Rumbo al liderazgo
- La
comunicación: - Flujo de la comunicación
en la organización: - Redes de la
comunicación: - Sugerencias para reducir las
consecuencias negativas de los
rumores: - Elección del canal
adecuado - Barreras para la
comunicación eficaz en la
organización - La comunicación y la
visión
La senda o el pasaje que cualquier ejercicio de autoridad y
liderazgo
encamina, permite el progreso de una forma, estado o
formación a otra forma, estado o
realidad. El verdadero liderazgo es
el que encamina el progreso de un estado a otro superior. Esto es
también la esencia de la transformación, que es el
paso preliminar a la verdadera innovación, que actualiza y asegura
la
organización"
- La Comunicación:
Para definir este concepto
utilizaremos el modelo
Shannon-Wiener, que a finales de los años cuarenta se
dio a conocer. Su eficiencia
viene de su sencillez. Introdujo los conceptos de "cantidad de
información" "fuente", "canal", "ruido" y
"retroalimentación".
PROCESO
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Empecemos por decir que el emisor puede
tratarse de cualquier individuo interno o externo de una
organización o empresa, es la
fuente de comunicación, quien desea transmitir un
pensamiento
o idea a otro u otros. En el caso de una empresa
podría tratarse del gerente,
secretaria, obrero, cliente, quien
sea que tenga necesidad de transmitir una información relacionada con los servicios,
sucesos, etc. que ocurra en la
empresa.
El código en este caso se refiere a la
forma en que se codificará ese pensamiento,
incluyendo la habilidad, la actitud, los
conocimientos y el sistema
sociocultural. Es más, el éxito
total de cada persona se
determina también por las habilidades de hablar,
escribir, escuchar y razonar. Tenemos ideas preconcebidas sobre
temas diversos y esas actitudes
afectan nuestras comunicaciones. Se tiene que tomar en cuenta que
no se puede comunicar lo que no se sabe y aunque el individuo
(emisor) lo sepa, es posible que el receptor no lo
entienda.
El mensaje es el producto
real de la fuente codificadora. Es toda la información
que se transmite y si se logra una comunicación exitosa
será también todo lo que reciba el
receptor.
El canal es el medio a través del cual
viaja el mensaje. En una organización y en cualquier
situación es muy importante seleccionar el medio
más adecuado para transmitir la información y
esto dependerá del tipo de información, de
quienes deberán recibirlo, las condiciones que se
requieren para el mejor entendimiento del mismo.
Tradicionalmente siguen la red de autoridad de
una organización los mensajes relacionados con el trabajo
de los miembros de la misma; para esto lo más adecuado
es un canal formal. Otras formas de mensajes como los sociales
o personales, siguen canales informales en la
organización.
El receptor es el objeto a quien se dirige en
mensaje. Pero antes de que esto ocurra el mensaje debe ser
descodificado proceso
mismo que requiere de las habilidades, actitudes y
conocimientos previos sobre el tema del receptor.
Y ahora el elemento que indica en el proceso si
hubo éxito
o no, nos referimos a la retroalimentación. En
una organización se medirá si una
información llegó adecuadamente si se recupera
respuesta ante el mismo.
¿Qué pasa si no
ocurre?
Si en una organización se obtienen respuestas
vagas e inapropiadas se debe a que en el proceso existen
fuentes de
distorsión como las siguientes:
- La Codificación se realizó con
descuido. - Selección limitada de
símbolos - Confusión en el contexto del
mensaje. - Selección de un canal
inapropiado. - Nivel de ruido
alto. - Prejuicios, conocimientos y habilidades de percepción del receptor
limitadas. - Poca atención y cuidado en el proceso de
decodificación.
Todos estos factores pueden provocar que el mensaje se
interprete de manera diferente a la imaginada por el
emisor.
Agresión en la
comunicación
Este fenómeno que le ocurre a un 20% de la
población puede causar problemas en
la
comunicación, ya que provoca en el emisor un temor
al momento de hablar o escribir lo que puede desencadenar que
éste recurra a los medios
inadecuados para comunicarse y así evitar este conflicto
pero que a su vez se traduce en otros problemas.
Por ejemplo el supervisor de un departamento puede recurrir a
memorandos o cartas para
transmitir mensajes, cuando una llamada suele ser no
sólo más rápido sino también
más apropiado.
