Optimización del sistema de registro equipos críticos, PDVSA (página 2)

El aseguramiento de la calidad está constituido por un conjunto de actividades planificadas y sistemáticas (homologaciones, auditorías, instrucciones de procesos, etc.) que se desarrollan para dar una confianza adecuada en que un producto o servicio cumple los requisitos para la calidad. (p. 8) .(2).

Las normas ISO en su serie 9000 y sus equivalentes europeas EN-ISO 9000 y españolas UNE-ISO 9000 esquematizan los procedimientos y su contenido establecen los requisitos que una empresa debe cumplir para considerar que dispone de una gestión de la calidad basada en el concepto de aseguramiento.

El aseguramiento de la calidad no sustituye al control de calidad (etapa anterior) sino que lo absorbe y lo complementa.

Dentro de la organización, el aseguramiento de la calidad sirve como herramienta de gestión. En situaciones contractuales también sirve para establecer la confianza en el suministrador.

2.5 NORMATIVA SOBRE EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

2.5.1 Antecedentes de la Norma ISO 9000

El enfoque integral del sistema de gestión calidad aporta a las organizaciones los requerimientos para que satisfagan los requisitos de los clientes, y a su vez hagan uso racional de los recursos asegurando su máxima productividad. Además permite desarrollar en la organización una fuerte ventaja competitiva como es la cultura del mejoramiento continuo con el impacto positivo en la satisfacción de las necesidades del cliente y del personal que labora en la empresa, Así como el incremento en la productividad. Por tal razón se hizo necesaria la disposición del conjunto de normas de calidad aceptadas mundialmente como lo son la serie ISO 9000; herramientas idóneas dentro del Sistema de Calidad establecidos para generar, fabricar o prestar servicio.

El establecimiento de las Normas de Calidad ISO 9000 emergió ya que la industria tenía que justificar de manera repetitiva sus procedimientos y métodos en materia de calidad a los usuarios nacionales y extranjeros a un alto costo. Por ello, desde el inicio de 1980, la Organización Internacional de Estandarización, con sede en Ginebra y Suiza, establece un equipo que conforma el comité técnico a nivel internacional para buscar una solución a este requerimiento; siete años después, la respuesta se vio conformada, desde entonces forman el núcleo de la serie ISO 9000 de Normas para la Gestión y Aseguramiento de la Calidad.

Las Normas ISO 9000 comprenden un conjunto de cinco documentos que establecen los requerimientos del Sistema de la Calidad, la forma en que deben ser implantados y los lineamientos que definen la Política de la Organización hacia la calidad; estos documentos los contemplan los manuales de aseguramiento de la calidad, organización, Procedimientos y formatos.

La Comisión Venezolana de Normas Industriales (COVENIN) es la organización Nacional, creado a finales de 1958 con la misión de asesorar en la materia de la planificación, organización, ejecución y control de dichas actividades; para el año de 1900, COVENIN adopta la serie ISO 9000, donde el gobierno Venezolano reconoce al Fondo para la Normalización y Certificación de la calidad (FONDONORMA) como ente certificador a partir del año 1993.

En la actualidad la serie de las Normas ISO fue modificada y la edición salió en el año 2000; supone una mejora notable con respecto a la edición del año 1994, beneficiando a las empresas organismo que han desarrollado e implantado un sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con estas normas y sobre lo que decidan acreditar su implantación

La norma ISO 9000 es un conjunto de normas que indica como deben ser un buen Sistema de Aseguramiento de la Calidad.

Las normas de la familia ISO 9000 se han elaborado para asistir a las organizaciones, de todo tipo y tamaño, en la implementación y la operación de Sistema de la calidad eficaz.

2.5.2 Objetivos de las Normas ISO 9000

ISO 9000, tiene cuatro objetivos primordiales, los cuales se describen a continuación:

• Proporcionar elementos a una organización para que pueda lograr la calidad de su producto o servicio, mantenerla a tiempo, así poder satisfacer las necesidades del cliente permanentemente.

• Establecer directrices, mediante las cuales la organización puede seleccionar y utilizar las normas.

• Proporcionar a la dirección de la empresa la seguridad de que se obtiene la calidad deseada.

• Proporcionar a los clientes o usuarios, la seguridad de que el producto o servicios tengan la calidad deseada, concertada, pactada o contratada.

2.6 PARTES INTEGRANTES DE UN SISTEMA DE CALIDAD

La base de un Sistema de Calidad se compone de dos documentos, denominados Manuales de Aseguramiento de la Calidad, que definen por un lado el conjunto de la estructura, responsabilidades, actividades, recursos y procedimientos genéricos que una organización establece para llevar a cabo la gestión de la calidad (Manual de Calidad), y por otro lado, la definición específica de todos los procedimientos que aseguren la calidad del producto final (Manual de Procedimientos. El Manual de Calidad nos dice ¿Qué? y ¿Quién?, y el Manual de Procedimientos, ¿Cómo? y ¿Cuándo?. Dentro de la infraestructura del Sistema existe un tercer pilar que es el de los Documentos Operativos, conjunto de documentos que reflejan la actuación diaria de la empresa.

Según el manual de la calidad de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz (2006), la estructura de la documentación en la que se presenta el Sistema de Gestión de la Calidad establece cuatro niveles que se definen a continuación:

• Nivel I: Manual de gestión de la calidad

Describe el sistema de gestión de la calidad de acuerdo con la política y los objetivos de la calidad establecidos.

• Nivel II: Procedimientos

• Procedimientos Generales: forman la documentación básica utilizada para la aplicación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, cubren los elementos aplicables de la norma del sistema de gestión de la calidad y describen con el grado de detalle requerido, el control de las actividades que interesen, las responsabilidades y autoridades del personal que interviene, como se efectúan, controlan, documentan y registran las actividades que se realizan.

• Procedimientos específicos: describen la manera específica de realizar las actividades, en una o diferentes áreas de trabajo, vinculadas con el sistema de gestión de la calidad.

• Nivel III: Instrucciones de trabajo

Son documentos a los cuales se hace referencia en los procedimientos que detallan paso a paso la forma de ejecutar las actividades de trabajo, en donde la ausencia de estas puedan afectar adversamente la calidad.

• Nivel VI: Registros, formatos, datos y normas

Comprenden aquellos documentos de trabajos detallados y definidos en los procedimientos como formatos y sus instructivos, datos y normas comprendidas en los procedimientos, y los registros de información o reportes que proveen evidencias objetivas del grado de cumplimiento de los requisitos establecidos, del cumplimiento de las metas y funcionamiento del sistema de gestión de la calidad.

2.6.1 Manual de Calidad

Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad, etc. El fin del mismo se puede resumir en varios puntos:

• Única referencia oficial.

• Unifica comportamientos decisionales y operativos.

• Clasifica la estructura de responsabilidades.

• Independiza el resultado de las actividades de la habilidad.

• Es un instrumento para la Formación y la Planificación de la Calidad.

• Es la base de referencia para auditar el Sistema de Calidad.

2.6.2 Manual de Procedimientos

El Manual de Procedimientos sintetiza de forma clara, precisa y sin ambigüedades los Procedimientos Operativos, donde se refleja de modo detallado la forma de actuación y de responsabilidad de todo miembro de la organización dentro del marco del Sistema de Calidad de la empresa y dependiendo del grado de involucración en la consecución de la Calidad del producto final.

3 SOFTWARE SAP (SISTEMAS, APLICACIONES Y PRODUCTOS)

SAP es el proveedor número uno de aplicaciones de "software" estándar de negocios para empresas. Es una compañía de origen alemán que ha venido desarrollando productos de "software" a lo largo de 25 años y que, actualmente, cuenta con más de 4.000 clientes distribuidos en 80 países; con el objetivo de producir un programa de computadora capaz de integrar todos los requerimientos de procesamiento y almacenamiento de información de cualquier empresa por muy grande o pequeña que sea, bajo el esquema modular e integrado, de fácil acceso y comunicación entre sus módulos. Es un sistema abierto, integrado, flexible e interactivo.

