Implementación de sistema informático de la empresa Boticas San Francisco E.I.R.L

Introducción

Resumen Ejecutivo:

El presente trabajo analiza la situación actual
de la empresa Boticas San Francisco, haciendo un estudio de su
entorno empresarial, recursos, capacidades, cultura
organizacional,  tendencias del sector, competidores y retos
potenciales.

Así mismo hemos identificado oportunidades para
mejorar el funcionamiento de la empresa, entre ellas se ha
propuesto una mejora de la página, la cual es
principalmente informativa. Con lo cual la empresa podría
aumentar la interacción con los clientes y mejorar sus
ventas.

Para un mejor funcionamiento interno y una mayor
integración con los participantes del proceso de negocio
se ha propuesto la implementación de la
Planificación de Recursos Empresariales (ERP) el cual
permitirá una mejor comunicación y mayor control
para una mayor eficiencia y eficacia en las operaciones diarias,
de igual forma permitirá la toma de decisiones
estratégicas en la compañía.

Boticas San Francisco, es una empresa con cobertura en
el Alto Piura, y cuenta con más de 10 sucursales en donde
trabajan aproximadamente 50 empleados, para una mejor
gestión de personal y mayor comunicación entre los
colaboradores hemos propuesto la implementación de un
intranet, utilizando Intranet Joomla.

De igual manera hemos analizado los cambios y beneficios
que estas tecnologías producirían en la empresa y
su impacto en el trabajo de las personas.

1.1.0: DESCRIPCIÓN DE LA
EMPRESA

1.1.1 Razón Social

Nombre Comercial: Boticas San
Francisco

-Razón social: Jowichama S.A.
Boticas San Francisco

–Dirección: Av. Piura #127 San
Miguel de El Faique-Hbba-Piura

-RUC: 10032415097

1.1.2 Giro del Negocio

-Actividad económica: Venta minorista de
productos farmacia medicina y
artículos tocador

1.1.3 Dirección Principal.
Av. Piura N°127 San Miguel de El Faique

Sucursales:

Cuenta con instalaciones en:

1. Canchaque-Huancabamba

2.  Serrán-Morropón

3. Coyona-Canchaque

4. Quitahuajara-San Miguel de El Faique

5.  Sondorillo-Huancabamba

6. Chulucanas-Morropón

7. Huancabamba

8. Lalaquíz- Huancabamba.

9. Huarmaca – Huancabamba

10. Sapalache – Huancabamba

1.1.4 Representante Legal

El Representante legal de esta empresa es el
Señor José Wilder Chávez
Martínez.

• Misión

Contribuir con la salud y bienestar de la
población Faiqueña,Huancabambina,Morropana,Piurana
y Peruana, creando valor en toda la cadena sanitaria; logrando
accesibilidad de nuestra población a productos y servicios
farmacéuticos de calidad, con atención
especializada, respetando su salud y su condición de
ciudadano; y generando rentabilidad a través de la
sinergia de nuestras unidades de negocio, alta eficiencia
operativa basada en el uso de tecnología, un total
conocimiento del mercado, y servicios de calidad a nuestros
usuarios internos y externos. El logro de nuestra
misión nos permitirá cumplir con nuestras
obligaciones para con la comunidad, brindar seguridad y
desarrollo a nuestros colaboradores y rentabilidad a las
inversiones.

• Visión

Ser la primera cadena de boticas de la Región
Piura y del País, con presencia cualitativa en las
ciudades más importantes del Perú. Conformada por
un Equipo altamente competitivo de nivel nacional, comprometido
con su trabajo y apasionado por el servicio, que genere
valor para nuestros usuarios con calidad, y eficiencia de
servicio con reiteradas mejoras continuas. Lograr una amplia
cobertura de nuestros mercados meta, contribuyendo al acceso
universal de productos y servicios farmacéuticos de
calidad, que permita alcanzar salud y bienestar a nuestra
Comunidad.

