El papel de la normalización y de la conversión retrospectiva en el intercambio de información

Introducción

El advenimiento de la sociedad de la información,
apoyada en el progreso de las telecomunicaciones y de las nuevas
tecnologías de la información, ha producido
profundos cambios en los modos de producción debido a que
los procesos necesarios para la generación de bienes se
conciben como procesos de alto consumo de información
(Cano, 1996, 1998; Rogers, 1986). Inmersas en los cambios
mencionados, y para adaptarse a ellos, las bibliotecas han
emigrado a partir de los años sesenta, de estructuras
tradicionales hacia estructuras automatizadas primero, e
híbridas después, con el fin de evolucionar hacia
la constitución de la biblioteca digital, potencialmente
apta para facilitar el acceso universal a los recursos de
información (Lankes, 1998; Sutton, 1996).

Los países desarrollados han generado, en esta
dirección, una serie de proyectos que, según
observa Mary Bolin (1993), se concentraron, en las décadas
de los setenta y de los ochenta, en la conversión
retrospectiva del catálogo de la biblioteca y en la
generación de catálogos en línea de acceso
público (OPAC). Estas iniciativas constituyeron,
especialmente en el área de la educación superior,
la clave para avanzar hacia una nueva dimensión en el
intercambio de información y la conformación de
redes.

Los países en desarrollo, por el contrario,
afrontan en la actualidad, bajo la influencia de una diversidad
de factores externos e internos (Barber et al., 2000), el
desafío de poner a disposición de la comunidad
académica local e internacional los fondos de sus
bibliotecas universitarias mediante un adecuado proceso de
conversión retrospectiva de los catálogos, con el
objetivo de acompañar, como motores propulsores de la
transferencia de información, los profundos cambios
estructurales y funcionales a los que se hallará sometida
la universidad en los inicios del milenio.

Por tal motivo, el grupo de investigación a cargo
del proyecto UBACYT TF 06 que investiga desde 1995 los procesos
de automatización de las bibliotecas universitarias
argentinas (Barber, Tripaldi, Pisano & Werner, 1999) ha
considerado pertinente, en esta oportunidad, focalizar sus
indagaciones sobre algunos aspectos relacionados con la
gestión de la normalización y la conversión
retrospectiva en estas bibliotecas. Para ello, ha formulado una
serie de preguntas a partir de las cuales concentrará su
análisis en el presente trabajo: ¿dichas
bibliotecas han priorizado el proceso de conversión
retrospectiva (CR) dentro del proceso total de
informatización? ¿cuentan con catálogos
normalizados para desarrollar esta actividad en óptimas
condiciones? ¿poseen los recursos financieros, humanos y
materiales necesarios para gestionar el proceso con éxito?
¿han seleccionado los software y los formatos adecuados
para que la conversión retrospectiva genere un OPAC con
capacidad de acrecentar la calidad del intercambio y la
difusión de información?.

El control de autoridades, las metodologías
elegidas para realizar la conversión y los formatos
bibliográficos utilizados se propondrán, entre
otros, como algunos de los indicadores capaces de orientar las
respuestas a los cuestionamientos planteados.
Constituirán, junto con las aproximaciones
metodológicas, que a continuación se
detallarán, los instrumentos elegidos para determinar
conflictos en relación con la gestión de la
información en las bibliotecas académicas
argentinas y para ofrecer lineamientos que fortalezcan los
procesos de automatización de las mismas.

Metodología

• Características y límites de la
  población

Se delimitó, en esta oportunidad, una
población de 373 bibliotecas académicas
pertenecientes a universidades públicas y privadas del
país listadas en directorios actualizados. Se incluyeron
81 unidades ubicadas en el área metropolitana y 292
localizadas dentro del resto del territorio nacional. Se
respetó la estratificación utilizada en el proyecto
UBACYT FI013 correspondiente a la Programación
científica 1995-1997, que permitió elaborar un
diagnóstico de situación general válido para
Capital Federal y Gran Buenos Aires. De acuerdo con esta, las
bibliotecas se clasificaron teniendo en cuenta la
jurisdicción (públicas y privadas) y el
tamaño (grandes, medianas y pequeñas) de la
universidad.