El SAP es un sistema estándar de "software" totalmente integrado. Esto significa que incluye y vincula la parte administrativa, financiera, de abastecimiento y gestión industrial de toda la empresa. En 1999. Se comenzó a trabajar con los módulos FI (Contabilidad), CO (Costos) y MM (Gerencia de Materiales) que manejan, entre otros aspectos, lo relacionado con cuentas por cobrar, cuentas por pagar, costos, administración de inventarios, maestro de materiales, proveedores y servicios, planificación de materiales y contratos.

3.1 ESTRUCTURA TÉCNICA

El R/3 es un ERP (Enterprise Resource Planning) de origen alemán, creado por SAP. Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa, a través de módulos.

• FI –> Finanzas.

• SD –> Ventas y Distribución.

• CO –> Controling

• MM –> Gestión de Materiales.

• PP –> Planificación de la producción.

• HR –> Recursos Humanos.

• IS –> Solución vertical para industrias (Químicas, aerospaciales, Mecánicas, etc.).

• WM –> Gestión de almacenes.

• AM –> Manejo de activos

Además de estas soluciones estándares, el ambiente de desarrollo de SAP y su sistema de información, proveen a los clientes con poderosas herramientas para desarrollo y adaptación del sistema a los requerimientos individuales (personalización). El ambiente de desarrollo del sistema R/3 ofrece a los usuarios su propio lenguaje de programación de cuarta generación (ABAP/4), creado especialmente para las necesidades comerciales.

El amplio rango de servicios que ofrece el sistema, sin embargo, es solamente una de las causas del éxito del sistema R/3. SAP soporta el concepto de sistema abierto, construcción de interfaces (GUIs), servicios, sobre los actuales estándares.

El sistema SAP R/3 es un sistema integrado. Esto significa que una vez que la información es almacenada, está disponible a través de todo el sistema, facilitando el proceso de transacciones y el manejo de información.

El sistema R/3 opera utilizando el principio cliente/servidor aplicado a varios niveles. Es altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que los modos de interacción entre los diversos clientes y servidores puedan ser controlados.

3.1.1 Cliente-Servidor de 3 Capas

El primer concepto acerca de la estructura del R/3 es que es una aplicación cliente-servidor, la cual funciona en 3 niveles:

• Servidor de base de datos

• Servidor(es) de aplicación

• Cliente

El servidor de base de datos es el que aloja la base de datos y el motor de la base de datos. Se pueden emplear muchos motores, incluso motores de código abierto. Dentro de las posibilidades están: Oracle, MySQL, Informix, SQLServer, etc.

El segundo servidor es el que ejecuta las aplicaciones o la parte de la aplicación que no es ejecutada en el cliente final. Es posible tener varios servidores de aplicación que se reparten la carga. Cuando hay varios servidores de aplicación además existe un servidor que distribuye la carga entre ellos, este distribuidor se denomina "servidor de mensajes". Cada servidor de aplicación se comunica por una parte con el servidor de base de datos y por otra parte con el cliente final.

Por último, está el cliente final que es la estación de trabajo (el PC o micro) que ejecuta una porción de la aplicación y se comunica con un servidor de aplicación.

3.1.2 El Lenguaje ABAP

EL R/3 está construido con un lenguaje interpretado (no compilado) que se denomina ABAP. Es un lenguaje estructurado y especializado en manejo de bases de datos. Es un lenguaje versátil para la creación de aplicaciones de negocio. Recientemente (hace algunos años) se han adicionado al ABAP conceptos y funcionalidades propias de lenguajes orientados a objetos.

3.1.3 El Diccionario ABAP

El diccionario ABAP es una base de datos abstracta dentro de la cual se definen tipos de campos, tablas, estructuras de campos (registros) y demás objetos de base de datos. Las aplicaciones creadas en ABAP toman su información del diccionario ABAP e igualmente la almacenan en el diccionario.

El diccionario cumple la función de "aislar" a las aplicaciones ABAP de la base de datos real. Con esto se hace posible crear una aplicación ABAP que opere igualmente sin importar cual motor de base de datos se este empleando. Dentro de este concepto de abstracción, el ABAP contiene una versión propia del SQL que se llama "Open SQL". Las frases escritas en open SQL NO dependen de las particularidades de la implementación del SQL que tenga el motor de base de datos.

Siempre es posible incluir en el código ABAP SQL "nativo" que es ejecutado directamente por el motor de base de datos, pero si se emplea esta metodología el código resultante no es transportable a otra instalación de R/3 que emplee un motor de base de datos diferente.

3.2 ESTRUCTURA LÓGICA

3.2.1 Transacciones y Programas

El R/3 está conformado por una gran cantidad de programas, algunos pequeños y otros no tan pequeños, que se ejecutan a través de un nombre o alias. Cada alias se denomina "transacción". Es corriente agrupar bajo un solo programa cabecera un conjunto de programas afines y sus respectivas transacciones

Algunos programas no tienen transacción y en ese caso solamente se pueden ejecutar por que sean llamados desde otro programa o invocándolos directamente desde el ambiente de desarrollo y programación.

Es posible crear programas y transacciones nuevos para solucionar problemas específicos que no estén cubiertos por alguno de los programas propios del R/3.

3.2.2 Módulos

Para crear un ordenamiento conceptual de las funcionalidades implementadas mediante los distintos programas, el R/3 tiene una clasificación funcional de los programas. Cada conjunto de programas funcionalmente relacionados constituye lo que se denomina un "módulo".

Para aclarar este concepto, se toma como ejemplo la contabilidad general.

Los programas cuya funcionalidad es de contabilidad general y legal constituyen
el módulo FI. Dentro de este módulo existen varios subconjuntos:

• FI-GL: Funcionalidades de contabilidad legal (GL = General Ledger)

• FI-AP: Funcionalidades de gestión de cuentas por pagar (AP = Accounts payable)

• FI-AR: Funcionalidades de gestión de cuentas por cobrar (AR = Accounts recoverable)

• FI-AM: Funcionalidades de gestión de activos (AM = Asset management)

• FI-SL: Funcionalidades de contabilidad especial (SL = Special Ledger)

Por supuesto que algunas transacciones resultan "limítrofes" puesto que afectan por ejemplo, tanto a GL como a AM y la clasificación no es tan estricta. En un concepto personal, la clasificación conceptual del R/3 se puede esquematizar así:

A. Contabilidad legal y temas contables: FI y sus "submódulos"

Es la base de funcionamiento del R/3, que soporta el funcionamiento de todos los demás módulos

B. Contabilidad y control de costos: CO y sus submódulos

Se apoya en FI y a su vez es la base de los controles de desempeño y de costos, los cuales se realizan en los módulos especializados.

C. Gestión de materiales: MM y sus submódulos

Gestiona toda la información relacionada con adquisición de materiales y servicios. Igualmente gestiona el control de almacenes y en consecuencia, el control de consumos de materiales y servicios. Es soporte para los módulos especializados y trabaja "hombro a hombro" con CO en el costeo de materiales y servicios.

D. Módulos especializados

Son los módulos que gestionan la información especifica de un area funcional de una empresa. Algunos de ellos son:

• PM (Plant Maintenance): Gestiona administración de equipos y planta física

• PS (Project System): Gestiona administración de proyectos

• HR (Human Resources): Gestiona administración de recursos humanos

• SM (Service Management): Gestión de servicios

• SD (Sales and Distribution): Gestíon de ventas

Estos módulos administran información compartida con los anteriores (FI, CO, MM) y adicionalmente administran la información especifica del mismo módulo (la de su funcionalidad particular).

E. Soluciones de industria

Por último, están los módulos desarrollados específicamente para gestionar industrias particulares. Existen módulos para muchas industrias: Petróleos, aviación, servicios públicos, etc.