1.1.7 Productos y/o servicios:

1. Atención en Químicos
Farmacéuticos.

2. Medición de Presión
Arterial.

3. Entrega a domicilio 24 Horas

4. Comprar aquí y recibir tu pedido al instante y
sin recargo en cualquier ciudad de la Región del Alto
Piura.

6. Convenios con Instituciones Públicas y
Privadas.

1.1.8 Cartera de Fármacos
Ofrecidos:

1. Sanaprox

2. Dolodiclomed

3. Vapomed

4. Sanagram

5. Sanaprim

6. Sildemed

7. Pyridol

8. Amoximed

9. Irrisana

10. Espasmosana

11. Piridina F

12. Irrimax

13. Sanahepat

14. Metalgina

15. Dexazona

16. Cipro-k

17. Gastrimed

18. Flamamed

19. Notimed

20. Sanaflat

21. Ip-max

22. Plidimed

23. Sanarub

24. Anaprox

25. Sanaflu

26. Nastimed

27. Febrimed

28. Perusana

29. Hepamed

30. Bhaprim Forte

31. Gravimed

32. Flatumed

33. Flexmed

34. Sanatussin

35. Cortimed

36. Sanavol

37. Hirumed

38. Aliviex

39. Xensbelt

40. Postmed

41. Ranicidex

42. Pyridol

43. Dexazona

44. Sanaflu

45. Plidimed

46. Norflomed

47. Irrisana

48. Macromicina

49. Nastimed

50. Gravimed

51. Pancreomed

52. Oscifol

53. Pharamol

1.1.9 Entorno empresarial:

1.- Tendencias:

• Las alianzas entre las transnacionales y
países productores de medicamentos.

• Especialización de las
producciones.

• Buscar nuevas formas farmacéuticas que
alarguen la vida del producto.

• Diferenciación del producto.

• Interdisciplinariedad para obtener
fármacos y biológicos de mayor .
calidad.

• Que el conocimiento se convierta en valor
agregado

• Legislación de la propiedad
industrial.

• Relación entre la informática y el
genoma humano.

2.- Retos:

• El alto costo del cuidado de la salud

• El largo tiempo requerido para producir un nuevo
medicamento

• Las dificultades con el suministro de los
servicios.

• La desigualdad de los planes de beneficio con los
medicamentos

• Las nuevas tecnologías
complejas

• La tercera edad que conduce a enfermedades
crónicas y

degenerativas.

• La baja disponibilidad de médicos y otro
personal de salud

3.- Características:

• La universidad de las necesidades
terapéuticas.

• El desarrollo intensivo de
conocimientos

• Grandes inversiones de investigaciones y
desarrollo necesarios para el mercado.

• Crear un mercado interno con perspectivas de
despegue internacional.

• Ciclos cortos de tiempo para desarrollar los
productos.

• Capacidad ingenieril muy elevada para aplicar las
nuevas tecnologías.

• Eficiencia de los servicios que complementan la
producción.

• Terapias medicamentos corta y efectivas para la
población.

• Reducción de los costos de los nuevos
medicamentos.

Principales competidores:

1. Boticas Huancabamba

2. Botica Huayanay

3. Botica Señor Cautivo de Ayabaca

4. Boticas Mi Felicidad

5. Botica Divino Niño Jesús

6. Farmacias Inka Farma

1.1.10 Recursos y Capacidades:

Definiremos los recursos y capacidades como factores que
la empresa posee o controla y que le permitan formular o poner en
marcha una estrategia competitiva:

– Tangibles:

• Terrenos

• Máquinas y equipos

• Vehículos

• Muebles y útiles

• Muebles arrendados

• Equipamiento Computacional

• Construcciones y obras de
infraestructura

Financieros: La política de financiamiento
de Boticas San Francisco, tiene un nivel de endeudamiento bajo,
para su financiamientos usa recursos propios.

– Intangibles:

Los Recursos Intangibles permanecen invisibles a la
información contable, debida principalmente a la
dificultad para su valoración, de difícil venta en
el mercado y susceptibles de múltiples usos. En general,
podemos señalar que las capacidades están ligadas
al capital humano, se apoyan sobre todo en los activos
intangibles, especialmente el conocimiento tecnológico y
organizativo de la empresa, gobiernan la transformación de
los factores en productos y servicios, crean valor añadido
y determinan la eficiencia y el grado de renovación de la
empresa.

-No Humanos:

-Tecnológicos-PDS (punto de
venta):

Sistema que entrega información sobre productos
complementarios.

Aceptación de múltiples formas de
pago.

Efectúa promociones y descuentos en
línea.

–Humanos:

Para Boticas San Francisco la Inter-relación
profesional/consumidor es fundamental es por ello y según
su política que esta es una de las más importantes
y diferenciadores que posee, ya que esta capacidad es valorizada
por los clientes y difícil de imitar por los competidores:
Habilidades, Conocimiento y Motivación.