Por todo esto debemos estar conscientes de que existe
un grupo de
personas en las organizaciones
que limitan severamente su comunicación oral y racionalizarán
su practica al decirse a ellas mismas que no se necesita tanta
comunicación para que hagan su trabajo con eficacia.
Para lograr que una organización posea una
buena comunicación interna y externa es muy importante
fijar atención en esta área de forma tal
que se pueda aplicar correctivos mediante cursos
instructivos, seminarios, actividades en grupo etc. a
tiempo.
FLUJO DE LA
COMUNICACIÓN EN LA
ORGANIZACIÓN:
- Dirección de la
Comunicación:
La Comunicación puede fluir vertical u
horizontalmente. La dimensión vertical puede ser
dividida, además, en dirección ascendente o
descendente.
DESCENDENTE: Es la comunicación que
fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel
más bajo. Es el utilizado por los líderes de
grupos y
gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas
que necesitan atención, proporcionar
instrucciones.
Gerente
Supervisor
Empleados, obreros, técnicos,
etc.
ASCENDENTE: Esta comunicación fluye en
forma apuesta a la anterior, es decir, de los empleados o
subordinados hacia la gerencia. Se
utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para
informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de
los empleados, cómo se sienten los empleados en sus
puestos, con sus compañeros de trabajo y en la
organización, para captar ideas sobre cómo
mejorar cualquier situación interna en la
organización. Un líder
sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles
para lograr las metas propuestas con el mínimo de
problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones
tienen conciencia
de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos
y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que
consideran que esto no influirá en el rendimiento
laboral.
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Obrero, empleados, técnicos,
clientes
Supervisor
Gerente
Ejemplos Organizacionales de
Comunicación Ascendente
- Informes de desempeños preparados por
supervisores - Buzones de sugerencia
- Encuesta de actitud de
los empleados - Procedimientos para expresar quejas
- Encuestas.
LATERAL: Este tipo de comunicación se da
cuando dos o más miembros de una organización
cuyos puestos están al mismo nivel intercambian
información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias
plantas o
departamentos.
Este tipo de comunicación es muy positiva para
evitar proceso burocráticos y lentos en una
organización, además, es informal y promueve a la
acción.
Supervisor Depto. Compras
Supervisor Depto de Finanzas
Las redes de la
comunicación definen los canales por los cuales fluye la
información. Los canales de una organización
pueden ser formales o informales y cada uno tiene un uso
respectivo dentro de la empresa. Las
redes Formales
son generalmente verticales, siguiendo la cadena de autoridad y
limitadas con las comunicaciones con las tareas empresariales.
Por el contrario, las redes informales no son rígidas en
su dirección, puede tomar cualquiera, saltar
niveles de autoridad y seguramente satisface necesidades
sociales de los miembros internos de la organización,
por ejemplo los rumores o chismes.
Ahora bien, una red formal se puede
presentar de tres formas: la cadena, la rueda y todo el
canal.
La cadena sigue rígidamente la cadena
formal de mando. Se utiliza si la precisión de los
datos es lo
más importante.
Cadena
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La rueda se apoya en un líder
para actuar como un conducto central para todas las
comunicaciones del grupo, facilita el surgimiento de un
líder, es rápido y alta
precisión
Rueda
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Toda la red del canal
permite que todos los miembros del grupo se comuniquen en
forma activa el uno con el otro y es más adecuada si se
busca una mayor satisfacción, su precisión es
moderada y no es probable que surjan lideres.
Todos los Canales
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En cuanto a las redes informales la información
puede correr entre los miembros en forma de chisme o rumor, no
es controlada por la gerencia y
es percibida para los empleados como más confiable y
creíbles que las informaciones emitidas por la gerencia
a través de las redes formales, Los rumores emergen como
una respuesta a las situaciones que son importantes para
nosotros, donde existe la ambigüedad y en condiciones que
crean aprensión, por ejemplo el secreto y la competencia que
típicamente prevalecen en las organizaciones alrededor
de los temas como la designación de nuevos jefes,
reubicación de las oficinas y nuevas asignaciones de
trabajo.
Es importante entender que el chisme es una parte de
la red de información de cualquier grupo u
organización, le muestra a los
gerentes aquellos temas que los empleados consideran
importantes y provocadores de ansiedad, de esta forma el
gerente
puede minimizar las consecuencias negativas de los rumores al
limitar su rango e impacto.