Como ejemplo se toma una salida de material de almacén para el mantenimiento de un equipo:

PM es el iniciador del proceso y gestiona el control de consumos y de
estado de mantenimiento del equipo (equipo afectado, mantenimiento realizado,
etc.).

• PM "informa" a MM respecto al consumo y MM gestiona las consecuencias en el stock

• PM igualmente se comunica con CO para que este registre las consecuencias del mantenimiento en el control de costos.

• PM también se comunica con FI para registrar los movimientos contables (valoración de inventario y registro de un gasto)

3.3 Definición SAP PM

El módulo Mantenimiento de Planta (PM) es una aplicación integrada con los otros módulos de SAP R/3 (Logística, Contabilidad de Costos, Recursos Humanos, Gerencia de Activos) que cubre todas las actividades de Mantenimiento, dando soporte a la Planificación y Ejecución de la Gestión, con énfasis en la Disponibilidad de equipos, Costos y Aseguramiento del Personal, garantizando de esta manera el estado de arte en la Base de Datos y la optimización de los procesos del Negocio.

3.3.1 Funcionalidades SAP PM

• Objetos técnicos: Cubre las funcionalidades requeridas para el manejo del Maestro de Equipos (Rotativos, Estáticos, Instrumentación, Eléctricos), así como información necesaria para actividades vitales del proceso de Ingeniería de Mantenimiento.

• Gestión de Órdenes: Se refiere a las funcionalidades requeridas para la Administración de Avisos y Órdenes, considerando costos, materiales y servicios contratados.

• Planes de Mantenimiento: Apoya las actividades de Planificación del Mantenimiento Preventivo.

• Sistemas de Información: Nos brinda facilidades para la emisión de reportes e información consolidada para controlar la gestión de Mantenimiento.

3.3.2 Estructura SAP PM

• Centro de Planificación: Es una unidad organizacional donde se planifican los requerimientos de mantenimiento. En éstos, son planificadas y preparadas las tareas de mantenimiento

• Grupo de Planificación: Organización responsable de planificar los trabajos de mantenimiento dentro de un centro de planificación.

• Puestos de Trabajo: Es la unidad que ejecuta los trabajos de Mantenimiento dentro de un centro de Planificación. Cada puesto de trabajo tiene sus propias destrezas y habilidades y a través de su utilización se calculan los costos, las capacidades y las fechas de las operaciones.

• Equipo: Se refiere a todos los recursos de producción (bombas, motores, etc.); Maquinarias, Recursos de verificación y medición, Medios Auxiliares de Fabricación, Medios de Transporte, Edificios, Terrenos, etc.

• Ubicación Técnica: Jerarquía que describe el espacio físico que ocupan las instalaciones de un ISED (conjunto de infraestructura, Sistema, Equipos, y Dispositivos). Ejemplos: Turbinas, Torres, Líneas de Producción, etc. Hasta el lugar físico donde se encuentra instalado el equipo.

3.3.3 Roles SAP PM

Objetos Técnicos

Administrador Local OT + Instalador/Desinstalador de Equipos

Registrador Doc. de Medición + Registrador de BOM"s

Administrador de Documentos

Consulta de Objetos Técnicos

Planes de Mantenimiento

• Procesador de Hojas de Rutas

• Procesador de Posición y Planes

• Administrador de Planes

• Consulta de Planificación de Mantenimiento.

Sistemas de Información

• Analista Sist. Inf. (Análisis Estándar)

• Analista Sist. Inf. (Análisis Flexible

Roles Comunes

• Administrador de Configuración PM

• Administrador Corporativo

Gestión de Órdenes

• Creador de Avisos + Ejecutor de Ordenes

• Administrador de Avisos + Consulta Gestión de Ordenes

• Administrador de Ordenes + Administrador de Puestos de Trabajo

CAPÍTULO IV

Marco metodológico

En el presente capitulo se describe como se llevó a cabo la investigación, es decir, los instrumentos a utilizar, el procedimiento a seguir y los recursos necesarios para el logro de los objetivos de la misma. Además se define el tipo de estudio y el diseño de la investigación, y la población y muestra determinados para el desarrollo de esta investigación.

1 TIPO DE ESTUDIO

Según el nivel de conocimiento científico (observación, descripción, explicación), se debe formular el tipo de estudio, es decir, de acuerdo al tipo de información que se espera obtener, así como el nivel de análisis que se deberá realizar. Se establecieron los siguientes tipos de investigación:

Aplicada: De acuerdo con el resultado que se obtuvo esta investigación se enmarca en el tipo de investigación aplicada, por cuanto a través del desarrollo se actualizó, optimizó y diseñó los registros de los equipos críticos de los procesos de recepción, almacén y despacho de productos de la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz. ROJAS DE NARVÁEZ (1997) expone que la investigación es aplicada cuando permite:

Mejorar un proceso o producto, así como también, diseñar estrategias, instrumentos, herramientas totalmente prácticas y directamente relacionadas con una situación real en el ambiente de trabajo. (p.34). (3).

Descriptiva: Sirven para analizar cómo es y cómo se manifiesta un fenómeno y sus componentes. En esta investigación se analizó, detalló y describió las condiciones del actual sistema de registros de los equipos críticos de la Planta de Distribución Puerto Ordaz.

2 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

Esta se refiere a la estrategia que se adoptará para responder al problema de investigación. En tal sentido fue conveniente utilizar un diseño no experimental para la búsqueda de posibles soluciones y aplicaciones para optimizar los registros de los equipos críticos de la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz.

Documental: ya que fue necesaria la recolección de datos e información extraída directamente del sitio del problema, así como también la recopilación de información de fuentes bibliográficas y del Internet, y con esto se pudo tener una visión clara y un conocimiento científico del problema en estudio.

De campo: en este caso, se realiza observando el grupo o fenómeno estudiado en su ambiente natural. Toda la información necesaria para esta investigación fue extraída directamente de las áreas de la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz.

3 POBLACIÓN Y MUESTRA

En esta investigación se tomó como población a todos los equipos involucrados en el proceso medular de la planta, es decir, los equipos que forman parte del proceso de recepción, almacén y despacho de productos derivados de hidrocarburos de la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz.

Cuando no es posible evaluar a cada uno de los individuos de una población, se toma una muestra representativa de ésta, por razones de tiempo se tomó una muestra en donde sólo se optimizaron los registros de los equipos que conforman el múltiple de recibo, para el proceso de recepción, las válvulas motorizadas para el proceso de almacén, los equipos que forman parte del llenadero para el proceso de despacho y todos los equipos que posee el Sistema Contra Incendio de la planta.

4 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Para optimizar el sistema de registros de los equipos críticos se utilizaron los siguientes materiales e instrumentos:

• Equipo PC: fue utilizado para la búsqueda de información en Internet, bibliografía online sobre el Sistema de Gestión de la Calidad, los registros, bases teóricas y para la utilización de programas como el SAP (Sistema de Administración de Productos).

• La revisión de fuentes electrónicas como el Internet, de donde se obtuvo de información necesaria para el desarrollo de este informe.

• Programas de computación: se uso el editor de texto de Word, para la transcripción de todo el informe, el programa SAP (Sistema de

Administración de Productos) para la actualización de los registros electrónicos, el asistente de presentaciones Power Point para la elaboración de la presentación del presente informe como apoyo para la exposición del mismo, y la hoja de cálculo Excel, para el diseño del formato de reporte de historial de equipos y fichas técnicas.

• La consulta bibliográfica: por medio de la revisión de libros, informes, manuales, procedimientos, instrucciones de trabajo, normas, leyes y todo tipo de apoyo documental necesario para la elaboración del presente informe.

• Lápiz y block de rayas para tomar nota de toda la información proporcionada por los trabajadores sobre el programa SAP, el Sistema de Gestión de Calidad de la Planta y los registros del proceso de mantenimiento de la misma.

