- Clasificación de la
Documentación Contable - Nota de pedido o de
compra - Nota de
Venta - Remito
- Factura-
Requisitos - Nota de
débito - Nota de
crédito - Cheque-
Requisitos - Recibos
- Pagaré
- Letra de
cambio - Resumen de
Cuenta - Giro
Bancario - Acciones de
Sociedad
Los documentos
comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en
los que se deja constancia de las operaciones que
se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de
vital importancia para mantener un apropiado control de todas
las acciones que
se realizan en una compañía o empresas.
Su misión es
importante ya que en ellos queda precisada la relación
jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación. También ayudan a demostrar
la realización de alguna acción comercial y por
ende son el elemento fundamental para la contabilización
de tales acciones.
Finalmente estos documentos
permiten controlar las operaciones
practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
La misión que
cumplen los documentos comerciales es de suma importancia,
conforme surge de lo siguiente:
· En ellos queda precisada la relación
jurídica entre las partes que intervienen en una
determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
· Por lo tanto, constituyen un medio de prueba
para demostrar la realización de los actos de comercio
· Constituyen también el elemento
fundamental para la contabilización de dichas
operaciones.
· Permiten el control de las
operaciones practicadas por la empresa o el
comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
Utilidad:
Son una constancia de las operaciones
realizadas.
Constituyen la base del registro contable
de las operaciones realizadas.
Clasificación
de la documentación Contable
- Desde el punto de vista de quién recibe o
emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de
la empresa y
luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos
de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en
la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa. Ej.: facturas de ventas,
recibos por cobranzas, presupuestos,
vales.
- Desde el punto de vista de documentación
que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan
registración:
Factura
Nota de Débito
Nota de Crédito
Ticket
Recibo
Pagaré
Cheque
Nota de Crédito
Bancaria
Documentos que sólo se archivan:
Orden de Compra
Nota de Venta
Remito
Resumen de Cuenta
Por otra parte, no solamente se registran los documentos
comerciales: los instrumentos públicos (escrituras,
hipotecas) y privados (contratos de
arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea
respaldo de una registración contable, es fuente de
información (planillas de sueldos, informes).
Obligados a emitir documentos
comerciales:
Quienes comercializan cosas muebles.
Quienes comercializan o prestan servicios.
Quienes se dedican a la locación de bienes.
Conservación:
Los documentos comerciales deben ser conservados por
diez años contados desde la fecha de emisión
del documento.
Comprobantes que
intervienen en:
CONCERTACIÓN DE LA OPERACIÓN
Orden de compra o Nota de pedido
Nota de venta
DESPLAZAMIENTO DE LA MERCADERÍA
Remito
Factura
Ticket
CIRCULACIÓN DE VALORES
Contado: Cheque
Crédito: Recibo
Nota de débito
Nota de crédito
Resumen de cuenta
Pagaré
Es un documento mediante el cual una persona o empresa
formula un pedido de compra a un comerciante. Este documento
comercial no obliga a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos
ejemplares: uno que queda en poder del que
lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega
o envía al vendedor.
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