Indice
1.
Introducción
2. La calidad desde
adentro
Existen principios para
el bueno desempeño de un negocio que,
independientemente de la cultura en la
cual se hayan generado, se podrían considerar –por
su obviedad- universales, tal es el caso de la aportación
que hacen los japoneses al mundo empresarial (inclusive para
la
organización personal,
familiar, etc.) con lo que en el ambiente de
calidad se denomina las 9´S (las nueve eses) por su
significado en ese idioma y porque han sido los nipones quienes
los han implementado de manera sistemática.
Las 9´S buscan generar un ambiente de trabajo que
además de ser congruente con la calidad total,
brinda al ser humano la oportunidad de ser muy efectivo, ya que
abarca el mejoramiento de las condiciones mentales de quien se
apega a esta metodología.
Estos principios son simples, claros y sumamente efectivos porque
responden a un cuestionamiento que, de seguro, todos nos
enfrentamos cotidianamente: sé que tengo que cambiar para
incrementar mi desempeño pero, ¿Qué debo
hacer? ¿Qué camino hay que seguir?
Muchas personas piensan que el ambiente de trabajo es responsabilidad de "la organización", así se preguntan
qué es lo que la empresa tiene
para mí, pero olvidan que son los individuos quienes
conforman los ambientes y que si bien es cierto que la gerencia debe
facilitar los medios
–tangibles e intangibles- para generar espacios seguros y
adecuados, la última responsabilidad recae sobre las
personas, pues son éstas las que son o no ordenadas,
limpias y organizadas.
De nada sirve que una empresa tenga
los medios, las actitudes y
los procedimientos
para generar ambientes confortables si la gente no desea llenar
esos espacios de cordialidad, respeto,
compromiso y entrega genuina por desgracia en nuestro
país, en muchas ocasiones, vemos que no se construyen
espacios agradables "verde" por que las personas se encierran en
su egoísmo y hacen que rijan en sus sentimientos y
voluntad la nefasta ignorancia.
Los hábitos se conforman con los conocimientos, las
habilidades y las actitudes, por eso las personas que son
excelentes los son no por actos dispersos, sino porque han
aprendido a repetir acciones que
son nobles, buenas y honestas, es decir, les causa
satisfacción personal el hacer su trabajo bien y saben que
estas acciones impactan a otras personas para que también
gocen sus cotidianas actividades.
Estas 9´S también tienen una visión
holística, pues consideran tres grandes apartados que son
claves para el desempeño de excelencia: 1.1 el lugar de
trabajo y las cosas que lo conforman, 2.- la persona y 3.- la
empresa.
Nueve principios para una ventaja competitiva, 9
S´s.
1.- Seir (Ordenar O Clasificar)
Cuando hacemos referencia a clasificar no nos referimos a
acomodar, sino a saber ordenar por clases, tamaños, tipos,
categorías e inclusive frecuencia de uso, es decir a
ajustar el espacio disponible (físico o de procesos). Los
beneficios de esta acción son muchos y muy variados ya que
quedan áreas disponibles (cajones, espacios, etc.), se
deshace la persona de artículos y papelería
obsoleta para hacer más cómodo el espacio vital, se
eliminan despilfarros y pérdidas de tiempo por no
saber dónde se encuentra lo que se busca.
Para clasificar es necesario emprender las siguientes
acciones:
- IDENTIFICAR aquello que es o no necesario de acuerdo
al EL QUE (artículo u objetos) y a su FRECUENCIA DE
USO. - SEPARAR lo que es INNECESARIO, EXCESIVO, ADICIONAL de
lo que es útil, adecuado y simple, y decidir lo que se
puede almacenar, desplazar, vender, reciclar, regalar, o enviar
a la basura. - REDUCIR los objetos utensilios y materiales
de poca rotación y uso por medio de la
reubicación en almacenes
específicos, dejando libertad de
movimiento
(despejando pasillos, cajones, escritorios, alacenas, etc.)
Este punto nos invita a quedarnos sólo con lo
mínimo indispensable.
2. Seiton (Organizar O Limpiar)
Significa eliminar todo aquello que está de más y
que no tiene importancia para el trabajo que
desempeñamos y organizarlo racionalmente, tener una
ubicación para cada objeto.
- Arreglar las cosas eficientemente de forma que se
pueda obtener lo que se necesita en el menor tiempo
posible. - Identificar las diferentes clases de
objetos. - Designar lugares definitivos de almacenaje cuando el
orden lógico y tratando de disminuir el tiempo de
búsqueda.