5 PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN

Los pasos que se siguieron para la realización de esta investigación se presentan a continuación:

• 1. Estudio de todo lo relacionado con los registros del proceso de mantenimiento y su aplicación en SAP.

• 2. Realización de un estudio del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa.

• 3. Recorridos por la planta, para conocer los equipos críticos que forman parte del proceso de recepción almacén y despacho de producto y el proceso general de la planta.

• 4. Visitas al área para recopilar información de las especificaciones de los equipos críticos de la planta.

• 5. Diseño de fichas técnicas de los equipos críticos de la planta

• 6. Investigación y recopilación de información referente al Sistema de Codificación en SAP de los equipos de la planta, de manera que se conozca el historial del mismo y la forma en que debe ser usado por el personal.

• 7. Elaboración de un manual del Sistema de Codificación en SAP de los equipos críticos de la planta.

• 8. Análisis de la situación actual de los registros físicos y electrónicos (SAP), visualizando las posibles mejoras a sugerir.

• 9. Diseño de un formato de reporte de historial de equipos, esto es, un formato que recopile información del mantenimiento a realizar, en donde se deje evidencia de las actividades realizadas, equipos usados y estado del equipo posterior al mantenimiento.

• 10. Preparación y capacitación para el manejo del software SAP

• 11. Optimización de los registros electrónicos mediante el programa SAP

• 12. Propuesta de organización y mejora de los registros físicos de los mantenimientos de los equipos críticos de la planta.

• 13. Elaboración de conclusiones y recomendaciones sobre los resultados obtenidos durante el período de estudio.

6 RECURSOS

6.1 RECURSOS HUMANOS

• Como tutor industrial de esta investigación, el Ing. Andrés Gómez, Supervisor de mantenimiento del Departamento de mantenimiento de la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz.

• Como tutor académico, el Ing. Andrés Eloy Blanco de la Universidad Experimental Politécnica "Antonio José de Sucre".

6.2 RECURSOS MATERIALES

• Lápiz y block de rayas

• Computador con software SAP, para la actualización de los registros electrónicos, Microsoft Word como editor de texto y Microsoft Excel para el diseño de los formatos.

• Transporte

• Carpetas, etiquetas, hojas de papel, separadores para la creación, actualización y mejora de registros físicos de los equipos críticos de la planta.

6.3 TIEMPO ESTIMADO

El tiempo estimado para la actualización, optimización y diseño de registros de equipos críticos de los procesos de recepción, almacenaje y despacho de producto de la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz, y todo lo que comprende la recolección de datos, tabulación y presentación de los resultados obtenidos fue de veinticuatro (24) semanas.

CAPÍTULO V

Situación actual

En este capitulo se explicó como es el Sistema de Gestión de la Calidad de la planta de distribución de combustible PDVSA Puerto Ordaz y como esta estructurada la documentación de dicho sistema, en donde se encuentran los registros, también se describió el proceso de mantenimiento desde que se genera la orden hasta que se archivan los registros derivados de dicho proceso. Por otra parte, se detalló como está conformado el actual sistema de registros y la forma en que son controlados a través del Sistema de Gestión de la Calidad.

• SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DE LA PLANTA DE DISTRIBUCIÓN
  PDVSA PUERTO ORDAZ

En el año 2006, la planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz, obtuvo la certificación de la norma de calidad ISO 9001:2000 la cual especifica los "Requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad necesarios para cumplir con los requerimientos del cliente", directamente involucrados con los productos despachados. Este modelo está aplicado en la línea del proceso de distribución de productos derivados de hidrocarburos en el Distrito Oriente, a través de los sistemas Oriente Norte, Oriente Sur y el Guamache, a fin de garantizar a los clientes y terceros, un nivel de confianza que aseguren la calidad de los combustibles suministrados.

El Sistema de Calidad instaurado en cada una de las plantas de Distribución de Combustibles tiene por fin asegurar que los productos cumplan con los requisitos especificados por las regulaciones, clientes y exigencias de la norma COVENIN ISO 9001:2000.

El Sistema de la Calidad se establece y mantiene de acuerdo a lo documentado en los manuales de los procedimientos generales y específicos, instrucciones, formatos y registros de las diferentes unidades de la organización.

La Gerencia de Distribución Oriente ha definido y documentado su sistema de Gestión de la calidad del proceso de distribución de combustible, de acuerdo a la cláusula 4.2 de la norma ISO 9001:2000, requisitos de la documentación, en cuatro (4) niveles (ver Figura 9) que se describe a continuación:

• Nivel I: Manual de gestión de la calidad, que describe el Sistema de la Calidad de acuerdo con la política y los objetivos de la calidad establecidos.

• Nivel II: Procedimientos, que se divide en dos partes: procedimientos generales que forma la documentación básica utilizada para la aplicación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, cubren los elementos aplicables de la norma del Sistema de la Calidad y describen con el grado de detalle requerido la ejecución de las actividades, las responsabilidades del personal que interviene, como se efectúan, controlan, documentan y registran las actividades que se realizan, y los procedimientos específicos por área de trabajo en planta que describe la manera específica de realizar las actividades o flujo del trabajo en una misma área o entre diferentes áreas de trabajo vinculadas con el Sistema de la Calidad.

• Nivel III: Instrucciones de trabajo, son los documentos a los cuales se hace referencia en los procedimientos, que detallan paso a paso la forma de ejecutar las actividades de trabajo, en donde la ausencia de estas pudieran afectar adversamente la calidad.

• Nivel IV: Registros, formatos, datos y normas de referencia, los cuales, comprenden aquellos documentos de trabajos detallados y definidos en los procedimientos como formatos y sus instructivos, datos y normas comprendidas en los procedimientos y los registros de información o reportes que proveen evidencias objetivas del grado de cumplimiento de los requisitos establecidos, de la eficiencia y funcionamiento del Sistema de la Calidad.

Figura 9. Estructura del sistema de la Calidad.

Fuente: Trabajo de grado. Evaluación de los tiempos de ejecución de las actividades de mantenimiento de la planta de distribución de Puerto Ordaz, SISOR-PDVSA.

2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO

El servicio de mantenimiento preventivo de la empresa esta orientado
a reducir la frecuencia de los accidentes, optimizando la disponibilidad de
los equipos e instalaciones, incrementando su vida útil, maximizando
el aprovechamiento de los recursos disponibles y reduciendo los costos de operaciones.
Para la ejecución de un servicio de mantenimiento preventivo, el mantenedor,
el supervisor de mantenimiento y el analista programador de mantenimiento, deben
cumplir con una serie de pasos que se describen a continuación:

2.1 FASES PARA LA EJECUCIÓN

• 1. Generación y entrega las Ordenes de Mantenimiento
  (ODM)

El analista programador de mantenimiento, de acuerdo a lo establecido
en el plan de mantenimiento preventivo, debe generar las órdenes de trabajo,
imprimirlas y entregarlas al supervisor de mantenimiento, debidamente acompañadas
de la(s) instrucción(es) de trabajo y del análisis de riesgo correspondiente.

• 2. Recibo y verificación de los servicios de mantenimiento preventivo

El supervisor de mantenimiento correspondiente, debe recibir las órdenes de mantenimiento, revisar especificaciones y verificar la factibilidad de ejecución.

• 3. Análisis de rechazo de una Orden de Mantenimiento (ODM)

El analista programador de mantenimiento, al recibir órdenes de trabajo rechazadas por el supervisor de mantenimiento/mantenedor, ya sea por disponibilidad de tiempo del equipo o recursos, por cambios en las especificaciones/alcance y/o deficiencias en aspectos de seguridad.

Si son reprogramadas:

• Realizar cambio de fecha para la ejecución del servicio.

• Chequear, nuevamente, la disponibilidad del equipo.

• Reimprimir la orden de trabajo, conservando el mismo número, pero incluyendo los cambios necesarios.

• Entregar la orden de trabajo al supervisor de mantenimiento

Si se crea una nueva Orden de Mantenimiento (ODM):

• Cerrar y archivar la Orden de Mantenimiento (ODM) original.