Estructura
organizacional

2.2.1 Organigrama

ORGANIGRAMA DE LA BOTICA

2.2.2 Descripción de las
áreas funcionales

Esta Empresa Comercial, su organización la adapta
a sus necesidades con el fin de evitar los extremos y las
reducciones, La organización es así:

2.2.3 Propietario-Administrador

Es el órgano encargado de establecer la
política general de la Empresa Comercial de
Fármacos, con arreglo al Protocolo Familiar y el
Planeamiento Estratégico

Además de dirigir, controlar y supervisar el
funcionamiento de la Empresa.

2.2.4 Químico
Farmacéutico.

? Dispensar y, en su caso, controlar y supervisar el
expendio de los productos.

? Adquirir, custodiar y controlar el expendido de las
drogas de uso medicamento sujeto a
fiscalización

? Vigilar que el sistema de almacenamiento de los
productos farmacéuticos y afines asegurare su
conservación establecida y calidad y, para el caso de
productos controlados, su seguridad.

? Entrenar, capacitar y supervisar permanentemente al
personal auxiliar en el correcto desempeño de las
funciones de almacenamiento y expendio.

? Verificar que los productos contaminados, adulterados,
falsificados alterados o expirados sean retirados de la venta y
cuando corresponda, destruidos.

? Mantener actualizado el libro de recetas, de control
de drogas y de ocurrencias.

? Orientar e informar al usuario sobre el uso adecuado
del producto galénico, diabético y edulcorante,
recurso terapéutico natural así como de otros
productos a fines que se expendan.

? Elaborar y presentar los balances q que se refiere el
reglamento de estupefacientes, psicotrópicos, y otras
sustancias sujetas a fiscalización sanitaria.

? Portar de manera visible, mientras este desarrollado
su labor, una labor, una credencial con su nombre,
profesión, número de colegiatura y
cargo.

• Técnico en Farmacia

? Expender los medicamentos de acuerdo a las recetas
recentadas.

? Consultar cualquier duda con el químico
regente.

? Mantener los estantes y medicamentos en óptimas
condiciones de higiene.

? En ausencia del químico regente exclusivamente
expender los medicamentos con recetas

? Estar adecuadamente uniformado.

Cultura
organizacional

Valores:

PROFESIONALISMO: Tenemos una
cultura de trabajo y brindamos calidad haciendo las cosas bien
desde la primera vez.RAPIDEZ:Nos anticipamos a las
necesidades de la organización y actuamos con sentido de
urgencia para satisfacerlas en plazos
breves.INNOVACIÓN:Somos emprendedores de nuevas
ideas y  soluciones imaginativas y
creativas. SERVICIO:Nos distinguimos por nuestra
calidez de trato y respeto por la
persona. AUSTERIDAD:Administramos nuestros recursos
de manera justa, sobria y eficiente, aprovechándolos al
máximo.

3.3.1 Análisis FODA:

Fortalezas:

·   Cuenta con
farmacéuticos profesionales y técnicos altamente
capacitados.

·   Ubicación
estratégica en diferentes Zonas del Alto Piura.

·   Productos de calidad y a
precios competitivos

·   Ofrece servicios
complementarios a sus consumidores para una mayor
fidelización.

·   Amplio surtido de medicamentos
y productos relacionados con la salud, higiene y cuidado
personal.

Oportunidades:

• El mejoramiento de las expectativas de vida de las
  personas, y en alguno de nuestros mercados, el aumento de su
  poder adquisitivo provocan que los clientes requieran de
  productos más avanzados y desarrollados para mejorar
  su calidad de vida, logrando que el mercado sea
  aún más interesante para la empresa.

• Oportunidad de expandirse, gracias a la
  disminución de boticas independientes, que
  están dispuestas a vender sus negocios abandonando
  definitivamente el mercado.

• Sector industrial en etapa de madurez lo que permite
  abrir nuevos nichos de mercado.

Amenazas:

• El consecuente crecimiento de las cadenas
  farmacéuticas en el Alto Piura, desembocan en una
  alta competitividad, que se ve reflejada en la
  adquisición de farmacias independientes y la
  aparición de nuevos competidores.

• Los competidores más fuertes poseen una
  publicidad cualitativamente más agresiva que Boticas
  San Francisco.

 Debilidades:

• Las empresas líderes del mercado se
  encuentran fuertemente posicionadas en la mente de los
  consumidores, por su tradición y servicio de
  calidad.

• La competencia interna que existe dentro de la misma
  compañía, debido a que en un radio de
  una cuadra podemos encontrar por lo menos dos locales,
  principalmente en lugares céntricos, los cuales
  compiten diariamente por la obtención de la mayor
  cantidad de ventas.