Ahorrar espacio
3. Seiso (Limpieza O Pulcritud)
Significa desarrollar el hábito de observar y estar
siempre pensando en el orden y la limpieza en el área de
trabajo, de la maquinaria y herramientas
que utilizamos.
- Es más que barrer y trapear
- Limpiando se encuentran situaciones
anormales - Usar uniformes blancos, pintar de colores
claros - Mantener los manuales de
operación y/o programas de
trabajo en buen estado - Mantener limpios y en buen estado los equipos y las
instalaciones - Idear formas que permitan recuperar los deshechos de
los equipos y mobiliarios.
4. Seiketsu (Bienestar Personal O Equilibrio)
El emprender sistemáticamente las primeras TRES "S",
brinda la posibilidad de pensar que éstas no se pueden
aislar, sino que los esfuerzos deben darse en forma conjunta,
pero para lograr esto en el trabajo es importante también
que la persona esté en un estado "ordenado", lo que
significa que hay una simbiosis entre lo que se hace y el
cómo se siente la persona.
5. Shitsuke (Disciplina)
Esta acción es la que quizá represente mayor
esfuerzo, ya que es puntual del cambio de
hábitos, la disciplina implica el apego de procedimientos
establecidos, a lo que se considera como bueno, noble y honesto;
cuando una persona se apega al orden y al control de sus
actos está acudiendo a la prudencia, y la inteligencia
en su comportamiento
se transforma en un generador de calidad y confianza.
- Continuidad y seguimiento hasta generar un
hábito. - Conocimiento que no se aplica, no sirve.
Las 9 S´s deben ser prácticas y
practicadas.
6. Shikari (Constancia)
Preservar en los buenos hábitos es aspirar a la justicia, en
este sentido practicar constantemente los buenos hábitos
es justo con uno mismo y lo que provoca que otras personas
tiendan a ser justos con uno, la constancia es voluntad en
acción y no sucumbir ante las tentaciones de lo habitual y
lo mediocre. Hoy se requieren de personas que no claudiquen en su
hacer bien (eficiencia) y en
su propósito (eficacia)
7. Shitsukoku (Compromiso)
Esta acción significa ir hasta el final de las tareas, es
cumplir responsablemente con la obligación
contraída, sin voltear para atrás, el compromiso es
el último elemento de la trilogía que conduce a la
armonía (disciplina, constancia y compromiso), y es quien
se alimenta del espíritu para ejecutar las labores diarias
con un entusiasmo y ánimo fulgurantes.
8. Seishoo (Coordinación)
Como seres sociales que somos, las metas se alcanzan con y para
un fin determinado, el cual debe ser útil para nuestros
semejantes, por eso los humanos somos seres interdependientes,
nos necesitamos los unos y los otros y también no
participamos en el ambiente de trabajo, así al actuar con
calidad no acabamos con la calidad, sino la expandemos y la
hacemos mas intensa.
Para lograr un ambiente de trabajo de calidad se requiere unidad
de propósito, armonía en el ritmo y en los
tiempos.
9. Seido (Estandarizacion)
Para no perderse es necesario poner señales, ello
significa en el lenguaje
empresarial un final por medio de normas y
procedimientos con la finalidad de no dispersar los esfuerzos
individuales y de generar calidad.
Para implementar estos nueve principios, es necesarios planear
siempre considerando a la gente, desarrollar las acciones
pertinentes, checar paso a paso las actividades comprendidas y
comprometerse con el mejoramiento continuo.
Sabemos que implementar estas acciones representa un camino arduo
y largo, pero también comprendemos que aquellos con los
cuales competimos día a día y lo consideran como
algo normal, como una mera forma de sobrevivencia y
aceptación de lo que esta por venir.
- Evita la localización y búsqueda mental
de modo que nos lleve solo unos cuantos segundos. - La idea de disminuir a cero el tiempo de
localización y búsqueda de cada
objeto. - Clasificar todos los recursos que
necesito. - Asignar un lugar para cada objeto de acuerdo a un
orden lógico y de fácil acceso. - Pintar la silueta en el lugar donde se
almacena. - Control visual en inventarios y
almacenes para lograr la cultura del supermercado. - Control visual para puntos de reorden.
- Tiempo en ver que hay dentro de un gabinete es tiempo
perdido, utiliza control visual. - Etiquetar los objetos y el lugar en que se almacenan
(letra grande, pocas palabras, colores).
Trabajo enviado por
Eduardo Guadalupe Macias Martinez
Piedras negras, Coah. Noviembre de 2002.