• Generar y programar la nueva Orden de Mantenimiento (ODM).

• 4. Recibir y revisar los servicios de mantenimiento preventivo aprobados

El mantenedor debe revisar la Orden de Mantenimiento (ODM) programada y distribuir los servicios en cada día del periodo de acuerdo a:

• Tipo/complejidad/duración.

• Prioridad.

• Ubicación de los equipos.

• Recursos disponibles.

• 5. Consultar la disponibilidad inmediata del equipo

El mantenedor debe verificar la disponibilidad de los equipos, con el supervisor/asistente de operaciones, para ejecutar el servicio.

5.1 Preparar el servicio a ejecutar

El mantenedor debe organizar las actividades del mantenimiento y coordinar logística para ejecutarlas, (personal, transporte, radio, apoyo de otras especialidades, entre otras cosas).

5.1.1 Se seleccionan las herramientas, equipos de medición, materiales y repuestos

El mantenedor debe seleccionar las herramientas, equipos, materiales y repuestos definidos en las instrucciones específicas definidas, si aplican, por cada planta para la ejecución de los trabajos.

Igualmente, debe verificar que los equipos de medición se encuentren calibrados y realizar inspecciones a los materiales, herramientas y repuestos antes de ejecutar el servicio.

• 6. Solicitar el permiso de trabajo

Al solicitar el permiso de trabajo, el mantenedor conjuntamente con el emisor del permiso debe considerar los siguientes aspectos:

• Describir con claridad y precisión las actividades a realizar y verificar los riesgos asociados, según el Análisis de Riesgo elaborado.

• Determinar el tipo de permiso a ser otorgado: caliente o frío.

• Ir al sitio y verificar si involucra otras áreas e identificar posibles riesgos.

• Exigir al emisor del permiso de trabajo asistente de operaciones/custodio realizar la prueba de gas, si es necesario, y los aislamientos requeridos, así como verificar las medidas preventivas que se deben aplicar.

• Verificar en el permiso de trabajo emitido, si están dadas las condiciones para iniciar los trabajos, y firmarlo como aceptado.

• 7. Dictar charlas de seguridad

El Supervisor responsable, debe informar al personal propio y/o contratado las condiciones del servicio, las medidas de seguridad que deben tomar y los riesgos operacionales y del trabajo, presentes en el servicio a ejecutar.

A continuación debe solicitar la firma del personal responsable del trabajo, en señal de haber recibido las instrucciones de seguridad necesarias.

• 8. Ejecutar el servicio

El mantenedor debe cumplir las actividades de mantenimiento según lo especificado en la Orden De Mantenimiento (ODM), en caso de requerir mayor información, debe consultar los manuales de instrucciones de trabajo específicos de cada planta, además deberá tener en el sitio de trabajo el permiso para la ejecución del mismo, así como los análisis de riesgos correspondientes. No se debe iniciar ningún servicio si no se dispone del permiso de trabajo, otorgado por la unidad de operaciones.

• 9. Realizar prueba de operabilidad del equipo

El mantenedor responsable debe comprobar, según los procedimientos específicos de cada planta, que el equipo opera de forma normal antes de hacer entrega a la unidad de operaciones.

Si se presenta alguna desviación, el mantenedor debe cumplir con las siguientes acciones: Ejecutar nuevamente las actividades de mantenimiento establecidas en la Orden De Mantenimiento (ODM) evaluando conjuntamente con la unidad de operaciones los riesgos asociados a una "Operación condicional" del equipo. Se debe cumplir con los requerimientos de aislamiento e identificación de los equipos "Fuera de servicio".

• 10. Registrar información en la Orden de Mantenimiento (ODM)

Finalizadas las etapas anteriores, el mantenedor debe registrar la información (horas hombre, materiales, observaciones) en la Orden De Mantenimiento (ODM) correspondiente.

• 11.  Cerrar el permiso de trabajo y aceptación del servicio por parte de operaciones

Luego de comprobar el funcionamiento normal del equipo, en presencia del asistente de operaciones/custodio se debe realizar el cierre del permiso de trabajo y la firma de la Orden De Mantenimiento (ODM) por parte de operaciones, en señal de aceptación del servicio recibido. Esto proporciona un registro de que el servicio fue ejecutado a satisfacción de la unidad de operaciones.

• 12. Completar y cerrar la Orden de Mantenimiento (ODM) en el sistema de mantenimiento

El supervisor de mantenimiento, una vez concluido el servicio, asignará al mantenedor/Supervisor o al analista programador de mantenimiento, la responsabilidad de completar y cerrar la Orden de Mantenimiento (ODM) correspondiente en el sistema.

• 13.  Archivar la Orden de Mantenimiento (ODM) y el permiso de trabajo

El Supervisor de mantenimiento, asignará al mantenedor o al analista programador de mantenimiento, la responsabilidad de archivar la ODM y el permiso de trabajo.

3 REGISTROS

Actualmente, los registros físicos constan de:

• Análisis de Riesgo En Tareas Específicas (ARETE)

El Personal de Mantenimiento o Contratista son responsable de llenar este formato y lo mantiene archivado como evidencia del cumplimiento de este procedimiento.

• Permiso de trabajo

El Supervisor de Guardia es el responsable de elaborar este formato y lo mantiene archivado como evidencia de la ejecución y seguimiento de este procedimiento.

• ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DE RIESGOS DE LAS TAREAS ESPECIFICAS (ARETE)

El análisis de riesgos es un proceso que se realiza para examinar los métodos de trabajo e identificar los peligros inherentes a las actividades a ejecutar. De esta manera, es posible desarrollar medidas preventivas adecuadas con la finalidad de resguardar el bienestar de los trabajadores, de terceros, la integridad de las instalaciones, equipos y del medio ambiente.

• El Supervisor de Mecánica, Supervisor de la empresa contratista y/o representante de PDVSA responsable de la obra, deberá ejecutar los siguientes pasos:

• Identificar las tareas específicas de la actividad a ejecutar, basado en lo establecido en la orden de trabajo.

• Identificar los riesgos asociados a cada tarea

• Fijar medidas de prevención por riesgos asociados a cada tarea.

• Registrar la información en el formato mostrado de Análisis de Riesgos en Tareas Específicas (ARETE) y firmar en la casilla: Elaborado por. (ver Anexo A).

• Obtener la aprobación del documento, el cual debe ir firmado por el Supervisor de Mantenimiento y/o responsable de la obra, quien debe firmar en la casilla: Aprobado por.

• Entregar el formato de Análisis de Riesgos en Tareas Específicas (ARETE) al Supervisor de Suministros/ Supervisor de Guardia/Apoyo a Operaciones, u otro personal autorizado por la Gerencia, quien debe firmar en la casilla: Revisado por.

• El Supervisor de Guardia/Apoyo a Operaciones, es responsable de evaluar las condiciones operacionales para definir estrategias que permitan realizar el trabajo sin afectar la continuidad operacional y/o la integridad física de las personas y de las instalaciones, para lo cual deberá ejecutar los siguientes pasos: Identificar los riesgos operacionales asociados a la actividad a ejecutar.

• Registrar la información en el formato de Análisis de Riesgos Operacionales (ARO)

• Entregar los documentos al Supervisor autorizado para la emisión de permisos de trabajo.

• ELABORACIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO

El Supervisor de Guardia es la persona autorizada para la emisión de permisos en la instalación y es responsable de:

• Asegurar que dispone de los documentos ARETE u otro documento exigido en el procedimiento.

• Seleccionar el tipo de permiso a otorgar, en función del tipo de trabajo a realizar, siguiendo las definiciones de permisos en frío y en caliente, establecidas en el punto 3 de este documento.

• El Supervisor Guardia que emite el permiso en la instalación, el receptor autorizado y el ejecutor del trabajo, son los responsables de inspeccionar el sitio de trabajo y sus adyacencias, utilizando el formato de "Permiso de Trabajo" (Ver Anexo B), que contempla las condiciones a verificar.

