Indice
1.
Introducción
2. Los Organigramas
3. Símbolos y referencias
convencionales de mayor uso en un organigrama
4. Clases de
organigramas
5. La
Jerarquía
6. Estructuras
organizacionales
7. Conclusión
8. Bibliografía
Por organizar entendemos que es establecer o reformar
algo, sujetando a reglas el número, orden, armonía
y dependencia de sus partes.
Las organizaciones
son entes complejos que requieren un ordenamiento
jerárquico que especifique la función
que cada uno
debe ejecutar en la empresa.
Por ello la funcionalidad de ésta, recae en la buena
estructuración del organigrama, el
cual indica la línea de autoridad y
responsabilidad, así como también
los canales de comunicación y supervisión que acoplan las diversas partes
de un componente organizacional.
Por tal razón, se especificaran en el presente trabajo,
diversos tópicos que están referidos al organigrama
y su función en la
organización de una empresa, lo
que permitirá conocer la correcta elaboración del
mismo, para posteriores ocasiones.
El organigrama puede describirse como un instrumento
utilizado por las ciencias
administrativas para análisis teóricos y la acción
practica.
Sobre su concepto, existen
diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas
definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por
ejemplo, un autor define el organigrama de la manera
siguiente:
"Una carta de organización es un cuadro sintético
que indica los aspectos importantes de una estructura de
organización, incluyendo las principales funciones y sus
relaciones, los canales de supervisión y la autoridad
relativa de cada empleado encargado de su función
respectiva."
Otro autor expone su concepto de esta forma:
"El organigrama constituye la expresión, bajo forma de
documento de la estructura de una organización, poniendo
de
manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes
componente."
Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas
conserva la esencia del mismo, y únicamente se diferencian
en su forma y en su especificación.
Un autor considera que los organigramas son
útiles instrumentos de organización y nos
revelan:
"La división de funciones, los niveles jerárquicos,
las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales
formales de la
comunicación, la naturaleza lineal
o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de
empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que
existen entre los diversos puestos de la empresa en cada
departamento o sección de la misma."
Según el concepto de organigrama, este muestra:
- Un elemento (figuras)
- La estructura de la organización
- Los aspectos más importantes de la
organización - Las funciones
- Las relaciones entre las unidades
estructurales - Los puestos de mayor y aun los de menor
importancia - Las comunicaciones y sus vías
- Las vías de supervisión
- Los niveles y los estratos
jerárquicos - Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de
la organización - Las unidades de categoría
especial.
El organigrama tiene alcances mayores y otros
propósitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para
formación de personal,
fiscalización e inspección de la
organización, evaluación
de la estructura, reorganización, evaluación de
cargos, entre otros.
Finalidad Del Organigrama
Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor
expone lo siguiente:
- Representa las diferentes unidades que constituyen la
compañía con sus respectivos niveles
jerárquicos. - Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados
o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por
área de responsabilidad o función. - Muestra una representación de la
división de trabajo, indicando:
- Los cargos existentes en la
compañía. - Como estos cargos se agrupan en unidades
administrativas. - Como la autoridad se le asigna a los
mismos.
Funciones Del Organigrama
- Para la ciencia
de la
administración:
Sirve de asistencia y orientación de todas las
unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura
organizativa y sus características gráficas y actualizaciones.
- Para el área de organización y sistema:
Sirve para reflejar la estructura así como velar
por su permanente revisión y actualización (en las
empresas
pequeñas y medianas, generalmente la unidad de personal
asume esta función), la cual se da a conocer a toda la
compañía a través de los manuales de
organización.
- Para el área de administración de personal:
El analista de personal requiere de este instrumento
para los estudios de descripción y análisis de cargos,
los planes de administración de sueldos y
salarios y en general como elemento de apoyo para la
implementación, seguimiento y actualización de
todos los sistemas de
personal.
Y en forma general sirve para:
- Descubrir y eliminar defectos o fallas de
organización. - Comunicar la estructura organizativa.
- Reflejar los cambios organizativos.