Sobre la base de dichos parámetros, fue posible
determinar que el 78,00% de las bibliotecas que habían
respondido a diciembre de 1999 el cuestionario enviado,
correspondían al interior del país y el 22,00% a
instituciones que se encontraban en el área de Capital
Federal y Gran Buenos Aires. El 77,00% desarrollaba sus
actividades dentro del ámbito público y el 23,00%
lo hacía en el ámbito privado. De acuerdo con la
estratificación adoptada, el 41,00% pertenecía a
universidades categorizadas como grandes, el 31,00% a medianas y
el 28,00% a pequeñas.

2.2 Recolección de los datos

Para llevar a cabo esta etapa se configuró un
patrón que permitía caracterizar el proceso de
informatización de las bibliotecas universitarias
argentinas del país en lo atinente a elementos y
dinámica. Este patrón contemplaba las variables
consideradas en la investigación anterior (usuarios,
fondos documentales, estudios de factibilidad, equipos y sistemas
informáticos, módulos en funcionamiento, servicios,
costos de la automatización), incluía nuevas
variables que abarcaban una segunda fase destinada a indagar
sobre los cambios institucionales (estructura organizacional
interna, relaciones jerárquicas e interinstitucionales,
operatividad biblioteca – centro de cómputos) y una
tercera fase definida para relevar datos sobre factores puntuales
de operabiblidad y estandarización (compatibilidad de
formatos, conversión retrospectiva, almacenamiento de los
registros, digitalización de información,
integración en redes, sistemas operativos, protocolos de
comunicación).

A partir del patrón establecido se elaboró
un instrumento recolector que contempló las tres fases
señaladas (diagnóstico general de la
situación, cambios institucionales y factores puntuales de
operabilidad y estandarización). Se aplicó este
instrumento en forma indirecta, por envíos vía
correo postal, a las unidades de información de
instituciones de educación superior, públicas y
privadas, de la totalidad del país.

En este momento el equipo se encuentra en la etapa de
recepción de cuestionarios. Ha recibido, hasta diciembre
de 1999, 94 respuestas, sobre la base de las cuales
ofrecerá, en los ítems subsiguientes,
información porcentual acerca de las primeras tendencias
observadas con respecto a la normalización y a la
conversión retrospectiva en el intercambio de
información.

Estándares
aplicados en el procesamiento de la información

La utilización de estándares
internacionales ha guiado permanentemente el desarrollo de los
procesos de automatización bibliotecaria. En este sentido,
Robin Yeates (1996) considera que "…If we want to exchange
records now, let alone in the future, we need to incorporate
standards and practices information into the records, in a form
that is widely understood and can be manipulated by most
retrieval software. …". Su afirmación introduce la
reflexión sobre el alcance de dichos estándares, en
relación con el cual es posible determinar cuatro aspectos
a tener en cuenta:

• Los software de gestión
  bibliotecaria.

• Los formatos de registro y de intercambio
  (bibliográfico, de autoridades, "holdings", "community
  information").

• Las normas adoptadas para la descripción
  bibliográfica (reglas de catalogación, sistemas
  de clasificación e indización).

• El control de autoridades (de autor, titulo
  uniforme, serie y materia).

Por lo expuesto, será conveniente efectuar una
referencia a cada uno de ellos y proporcionar, en cada caso,
información estadística sobre la situación
observada en las bibliotecas universitarias
argentinas.