• La falta de información al cliente, con
  respecto a la atención personalizada que le ofrece
  Boticas San Francisco, de un químico
  farmacéutico por cada local, para la atención
  de dudas y consultas referentes a medicamentos,
  tratamientos.

Mejora de
página Web

4.4.1 Identificación de
oportunidad:

Mayor interacción con los clientes, brindarles
más servicios y opciones, de esta manera se lograra un
incremento en las ventas, así como mayor
fidelización de los clientes.

La página web con la que actualmente cuenta la
empresa es principalmente informativa, ya que solamente se brinda
una descripción de la empresa y de los servicios,
ubicación, productos, teléfonos, videos
promocionales,  lo que hemos propuesto es mejorarla para
hacerla más interactiva y tener una mayor y mejor
relación con nuestros clientes a través de
ella.

La página cuenta con 8 secciones:
Conócenos, Boticas, Servicios, Promociones, Noticias San
Francisco, Trabaja con nosotros, Centros médicos y
Catálogos de Ofertas.

4.4.2 Propuestas de mejora

¿Cómo?:

·         Tienda
virtual: permite realizar compras desde el hogar, las cuales
serán entregadas con un servicio delivery. Para ello el
cliente debe registrase e ingresar una cuenta bancaria de la cual
se descontara el monto de la compra. Esta sección a la vez
incluirá un catálogo virtual donde el cliente debe
ir seleccionando los productos y la cantidad, se hará una
restricción de aquellos productos que necesiten una receta
médica para su venta (estos no se incluirán en el
catálogo).

Primero el cliente debe crear una cuenta, en la que
deberá colocar su correo electrónico, el cual
será a la vez su nombre de usuario, además debe
incluir sus datos personales, datos donde reside actualmente,
estos dataos le permitirán a la central que recibe los
pedidos, poder remitir los mismos a cada una de las sucursales,
según el lugar de residencia del cliente y en el caso de
las empresas deben incluir sus datos jurídicos.

El cliente podrá comprar mediante el carrito de
compras, hacer el seguimiento de pedidos, crear su lista de
compras, ver el historial de sus pedidos y crear sus direcciones
de envío.

La opción  seguimiento de pedidos incluye
todas las órdenes que han sido entregadas, anuladas y las
que se encuentran en camino a su domicilio, las cuales recibieron
respuesta por parte de su Banco Emisor. Al revisar los pedidos
que se encuentran en camino, podrá ver la fecha y hora de
su llegada estimada.

El cliente puede agregar una dirección de
envió para sus pedidos en la opción direcciones de
envío.

Una vez que el cliente agrega los productos al carrito
de compras, el siguiente paso es agregar la dirección, la
cual ya puede estar almacenada en la cuenta o tiene la
opción de cambiarla, además tiene la opción
de pedir una factura y llenar los datos necesarios para ello, el
último paso es ingresar la cuenta bancaria desde la cual
efectuara el pago.

·         Consultas
en línea: los usuarios a través de esta
opción pueden realizar preguntas al staff de
médicos, y  a su vez pedir información sobre
temas relacionados a la salud o cualquier otra consulta con
relación a la empresa. La respuesta les será
enviada a su correo electrónico a la brevedad
posible.

·         Mejorar
"Trabaja con nosotros": esta opción existe actualmente en
la página web, pero solamente es informativa, te brinda
una dirección de correo donde se puede recepcionar el CV.
Lo que proponemos es que aparezca un formato de CV que la
persona  pueda llenar e ir modificando con el tiempo, lo que
permitiría a la empresa tener una base de datos más
ordenada y facilitaría la selección de
personal.

·         Información 
sobre Salud: en esta sección los usuarios pueden
encontrar noticias y demás información actualizada
sobre temas de salud, nuevos tratamientos, sugerencias, consejos
de especialistas y demás avances en la ciencia
médica.

Para llevar a cabo este proyecto se necesitara un
personal especializado para implementar estos cambios en la
página web, la empresa contratará a especialistas
externos, el cual trabajará  aproximadamente un
mes.

4.4.3 Objetivos:

¿Para qué?

·         Fidelización
de clientes

·         Mejor
servicio

·         Aumento
de las ventas

·         Aumentar
número de visitas

·         Mejorar
la selección de personal

·         Aumentar
el número de clientes

·         Mayor
interacción con los clientes:
Retroalimentación

Actualmente la empresa tiene una cuenta
en Facebook , pero no tiene
información de ningún tipo, lo que proponemos es
brindar información a través de esta red social
sobre las ofertas, servicios y productos que ofrece, así
como también los números de delivery y la
ubicación de las distintas sucursales.