Ventajas Del Organigrama
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre
las que sobresalen las siguientes:
- Obliga a sus autores aclarar sus ideas (Leener,
1959) - Puede apreciarse a simple vista la estructura general
y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor
de lo que podría hacerse por medio de una larga
descripción (Leener op. Cit) - Muestra quién depende de quién (Leener
op. cit) - Indica alguna de las peculiaridades importantes de la
estructura de una compañía, sus puntos fuertes y
débiles (Leener op. cit) - Sirve como historia de los cambios,
instrumentos de enseñanza y medio de información al público acerca de
las relaciones de trabajo de la compañía (Leener
op. cit) - Son apropiados para lograr que los principios de
la organización operen (Melinkoff, 1990) - Indica a los administradores y al personal nuevo la
forma como se integran a la organización (Melinkoff op.
cit)
Desventajas Del Organigrama
No obstante las múltiples ventajas que ofrece el uso de
los organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus
principales defectos que son:
- Ellos muestran solamente las relaciones formales de
autoridad dejando por fuera muchas relaciones informales
significativas y las relaciones de
información. - No señalan el grado de autoridad disponible a
distintos niveles, aunque sería posible construirlo con
líneas de diferentes intensidades para indicar
diferentes grados de autoridad, ésta en realidad no se
puede someter a esta forma de medición. Además si se dibujaran
las distintas líneas indicativas de relaciones
informales y de canales de información, el organigrama
se haría tan complejo que perdería su utilidad. - Con frecuencia indican la organización tal
como debería ser o como era, más bien como es en
realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos,
olvidando que la organización es dinámica y permiten que los organigramas
se vuelvan obsoletos. - Puede ocasionar que el personal confunda las
relaciones de autoridad con el status.
Contenido Del Organigrama
Un organigrama puede contener diversos datos, pero
según el criterio de un autor, estos son sus principales
contenidos:
- Títulos de descripción condensada de
las actividades. Esto incluye generalmente el nombre de la
compañía y la actividad que se
defina. - Nombre del funcionario que formuló las
cartas. - Fecha de formulación.
- Aprobación (del presidente, vicepresidente
ejecutivo, consejo de organización, etc.). - Leyenda (explicación de líneas y
símbolos especiales)
3. Símbolos y
referencias convencionales de mayor uso en un
organigrama
Las líneas llenas verticales indican
autoridad sobre. Las horizontales señalan
especialización y correlación.
Cuando la línea llena cae sobre la parte
media y encima del recuadro indica mando.
Cuando la línea llena se coloca a los lados
de la figura geométrica indica relación de
apoyo.
- Líneas llenas sin interrupciones: son aquellas
que indican autoridad formal, relación de línea
o mando, comunicación y la vía
jerárquica.
- Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas
que indican relación de coordinación y relaciones
funcionales.
- Figura Geométrica con un recuadro indica
condición especial o autónoma.
- Se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio
recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a
resaltar. - Las líneas con zigzagueos al final y una
flecha indican continuación de la
estructura. - Los círculos colocados en espacios especiales
del organigrama y que poseen un numero en su interior, indica
un comité en el que participan todas las unidades
señaladas con el mismo numero.
- Según la forma como muestran la estructura
son: - Analíticos: suministran información
detallada. Se destinan al uso de los directores, expertos y
personal del estado
mayor. - Generales: este tipo de organigramas se limita a
las unidades de mayor importancia. Se les denominan
generales por ser los más comunes. - Suplementarios: se utilizan para mostrar una
unidad de la estructura en forma analítica o
más detallada. Son complemento de los
analíticos.
- Verticales (tipo clásico): representa con
toda facilidad una pirámide jerárquica, ya
que las unidades se desplazan, según su
jerarquía, de arriba abajo en una graduación
jerárquica descendente. - Horizontales (De izquierda a derecha): Son una
modalidad del organigrama vertical, porque representan
las estructuras con una distribución de izquierda a
derecha. En este tipo de organigrama los nombres de las
figuras se colocan en el dibujo
sin recuadros, aunque pueden también colocarse las
figuras geométricas
- Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no
utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la
estructura, sino líneas encima de los cuales se
colocan los nombres. Cuando una línea sale en
sentido vertical de una línea horizontal, muestra la
autoridad de esta ultima. - Organigrama circular o concéntrico: Los
niveles jerárquicos se muestran mediante
círculos concéntricos en una
distribución de adentro hacia a afuera. Este tipo de
organigrama es recomendado por la practica de las relaciones
humanas, para disipar la imagen de
subordinación que traducen los organigramas
verticales.
- Analíticos: suministran información
- Según la forma y disposición
geométrica de los organigramas, estos pueden
ser:
La jerarquía cuando se individualiza
podría definirse como el status o rango que posee un
trabajador dentro de una empresa, así el individuo que
desempeña como gerente goza
indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero
la diferencia de este individuo en su cargo también
condicionará su mayor o menor jerarquía dentro de
una empresa.
La jerarquía cuando se usa como instrumento para ejecutar
la autoridad posee una mayor formalidad y es conocida como
jerarquía estructural de la organización. Este tipo
de jerarquía no solamente depende de las funciones que
debido a ella existen sino también del grado de
responsabilidad y autoridad asignadas a la posición, por
ejemplo, independientemente de la eficiencia que
pueda tener un presidente en su desempeño, este cargo posee
intrínsicamente determinadas y complejas funciones,
responsabilidades y un alto grado de autoridad.
Según el criterio de dos autores, se pueden definir cuatro
tipos de jerarquías en las organizaciones:
- La jerarquía dada por el cargo.
- La jerarquía del rango.
- La jerarquía dada por la
capacidad. - La jerarquía dada por la
remuneración.
La jerarquía dada por el cargo:
Este tipo de jerarquía es la que constituye los diferentes
niveles estructurales de la organización, se expone por
medio de organigramas y se describe en los manuales de
organización. Se encarga de la clasificación de las
distintas posiciones de la estructura de la organización,
tomando como base las actividades laborales y deberes inherentes
a un cargo o posición determinada.
Esta modalidad jerárquica favorece la clasificación
de personas en grupos, series y
clases, según sea la naturaleza, características,
obligaciones,
atribuciones y responsabilidades de los cargos, pero con la
condición de que guarden entre ellas ciertas
similitudes.
La jerarquía del rango:
Este tipo de jerarquía no se establece sobre el fundamento
de las actividades ni se liga a labores determinadas. Se basa en
las condiciones personales no en las obligaciones que se tengan,
sino en algunos requisitos que hay que llenar. Es utilizada en
las organizaciones militares para establecer los distintos grados
por los que se van a regir.
La jerarquía dada por la capacidad:
Este tipo de jerarquía es limitativa y acorde con cada
individuo. Las personas están previamente clasificadas de
acuerdo con sus capacidades, independientemente de su
condición de clase en la sociedad, es
decir, el individuo asciende en la organización de acuerdo
a su capacidad.
La jerarquía dada por la remuneración:
Este tipo de jerarquía está determinada por la
complejidad del trabajo (a mayor complejidad mayor salario), la
antigüedad en la empresa o porque se es empleado de
confianza y, en gran sumo, por el rendimiento del individuo.
La jerarquía de un empleado en una empresa se basa en el
grado de especialización que posea pero su alta
ubicación dentro de la organización también
depende de la naturaleza del negocio, por ejemplo, en muchas
empresas venezolanas el gerente de planta es un ejecutivo muy
importante,
Su status llega a ser mayor que un gerente de finanzas. En
cualquier compañía fundamentalmente operativa, por
ejemplo, la explotación petrolera en nuestro país
un campo donde generalmente existen dinámicos y poderosos
sindicatos, el
responsable por la función de personal es un ejecutivo de
alta valía e influencia llegando a tener el cargo de
vicepresidente.
6. Estructuras
organizacionales
Explicación del organigrama del departamento de
cocina de un hotel
El departamento de cocina tiene como función preparar
platos y especialidades culinarias para ser servidas en el
restaurante y satisfacer las exigencias de los clientes.
