Podríamos definir este como el conjunto de operaciones,
cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad
de trabajo especifica y personal.
Conjunto de operaciones.
"Todo trabajador hace algo" concreto y
definido, sea en forma continua sea periódica o
eventualmente. Estas operaciones constituyen por su materialidad
el elemento más visible y apreciable del
puesto.
Cualidades, responsabilidades y condiciones.
Para que estas operaciones sean productivas, el trabajador
necesita poseer ciertas aptitudes físicas así como
habilidades y conocimientos.
Unidad especifica de trabajo.
Como las operaciones y requisitos de un puesto están
ligados con vista en la eficiencia de la producción y las posibilidades de la
actuación humana normal, cada uno de ellos forma una
unidad especifica.
Impersonalidad del puesto.
Las operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones de
un puesto, no son las del obrero concreto que lo ocupa en
determinado momento, sino las que deben exigirse como
mínimo indispensable a cualquiera que vaya a ocuparlo. Por
eso, un mismo puesto puede ser desempeñado por varias
personas a la vez, pueden trabajar en una oficina varias
mecanógrafas, etc.
La determinación de la eficiencia y méritos de los
trabajadores concretos que ocupan los puestos, es objeto de otra
técnica.
La ocupación.
Es el conjunto de operaciones y características comunes a
varios puestos que tiene entre si intima relación
funcional.
La diferencia entre ocupación y puesto es la que se da
entre el genero y las
especies que comprende.
El titulo del puesto.
Es el término con el que se conoce y determina. Todo el
conjunto de operaciones y requisitos complejos que integran un
puesto, tienen que designarse con una sola palabra, o lo
más, con unas cuantas.
Su Técnica
La dificultad para precisar el contenido de un puesto, nos obliga
a usar de un sistema para realizarlo. Está técnica
recibe el nombre de análisis de puestos.
Se requiere fundamentalmente.
- Recabar todos los datos necesarios, con integridad y
precisión. - Separa los elementos objetivos que constituyen el
trabajo, de los subjetivos que debe poseer el
trabajador. - Ordenar dentro de cada uno de estos grupos los datos
correspondientes, de una manera lógica. - Consignarlos por escrito clara y
sistemáticamente, y - Organizar la conservación y el manejo del
conjunto de los resultados del análisis.
Actividades previas.
Aprobación de la gerencia.
Como en todas las técnicas de administración
de personal, se requiere como punto de partida para
implantarla el convencimiento y la gerencia. Para lograrlos es
imprescindible presentar el planeamiento del
sistema como una inversión, haciendo cálculos
aproximados sobre su costo y listando
los beneficios, directos e indirectos que necesariamente
rendirá.
Determinación de sus objetivos.
Los objetivos determinaran el tipo de factores que se
investiguen, la extensión y minuciosidad de los datos que
se consignan, la forma de estructurarlos, etc.
Podemos distinguir cuatro tipos principales de análisis de
puestos:
- El que se realiza con el fin de mejorar los sistemas
de trabajo. Comprende solo la descripción de puestos,
cuyos elementos, además de ser muy minuciosos, deben
estar ligados en forma de que se perciba con toda
precisión las secuencia de los mismos. - El que se hace para orientar la selección de
personal. En el lo fundamental es, por el contrario, la
especificación orientada con miras a constatar si un
candidato posee los requisitos mínimos exigidos para
desempeñar el puesto satisfactoriamente. - El análisis formulado con miras al adiestramiento del trabajador. Se pone
énfasis especial en " el como " deben hacerse las
operaciones, y se procura establecer grados en las cualidades
que se requieren en un puesto, en consonancia con los sistemas
que se emplean para calificar las que posean los individuos que
vamos adiestrar. - El que se estructura
con la finalidad de servir a la valuación de puestos.
Suele ser el más amplio y preciso, pero en el se toman
en cuenta solo los elementos que pueden encontrarse en todos
los puestos de una
empresa.
Información a los trabajadores.
Sin la cooperación, o lo que es peor con la
oposición de los trabajadores es muy difícil
realizar un buen análisis de puestos y sus beneficios
serán muy limitados. Por ello debe instruirse el
convencerse al personal sobre sus finalidades y su utilidad,
mediante folletos, carteles, circulares, volantes, conferencias,
etc.
Los supervisores necesitan una preparación mas amplia
puesto que serán auxiliares del analista en su labor. Los
dirigentes sindicales requerirán también una
instrucción más completa y detallada para que
presten su colaboración.
Preparación de analistas.
Es necesario contar con uno o varios analistas y para ello
prepararlos convenientemente. Además requieren tener una
idea general sobre los sistemas de
producción empleados en la empresa.
3. Métodos de
descripción y análisis de puestos
Los métodos que mas se utilizan en la
descripción y el análisis de puestos
son:
- Observación directa
- Cuestionario
- Entrevista directa
- Métodos mixtos
Método de observación directa.
Es uno de los métodos mas utilizados, tanto por ser el
más antiguo como por su eficiencia. El análisis del
puesto se efectúa observando al ocupante del puesto, de
manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de sus
funciones, mientras el analista de puestos anota los datos clave
de sus observación en la hoja de análisis de
puestos. Es mas recomendable para aplicarlo a los trabajos que
comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y
repetitivos.
Se aconseja que este método se
aplique en combinación con otros para que el
análisis sea mas completo y preciso.