• Si durante la inspección se detectan condiciones no contempladas en los análisis de riesgo o que no cumplan con las establecidas en la lista de chequeo, el Supervisor autorizado para la emisión del permiso de trabajo deberá canalizar las acciones correctivas con sus respectivos responsables.

• Al finalizar el trabajo, el ejecutor devolverá al emisor el formato original del permiso, junto con la orden de trabajo y los documentos generados en el análisis de riesgo.

• Luego de comprobar las condiciones del área y la calidad del trabajo realizado, el emisor del permiso de trabajo procede a firmar el permiso de trabajo en la casilla correspondiente a "RECIBIDO" el original y la copia, en señal de aceptación del servicio.

• El emisor deberá archivar el permiso de trabajo por el lapso de seis meses.

El controlador de mantenimiento archiva estos registros mensualmente en carpetas identificadas con los meses, bajo los cuales se ejecutan las actividades de mantenimiento programadas y/o solicitadas.

En cuanto a los registros electrónicos, éstos se encuentran bajo el software SAP y contiene las especificaciones de todos los equipos existentes en la planta. Por otra parte, cuando se ingresa al programa para visualizar las especificaciones de un equipo, este no contiene características como serial, fabricante, tamaño, peso, entre otras, o hay casos de equipos que las tienen pero no están actualizadas. Además, en el SAP se puede observar la lista de todos los equipos de la planta, organizada por ubicación técnica (ver Figura 10)

Figura 10. Ubicaciones técnicas de los equipos en SAP

Fuente: SAP PDVSA

• CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD

Los registros de calidad son documentos que presentan resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.

• Identificación, Recolección y Codificación

• El Coordinador ISO 9000 de Distribución Oriente y los Supervisores y usuarios de cada unidad, identifican a través de un nombre y/o código aquellos registros que son empleados como evidencia de las actividades desempeñadas y de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad, éstos se controlan según LG ORI-03: Lista maestra de registros de la calidad (ver Anexo C)

• Cada usuario involucrado en la recolección de la información, la registra de manera correcta y legible según lo establecido en los procedimientos e instrucciones de trabajo y la archiva en el lugar designado para ello en su sitio de trabajo. Estos registros pueden ó no tener formatos preestablecidos, e inclusive, pueden ser formas de uso corporativo de la empresa. Cuando sea relevante, de acuerdo al campo dado en el formato, los registros son fechados y firmados por la persona que los genera y / o revisa.

• En el caso de formatos preestablecidos, éstos deben ser codificados según el procedimiento PG ORI-05: Emisión de documentos. En caso de registros almacenados en base de datos electrónicas, no se contempla la asignación de un código definido; lo que hace único al registro es su nombre, haciendo rastreable la información registrada con respecto al producto y/o actividad realizada.

3.3.2 Clasificación, Archivo y Acceso

• Los usuarios / responsables o custodios de los registros en cada área clasifican los mismos según la naturaleza de la información documentada, para facilitar su búsqueda en el archivo. Dicha clasificación puede ser por área de origen del registro, por actividad, por instalación, por fecha, por contrato o servicio prestado por un subcontratista u otro criterio que aplique.

• Cada usuario archiva los registros en medios documentales impresos (papel) o en sistema electrónicos computarizados

• Los registros se deben ubicar fácilmente de acuerdo a la información establecida en la LG ORI-03: Lista maestra de los registros de la calidad. Para facilitar la consulta de la información en papel, los registros se archivan en carpetas dentro de gavetas y/o estantes claramente identificados. Para el acceso de los registros electrónicos, se determina la actividad en la que se requiere consultar o guardar la información, luego se identifica el tipo de programa electrónico (Word, Excel, SAP, entre otros) y se accesa directamente o mediante contraseña.

• Los usuarios deben mantener archivados los registros en instalaciones y condiciones ambientales apropiadas para la conservación, integridad y facilidad de acceso de los mismos, previniendo daños o deterioro y evitando su pérdida (incluyendo los registros de los subcontratistas que se consideren pertinentes). Estos archivos deben mantenerse por el tiempo de retención definido en la LG ORI-03: Lista maestra de los registros. Cuando se defina 1 año de retención, quiere decir que es el año en curso más el año anterior, si se definen 2 años de retención, entonces es el año en curso más los dos años anteriores y así sucesivamente.

3.3.3 Disposición y Recuperación

• Una vez concluido el período de retención de los registros en archivo activo, los responsables o custodios destruyen aquellos a los cuales no les aplique conservación en archivos inactivos. En caso contrario, los recogen, identifican y trasladan al archivo inactivo ubicado en el lugar destinado para ello, donde se mantendrán en condiciones que prevengan daños o pérdida por el período especificado para cada uno, definido en la LG ORI-03: Lista maestra de registros.

• La recuperación de los registros en archivo activo está garantizada ante cualquier contingencia, ya que los mismos son almacenados y respaldados en servidores PDVSA.

CAPÍTULO VI

Situación propuesta

En el siguiente capitulo se presentan los resultados finales obtenidos a través de este estudio, en relación a los objetivos específicos planteados para el desarrollo de esta investigación.

• DIAGNOSTICAR LA SITUACIÓN ACTUAL DE LOS REGISTROS DE LOS EQUIPOS
  CRITICOS DEL PROCESO DE RECEPCIÓN, ALMACÉN Y DESPACHO DE PRODUCTOS
  DE LA PLANTA DE DISTRIBUCIÓN PDVSA PUERTO ORDAZ

Los registros físicos constan de:

• Análisis de Riesgos En Tareas Específicas (ARETE)

• Permiso de Trabajo.

Estos registros son archivados en una carpeta identificada con el mes en que son llenados, esto causa que se pierda en el tiempo la trazabilidad del proceso de auditoria, ya que cuando son solicitados por equipo o por ubicación técnica, se pierde tiempo al buscarlos por la manera en que se encuentran archivados. Por otra parte, dichos registros no poseen un formato con especificaciones de los equipos que se encuentran en la planta que le puedan proveer al personal información clave para que la realización de los mantenimientos sea lo mas optima posible.

Por este motivo, se requiere de una nueva organización de estos documentos, en donde se puedan guardar en carpetas identificadas con la ubicación técnica y su debido código SAP de los equipos a los que se le realizan actividades de mantenimiento.

Registros electrónicos:

Estos se encuentran en el software SAP, en donde cada equipo posee un código que al introducirlo se pueden observar las características del mismo, desde su fabricación hasta su instalación. Actualmente, esta información en SAP es escasa ya que hay equipos que han sido reemplazados o eliminados de la planta y no se ha realizado una actualización del sistema.

2. DISEÑAR E IMPLEMENTAR FICHAS TÉCNICAS PARA LOS EQUIPOS
CRÍTICOS DE LA PLANTA

Como resultado de esta investigación, se crearon 135 Fichas Técnicas de los equipos críticos de la planta, estas fichas serán archivadas con los registros físicos de mantenimiento de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz, de manera que le puedan proporcionar información a los trabajadores sobre los equipos que van a realizarle mantenimiento.

A continuación se puede observar una de las Fichas Técnicas diseñadas (ver Figura 12).

CÓDIGO: FM POZ -16 /FECHA DE ELABORACIÓN 20/08/2007

N° REVISIÓN: 0/ EDICIÓN 1

Figura 11. Ficha Técnica

3. DEFINIR EL SISTEMA DE CODIFICACIÓN SAP PARA LOS EQUIPOS CRÍTICOS

Para elaborar el manual de codificación de los equipos en SAP
fue necesario definir el sistema de codificación actual de dichos equipos,
es decir, se realizó una investigación para conocer el origen
del código SAP, esto es, el número de identificación en
SAP de los equipos que pertenecen a la planta de distribución PDVSA Puerto
Ordaz. Para obtener dicha serie de números es necesaria la creación
de un equipo en el sistema, a través de una serie de pasos e introduciendo
toda la información que exige el programa, se obtiene la codificación
al guardar dicho equipo en el SAP, es decir el mismo programa crea el número
de identificación una vez que el equipo es creado.