Según el anexo se observa que la máxima autoridad
de dicho departamento es el chef ejecutivo, siendo éste el
encargado de administrar la cocina, luego éste tiene a su
cargo el sous chef quien sustituye al chef ejecutivo durante su
ausencia, después el sous chef tiene a su cargo el chef de
partie quien va ser el que tenga el poder de la
cocina de un centro de consumo
éste a su vez tiene su mando sobre las partidas de:
carnicería y pescadería, cocina fría, cocina
caliente, pastelería, banquetes y stewards. La 1era
partida se encarga de transformar la mercancía que traen
los proveedores de
carnes y pescados en materia prima
necesaria para la producción de cocina, ésta tiene su
autoridad sobre el chef carnicero y el chef pescadero. La 2da
partida se encarga de elaborar aquellos platos cuya materia prima
no necesita fuego o calor para ser
transformada en alimentos aptos
(entremeses fríos, jugos, postres fríos, salsas
frías, etc.), ésta partida tiene a su cargo al
garden manger y al jefe de pantry. La 3era partida se encarga de
elaborar todos los platos cuya materia prima necesita fuego o
calor para ser transformada en alimentos (caldos, sopas, salsas
calientes, guarniciones, cereales, pastas, etc.), ésta
partida tiene a su cargo el chef salsero, chef entremetier y el
chef rosticero. La 4ta partida se encarga de elaborar el pan, los
pasteles y los postres que se sirven en los diversos centros de
consumo así como preparar las diversas masas para el
servicio de
cocina, ésta partida tiene a su cargo el chef pastelero
teniendo su autoridad sobre el jefe panadero y el jefe pastelero.
La 5ta partida se dedica exclusivamente a la preparación y
despacho de todos los programas a
celebrarse dentro del establecimiento, éste tiene a su
mando al chef pastelero. Y la última partida su labor
cotidiana se desarrolla en las áreas de cocina, lavado de
equipo, pulido de plaqué, cuarto de basura, botellas,
lozas, cristalería, almacén de
stewards, banquetes y general; ésta partida tiene a su
cargo el jefe de steward y éste a la vez le da ordenes al
floor steward que tiene a su mando el mozo steward, el operador
de máquinas y el steward delegando este
último su autoridad sobre el steward banquetero, el
steward bufetero y el steward cafetero.
Organigrama 1
GERENCIA:
HABITACIONES:
A & B: Sergio Vielman
MANTENIMIENTO:
Arturo Echazú
CONTRALORÍA: Antonio Yépez
RECURSOS
HUMANOS: Ysmery Marcano
ANIMACIÓN: Oswaldo Marcano
SEGURIDAD:
Néstor Martínez
Organigrama 2
Organigrama Del Mercosur
Organigrama 3
Organigrama funcional de la corte suprema de justicia
El organigrama es un instrumento metodológico de
la ciencia
administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae
ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de
una organización; y por otra parte trae desventajas que
esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en
realidad.
El organigrama es el resultado de la creación de la
estructura de una organización la cual hay que
representar. Estos muestran los niveles jerárquicos
existentes en una empresa u organización.
En cuanto a los tipos de
organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas
frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los
menos conocidos.
Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que
muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de
indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como
se integra la organización.
Así como existen múltiples factores positivos,
también se detallan las desventajas, considerándose
muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la
organización como era antes y no como actualmente es, ya
que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el
dinamismo de la organización lo cual hace que un
organigrama sea obsoleto.
La jerarquía constituye un principio básico de la
organización y también lo es de la dirección.
- MELINKOFF, Ramón
V.: La Estructura de la Organización. Universidad
Central de Venezuela,
Caracas, 1969. - TERRY, George: Principios de Administración.
México, 1961. - RICCARDI, Ricardo: El Manual del
Director, Madrid, 1965.
Autor:
Ana Maria Rojas CI: 14359009
Mairena Romero Sanchez CI: 16202283
Mariluz Suarez CI: 15422990
Frank Velásquez CI: 14220363
Marcel Villarroel CI: 17110703