Características:
- El analista de puestos recolecta los datos acerca de
un puesto mediante la observación de las actividades que
realiza el ocupante de este. - La participación del analista de puestos en la
recolección de la información es activa; la del ocupante es
pasiva.
Ventajas:
- Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se
originan en una sola fuente (analista de puestos) y al hecho de
que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el
trabajo. - No requiere que el ocupante del puesto deje de
realizar sus labores. - Método ideal para aplicarlo en cargos
sencillos y repetitivos. - Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y
la formula básica del análisis de puestos
(qué hace, cómo lo hace y porqué lo
hace).
Desventajas:
- Costo elevado porque el analista de puestos requiere
invertir bastante tiempo para que el método sea
completo. - La simple observación, sin el contacto directo
y verbal con el ocupante del puesto, no permite obtener datos
importantes para el análisis. - No se recomienda aplicarlo en puestos que no sean
sencillos ni repetitivos.
Método del cuestionario.
Tiene como objetivo la
identificación de labores, responsabilidades, habilidades,
conocimientos y niveles de desempeño necesarios en un
puesto especifico.
Características:
- La recolección de datos sobre un cargo se
efectúa mediante un cuestionario de análisis del
puesto, que llena el ocupante o su superior. - La participación del analista de cargos en la
recolección de datos es pasiva; la del ocupante es
activa.
Ventajas:
- Los ocupantes del puesto y sus jefes directos pueden
llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de esta
manera se proporciona una visión mas amplia de su
contenido y de sus características, además de que
participan varias instancias jerárquicas. - Este método es el mas
económico. - También es el que mas personas abarca, pues el
cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de
puestos y devuelto con relativa rapidez. Esto no ocurre en los
demás métodos. - Es ideal para analizar puestos de alto nivel, sin
afectar el tiempo ni las actividades de los
ejecutivos.
Desventajas:
- No se recomienda su aplicación en puestos de
bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para
interpretarlo y responderlo por escrito. - Exige que se planee y se elabore con
cuidado. - Tiende a ser superficial o distorsionado en lo
referente a la calidad de las
respuestas escritas.
Método de la
entrevista.
Consiste en recoger los elementos relacionados con el puesto que
se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal
con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno,
ambos, juntos o por separado.
El analista visita personalmente al sujeto que puede
proporcionarle información relevante sobre algún
puesto. La entrevista
puede basarse en el cuestionario general, al cual pueden
agregársele preguntas que abarquen las variantes concretas
que presente el puesto.
Características:
- La recolección de datos se lleva a cabo
mediante una entrevista del analista con el ocupante del
puesto, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas
verbales. - La participación del analista y del ocupante
del puesto es activa.
Ventajas:
- Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes
lo conocen mejor. - Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las
dudas. - Este método es el de mejor calidad y el que
proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a
la manera racional de reunir los datos. - No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a
cualquier tipo o nivel de puesto.
Desventajas:
- Una entrevista mal conducida puede llevar a que el
personal reaccione de modo negativo, no la comprenda ni acepte
sus objetivos. - Puede generar confusión entre opiniones y
hechos. - Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos
no se prepara bien para realizarla. - Costo operativo elevado: exige analistas expertos y
parálisis del trabajo del ocupante del
puesto.
Método mixto.
Se recomienda utilizar métodos mixtos, combinaciones
eclécticas de dos o mas métodos para tener el mayor
provecho posible. Los mas utilizados son:
- Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del
puesto). Primero el ocupante responde el cuestionario y
después presenta una entrevista rápida; el
cuestionario se tendrá como referencia. - Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el
supervisor respectivamente). Para profundizar y aclarar los
datos obtenidos. - Cuestionario y entrevista (ambos con el
supervisor). - Observación directa y entrevista (con el
ocupante y con el supervisor respectivamente). - Cuestionario y observación directa (ambos con
el ocupante del cargo). - Cuestionario y observación directa (con el
supervisor y con el ocupante del puesto
respectivamente).
Niveles De Desempeño
Los niveles de desempeño al igual que las descripciones de
puestos y las especificaciones de puestos, integran la base
mínima de datos que necesitan los departamentos de
personal y permiten la toma de
decisiones.
El análisis de puestos permite fijar los niveles de
desempeño del puesto que suman dos
propósitos:
- Ofrecer a los empleados pautas objetivas que deben
intentar alcanzar y permitir a los supervisores un instrumento
imparcial de medición de resultados. - Por otra parte los supervisores también se
benefician, sin niveles de medición es imposible medir
el desempeño logrado en un puesto.
Principales actividades gerenciales vinculadas
directamente con la información sobre análisis y
descripción de puestos
- Compensar en forma adecuada y justa a los
empleados. - Ubicar a los empleados en puestos
adecuados. - Determinar niveles realistas de
desempeño. - Crear planes para capacitación y
desarrollo. - Identificar candidatos adecuados a las
vacantes. - Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.
- Evaluar la manera en que los cambios en el entorno,
afectan el desempeño de los empleados. - Conocer el grado exacto de las necesidades de RH de
una empresa.
En resumen la descripción de puestos esta
orientada hacia el contenido de estos, es decir, hacia sus
aspectos intrínsecos.
DESCRIPCION DEL PUESTO | ||||
Nombre del puesto: | Fecha de elaboración: | __/__/__ | Fecha de revisión: | __/__/__ |
Código: | ||||
Departamento: | Unidad o dependencia: | |||
Resumen: | ||||
Descripción detallada: |
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