SUGERENCIAS PARA REDUCIR LAS CONSECUENCIAS
NEGATIVAS DE LOS RUMORES:
- Anuncie los programas de
tiempo para
tomar las decisiones importantes - Explique las decisiones y los comportamientos que
podrían parecer inconsistentes o secretos. - Enfatice las desventajas, como también las
ventajas, de las decisiones actuales y los planes
futuros - Discuta abiertamente las posibilidades en el peor
de los casos – casi nunca constituye una provocación
de ansiedad ni una fantasía no hablada
La preferencia de un canal sobre el otro depende de si
el mensaje es rutinario o no rutinario. El primer tipo de
mensaje tiende a ser directo y con un mínimo de
ambigüedad mientras que los no rutinarios son complicados
y tienden a confundir. Los gerentes pueden gerentes pueden
comunicar los mensajes rutinarios a través de los
canales que no poseen mucha riqueza (Panfletos, boletines,
informes
generales, memorandos y cartas),
mientras que pueden comunicar los mensajes no rutinarios a
través de los canales ricos como el correo
electrónico, teléfono y conversaciones cara a cara. Un
gerente de alto rendimiento estará más sensible a
la adecuada selección del canal a la hora de
transmitir la información.
BARRERAS PARA LA
COMUNICACIÓN EFICAZ EN LA
ORGANIZACIÓN
- La filtración es la manipulación de
la información del emisor para que sea vista
más favorablemente por el receptor. Los intereses
personales y las percepciones de lo que es importante de
aquellos que resumen están presentes en los resultados
de la información, lo que hace imposible que los
receptores consigan información objetiva. Mientras
más vertical es la estructura
de la organización más posibilidades de
filtración habrá. - Percepción selectiva en el que los
receptores ven y escuchan en forma selectiva basados en sus
necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que
no permite que se perciba la realidad y en su lugar se
interprete según el parecer de cada cual. - Defensa. Cuando el receptor se siente amenazado,
tiende a reaccionar en formas que reducen su habilidad para
lograr entendimiento mutuo, respondiendo en formas que
retardan la comunicación eficaz - Lenguaje. La edad, la
educación y los antecedentes culturales son
variables
que influyen en el
lenguaje que una persona usa.
Las palabras significan diferentes cosas para diferentes
personas lo que crea dificultades en la
comunicación.
RECOMENDACIONES PARA UNA COMUNICACIÓN EFICAZ
EN LA Organización
- El presidente o gerente debe comprometerse en la
filosofía y el comportamiento, con la noción de que
comunicarse con los empleados es esencial para el logro de
las metas de la organización. - Asociar las acciones
con las palabras - Comprometerse con la comunicación de dos
vías (descendente y ascendente - Énfasis en la comunicación cara a
cara - Mantener a los miembros de la organización
informados de los cambios y decisiones dentro de la
organización - Dar confianza y valor a
los empleados para comunicar malas noticias - Diseñar un programa de
comunicación para transmitir la información que
cada departamento o empleado necesita - Luchar porque la información fluya
continuamente
Todo proceso organizacional se rige hacia el futuro
por una visión, todo proceso organizacional se
desarrolla a través de la comunicación, por lo
tanto la comunicación y la visión son
determinantes en la dirección y el futuro de la
organización.
La comprensión de la visión es
particularmente calve para el ejercicio de la
comunicación gerencial y empresarial, pues integra una
comunidad de
visiones y pensamientos en torno a una
visión particular.
Una buena Visión mal comunicada no tiene
sentido o también una visión deficiente puede ser
mejorada y potenciada con una excelente
comunicación.
La potencia de
la visión está en los efectos de su
comunicación, una de las razones principales de la
comunicación es desarrollar la visión
común.
Un líder centra la atención en la
coalición de los grupos sobre la
ilusión de la visión, en la
motivación e inspiración para mantener a la
gente emocionada en la dirección de futuro visionado, la
visión del futuro y en la orientación hacia el
mañana y el otro lugar apelando a la emoción de
permanecer. el líder comunica una visión de
promesa, ilusión y futuro y logra que los empleados se
identifiquen con ella trabajando día a día para
lograrla y todo esto gracias un proceso exitoso de
comunicación.
INTEGRANTES:
Fuenmayor, Katioska
Universidad Rafael Belloso Chacín
Facultad de Humanidades
Escuela de Comunicación Social
Cátedra: Gerencia de los medios de
Comunicación Social
Profesora: Lic. Lourdes Gutiérrez