• Los software de gestión
  bibliotecaria

Existen diversas tendencias con respecto a la
elección del sistema para la automatización de las
unidades: la creación de software "ad hoc", la
adquisición de productos desarrollados por proveedores
nacionales o, por proveedores internacionales (Barber et al.,
2000). Las dos primeras opciones presentan problemas de
incompatibilidad con estándares internacionales
reconocidos, como por ejemplo, arquitectura cliente–servidor,
sistemas operativos abiertos, salida a web, protocolo Z39.50,
formato MARC.

Por otra parte es reconocida la superioridad de los
sistemas modulares o integrados para la gestión de las
bibliotecas (SIGB), donde cada uno de los módulos coincide
con las funciones básicas definidas en un sistema de
información automatizado (SIA) y con la estructura
departamental original de la organización bibliotecaria
(Moya Anegón, 1995), con respecto a otros sistemas, como,
por ejemplo, administradores de bases de datos.

En Argentina, donde el 92,55% de las unidades de
información académicas automatizó total o
parcialmente sus funciones, solo el 3,18% ha adoptado un sistema
integrado de gestión bibliotecaria y, aún, el
82,98% de las bibliotecas utiliza un gestor de bases de datos,
según se detalla en el siguiente cuadro:

Tabla 1. Software
seleccionados

3.2 Los formatos de registro y de intercambio de
información

La estructura de datos de los formatos puede facilitar o
desalentar el intercambio de información
bibliográfica. Según Garduño Vera (1996), la
proliferación de formatos diferentes impide el intercambio
de registros a gran escala porque no permite que la
compatibilización se establezca en forma
automática, exige la generación de programas
compatibilizadores específicos, con resultados limitados y
a costos elevados. Con el objetivo de diseñar un modelo
bibliográfico orientado al control bibliográfico
universal, este autor yuxtapuso los campos de dieciséis
formatos de uso local, nacional e internacional con el formato
USMARC, seleccionado como formato bibliográfico matriz. La
comparación le permitió comprobar que trece de
ellos mantenían la estructura del formato matriz, uno del
UNIMARC, uno de INTERMARC y uno de CEPAL. A pesar de su bajo
nivel de compatibilidad, este último formato posee alta
frecuencia de uso en América Central y del Sur. En las
bibliotecas universitarias argentinas es uno de los dos formatos
más representativos, ya que, tal como lo confirman los
datos recabados, solo el 3,19% adoptó USMARC y la
mayoría de las unidades ingresa sus registros por medio de
CEPAL (28,72%), BIBUN (23,40%) o FOCAD (6,38%):

Tabla 2. Formatos utilizados

Por otra parte, como un 30,85% usa un formato propio, es
posible inferir que un porcentaje importante de bibliotecas no se
halla en condiciones de participar en proyectos cooperativos e
integrar redes de información. Se ha constatado,
también, que en un 5,32% de los casos conviven entre dos y
tres formatos:

Tabla 3. Cantidad de formatos utilizados
por unidad

3.3 La descripción
bibliográfica

Los formatos bibliográficos tienen su
razón de ser cuando son utilizados con el apoyo de normas
catalográficas que orientan las actividades de
descripción bibliográfica. Además, estas
reglas constituyen la base sobre la que se han construido dichos
formatos, especialmente USMARC, ligado más que otros a las
Reglas de Catalogación Angloamericanas2 (AACR2)
(Garduño Vera, 1996).

En el ámbito universitario argentino, la
mayoría de las bibliotecas (86,17%) cataloga sus registros
según las AACR2, aunque el 8,51% sigue otras normas. Es
necesario observar, de todas maneras, que debido a
inconsistencias en los formatos utilizados, existen dificultades
para aplicar correctamente las AACR2, masivamente adoptadas a
escala mundial.