También se propone crear una cuenta
en Twitter para desarrollar una
importante cartera de clientes.

4.4.4 Gestión del cambio:

-Se necesitara un personal encargado de revisar los
pedidos que se realizan a través de la página web,
así mismo deben remitirlos a  la sucursal más
cercana según la dirección especificada por el
cliente.  La tienda virtual tiene por objetivo aumentar las
ventas en todo el territorio, por lo cual es probable que se
necesite un personal adicional para realizar las
entregas.

-La empresa debe establecer acuerdos con entidades
bancarias para poder realizar el cobro  de las ventas a
través de la página web.

-Para la opción consultas en línea
será necesario designar un staff de médicos
encargados de responder las preguntas de los clientes,  el
cual estará conformado por especialistas en diversas
áreas de la medicina.

-La gestión del departamento de Recursos Humanos
 también se verá afectada, ya que las
actividades de reclutamiento y selección se
llevarán a cabo de manera diferente. Los candidatos
potenciales tienen acceso a crear un perfil e ir
actualizándola de acuerdo a sus capacidades y
conocimientos, esto le permitirá a la empresa contar con
una base actualizada al momento de realizar el reclutamiento,
puede enviar mensajes a los candidatos que más se adecuen
al perfil del puesto de trabajo y tener más  y
mejores opciones  para la selección.

4.4.5 Presupuesto y plazo:

Costo de personal encargado del diseño: 5 000
soles         

Plazo: 2 meses

Intranet 

Boticas San Francisco
cuenta con 10 sucursales en todo en el Alto Piura y cada sucursal
cuenta con aproximadamente 5 trabajadores además de las
oficinas administrativas y los almacenes distribuidos en todo el
Alto Piura. Actualmente son más de 50 trabajadores, los
cuales no cuentan con un intranet, por lo que creemos necesario
implementar uno en la empresa.

5.5.1 Beneficios:

Los beneficios que se buscan son:

· Incrementa la lealtad de los trabajadores
y asociados de negocio.

· Optimiza la comunicación y el flujo
oportuno de información entre los empleados y demás
asociados de negocio.

· Reducir costos operativos, ahorrando
tiempo y dinero.

· Aumenta la eficiencia y productividad de
la organización

· Construye una cultura de
colaboración

· Está activa las 24 horas del
día, siete días a la semana. Esa es una herramienta
que facilita el trabajo dese cualquier lugar fuera del lugar de
trabajo.

· Es una herramienta de grupo, permite que
se erradiquen las típicas reuniones informativas que
suponen un gasto de tiempo enorme para la empresa.

· El empleado tiene acceso inmediato a
información necesaria, lo cual se traduce en menos tiempo
desperdiciado y mayor productividad.

Para el ingreso al intranet los trabajadores
deberán entrar primero a la página web:
www.boticasanfrancisco.com.pe y a través de un
usuario y contraseña ingresar al intranet.

Beneficios para la empresa:

La implementación del intranet  Joomla le
permitiría a la empresa mejorar  y cambiar la
gestión de personal, a través de las siguientes
acciones:

Compartir Información: Esta
aplicación permitirá compartir información
entre los trabajadores de las diferentes áreas de la
empresa de esta forma todos van a estar actualizados de lo que
sucede,  también podrán intercambiar
documentos entre ellos.

Calendario: El intranet tiene la
opción de calendario en el cual van a poder ver las
reuniones o eventos internos que
tengan.Comunicación Personalizada: Otro
beneficio es la comunicación personalizada entre
trabajadores, además no es necesario estar en el lugar de
trabajo para acceder al intranet, el trabajador puede entrar
desde su casa y comunicarse con otros

trabajadores desde ahí.Cursos de
capacitación: También a través del
intranet se pueden llevar a cabo cursos de capacitación
on-line, con lo cual la empresa podría ahorrar costos y
tiempo. Para poder tomar el curso los trabajadores
tendrían que ingresar al módulo correspondiente el
cual la empresa va a activar cuando decida llevar a cabo una
capacitación a su personal. El modulo va a contener los
archivos del curso que los trabajadores van a estudiar para que
al final del curso llenen un test de evaluación para
verificar que hubo aprendizaje. El modulo contendrá un
cronometro para medir el tiempo que demora en leer y responder
las preguntas.