4. ELABORAR UN MANUAL DE SISTEMA DE CODIFICACIÓN EN SAP DE LOS EQUIPOS
CRITICOS DE LA PLANTA

Luego de conocer el origen de la codificación en SAP, se diseño
un Manual del Sistema de Codificación de los equipos críticos
de la planta, en donde se especifica el procedimiento a seguir para ingresar
un equipo al software y se definen todos los campos que el usuario debe llenar
para guardar dicho equipo en el sistema, una vez guardado, el programa arroja
el código, que consta de 6 números que será utilizados
como clave para acceder y observar las características, especificaciones
y documentos asociados al equipo.

Este manual se diseño con el fin de proporcionar al personal una
herramienta que les permita conocer la forma correcta de usar el programa SAP
para la codificación de los equipos (ver anexo D).

5. DISEÑAR UN FORMATO PARA EL CONTROL DE HISTORIAL DE EQUIPOS.

Como resultado del diagnostico realizado a sistema de registros, se observó que se debe ingresar un formato en donde los trabajadores dejen constancia de las condiciones de los equipos una vez realizado el mantenimiento.

Por medio de la utilización de este formato se podrá conocer y controlar la manera en que los trabajadores llevan a cabo las diferentes actividades de mantenimiento a los equipos.

A continuación, se muestra el Formato para el control de historial de equipos (ver Figuras 13 y 14).

CÓDIGO: /FECHA DE ELABORACIÓN 20/08/2007

N° REVISIÓN: 0/ EDICIÓN 1.

Figura 12. Formato de Reporte de Historial de Equipos (anverso).

PLANTA DE DISTRIBUCION

PUERTO ORDAZ

INSTRUCTIVO DE LLENADO

REPORTE DE HISTORIAL DE EQUIPOS

FECHA DE ELABORACIÓN: 20/08/2007

Figura 13. Formato de Reporte de Historial de Equipos (reverso).

6. CODIFICAR Y ORGANIZAR LOS REGISTROS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS
DE LOS EQUIPOS CRÍTICOS DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE LA PLANTA

Como resultado del logro de este objetivo específico, se organizaron
los registros físicos de los equipos críticos del proceso de recepción,
almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA
Puerto Ordaz, los registros fueron archivados por ubicación técnica,
es decir, cada carpeta está identificada por una ubicación técnica
y el código SAP de la misma y una lista de equipos pertenecientes a dicha
ubicación técnica, dentro de la carpeta se encuentran los registros
de los equipos críticos que contienen ARETE, Permiso de Trabajo, Ficha
Técnica del equipo y control de historial de equipo, de esta manera cuando
son solicitados ciertos registros específicos, el personal puede encontrarlos
de una manera mas fácil y rápida y de esta manera se evitaran
no conformidades. Así como también los formatos diseñados
fueron codificados de acuerdo a los requisitos del Sistema de Gestión
de la Calidad.

En cuanto a los registros electrónicos, por falta de organización
y control, habían equipos cuya información en SAP era escasa,
obsoleta y carecía de organización, por lo que se le realizó
una actualización al sistema de manera que los trabajadores puedan accesar
y obtener las especificaciones actuales de los equipos.

7. ACTUALIZAR LA BASE DE DATOS DEL SISTEMA SAP, DE LOS EQUIPOS CRÍTICOS
DE LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN, ALMACÉN Y DESPACHO DE PRODUCTOS
DE LA PLANTA

Se actualizó la información de los equipos críticos ya que algunos fueron reemplazados o eliminados de la planta, así como también los datos guardados en SAP de la mayoría de dichos equipos era escasa por lo que se añadió información actualizada, así como también se codificaron equipos nuevos.

A continuación se puede observar una comparación de la base de datos del sistema SAP antes y después de ser actualizada (Ver Figuras 14 y 15).

Figura 14. Válvula Cierre de Emergencia antes de la actualización.

Fuente: SAP PDVSA

Figura 15. Válvula Cierre de Emergencia después de la actualización.

Fuente: SAP PDVSA

Como se puede observar, hay datos que no pudieron ser llenados debido a que esta información se obtuvo de las placas de identificación de los equipos críticos por medio de visitas al área, y de algunas facturas de compra de dichos equipos, cuando se les realiza mantenimiento, la mayoría son pintados incluyendo dichas placas, por lo que no se pudo obtener todas las especificaciones necesarias.

8. ESTABLECER Y PROPONER UN PLAN DE ESTRATEGIAS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
TANTO FÍSICOS COMO ELECTRÓNICOS DE EQUIPOS CRÍTICOS DE
LA PLANTA DE DISTRIBUCIÓN PDVSA PUERTO ORDAZ

Para un mayor control de los registros se debe esquematizar la forma en que se realiza el proceso de mantenimiento, de esta manera el personal tendrá a su disposición un procedimiento de las actividades de mantenimiento, desde la creación del plan de mantenimiento hasta la fase de cierre técnico, de forma sintetizada, y así se tendrá un control de los registros que despiden dichas actividades.

La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar. Cuando se detallan los planes, el personal sabe a donde va la organización y en que debe contribuir para alcanzar los objetivos, es por ello que si se les proporciona un procedimiento a seguir se obtendrá un mayor control de los registros, se mejora la gestión de mantenimiento y se evitaran las no conformidades a la hora de una auditoria.

A continuación se muestra el plan de estrategia para el control de registros tanto físicos como electrónicos de los registros de los equipos críticos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz.

• 1. El controlador de mantenimiento debe crear un plan de mantenimiento.

El plan de mantenimiento es un conjunto de instrucciones que agrupa las tareas, inspecciones o actividades rutinarias que han de realizarse a los equipos o instalaciones, de acuerdo a las estrategias establecidas.

Una vez que se tiene elaborado el plan de mantenimiento, se procede a iniciar la fijación de las fechas de ejecución de las actividades de mantenimiento.

• 2. Luego de elaborar el plan, el controlador de mantenimiento procede a cargar dicho plan en el sistema SAP.

• 3. Se imprimen las órdenes de mantenimiento mensuales y se les entregan al ejecutor.

Una orden de mantenimiento es el documento principal del módulo SAP – Mantenimiento (SAP-PM) que sirve como instrumento técnico para planificar y programar las actividades de mantenimiento.

• 4. El ejecutor elabora un plan de mantenimiento semanal, dándole prioridad a los mantenimientos correctivos que requieran los equipos, en caso de que no se pueda realizar un mantenimiento preventivo, éste es reprogramado.

Lo ideal es ejecutar la orden en el día que se ha establecido en la programación, pero esto depende de una serie de factores. El ejecutor tomando en cuenta la complejidad del trabajo, la disponibilidad de los recursos, la carga de trabajo existente, los mantenimientos correctivos y la mano de obra que implica su realización determinaría si se ejecuta o se posterga la ejecución de dichas actividades, por ello se crea un plan de mantenimiento semanal.

• 5. De acuerdo al plan semanal, se ejecutan los mantenimientos y se llenan los permisos de trabajo, ARETE y control de historial de equipo correspondientes.

• 6. Una vez realizado el mantenimiento, el ejecutor notifica al controlador la finalización de dicha actividad y se le es entregado el permiso de trabajo, ARETE y control de historial de equipos debidamente llenados.

• 7.  Es realizado el cierre técnico del plan por parte del controlador de mantenimiento que consiste en introducir todos los datos relacionados con las actividades realizadas en el sistema SAP. Esto forma parte de los registros electrónicos y debe realizarse una vez finalizada la ejecución del mantenimiento.

• 8. El controlador de mantenimiento debe archivar los registros físicos (permisos de trabajo, control de historial de equipos y ARETE), en el lugar correspondiente de acuerdo a la ubicación técnica y código SAP del equipo.

Toda la información de los resultados de inspecciones, reparaciones, cambios, monitoreos o posibles fallas que suceden en los equipos deben ser reflejadas en el formato de control de historial de equipos, esto debe ser archivado una vez llenado, junto con el permiso de trabajo y ARETE, éstos registros serán la fuente de información con la cual el personal estará en posición de analizar los resultados de la gestión de mantenimiento en caso de una auditoria.

A continuación se puede observar los pasos explicados anteriormente de forma esquematizada, para mayor entendimiento de los trabajadores y para una fácil divulgación en la planta (ver figura 16).

Figura 16. Esquema del Plan de estrategias para el Control de Registros.

Conclusiones

Los resultados obtenidos permiten concluir con los siguientes aspectos:

• 1.  La forma en que se encuentran organizados los registros de los equipos críticos de la planta es engorrosa y causa pérdida de tiempo al personal cuando son solicitadas.

• 2.  Los registros físicos no contienen ningún tipo de fichas técnicas que contengan información de los equipos que se laboran en la planta.

• 3.  Cuando se ingresa por primera vez un equipo al software SAP, introduciendo todos los campos necesarios y luego de guardar dicha información, el mismo sistema le suministra al usuario la codificación del equipo.

• 4.  En la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz no se contaba con un manual que explicara el procedimiento del sistema de codificación en SAP.

• 5.  Se evidenció que no existe constancia o documento que especifique el estado en que se encuentran los equipos luego de realizarle los mantenimientos.

• 6.  Las carpetas que contienen los registros físicos no poseen códigos ni identificación que faciliten la búsqueda de los mismos, así como también hay equipos que no se han ingresado al sistema y por lo tanto no poseen código SAP.

• 7.  Se encontró que el sistema SAP estaba desactualizado, debido a que algunos equipos fueron reemplazados y dicha información no fue ingresada al programa y aun no se habían integrado las especificaciones de los nuevos equipos.

• 8.  Los registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz requieren de un estricto control para evitar futuras no conformidades en las auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad.

Recomendaciones

De las conclusiones obtenidas, se recomienda lo siguiente:

• 1.  Implementar las fichas técnicas diseñadas de los equipos críticos en los registros físicos del proceso de recepción, almacén y despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz.

• 2.  Implementar el formato diseñado para el control de historial de equipos en los registros físicos del proceso de recepción, almacén y despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz.

• 3.  Implementar el manual diseñado para el sistema de codificación en SAP de los equipos críticos de la planta.

• 4.  Implementar la codificación y organización realizada a los registros físicos de los equipos críticos en los registros físicos del proceso de recepción, almacén y despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz.

• 5.  Ingresar todos los nuevos equipos que se vayan a instalar en la planta al sistema SAP con sus respectivas especificaciones para su posterior codificación.

• 6.  Llevar un control de los registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz.

• 7.  Concientizar a los trabajadores de la importancia de la organización y control de los registros tanto físicos como electrónicos que posee la planta.

• 8.  Capacitar a los trabajadores mediante cursos, charlas o seminarios sobre el manejo de software SAP.

• 9.  Crear una base de datos en el sistema SAP de manera que se puedan digitalizar todos los registros físicos que posee la planta, y así el personal se evita el proceso de archivar dichos registros en carpetas.

Bibliografía

(1) MIGUEL, Jurán. (1992). Gestión de la Calidad. Definiciones: Gestión de la Calidad. Ediciones Diaz de Santos. pág. 5.

(2) BERLINCHES, Andrés. (2004). Las nuevas ISO 9000:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad. Aseguramiento de la calidad. Editorial Thomson Learning Ibero. Pág 8.

(3) ROJAS, Rosa. (1997). Orientaciones Prácticas para la Elaboración de Informes de Investigación. Investigación Aplicada. Puerto Ordaz. Ediciones UNEXPO. Segunda Edición. Pág. 34.

(4) PDVSA. MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MQ ORI-01. (2006). Estructura de la Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad. Comercialización y Distribución Venezuela. Gerencia de Distribución Oriente. Tercera Edición.

(5) SIDOR. EL MODELO ORGANIZATIVO DE MANTENIMIENTO EN SIDOR. (S.f). Software SAP. Gerencia General de Mantenimiento y Servicio. Puerto Ordaz.

(6) PDVSA. Acerca de PDVSA. Documento en línea. Disponible en: www.pdvsa.com [29 de julio del 2007].

(7) GONZALES, Carlos. Manual de calidad, procedimiento y prácticas operativas. Documento en línea. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos11/conge/conge [08 de agosto del 2007].

(8) (Anónimo). Principios del Sistema de Gestión de la Calidad. Documento en línea. Disponible en: http://www.buscarportal.com/articulos/iso_9001_gestion_calidad.html [08 de agosto del 2007].

(9) GRIMAN, Francisco. Definición de SAP, SAP PM. Documento en línea. Disponible en: http://www.mundosap.com/foro/showthread.php?p=15880. [08 de agosto del 2007].

(10) (Anónimo). Estructura del SAP, SAP PM. Documento en línea. Disponible en: http://www.mundosap.com/foro/showthread.php?t=5639 [08 de agosto del 2007].

(11) (Anónimo). Definición SAP R/3. Documento en línea. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/R/3. [10 de agosto del 2007]

Anexos

ANEXO A. ANÁLISIS DE RIESGOS EN TAREAS ESPECÍFICAS (ARETE)

ANEXO B. PERMISO DE TRABAJO

ANEXO C. LISTA MAESTRA DE REGISTROS DE CALIDAD

DEDICATORIA

Este trabajo lo dedico con todo mi corazón:

A Dios por estar conmigo en cada paso que doy, iluminándome
el camino para que todo me salga bien.

A mi mamá y hermanita por ser las mejores amigas y estar
conmigo incondicionalmente, gracias porque sin ellas, sus enseñanzas
y su amor no estaría aquí ni seria quien soy ahora.

Paola Medina

AGRADECIMIENTOS

A Dios por haberme permitido llegar a este punto, por darme salud, fortaleza y su amor infinito.

A mi mama y mi hermanita por apoyarme en todo momento, por sus consejos, su amor, y sus valores.

Un millón de gracias a Zuleima Castillo por su confianza, apoyo y amistad, al permitirme realizar este Trabajo de Grado en la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz. No tengo como agradecerle!

Al Ing. Andrés Eloy Blanco, Tutor Académico, por servir de guía, por su apoyo, tiempo compartido, motivación y valiosas sugerencias para el desarrollo de este trabajo.

Al Ing. Andrés Gómez, Tutor Industrial, por compartir sus conocimientos y darme toda la colaboración que necesitaba para la elaboración de este trabajo.

Muchas gracias a todo el personal de la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz, por su cooperación y por permitirme ser parte de su trabajo. En especial gracias a Arquímedes Villarroel, Antonio Barboza y Dahiana Gutiérrez por sus valiosos aportes durante el desarrollo de este trabajo, a Reina Peña por su especial amistad y al Sr. Moncho por darme un poco de su tiempo y su incondicional apoyo.

A mis amigos que estuvieron conmigo en la realización de este trabajo, especialmente a Liliangel Barrios, Ligia Rivera y "mi best" Daniel Martínez, les agradezco el haber llegado a mi vida y el compartir momentos agradables y momentos tristes, pero esos momentos son los que nos hacen crecer y valorar a las personas que nos rodean, los quiero mucho!

Paola Medina

Autor:

Paola Medina

(Marzo 2008).

Trabajo de Grado. Departamento de Ingeniería Industrial. Vice-Rectorado Puerto Ordaz. UNEXPO.

Tutor Académico: Ing. Andrés Eloy Blanco.

Tutor Industrial: Ing. Andrés Gómez.

Enviado por:

Iván José Turmero Astros