En cuanto al análisis temático, solo el
1,06% usa LCSH (Library of Congress Subject Headings). Luego, los
porcentajes mayores se registran en el uso de CDU (47,87%), CDD
(30,85%), tesauro de la UNESCO (31,91%), otros tesauros (47,87%),
vocabularios propios (23,40%) y lenguaje natural
(39,36%):

Tabla 4. Sistemas utilizados para
efectuar el análisis temático

Cabe destacar que el 66,04% de las unidades utiliza
entre dos y cinco sistemas:

Tabla 5. Cantidad de sistemas utilizados
por unidad

3.4 El control de autoridades

Este tipo de control exige la constitución previa
de un catálogo de autoridades (Moreno Jiménez,
1991), que es necesario mantener actualizado y enlazado con los
registros bibliográficos para que cumpla la función
de validar los datos incluidos en el OPAC (Moreno Jiménez,
1992).

El catálogo de autoridades permite crear
encabezamientos uniformes, relaciones cruzadas entre las
variantes de un encabezamiento y la forma adoptada para el mismo,
proporciona información suficiente para distinguir un
encabezamiento autorizado de otro similar (Dickson, 1989). Es,
por lo tanto, un componente fundamental con miras al control de
calidad de los datos del catálogo de la biblioteca en
función de proyectos de cooperación e
integración en redes.

Para efectuar el control de autoridades los sistemas
para automatización de bibliotecas deben contar con los
siguientes elementos: la fuente de los registros de autoridades,
el almacenamiento de los mismos, el mantenimiento de la base de
datos de autoridades, la relación entre los registros de
autoridades y los registros bibliográficos, la estructura
de las referencias, la producción de listados y de
estadísticas (Johnston, 1989).

En Argentina, y sobre la base de los datos recolectados,
únicamente el 38,30% de las bibliotecas académicas
realiza control de autoridades, el 41,49% afirma no efectuar este
control aunque trabaja en entorno automatizado y el 20,21% no
contesta esta pregunta. Estos datos se vuelven más
significativos aun, al verificar que el 32,98% de las unidades
que dicen cumplimentar estos estándares, lo hace a partir
de registros propios:

Tabla 6. Control de
autoridades

La conversión
retrospectiva (CR)

La conformación de la base de datos es un tema
central dentro del proyecto de automatización. Implica la
adaptación de los registros del catálogo a un nuevo
formato y requiere que dichos registros "… hayan sido
preparados de tal forma que puedan ser accesados por la
computadora." (Tejeda Rodríguez, 1991). Según esta
autora, la conversión retrospectiva persigue tanto
objetivos internos como externos. Entre estos últimos se
destacan la creación de catálogos colectivos y
bases de datos nacionales, el intercambio de recursos
bibliográficos y la contribución con el control
bibliográfico internacional.

Puede efectuarse mediante diferentes métodos. El
más común, consiste en la entrada directa de datos
con recursos humanos de la propia biblioteca.
Técnicamente, este método es aconsejable para
bibliotecas con fondos pequeños. La CR a cargo de la
propia biblioteca se realiza de manera más efectiva cuando
se recurre a la captura y posterior edición de los
registros a partir de bases de datos externas, en CD-ROM o en
línea. Sin embargo, según la literatura de la
especialidad, los mejores resultados se obtienen a través
de la contratación de empresas de servicios, aunque para
aplicar esta metodología es necesario contar con
catálogos que posean un buen nivel de descripción
bibliográfica y con suficientes recursos financieros
(Barber et al., 1999; McDonald, 1998; Scott Cree,
1997).

Dado que supone el pasaje de un formato a otro, es
necesario destacar que, cuando los formatos en uso tanto como
aquellos que se adoptarán, respetan la
normalización internacional, facilitan el intercambio
bibliográfico de registros. Por lo tanto, para alcanzar
los objetivos externos mencionados en un principio, es
recomendable la utilización del formato MARC, norma
establecida para dicho intercambio en entorno automatizado
(Barber et al., 1999; Tejeda Rodríguez, 1991). Frente a un
escenario diferente, surgen problemas relacionados con la falta
de integridad e inconsistencia de las bases de datos, la
redundancia de datos y la adaptación de los mismos al
sistema que, en algunos casos, degradan el proceso de CR con la
consiguiente pérdida de información
(Hernández Chávez, 1997) y en otros aumentan su
complejidad y acrecientan el compromiso de recursos humanos y
económicos (Dicortua García, 1997).