El intranet también permitirá reducir
costos en papelería ya que todos los documentos
serán enviados en forma electrónica sin necesidad
de ser entregados en físico.

Directorio: Los trabajadores cuentan con
rpm para comunicarse, entonces  el intranet tendrá
una opción de  directorio con el número de rpm
corporativo de cada uno de los trabajadores así como su
correo electrónico. Además también se pueden
agregar los números personales siempre y cuando el
trabajador lo permita.

Galería de imágenes: Se
puede colocar una galería de imágenes con fotos por
ejemplo de eventos que tengan los trabajadores. Estas
imágenes pueden ser actualizadas
constantemente.

5.5.2 Propuesta de intranet:

Hemos propuesto el intranet Joomla ya que puede
ser usado por organizaciones de todas las clases.

Definición: Joomla es
un sistema de gestión de contenidos, y entre sus
principales virtudes está la de permitir editar el
contenido de un sitio web de manera sencilla. Es una
aplicación de código abierto programada
mayoritariamente en PHP (lenguaje de
programación de código abierto) bajo una
licencia GPL (La Licencia Pública General de
GNU o más conocida por su nombre en inglés GNU
General Public License es la licencia más ampliamente
usada en el mundo del software y garantiza a los usuarios finales
la libertad de usar, estudiar, compartir y modificar el
software…). Este administrador de contenidos puede trabajar
en Internet o intranets y requiere de
una base de datos MySQL (es un sistema de
gestión de bases de datos relacional, multihilo y
multiusuario con más de seis millones de instalaciones.),
así como, preferiblemente, de un servidor HTTP
Apache (es un servidor web HTTP de código abierto para
plataformas Unix (BSD, GNU/Linux, etc.), Microsoft Windows,
Macintosh y otras….)

Características: mejorar el
rendimiento web, versiones imprimibles de páginas, flash
con noticias, blogs, foros, polls (Sondeo.
Recopilación de información mediante una serie de
preguntas, para captar las opiniones y reacciones respecto a un
determinado tema de encuestas), calendarios, búsqueda en
el sitio web e internacionalización del
lenguaje.

Ventajas:

1.- Libre de costo

2.- Ahorro de tiempo

3.- Fácil instalación

4.- Acceso a funcionalidades avanzadas sin coste
adicional

5.- Desarrollo constante

6.- Una gran comunidad de usuarios.

Funcionamiento de Joomla:

• Organización del sitio
  web: Joomla está preparado para
  organizar eficientemente los contenidos de su sitio en
  secciones y categorías, lo que facilita la
  navegabilidad para los usuarios y permite crear una
  estructura sólida, ordenada y sencilla para los
  administradores. Desde el panel administrador de Joomla se
  puede crear, editar y borrar las secciones y
  categorías de su sitio de la manera en que
  más  convenga.

• Publicación de
  Contenidos: Con Joomla  podrá crear
  páginas ilimitadas y editarlas desde un sencillo
  editor que permite formatear los textos con los estilos e
  imágenes deseados. Los contenidos son totalmente
  editables y modificables.

• Escalabilidad e implementación de
  nuevas funcionalidades: Joomla ofrece la
  posibilidad de instalar, desinstalar y administrar
  componentes y módulos, que agregarán servicios
  de valor a los visitantes del sitio web, por ejemplo:
  galerías de imágenes, foros, newsletters,
  clasificados, etc.

• Administración de
  usuarios: Joomla le permite almacenar datos de
  usuarios registrados y también la posibilidad de
  enviar e-mails masivos a todos los usuarios. La
  administración de usuarios es jerárquica, y los
  distintos grupos de usuarios poseen diferentes niveles de
  facultades/permisos dentro de la gestión y
  administración del sitio.

• Diseño y aspecto estético del
  sitio: Es posible cambiar todo el aspecto del
  sitio web tan solo con un par de clics, gracias al sistema de
  templates que utiliza Joomla.

• Navegación y
  menú: Totalmente editables desde el
  panel administrador de Joomla

• Administrador de
  Imágenes: Joomla posee una utilidad para
  subir imágenes al servidor y usarlas en todo el
  sitio.

• Disposición de módulos
  modificable: En un sitio creado con Joomla, la
  posición de módulos puede acomodarse como se
  prefiera.

• Encuestas: Joomla posee un
  sistema de votaciones y encuestas dinámicas con
  resultados en barras porcentuales.

• Feed de Noticias: Joomla trae
  incorporado un sistema de sindicación de noticias por
  RSS/XMS de generación automática

• Publicidad: es posible hacer
  publicidad en el sitio usando el Administrador de
  Banners

• Estadísticas de visitas: con
  información de navegador, OS, y detalles de los
  documentos (páginas) más vistos.

Características de publicación en
Joomla:

• Automatización en la
  publicación: Las páginas y
  documentos de Joomla pueden programarse con fecha de
  publicación y fecha de caducidad. Es decir un
  documento puede programarse para que se publique
  automáticamente al llegar una determinada fecha, y
  luego despublicarse también de forma automática
  en otra fecha.

• Archivo e historial: Las
  páginas viejas o publicaciones que hayan perdido
  vigencia pueden enviarse a un "archivo" de almacenamiento,
  sin necesidad de tener que borrarlas. Esto permite
  también dar la posibilidad a los navegantes de
  consultar artículos viejos o documentos anteriores en
  un historial.

• Formatos de lectura: Cada
  documento es generado automáticamente por Joomla en
  formato PDF, en versión imprimible, y en
  XML.

• Envío por E-mail: Los
  usuarios del sitio Joomla podrán enviar
  automáticamente a un amigo por email cada documento
  publicado.

• Valoración de contenidos: Los
  visitantes del sitio podrán votar la calidad de lo
  publicado.

• Comentarios: Los usuarios
  podrán comentar sus opiniones o expresar sus
  inquietudes en la misma página de
  contenidos.

Pasos para descargar el Joomla:

1. Instalar un paquete que
incluya Apache, PHP y MySQL.2. Descargar Joomla. Link
http://extensions.joomla.org/extensions/directory-a-documentation/downloads/5021
3. Crear una base de datos y un usuario.4. Descomprimir Joomla y
copiarlo en el Servidor Web.5. Hacer la verificación de
pre-instalación y la instalación.

5.5.3 Presupuesto:

Costo de hosting: 12 dólares anuales

Costo de personal encargado de la instalación: 1
000

Costo de mantenimiento por usuario: 200
soles  

ERP
(Planificación de Recursos
Empresariales)

6.6.1 Análisis de procesos:

Proceso de Venta:

El cliente solicita un producto, el vendedor ingresa el
nombre del mismo al sistema, el cual le indicará la
disponibilidad, precio, composición, contraindicaciones y
además los productos sustitutorios (con una
composición similar que el cliente también puede
tomar en caso que no se encuentre disponible el producto que
solicita). En el caso que el cliente no desee un producto
sustituto el sistema le permite al vendedor verificar la
disponibilidad de este producto en las sucursales más
cercanas y remitir al cliente a estas.

Si el cliente realiza la compra, esta operación
es automáticamente registrada en la sección de
inventarios, de igual forma en las secciones
de Contabilidad, Bancos y Caja General, lo que permite
contar con información en tiempo real.

El cliente tiene la opción de pagar en efectivo o
con tarjeta de crédito, en ambos casos el pago se registra
automáticamente en el sistema, emitiendo a su vez una
boleta o factura de venta, con la cual el cliente
reclamará el producto.

En el caso de devoluciones por algún
inconveniente, el vendedor registra dicha devolución en el
sistema, esta operación a su vez es automáticamente
registrada en las secciones de inventarios, Contabilidad,
Bancos y Caja General.

El Pharmacy Soft también permite la
gestión de ventas a los empleados, los empleados
tendrán un usuario dentro del sistema, al cual se le
irán cargando las compras que realicen dentro de la
farmacia, cada uno de los empleados tendrá un
límite de crédito mensual, el cual variara
según su sueldo, y al final del mes se procederá a
realizar el descuento en planilla de manera automática, ya
que hay un integración entre este proceso de ventas y la
sección planillas del sistema. El empleado puede realizar
sus compras en cualquier sucursal del país, no solamente
en su centro de trabajo.

Proceso de seguimiento a clientes:

El Pharmacy Soft permite tener un historial sobre los
procesos de compra anteriores de sus clientes. Para ello se debe
registrar al cliente, muchas empresas optan por registrarlos con
su número de DNI para evitar duplicidad en los usuarios,
con ello se puede realizar una serie de acciones fidelizadoras,
como acumulación de puntos por compras, además el
cliente puede acceder a estas promociones en cualquiera de las
sucursales del país.

El software también permite la integración
al call-center (delivery) y a la tienda virtual de la
página web.

Cuando el cliente realiza un pedido por teléfono
o tienda virtual, el sistema permite un monitoreo del producto
desde la salida de la botica hasta la recepción del
dinero, permitiendo saber cuál es su ubicación
exacta en tiempo real y cuanto demorará en llegar al
cliente.