En Argentina, el 61,70% de las unidades
académicas manifiesta haber iniciado el proceso de
conversión y el 29,79% informa que no lo ha hecho ya sea
por falta de recursos o porque no era necesario. El 21,28%
comenzó esta tarea hace un año o menos y el resto
dentro de un período de uno a tres años (17,02%),
de cuatro a cinco años (6,38%) o de más de cinco
años (8,51%), aunque el 46,81% no ofreció datos
sobre este ítem. La mayoría de las unidades no han
completado aún la conversión de sus registros
(47,87%); solo el 11,70% afirma haberla finalizado. Estas cifras
comparadas con aquellas proporcionadas en relación con la
cantidad de registros convertidos: 1 a 1000 (8,51%); 1001 a 5000
(17,02%); 5001 a 20000 (11,70%); más de 20000 (7,45%); no
contestó (55,32%), reflejan bajos niveles de
productividad.

Al preguntar sobre los métodos utilizados para
efectuar la CR se observó el predominio de la carga
directa en la propia biblioteca (54,26%) por sobre otros
métodos:

Tabla 7. Métodos adoptados para
efectuar la CR

Muy pocas unidades convocaron personal externo para
realizar la carga de registros: 1 a 2 (4,26%); 3 a 5 (6,38%); 6
ó más (3,19%). La mayoría recurrió al
personal propio y no afectó una cantidad importante de
recursos a esta tarea, aunque el 46,81% ingresa registros
completos y únicamente el 12,77% trabaja con registros
abreviados.

Tabla 8. Personal afectado a la
CR

Asimismo, se relevaron las dificultades más
importantes detectadas durante el proceso de CR. El control de
ejemplares y duplicados, el control de autoridades y el
entorpecimiento de otras tareas de la biblioteca fueron los
problemas más significativos considerados por las unidades
de información, tal como se desagrega en la siguiente
tabla:

Tabla 9. Dificultades detectadas durante
la CR

Las cifras vertidas permiten inferir que los
inconvenientes relacionados con la normalización y la
escasez de recursos afectaron el proceso de CR. Si tal como
afirma Araya Marín (1988), "Una de las tareas más
lentas lo constituye la conversión de los registros
manuales a un medio reconocible y transferible
electrónicamente. …" , la culminación exitosa de
este proceso con una adecuada relación costo-beneficio,
presupone la planificación y la implementación del
mismo a cargo de personal profesional actualizado y competente
que efectúe la toma de decisiones en favor de la
adopción de estándares reconocidos
internacionalmente.

Conclusiones

En resumen, y tal como se ha expresado en trabajos
anteriores (Barber, Tripaldi, Pisano, Tiribelli, & Werner,
1997; Barber et al., 1999), se ponen en evidencia las siguientes
carencias:

• la adopción de gestores de bases de datos en
  detrimento de sistemas integrados de gestión
  bibliotecaria.

• la utilización de formatos no
  compatibles.

• la falta del control de calidad de la
  información.

• la ausencia de planes sólidos de
  conversión retrospectiva.

Para revertir esta realidad, se proponen las siguientes
recomendaciones:

• migración de un gestor de bases de datos a un
  sistema integrado de gestión bibliotecaria que respete
  los estándares internacionales reconocidos:
  arquitectura cliente-servidor, sistemas operativos abiertos,
  salida a Web, protocolo Z39.50, formato MARC.

• adopción del formato USMARC
  bibliográfico, de autoridades, "holdings", "community
  information".

• planificación de las tareas de
  conversión retrospectiva sobre la base de
  estándares internacionales con suficientes recursos
  materiales y humanos.

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Enviado por:

Pablo Turmero