Proceso de control de ingresos:

El software registra las ventas diarias de la botica de
forma sistemática, por lo tanto registra el dinero que
ingresa a Caja, para una mayor seguridad y un mejor control. La
empresa determina un límite de monto máximo a tener
en Caja, cuando este límite es alcanzado el sistema avisa
mediante una alarma para que el dinero sea trasladado a una
cuenta corriente. El administrador o algún encargado
realizan dicha operación.

Proceso de compras:

El Pharmacy Soft permite una adecuada gestión de
compras, la sección de inventarios permite calcular los
días de inventario y los niveles de reposición
adecuados para cada producto, lo que permitirá a la
empresa identificar los días de compra y la cantidad
necesaria.

De la misma forma el software permite conocer las
cantidades de productos en las sucursales, para que en vez de
realizar la compra al proveedor se realice un traspaso entre un
sucursal con excesivo inventario y una con escasez de
inventario.

Si finalmente se debe realizar la compra al proveedor,
el mismo software permite realizar un análisis de los
mismos, se debe ingresar los datos de los proveedores en cuanto a
costos y calidad de servicios, para identificar la mejor
opción para la empresa.

6.6.2 Identificación de
Problemas:

• El sector farmacéutico es un sector muy
  competitivo, donde las características de los
  productos, los esquemas de protección derivados de la
  propiedad industrial, así como el papel preponderante
  del I+D (Símbolo
  de Investigación y Desarrollo, se
  aplica a los departamentos de investigación
  públicos o privados encaminados al desarrollo de
  nuevos productos o la mejora de los existentes por medio de
  la investigación científica) en la fuerza
  competitiva de las firmas, y los esfuerzos
  de posicionamiento de las marcas en los mercados,
  implican una porción de costes totales de la
  organización muy importante.

Para poder competir con éxito y ofrecer al
mercado el producto deseado, en el momento adecuado y con el
precio justo, es necesario disponer de una herramienta, que
aporte el control de la gestión interna a nivel
estructural y de costes, en tiempo real, que permita la toma de
las decisiones adecuadas. Algunos de los problemas más
concretos que podemos identificar en el sector:

– Control analítico de costos estructurales en
tiempo real

– Evaluación de proveedores, en función de
criterios varios, como calidad, plazos de entrega,
etc.

-Roturas de stock

– Control de lotes y caducidades.

– Gestión de almacenes en función de las
propiedades de los materiales.

-Integración de la cadena de abastecimiento
(sucursales-almacenes centrales)

-Sobrantes de stock.

– Falta de integración de la gestión de
todas las sucursales.

– Sistemas de facturación complejos y
lentos.

-No hay seguimiento al cliente (solo te piden tu
nombre).

6.6.3 Propuesta de Solución:

Para hacer frente a estos problemas y debido a que la
empresa no cuenta con una Planificación de Recursos
Empresariales; solo usa un sistema sencillo de kardex y de
facturación, se ha optado por la compra del
sistema Pharmacy soft, ya que el desarrollo de un software
implicaría de conocimientos muy especializados que no van
acorde a los de la empresa, además requeriría de
mucho tiempo y esfuerzo. Esto quiere decir que la empresa
adquiriría un sistema ya desarrollado y no
emprendería el proyecto de diseñar uno
especialmente a su medida, dado que existen en el mercado
aplicaciones que podrían adaptarse a sus
necesidades.

Pharmacy soft, es una solución
estándar, basada en la plataforma mySAP Business
Suite, dirigida a empresas del sector
farmacéutico, orientada a cubrir las necesidades de
control de costes del producto, gestión de la calidad,
así como las relaciones con los clientes y proveedores.
Una herramienta que proporciona la información necesaria
en tiempo real, que permita la toma de decisiones adecuadas, con
el objeto de posicionarnos en el mercado de forma
competitiva.

Pharmacy  Soft es desarrollado con la finalidad de
solucionar y controlar los procesos muy particulares  de la
industria del retail farmacéutico  evitando recaptura
y reprocesamiento de información entre las diferentes
áreas.

Pharmacy Soft, está diseñado para
contribuir a la mejor administración y operación de
cualquier tipo de establecimiento farmacéutico, sin
importar su tamaño. Cuenta con 3 módulos que
cubren integralmente todas las necesidades de este
sector,   garantizando una correcta toma de
decisiones, un aumento inmediato en la productividad y una
reducción de costos.

Características: